Diese Präsentation wurde erfolgreich gemeldet.
Wir verwenden Ihre LinkedIn Profilangaben und Informationen zu Ihren Aktivitäten, um Anzeigen zu personalisieren und Ihnen relevantere Inhalte anzuzeigen. Sie können Ihre Anzeigeneinstellungen jederzeit ändern.

ADONIS - funkcjonalnosci i scenariusze zastosowania

11.614 Aufrufe

Veröffentlicht am

Whitepaper opisujący funkcjonalności systemu ADONIS wspierającego zarządzanie procesami biznesowymi.

Veröffentlicht in: Business, Technologie
  • Follow the link, new dating source: ❶❶❶ http://bit.ly/369VOVb ❶❶❶
       Antworten 
    Sind Sie sicher, dass Sie …  Ja  Nein
    Ihre Nachricht erscheint hier
  • Dating for everyone is here: ♥♥♥ http://bit.ly/369VOVb ♥♥♥
       Antworten 
    Sind Sie sicher, dass Sie …  Ja  Nein
    Ihre Nachricht erscheint hier

ADONIS - funkcjonalnosci i scenariusze zastosowania

  1. 1. Zarządzanie procesami biznesowymi z systemem ADONIS Funkcjonalność i scenariusze zastosowań BOC Wien BOC Berlin BOC Iberica BOC Dublin BOC Hellas BOC Polska BOC Schweiz Bäckerstr. 5/3 Voßstr. 22 C/ Velázquez, 71 1° lzda. Haddington Hall, Mavromichali 16 Al. Jerozolimskie 109/26 Zürcherstrasse 21 E - 28006 Madrid 80 Haddington road A - 1010 Wien D - 10117 Berlin Tel.: +34-91-781 188-0 IRL - Dublin 4 GR - 10680 Athens PL - 02-011 Warszawa CH - 8400 Winterthur Tel.: +43-1-5132736-0 Tel.: +49-30-679890-78 Fax: +34-91-781 11 163 Tel.: +353-1-6375-240 Tel: +30-1-33904868 Tel : +48-22-6280015 Tel: +41-52-26 03 75-0 Fax: +43-1-5132736-5 Fax: +49-30-679890-89 www.boc-group.com Fax: +353-1-6375-241 Fax: +30-1-3390486 Fax :+48-22-6216688 Fax: +41-52-26 03 75-9 www.boc-group.com www.boc-group.com boc@boc-es.com www.boc-group.com www.boc-group.com www.boc-pl.com www.boc-group.com boc@boc-group.com boc@boc-group.com boc@boc-group.com boc@boc-group.com boc@boc-pl.com boc@boc-ch.com Więcej informacji na: www.boc-group.com/pl/ADONIS BOC Information Technologies Consulting Sp. z o.o. Strona 1
  2. 2. Spis treści 1 Zarządzanie procesami biznesowymi z systemem ADONIS ................................................ 3 2 Przegląd systemu ADONIS ..................................................................................................... 4 3 Co odróżnia ADONIS od typowych narzędzi służących do modelowania? ........................ 6 4 Komponenty systemu ADONIS .............................................................................................. 8 5 Wybrane scenariusze zastosowania systemu ADONIS ....................................................... 9 5.1 Modelowanie procesów ...................................................................................................... 9 5.2 Publikacja modeli oraz zarządzanie dokumentacją organizacji......................................... 10 5.3 Zaawansowane zarządzanie wersjami i akceptacja procesów ......................................... 13 5.4 Optymalizacja procesów i szacowanie zapotrzebowania na personel .............................. 14 5.5 ADONIS Process Portal ................................................................................................... 15 5.6 Procesowe zarządzanie jakością ..................................................................................... 16 5.7 Rachunek kosztów procesów oraz Activity Based Costing ............................................... 17 5.8 Procesowy benchmarking ................................................................................................ 18 5.9 Procesowy rozwój aplikacji oraz specyfikacja systemów IT .............................................. 19 5.10 Wykorzystanie systemu ADONIS do budowy architektury zorientowanej na usługi (Service Oriented Architecture, SOA).................................................................................................... 20 5.11 Zarządzanie ryzykiem .................................................................................................... 21 5.12 Monitoring wskaźników .................................................................................................. 22 6 BOC Management Office ...................................................................................................... 23 Dokument ten zawiera informacje wprowadzające do systemu zarządzania procesami biznesowymi ADONIS. Jeżeli jesteście Państwo zainteresowani dodatkowymi informacjami lub chcecie się dowiedzieć więcej o BOC Management Office – pakiecie oprogramowania wspierającego zarządzanie, prosimy o kontakt: +48-22-628 00 15 +48-22-621 66 88 boc@boc-pl.com  www.boc-group.com BOC Management Office oraz poszczególne produkty: ADONIS, ADOscore, ADOit, ADOlog, jak również PROfit są zastrzeżonymi znakami Grupy BOC. Pozostałe nazwy firm, produktów oraz znaki usług mogą być zastrzeżonymi znakami odpowiednich podmiotów. © Grupa BOC Strona 2
  3. 3. 1 Zarządzanie procesami biznesowymi z systemem ADONIS Dynamiczne, osiągające sukcesy przedsiębiorstwa zawdzięczają swoją przewagę Dlaczego zarządzanie konkurencyjną umiejętności dopasowywania procesów biznesowych do szybko procesami zmieniających się warunków rynkowych. Zarządzanie procesami biznesowymi pozwala biznesowymi? radzić sobie z rosnącą dynamiką na rynkach międzynarodowych oraz zaostrzającą się konkurencją. Dlatego też modelowanie, analiza, symulacja oraz ocena procesów biznesowych stają się coraz bardziej istotne dla sukcesu przedsiębiorstwa. Zarządzanie procesami biznesowymi pozwala bowiem na optymalizację procesów oraz właściwe dopasowanie struktur organizacyjnych, jak również posiadanych zasobów i technologii do potrzeb biznesowych. Na potrzeby analizy i optymalizacji procesów biznesowych BOC oferuje sprawdzoną Postępowanie przy optymalizacji procedurę, która opisuje kroki i techniki pozwalające na proste dojście od modeli procesów opisujących stan obecny (ang. AS-IS) do ulepszonych, docelowych modeli procesów (ang. biznesowych TO-BE), gotowych do wdrożenia. Procesy te kształtowane są zgodnie z ogólnymi wymaganiami biznesowymi, celami oraz kryteriami jakościowymi zdefiniowanymi w początkowej fazie projektu. Rysunek 1: Postępowanie od ustalenia kryteriów po rozwój modeli stanu docelowego Opisane dokładniej poniżej postępowanie przy analizie i optymalizacji procesów jest podsumowaniem dobrych praktyk ustalonych podczas realizacji projektów doradczych BOC. Ustalenie kryteriów: Dokumentacja celów projektu modelowania procesów biznesowych, np. zwiększenie satysfakcji Klientów dzięki poprawie jakości. Akwizycja danych: Akwizycja danych, modelowanie i dokumentacja stanu obecnego Analiza: Identyfikacja i ocena możliwości optymalizacji Projekt: Tworzenie, modelowanie i ocena modeli stanu docelowego Ewaluacja: Porównanie sytuacji obecnej i docelowej oraz ocena stopnia realizacji założonych celów System ADONIS został stworzony z myślą o zapewnieniu kompleksowego wsparcia dla Kompleksowe wszystkich etapów projektu zarządzania procesami biznesowymi. W trakcie trwania wsparcie przez system ADONIS projektu korzysta się kolejnych komponentów systemu, które umożliwiają: akwizycję danych, modelowanie, analizę, symulację, ewaluację i dokumentację procesów biznesowych. W ten sposób ADONIS wspiera użytkownika na wszystkich etapach realizacji projektu. © Grupa BOC Strona 3
  4. 4. 2 Przegląd systemu ADONIS ADONIS jest narzędziem wspomagającym zarządzanie procesami biznesowymi, Projektowanie pozwalającym na projektowanie procesów biznesowych, produktów, struktur organizacji z użyciem modeli organizacyjnych oraz systemów IT z wykorzystaniem modeli graficznych. ADONIS pozwala na łatwe tworzenie modeli z wykorzystaniem intuicyjnego edytora Wszystkie potrzebne graficznego. Bardziej doświadczeni użytkownicy mogą dodatkowo oszczędzić czas dzięki funkcjonalności wykorzystaniu edytora tabelarycznego oraz opcji aktualizacji modeli i obiektów poprzez w jednym raporty modułu analizy. narzędziu ADONIS oferuje też szereg mechanizmów analizy służących przykładowo do ustalania zapotrzebowania na personel, kosztów procesu, czy też długości trwania procesu. W tym celu użytkownik ma do dyspozycji rozbudowaną bibliotekę z algorytmami symulacji. Możliwe jest też śledzenie zdefiniowanych parametrów procesów (Key Performance Indicators – KPI) z wykorzystaniem mechanizmów ewaluacji. Modele stworzone w systemie ADONIS można łatwo udostępnić szerokiemu gronu odbiorców – zarówno jako dokumenty do druku (Word, PDF), takie jak księgi jakości oraz opisy procesów, jak i poprzez Intranet w formie dokumentacji HTML (strony WWW zachowujące wszelkie powiązania między modelami i obiektami i wszystkie dane obiektów). System ADONIS oferuje wsparcie dla wielu popularnych scenariuszy (opisanych dalej) oraz, dzięki elastycznej metodzie, może być dostosowany do dowolnych wymagań Klienta. Rysunek 2: Praca z modelami w systemie ADONIS © Grupa BOC Strona 4
  5. 5. Typowe scenariusze zastosowań systemu ADONIS to m. in.: Typowe scenariusze Modelowanie i publikacja procesów zastosowań Zarządzanie organizacją: tworzenie procedur i instrukcji dla pracowników, opis systemu ADONIS stanowisk oraz wsparcie dla zarządzania wersjami i akceptacji modeli i procedur Optymalizacja procesów (symulacja, porównywanie stanu obecnego z wariantami stanu docelowego, benchmarking) Procesowe zarządzanie wiedzą i kompetencjami (portale procesów) Controlling (analiza kosztów procesu, zarządzanie wydajnością organizacji poprzez monitoring kluczowych wskaźników – KPI) Zarządzanie kosztami (z wykorzystaniem Time-Driven Activity Based Costing oraz Rachunku Kosztów Procesów) Zarządzanie jakością i tworzenie dokumentacji na potrzeby ISO Planowanie zatrudnienia i wyliczanie zapotrzebowania na zasoby Oparte o procesy zarządzanie ryzykiem operacyjnym (Basel II, SOX, Solvency II) oraz zgodnością (compliance management) Specyfikacja i rozwój oprogramowania w oparciu o procesy Tworzenie architektury zorientowanej na usługi (Service Oriented Architecture) System ADONIS jest wykorzystywany na całym świecie przez setki firm, które poszukiwały Użytkownicy elastycznego i intuicyjnego oprogramowania pomagającego zarządzać procesami. systemu Użytkownikami systemu ADONIS są m.in.: Allianz Austrian Airlines Commerzbank Correos Deutsche Bank Deutsche Post DHL Express EADS CASA Generali Grupa Ergo Grupa Munich Re Liebherr Ministerstwo Finansów landu Brandenburgia OMV Raiffeisen Telefónica UNIQA Vodafone voestalpine Grupa BOC udostępnia również system ADONIS uczelniom, posiadającym w swoich programach nauczania tematykę zarządzania procesami biznesowymi. W samej tylko Polsce ponad 25 uczelni wykorzystuje system ADONIS w dydaktyce, dzięki czemu każdego roku ponad tysiąc polskich studentów poznaje nasze oprogramowanie i tematykę zarządzania procesami. Grupa BOC wspiera też firmy rozpoczynające zarządzanie procesami poprzez udostępnianie za darmo specjalnej wersji systemu ADONIS, którą można pobrać ze strony www.adonis-community.com. © Grupa BOC Strona 5
  6. 6. 3 Co odróżnia ADONIS od typowych narzędzi służących do modelowania? ADONIS zawiera wiele funkcjonalności, które daleko wykraczają poza to, co oferują typowe narzędzia wykorzystywane do modelowania. Niektóre, wybrane aspekty omówione są poniżej. Przejrzysta metoda modelowania i intuicyjna obsługa: ADONIS łączy w sobie Wybrane cechy prostotę dla początkujących użytkowników z dużymi możliwościami dostępnymi dla systemu ADONIS bardziej zaawansowanych osób. W zależności od potrzeb użytkownika, można pokazywać tylko te obiekty, które są dla niego istotne, wizualizować elementy modelu (np. w celu pokazania jak przepływa dany dokument w ramach procesu), a także definiować, które atrybuty obiektów użytkownicy mają uzupełniać. Dzięki temu z jednego modelu może korzystać wiele grup użytkowników, a każdy użytkownik może pracować w sposób, który sprzyja produktywności. Dodatkowo, użytkownicy są w stanie efektywnie pracować z systemem już po krótkim szkoleniu. Możliwość dostosowania narzędzia do potrzeb Klienta: ADONIS oferuje wsparcie dla wszystkich etapów zarządzania procesami oraz dla najważniejszych scenariuszy. Możliwe jest jednak dostosowanie systemu do w zasadzie dowolnych potrzeb Klienta poprzez customizację. Dzięki temu system można łatwo dopasować do nowych oraz zmienionych obszarów zastosowania. Wygodna praca z modelami procesów o różnej szczegółowości: System ADONIS pozwala na łatwe tworzenie hierarchii procesów i umożliwia szybkie przechodzenie między różnymi poziomami szczegółowości map. Możliwe jest też wizualizowanie zawartości zagnieżdżonych modeli (modeli do których odwołują się obiekty znajdujące się w naszym aktualnie otwartym modelu). W ten sposób można np. pokazać proces główny wraz z jego podprocesami w jednej grafice. Mechanizm referencji: Tradycyjnie wykorzystywane narzędzia do modelowania nie potrafią przechowywać informacji o wzajemnych powiązaniach między elementami organizacji (np. między czynnościami w procesie, a wykonawcami tych czynności oraz wykorzystywanymi dokumentami) i przechowują je w formie tekstowego opisu, czy też dodatkowych obiektów zaburzających czytelność modelu. ADONIS korzysta w tym celu z mechanizmu referencji między modelami i obiektami, co poprawia czytelność modeli, pomaga łatwo aktualizować modele (oraz dokumentację procesów) w wypadku zmian w organizacji, jak również analizować wzajemne powiązania. Odwołania do zewnętrznych zasobów:. Duża część organizacji posiada wiele źródeł wiedzy i informacji dla osób zajmujących się procesami – mogą to być dokumenty dobrych praktyk, bazy Lotus Notes/Domino, kursy e-learningowe, czy po prostu gotowe szablony dokumentów, z których należy korzystać. ADONIS pozwala zamieszczać odwołania do tych wszystkich zasobów w odpowiednich miejscach modeli procesów, dzięki czemu pracownicy mają dostęp do potrzebnych im zasobów – zarówno w systemie, jak i przy korzystaniu z wygenerowanej dokumentacji HTML. Zaawansowane możliwości generacji dokumentacji: Modele stworzone w systemie ADONIS można opublikować w formie dokumentacji do wydruku (Word, PDF, ...), jak również udostępnić w sieci wewnętrznej jako HTML. Publikacja dokumentacji wymaga minimalnego nakładu pracy, a korzystanie z wygenerowanej dokumentacji nie wiąże się z dodatkowymi kosztami. Możliwe jest również proste tworzenie raportów przez moduł analizy, jak też zapisywanie wyników symulacji na potrzeby dalszej analizy danych. Rozbudowane mechanizmy oceny procesów: ADONIS posiada bogate funkcjonalnie komponenty służące do oceny modeli, jak np.: komponenty analizy i symulacji. Umożliwiają one optymalizację procesów, a także wyliczanie zapotrzebowania na personel i zasoby. Mechanizmy wspierające tworzenie poprawnych modeli: ADONIS oferuje różnorodne mechanizmy umożliwiające automatyczne sprawdzanie zgodności tworzonych modeli z ustalonymi kryteriami poprawności. W komponencie analizy można BOC Information Technologies Consulting Sp. z o.o. Strona 6
  7. 7. dodatkowo tworzyć własne raporty badające spójność modeli lub korzystać z już istniejących (np.: pozwalających wyszukać wszystkich czynności bez opisu lub procesy bez osoby odpowiedzialnej). Wsparcie dla pracy grupowej: ADONIS w wersji klient-serwer przechowuje wszystkie modele we wspólnej bazie danych, co ułatwia pracę grupową na tym samym zbiorze modeli. W zależności od potrzeb informacyjnych i uprawnień, użytkownikowi przypisuje się dostęp do konkretnych grup modeli oraz funkcjonalności systemu. Wygodna praca z wersjami modeli:. System wspiera pracę z wieloma wersjami modeli z możliwością definiowania uprawnień dla konkretnych grup użytkowników. ADONIS dba o spójność i wysoką jakość modeli oraz pomaga unikać pomyłek związanych z zarządzaniem wersjami. Można też łatwo ustalać różnice między wersjami i śledzić historię zmian modelu. Prosta administracja: ADONIS współpracuje ze standardowo wykorzystywanymi bazami danych (MS SQL Server, Oracle, DB2), co ułatwia instalację i późniejsze administrowanie systemem. Nakład pracy dla administratorów minimalizują też takie funkcjonalności, jak wsparcie dla Single Sign On. Polityka licencyjna oraz pochodzenie komponentów: ADONIS w wersji klient-serwer jest licencjonowany w oparciu o model "Concurrent use" (licencja pływająca). Oznacza to, że oprogramowanie klienckie może być zainstalowane na dowolnie wielu komputerach, jednakże liczba równoczesnych połączeń z bazą danych zależy od liczby wykupionych licencji. Dodatkowo - wszystkie funkcjonalności są zintegrowane w jednym narzędziu i pochodzą od jednego producenta, co przekłada się na większy komfort pracy, brak potrzeby zakupu dodatkowych licencji. Daje to Klientom pewność co do tego, że będą mieć dostęp do wszystkich potrzebnych im opcji. © Grupa BOC Strona 7
  8. 8. 4 Komponenty systemu ADONIS ADONIS oferowany jest w wersjach Business Edition oraz Professional Edition.Business i Professional ADONIS w wersji Business Edition obejmuje komponenty: modelowanie, analiza, Edition import/export oraz dokumentacja. Użytkownikami tej wersji są często pracownicy, którzy przeprowadzają analizę stanu obecnego, bądź sporządzają dokumentację procesów. ADONIS w wersji Professional Edition zawiera wszystkie komponenty: akwizycja danych (komponent pobierania danych HOMER umożliwiający przejmowanie danych z arkuszy Excel), modelowanie, analiza, import/export, symulacja, ewaluacja i dokumentacja. Użytkownikami Professional Edition są często pracownicy, którzy przeprowadzają badanie procesów w celu ich optymalizacji. Rysunek 3: Komponenty systemu ADONIS Komponent modelowania pozwala tworzyć i edytować modele z wykorzystaniem Przegląd intuicyjnego, graficznego edytora modeli. Użytkownicy, chcący błyskawicznie wprowadzać komponentów i edytować duże ilości uporządkowanych danych, mogą też skorzystać z tabelarycznego edytora modeli. Jeśli istnieją już dane, które chcemy wykorzystać tworząc modele procesów i zasobów, do dyspozycji jest komponent akwizycji danych HOMER, który pomaga przejmować ustrukturyzowane dane z arkuszy MS Excel. Komponent analizy pozwala badać i edytować modele, jak również tworzyć własne raporty. Użytkownicy mają do dyspozycji predefiniowane raporty badające np. koszty czynności, jak również kwerendy wychwytujące błędy i braki w modelach oraz pomagające zarządzać komentarzami co do zawartości modelu. Możliwe jest zarówno tworzenie własnych zapytań, jak również rozbudowa listy tych predefiniowanych. Przy pomocy komponentu symulacji można badać czasy i koszty procesów, jak również analizować różne wersje procesów docelowych w celu wybrania optymalnego kandydata do wdrożenia. Komponent ewaluacji oferuje mechanizmy porównywania i oceny modeli stanu docelowego oraz monitoringu wskaźników, dla aktualnie wykonywanych procesów (KPI controlling). Przy pomocy komponentu dokumentacji można generować, w oparciu o modele systemu ADONIS, dokumentację w formie do wydruku (Word, PDF) lub jako HTML. Pozwala to opublikować np. w sieci wewnętrznej organizacji całość modeli w formie do odczytu. Komponent Import/Export umożliwia wymianę danych o modelach systemu ADONIS (XML/ADL), generowanie kodu BPEL z modeli, jak również integrację dodatkowych interfejsów (np. XMI, XPDL, FDL). BOC Information Technologies Consulting Sp. z o.o. Strona 8
  9. 9. 5 Wybrane scenariusze zastosowania systemu ADONIS 5.1 Modelowanie procesów Podstawowym scenariuszem wykorzystania systemu ADONIS jest tworzenie opisu Rozbudowany procesów i elementów składowych organizacji z wykorzystaniem graficznych modeli. i intuicyjny edytor modelowania Intuicyjny edytor modelowania, możliwość dokumentowania zaawansowanych parametrów obiektów, funkcje ułatwiające szybkie modelowanie oraz tryb tabelaryczny pozwalają łatwo tworzyć modele opisujące wybrane aspekty organizacji zarówno początkującym użytkownikom, jak i osobom korzystającym z bardziej zaawansowanych funkcjonalności. Standardowa konfiguracja (biblioteka BPMS) uwzględnia, oprócz modeli procesów biznesowych, również modele opisujące strukturę organizacyjną, wykorzystywane dokumenty i systemy IT oraz tworzone produkty, co pozwala tworzyć całościowy opis organizacji. Podstawowa konfiguracja systemu zawiera również modele wspierające scenariusze, takie jak: zarządzanie jakością (model zasobów), rozwój oprogramowania i specyfikacja systemów (BPMN, model danych, diagram przypadków użycia), czy też zarządzanie ryzykiem i zgodnością (modele ryzyk i kontroli). Dodatkowo, budowa systemu ADONIS pozwala na praktycznie dowolne poszerzanie wykorzystywanej przez Klienta metody (poprzez customizację) – zarówno jeśli chodzi o modyfikację istniejących obiektów i modeli, jak i dodawanie nowych obiektów i typów modeli. Przykładowo metody modelowania dostępne dodatkowo w systemie to: EPC (SAP R/3), UML, LVSM (Lean Value Stream Mapping), BPEL, LOVEM, MQ Series Workflow, itd. Typy modeli w konfiguracji standardowej Rysunek 4: Modelowanie w systemie ADONIS – standardowa konfiguracja Zarówno edytor modelowania, jak i domyślna metoda dostępna w narzędziu ułatwiają pracę Tworzenie modeli z modelami – nawet osobom bez dużego doświadczenia. Tworzenie nowego modelu lub edycja istniejącego polega na wybraniu odpowiedniego obiektu z listy (np. czynności) i jego wstawianiu w miejscu kliknięcia na obszarze modelowania. Obiekty mają jasne nazwy (np. „Decyzja” zamiast „Bramka logiczna”, czy „XOR”), co pozwala łatwo tworzyć modele również osobom bez wykształcenia informatycznego. © Grupa BOC Strona 9
  10. 10. Edytor usprawnia tworzenie modeli poprzez opcje, takie jak np.: funkcja wstawiania/usuwania wolnej przestrzeni, szybkiego dodawania nowych obiektów do modelu i ich usuwania z zachowaniem ciągłości konektorów między obiektami, czy też automatyczna zmiana wariantu wizualizacji modelu (np. zamianę modelu „góra-dół” bez torów modelowania na model „lewo-prawo” z torami modelowania odpowiadającymi wykonawcom czynności). Uzupełnianie W celu zachowania czytelności modeli, domyślnie wizualizowane są tylko podstawowe opisów poprzez atrybuty obiektów - np. nazwa. Możliwe jest jednak przechowywanie dodatkowych atrybuty obiektów informacji o obiektach, takich jak np. (dla czynności): czas trwania, koszty, odpowiedzialność za wykonanie itd. Atrybuty te można wykorzystać przy publikacji dokumentacji, jak również w analizach modeli. Wszystkie te informacje są przechowywane w tzw. notatnikach obiektów, które otwiera się poprzez podwójne kliknięcie na odpowiednim obiekcie. W ramach notatnika atrybuty są pogrupowane w odpowiednie zakładki tematyczne, takie jak np. „Opis”, czy „Czasy/Koszty”. W razie potrzeby można pokazywać i ukrywać atrybuty obiektów na obszarze modelowania – jako tekst lub specjalny symbol. Mechanizm System ADONIS pozwala w wygodny sposób dodawać informacje odnośnie wzajemnych referencji powiązań elementów organizacji – np. wykorzystania dokumentów w czynnościach procesu biznesowego. Służy do tego mechanizm referencji – odnośników między poszczególnymi modelami i obiektami. Odnośniki takie nie obniżają czytelności modelu, gdyż są atrybutami obiektu (np. informacją o roli odpowiedzialnej za wykonanie danej czynności), a nie dodatkowymi obiektami doczepianymi do przebiegu procesu. Jeśli z jakichkolwiek przyczyn potrzebne jest przedstawienie graficzne tych powiązań można je pokazać obok obiektu/na powierzchni modelu, lub też skorzystać z mechanizmu przeglądu odnośników, który pokazuje je w uporządkowanej formie. Mechanizm referencji umożliwia błyskawiczną aktualizację modeli (wystarczy zmienić w jednym modelu np. nazwę dokumentu, a wszystkie procesy, które z niego korzystają automatycznie się zaktualizują), jak również błyskawiczne ustalanie powiązań między modelami (np. za jakie czynności jest odpowiedzialny pracownik A). Korzyści: Korzyści Prosta i intuicyjna obsługa systemu pozwala ograniczyć nakłady na szkolenia Szybkie tworzenie modeli dzięki możliwości modelowania graficznego i tabelarycznego Możliwość modelowania i ustalania wzajemnych powiązań między wszystkimi elementami organizacji: procesami biznesowymi, produktami, aplikacjami IT, strukturami organizacyjnymi... Możliwość dostosowania widoku modelu do potrzeb użytkownika powoduje, że nie musi zwracać uwagi na nieistotne dla niego aspekty Możliwość dostosowania sposobu prezentacji modeli przez customizację 5.2 Publikacja modeli oraz zarządzanie dokumentacją organizacji Wiele organizacji boryka się z wyzwaniem zapewnienia pracownikom dostępu do Jak zapewnić pracownikom potrzebnych im informacji. Informacje są często rozproszone w firmie i udostępniane przy dostęp do pomocy różnych mediów. potrzebnych Pracownik, chcąc dowiedzieć się jak powinien pracować, często musi zapoznać się informacji? z opisem stanowiska pracy w formie dokumentu Word, z wytycznymi odnośnie zarządzania ryzykiem w postaci dokumentu PDF, opisem procesu w formie wydrukowanego flowchartu, instrukcją obsługi systemu informatycznego dostępną w intranecie... Informacje te często nie są ze sobą spójne, odnalezienie ich wszystkich jest czasochłonne, a poza tym nigdy nie ma gwarancji, że korzysta się z najnowszej wersji. Dodatkowo – tworzenie dokumentacji w taki sposób często wiąże się z niepotrzebnym nakładem pracy. Rozwiązaniem jest tu zastosowanie systemu ADONIS, który pozwala tworzyć spójne i łatwe do zrozumienia wytyczne dla pracowników, które można publikować w wielu formatach, przy znacznym ograniczeniu pracochłonności publikowania dokumentacji. © Grupa BOC Strona 10
  11. 11. Metoda modelowania dostępna w systemie ADONIS pozwala na opisanie wszystkich Zarządzanie aspektów procesu istotnych dla pracowników: od prostych opisów procesów, przez dokumentacją z systemem informacje o wykorzystywanych zasobach, aż do opisu ryzyk i kontroli. W razie potrzeby ADONIS można też dopasować system, jeśli podstawowa konfiguracja jest niewystarczająca. System pozwala na dodawanie do modeli odnośników do zasobów zewnętrznych (plików, adresów internetowych/intranetowych, dokumentów Lotus Notes/Domino, …), dzięki czemu modele mogą służyć jako „spis treści” kierujący pracowników do dodatkowych, bardziej szczegółowych treści (np. kursów e-learningowych dotyczących danego aspektu obsługi Klienta, screencastów pokazujących obsługę systemu IT, czy też dokumentów PDF z regulacjami prawnymi). Odnośniki te działają zarówno w systemie ADONIS oraz w opublikowanej dokumentacji. Dokumentacja jest generowana w oparciu o modele ze wspólnego systemowego repozytorium (bazy danych dostępnej dla wielu użytkowników). W razie potrzeby aktualizacji wystarczy dokonać odpowiednich zmian w modelach i opublikować dokumentację w potrzebnej formie np. w firmowym intranecie. Rysunek 5: Dokumentacja w formacie HTML pozwala pracownikom łatwo odnajdywać potrzebne informacje i przechodzić do zewnętrznych zasobów (np. wzorów dokumentów) Dzięki mechanizmom systemu ADONIS gwarantującym spójność modeli, nakład pracy potrzebny na aktualizację dokumentacji w związku z np. zmianą procedury, czy też reorganizacją jest znacznie niższy. Dodatkowo, mechanizm wersjonowania pozwala na zdefiniowanie, że tylko upoważnione osoby mogą publikować dokumentację oraz, że jest ona tworzona z najaktualniejszych wersji procesów. Dokumentacja zawiera historię zmian modelu, z którego została wygenerowana, więc łatwo jest ustalić zmiany między wersjami. ADONIS pozwala publikować dokumentację w formie odpowiadającej potrzebom i przyzwyczajeniom Klienta: jako dokumentację do wydruku (Word oraz PDF), lub też dokumentację do zamieszczenia w sieci wewnętrznej (HTML zawierający wszystkie wprowadzone dane oraz powiązania między modelami i obiektami). Publikacja dokumentacji jest dostępna w standardzie, a korzystanie z dokumentacji nie wymaga dodatkowych licencji. Wygląd dokumentacji generowanej przez system ADONIS daje się zmodyfikować w łatwy Łatwe sposób, co pozwala na dopasowanie go do standardów identyfikacji wizualnej Klienta. dopasowywanie dokumentacji do potrzeb Klienta © Grupa BOC Strona 11
  12. 12. Rysunek 6: Przykłady modyfikacji wyglądu dokumentacji HTML System ADONIS pozwala publikować dokumentację dla pojedynczych modeli oraz dla ich całych grup. Użytkownik może w łatwy sposób zdefiniować jaka ma być zawartość dokumentacji (np. czy mają się tam znaleźć wprowadzone do modelu informacje o czasach i kosztach). Oprócz zmiany wyglądu dokumentacji i filtrowania zawartości można też dodawać nowe typy raportów o zadanej strukturze (odpowiadającej aktualnie wykorzystywanym dokumentom, które znają i akceptują pracownicy). Rysunek 7: Przykłady dodatkowych typów raportów: tabelaryczna procedura z omówieniem kroków procesu oraz opis stanowiska pracy Korzyści: Korzyści Zapewnienie pracownikom dostępu do wszystkich potrzebnych im informacji w wygodnej dla nich formie Ograniczenie nakładu pracy potrzebnego do tworzenia i aktualizacji dokumentacji Możliwość publikowania wszystkich potrzebnych dokumentów (procedury, graficzne mapy procesów, organigramy, raporty zarządzania ryzykiem) z jednego narzędzia Możliwość dowolnego dopasowania dokumentacji do potrzeb Klienta Udostępnianie dokumentacji pracownikom nie wiąże się z kosztami © Grupa BOC Strona 12
  13. 13. 5.3 Zaawansowane zarządzanie wersjami i akceptacja procesów Potrzeba W miarę jak rośnie liczba stworzonych modeli, nieuchronnie dochodzimy do etapu na zarządzania którym jedna osoba nie jest w stanie orientować się we wszystkich istniejących modelach. wersjami modeli Znaczenia nabiera możliwość ustalenia, który model jest wersją oficjalną, a który tylko roboczym szkicem. Dochodzi do tego również kwestia uprawnień do dokonywania zmian w procesach. Wsparcie dla Standardowo system wspiera wersjonowanie modeli oraz dba o spójność powiązań między wersjonowania modelami przy tworzeniu nowych wersji. Mechanizm porównywania modeli pozwala łatwo ustalić różnice między wybranymi wersjami modelu. Modele można oznaczać (przez status modelu) jako robocze, obowiązujące, czy też archiwalne, oraz wizualizować tę informację tak, że pomyłki są praktycznie wykluczone. Jeśli potrzebne jest wsparcie dla bardziej formalnego zarządzania wersjami modeli, można włączyć dodatkowy mechanizm, który gwarantuje, że tylko upoważnione osoby będą w stanie dokonywać akceptacji lub archiwizacji modeli, modele będą zapisywane wyłącznie w ustalonych miejscach w strukturze katalogów (grup modeli), a wszystkie zmiany będą dokonywane zgodnie z procedurami organizacji i odpowiednio zapisywane w historii zmian. Mechanizm ten pozwala na znaczną redukcję nakładu pracy potrzebnego do pracy z dokumentacją np. na potrzeby zarządzania jakością lub certyfikacji, pozwala zachować spójność i wysoką jakość modeli i unikać pomyłek (takich jak użycie wersji nieaktualnej modelu). Przykładowy obieg akceptacji modelu Rysunek 8: Proces wersjonowania modeli z przypisanymi statusami oraz rolami Możliwość Mechanizm wersjonowania można dostosować do potrzeb Klienta, dodając dodatkowe dostosowania do statusy modelu, ustalając wielopoziomową akceptację wymaganą do tego, aby model został potrzeb Klienta uznany za oficjalną procedurę, konfigurując mechanizm powiadomień o modelach czekających na akceptację itp. Możliwe jest również wykorzystanie na potrzeby wersjonowania rozwiązania portalowego ADONIS Process Portal (opisanego w rozdziale 5.5), co pozwala uczestniczyć w zarządzaniu obiegiem akceptacji również osobom nie używającym systemu ADONIS. Dzięki temu dostępne jest wsparcie na wszystkich etapach cyklu życia modelu. © Grupa BOC Strona 13
  14. 14. 5.4 Optymalizacja procesów i szacowanie zapotrzebowania na personel Ciężko jest zarządzać organizacją nie wiedząc dokładnie, jak są realizowane procesy. Brak Czytelny obraz tej wiedzy powoduje, że decyzje odnośnie zmian są podejmowane w oparciu o intuicję, organizacji podstawą do miejsca powstawania kosztów są nieznane, zasoby wykorzystywane nieefektywnie, podejmowania a szanse na usprawnienie działania często umykają. trafnych decyzji Najprostszą drogą do optymalizacji procesów jest ich wymodelowanie. Już samo stworzenie modeli opisujących w jaki sposób są realizowane procesy, z użyciem jakich zasobów oraz ile trwają i kosztują często jest impulsem do ulepszeń, gdyż pewne nieefektywności stają się oczywiste. Przykładowo, zapoznając się z modelem procesów można wychwycić ciągi kroków, które nie przydają wartości, pętle w procesie wynikające z poprawiania błędów i pozyskiwania dodatkowych informacji, czy też częste zmiany wykonawców skutkujące opóźnieniami i błędami. Analiza procesów Kolejnym krokiem w stronę optymalizacji procesów jest wykonanie analiz. Często wiedza o procesach, miejscach powstawania kosztów i przestojach jest obecna wyłącznie w głowach pracowników, co powoduje, że nikt nie ma całościowego obrazu sytuacji i nie można łatwo badać miejsc wartych ulepszenia. Posiadanie danych o procesach w formie modeli pozwala przezwyciężyć ten problem. Komponent analizy systemu ADONIS pozwala łatwo wyszukiwać np. wszystkie czynności wykonywane przez konkretną rolę, kosztujące więcej niż X, czy też trwające dłużej niż Y minut. Analiza rachunkowa pozwala dodatkowo oszacować koszty i czasy wykonania procesu określoną ilość razy, jak również przeciętny czas procesu z perspektywy Klienta (od początku do końca). Taka analiza jest punktem wyjścia do zastanowienia się jakie działania powodują niewspółmiernie dużo kosztów i wymagają pracy, mimo, że nie przekłada się to na tworzenie wartości dla Klienta, albo też, czy czas wysoko opłacanych specjalistów nie jest marnowany w związku z tym, że wykonują czynności, dla których wystarczy ktoś o wiele niższych kwalifikacjach. Rzadko kiedy mamy zasoby wystarczające do tego, aby wymodelować i zoptymalizować Symulacja wszystkie procesy. Dlatego też ważna jest możliwość wyboru procesów, a nawet danych procesów ścieżek procesów, które mają największy potencjał optymalizacyjny, czyli miejsc od których warto zacząć. Z kolei, gdy zbadaliśmy już stan obecny i planujemy jak mogą wyglądać procesy docelowe, cenna jest możliwość porównywania ich między sobą w celu wybrania optymalnego oraz bezpiecznego przetestowania, jak będzie działać organizacja po ich wdrożeniu. Tu właśnie przydaje się nam możliwość symulowania modeli. Rysunek 9: Symulacja pomaga łatwo ustalić m.in. najdroższy wariant przebiegu procesu System ADONIS daje do dyspozycji cztery algorytmy symulacyjne: Analiza ścieżki pomaga ustalać miejsca w procesie, które warto uwzględniać przy optymalizacji (np. najdłuższy przebieg procesu, najczęstszy sposób wykonywania, najwyższe koszty) © Grupa BOC Strona 14
  15. 15. Analiza obciążenia pomaga przeprowadzać dokładne badania czasów i kosztów procesu dla zakładanej ilości wykonań. Analiza obciążenia uwzględnia również koszty osobowe oraz koszty wykorzystywanych zasobów (np. systemów IT), dzięki czemu zapewnia całościowy obraz kosztów działań. Analiza wykorzystania (dostępne są dwa warianty algorytmu) która pozwala ustalić jak optymalnie rozlokować zasoby i pracujący personel, aby uniknąć „wąskich gardeł” oraz przestojów. Symulacja pozwala bezpiecznie przeprowadzać badania wpływu zmian w procesach (analizy what-if) na organizację. Wyniki symulacji można zapisywać jako raporty. Mechanizm System umożliwia porównywanie ze sobą procesów poddanych symulacji. Pozwala to porównywania zarówno ustalić, który z wariantów procesu lepiej spełnia założone kryteria (np. skrócenie wyników czasu procesu, bez wzrostu kosztów), jak i ustalić które z procesów wykonywanych przez dany departament generują najwięcej kosztów itp. Szacowanie Mechanizm symulacji pomaga również w oszacowaniu zapotrzebowania na personel. zapotrzebowania Szczególnie przydaje się to w sytuacji gdy np. firma w związku z sezonowością zamówień na personel musi oszacować, czy wystarczy obecny stan osobowy, czy też należy zatrudnić pracowników tymczasowych, lub gdy trzeba oszacować co się zmieni po wdrożeniu nowego systemu informatycznego (np. ile osób będzie mogło przejść do realizacji innych zadań). Korzyści: Korzyści Mechanizmy analizy i symulacji pomagają zidentyfikować miejsca o znaczącym potencjale optymalizacyjnym, którymi warto się zająć w pierwszej kolejności („szybkie zwycięstwa”) Wdrażanie sprawdzonych procesów dzięki możliwości badania scenariuszy Best- i Worst-Case oraz obserwacji postępów przy zmianach procesu (porównanie stanu obecnego z docelowym) Możliwość oszacowania skutków planowanych zmian w organizacji (np. o ile spadną koszty w związku z wdrożeniem nowego systemu IT) pozwala podejmować lepsze decyzje Możliwość szacowania zapotrzebowania na personel pozwala odpowiednio alokować zasoby 5.5 ADONIS Process Portal W miarę wzrostu znaczenie BPM w organizacji, modele są wykorzystywane przez coraz Różne role, różne większą część pracowników: od właścicieli procesów odpowiadających za ich sprawne potrzeby działanie, przez specjalistów (np. zarządzanie ryzykiem), dla których ważne są tylko niektóre elementy zawarte w modelach procesów, przez pracowników, którzy chcą tylko zapoznawać się z wytycznymi i czasem móc je skomentować, aż do kierownictwa zainteresowanego akceptacją nowych wersji procedur i monitorowaniem wybranych wskaźników procesów. Rozwiązaniem jest tutaj umożliwienie każdej z grup pracowników pracy w sposób uwzględniający to, jakie zadania chce wykonywać użytkownik i dopasowujący do tego prezentowaną treść i dostępne funkcjonalności. ADONIS Process Portal oferuje dostęp online do modeli i funkcjonalności systemu ADONIS ADONIS Process Portal – szybka w sposób dopasowany do potrzeb konkretnej grupy pracowników (np. kierownictwo, dział i wygodna praca prawny/compliance czy też pracownicy czytający instrukcje wykonywania procesów). Dzięki z modelami temu osoby, które nie muszą modelować i optymalizować procesów ale dokonują ich przeglądu i akceptacji, uzupełniają dane, czy też po prostu zapoznają się z procesami, mogą to robić przez przeglądarkę. Użytkownicy po zalogowaniu pracują z intuicyjnym interfejsem dostosowanym do zadań, które chcą wykonywać. Dzięki temu możliwa jest też praca z systemem bez dodatkowych szkoleń Przykładowe scenariusze wykorzystania obejmują: Prezentację aktualnych wersji wybranych modeli z bazy danych systemu ADONIS (bez konieczności uruchamiania opcji publikacji modeli) z możliwością ograniczania dostępu i dopasowywania widocznych informacji do uprawnień użytkownika © Grupa BOC Strona 15
  16. 16. Zarządzania wersjami modeli i ich akceptacja w ramach wersjonowania Monitoring wskaźników procesu Zdecentralizowane zbieranie danych w celu uzupełniania oraz aktualizacji procesów Zgłaszanie propozycji ulepszeń procesów Rysunek 10: Przykład pracy z modelami - dodawanie propozycji ulepszenia Korzyści: Korzyści Brak konieczności publikowania dokumentacji po dokonaniu zmiany w modelach Wygodny dostęp do potrzebnych informacji Łatwy w użyciu interfejs dopasowany do wykonywanych zadań Brak konieczności instalacji systemu oraz dodatkowych szkoleń 5.6 Procesowe zarządzanie jakością Istotnym elementem efektywnego Systemu Zarządzania Jakością jest udokumentowanie Dokumentowanie procesów. Często w tym celu wykorzystywane są opisy tworzone w oprogramowaniu procesów na potrzeby SZJ biurowym (np. MS Word), którym towarzyszą grafiki procesów tworzone w prostych programach do rysowania, a nawet konstruowane z kształtów dostępnych w MS Office. Rozwiązanie takie pozwala zawrzeć w dokumentacji zarówno dane opisowe, jak i graficzne modele czytelne dla pracowników, jednak wiąże się często z dużym nakładem pracy. Co więcej – każda zmiana (np. nowa nazwa stanowiska, wprowadzony nowy dokument) wymaga pracochłonnego dostosowywania dokumentacji i może prowadzić do pozostawienia niespójnych informacji. Oprócz niepotrzebnego nakładu pracy osoby odpowiadającej za SZJ, wiąże się to również z ryzykiem, że błędy utrudnią (re-)certyfikację. Forma taka wymaga dodatkowo zachowania specjalnych procedur, aby zagwarantować, że pracownicy mają dostęp do aktualnej dokumentacji. Nie dla wszystkich korzystanie z takiej dokumentacji jest też wygodne. Rozwiązaniem jest tutaj zastosowanie systemu ADONIS, który może stanowić podstawę Procesowe systemu zarządzania jakością na potrzeby certyfikacji i pozwala na łatwe tworzenie zarządzanie jakością i aktualizację dokumentacji SZJ w oparciu o modele. z systemem ADONIS oferuje różnorodne możliwości wspierania certyfikacji jakościowej organizacji. ADONIS Metoda opisu procesów za pomocą modeli spełnia wymagania norm, takich jak m.in.: ISO 9001:2000/2008, ISO 14000, czy VDA 6. © Grupa BOC Strona 16
  17. 17. Korzystając z modeli dostępnych w standardowej konfiguracji można w łatwy sposób opisać procesy, wykorzystywane w nich dokumenty, odpowiedzialność poszczególnych pracowników, jak również informacje o wykorzystywanych zasobach. Dodatkowo, system ułatwia dokumentowanie informacji, takich jak np.: słownik terminów i skrótów, podsumowanie klientów i dostawców, czy też czynniki sukcesu oraz mierniki procesu. Rysunek 11: Proces obsługi zamówienia z widocznymi dokumentami wejściowymi i wyjściowymi, systemami IT, odpowiedzialnymi rolami oraz informacjami o osobach, z którymi trzeba konsultować wykonanie i informować o działaniach Dzięki temu, że dokumentacja jest generowana w oparciu o modele, jej aktualizacja Publikacja przebiega błyskawicznie – wystarczy dokonać zmiany w modelach i opublikować nową dokumentacji zarządzania dokumentację. Mechanizm wersjonowania oraz historia zmian modelu pozwala łatwo jakością prześledzić co się zmieniło między poszczególnymi wersjami. Można też uniemożliwić generację dokumentacji jakościowej w oparciu o modele, które nie zostały oficjalnie uznane za obowiązujące procedury. Dokumentacja ta może być przekazana do dyspozycji wszystkim pracownikom, gdyż korzystanie z niej nie wymaga dodatkowych licencji. System pozwala łatwo publikować dokumentację w wielu formatach – np. drukowane instrukcje PDF na potrzeby auditorów oraz dokumentacja w formie portalu HTML w celu poinformowania pracowników o obowiązujących procedurach. Dzięki temu, że podstawą są tu modele przechowywane w bazie danych, publikacja w wielu formatach nie wymaga dodatkowej pracy i nie ma ryzyka, że istnieją rozbieżności pomiędzy poszczególnymi rodzajami publikacji. Korzyści: Korzyści Znacząca redukcja pracy potrzebnej do zarządzania dokumentacją SZJ Automatyczna publikacja dokumentacji pozwala na poprawę jej jakości Zapewnienie pracownikom dostępu do aktualnych procedur w wygodnej dla nich formie Możliwość dostosowania formy i treści dokumentacji generowanej z systemu do potrzeb Klienta 5.7 Rachunek kosztów procesów oraz Activity Based Costing Tradycyjne dane dostarczane przez rachunkowość nie wystarczają do ustalenia, gdzie tak Metody badania naprawdę powstają koszty z punktu widzenia organizacji, które procesy są nadmiernie kosztów organizacji drogie oraz jakie produkty generują zyski. Przekłada się to często na błędną kalkulację cen i niewłaściwe decyzje odnośnie strategii sprzedaży, prowadzące do zmniejszenia zysków. Istnieje wiele podejść do kwestii ustalania kosztów działania organizacji. Najbardziej znane z nich to Activity Based Costing (popularny szczególnie w USA) oraz europejski Rachunek Kosztów Procesów. Oba te podejścia zakładają przypisywanie kosztów pośrednich do © Grupa BOC Strona 17
  18. 18. pewnych ustalonych nośników kosztów w celu stworzenia realnego obrazu organizacji. Już standardowa konfiguracja systemu ADONIS pomaga w lepszym poznaniu miejsc Przyporządkowanie powstawania kosztów. Symulacja pozwala na ustalenie kosztów procesu z uwzględnieniem kosztów procesów do produktów zarówno kosztów czynności niezależnych od czasu, jak i kosztów zależnych od czasu (koszt pracy pracowników oraz koszt wykorzystania zasobów) zgodnie z podejściem Time- Driven Activity Based Costing (tzw. 2 generacja ABC). Jako rozszerzenie systemu oferujemy również konfigurację wspierającą rachunek kosztów procesów (RKP). Pozwala ona na gromadzenie danych dotyczących zapotrzebowania na zasoby w postaci modeli opisujących m.in. zasoby i centra kosztów. System pozwala na automatyczne wyliczenie kosztów wynikających z wykorzystania zasobów, które mogą być następnie wykorzystane w module RKP do dalszych obliczeń. Alternatywnie, wymagane koszty można wprowadzić ręcznie do rachunku kosztów procesów. Dodatkowo konfiguracja RKP oferuje algorytmy symulacyjne służące do głębszej analizy modeli procesów. Rysunek 12: Wyliczanie kosztów produktów/usług w rachunku kosztów procesów Korzyści: Korzyści Lepsza ocena miejsc powstawania kosztów Możliwość dokładniejszego ustalania cen produktów i usług Łatwość badania różnych scenariuszy działania i ustalania ich przełożenia na koszty 5.8 Procesowy benchmarking Opisanie procesów jest często pierwszym krokiem do ich optymalizacji. Impulsem do Jak dobrzy ulepszania procesów są często pomysły pracowników, jednak warto też uwzględnić jesteśmy? wykorzystanie wiedzy z zewnątrz do poprawy efektywności i konkurencyjności. Dlatego też korzysta się z benchmarkingu. Celem procesowego benchmarkingu jest systematyczne porównywanie, jak również przyswajanie najlepszych praktyk (Best Practices). Procesowy benchmarking może być przeprowadzany zarówno według: kryteriów jakościowych (jak np.: kolejność działań, używane zasoby, odpowiedzialne stanowiska), jak również według kryteriów ilościowych (jak np.: dane liczbowe, czas, ilości) Celem tej metody jest ujawnienie różnic w porównaniu z innymi organizacjami, ustalenie przyczyn tych różnic, odkrycie możliwości poprawy, jak również stworzenie planów poprawy konkurencyjności dla wybranych celów. Jako wsparcie dla organizacji zainteresowanych projektami benchmarkingu oferujemy Wsparcie dla branżowe modele referencyjne (m.in. dla banków i ubezpieczeń) pozwalające na benchmarkingu w systemie porównanie swoich procesów z dobrymi praktykami rynkowymi. Dodatkowo istnieje ADONIS możliwość dodania do systemu ADONIS mechanizmów graficznych wspierających benchmarking. © Grupa BOC Strona 18
  19. 19. Ta dodatkowa konfiguracja pozwala łatwo porównywać różnice w strukturze procesów oraz w wykorzystaniu zasobów (np. systemów IT, dokumentów), jak również w samych przebiegach procesów. Służy do tego tzw. model porównawczy, który umożliwia identyfikację różnic w procesach, a także pozwala wizualizować rozbieżności dotyczące stosowanych systemów IT lub zaangażowanych ról. Rysunek 13: Model porównawczy pomaga łatwo identyfikować różnice w porównaniu z procesami referencyjnymi (dobrymi praktykami) Korzyści: Korzyści Szybkie ustalanie różnic dzięki mechanizmom graficznym Łatwa identyfikacja różnic pomiędzy procesami z punktu widzenia kryteriów: przebiegu, wykorzystania IT, stanowisk i zasobów Dostępność modeli referencyjnych oraz wsparcia ze strony konsultantów BOC 5.9 Procesowy rozwój aplikacji oraz specyfikacja systemów IT Częstym problemem przy specyfikowaniu i wdrażaniu aplikacji jest brak wiedzy Procesowy o potrzebach użytkowników biznesowych. Owocuje to często spóźnionymi i zbyt drogimi rozwój aplikacji wdrożeniami systemów, które nie zapewniają potrzebnego wsparcia pracownikom. Rozwiązaniem jest tu zastosowanie procesowego podejścia do rozwoju aplikacji. Zakłada ono, że punktem wyjścia do zbudowania lub skonfigurowania aplikacji (np. systemu workflow / obiegu dokumentów / ERP) powinny być opisane procesy biznesowe. Możemy wyróżnić 3 fazy budowy procesowej specyfikacji: 1. Specyfikacja biznesowa systemu 2. Specyfikacja techniczna systemu oraz 3. Implementacja. Wsparcie W ramach procesowego rozwoju aplikacji, ADONIS wspiera wszystkie trzy zaprezentowane wszystkich faz fazy. W fazie 1 opisuje się i ocenia docelowe procesy biznesowe z wykorzystaniem modeli specyfikowania graficznych tak, aby ustalić potrzebne wsparcie ze strony systemu IT. i rozwoju W fazie 2 ma miejsce modelowanie techniczne – procesy są rozszerzane o informacje systemu techniczne, takie jak detale wsparcia poszczególnych elementów procesu przez konkretne systemy i technologie. W zależności od specyfiki projektu można tu skorzystać z modelowania technicznego w BPMN (dostępne w konfiguracji standardowej), czy też w UML, jak również zastosować modelowanie odpowiadające systemowi, który ma być wykorzystywany (np. modelowanie z wykorzystaniem notacji systemu workflow). © Grupa BOC Strona 19
  20. 20. Faza 3 obejmuje implementacje funkcjonalności systemu opisanej za pomocą modeli. Modele te to m.in. modele danych (dostępne w konfiguracji standardowej) powiązane z odpowiednimi obiektami biznesowymi, czy też modele prototypów interfejsów użytkownika (GUI). Oprócz wykorzystywania modeli jako „makiet” dla informatyków wdrażających system możliwe jest też automatyczne generowanie z modeli szablonów kodu (np. BPEL/WSDL – dostępne w standardzie, XMI), do dalszego wykorzystania. Rysunek 14: Procesowy rozwój aplikacji z systemem ADONIS Korzyści: Korzyści Wygodne tworzenie i aktualizowanie specyfikacji zrozumiałej dla wszystkich zainteresowanych stron Podstawa do procesowego zarządzania przypadkami testowymi oraz do tworzenia procesowej dokumentacji użytkownika/pomocy online dla rozwijanych aplikacji Ocena zależności i powiązań architektury docelowej 5.10 Wykorzystanie systemu ADONIS do budowy architektury zorientowanej na usługi (Service Oriented Architecture, SOA) Reorganizacja istniejącej struktury IT na strukturę zorientowaną na usługi daje Znaczne przedsiębiorstwu możliwość znacznego uproszczenia swojego środowiska IT. Może to uproszczenie środowiska IT prowadzić do zauważalnej redukcji kosztów i uczynić przedsiębiorstwo znacznie dzięki SOA elastyczniejszym w obliczu szybko zmieniających się warunków rynkowych. SOA umożliwia w szczególności, poprzez różne warianty powiązania istniejących usług, Większa szybkie i nie wymagające dużych nakładów wdrożenia nowych oraz modyfikację elastyczność procesów istniejących procesów biznesowych. Jednocześnie SOA poprawia kontrolę środowiska IT biznesowych w całym przedsiębiorstwie, poprzez gromadzenie i udostępnianie szczegółów związanych z poszczególnymi elementami środowiska IT na potrzeby implementacji interfejsów. Od modelu procesów biznesowych do wywołania usługi Rysunek 15: Przykład powiązania procesu biznesowego z wywoływanymi usługami © Grupa BOC Strona 20
  21. 21. ADONIS oferuje szeroką funkcjonalność umożliwiającą modelowanie procesów biznesowych jak również identyfikowanie i definiowanie "biznesowych repozytoriów usług" – coś, czego nie wspierają techniczne repozytoria usług. W dalszej kolejności zaplanowana sekwencja usług IT może być wyeksportowana przykładowo do BPEL i udostępniona innym programom służącym do sterowania usługami. Komplementarny do programu ADONIS system ADOit oferuje jeszcze większe zaawansowane możliwości modelowania środowiska IT wraz z aplikacjami i elementami infrastruktury IT. Korzyści: Korzyści Wsparcie przy identyfikowaniu i definiowaniu "biznesowych repozytoriów usług" Kompleksowa funkcjonalność - od biznesowego modelowania i optymalizacji po wdrożenie techniczne Wspieranie wszystkich elementów i atrybutów ("Complete Element Set") specyfikacji BPMN 1.1 Możliwość eksportu BPEL/WSDL 5.11 Zarządzanie ryzykiem Zarządzanie ryzykiem staje się coraz istotniejszym aspektem planowania i kontroli Zarządzanie funkcjonowania organizacji. Wpływają na to szczególnie liczne standardy i normy światowe, ryzykiem operacyjnym jak np. SOX, Basel II, Solvency II. System ADONIS umożliwia procesowe modelowanie, analizowanie i dokumentowanie ryzyka. Punktem wyjścia do procesowego zarządzania ryzykiem jest zdefiniowanie mapy ryzyk. Definiowanie Mapa ryzyk jest graficzną, ustrukturyzowaną reprezentacją ryzyk występujących katalogów ryzyk i kontroli w procesach. Powiązanie procesów lub czynności z określonym ryzykiem odbywa się poprzez utworzenie referencji do mapy ryzyk (będącej repozytorium ryzyk dla wszystkich procesów). Ryzyko można zdefiniować poprzez liczne informacje szczegółowe, jak np.: rodzaj ryzyka (SOX, Basel II, ryzyko operacyjne, IT), opis, prawdopodobieństwo czy też skutek. Dla każdego ryzyka można zdefiniować czynności lub procesy kontrolne, które użytkownik w graficzny, ustrukturyzowany sposób przedstawia w tzw. mapie kontroli. Również każda kontrola posiada liczne atrybuty, które mogą być uzupełnione przez użytkownika, jak np.: jakość kontroli (nadmierna, efektywna, adekwatna, niewystarczająca, nieefektywna), osoba odpowiedzialna, terminy kontroli, itd. Wymienione wartości i atrybuty mogą być w dowolny sposób dopasowane do charakterystyki organizacji. Powiązanie procesu z ryzykami oraz kontrolami Rysunek 16: Przykład przypisania ryzyk i kontroli do procesu Więcej informacji na temat oferty BOC z zakresu zarządzania ryzykiem operacyjnym (w tym Więcej informacji rozwiązań portalowych wspierających monitoring strat/zdarzeń oraz planowanie i wykonywanie kontroli) zawiera oddzielny dokument „Zarządzanie ryzykiem operacyjnym z systemem ADONIS. Pakiet rozwiązań ADOrisk”. © Grupa BOC Strona 21
  22. 22. Korzyści: Korzyści Wykorzystanie jednego narzędzia zarówno do opisu procesów jak i do definicji ryzyk i kontroli Liczne mechanizmy analizy i raportowania procesów i ryzyk. Dostępność macierzy pokazujących ryzyka i kontrole w określonych procesach i czynnościach Możliwość definiowania osób odpowiedzialnych poprzez referencje ze strukturą organizacyjną Moduł do zarządzania ryzykiem może być zintegrowany z każdą indywidualną konfiguracją Klienta Możliwość powiązania z dodatkowymi rozwiązaniami portalowymi np. typu Loss-Collection pozwalającymi na gromadzenie rzeczywistych danych o ryzykach, czy też pomagającymi planować i wykonywać kontrole 5.12 Monitoring wskaźników Monitoring kluczowych wskaźników (Key Performance Indicators, KPI) jest istotnym Monitoring scenariuszem zarządzania procesami. Monitoring pozwala na kontrolę zgodności rezultatów wskaźników działań operacyjnych z założonymi celami strategicznymi – przykładowo na badanie, czy ustalone parametry SLA są zachowane. System ADONIS pozwala na monitorowanie dowolnie wybranych wskaźników ilościowych. Definiowanie Wykorzystywany jest w tym celu obiekt „Wskaźnik”, który można umieścić w mapie i monitorowanie wskaźników procesów, modelu procesów biznesowych, produktów, czy też systemów IT oznaczając jaki element modelu będzie monitorowany (np. wskaźnik ilości skarg może być przypisany do procesu, a wskaźnik realizacji poziomu SLA do usługi). Rysunek 17: Przykład procesu biznesowego z przypisanym wskaźnikiem o aktualnym statusie "zielony" Dla wskaźnika definiuje się jak często mają być przeprowadzane pomiary, skąd będą pobierane dane (możliwe jest wprowadzenie ręczne – w tym przez ADONIS Process Portal, jak również zaciąganie wartości z arkuszy Excel oraz z baz danych) oraz jakie są wartości zaplanowane dla każdego okresu pomiaru. W celu prezentacji wyników wykorzystywany jest tzw. mechanizm świateł ulicznych – wskaźnik, który osiągnął założony poziom ma status „zielony”, a wskaźnik, który nie osiągnął zakładanego poziomu uzyska status „żółty”, lub „czerwony” – w zależności od zdefiniowanych poziomów tolerancji. Wskaźniki są okresowo aktualizowane, co powoduje wczytanie nowych danych, porównanie ich z założonymi celami oraz aktualizację statusów. Przegląd statusów wskaźników jest możliwy zarówno w systemie ADONIS, jak i przez system ADONIS Process Portal, który posiada specjalny tryb pracy dostosowany do monitoringu wskaźników. Korzyści: Korzyści Łatwe definiowanie, które elementy organizacji są na tyle istotne, że podlegają pomiarowi Wygodny mechanizm aktualizacji danych z wielu źródeł Możliwość dopasowania do potrzeb Klienta np. przez mechanizm powiadomień mailowych o zmianie statusu wskaźnika, czy też personalizowane kokpity kontrolne dla kierownictwa © Grupa BOC Strona 22
  23. 23. 6 BOC Management Office Sukces przedsiębiorstwa zależy nie tylko od procesów biznesowych. Istotne jest również Narzędzia zarządzanie strategiczne i zarządzanie wydajnością, jak również zapewnienie organizacji wspierające zarządzanie optymalnego wsparcia ze strony IT. Dlatego też stworzyliśmy pakiet narzędzi pomagający sprawnie zarządzać organizacją – BOC Management Office. W skład pakietu wchodzą: ADOscore - system wspierający zarządzanie strategią i wydajnością ADONIS - system do zarządzania procesami biznesowymi ADOlog - system wspierający zarządzanie łańcuchem dostaw oraz ADOit - system wspierający zarządzanie architekturą i usługami IT Firmom, które potrzebują prostego rozwiązania wspierającego tworzenie dokumentacji zarządzania jakością, oferujemy narzędzie stworzone wraz z TÜV SÜD – system PROfit. Zarządzanie ADOscore wspiera zarządzanie strategiczne w oparciu o koncepcję Strategicznej Karty strategią Wyników (Balanced Scorecard). Pomaga przechodzić od wizji i strategii do konkretnych i wydajnością celów operacyjnych, oraz dzięki możliwości monitoringu wskaźników pozwala kadrze z systemem kierowniczej zapoznawać się na bieżąco z realizacją założonych celów. Służy do tego ADOscore elastyczny mechanizm kokpitów kontrolnych, które pozwalają na szybki przegląd i ocenę stanu realizacji strategii oraz mogą być wykorzystane do monitoringu portfolio projektów. Rysunek 18: Podsumowanie funkcjonalności systemu ADOscore Zarządzanie ADOit wspiera zarządzanie IT poprzez integrację najlepszych praktyk ITIL oraz COBIT architekturą oraz w jednym systemie zarządzania. Dzięki kompleksowemu podejściu, począwszy od poziomu usługami IT strategicznego, kończąc na architekturze IT, możliwe jest skuteczne dostosowanie usług IT z systemem ADOit do potrzeb organizacji oraz zbudowanie jednorodnego środowiska informatycznego. Rysunek 19: Podsumowanie funkcjonalności systemu ADOit © Grupa BOC Strona 23

×