2. El
PROPUESTA PARA LA
ADMINISTRACIÓN DEL CENTRO DE
proceso se CONVENCIONES
divide en cinco etapas: Planeación,
Organización, Integración, Dirección y Control; sobre las
cuales basaremos nuestra propuesta.
En la etapa de planeación establecemos la misión y
visión: Misión: “Proporcionar un servicio altamente
eficiente en cada evento, para realza la imagen de la
empresa organizadora y consolidarse como un Centro de
Convenciones en el mercado internacional”.
Visión: “Captar el porcentaje más alto de los congresos,
convenciones y demás eventos internacionales que se
realicen en el país”.
3. PERFILES ORGANIZADORES
PRESIDENTE
El perfil deseable para una persona que asumirá tal
responsabilidad es que, ante todo, debe ser un excelente
administrador: debe saber aplicar el proceso administrativo,
ser innovador y creativo, tener don de mando, ser un buen
líder, tener amplio criterio y sentido común para tomar
decisiones y manejar diversas situaciones, habilidad para
manejar personal y capacidad coordinadora, ser flexible,
tener conocimientos de finanzas y contabilidad, y por último,
ser una persona responsable.
4. FUNCIONES
Un año antes del evento:
1. Promueve la iniciación de los trabajos del congreso.
2. Selecciona a los mejores hombres para ocupar los diferentes
puestos.
3. Propone al comité organizador el plan general de acción, el
programa y el presupuesto tentativos del evento.
4. Realiza la planificación, la organización, el desarrollo y la
supervisión de todas las actividades inherentes a la buena marcha
de los trabajos y a la feliz realización del evento, contando con el
apoyo de todos los integrantes del comité directivo.
5. La mayoría de los congresos no buscan el beneficio
económico como meta principal, pues a éste se anteponen
los objetivos científicos, educativos o culturales y, por tal
razón, tratan que los participantes paguen la cuota mínima
posible, que por regla general no cubre todo. Los patrocinios
(conseguir empresas o personalidades que ayuden
económicamente) son una parte importante, como método
de financiamiento.
6. COMITÉ DE PROGRAMA
Organiza un programa interesante de trabajo para el evento, decide el
nombre preciso de los temas y subtemas que van a ser tratados y
expuestos por los conferenciantes. Una vez elaborado su programa
principal, se pone de acuerdo con el comité de festejos, para alternar de
manera óptima los eventos de trabajo con los eventos sociales, tiempos
libres y tiempos de visita para las exposiciones (si las hubiese), antes de
establecer de manera definitiva la secuencia y los horarios de ponencias.
7. Funciones
Un año antes del evento:
1. Elabora el plan, el programa y el presupuesto detallados de su comité.
2. Decide el tema general del evento (tema del congreso), los subtemas (el
tópico de cada día, si lo hubiere) y los sub-subtemas (nombre de cada una
de las disertaciones).
3. Determina los ponentes idóneos para cada subtema.
4. Elabora un programa tentativo de trabajo con temas, subtemas,
subsubtemas y horarios específicos.
5. Realiza acuerdos con el comité de festejos en relación con los eventos
sociales.
6. Elabora un programa completo de actividades (incluyendo horas de
trabajo, visitas a exposiciones, eventos sociales y tiempos libres). Una vez
que ha intercalado los eventos sociales de acuerdo con el comité de
festejos, puede emitir el programa definitivo.
7. Invita a los ponentes idóneos.
8. Solicita su currículum a cada ponente.
8. Nueve meses antes del evento:
1. Entrega al comité de publicidad el programa, para ser
impreso.
2. Solicita a los ponentes el material que requieren para su
exposición: apuntadores, proyectores, computadoras,
etcétera.
9. Tres meses antes del evento:
1. Organiza y prepara el material para las mesas de trabajo, si las habrá.
2. Acuerda con los ponentes las condiciones acerca de su viaje y
viáticos, haciendo los arreglos necesarios y el envío de boletos si así fue
acordado.
3. Mantiene comunicación con los expositores acerca del viaje,
ponencia y aditamentos.
4. Determina su programa para la inauguración y la clausura, así como
los invitados especiales a cada uno de ellos.
10. Durante el evento:
1. Recibe y da la bienvenida a los ponentes.
2. Proporciona los aditamentos y el equipo necesario para las disertaciones.
3. Vigila que las sesiones plenarias y de trabajo se desarrollen de acuerdo
con lo planeado. Coordina las mesas de trabajo para que la temática de cada
una de ellas sea la prevista.
4. Nombra un presidente de debates para cada sesión y notifica a cada uno
por escrito la hora y el orden en el programa.
5. Se encarga de que el programa de trabajo del evento se desarrolle de
acuerdo con los planes y hace los ajustes necesarios, encaminados
principalmente a cumplir con los horarios establecidos.
6. Se responsabiliza del desarrollo de la inauguración y la clausura.
7. Atiende las necesidades de los oradores durante su estancia en el lugar.
8. Despide a los ponentes.
11. Después del evento:
1. Envía cartas de agradecimiento a todos los expositores que
participaron.
En la mayoría de las reuniones, el comité de programa es uno de los más
importantes para el logro de los objetivos científicos o culturales que se
planteen, especialmente si se trata de un congreso, porque los
participantes son atraídos por la calidad de los ponentes para un óptimo
aprovechamiento del mismo; sin embargo, en cualquier congreso o
convención que se realice, no puede olvidarse que siempre deben
intercalarse eventos de trabajo con aquellos de carácter social. Es
sumamente cansado estar en sesiones técnicas y no tener programada
una visita a la ciudad, una cena baile o actividad recreativa.
12. En este caso, el comité de festejos pasa a un segundo término y
debe sujetarse al tiempo que le deje disponible el comité de
programa, y en cierto modo al tipo de actividad que le aconseje;
pues no se puede, por ejemplo, tener una fiesta de 10:00 p.m. a las
3:00 a.m., cuando la actividad de trabajo del siguiente día será
agotadora, ni tampoco tener fiesta todas las noches porque los
participantes estarían cansados.
13. Cuando se trata de un viaje de incentivos, que organiza la empresa
para motivar a sus empleados o distribuidores, la situación es
distinta, puesto que en este caso se trata de festejar prácticamente
a los invitados y el programa social se convierte en el más
importante, invirtiéndose la relevancia de dichos comités.
14. Generalmente se piensa que al término del evento la labor de
cualquier comité especializado ha concluido, pero aun después del
evento, si tenemos la atención de mandarle una carta al orador para
agradecerle su participación, posiblemente la próxima vez estará
dispuesto a asistir o a recomendarnos a otro orador.
15. Comité de publicidad y relaciones
públicas
Publicidad. Promueve el evento en los lugares en que se
encuentre su mercado objetivo para lograr la máxima asistencia.
También diseña y elabora todo el material promocional interno y
externo; es decir, aquello que se enviará al exterior con fines
publicitarios, como carteles y cartas, así como plumas, hojas, etc.,
que vayan a usarse o a entregarse a los participantes durante el
evento.
Relaciones públicas. Busca proyectar una buena imagen del
congreso, y en consecuencia, la difusión gratuita del mismo en la
medida de lo posible.
Se encarga de que haya un buen ambiente e integración de grupo
en el comité organizador, y una cohesión grupal de los asistentes
cuando se realice el evento.
16. Un año antes del evento:
1. Elabora el plan, el programa y el presupuesto detallados de su
comité.
2. Determina el logotipo que representará la reunión (lema y
emblema).
3. Diseña el cartel y los folletos de información.
4. Redacta cartas de información para enviarlas a los futuros
participantes.
5. Determina su directorio.
17. Seis meses antes del evento:
1. Diseña los diplomas para todos los participantes y el comité
organizador.
2. Elabora todo el material que será entregado a los asistentes
registrados.
3. Contacta a los proveedores y ordena la elaboración del material.
4. Diseña los gafetes, las calcomanías y los boletos que se entregarán,
etcétera.
Tres meses antes del evento:
1. Se encarga del diseño y la impresión de las invitaciones para la
inauguración
y clausura del congreso.
18. DURANTE EL EVENTO:
Tiene por escrito todos los detalles relacionados con el
congreso.
Obtiene para la prensa copia de los discursos, si es
posible, y el material biográfico de cada uno de los
ponentes.
Cuenta con un espacio o mesa de prensa.
De ser posible, organiza ruedas de prensa o entrevistas
con los oradores más sobresalientes.
Cuenta con uno o varios fotógrafos oficiales disponibles.
19. El diseño de los diplomas que se entreguen dependerá del presupuesto con
que se cuente, puede elaborarse un solo diseño para congresistas,
ponentes y comité organizador, o dos o tres diferentes.
23. PERSONAL (OPCIONAL)
Personal:
Edecanes.
Decoradores.
Electricistas.
Seguridad.
Jurídicos.
Guías de turistas. • Traductores e intérpretes.
Secretarias. • Carpinteros.
Herreros. • Pintores.
Personal de limpieza. • Choferes.
Técnico de sonido. • Servicios médicos.
24. COMITÉ DE SERVICIOS
GENERALES
Es un comité de apoyo directo para los demás comités, en
actividades como montaje de salones, sacar fotocopias para ser
entregadas a los participantes, realización de resúmenes de
ponencias y elaboración de los diskettes que se entregarán (si es el
caso), etc. Su intervención dependerá de los requerimientos
específicos de cada uno de los comités, y no requiere proponer un
plan ni un presupuesto tentativo. En general, realiza las siguientes
actividades:
25. Coopera en la decoración de la sala, para la inauguración.
Apoya en el montaje y desmontaje de los salones para sesionar,
para fiestas, banquetes, etcétera.
Ayuda al comité de publicidad a integrar el material de la carpeta o
portafolio que se entregará a cada participante.
Supervisa el funcionamiento correcto del sistema de sonido del
equipo eléctrico.
Al final de cada sesión retira el material empleado.
Mecanografía las conclusiones y/o disertaciones, o en su defecto
graba los diskettes para entregar a los participantes.
Fotocopia el texto de las ponencias, las integra y entrega a los
participantes, si fuera necesario.
Graba los discursos.