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Definir necesidades de información de la gestión del talento humano de acuerdo con los
requerimientos de la organización y...
3.2 Actividades de contextualización e identificación de conocimientos necesarios para el
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2. Estructura, plan organizacional, reglamentos y manuales de procedimiento
3. Integridad, valores éticos, competencia pro...
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Actividades de apropiación del conocimiento (Conceptualización y Teorización).
Consulte los siguientes términos:
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Visión
Es realizar el proceso de formular el futuro. Visualizar el futuro implica un permanente
examen de la organización ...
Mapa Estratégico
Cuando una organización ha desarrollado un Plan Estratégico y quiere implantarlo de una
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Clases de información que requiere el departamento de talento humano
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Los administradores disponen de una serie de recursos para controlar las
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Control interno 112005

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Control interno 112005

  1. 1. Definir necesidades de información de la gestión del talento humano de acuerdo con los requerimientos de la organización y las partes interesadas. Aprendices: Aprendices: Ximena Acero Ricardo Barragán Liliana Díaz Quecán Instructores: María del Pilar Castro Nelson Enrrique Vera Servicio Nacional de Aprendizaje SENA Cundinamarca Centro de Desarrollo Agro empresarial Tecnólogo en Gestión del Talento Humano 374730 Definir necesidades de información de la gestión del talento humano de acuerdo con los requerimientos de la organización y las partes interesadas. 112005 Chía, sede B 26 de octubre de 2013 1
  2. 2. 3.2 Actividades de contextualización e identificación de conocimientos necesarios para el aprendizaje. Lea detenidamente el documento sobre el informe COSO y el Control interno (recursos para el aprendizaje) 1. Responda las siguientes preguntas: a. El Control Interno en Colombia está regulado mediante alguna Ley? Si, está regulado por la ley 43 de 1990 b. Defina con sus palabras que entiende por control interno Es el control ejercido al interior de una empresa para mantener la confidencialidad y manejo de los documentos y procesos. Es un proceso integrado a los procesos El control interno puede ser definido como el plan de organización y el conjunto de planes, métodos, procedimientos y otras medidas de una institución, tendientes a ofrecer una garantía razonable de que se cumplan objetivos principales. c. ¿Cuáles son los objetivos del control Interno en las organizaciones? Mantener el buen uso de las informaciones y los documentos Mantener las políticas empresariales Proporcionar una garantía razonable para el logro de los objetivos Preservar el patrimonio de perdidas por despilfarro, abuso, mala gestión, errores, fraudes o irregularidades. Promover operaciones metódicas, económicas, eficientes y eficaces, así como productos y servicios de la calidad esperada Respetar las leyes y reglamentos, como también las directivas y estimular al mismo tiempo a la adhesión de los integrantes de la organización de las políticas y objetivos de la misma. Obtener datos financieros y de gestión completos y confiables y presentados a través de informes oportunos. d. ¿Cuáles son los componentes del control interno? 1. ambiente de control 2. Evaluación de riesgo 3. Actividades de control 4. Información y comunicación 5. Supervisión e. Defina el Ambiente de Control y sus principales factores Conjunto de circunstancias que enmarcan el axionar de una entidad desde la perspectiva del control interno y que son por lo tanto determinantes del grado en que los principios de este ultimo imperan sobre las conductas y los procedimientos organizacionales. Principales factores: 1. Filosofía y estilo de dirección y gerencia 2
  3. 3. 2. Estructura, plan organizacional, reglamentos y manuales de procedimiento 3. Integridad, valores éticos, competencia profesional y compromiso de todos los componentes de la organización así como la adhesión a las políticas y objetivos establecidos. 4. Las formas de asignación de responsabilidades y de administración y desarrollo del personal. 5. El grado de documentación de políticas y decisiones, y de formulación de programas que contengan metas, objetivos e indicadores de rendimiento. f. ¿qué pasos determinaría usted para una Evaluación de riesgos en el Control Interno?  Establecer objetivos  Una estimación de su importancia o trascendencia  Una evaluación de probabilidad y frecuencia  Una definición de modo en que abran de manejarse g. ¿qué tipos de control interno existen?  Preventivo- correctivos  Manuales-automatizados o informativos  Gerenciales o directivos h. ¿considera usted que los canales de comunicación en una organización deben ser abiertos o cerrados? Y por qué? Los canales de comunicación en una organización deben ser abiertos por que empresas tienen que estar relacionadas con los proveedores clientes. todas las i. Explique con sus palabras las dos modalidades de supervisión  Actividades continuas : tareas asignadas según el cargo que desempeñe  Evaluaciones puntuales: proyectos fuera de la rutina normal evaluados de acuerdo a los objetivos propuestos. j. ¿Cuál considera usted que es la base de la Cultura organizacional?  Valores y ética de los fundadores de la empresa. k. Defina que es Misión, visión y Objetivos MISION: que es la empresa VISION: hacia donde proyecto la empresa OBJETIVOS: cuál es el propósito, hacia adonde va, son definidos periódicamente en los planes de acción y presupuesto 3
  4. 4. 3.1  Actividades de apropiación del conocimiento (Conceptualización y Teorización). Consulte los siguientes términos: Función administrativa de planeación y control. CONCEPTOS GENERALES: Los sistemas de planeación y control son aplicaciones o herramientas de gestión que permiten mejorar y potenciar los recursos de una organización, pueden ser de recursos humanos, nómina, tecnología, servicio al cliente, etc. QUE ES LA ADMINISTRACIÓN? La palabra administración viene del latín "ad" y significa cumplimiento de una función bajo el mando de otra persona, es decir, prestación de un servicio a otro. Sin embargo el significado de esta palabra sufrió una radical transformación. QUE ES EL CONTROL? El control es un elemento del proceso administrativo que incluye todas las actividades que se emprenden para garantizar que las operaciones reales coincidan con las operaciones planificadas. Todos los gerentes de una organización tienen la obligación de controlar; Por ejemplo, tienen que realizar evaluaciones de los resultados y tomar las medidas necesarias para minimizar las ineficiencias. De tal manera, el control es un elemento clave en la administración. El control es la función administrativa por medio de la cual se evalúa el rendimiento. QUE ES LA PLANEACION ? planificar es fijar un curso de acción completo con una secuencia de operaciones involucrando el tiempo y los recursos necesarios para su realización.  Misión y visión: concepto y criterios para su formulación. Misión Es la imagen actual que enfoca los esfuerzos que realiza la organización para conseguir los propósitos fundamentales, indica de manera concreta donde radica el éxito de nuestra empresa. Puede construirse tomando en cuenta las preguntas: Quiénes somos? = identidad, legitimidad ¿Qué buscamos? = Propósitos ¿Por qué lo hacemos? = Valores, principios, motivaciones ¿Para quienes trabajamos? = Clientes Deben tenerse en cuenta los siguientes elementos: 1. Un verbo que indique cambio del status quo (incrementar, bajar, generar, eliminar, transformar). 2. La explicación del problema o condición que se busca cambiar. 3. La identificación de los clientes específicos. 4. La expresión de qué hacer suele comenzar con frases como: A través de…; Proveer… ; Prestar… 4
  5. 5. Visión Es realizar el proceso de formular el futuro. Visualizar el futuro implica un permanente examen de la organización frente a sus clientes, su competencia, su propia cultura, y por sobre todo discernir entre lo que ella es hoy, y aquello que desea ser en el futuro, todo esto frente a su capacidades y oportunidades. Los aspectos a revisar son; Lo que la empresa aspira a ser y no lo que tiene que hacer, ¿Qué tipo de empresa queremos ser? ¿En qué tipo de negocios debe entrar la empresa y cuáles deben ser los objetivos de rendimiento? Deben tenerse en cuenta los siguientes elementos: 1. La visión es la situación que desea alcanzar la empresa, a partir de su condición actual, cualquiera sea ésta. 2. El plazo a considerar debe situarse en 2 a 3 años. Menos es cortoplacista, más es ilusorio. 3. Entrega el período de tiempo durante el cual la empresa luchará por alcanzar cierta situación en el mercado. 4. Debe proponerse en un contexto de “nosotros”, dado que expresa una voluntad de movimiento donde todos en la empresa deben sentirse involucrados. La situación deseada debe estar graficada en torno a metas, en lo posible cuantitativas respecto a uno o dos indicadores muy relevantes (participación de mercado, recordación de marca, rentabilidad, etc.). El logro de la visión entonces está sujeta a menos elementos subjetivos, en la medida de sus indicadores de logro no requieren de discusión. Deben mencionarse las acciones troncales (proyectos, segmentos, productos, servicios, etc.) que permitirán lograr las metas indicadas, las cuales a su vez deben establecer diferenciales competitivos que avalen el lograr los objetivos descritos. Éstas proveen el marco de acción que marcará la pauta de cada colaborador y socio estratégico de la empresa.  Planeación y mapa estratégico: concepto, diagnóstico dofa, aplicado a los sistemas de información La planeación supone la necesidad de anticipar el futuro, anticipar los riesgos, los beneficios, las oportunidades, las falencias, para con base a ellos fijar un plan para actuar en función de lo previsto y así aprovechar al máximo las oportunidades detectadas y evitar los riesgos, o por lo menos mitigar sus consecuencias. 5
  6. 6. Mapa Estratégico Cuando una organización ha desarrollado un Plan Estratégico y quiere implantarlo de una forma eficiente, fácil de comunicar y ágil de medir; con el fin de alcanzar los objetivos planificados de una manera eficiente y rentable, debe definir su Mapa Estratégico. Un Mapa Estratégico es una poderosa herramienta que permite alinear a todos los miembros de la organización hacia la consecución de los objetivos descritos en su Plan Estratégico, a comunicarlos y a definir que es lo que tiene que hacer para alcanzarlos DOFA La herramienta usual para realizar este análisis se conoce con el nombre de matriz DOFA, el cual es un acrónimo compuesto por las letras iniciales de las palabras: Fortalezas, Debilidades, Amenazas y Oportunidades. Las fortalezas y debilidades están representadas por las condiciones internas de la empresa. Las “fortalezas” son los elementos que evaluamos como capacidades positivas que nos ayudarían a lograr el objetivo. Las “debilidades” son las deficiencias que nos dificultan su logro. Las amenazas y oportunidades están representadas por las condiciones externas de la empresa que pueden influir sobre ella de manera negativa o positiva. Las “oportunidades” son condiciones externas que pudieran afectar la empresa positivamente. Las “amenazas” son condiciones externas, o acciones de otros sujetos, que pudieran afectarla negativamente. Para el análisis DOFA se suele utilizar una matriz que permite visualizar sus distintos componentes de manera clara. Aspectos positivos Aspectos negativos Evaluación interna Fortalezas Debilidades Evaluación ambiental Amenazas Oportunidades  Políticas y normas legales sobre el manejo de la información del talento humano - POLITICAS: Son principios y lineamientos a seguir para alcanzar los objetivos planteados. NORMAS: Regla de obligado cumplimiento. Legislación vigente: Leyes vigentes. La vinculación y contratación de los trabajadores a la empresa, debe estar formalizada frente a las políticas internas de la organización y, además, debe tener en cuenta la legislación vigente. Por ello, este es uno de los procesos que requieren de mayor cuidado y conocimiento de la ley por parte del profesional de RRHH. El profesional RRHH es un nuevo rol de la gestión de recursos humanos, Es el promotor de cambios positivos y mejoramiento continúo con herramientas de motivación y todo esto basado en los valores humanos. - 6
  7. 7. - - - -  Clases de información que requiere el departamento de talento humano Selección y Vinculación del Talento Humano, Administración de Compensaciones y Salarios, Capacitación y Desarrollo de Personal y Administración de información del Sistema de Gestión del Talento Humano Es preciso analizar los siguientes aspectos del proceso administrativo del Talento Humano, complementando con lo establecido en las normas vigentes y los aspectos que apliquen específicamente a la entidad para la fijación de criterios así: Planeación: contar con recurso humano calificado de acuerdo con la naturaleza de los cargos de la entidad, y los recursos financieros disponibles requeridos para atender las necesidades del servicio adecuada y oportunamente, teniendo en cuenta los factores que pueden incidir, como el sobre tiempo, el ausentismo, las vacaciones, las licencias, etc., así como las necesidades de formación, capacitación y bienestar social que contribuyan a su desarrollo personal, profesional y al mejoramiento de la productividad. Selección; permite escoger la mejor opción. Inducción: Fortalece la integración `del aprendizaje, el desarrollo individual y organizacional. También se le informa las inhabilidades e incompatibilidades de del cargo a desempeñar. Re inducción: actualizar los cambios generados por la organización, Formación: Fortalecer las habilidades, actitudes y conductas del empleado, para proporcionarle el autocontrol. Capacitaciones: Complemento a las competencias para incrementar a su capacidad. Compensación: remuneración de acuerdo a sus conocimientos y logros de productividad. Bienestar Social: Favorece el desarrollo integral del servidor y proporciona mejoramiento de su nivel de vida. Evaluación del desempeño: permite calificar el rendimiento del servidor a partir de los objetivos fijados y planes operativos acordados, buscando su mejoramiento y desarrollo. Todas las políticas y normas al ser evaluadas y aprobadas son un conjunto de información vital para la empresa y por esto es claro que al reunir datos precisos el departamento de desarrollo de talento humano, los plantea como el reglamento de la organización. La información en talento humano tiene estrecha relación con: Proceso de reclutamiento, selección y vinculación del personal Verificación de la información Ingreso de hojas de hojas de vida Liquidación de nomina, prestaciones sociales, Certificaciones Presupuestos Incapacidades, licencias Gestión de Calidad ( en caso de no existir un área específica ) Reportes clientes externos ARP, EPS, DAS Informes clientes internos (Gerentes, personas encargadas de tomar decisiones), gestión de calidad. Áreas de trabajo y niveles ocupacionales de la organización Estas son agrupaciones generales de ocupaciones que comparten principios técnicos y científicos en los ámbitos en los que se realiza un determinado trabajo. El factor común de tales áreas es su representatividad sobre un grupo de ocupaciones que, como tal, implican el desempeño en ámbitos, con materiales, relaciones y conocimientos, de base similar. Para establecer áreas profesionales, se toman como base los estudios de las ocupaciones. Estos conjuntos se agrupan por procesos de trabajo y contenidos formativos comunes, de modo que las ocupaciones que presenten similitudes podrán conformar un Área Profesional. Ejemplo de áreas ocupacionales: 7
  8. 8. Cultivo, crianza, aprovechamiento y procesamiento agropecuario, agroindustrial y forestal Extracción y beneficio Construcción Tecnología Telecomunicaciones Manufactura Transporte Ventas de bienes y servicios Servicios de finanzas, gestión y soporte administrativo Salud y protección social Comunicación social Desarrollo y extensión del conocimiento Concepto de organización La definición que dan varios autores de que es una organización se puede Definir como una colectividad de personas que buscan objetivos comunes.  Enfoque de sistemas para el manejo de la información Los sistemas de información van actualmente de la mano con la contabilidad, tecnología y otros campos administrativos esto del posicionamiento de las empresas dándole un buen manejo pueden llegar a mejorar su productividad potencializándolas en el mercado. El capital intelectual de la empresa es decir las relaciones estratégicas, con proveedores y clientes, la eficiencia de los procesos internos, los sistemas de calidad, los medios tecnológicos, las casualidades humanas, etc. Como elementos generados de valor han de ser tomados en consideración con el análisis, lo que requiere evaluarlos adecuadamente e integrarlos en la planificación estratégica de la empresa.  Función administrativa de control aplicado a las bases de datos. La función administrativa de control es la medición y corrección del desempeño a fin de garantizar que se han cumplido los objetivos de la empresa y los planes ideados para alcanzarlos. Planeación y control están estrechamente relacionados hablando de otra manera planeación y control pueden concebirse como un par de hojas de la misma tijera; la tijera no funcionaría sin las dos hojas. Sin planes y objetivos, el control es imposible, dado que el desempeño debe medirse con base en ciertos criterios establecidos. Con base a estos elementos, se puede definir al control como: La Evaluación y medición de la ejecución de los planes, con el fin de detectar y prever desviaciones, para establecer las medidas correctivas necesarias.  Características de control. tipos de control. Técnicas de control. CARACTERÍSTICAS DEL CONTROL  Precisión: un sistema de control que genera información imprecisa puede inducir a no actuar cuando se debiera o reaccionar contra un problema que no existe. Un sistema de control preciso es digno de confianza y proporciona datos válidos.  Oportunidad: los controles deberán advertir a los administradores en forma oportuna 8
  9. 9. cuando se producen las variaciones. Un sistema de control eficaz deberá aportar información oportuna, ya que la mejor información tiene escaso valor cuando se torna obsoleta.  Economía: la operación de un sistema de control debe ser económica, es decir que,todo sistema de control tendrá que justificar los beneficios que aporta en relación con los costos que ocasiona.  Flexibilidad: los controles deben ser lo suficientemente flexibles como para ajustarse a cambios adversos o para aprovechar nuevas oportunidades.  Inteligibilidad: los controles que no son comprensibles para los usuarios carecen de valor. Un sistema de control que es difícil de entender puede ocasionar errores innecesarios, frustrar a los empleados y a la larga ser ignorado.  Criterios Razonables: los estándares de control deberán ser razonables y susceptibles de alcanzarse. Si son demasiado altos o no resultan razonables, su posible acción motivadora desaparece.  Localización estratégica: los administradores deberán establecer controles sobre los factores que sean estratégicos para el rendimiento de la organización. Los controles deberán abarcar las actividades, operaciones y eventos críticos dentro de la organización.  Acción Correctiva: un sistema de control eficaz deberá no sólo señalar el problema sino también especificar una solución. Es decir que deberá sugerir medidas alternativas que será conveniente tomar para corregir la desviación TIOS DE CONTROL. Atendiendo al momento de su aplicación, tenemos los siguientes tipos de control organizacional: El control preventivo es de responsabilidad exclusiva de cada organización como parte integrante de sus propios sistemas de control interno. Por tal razón, se dice que el control preventivo siempre es interno. Ya que los administradores de cada empresa son responsables de asegurar que el control preventivo esté integrado dentro de los sistemas administrativos y financieros, y sea efectuado por el personal interno responsable de realizar dicha labor. Los controles concurrentes, son los que se realizan mientras se desarrolla una actividad. La forma más conocida de este tipo de control es la supervisión directa. Así, un supervisor observa las actividades de los trabajadores, y puede corregir las situaciones problemáticas a medida que aparezcan. En la actualidad, los sistemas computarizados pueden ser programados para brindar al operador una respuesta inmediata si comete un error, o si se ha procesado una información equivocada, los controles concurrentes del sistema rechazarán la orden y le dirán donde se encuentra el error. Los controles posteriores, son los que se llevan a cabo después de la acción. De esta forma, se determinan las causas de cualquier desviación del plan original, y los resultados se aplican a actividades futuras similares. Por ejemplo, en las Auditorias Contables, estadística, contabilidad, etc 9
  10. 10. TECNICAS DE CONTROL Los administradores disponen de una serie de recursos para controlar las operaciones de una empresa, entre las cuales tenemos: Las técnicas presupuestales. En estas, los planes, programas y objetivos se encuentran plasmados en términos cuantitativos, medibles, lo que facilita en gran manera la comparación de lo realizado con relación a lo planificado. Ejemplos de este tipo de presupuestos son: los presupuestos de ingresos, presupuestos de egresos, presupuestos de insumos y materiales, presupuesto de mano de obra, etc. Las técnicas no presupuestales. Son recursos adicionales de control que se emplean frecuentemente en cualquier empresa. Entre estas técnicas encontramos los datos estadísticos, reportes o análisis especiales, observación directa, programas de auditoría, el punto de equilibrio, etc. Técnicas modernas de control. Entre éstas técnicas podemos encontrar la Técnica de Revisión y Evaluación de Programas (PERT por sus siglas en inglés), Gráfico de Gantt o Cronograma de Actividades, Costeo Directo y la Investigación de Operaciones, entre otras. El Punto de Equilibrio. Se le conoce así a la situación en la cual, las ventas totales de una empresa igualan los costos totales de la misma, es decir, situación en la cual, la empresa no gana ni pierde. Este análisis permite a los administradores contar con datos precisos, relacionados al total de costos fijos y variables más convenientes para la organización, para maximizar las utilidades a través de las ventas planificadas. El punto de equilibrio se establece a través de un gráfico que muestra la relación de los beneficios con los diferentes volúmenes de ventas, en que los ingresos cubren exactamente los costos y por tanto, no hay ni beneficios ni pérdidas. Para calcular el punto de equilibrio, es necesario descomponer los costos en fijos y variables. Los costos fijos permanecen constantes, cualquiera que sea el volumen de producción. Los costos variables guardan relación directa con el nivel de producción. El período para realizar el análisis del punto de equilibrio debe ser especificado, recomendándose trabajar con datos de un año. Se puede determinar gráficamente y algebraicamente basándose en datos de cualquier año. 10
  11. 11. 3.4 Actividades de transferencia del conocimiento 11
  12. 12. 12
  13. 13. 13
  14. 14. 14
  15. 15. 15
  16. 16. 16
  17. 17. kadaniela.blogspot.com/2009/03/funsion-administrativa-de.html tallerdg7.wordpress.com/2008/03/28/definicion-de-mision-y-vision/ www.iat.es/2012/04/que-es-un-mapa-estrategico www.degerencia.com/articulos.php?artid=354 www.slideshare.net/.../funcion-administrativadeplaneacionycontrol www.aulafacil.com/administracionempresas/Lecc-30.htm mlcabrera.blogspot.com/2009/.../politicas-y-normas-legales-sobre-el.htm... www.buenastareas.com › Página principal www.scribd.com/doc/4936581/tecnicas-de-contro 17
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