Document met sleutels tot effectiever communiceren op basis van MDI

1. Sleutels tot een betere communicatie
C D
Communiceren met een hoge C: Communiceren met een hoge D:
• Bereid uw zaak van tevoren voor. • Wees duidelijk, concreet en ‘to the point’.
• Wees niet ongeorganiseerd of rommelig. • Zeur niet en verdoe geen tijd.
• Benader ze op een open, directe manier. • Blijf zakelijk.
• Wees niet nonchalant, informeel of persoonlijk. • Probeer geen persoonlijke relaties op te bouwen of een gezellig praatje aan te knopen.
• Gebruik een doordachte benadering. Bouw geloofwaardigheid op door alle kanten van elke zaak te • Kom goed voorbereid met alle benodigdheden, doelstellingen en ondersteunend materiaal op een
bekijken. georganiseerde manier.
• Forceer geen snelle beslissingen. • Vergeet of verlies geen dingen, wees niet onvoorbereid en ongeorganiseerd.
• Presenteer details, en maak waar wat u zegt dat u kunt doen. • Presenteer de feiten logisch; plan de presentatie efficiënt.
• Wees niet vaag over verwachtingen en laat het niet afweten. • Laat geen mazen in het net en stip onduidelijke kwesties aan, als je niet onderuit wil worden gehaald.
• Maak een “actieplan” met doelstellingen en een tijdsplanning. • Stel gedetailleerde, bij voorkeur, ‘wat’-vragen.
• Beloof niet teveel aangaande de resultaten, wees voorzichtig. • Stel geen retorische of onnodige vragen.
• Neem uw tijd, maar wees vasthoudend. • Geef alternatieven of opties zodat ze zelf beslissen kunnen.
• Wees niet abrupt en snel. • Beslis niet voor hen, stel hen niet voor een reeds genomen besluit.
• Als u het ergens niet mee eens bent, onderbouw dat dan met gegevens, feiten of getuigenissen van • Verschaf feiten en cijfers over de waarschijnlijkheid van succes of de effectiviteit van de keuzemogelijkhe
gerespecteerde mensen. • Speculeer niet en beidt geen garanties en zekerheden waar deze mogelijkerwijs niet kunnen worden verk
• Appelleer niet aan opvattingen of gevoelens als bewijsmateriaal. • Als u het niet met elkaar eens bent, concentreer u op de feiten.
• Voorzie hen van de informatie en geeft ze de tijd die ze nodig hebben om een beslissing te maken. • Houd meningsverschillen zakelijk, speel niet op de man.
• Leg geen beperkingen op, gebruik “incentives” om beslissingen te laten maken. • Creëer een win/win-situatie.
• Geef ze fysiek de ruimte. • Breng een hoge D niet in een verliessituatie.
• Raak hen niet aan.
S I
Communiceren met een hoge S: Communiceren met een hoge I:
• Begin met persoonlijke opmerkingen. Breek het ijs. • Geef ze de ruimte hun dromen en bedoelingen te uiten, ondersteun ze daarin.
• Ga niet hals over kop tot zaken over. • Schrijf ze niet de wet voor en snoer ze de mond niet.
• Toon oprechte interesse in hen, als persoon. • Zorg dat er tijd is voor het sociale aspect.
• Blijf niet alleen steken in het zakelijke. • Wees niet kortaf, koel of zwijgzaam.
• Probeer met geduld hun persoonlijke doelen en ideeën boven tafel te krijgen. Luister en wees ontvankelijk. • Praat met hen over hun doelen.
• Forceer geen snelle antwoorden op uw voorstellen. • Dring niet aan op feiten, cijfers en alternatieven.
• Presenteer uw zaak op een logische, sympathieke, niet bedreigende manier. • Richt u op de mensen en actiepunten. Schrijf details op.
• Dreig niet met uw machtspositie en stel u niet veeleisend op. • Laat geen beslissingen in de lucht hangen.
• Stel specifieke, bij voorkeur ‘hoe’-vragen. • Vraag naar hun mening.
• Onderbreek hen niet wanneer ze spreken. Luister aandachtig. • Wees niet onpersoonlijk of alleen taak georiënteerd.
• Kies voor een informele aanpak • Geef ideeën om activiteiten te implementeren.
• Wees niet snel en abrupt. • Verdoe geen tijd met “dromen”.
• Als u ergens oneens over bent, onderbouw dat dan met gegevens, feiten en getuigenissen van mensen die • Neem de tijd om te stimuleren, maak grapjes, maar hou er wel de vaart in.
zij respecteren. • Beëindig de vergadering niet voortijdig en wees niet te zakelijk.
• Vat hun meegaandheid niet op als tevredenheid. • Geef verklaringen van mensen die zij als belangrijk of vooraanstaand zien.
• Geef persoonlijk beloftes en garanties. • Praat niet neerbuigend tegen hen.
• Beloof geen dingen die u niet waar kunt maken. • Bied speciale, snelle en extra ‘incentives’aan voor hun bereidheid om risico’s te nemen.
• Als zij een beslissing moeten nemen, geef hen dan tijd om na te denken. • Neem niet te veel tijd. Ga snel over tot actiepunten.
• Forceer geen snelle beslissing, voorzie in hun informatiebehoefte.
Bron: Handboek MDI