Toda pessoa envolvida em uma atividade ou projeto sabe o quanto é difícil (para não falar chato) participar de uma reunião onde normalmente perde-se tempo, não se é nada produtivo, e em como poderíamos nos livrar rapidamente desta incômoda situação.

1. Por que fazemos reuniões?
Toda pessoa envolvida em uma atividade ou projeto sabe o quanto é difícil (para não
falar chato) participar de uma reunião onde normalmente perde-se tempo, não se é
nada produtivo, e em como poderíamos nos livrar rapidamente desta incômoda
situação.
Motivos pelos quais deveríamos fazer reuniões:
1 – Quando for preciso reunir um time para tomar decisões em conjunto, ou para
debater ideias;
2 - Para alinhar expectativas, esclarecer dúvidas para sanar, ou evitar problemas;
3 – Para integrar as pessoas de uma equipe;

2. Mas normalmente não é assim que acontece. Uma reunião deveria ser algo útil, mas
nem sempre é, deveria ajudar, mas em muitos casos atrapalha (e muito) o andamento
de um projeto ou tarefa.
Com tantas ferramentas de colaboração em tempo real, como smartphones, tablets, e
nossos aplicativos de comunicação instantânea, compartilhamento de arquivos e
informações, plataformas colaborativas, devemos nos atentar à real necessidade de
realizar uma reunião. Podemos nos prender aos primeiros três motivos, ou nos
afundarmos nas (muitas) reuniões intermináveis e improdutivas.
Uma reunião é algo que pode interromper um fluxo de trabalho que estava sendo bem
conduzido. Esta interrupção custa dinheiro, e pode custar muito dinheiro. Esta mesma
interrupção pode frear uma linha de raciocínio. Em ambos os casos dificilmente serão
retomados no mesmo ponto em que nos encontrávamos, e com a mesma eficiência e
desfecho.
“Cerca de 44% das interrupções são por causas próprias,
segundo Gloria Mark, PhD e professora na Donald Bren
School of Information and Computer Sciences da
Universidade da California.”
Este estudo, apontou ainda que levamos aproximadamente 23 minutos para
retomarmos o foco após uma interrupção. O resultado disto é que apenas vinte
interrupções, nos roubam um dia inteiro de trabalho.
E a produtividade?
Mark Gottfredson, sócio da Bain & Company disse em um artigo referente ao estudo
de produtividade:
”Descobrimos que as pessoas em muitas empresas gastam
25% ou mais do seu tempo em atividades de baixo valor ou
ineficientes”
Sendo assim, eliminando as reuniões improdutivas seria possível ganhar mais 10
horas de trabalho por funcionário envolvido em uma única semana.

3. Qual o valor (monetário) de uma reunião?
Uma conta rápida que podemos fazer é: Calcularmos os custos de cada recurso,
sejam salários das pessoas (incluindo-se os benefícios), equipamentos, hardwares,
softwares e outros custos como estrutura de comunicação, viagens, hospedagens e
afins, multiplicar pelo tempo de duração da reunião e “Voilà!” Temos nosso valor
monetizado de uma reunião. Para ajudar você a medir este valor, utilize este
aplicativo desenvolvido pela Harvard Business Review.
Depois de medir o valor monetário, é preciso verificar o retorno. Ou seja, se este
valor da reunião foi um gasto, ou um investimento. Se conseguimos sanar dúvidas e
evitar problemas com grande possibilidade de impacto, foi um investimento, e
espera-se que este valor seja retornado em benefícios o mínimo em igual valor, caso
contrário, foi um gasto.
O que fazer então?
Como dito antes, os principais (mesmo que não os únicos) motivos úteis para se
reunir pessoas são:
1 – É preciso reunir um time para tomar decisões em conjunto, ou para debater
ideias;
Neste caso, avaliemos se estas decisões não poderiam ser incluídas lá atrás, nas
reuniões de planejamento das atividades. Assim, as decisões serão mais rapidamente
tomadas. Já no caso das ideias, se elas já tiverem sido previamente apresentadas nas
reuniões de integração das tarefas e projetos, um filtro já terá sido feito e só serão
colocadas em pauta as ideias mais promissoras, evitando desperdícios de tempo
principalmente.
2 - É preciso alinhar expectativas, esclarecer dúvidas para sanar, ou evitar
problemas;
Já para este ponto é preciso que as expectativas sejam bem descritas e até
“desenhadas” nas fases iniciais do processo, assim nenhuma (grande) surpresa
ocorrerá no caminho, nem as dúvidas. Se um problema, por mais absurdo que seja, já
tiver sido proposto no início do projeto, ou tarefa, os riscos já terão sido avaliados,
mas este é tema de outro assunto, avaliação de riscos. E portanto, provavelmente já

4. haverá um plano de resposta a riscos, e poucos motivos para uma reunião
improdutiva.
3 – Para integrar as pessoas de uma equipe;
Esta abordagem é muito importante para definir papéis e delegar responsabilidades.
Uma reunião inicial para elaborar a matriz de papéis e responsabilidades é crucial
para que se perca menos tempo em reuniões, afinal, as pessoas saberão a quem
recorrer para tratar de determinado assunto, sem necessariamente realizar uma
reunião.
Outros procedimentos que podem ser vantajosos e produtivos são:
Use o e-mail, mensagens instantâneas ligações telefônicas, nesta ordem, sempre de
maneira racional e concisa. O e-mail deve ser usado para coisas menos urgentes,
talvez mais extensas, as mensagens instantâneas para as coisas mais simples e de
decisão mais rápida, e a ligação telefônica como último recurso de comunicação,
principalmente pela incapacidade de se formalizar uma conversa assim.
Abuse dos repositórios de informações e compartilhamento que tiver à disposição.
Quanto mais informações, tanto quem for executar, quanto quem for decidir tiverem,
menor a probabilidade de terem dúvidas ou de gerar problemas.
Não sendo possível evitar uma reunião, seja claro, objetivo, mais uma vez,
comunique-se da maneira mais rápida e clara possível.
Ainda antes da reunião, certifique-se que as pessoas certas, ninguém mais, ninguém
menos estarão presentes. Evitará indecisões, problemas, extensões de tempo e
principalmente, retrabalho. Revise a matriz de papéis e responsabilidades sempre.
Decore-a.
Envie a pauta antecipadamente. Se for uma reunião emergencial, ao convoca-la,
envie ao menos o assunto em linhas gerais de maneira clara e objetiva, evitando
tensões e estresses antecipadamente ao encontro, que poderá fluir de forma mais
leve, e provavelmente mais produtiva.
Reuniões não precisam seguir o mesmo padrão sempre. O que quero dizer é que o
lugar, nem sempre precisa ser uma sala fechada, com projetores multimídia e os
mesmos recursos. Uma rápida conversa de corredor (desde que não se trate de nada

5. delicado) pode resolver muita coisa. Um bate papo descontraído em momentos de
pausa pode elucidar muita coisa também. Ferramentas lúdicas, materialização de
ideias com prototipação são outra grande alternativa. Comunique-se, da maneira mais
rápida e clara possível, onde for possível. Resumindo, nem tanto ferro e fogo.
A única coisa que não se deve abrir mão em uma reunião, seja que formato tiver, é o
registro do que foi tratado, e o aval dos presentes. Penso que padronização gera
ambientes rotineiros e pesados, e isto torna o clima tenso e chato.
I – N O – V E !
Finalmente:
Delegue. Autonomia é tão importante quanto as responsabilidades atribuídas. Não
adianta delegar e não dar autonomia. Em um projeto que participei alguns anos atrás
me delegaram uma tarefa. Ao terminar as instruções meu superior disse: [SIC]
“Mensagem a Garcia”. Eu não sabia exatamente o que isto significava, assim minha
primeira tarefa foi entender isto1
. Uma vez compreendida a mensagem, entendi
minhas atribuições, meus limites e autonomia, e executei a tarefa. Como diria um
amigo conhecido de muitos brasileiros “Missão dada é missão cumprida parceiro”.
Isto me rendeu bons frutos e recomendações. Espero que estas experiências rendam
isto a você também.
Mais sobre o autor: Wladmir Araujo
1 poderia explicar o significado, mas optei por não fazê-lo para que você exerça e pratique sua curiosidade.
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Julho de 2017