2. Hak Cipta Unit Integriti, Urus Setia Ketua Pengarah,
Lembaga Pertubuhan Peladang
Hak cipta terpelihara. Mana-mana bahagian
penerbitan ini tidak boleh dikeluar ulang, disimpan
dalam sistem dapat kembali atau disiarkan dalam
apa-apa jua cara sama ada secara elektronik,
fotokopi, mekanik, rakaman atau lain-lain sebelum
mendapat izin bertulis daripada Unit Integriti,
Lembaga Pertubuhan Peladang.
Sebarang keterangan lanjut, sila hubungi ;
Unit Integriti
Lembaga Pertubuhan Peladang
Menara LPP
No 20, Jalan Sultan Salahuddin
50480 Kuala Lumpur
Tel : 03-2610 9600
Faks : 03-2691 1342
Email : integriti_lpp@lpp.gov.my
PANDUAN PENGURUSAN
TATATERTIB KETIDAKHADIRAN
BERTUGAS
3. PENDAHULUAN 1
TAFSIRAN 2
BAB 1
PERANAN KETUA JABATAN/PENYELIA 3
CARTA ALIR URUSAN TINDAKAN TATATERTIB DI LPP 4
BAB 2
KATEGORI TIDAK HADIR BERTUGAS 5
1. Tidak Hadir Bertugas dan Dapat Dikesan 6
a). Carta Alir : Tidak Hadir Bertugas dan Dapat Dikesan 7
b). Contoh Surat Tunjuk Sebab Atas Kesalahan Ketidakhadiran Bertugas dan Dapat Dikesan 8
c). Contoh Surat Arahan Pemotongan Emolumen Pegawai 9
d). Contoh Laporan Kes Ketidakhadiran Bertugas dan Dapat Dikesan 10
2. Tidak hadir Bertugas Tujuh (7) Hari Bekerja Berturut-Turut dan Tidak Dapat Dikesan 11
a). Carta Alir : Tidak Hadir Bertugas Tujuh (7) Hari Bekerja Berturut-Turut dan Tidak Dapat Dikesan 12
b). Contoh Surat Arahan Lapor Diri Serta Merta 13
c). Contoh Kad Akuan Terima Berdaftar (A.R. Register) 14
d). Contoh Laporan Kes Ketidakhadiran Bertugas dan Tidak Dapat Dikesan 15
e). Contoh Surat Ke Jabatan Pendaftaran Negara 16
f). Contoh Surat Ke Jabatan Jabatan Imigresen 17
3. Tidak Hadir Bertugas : Meminda Sijil Cuti Sakit atau Mengemukakan
Sijil Cuti Sakit Palsu 18
a). Carta Alir : Meminda Sijil Cuti Sakit atau Mengemukakan Sijil Cuti Sakit Palsu 19
b). Contoh Surat Arahan Pemotongan Emolumen Pegawai 20
c). Contoh Laporan Kes Ketidakhadiran Bertugas
: Meminda Sijil Cuti Sakit atau Mengemukakan Sijil Cuti Sakit Palsu 21
4. Tidak Hadir Bertugas Pada Masa dan Tempat Yang Ditetapkan (Ponteng Kerja) 22
a). Carta Alir : Tidak Hadir Bertugas Pada Masa dan Tempat Yang Ditetapkan (Ponteng Kerja) 23
b). Contoh Surat Tunjuk Sebab Atas Kesalahan Ketidakhadiran Bertugas
Pada Masa dan Tempat Yang Ditetapkan (Ponteng Kerja) 24
c). Contoh Laporan Kes Ketidakhadiran Bertugas Pada Masa dan Tempat
Yang Ditetapkan (Ponteng Kerja) 25
PENUTUP 26
RUJUKAN 27
KANDUNGAN
4. Ketidakhadiran bertugas merupakan kesalahan tatatertib yang sering dilakukan
oleh pegawai awam.
Di bawah Akta Badan-Badan Berkanun (Tatatertib dan Surcaj) 2000 [Akta
605], tidak hadir bertugas bermaksud tidak hadir bagi apa-apa tempoh
masa pada masa dan di tempat di mana pegawai itu dikehendaki hadir
bertugas serta tidak hadir bertugas tanpa cuti atau tanpa terlebih dahulu
mendapat kebenaran atau tanpa sebab yang munasabah.
Pegawai yang tidak hadir bertugas boleh dikenakan tindakan tatatertib selaras
dengan Peraturan 23, Jadual Kedua, Bahagian III, Akta Badan-Badan Berkanun
(Tatatertib dan Surcaj) 2000 [Akta 605] dan mereka yang bersalah boleh dikenakan
hukuman sehingga buang kerja.
Kerajaan amat serius dalam menangani kes pegawai tidak hadir bertugas dan satu
panduan khusus disediakan bagi memastikan Ketua Jabatan/Penyelia mengambil
tindakan kawalan dan pengawasan tatatertib terhadap pegawai bawahannya
supaya kes tidak berulang. Pendekatan ini bagi memudahkan tindakan pencegahan
(preventive) membendung gejala ini. Panduan ini juga turut dilengkapi dengan
peranan Ketua Jabatan/Penyelia, kategori tidak hadir bertugas, senarai dokumen,
carta alir dan tempoh masa berkaitan.
PENDAHULUAN
1
5. “Ketua Jabatan” bermaksud seseorang pegawai yang bertanggungjawab bagi
sesuatu jabatan, bahagian, unit, atau cawangan sesuatu badan berkanun, dan
termasuklah mana-mana pegawai yang diberi kuasa secara bertulis oleh Lembaga
untuk menjalankan fungsi-fungsi seorang Ketua Jabatan bagi apa-apa tempoh
masa.
“Penyelia” bermaksud seseorang pegawai yang bertanggungjawab ke atas
pegawai bawahannya. Pegawai penyelia mestilah mempunyai hubungan taraf
tinggi rendah dalam satu susunan kuasa (span of control) di mana jawatan lebih
tinggi itu bertanggungjawab secara langsung menyelia jawatan yang lebih rendah.
“Pegawai” bermaksud seseorang yang diambil berkerja secara tetap, sementara
atau kontrak oleh Lembaga Pertubuhan Peladang.
“Urus Setia” bermaksud pegawai di Unit Integriti, Lembaga Pertubuhan Peladang.
“Emolumen” bermaksud apa-apa saraan, termasuklah gaji, pemberian tetap,
pembayaran insentif dan elaun bulanan, yang kena dibayar kepada seorang
pegawai setiap bulan.
TAFSIRAN
2
6. Ketua Jabatan/Penyelia hendaklah bertanggungjawab sepenuhnya dalam
melaksanakan tindakan kawalan dan pengawasan tatatertib terhadap pegawai
bawahannya. Kuasa ini diperuntukkan dalam Peraturan 21, Jadual Kedua,
Bahagian III, Akta Badan-Badan Berkanun (Tatatertib dan Surcaj) 2000
[Akta 605] dan kegagalan melaksanakan tanggungjawab ini boleh dikenakan
tindakan tatatertib.
Di bawah Akta Badan-Badan Berkanun (Tatatertib dan Surcaj) 2000
[Akta 605], seseorang pegawai yang gagal menjalankan kawalan ke atas
pegawai bawahannya, atau untuk mengambil tindakan terhadap pegawai
bawahannya yang melanggar mana-mana peruntukan Peraturan-
Peraturan ini hendaklah disifatkan cuai dalam melaksanakannya tugasnya
dan tidak bertanggungjawab, dan dia boleh dikenakan tindakan tatatertib.
Tindakan awal perlu diambil oleh Ketua Jabatan/Penyelia dengan memantau
pegawai bawahan masing-masing dan menegur atau memberi nasihat supaya
pegawai sentiasa mematuhi waktu bekerja. Jika teguran dan nasihat telah diberi
oleh Ketua Jabatan/Penyelia, namun pegawai masih mengulangi kesalahan yang
sama maka tindakan melaporkan dengan kadar segera kepada pihak berkuasa
tatatertib yang berkenaan mengikut kategori yang bersesuaian sebagaimana
panduan ini.
PERANAN KETUA JABATAN
BAB
1
3
7. CARTA ALIR URUSAN TINDAKAN
TATATERTIB DI LEMBAGA
PERTUBUHAN PELADANG
Pegawai dikesan melakukan kesalahan @ melanggar peraturan
pejabat yang berkuat kuasa
Penyelia bertanggungjawab mendapatkan penjelasan awal
sebab-sebab pelanggaran dilakukan sebelum dimulakan proses
tatatertib
Penyelia menimbang kemunasabahan sebab-sebab pelanggaran
dan melaporkan kepada Ketua Jabatan sekiranya tidak diterima
@ ditolak berserta dokumen sokongan pelanggaran yang
dilakukan
Ketua Jabatan melaporkan kepada Jawatankuasa Tatatertib
melalui Urus Setia Jawatankuasa Tatatertib, Unit Integriti untuk
tindakan tatatertib
4
8. Pegawai-pegawai awam yang tidak hadir bertugas
boleh dikategorikan seperti berikut:
KATEGORI TIDAK HADIR BERTUGAS
Tidak Hadir Bertugas Dan
Dapat Dikesan
Tidak Hadir Bertugas 7 Hari
Bekerja Berturut-turut Dan
Tidak Dapat Dikesan
Tidak Hadir Bertugas: Meminda
Sijil Cuti Sakit Atau Mengemuka-
kan Sijil Cuti Sakit Palsu
Tidak Hadir Bertugas Pada Masa
dan Tempat Yang Ditetapkan
(Ponteng Kerja)
1
2
3
4
BAB
2
5
9. Pegawai tidak hadir sekurang-kurangnya 1 hari bekerja atau lebih
secara berturut-turut atau berselang-seli. Ketua Jabatan/Penyelia
perlu menyediakan dokumen yang berkaitan dan melaporkan segera
kepada Jawatankuasa Tatatertib melalui Urus Setia Jawatankuasa
Tatatertib, Unit Integriti.
Tindakan Ketua Jabatan/Penyelia yang perlu diambil seperti berikut:
1. Mendapatkan penjelasan secara bertulis/lisan.
2. Menimbang penjelasan yang dikemukakan oleh pegawai.
3.
1. Tidak Hadir Bertugas
Dan Dapat Dikesan
Carta alir proses tindakan tidak hadir bertugas dan dapat dikesan seperti di Carta 1.
a) Mengarahkan pegawai memohon cuti rehat jika penjelasan
pegawai DITERIMA dengan asas - asas yang kukuh dan
disokong oleh keterangan berkaitan (contoh: surat kematian
saudara terdekat, surat pengesahan atau laporan polis), kecuali
jika pegawai mempunyai Sijil Cuti Sakit.
Atau
b) Jika penjelasan pegawai DITOLAK / GAGAL kemukakan
penjelasan, laporkan kepada Jawatankuasa Tatatertib melalui
Urus Setia Jawatankuasa Tatatertib, Unit Integriti mengenai
ketidakhadiran pegawai untuk pemotongan emolumen di bawah
Peraturan 26, Jadual Kedua, Bahagian III, Akta Badan-Badan
Berkanun (Tatatertib dan Surcaj) 2000 [Akta 605]
dan
Laporan mengenai ketidakhadiran bertugas untuk tindakan
tatatertib.
6
10. Carta 1
Tidak Hadir Bertugas
Dan Dapat Dikesan
Pegawai
Tidak Hadir
Tindakan mengesan
oleh Ketua Jabatan
Penyelia mendapatkan
penjelasan
Tidak dapat
dikesan
Pertimbangan
Penyelia Pegawai
Ditolak
Penjelasan
Pegawai
A
Carta 2
Lapor ke Unit
Integriti untuk
pemotongan
emolumen
pegawai dan untuk
tindakan Tatatertib
Diterima - Pegawai
mohon cuti rehat
* Sijil cuti sakit,
surat kematian
saudara terdekat,
surat pengesahan,
laporan polis, dll
Tempoh
Tindakan
1 hari
1 hari
1 hari
1 hari
1 hari
JUMLAH
5 hari
Ketidakhadiran Pegawai Tanpa Cuti/Tanpa Kebenaran/Tanpa Sebab Yang Munasabah
Pada Waktu Pegawai Dikehendaki Bertugas Tidak Boleh Ditolak Dari Cuti Rehat Pegawai
7
11. Contoh: Surat Tunjuk Sebab Atas Kesalahan
Ketidakhadiran Bertugas Dan Dapat Dikesan
Rujukan :
Tarikh :
Kepada:
(Nama dan Alamat Kediaman Terakhir Pegawai)
Tuan,
SURAT TUNJUK SEBAB ATAS KETIDAKHADIRAN BERTUGAS (Nama Pegawai, Skim
Perkhidmatan dan Gred, Gelaran Jawatan Dan Jabatan Tempat Bertugas)
Dengan hormatnya perkara di atas adalah dirujuk.
2. Dimaklumkan bahawa Encik (Nama Pegawai, Skim Perkhidmatan dan Gred,
Gelaran Jawatan Dan Jabatan Tempat Bertugas) didapati tidak hadir bertugas tanpa
cuti atau tanpa mendapat kebenaran terlebih dahulu atau tanpa sebab yang munasabah
pada tarikh-tarikh seperti berikut:
3. Ketidakhadiran tuan pada tarikh-tarikh tersebut tanpa sebab yang munasabah boleh
menyebabkan tuan dikenakan tindakan tatatertib selaras dengan Peraturan 23, Jadual
Kedua, Bahagian III, Akta Badan-Badan Berkanun (Tatatertib dan Surcaj) 2000 [Akta 605].
Perbuatan tuan tersebut juga diertikan melanggar tatakelakuan di bawah Peraturan 3(2)(g)
dan (i) Peraturan yang sama iaitu tidak bertanggungjawab dan ingkar perintah.
4. Sehubungan itu, tuan adalah dikehendaki mengemukakan alasan sebab-sebab
ketidakhadiran tuan pada tarikh-tarikh tersebut dalam tempoh tujuh (7) hari dari tarikh
surat ini diterima oleh pihak tuan bagi dipertimbangkan sama ada ketidakhadiran tuan itu
munasabah atau sebaliknya.
Sekian, terima kasih.
Tema Hari Peladang, Penternak dan Nelayan Kebangsaan (HPPNK) Tahun 2017
“OUR FOOD OUR FUTURE”
Saya yang menurut perintah,
………(Tandatangan)……..
(NAMA KETUA JABATAN PEGAWAI)
Jawatan
Jabatan
Bulan
Januari 2018 2, 3 dan 5 3
3
Tarikh
Jumlah
Bilangan Hari
8
12. Contoh: Surat Arahan Pemotongan
Emolumen Pegawai
Rujukan :
Tarikh :
Kepada :
Pengarah
Unit Integriti
LPP Kuala Lumpur
(U.P : Urus Setia Jawatankuasa Tatatertib)
Tuan,
ARAHAN PEMOTONGAN EMOLUMEN PEGAWAI (Nama Pegawai, Skim Perkhidmatan
dan Gred, Gelaran Jawatan Dan Jabatan Tempat Bertugas)
Dengan hormatnya perkara di atas adalah dirujuk.
2. Dimaklumkan bahawa Encik (Nama Pegawai, Skim Perkhidmatan dan Gred,
Gelaran Jawatan Dan Jabatan Tempat Bertugas) didapati tidak hadir bertugas tanpa
cuti atau tanpa mendapat kebenaran terlebih dahulu atau tanpa sebab yang munasabah
pada tarikh-tarikh seperti berikut:
3. Bersama-sama ini disertakan rekod kehadiran (thump print)/ kad perakam waktu/ buku
kehadiran/ Pengesahan tarikh ketidakhadiran oleh penyelia pegawai.
4. Sehubungan itu, pihak tuan diharap dapat membuat pemotongan emolumen
pegawai pada tarikh yang dinyatakan di atas selaras dengan Peraturan 26, Jadual Kedua,
Bahagian III, Akta Badan-Badan Berkanun (Tatatertib dan Surcaj) 2000 [Akta 605].
5. Kerjasama pihak tuan amat dihargai dan didahului dengan ucapan terima kasih.
Sekian.
Tema Hari Peladang, Penternak dan Nelayan Kebangsaan (HPPNK) Tahun 2017
“OUR FOOD OUR FUTURE”
Saya yang menurut perintah,
………(Tandatangan)……..
(NAMA KETUA JABATAN PEGAWAI)
Jawatan
Jabatan
Bulan
Januari 2018 2, 3 dan 5 3
3
Tarikh
Jumlah
Bilangan Hari
9
13. Contoh: Laporan Kes Ketidakhadiran
Bertugas Dan Dapat Dikesan
Rujukan :
Tarikh :
Kepada :
Pengarah
Unit Integriti
LPP Kuala Lumpur
(U.P : Urus Setia Jawatankuasa Tatatertib)
Tuan,
LAPORAN MENGENAI KETIDAKHADIRAN BERTUGAS (Nama Pegawai, Skim
Perkhidmatan dan Gred, Gelaran Jawatan Dan Jabatan Tempat Bertugas)
Dengan hormatnya perkara di atas adalah dirujuk.
2. Dimaklumkan bahawa Encik (Nama Pegawai, Skim Perkhidmatan dan Gred, Gelaran
Jawatan Dan Jabatan Tempat Bertugas) didapati tidak hadir bertugas tanpa cuti atau tanpa
mendapat kebenaran terlebih dahulu atau tanpa sebab yang munasabah pada tarikh-tarikh seperti
berikut:
3. Pegawai berkenaan telah diminta mengemukakan alasan sebab-sebab ketidakhadiran bertugas
beliau melalui surat bil................. bertarikh ................. Pegawai tersebut ada/tiada mengemukakan
jawapan sebab-sebab ketidakhadiran beliau.
4. (Jika ada jawapan) Saya selaku Ketua Jabatan setelah meneliti jawapan yang diberikan berpendapat
alasan yang diberikan pegawai adalah munasabah/tidak munasabah dan memanjangkan perkara ini
untuk proses tindakan tatatertib ke atas pegawai selaras Peraturan 23, Jadual Kedua, Bahagian III,
Akta Badan-Badan Berkanun (Tatatertib dan Surcaj) 2000 [Akta 605]. Pegawai juga dianggap melanggar
tatakelakuan di bawah Peraturan 3(2)(g) dan (i) Peraturan yang sama iaitu tidak bertanggungjawab dan
ingkar perintah.
5. Bersama ini disertakan bukti-bukti ketidakhadiran bertugas pegawai seperti berikut:
5.1 Salinan Kad Perakam Waktu/Rekod Kedatangan
5.2 Salinan surat mohon penjelasan pegawai
5.3 Salinan surat jawapan penjelasan pegawai
5.4 Rekod Tindakan Awal
5.5 Lain-lain dokumen yang berkaitan (jika ada)
6. Kerjasama pihak tuan dalam perkara ini amatlah dihargai dan diucapkan terima kasih.
Sekian, terima kasih.
Tema Hari Peladang, Penternak dan Nelayan Kebangsaan (HPPNK) Tahun 2017
“OUR FOOD OUR FUTURE”
Saya yang menurut perintah,
………(Tandatangan)……..
(NAMA KETUA JABATAN PEGAWAI)
Jawatan
Jabatan
Bulan
Januari 2018 2, 3 dan 5 3
3
Tarikh
Jumlah
Bilangan Hari
10
14. Pegawai tidak hadir bertugas 7 hari bekerja berturut-turut dan
usaha-usaha sewajarnya untuk mencari serta mengesan pegawai
telah dilakukan tetapi masih gagal. Ketua Jabatan/Penyelia perlu
menyediakan dokumen yang berkaitan dan melaporkan segera kepada
Jawatankuasa Tatatertib melalui Urus Setia Jawatankuasa Tatatertib,
Unit Integriti yang mempunyai bidang kuasa mengenakan hukuman
buang kerja dan turun pangkat keatas pegawai itu.
Tindakan Ketua Jabatan/Penyelia seperti berikut:
2. Tidak Hadir Bertugas 7 Hari Bekerja
Berturut-Turut Dan Tidak Dapat Dikesan
Carta alir proses tindakan tidak hadir bertugas 7 hari bekerja dan tidak dapat
dikesan seperti di Carta 2.
Menyiarkan notis dalam sekurang-kurangnya sebuah
akhbar berbahasa kebangsaan dan edaran seluruh negara
sebagaimana yang diputuskan oleh Jawatankuasa Tatatertib.
Notis tersebut hendaklah mengandungi fakta ketidakhadiran
pegawai dan arahan kembali bertugas dalam tempoh 7 hari
dari tarikh penyiaran.
Mewartakan pembuangan kerja pegawai mulai dari tarikh
pegawai tidak hadir bertugas, jika pegawai tidak hadir selepas
tempoh 7 hari dalam notis.
Tindakan Jawatankuasa Tatatertib seperti berikut:
Mengeluarkan Surat Arahan Kembali Bertugas melalui Surat
Berdaftar Akuan Terima (A.R. Register) / serahan tangan kepada
pegawai di alamat akhir diketahui.
Mengemukakan laporan berhubung ketidakhadiran pegawai
kepada Jawatankuasa Tatatertib.
1.
1.
2.
2.
11
15. Tidak Hadir Bertugas 7 Hari Bekerja
Berturut-Turut Dan Tidak Dapat Dikesan
Carta 2
Surat Arahan Kembali Bertugas dikeluarkan melalui Surat
Berdaftar Akuan Terima (A.R.Register) / Serahan Tangan
A
Surat Terserah
(Pegawai dapat
dikesan- sama ada
hadir atau tidak)
Tindakan
Anggota
Penyerahan
Surat
Pegawai
Tidak HadirHadir
Laporan Ke
Jawatankuasa Tatatertib
(Unit Integriti)
Pewartaan
pembuangan kerja
Laporan
ke Jawatankuasa
Tatatertib, Unit Integriti
Laporan Ke
Jawatankuasa
Tatatertib (Unit
Integriti)
Penyiaran
Notis Akhbar
Ketidakhadiran
Surat Dikembalikan
Tidak Terserah
Tempoh
Masa
3 hari
5 hari
1 hari
1 hari
1 hari
JUMLAH
11 hari
Ketidakhadiran Pegawai Tanpa Cuti/Tanpa Kebenaran/Tanpa Sebab Yang Munasabah
Pada Waktu Pegawai Dikehendaki Bertugas Tidak Boleh Ditolak Dari Cuti Rehat Pegawai
12
16. Contoh : Surat Arahan Lapor
Diri Serta Merta
Rujukan :
Tarikh :
Kepada:
(Nama Dan Alamat Pegawai)
Tuan,
ARAHAN HADIR BERTUGAS DENGAN SERTA MERTA
Dengan hormatnya perkara di atas adalah dirujuk.
2. Berdasarkan rekod kad perakam waktu, tuan (Nama PegawaidanNo.Kad Pengenalan)
didapati tidak hadir bertugas tanpa cuti atau tanpa mendapat kebenaran terlebih dahulu
atau tanpa sebab yang munasabah pada tarikh-tarikh seperti berikut:
3. Ketidakhadiran tuan pada tarikh tersebut boleh dikenakan tindakan tatatertib selaras
dengan Peraturan 23, Jadual Kedua, Bahagian III, Akta Badan-Badan Berkanun (Tatatertib
& Surcaj) 2000 [Akta 605] dan melanggar tatakelakuan di bawah Peraturan 3(2)(g) dan (i)
Peraturan yang sama iaitu tidak bertanggungjawab dan ingkar perintah. Dengan ini tuan
dikehendaki hadir bertugas serta merta.
Sekian, terima kasih.
Tema Hari Peladang, Penternak dan Nelayan Kebangsaan (HPPNK) Tahun 2017
“OUR FOOD OUR FUTURE”
Saya yang menurut perintah,
………(Tandatangan)……..
(NAMA KETUA JABATAN PEGAWAI)
Jawatan
Jabatan
Bulan
Januari 2018 2, 3 dan 5 3
3
Tarikh
Jumlah
Bilangan Hari
13
18. Contoh : Laporan Kes Tidak Hadir Bertugas
Dan Tidak Dapat Dikesan
Rujukan :
Tarikh :
Kepada:
Pengarah
Unit Integriti
LPP Kuala Lumpur
(U.P : Urus Setia Jawatankuasa Tatatertib)
Tuan,
LAPORAN MENGENAI KETIDAKHADIRAN BERTUGAS (Nama Pegawai, Skim Perkhidmatan dan
Gred, Gelaran Jawatan Dan Jabatan Tempat Bertugas)
Dengan hormatnya perkara di atas adalah dirujuk.
2. Dimaklumkan bahawa Encik (Nama Pegawai, Skim Perkhidmatan dan Gred, Gelaran
Jawatan Dan Jabatan Tempat Bertugas) didapati tidak hadir bertugas tanpa cuti atau tanpa
mendapat kebenaran terlebih dahulu atau tanpa sebab yang munasabah pada tarikh-tarikh seperti
berikut:
3. Pegawai berkenaan telah diarahkan kembali bertugas dengan segera melalui Surat Berdaftar
Akuan Terima (nyatakan bil. surat dan tarikh). Walau bagaimanapun, surat arahan kembali bertugas
tersebut dikembalikan tidak terserah/pegawai berkenaan tidak lagi menetap di alamat terakhir yang
diketahui. Usaha-usaha telah dibuat untuk mengesan pegawai iaitu (nyatakan usaha-usaha yang
dibuat untuk mengesan pegawai) walau bagaimanapun pegawai masih tidak dapat dikesan. Pegawai
boleh dikenakan tindakan tatatertib selaras dengan dengan Peraturan 23, Jadual Kedua, Bahagian III,
Akta Badan-Badan Berkanun (Tatatertib & Surcaj) 2000 [Akta 605] dan melanggar tatakelakuan di
bawah Peraturan 3(2)(g) dan (i) Peraturan yang sama iaitu tidak bertanggungjawab dan ingkar perintah.
4. Bersama-sama ini disertakan bukti-bukti ketidakhadiran bertugas pegawai seperti berikut:
4.1 Salinan Rekod Kedatangan
4.2 Surat Arahan Kembali Bertugas dan Kad Akuan Terimaan Berdaftar
4.3 Surat dan maklumbalas Jabatan Pendaftaran dan Jabatan Imigresen
4.4 Rekod tindakan awal
4.5 Lain-lain dokumen yang berkaitan (jika ada)
Sekian, terima kasih.
Tema Hari Peladang, Penternak dan Nelayan Kebangsaan (HPPNK) Tahun 2017
“OUR FOOD OUR FUTURE”
Saya yang menurut perintah,
……….......(Tandatangan)……...............
(NAMA KETUA JABATAN PEGAWAI)
Jawatan
Jabatan
Bulan
Januari 2018 2, 3 dan 5 3
3
Tarikh
Jumlah
Bilangan Hari
15
19. Contoh : Surat Ke Jabatan
Pendaftaran
Rujukan :
Tarikh :
Ketua Pengarah
Jabatan Pendaftaran Negara
Putrajaya, Kementerian Dalam Negeri
No.20, Persiaran Perdana, Presint 2
Pusat Pentadbiran Kerajaan Persekutuan
62551 Wilayah Persekutuan Putrajaya
(u.p: Bahagian Kelahiran, Kematian dan Anak Angkat)
Tuan,
MOHON MAKLUMAT STATUS KELAHIRAN/KEMATIAN
NAMA :
NO. K/P :
JAWATAN :
Dengan hormatnya perkara di atas adalah dirujuk.
2. Dimaklumkan bahawa pegawai berikut adalah penjawat awam di Lembaga Pertubuhan
Peladang, Kementerian Pertanian dan Industri Asas Tani yang telah didapati tidak hadir
bertugas mulai ............................... sehingga sekarang tanpa dapat dikesan. Sehubungan
itu, pihak tuan adalah dimohon untuk mengemukakan maklumat sekiranya terdapat laporan
mengenai pegawai telah meninggal dunia.
3. Kerjasama pihak tuan memberi maklum balas segera dalam perkara ini amat
dihargai.
Sekian, terima kasih.
Tema Hari Peladang, Penternak dan Nelayan Kebangsaan (HPPNK) Tahun 2017
“OUR FOOD OUR FUTURE”
Saya yang menurut perintah,
………(Tandatangan)……..
(NAMA KETUA JABATAN PEGAWAI)
Jawatan
Jabatan
16
20. Contoh : Surat Ke Jabatan
Imigresen
Rujukan :
Tarikh :
Ketua Pengarah
Ibu Pejabat Jabatan Imigresen Malaysia
Kementerian Dalam Negeri
No.15, Tingkat 1-7, (Podium)
Persiaran Perdana, Presint 2
62550 Wilayah Persekutuan Putrajaya
Tuan,
MOHON MAKLUMAT STATUS PERMOHONAN KELUAR NEGARA
Nama :
No. K/P :
Jawatan :
Dengan hormatnya perkara di atas adalah dirujuk.
2. Dimaklumkan bahawa pegawai berikut adalah penjawat awam di Lembaga Pertubuhan
Peladang, Kementerian Pertanian dan Industri Asas Tani yang telah didapati tidak hadir
bertugas mulai ................................ sehingga sekarang tanpa dapat dikesan. Sehubungan
itu, pihak tuan adalah dimohon untuk mengemukakan rekod perjalanan pegawai keluar
negara.
3. Kerjasama pihak tuan memberi maklum balas segera dalam perkara ini amat dihargai.
Sekian, terima kasih.
Tema Hari Peladang, Penternak dan Nelayan Kebangsaan (HPPNK) Tahun 2017
“OUR FOOD OUR FUTURE”
Saya yang menurut perintah,
………(Tandatangan)……..
(NAMA KETUA JABATAN PEGAWAI)
Jawatan
Jabatan
17
21. Ketua Jabatan/Penyelia meragui dan mengesyaki kesahihan Sijil Cuti
Sakit Swasta atau Kerajaan yang dikemukakan oleh pegawai, Ketua
Jabatan/Penyelia perlu menyiasat dan melaporkan jika didapati
berlaku pelanggaran dengan menyertakan dokumen berkaitan.
Tindakan Ketua Jabatan/Penyelia seperti berikut:
1. Menyiasat kesahihan Sijil Cuti Sakit pegawai.
2. Dalam kes pemalsuan/pindaan Sijil Cuti Sakit, Ketua Jabatan/
Penyelia perlu mengemukakan laporan kepada:
a) Unit Integriti untuk pemotongan emolumen di bawah
Peraturan 26, Jadual Kedua, Bahagian III, Akta Badan-Badan
Berkanun (Tatatertib dan Surcaj) 2000 [Akta 605] dan
b) Melaporkan kepada Jawatankuasa Tatatertib melalui Urus
Setia Jawatankuasa Tatatertib, Unit Integriti untuk tindakan
tatatertib.
3. Membuat laporan polis jika didapati wujud unsur- unsur
pemalsuan Sijil Cuti Sakit oleh sindiket.
Carta alir bagi proses tindakan tidak hadir bertugas Meminda Sijil
Cuti Sakit atau Mengemukakan Sijil Cuti Sakit Palsu seperti di
Carta 3.
3. Tidak Hadir Bertugas : Meminda Sijil Cuti Sakit
Atau Mengemukakan Sijil Cuti Sakit Palsu
18
22. Tidak Hadir Bertugas : Meminda Sijil Cuti Sakit
Atau Mengemukakan Sijil Cuti Sakit Palsu
Carta 3
Timbul keraguan / syak
oleh Ketua Jabatan
Siasatan kesahihan sijil
cuti sakit
Penemuan
Sijil Cuti Sakit Sah
dan diterima
Sijil Cuti Sakit
dipinda/palsu
Lapor ke Unit
Integriti untuk
pemotongan
emolumen
pegawai
dan kepada
Jawatankuasa
Tatatertib
Laporan Polis
(Jika terdapat
unsur- unsur
pemalsuan oleh
sindiket)
Laporan Ketua
Jabatan
Tempoh
Tindakan
5 hari
1 hari
1 hari
JUMLAH
7 hari
Ketidakhadiran Pegawai Tanpa Cuti/Tanpa Kebenaran/Tanpa Sebab Yang Munasabah
Pada Waktu Pegawai Dikehendaki Bertugas Tidak Boleh Ditolak Dari Cuti Rehat Pegawai
19
23. Contoh : Arahan Pemotongan
Emolumen
Rujukan :
Tarikh :
Kepada :
Pengarah
Unit Integriti
LPP Kuala Lumpur
(U.P : Urus Setia Jawatankuasa Tatatertib)
Tuan,
ARAHAN PEMOTONGAN EMOLUMEN PEGAWAI (Nama Pegawai, Skim Perkhidmatan
dan Gred, Gelaran Jawatan Dan Jabatan Tempat Bertugas)
Dengan hormatnya perkara di atas adalah dirujuk.
2. Dimaklumkan bahawa Encik (Nama Pegawai, Skim Perkhidmatan dan Gred,
Gelaran Jawatan Dan Jabatan Tempat Bertugas) didapati tidak hadir bertugas tanpa
cuti atau tanpa mendapat kebenaran terlebih dahulu atau tanpa sebab yang munasabah
pada tarikh-tarikh seperti berikut:
3. Sehubungan itu, pihak tuan diharap dapat membuat pemotongan emolumen
pegawai pada tarikh yang dinyatakan di atas selaras dengan Peraturan 26, Jadual Kedua,
Bahagian III, Akta Badan-Badan Berkanun (Tatatertib dan Surcaj) 2000 [Akta 605].
4. Kerjasama pihak tuan amat dihargai dan didahului dengan ucapan terima kasih.
Sekian.
Tema Hari Peladang, Penternak dan Nelayan Kebangsaan (HPPNK) Tahun 2017
“OUR FOOD OUR FUTURE”
Saya yang menurut perintah,
………(Tandatangan)……..
(NAMA KETUA JABATAN PEGAWAI)
Jawatan
Jabatan
Bulan
Januari 2018 2, 3 dan 5 3
3
Tarikh
Jumlah
Bilangan Hari
20
24. Contoh : Laporan Kes Tidak Hadir Bertugas Meminda
Sijil Cuti Sakit / Mengemukakan Sijil Sakit Palsu
Rujukan :
Tarikh :
Pengarah
Unit Integriti
LPP Kuala Lumpur
(U.P : Urus Setia Jawatankuasa Tatatertib)
Tuan,
LAPORAN MENGENAI KETIDAKHADIRAN BERTUGAS DAN MEMINDA SIJIL CUTI SAKIT/
MENGEMUKAKAN SIJIL SAKIT PALSU (Nama Pegawai, Skim Perkhidmatan dan Gred, Gelaran
Jawatan Dan Jabatan Tempat Bertugas)
Dengan hormatnya perkara di atas adalah dirujuk.
2. Dimaklumkan bahawa Encik (Nama Pegawai, Skim Perkhidmatan dan Gred, Gelaran
Jawatan Dan Jabatan Tempat Bertugas)didapatitidakhadirbertugastanpacutiatautanpamendapat
kebenaran terlebih dahulu atau tanpa sebab yang munasabah serta disyaki telah mengemukakan sijil
cuti sakit palsu / meminda sijil cuti sakit pada pada tarikh-tarikh seperti berikut:
3. Pegawai berkenaan telah diminta mengemukakan alasan sebab-sebab ketidakhadiran bertugas
beliau melalui surat bil................. bertarikh ................. Pegawai tersebut ada/tiada mengemukakan
jawapan sebab-sebab ketidakhadiran beliau.
4. (Jika ada jawapan) Saya selaku Ketua Jabatan setelah meneliti jawapan yang diberikan
berpendapat alasan yang diberikan pegawai adalah munasabah/tidak munasabah dan memanjangkan
perkara ini untuk proses tindakan tatatertib ke atas pegawai selaras Peraturan 23, Jadual Kedua,
Bahagian III, Akta Badan-Badan Berkanun (Tatatertib dan Surcaj) 2000 [Akta 605]. Pegawai juga
dianggap melanggar tatakelakuan di bawah Peraturan 3(2)(g) dan (i) Peraturan yang sama iaitu tidak
bertanggungjawab dan ingkar perintah.
5. Bersama - sama ini disertakan bukti-bukti ketidakhadiran bertugas pegawai seperti berikut:
5.1 Salinan Kad Perakam Waktu/Rekod Kedatangan
5.2 Salinan surat mohon penjelasan pegawai.
5.3 Salinan surat jawapan penjelasan pegawai
5.4 Rekod tindakan awal
5.5 Lain-lain dokumen berkaitan (jika ada)
6. Kerjasama pihak tuan dalam perkara ini amatlah dihargai dan diucapkan terima kasih.
Sekian, terima kasih.
Tema Hari Peladang, Penternak dan Nelayan Kebangsaan (HPPNK) Tahun 2017
“OUR FOOD OUR FUTURE”
Saya yang menurut perintah,
………(Tandatangan)……..
(NAMA KETUA JABATAN PEGAWAI)
Jawatan
Jabatan
Bulan
Januari 2018 2, 3 dan 5 3
3
Tarikh
Jumlah
Bilangan Hari
21
25. Pegawai tidak hadir atau tidak berada pada tarikh, masa dan
tempat yang ditetapkan atau diarahkan dari semasa ke semasa atau
ponteng kerja. Ketua Jabatan/Penyelia perlu memantau pegawai dan
melaporkan ke Urus Setia Jawatankuasa Tatatertib, Unit Integriti.
Tindakan Ketua Jabatan/Penyelia seperti berikut:
1. Memantau kehadiran pegawai melalui pemerhatian/buku log/
CCTV atau apa-apa kaedah yang difikirkan sesuai.
2. Mendapatkan penjelasan berhubung ketidakhadiran pegawai
(ponteng kerja) secara bertulis/lisan.
3. Melaporkan kepada Jawatankuasa Tatatertib melalui Urus
Setia Jawatankuasa Tatatertib, Unit Integriti untuk tindakan
tatatertib jika penjelasan tidak berasas.
Carta alir proses tindakan tidak hadir bertugas pada masa dan tempat
yang ditetapkan (ponteng kerja) seperti di Carta 4.
4. Tidak Hadir Bertugas Pada Masa Dan Tempat
Yang Ditetapkan (Ponteng Kerja)
22
26. Tidak Hadir Bertugas Pada Masa Dan Tempat
Yang Ditetapkan (Ponteng Kerja)
Carta 4
Pegawai Ponteng Kerja
Pemantauan Ke atas
Pegawai terlibat
Pertimbangan
Penyelia Pegawai
Tiada KesAda Kes
Penjelasan Pegawai
Diterima
Ditolak
Laporan Ke
Jawatankuasa
Tatatertib
(Unit Integriti)
Tempoh
Tindakan
3 hari
1 hari
1 hari
JUMLAH
5 hari
Ketidakhadiran Pegawai Tanpa Cuti/Tanpa Kebenaran/Tanpa Sebab Yang Munasabah
Pada Waktu Pegawai Dikehendaki Bertugas Tidak Boleh Ditolak Dari Cuti Rehat Pegawai
23
27. Contoh : Surat Tunjuk Sebab Atas Kesalahan
Ketidakhadiran Bertugas Pada Masa
Dan Tempat Yang Ditetapkan
Rujukan :
Tarikh :
Kepada :
(Nama dan Alamat Kediaman Terakhir Pegawai)
Tuan,
SURAT TUNJUK SEBAB ATAS KETIDAKHADIRAN BERTUGAS PADA MASA DAN TEMPAT
YANG DITETAPKAN (Nama Pegawai, Skim Perkhidmatan dan Gred, Gelaran Jawatan
Dan Jabatan Tempat Bertugas)
Dengan hormatnya perkara di atas adalah dirujuk.
2. Dimaklumkan bahawa Encik (Nama Pegawai, Skim Perkhidmatan dan Gred,
Gelaran Jawatan Dan Jabatan Tempat Bertugas) didapati tidak hadir bertugas pada
masa dan tempat yang ditetapkan pada tarikh-tarikh seperti berikut:
3. Ketidakhadiran tuan pada tarikh dan tempat yang ditetapkan tersebut tanpa sebab
yang munasabah boleh menyebabkan tuan dikenakan tindakan tatatertib selaras dengan
Peraturan 23, Jadual Kedua, Bahagian III,Akta Badan-Badan Berkanun (Tatatertib dan Surcaj)
2000 [Akta 605]. Perbuatan tuan tersebut juga diertikan melanggar tatakelakuan di bawah
Peraturan 3(2)(g) dan (i) Peraturan yang sama iaitu tidak bertanggungjawab dan ingkar
perintah.
4. Sehubungan itu, tuan adalah dikehendaki mengemukakan alasan sebab-sebab
ketidakhadiran tuan pada tarikh-tarikh tersebut dalam tempoh tujuh (7) hari dari tarikh
surat ini diterima oleh pihak tuan bagi dipertimbangkan sama ada ketidakhadiran tuan itu
munasabah atau sebaliknya.
Sekian, terima kasih.
Tema Hari Peladang, Penternak dan Nelayan Kebangsaan (HPPNK) Tahun 2017
“OUR FOOD OUR FUTURE”
Saya yang menurut perintah,
………(Tandatangan)……..
(NAMA KETUA JABATAN PEGAWAI)
Jawatan
Jabatan
Bulan
Januari 2018 2, 3 dan 5 3
3
Tarikh
Jumlah
Bilangan Hari
24
28. Contoh : Laporan Kes Tidak Hadir Bertugas
Pada Masa Dan Tempat Yang
Ditetapkan (Ponteng Kerja)
Rujukan :
Tarikh :
Pengarah
Unit Integriti
LPP Kuala Lumpur
(U.P : Urus Setia Jawatankuasa Tatatertib)
Tuan,
LAPORAN MENGENAI KETIDAKHADIRAN BERTUGAS PADA MASA DAN TEMPAT YANG
DITETAPKAN (Nama Pegawai, Skim Perkhidmatan dan Gred, Gelaran Jawatan Dan Jabatan
Tempat Bertugas)
Dengan hormatnya perkara di atas adalah dirujuk.
2. Dimaklumkan bahawa Encik (Nama Pegawai, Skim Perkhidmatan dan Gred, Gelaran
Jawatan Dan Jabatan Tempat Bertugas) didapati tidak hadir bertugas pada masa dan tempat yang
ditetapkan pada tarikh-tarikh seperti berikut:
3. Pegawai berkenaan telah diminta mengemukakan alasan sebab-sebab ketidakhadiran bertugas
beliau pada masa dan tempat yang ditetapkan melalui surat bil........... bertarikh .............. Pegawai
tersebut ada/tiada mengemukakan jawapan sebab-sebab ketidakhadiran beliau.
4. (Jika ada jawapan) Saya selaku Ketua Jabatan setelah meneliti jawapan yang diberikan berpendapat
alasan yang diberikan pegawai adalah munasabah/tidak munasabah dan memanjangkan perkara ini
untuk proses tindakan tatatertib ke atas pegawai selaras Peraturan 23, Jadual Kedua, Bahagian III,
Akta Badan-Badan Berkanun (Tatatertib dan Surcaj) 2000 [Akta 605]. Pegawai juga dianggap melanggar
tatakelakuan di bawah Peraturan 3(2)(g) dan (i) Peraturan yang sama iaitu tidak bertanggungjawab dan
ingkar perintah.
5. Bersama ini disertakan bukti-bukti ketidakhadiran bertugas pegawai seperti berikut:
5.1 Salinan Kad Perakam Waktu/Rekod Kedatangan
5.2 Salinan surat mohon penjelasan pegawai.
5.3 Salinan surat jawapan penjelasan pegawai
5.4 Rekod tindakan awal
5.5 Lain-lain dokumen yang berkaitan (jika ada)
6. Kerjasama pihak tuan dalam perkara ini amatlah dihargai dan diucapkan terima kasih.
Sekian, terima kasih.
Tema Hari Peladang, Penternak dan Nelayan Kebangsaan (HPPNK) Tahun 2017
“OUR FOOD OUR FUTURE”
Saya yang menurut perintah,
………(Tandatangan)……..
(NAMA KETUA JABATAN PEGAWAI)
Jawatan
Jabatan
Bulan
Januari 2018 2, 3 dan 5 3
3
Tarikh
Jumlah
Bilangan Hari
25
29. Panduan ini diharap dapat membantu Ketua Jabatan/Penyelia dalam mengurus
kes-kes permasalahan ketidakhadiran dikalangan anggota Lembaga Pertubuhan
Peladang dengan lebih kemas, pantas dan berkesan. Secara tidak langsung
panduan ini juga diharap dapat meningkatkan disiplin serta integriti anggota
Lembaga Pertubuhan Peladang keseluruhannya.
PENUTUP
26
30. Setinggi tinggi penghargaan kepada semua pihak yang terlibat sama ada secara
langsung atau tidak langsung dalam menjayakan penerbitan panduan ini
PENGHARGAAN
1. Akta Badan-Badan Berkanun
(Tatatertib dan Surcaj) 2000 [Akta 605]
2. Buku Panduan Mengurus Pegawai
Tidak Hadir Bertugas – JPA
RUJUKAN
27
