1. Workshop Ketenregie
Ketenregie in Facility
Management
Donderdag, 29 september 2011
Wij heten u van harte
welkom bij:
‘Sourcing the chain,
bepalen van de facilitaire
strategie bij Alliander
Facilities’
#ketenregiefm
© Twynstra Gudde | Alliander 29-9-2011 1

2. Workshop Ketenregie
Sourcing the chain - Alliander Facilities
Amersfoort
Amersfoort
29 september 2011
26 september 2011
Dick Plomp
Dick Plomp
Rob Hoek
Rob Hoek

3. Workshop Ketenregie
Leeftijdsopbouw Nederland 2010
© Twynstra Gudde | Alliander 29-9-2011 3

4. Workshop Ketenregie
Even voorstellen…
– Wie ben jij? Welke functie heb jij en bij welke organisatie ben
jij werkzaam?
– Ben jij het eens met de stelling dat Anders Sourcen
(bijvoorbeeld uitbesteden) een oplossing biedt en DE drijfveer
gaat zijn voor het vergrijzings-/continuïteitsprobleem?
© Twynstra Gudde | Alliander 29-9-2011 4

5. Workshop Ketenregie
Programma
1. Theorie m.b.t. ‘strategic sourcing’
– De sourcing funnel
– Resultaat van strategische oriëntatie
2. Toelichting case Alliander Facilities
– Introductie
– Doelstelling
– Doorlopen proces
– Lessons learned
© Twynstra Gudde | Alliander 29-9-2011 5

6. Workshop Ketenregie
Theorie
© Twynstra Gudde | Alliander 29-9-2011 6

7. Workshop Ketenregie
Theorie m.b.t. strategic sourcing
De sourcing funnel (1); waarom sourcing?
– Iedere organisatie moet zich periodiek drie fundamentele
vragen stellen:
1. Welke activiteiten voer ik zelf uit en welke laat ik uitvoeren door
derden?
– Dit is de klassieke ‘make or buy’ beslissing. Inmiddels is ook voor het FM
vakgebied een breed scala aan tussenvormen mogelijk (samenwerken,
joint venture, integreren in shared service centrum, etc. etc.)
2. Hoe structureer, bestuur en organiseer ik de relaties met
dienstverleners/partners waarmee ik zaken doe? Hier gaat het om de
vormgeving van de keten.
3. Welke eisen stelt het werken in een netwerk van sourcing partners aan
de competenties en het gedrag van management en medewerkers?
© Twynstra Gudde | Alliander 29-9-2011 7

8. Workshop Ketenregie
Theorie m.b.t. strategic sourcing
De sourcing funnel (2); het proces van sourcing
© Twynstra Gudde | Alliander 29-9-2011 8

9. Workshop Ketenregie
Theorie m.b.t. strategic sourcing
De sourcing funnel (3); gedetailleerd stappenplan sourcing
Strategische oriëntatie Ontwerp & transitie Demand management
Strategische-oriëntatie Uitbestedings-transactie Implementatie Contract-beheer
Verkenningsfase RFI/RFP-fase BAFO-fase Transitie-fase Demand management
-Analyse onderneming Longlist -Management -overeenkomsten - Cost-control
Referentie Overname Bepalen KPI’s
Strategische -Analyse FB (10 – 20 presentatie leveranciers en - Critical Processes
bezoek organisatie C4 ©
oriëntatie -Uitbesteedbaarheid partijen) -Bedrijfsbezoek medewerkers - Customer satisfaction
-Doelstellingen as-is - Control Risks
-Scenario’s
-Risico’s Uitvoeren -Informatie-
Request for memorandum
Information Voorlopige -Data room
-Spent-analyse “Due -Best and Final offer
Uitvoeren
-Transitie kosten -Geheimhoudings- diligence” -Guaranteed savings
financiële Doorvoeren
-Waardebepaling verklaring -performance
analyse Shortlist veranderingen
- Savings -Letters of interest Meten KPI’s rapportages
(3 à 4 partijen)
Opstellen -Business cases
-IFM profiel Business -Targeted savings
Analyseren Opstellen -RFP
-Longlist cases
markt Request for
proposal
(RFP) Bespreken
performance
Keuze voor rapportage
-Letter of Intent
Opstellen en -Offertes van “preffered
-Haalbaarheid beoordelen shortlist partijen bidder”
Evaluatie -(Financiële) doelstel- offertes
Stop business-case lingen
Bestuderen -verbetervoorstellen
“Due verbeter
diligence” voorstellen
Terugbrengen
aantal partijen
Bepalen - ‘De knip’/de scope tot max. 2
uitbesteding - Contractbeheer
- Proces -Definitieve
strategie
overeenkomst
Contractering
-Champagne
Nee Ja «qïóåëíê~=dìÇÇÉ=c~Åáäáíó=j~å~ÖÉãÉåí
Voortzetten
proces
Stop
© Twynstra Gudde | Alliander 29-9-2011 9

10. Workshop Ketenregie
Theorie m.b.t. strategic sourcing
Resultaat van strategische oriëntatie
– Strategisch kader/uitgangspunt
Extra onderdelen:
– Huidige organisatie/processen in kaart
– Marktanalyse
– Personele consequenties in kaart
– Financiële analyse
– Risicoanalyse
– (Aanbestedings)strategie
Advies managementbeslissing
© Twynstra Gudde | Alliander 29-9-2011 10

11. Workshop Ketenregie
Case
© Twynstra Gudde | Alliander 29-9-2011 11

12. Workshop Ketenregie
Case Alliander Facilities
Introductie Alliander
– Alliander transporteert gas en stroom naar woningen en bedrijven van klanten.
Het netwerkbedrijf beheert de kabels en leidingen onder de grond.
– Achtergrond
– Nuon heeft zich in 2008/2009 opgesplitst in een commercieel bedrijf en een
netwerkbedrijf
– Voor de splitsing was het Facilitair Bedrijf van NUON een apart bedrijf van
NUON dat op output werd gestuurd
– Alliander ShS Facilities (130 medew.) is nu onderdeel van Shared Services
(ShS) van Alliander en verzorgt de facilitaire dienstverlening voor alle onderdelen
van Alliander
– Daarnaast verzorgt Alliander ShS Facilities op ‘beperkte’ schaal dienstverlening
voor derden
– NUON; een deel van de gebouwen waar NUON gehuisvest is, wordt gehuurd van
Alliander. Alliander is verantwoordelijk voor het eigenaarsonderhoud in deze
gebouwen en aanvullende dienstverlening
– derde partijen die huurder zijn van gebouwen waarvan Alliander eigendom is
© Twynstra Gudde | Alliander 29-9-2011 12

13. Workshop Ketenregie
Case Alliander Facilities
Keuze voor inrichtingsprincipe fase 1
– Belangrijkste uitgangspunten bij de keuze voor een
inrichtingsprincipe:
– Beheersbaarheid, de mate waarin Alliander ‘in control’ blijft ten
aanzien van o.a. risico’s, kwaliteit, kosten & service levels
– Continuïteit, met betrekking tot stabiliteit, voortgang van proces van
het product van het sourcingobject (borging kennisoverdracht,
personele bezetting)
© Twynstra Gudde | Alliander 29-9-2011 13

14. Workshop Ketenregie
Case Alliander Facilities
Keuze voor inrichtingsprincipe fase 1
– Keuze: regieorganisatie met een hoge knip
– Maximale compliance met sourcingcriteria
– Relatief hoog besparingspotentieel
– Logische next step voor Alliander ShS Facilities
– Toekomstvast
– Impact is weliswaar aanzienlijk maar door het in verschillende
overzichtelijke projecten op te delen welke gefaseerd kunnen worden
uitgerold wel realistisch
© Twynstra Gudde | Alliander 29-9-2011 14

15. Workshop Ketenregie
Case Alliander Facilities
Vervolgstap fase 2
– Business case
– Exacte uitbestedingsknip ofwel de uitbestedingsscope
– Besparingspotentieel
– Globale marktverkenning met potentiële marktpartijen
– Risico’s
– Bij positieve business cases start vervolgstappen
– Overleg met OR en bonden
– Aanbestedingen
– Implementatie
© Twynstra Gudde | Alliander 29-9-2011 15

16. Workshop Ketenregie
Case Alliander Facilities
Aanpak fase 2
– Uitgangspunten:
– Medewerkers optimaal betrekken
– Openheid en transparantie
– Invulling:
– Programmaorganisatie – Projectmanagement
– Stuurgroep – Conform Prince II
– Klankbordgroep – Communicatieplan
– Projectmanagement – Kernboodschap
– Projectgroepen – Communicatiemiddelen mix
– Toolbox
– Inhoud
– Proces
– Omgang met emoties
© Twynstra Gudde | Alliander 29-9-2011 16

17. Workshop Ketenregie
Case Alliander Facilities
Resultaat fase 2
© Twynstra Gudde | Alliander 29-9-2011 17

18. Workshop Ketenregie
Case Alliander Facilities
Geleerde lessen
– Communicatie, communicatie, communicatie
– Het belang van het ‘waarom’, wat is de noodzaak
© Twynstra Gudde | Alliander 29-9-2011 18

19. Workshop Ketenregie
Vragen ?
Vragen ?
© Twynstra Gudde | Alliander 29-9-2011 19

20. Workshop Ketenregie
Dick Plomp
Rob Hoek
www.twynstragudde.nl
Alle intellectuele eigendomsrechten met betrekking tot
deze presentatie berusten bij Twynstra Gudde. Niets uit
deze presentatie mag worden verveelvoudigd of openbaar
gemaakt zonder schriftelijke toestemming van Twynstra
Gudde.
DOCSOpen nummer 578318
© Twynstra Gudde | Alliander 29-9-2011 20