1. Diffusion électronique des
thèses et sujets de thèses
à l’UBO depuis le 1er janvier 2012
par Violaine Garguilo, janvier 2015

2. 2
Diffusion des sujets de
thèses en préparation
À l’UBO depuis 2013
dés l’inscription en doctorat
(ou la réinscription)
Université de Bretagne Occidentale – Service Commun de Documentation

3. 3
Diffusion des sujets de thèse
• Depuis 1968 : une tradition en SHS via le
Fichier Central des Thèses (FCT)
• Depuis 2011 : possible dans toutes les
disciplines -> sujets de thèses publiés sur
Theses.fr
• Depuis 2013 : à l’UBO pour toutes les
disciplines
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4. 4
STEP
• STEP (Signalement des Thèses En
Préparation)
 Mise en place en 2011 par l’ABES (Agence
Bibliographique de l’Enseignement Supérieur) :
application optionnelle pour les établissements
souhaitant signaler leurs sujets de thèses en cours
 102 établissements dans STEP sur 125 habilités à délivrer le
doctorat en nov. 2014 (4 universités et 19 grandes écoles
manquantes))
 Interconnectée depuis 2013 avec Apogée, la base de
la scolarité
 publie les sujets de thèses en préparation sur Theses.fr, moteur
de recherche des thèses de doctorat françaises
 donne la main aux doctorants pour l’enrichissement de leur
fiche de thèse en préparation par l’envoi d’un mél automatique
attribuant un identifiant et un mot de passe
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5. 5Université de Bretagne Occidentale – Service Commun de Documentation
STEP et le doctorant (1)
• Sur STEP le doctorant peut :
éditer les données relatives à sa
personne
 mettre à jour ses coordonnées, modifier
son mot de passe (recommandé)
éditer les données relatives à sa thèse
 ajouter un résumé du projet, des mots-
clés…
demander une attestation

6. 6
STEP et le doctorant (2)
• Sur STEP le doctorant ne peut pas :
modifier l’école doctorale de rattachement
modifier le nom du directeur de thèse
• En revanche il peut :
intervenir sur le titre pour des corrections
mineures (accents, orthographe..), mais un
changement plus important doit être validé
par le directeur de thèse et enregistré par
l’École Doctorale
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7. 7
Theses.fr
• Moteur de recherche national des thèses
françaises créé par l’ABES en juillet 2011 :
http://www.theses.fr/
 signale toutes les thèses soutenues depuis 1985 (papier +
électronique)
 donne accès au texte intégral des thèses diffusées sous
forme électronique par les établissements
 signale les thèses en préparation dans les établissements
engagés dans STEP
 prévoit de s’enrichir avec :
 les thèses auto-archivées sur TEL par leurs auteurs
 les thèses publiées par des éditeurs commerciaux
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8. 8Université de Bretagne Occidentale – Service Commun de Documentation
Theses.fr et l’internaute
• Bouton Signaler une erreur -> tout
internaute peut signaler une erreur sur
une fiche de thèse
• Message de l’internaute transmis au
correspondant STEP de l’Université qui
sollicite l’École doctorale concernée
avant de corriger l’erreur

9. 9
Dépôt et diffusion des thèses
sous forme électronique
à l’UBO depuis le 1er janvier 2012
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10. 10
Cadre règlementaire : l’arrêté de
2006
• Arrêté du 7 août 2006 relatif aux modalités de
dépôt, de signalement, de reproduction, de
diffusion et de conservation des thèses ou des
travaux présentés en soutenance en vue du
doctorat
 Prévoit deux types de dépôts :
 Sur support papier
 Ou
 Sous forme électronique
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11. 11
A l’UBO
• Dépôt papier jusqu’en 2011
• Dépôt électronique depuis le 1er janvier
2012
vote du CS le 24 mars 2011en faveur du
dépôt électronique des thèses
vote du CA le 6 octobre 2011et adoption
d’une charte précisant les modalités de dépôt
et de diffusion des thèses électroniques
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12. 12
Pourquoi un dépôt électronique ?
• Pour un accès facilité au texte intégral
• Pour une diffusion des thèses plus large via
Internet
• Pour une visibilité internationale
• Pour une conservation pérenne des thèses
• Pour des plagiats plus facilement repérables
• Pour participer au mouvement de l’Open Access
pour un accès libre aux résultats de la recherche
scientifique
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13. 13
Cadre règlementaire : cas du dépôt
électronique
• Des obligations pour le doctorant :
 déposer la thèse 3 semaines avant la soutenance (soutenance
conditionnée par le dépôt de la thèse)
 fournir la thèse sous forme électronique selon les prescriptions de
l’établissement et fournir les métadonnées nécessaires à la
description de la thèse
 faire un 2d dépôt dans les 3 mois qui suivent la soutenance si des
corrections ont été demandées par le jury
• Des obligations pour l’établissement :
 procéder au dépôt de la thèse et des métadonnées dans
l’application nationale STAR
 assurer (sauf cas de confidentialité) la diffusion de la thèse au sein
de l’établissement (la mise en ligne de la thèse sur internet étant
subordonnée à l’autorisation du nouveau docteur)
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14. 14
Diffusion des thèses électroniques
à l’UBO
• Thèses confidentielles : pas de diffusion
• Thèses non confidentielles :
Si l’auteur autorise sa diffusion sur
Internet -> diffusion sur l’archive
ouverte TEL
Si l’auteur n’autorise pas sa diffusion
sur Internet -> diffusion en extranet à
la communauté UBO via l’ENT
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15. 15
TEL
• TEL (Thèses En Ligne)
 Portail de l’archive ouverte HAL créé en 2000 par le
CCSD
 permet l’auto-archivage des thèses de doctorat et
habilitations à diriger des recherches (HDR)
 permet la diffusion des thèses électroniques par les
établissements de soutenance
 permet la création de collection par les établissements ->
collection créée pour l’UBO à l’adresse
http://tel.archives-ouvertes.fr/UBO-THESE/ (338 au 5
janvier 2015)
 alimente le portail des thèses européen DART-Europe et
la bibliothèque numérique européenne Europeana
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16. 16Université de Bretagne Occidentale – Service Commun de Documentation
TEL : collection de l’UBO
http://tel.archives-ouvertes.fr/UBO-THESE/

17. 17
Comment déposer sa thèse (1)
• 3 à 6 semaines avant la soutenance : le
doctorant doit déposer auprès de son école
doctorale :
 Le formulaire d’autorisation de diffusion rempli et signé
 Un CD ou DVD comprenant
 Le fichier pdf de sa thèse complète
 + éventuellement le fichier pdf de sa thèse expurgée des
documents sur lesquels il n’a pas les droits
 Un fichier autorisant la copie comprenant :
un titre en anglais
un résumé en français (1700 caractères maximum espaces
compris) et un résumé en anglais (idem)
des propositions de mots-clés en français et en anglais
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18. 18
Comment déposer sa thèse (2)
• Pendant la soutenance :
Le président du jury complète le
formulaire d’autorisation de diffusion
indique si la thèse est confidentielle et
précise si la confidentialité est illimitée ou
donne la date de fin de confidentialité
indique si la thèse doit être corrigée avant
diffusion
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19. 19
Comment déposer sa thèse (3)
• Si des corrections ont été demandées par
le jury avant diffusion
Dans les 3 mois qui suivent la soutenance,
le doctorant doit faire un second dépôt auprès
de son école doctorale :
Un CD ou DVD comprenant le ou les fichiers pdf de
sa thèse (version complète et expurgée), les
résumés et mots-clés
Le formulaire de second dépôt signé par son
directeur de thèse
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20. 20
Comment déposer sa thèse :
précisions
• Le dépôt de la thèse est obligatoire, même si l’auteur
n’autorise pas sa diffusion sur Internet (la thèse sera alors
diffusée sur l’extranet)
• L’auteur peut demander à ce que la diffusion de sa thèse
soit différée à une date qu’il choisit -> dans ce cas sa
thèse est diffusée immédiatement sur l’extranet et plus
tard sur Internet
• Le dépôt de la thèse est obligatoire, même en cas de
confidentialité (la thèse sera alors archivée mais non
diffusée)
• Les fichiers pdf gravés sur CD doivent être validés par
l’application Facile (http://facile.cines.fr/)
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21. 21Université de Bretagne Occidentale – Service Commun de Documentation
Circuit de la thèse à l’UBO
Apogée
Step
Star
Theses.fr
Professionnels
Tout public
Professionnels
+ doctorants
TEL Sudoc
ED SCD
CINES
Plateforme
ABES
Extranet
HAL-UBO
et TEL-UBO
Catalogue UBO

22. 22
Plus d’infos ?
• Sur nos pages web
• Sur le dépliant « Doctorants à l’UBO »
• Pour toute question :
theses@univ-brest.fr
Université de Bretagne Occidentale – Service Commun de Documentation

23. 23Université de Bretagne Occidentale – Service Commun de Documentation
Merci de votre attention !