Hoe maak ik mijn medewerkers voldoende declarabel? 
Bij op fee-basis werken is niet alleen het uurtarief bepalend voor de winstgevendheid. Met ingang van 1 januari 2013 vervalt de mogelijkheid om provisie te gebruiken voor de funding van advies- en beheerswerkzaamheden op complexe financiële producten. Het verrichten van diensten tegen een fee-vergoeding wordt daarmee noodzakelijk, als dat al niet zo was vanuit de wensen en belangen van de klant. Financiering van dienstverlening door middel van fee maakt het noodzakelijk goed na te denken over de hoogte van het uurtarief op de verschillende geboden diensten. Platgeslagen is het uurtarief gelijk aan kostprijs en winstmarge. Het is de uitdaging een zo hoog mogelijke declarabiliteit in uw organisatie te bewerkstelligen. http://vbdag.nl/?page_id=87

1. Hoe maak ik mijn medewerkers
voldoende declarabel?
Kees Swinkels MPLA
Verzekeringsbranchedag 27 november 2012

2. Onderwerpen
 Korte introductie
 Uurtarief en declarabiliteit
 Activiteiten en vastlegging
 Organisatie
 Beloning
 Ervaringen
 Vragen

3. Onze werkelijkheid
 Geen leidraad of formule
 Geen organisatieadvies of boekenwijsheid
 Ervaringen vanuit de organisatie EBC Nederland

4.  Uurtarief en declarabiliteit?

5. Bepalen fee
 Minimaal vereiste omzet
 Om kantoor draaiende te houden (break-even)
 Minimaal gewenste omzet
 Om rendementsdoelstelling te halen (budget)
 Omzet te realiseren door:
 Te declareren uren
 Prestatievergoedingen
 (Tijdelijke) provisie-inkomsten

6. Bepalen fee uit uren
 Omzet = Declarabele uren x uurtarief
 Stel: beoogde omzet voor een medewerker € 150.000,-
aantal beschikbare uren (261 – 26 – 5) 1.540
mate van declarabiliteit 65%
€ 150.000 = 1.540 x 65% x X X = € 150,-
10% meer of minder declarabel +/- € 23.100,-
 Mate van declarabiliteit is mogelijk belangrijker dan het uurtarief op
zich.

7. Bepalen fee
 Kom je op een realistische fee uit?
 Hoe verhoudt je je ten opzichte van de directe concurrent?
 Geloofwaardigheid van het tarief (toegevoegde waarde/doelgroep)
 Vertrouwen van het eigen personeel (ben ik het wel waard?)
 Consequent zijn met het uurtarief
 Boet niet snel in op je tarief
 Speel met uren, niet met het tarief zelf
 Wanneer wel of niet BTW rekenen?

8.  Activiteiten

9. Propositie
 Ga uit van het resultaat voor de klant
 Advies
 Gemak
 Voordeel
 Klant zit niet te wachten op een “postorder-propositie”
 Een zo direct mogelijke relatie tussen resultaat en investering
 Investeer in de klant, maar niet oneindig

10. Vastlegging
 Leg de afspraken per opdracht goed vast.
 Wat is het beoogde resultaat?
 Wie voert de opdracht uit?
 Wanneer is de opdracht gereed?
 Hoe wordt opgeleverd?
 Hoe wordt gefactureerd?
 Hoe om te gaan met meerwerk/minderwerk?

11. Inzicht klant
 Wat kan de klant precies verwachten?
 Resultaat uit activiteiten
 Waar krijgt de klant wel of niet een factuur voor en wanneer?
 Hoeveel tijd staat er voor verschillende activiteiten?
 Lopende (andere) geldstromen

12.  Kan ik dat wel vragen?

13. Draagvlak/motivatie (intern)
 Inzicht in kosten en inzicht in te bieden dienstverlening zullen
draagvlak vergroten
 Fee-dienstverlening vraagt een andere cultuur
 Medewerkers mogelijk niet (helemaal) gewend om op uurbasis
te werken
 Moeten wel met overtuiging hun dienstverlening “verkopen” in de
markt
 Product ben je zelf
 Gereedschapskist met kennis vullen
 Gereedschapskist met vaardigheden vullen

14. Inzicht/bewustzijn (intern)
WAT DOE IK EN WAAROM DOE IK HET?
 Wat doe ik exact voor een klant?
 Diensten uitvoerig beschrijven
 Tijdschrijven
 Welke kosten horen bij mij?
 Directe kosten
 Indirecte kosten
 Waar sta ik financieel?
 Realisatie en forecast
 Lopende verdiensten per klant (provisie)

15.  Organisatie geschikt (maken)

16. Organisatie (intern)
 Organisatie geschikt maken voor dienstverlening op uren
 Urenregistratie
 Facturatie
 Ouderdomsanalyse / betaalgedrag
 Maningen
 Cashflow!!

17. Organisatie
 Organisatie geschikt maken voor dienstverlening op uren
 Omschrijving dienstverlening
 Dienstverleningsovereenkomsten / -opdrachten
 Vaststellen en onderhoud tarief
 Opleiding en trainingen

18.  Wat betekent dat voor mij?

19. Beloning (intern)
 Aan declarabiliteit voldoen, moet lonend zijn
 Geen negatieve financiële prikkel (AFM)
 Onderdeel van beoordeling
 Onderdeel van functienivau (medior/senior)
 Uren beschikbaar stellen voor zelfontplooiing etc

20. Beloning (extern)
 Declarabiliteit is essentieel voor continuïteit
 Klanten belonen voor wederkerige diensten
 Lager uurtarief bij overeenkomsten voor langere tijd
 Korting op tarief bij afname zeker aantal uren
 Nogmaals: een zo direct mogelijke relatie leggen tussen resultaat
uit activiteiten en de investering voor de klant

21.  Onze ervaringen

22. Ervaringen EBC Nederland
 Een exacte omschrijving van activiteiten is lastig
 Alle gewerkte uren bij de klant in rekening brengen idem
 Niet elke medewerker is geschikt om op uurtarieven te werken
 Urenregistratie en facturatie vereist een zorgvuldige administratie
 Factureren door de medewerker die de activiteit heeft verricht
 Herinneren idem

23. Ervaringen EBC Nederland
 Grote relaties “bepalen zelf hun betaaltermijn en voorwaarden”
 Je kunt alleen maar helemaal transparant zijn; niet deels
 Andere cashflow
 Vertrouwensrelatie met klant groeit
 Leidt tot recommandatie en wederkerige diensten