Guida per la pubblicazione on line delle circolari. Si rivolge al personale USR Lombardia incaricaato della pubblicazione on line delle comunicazioni, ma può essere utile a chiunque nella pubblica amministrazione si occupa degli aspetti redazionali del sito istituzionale. La guida è curata da Alberto Ardizzone e Rossana Salomone, Ufficio Comunicazione - Ufficio scolastico regionale per la Lombardia.

1. Ministero dell’Istruzione, dell’Università e della Ricerca
Ufficio Scolastico Regionale per la Lombardia
Ufficio IX – Comunicazione
La pubblicazione on line delle circolari

2. Sommario
Premessa ---------------------------------------------------------------------------------------------- 3
1. Prima operazione: salvataggio dei file -------------------------------------------------------- 3
2. Accesso all’area di amministrazione ----------------------------------------------------------- 3
3. L’apertura della bozza di comunicazione ----------------------------------------------------- 3
4. Composizione della comunicazione on line --------------------------------------------------- 3
4.1. Il titolo della comunicazione ................................................................................... 4
4.2. Il permalink ........................................................................................................... 4
4.3. Il numero della circolare ......................................................................................... 4
4.4. La data ................................................................................................................. 4
4.5. I destinatari .......................................................................................................... 4
4.6. L’oggetto .............................................................................................................. 4
4.7. Il testo della comunicazione .................................................................................... 5
4.8. Gli allegati ............................................................................................................ 5
4.8.1. Caricamento dell’allegato ............................................................................................... 5
4.8.2. Inserimento dell’allegato nella circolare .......................................................................... 6
4.9. La sigla e il referente ............................................................................................. 6
5. Il riassunto ----------------------------------------------------------------------------------------- 6
6. Le categorie --------------------------------------------------------------------------------------- 6
7. I tag ------------------------------------------------------------------------------------------------- 7
8. La pubblicazione ---------------------------------------------------------------------------------- 7
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Tel. +39 02 574 627 235 – Email comunicazione@istruzione.lombardia.it
La pubblicazione on line delle circolari – pag 2

3. Premessa
Questa guida illustra i passi essenziali per la pubblicazione on line delle circolari prodotte
dall’Ufficio scolastico per la Lombardia. Per facilitare la lettura, abbiamo pensato di
riferirci a un esempio concreto: la pubblicazione di una comunicazione dell’ufficio 9
(Comunicazione).
1. Prima operazione: salvataggio dei file
1. Creo una cartella dove salverò i documenti da pubblicare.
2. Nomino la comunicazione servendomi del numero di protocollo: ad esempio, se la
comunicazione ha come numero 1234, la salverò come prtolo1234_10.doc.
3. Se ci sono allegati, li salverò aggiungendo alcuni caratteri di identificazione prima
dell’estensione (ad esempio, come prtolo1234_10all.doc, oppure come
prtolo1234_10bando.doc.
2. Accesso all’area di amministrazione
Per accedere all’area di amministrazione del sito dell’USR
Lombardia:
4. apro la pagina www.istruzione.lombardia.it/wp-admin;
5. inserisco login e username;
6. clicco su Collegati.
3. L’apertura della bozza di comunicazione
Ogni ufficio ha un modello preimpostato di comunicazione. In
questo modo si riducono le operazioni da eseguire e si facilita
l’omogeneità di pubblicazione.
Entrato nell’area di amministrazione:
1. scelgo “Bozze” dal menu a cascata posizionato in alto a
destra, puntando il cursore sulla freccia verso il basso, a fianco di “Nuovo articolo;
2. individuo il modello di circolare riferita al mio ufficio: ad esempio , Com. Uff.
Comunicazione (9) ;
3. posiziono il cursore sul titolo della bozza e clicco su Duplica.
4. Composizione della comunicazione on line
La composizione della comunicazione on line richiede 9 brevi azioni da svolgere una per
volta.
E’ importante evitare l’uso del tasto Invio per spostarsi da una sezione
all’altra.
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4. 4.1. Il titolo della comunicazione
E’ il titolo-origine del link alla circolare stessa. E’ breve, conciso, significativo e può non
coincidere con l’oggetto della circolare.
4.2. Il permalink
Il permalink consiste
nell’indirizzo web della circolare:
1. clicco sul pulsante Modifica, a destra del Permalink;
2. sostituisco la scritta che trovo con protloxxxx_10. Dove xxxx è il nuovo numero
di protocollo;
3. clicco su Ok.
4.3. Il numero della circolare
Sovrascrivo il numero preesistente con quello della circolare che sto pubblicando.
4.4. La data
Sovrascrivo la data preesistente con quella della circolare che sto pubblicando.
4.5. I destinatari
Lo stile di scrittura dei destinatari segue alcune
regole:
1. Destinatari distinti sono suddivisi da un Invio (così si generano due paragrafi
diversi);
2. Per andare a capo all’interno dello stesso destinatario usare la combinazione di
tasti Shift+Invio;
3. Usare le maiuscole all’inizio del paragrafo (Ai, Al, Alle, …) e per i nomi propri (in
particolare, nomi di persona, geografici e di luogo).
Esempio:
Ai dirigenti scolastici
degli istituti di istruzione secondaria di secondo grado
Ai dirigenti degli ambiti territoriali
della Lombardia
4.6. L’oggetto
Coincide con l’oggetto della comunicazione. Inizia con una lettera maiuscola, finisce
senza punto ed è in grassetto.
Posizionato il cursore a destra di Oggetto:, seleziono Testo
oggetto.
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5. A questo punto posso agire in due modi:
1. digito direttamente il nuovo oggetto; (oppure)
2. copio e incollo dal documento originale (di solito in Word).
4.7. Il testo della comunicazione
Posizionato il cursore in corrispondenza di Testo articolo, sostituisco la scritta con il
testo della comunicazione. Per fare ciò apro il documento originale, copio il contenuto
della circolare (la parte sotto l’oggetto e prima della firma) e lo incollo.
Se il documento in origine è ben formato, cioè è stato redatto tenendo conto delle
indicazioni fornite con il modello d’ufficio, non dovrebbero essere necessarie altre
operazioni.
4.8. Gli allegati
Questa procedura vale solo in presenza di allegati. Nel
caso manchino, cancellare la scritta spazio per
allegati.
4.8.1. Caricamento dell’allegato
Per caricare l’allegato:
1. clicco in corrispondenza della prima icona a
fianco di Carica/Inserisci;
2. nella nuova finestra aperta in automatico, clicco
sul pulsante Selezionare file;
3. seleziono l’allegato salvato in precedenza (vedi
punto 1);
4. sostituisco il testo a fianco
del Titolo con un testo
significativo e legato al
contenuto dell’allegato
stesso (ad esempio:
Programma del seminario)
avendo cura di iniziare con la
maiuscola e finire senza
punto.
5. clicco sul pulsante Salva
tutte le modifiche;
6. ripeto l’operazione per ogni
allegato;
7. chiudo la finestra.
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6. 4.8.2. Inserimento dell’allegato nella circolare
Posizionato il cursore in corrispondenza di
spazio per allegato, seleziono la scritta
e:
1. clicco nella barra degli strumenti sul
pulsante graffetta
(EGAttachments,desc);
2. nella nuova finestra aperta in
automatico, seleziono i documenti da
allegare (posso usare Ctrl+pulsante
sinistro del mouse per selezionare i
documenti uno a uno);
3. in corrispondenza di Titolo digito
Allegato (se è uno solo) o Allegati (se
sono più di uno)
4. in corrispondenza di Tag HTML per
il titolo digito h3
5. clicco sul pulsante Inserisci.
4.9. La sigla e il referente
Posizionato il cursore sulla sigla, ne verifico la correttezza ed eventualmente l’aggiorno.
Sposto il cursore sulla riga del referente e inserisco, se
presente, il nominativo della persona, corredato da
numero di telefono e email, della persona che segue il
procedimento o che è riferimento dell’iniziativa.
5. Il riassunto
Il riassunto, scritto in linguaggio semplice e
chiaro con stile “giornalistico”, ha lo scopo di
offrire al navigatore un’anteprima della
comunicazione fornendo le informazioni più
significative per il cittadino (ad esempio:
scadenze, luoghi, date, soggetti interessati):
6. Le categorie
Le categorie sono contenitori tematici associati agli articoli. Possono essere gerarchizzate
e consentono un efficiente sistema di archivio automatico annuale. Ogni singola
comunicazione viene associata a più categorie e, in questo modo, viene visualizzata in
ogni archivio della categoria in questione.Le circolari prodotte dagli uffici sono già
associate alla categoria Comunicazioni e alla categoria dell’ufficio proponente.
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7. Per aggiungere altre categorie da
associare alla comunicazione, posiziono il
mouse nella finestra categorie e spunto la
casella a fianco delle categorie
interessate.
7. I tag
Gli argomenti (tag) associati alle
comunicazioni sono in continua evoluzione
dovendo per nostra scelta rispondere a criteri di attribuzione sia a posteriori (tag come
etichetta da assegnare in modo libero, vicino ai
criteri di classificazione utilizzati nella ricerca)
sia a priori (tag utilizzato come ulteriore
elemento di classificazione che si giova
dell’unicità di attribuzione).
Per inserire i tag scrivo i tag di riferimento
separati da una virgola e uno spazio e clicco
sul pulsante Aggiungi.
Il sistema offre un facilitatore che, alla
digitazione dei caratteri, mette a disposizione
un elenco con i tag già utilizzati. In questo
modo si facilità la classificazione delle
comunicazioni secondo un vocabolario
condiviso.
8. La pubblicazione
Controllo l’esito del lavoro visualizzando l’anteprima del documento: pulsante
Anteprima.
Verifico la chiarezza e la completezza del riassunto e del testo della circolare, la
correttezza delle informazioni, la qualità della visualizzazione e, se noto la necessità di
apportare modifiche, chiudo la finestra di anteprima e correggo.
Poi, quando tutto mi sembra a posto, finalmente pubblico! (pulsante Pubblica)
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8. Milano, luglio 2010
Questa guida è stata realizzata da Alberto Ardizzone e Rossana Salomone
USR Lombardia - Ufficio IX Comunicazione
La guida è rilasciata sotto la licenza Creative Commons Attribuzione-Non commerciale-Non
opere derivate 2.5. Per leggere una copia della licenza visita il sito web
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