Administração de Projetos Planejamento - Aquisições - Aula 15

1. aqW2
Page  1
Gerenciamento de Projetos
Gerenciamento das Aquisições

2. Page  2

3. Gerência das Aquisições do Projeto
Processos necessários para a aquisição de mercadorias e serviços fora da
organização que desenvolve o projeto.
Planejar as Aquisições
Determinar o que contratar e quando.
Conduzir as Aquisições
Obter propostas de fornecimento conforme
apropriado a cada caso (cotações de preço,
cartas-convite, licitação).
Escolher entre os possíveis fornecedores.
Administrar as Aquisições
Gerenciar os relacionamentos com
fornecedores.
Encerrar as Aquisições
Page  3
Completar e liquidar o contrato, incluindo a
resolução de qualquer item pendente.

4. Gerência das Aquisições do Projeto
O que é?
Engloba os processos necessários para
compra de produtos serviços ou resultados
de fora da equipe do projeto para realizar o
trabalho (PMBOK®)
Busca otimizar as aquisições para atingir
os objetivos e as entregas, além de reduzir
o risco.
Page  4

5. Planejar as Aquisições
Mapa de Aquisições do Projeto
O que é contratado em projetos?
 Pacotes de trabalho.
 Recursos(materiais, equipamentos e pessoas) necessários e não disponíveis
para o trabalho que será feito visando à entrega de pacotes de trabalho. Caso
esses recursos não estejam disponíveis na organização, será necessária a
contratação dos mesmos.
O Que Levar em Consideração na Análise Make-or-Buy?
 Capacidade (quantidade e qualidade) da equipe;
 Necessidade de fornecimento especializado;
 Necessidade de absorção da tecnologia;
 Restrições de custo;
 Restrições de prazo;
 Restrições de subcontratação;
 Existência de fornecedores confiáveis.;
 O core business da empresa : Qual é o meu negócio?
 Compartilhamentos de riscos;
Page  5 Problemas legais ou de segurança da informação.


6. Planejar as Aquisições
Plano de Gerenciamento: Itens relevantes
•
•
•
•
•
•
•
Page  6
Tipos de contratos a serem usados;
Mapa das aquisições;
Documentos de aquisição padronizados;
Responsabilidade por preparar estimativas;
Autonomia do projeto com relação às aquisições;
Gerenciamento dos fornecedores;
Restrições e premissas das compras.

7. Planejar as Aquisições
Mapa de Aquisições do Projeto
Page  7

8. Planejar as Aquisições
Mapa de Aquisições do Projeto
Cód
Descrição
Ref.
EAP
1
Mão de Obra
Serviços
2
Piso
Cozinha
20
3
Revestimento
Cozinha
4
Pia
5
Qtde Unitário
Orçamento
Termino
R$
35.000,00 31/07/2010
20
R$
400,00 31/05/2010
45
20
R$
900,00 31/05/2010
Cozinha
1
650
R$
650,00 31/05/2010
Piso
Área Externa
45
20
R$
900,00 31/07/2010
6
Revestimento
Área Externa
20
R$
-
31/07/2010
7
Banheiro Empregada
Área Externa
R$
-
31/07/2010
8
Vaso
Área Externa
1
220
R$
220,00 31/07/2010
9
Pia
Área Externa
1
80
R$
80,00 31/07/2010
10
Janelas
Quartos
2
1600
R$
3.200,00 31/05/2010
Page  8

9. Planejar as Aquisições
Inserir contratos na EAP
Inserir o processo
de aquisição para
geração do
contrato
Inserir a execução
do contrato






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Registro de Riscos
Mapa de Aquisições
Contratação
Execução (Construção)
Fiscalização
Aquisição de Mobiliário
Inserir a
Administração e
encerramento do
contrato

10. Planejar as Aquisições
Inserir contratos na EAP
Page  10

11. Planejar as Aquisições
Riscos
É importante analisar e gerenciar os riscos das
aquisições que serão feitas
Como analisar e minimizar os riscos?
• Fazer as especificações (ESP)
• Na escolha (pré-qualificação) das empresas convidadas a
participar do processo de seleção do fornecedor (PQ);
• No processo de seleção do fornecedor, utilizando critérios de
avaliação obrigatórios e/ou facultativos (SEL);
• Em cláusulas contratuais que protejam os principais objetivos do
projeto e os direitos daí decorrentes (CONT);
• Na administração do contrato (ADM);
• No encerramento do contrato (ENC);
• No planejamento do projeto (PLAN).
Page  11

12. Planejar as Aquisições
Exemplo
*A atividade de diligenciamento compreende todas as ações necessárias para permitir
que o produto a ser fornecido, montado ou colocado em funcionamento seja entregue
no prazo, de acordo com as especificações técnicas aplicáveis e dentro dos padrões de
qualidade esperados pelo Cliente
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13. Planejar as Aquisições
Declaração do Trabalho (SOW)
• Especificações técnicas
• Quantidades
• Qualidade requerida
• Prazos
• Suporte técnico
• Treinamentos desejados
• Nível de serviço de manutenção desejado
• Garantias
• Local de entrega
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14. Planejar as Aquisições
Critérios de Avaliação de Fornecedores
• Eliminatórios
• Pré-requisitos; obrigatórios / habilitação
• Classificatórios / julgamento.
• Formas de classificação:
• Menor Preço
• Melhor Técnica
• Melhor Técnica e Preço
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15. Planejar as Aquisições
Critérios de Avaliação de Fornecedores
Aquisição de um ônibus para uma excursão
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16. Planejar as Aquisições
Critérios de Avaliação de Fornecedores
Critérios de Avaliação Eliminatórios
Atendimento às cláusulas obrigatórias do Instrumento de
Consulta:
• Capacidade financeira;
• Capacidade de produção;
• Capacidade e experiência técnica;
• Regularização jurídica e fiscal;
• Desempenho em contratos anteriores
Obs.: Referências, atestados e visitas aos clientes e ao próprio
fornecedor são instrumentos de verificação
• Atendimento aos requisitos obrigatórios da Declaração do
Trabalho (SOW)
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17. Planejar as Aquisições
Critérios de Avaliação de Fornecedores
Critérios de Avaliação Eliminatórios
Critério
Resposta
Tipo
Esperada
Critério de Eliminação
Apresentado a certidão Negativa de Débitos FGTS
SIM
SIM
Empresa não apresentar o certificado
Apresentado a certidão Negativa de Débitos do INSS
SIM
SIM
Empresa não apresentar o certificado
SIM
SIM
Empresa não apresentar o certificado
SIM
SIM
Empresa não apresentar o certificado
Faturamento Mensal
500.000
>
Empresa com faturamento menor que a referência
Número de Funcionários
100
>
Empresa com número de funcionários menor que a
referência
Tempo de Fundação (Nro de Anos)
5
>
Empresa com menos de 5 anos de existência
(Passivo Circulante + Exigível a Longo Prazo)/Ativo
Total
0,6
<
Boa Capacidade Financeira. Endividamento Total maior que
o valor de referência
Experiência anterior em projetos similares
SIM
Apresentado a certidão Negativa de Débitos da
Receita Federal
Apresentado a certidão Negativa de Débitos
SERASA
Page  17
SIM Empresa não ter experiência anterior em projetos similares

18. Planejar as Aquisições
Critérios de Avaliação de Fornecedores
Critérios de Avaliação Classificatórios
Irão diferenciar as propostas.
• Oferta acima dos requisitos (opcionais, serviços agregados,
tecnologia)
• Redução de prazos
• Preço e / ou condições de pagamento
• Garantias acima do mínimo especificado
• Capacidade técnica
• Capacidade de gerenciamento
• Qualificação da equipe técnica e / ou gerencial
• Posicionamento no mercado
Page  18

19. Planejar as Aquisições
Critérios de Avaliação de Fornecedores
Critérios de Avaliação Classificatórios
Melhor Nota
Nota Final
5
25
Critério
Peso
Proposta entrega no prazo?
Esforço (em horas)
5
0
Custo (R$)
10
5
50
Prazo (Dias úteis)
10
5
50
Conhecimento do Negócio
5
5
25 Se conhecer muito o negócio, 5, médio, 3, pouco 1, não conhece -1
Conhecimento Tecnológico
5
5
25
Nível de Qualidade
10
5
50
Base histórica de entrega
10
5
50
Page  19
Classificação
Se a proposta for entregue no prazo, Nota 5, Caso contrário, 0
Somente Referencia
Se o custo for menor do que o orçado, 5, Até 20% acima, 3, Acima
de 20%, 0
Se o prazo for menor do que o deadline legal, 5, Entrega Parcial 0,
Caso contrário, -5
Se tem domínio tecnológico, 5, médio, 3, pouco 1, não conhece -1
Base histórica do nível de qualidade das entregas é muito boa, 5,
média, 3, baixa 1
Base histórica das entregas no prazo é muito boa, 5, média, 3,
baixa 1

20. Planejar as Aquisições
Critérios de Avaliação de Fornecedores
Exemplo de Avaliação Técnica e Preço
AF = FP x IP + (10 –FP) x IT
AF= Avaliação Final
FP= Fator de Ponderação
IP= Índice de Preço
IT= Índice Técnico
O FP deve ser estabelecido conforme o interesse do contratante em atribuir maior
prioridade à técnica ou ao preço
IP = VMP / VP
IT = NT / MNT
IP = Índice de Preço
VMP= Valor da Menor Proposta
VP= Valor da Proposta em exame
NT = (7H + 3C) / 10
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IT= Índice Técnico
NT= Nota Técnica da Proposta em exame
MNT= Valor da Maior Nota Técnica
NT= Nota Técnica
H= Pontuação no Critério Histórico
C= Pontuação no Critério Certificação

21. Planejar as Aquisições
Critérios de Avaliação de Fornecedores
Page  21

22. Planejar as Aquisições
Critérios de Avaliação de Fornecedores
Exemplo de Avaliação Técnica e Preço
H
PONT
C
PONT
NT
IT
FP
VALOR
IP
FP
AF
Fornecedor 1 H1
10
C2
3
7,9
1,0
5,0
R$ 12000
0,750
3
10,75
Fornecedor 2 H3
5
C1
4
4,7
0,6
3,0
R$ 9000
1,000
5
5,97
Fornecedor 3 H2
7
C1
4
6,1
0,8
4,0
R$ 10500
0,857
4
8,06
Page  22

23. Planejar as Aquisições
Critérios de Avaliação de Fornecedores
Vantagens de Divulgar
• Transparência do processo
• Proponente procura adequar sua proposta às necessidades e
prioridades do cliente
• Prioridades são pensadas previamente, levando a uma melhor
qualidade da RFP (mesmo sem divulgar)
• Processo de seleção mais rápido e objetivo (mesmo sem divulgar)
Desvantagens de Divulgar
• Necessidade de elaboração dos critérios antes da divulgação da
RFP, podendo atrasar o processo (mesmo sem divulgar)
• Possibilidade de questionamento dos critérios pelos proponentes
• Possibilidade de questionamento do resultado pelos proponentes
Page  23

24. Planejar as Aquisições
Critérios de Avaliação de Fornecedores
Page  24

25. Planejar as Aquisições
Documentos de Aquisição
Para solicitar propostas de fornecedores potenciais
Request For Proposal (RFP) – Requisição de Proposta
Neste documento, a empresa que está interessada num determinado produto ou
serviço explica aos fornecedores, através de uma especificação técnica, quais são suas
premissas, necessidades técnicas, prazos, exigências com qualidade, certificações emitidas
através de órgãos certificadores, e todas as informações que sejam necessárias para a
prestação do serviço.
Seq
1
2
Tópico
Sobre a Empresa
Infraestrutura necessária
3
Metodologia de
Gerenciamento de Projetos
Escopo
Premissas
Estratégia de entrega
Cronograma
Lista de recursos / horas de
alocação
Orçamento
Informações adicionais
4
5
6
7
8
9
10
Page  25
Conteúdo esperado
Breve descrição da empresa, Não exceder uma página
Detalhar toda infraestrutura como equipamentos, licenciamento e qualquer recurso
adicional necessário para desenvolver o produto
Metodologia de Projetos e ferramentas usadas para gerenciar o projeto
Qualquer informação que julgar relevante sobre Escopo contemplado
Premissas que serão necessárias para a execução do projeto
Detalhar a estratégia de como será entregue o produto
Detalhar o cronograma do projeto com suas atividades e duração,
Detalhar os recursos necessários para o projeto
Detalhar a forma de pagamento desejada mediante as entregas esperadas pelo projeto
Incluir qualquer informação que julgar relevante que não se encaixa nos tópicos
anteriores

26. Planejar as Aquisições
Documentos de Aquisição
Para solicitar propostas de fornecedores potenciais
RFQ-Request for Quotation / Pedido de Cotação
Aqui o preço é o mais importante
Item Descrição
1
2
3
Qtde
0
Sub-Total
Frete
Total
Page  26
Preço
unitário
0,00
0,00
0,00
Total
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00

27. Conduzir as Aquisições
Tipos
•
•
Pregão – Disponibilização através de site/ERP
Licitações – Setor Publico (Lei 8666/93 e Decreto 2745/98
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28. Administrar as Aquisições
Papel do Administrador
Fazer com que o contrato seja cumprido pelas partes
envolvidas, para isso é preciso:
- Respeitar o contrato e cobrar respeito;
- Fiscalizar as ordens de serviço;
- Realizar auditorias;
- Visitar com frequencia;
- Medir e controlar a qualidade;
- Avaliar fornecedores
- Gerenciar mudanças
- Utilizar relatórios:
- RDO – Relatórios Diários de Obra ou de Ocorrências ( condições de trabalho,
atividades realizadas, pessoal mobilizado, eventos relevantes)
- BM – Boletim de Medição ( período de medição, atividades monitoradas,
avanço medido das atividades, valor do avanço medido, custos extras)
Page  28

29. Encerrar as Aquisições
Atividades
Confirmar se as entregas foram aceitas de acordo
com os critérios estabelecidos
Atualizar registros para analisar resultados finais
Cumprir com as obrigações finais (pagamentos)
Listar lições aprendidas
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