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Sistema di gestione energia

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Esempio di manuale conforme alla norma ISO 50001 per i sistemi di gestione dell'energia

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Sistema di gestione energia

  1. 1. SISTEMA DI GESTIONE ENERGIA Rev.0 del 03.03.2015 Pag. 1 di 57 Manuale del sistema di gestione per l’Energia In conformità alla Norma ISO 50001
  2. 2. SISTEMA DI GESTIONE ENERGIA Rev.0 del 03.03.2015 Pag. 2 di 57 Prefazione Lo scopo di questo manuale è di fare conoscere al personale coinvolto, prescrizioni, procedure, istruzioni e norme per poter seguire le regole stabilite dal Sistema di Gestione Energia (SGE) in conformità alla norma ISO 50001. Non è in alcun modo inteso a definire o imporre regole , vincoli o requisiti aggiuntivi al di là di quanto richiesto da ISO 50001. La guida specifica i requisiti della norma ISO 50001 ed ha lo scopo di formulare una politica e stabilire degli obiettivi di efficienza energetica, tenendo conto delle prescrizioni legislative. La struttura di questo documento rispecchia l’articolazione della norma ISO 50001. La lettura di questo manuale consentirà a dirigenti, ai responsabili di funzione, ai tecnici e a tutto il personale coinvolto di: • identificare e aggiornare gli aspetti energetici connessi alle attività, prodotti o servizi • attuare le attività di pianificazione, attuazione, controllo, correzione, audit e riesame, per assicurare nello stesso tempo che la politica sia soddisfatta e che il sistema stesso rimanga adeguato anche al cambiamento delle circostanze, compreso il cambiamento delle leggi cogenti e delle regole volontarie; • assicurare l’indispensabile integrazione del sistema nel più ampio sistema di gestione per l’eccellenza mediante il coordinamento delle politiche, dei metodi, della documentazione operativa e la coerenza degli obiettivi di miglioramento dell’organizzazione. La complessità del sistema di gestione e le risorse dedicate sono e devono restare coerenti con le dimensioni aziendali e con la natura delle sue attività.
  3. 3. SISTEMA DI GESTIONE ENERGIA Rev.0 del 03.03.2015 Pag. 3 di 57 Sommario Prefazione..................................................................................................................................2 Panoramica sul SGE....................................................................................................................6 Principali vantaggi di una corretta implementazione della norma ISO 50001........................................8 Riferimenti normativi .........................................................................................................................9 Definizioni........................................................................................................................................ 10 Principali abbreviazioni .................................................................................................................... 12 Scopo e contenuto di questo manuale .............................................................................................. 13 Requisiti generali/ General requirements .................................................................................15 Scopo e campo di applicazione ......................................................................................................... 16 Responsabilità della Direzione/Management Responsibility .....................................................17 Alta direzione/Top Management ...................................................................................................... 18 Rappresentante della direzione/Management representative ........................................................... 19 Politica/ Energy policy..............................................................................................................21 Definizione della politica..........................................................................................................................................22 Verifica e revisione della politica .............................................................................................................................22 Documentazione e diffusione della politica.............................................................................................................22 Pianificazione/Planning ...........................................................................................................24 Generalità/General .......................................................................................................................... 25 Requisiti di legge ed altri requisiti/Legal obligations and other requirements..................................... 26 Analisi energetica/Energy Review..................................................................................................... 27 Dati energetici di riferimento/Energy Baseline .................................................................................. 29 Indicatori di prestazione energetica/Energy performance indicator ................................................... 30 Obiettivi e programmi/ Energy objectives, targets and programme(s)................................................ 31 Implementazione ed attività operative/ Implementation and operation ...................................32 Generalità/General .......................................................................................................................... 33 Consapevolezza, formazione e competenza/Awareness, training and competence ............................ 34 Consapevolezza........................................................................................................................................................34 Formazione ..............................................................................................................................................................35 Formazione per accrescere le competenze .............................................................................................................35 Competenza.............................................................................................................................................................35 Comunicazione/Communication....................................................................................................... 36 Comunicazione.........................................................................................................................................................36 Comunicazioni interne .............................................................................................................................................36 Comunicazioni esterne.............................................................................................................................................37 Comunicazione passiva ............................................................................................................................................37 Comunicazioni attiva................................................................................................................................................37 Documentazione del SGE/Energy management system documentation ............................................. 38
  4. 4. SISTEMA DI GESTIONE ENERGIA Rev.0 del 03.03.2015 Pag. 4 di 57 Manuale SGE............................................................................................................................................................39 Procedure documentate del sistema di gestione ....................................................................................................39 Istruzioni di lavoro ...................................................................................................................................................39 Piani e programmi....................................................................................................................................................40 Documenti di registrazione......................................................................................................................................40 Documenti di tipo organizzativo gestionale............................................................................................................40 Controllo della documentazione..............................................................................................................................41 Preparazione, approvazione, distribuzione e verifica dei documenti......................................................................41 Documenti di origine esterna ..................................................................................................................................41 Conservazione dei documenti..................................................................................................................................41 Controllo operativo/ Operational control.......................................................................................... 42 Progettazione/ Design...................................................................................................................... 43 Approvvigionamento di energia, beni, attrezzature e servizi energetici/Procurement of energy services, products, equipment and energy ...................................................................................................... 44 Appaltatori e prestatori di servizi.............................................................................................................................44 Altro personale esterno o visitatori nel luogo di lavoro ..........................................................................................44 Controllo/Checking ..................................................................................................................45 Sorveglianze e Misurazioni/Monitoring, measurement and analysis .................................................. 46 Monitoraggio reattivo o correttivo..........................................................................................................................46 Monitoraggio preventivo o proattivo .....................................................................................................................47 Valutazione del rispetto delle prescrizioni/ Evaluation of compliance with legal requirements and other requirements ................................................................................................................................... 48 Audit/ Internal audit of the energy management system................................................................... 50 Non conformità, azioni correttive e preventive/ Non conformity, corrective action and preventive action............................................................................................................................................... 51 Gestione delle Non Conformità/Commenti e delle Azione Correttive/Preventive..................................................51 Implementazione delle AC/AP. ................................................................................................................................52 Chiusura delle NC/Osservazioni e verifica dell’efficacia delle AC/AP ......................................................................52 Registrazione e controllo delle registrazioni/ Control of records ........................................................ 53 Riesame della direzione/Management Review .........................................................................54 Generalità/General .......................................................................................................................... 55 Elementi di ingresso per il riesame/Inputs to management review .................................................... 55 Elementi di uscita/Outputs from management review....................................................................... 56
  5. 5. SISTEMA DI GESTIONE ENERGIA Rev.0 del 03.03.2015 Pag. 5 di 57 Panoramica sul Sistema di Gestione Energia
  6. 6. SISTEMA DI GESTIONE ENERGIA Rev.0 del 03.03.2015 Pag. 6 di 57 Panoramica sul SGE Organizzazioni di ogni tipo sono sempre più interessate a raggiungere e dimostrare buone prestazioni in materia di efficienza energetica, attraverso il controllo dei loro aspetti significativi per l’energia, in modo coerente con le loro politiche e obiettivi in materia.Ciò nel contesto di una normativa sempre più stringente, dello sviluppo di politiche economiche e di altre misure che favoriscono le buone prassi per l’efficienza energetica, e di un interesse sempre maggiore per le problematiche energetiche espresso da tutte le parti interessate. Molte organizzazioni hanno intrapreso “diagnosi energetiche” o “audit” per valutare le proprie prestazioni. Tuttavia, di per sé, tali azioni possono non essere sufficienti a garantire ad un organizzazione che le sue prestazioni non solo soddisfano ma anche continueranno a soddisfare i requisiti definiti dalla legge, dalla politica aziendale e dal mercato di riferimento. Per essere efficaci essi devono essere condotti nell’ambito di un sistema di gestione strutturato, integrato all’interno dell’organizzazione. Nel caso di un'impresa o organizzazione in senso più generico, l’obiettivo non è raggiungibile attraverso una semplice decisione di acquisto: è necessaria una continuità di gestione attenta e finalizzata, che richiede il coinvolgimento di tutti gli operatori dell’impresa stessa per poter avere un controllo efficace dei consumi energetici. Da qui importanza di inserire nelle attività dell'organizzazione una cultura energetica che interessi tutte le risorse aziendali ed in particolare quelle che rientrano nei processi più energivori. Ad oggi l’unica figura interna all’azienda che ha compiti di gestione e razionalizzazione dell’uso dell’energia aziendale è l’energy manager, soggetto introdotto in Italia dalla legge 10/91 con la denominazione di “responsabile per la conservazione e l’uso razionale dell’energia”, obbligatorio solo per aziende con consumi superiori ai 10.000 tep (tonnellate equivalenti di petrolio) per le imprese del settore
  7. 7. SISTEMA DI GESTIONE ENERGIA Rev.0 del 03.03.2015 Pag. 7 di 57 industriale ed ai 1.000 tep per i soggetti non industriali. Le funzioni dell'energy manager sono:  individuare azioni, interventi, procedure e quant'altro necessario per promuovere l'uso razionale dell'energia;  assicurare la predisposizione di bilanci energetici in funzione anche dei parametri economici e degli usi energetici finali;  predisporre i dati energetici di verifica degli interventi effettuati con contributo dello Stato. E' necessario una gestione manageriale delle attività energetiche per far si che l'energy manager operi con funzioni manageriali; l’EM deve avere grazie al suo ruolo possibilità di incidere nel processo decisionale e delle scelte tecnologiche precise all’interno di un piano economico-finanziario. Gli Standard ISO 50001 che riguardano la gestione dell’Energia intendono in definitiva fornire alle organizzazioni gli elementi per un SGE efficace e che può essere integrato con i requisiti per la gestione di altri aspetti, così da aiutare le organizzazioni a raggiungere i propri obiettivi economici. Questi Standard così come altri standard internazionali, non sono intesi a creare barriere commerciali non tariffarie, o per aumentare o modificare gli obblighi di legge di ogni organizzazione.
  8. 8. SISTEMA DI GESTIONE ENERGIA Rev.0 del 03.03.2015 Pag. 8 di 57 Principali vantaggi di una corretta implementazione della norma ISO 50001 Un sistema di gestione energia rappresenta un'importante opportunità per chi intende affrontare con successo gli aspetti energetici all'interno della propria realtà, che permette di:  avere un approccio sistemico nella definizione di obiettivi energetici e nell'individuazione degli strumenti adatti al loro raggiungimento;  identificare le opportunità di miglioramento;  assicurare il rispetto di tutti i requisiti cogenti;  ridurre i costi legati ai consumi energetici. L'approccio volontario alla norma permette inoltre di lasciare libere le organizzazioni di poter fissare quali e quanti obiettivi cercare di raggiungere e le relative tempistiche di attuazione. Il successo del sistema dipende dall’impegno da parte di tutti i livelli e funzioni dell’organizzazione, in particolare da parte dei più alti livelli direzionali. Un sistema di questo tipo consente a ogni organizzazione di sviluppare una politica per l’energia stabilire i suoi obiettivi e processi per assolvere agli impegni definiti nella sua politica, intraprendere le azioni necessarie al miglioramento delle prestazioni energetiche, e dimostrare eventualmente la conformità del sistema stesso ai requisiti stabiliti nella ISO 50001. Lo scopo generale della ISO 50001 è, in definitiva, supportare e promuovere buone prassi in materia energetica, compresa l’autoregolamentazione, in maniera bilanciata con le esigenze socio-economiche. Si noti che molti dei requisiti possono essere affrontati simultaneamente, o riconsiderati in qualsiasi momento.
  9. 9. SISTEMA DI GESTIONE ENERGIA Rev.0 del 03.03.2015 Pag. 9 di 57 Riferimenti normativi Norme principali Il presente manuale è stato predisposto con specifico riferimento alle norme: • ISO 50001 - Energy management systems -- Requirements with guidance for use. Altri riferimenti normativi Per la realizzazione del Sistema sono inoltre state prese in considerazione le seguenti normative e linee guida: • ISO 50002:2014 - Energy audits -- Requirements with guidance for use • UNI EN ISO 19011:2011 - Linee guida per gli audit dei sistemi di gestione Inoltre il Sistema di Gestione dell’Energia tiene conto della legislazione vigente per ciò che riguarda sicurezza, ambiente ed altre prescrizioni di legge applicabili
  10. 10. SISTEMA DI GESTIONE ENERGIA Rev.0 del 03.03.2015 Pag. 10 di 57 Definizioni Le seguenti definizioni sono tratte integralmente dalla norma ISO 50001 3.5 energia: Elettricità, combustibili, vapore, calore, aria compressa ed altri mezzi simili. Nota 1 Ai fini della presente norma internazionale, il termine energia fa riferimento alle varie forme di energia, incluse le rinnovabili, che possono essere acquistate, immagazzinate, trattate, utilizzate in apparecchiature o in processi, o recuperate. Nota 2 L’energia può essere definita come la capacità di un sistema di produrre attività esterna o produrre lavoro. 3.6 consumo di riferimento (energy baseline): Riferimento(i) quantitativo(i) che fornisce una base di confronto per le prestazioni energetiche. Nota 1 Un consumo di riferimento riflette un periodo di tempo specificato. Nota 2 Un consumo di riferimento può essere normalizzato utilizzando variabili che influenzano l'uso dell'energia e/o il suo consumo così come il livello di produzione, i gradi giorno (temperatura esterna), ecc. Nota 3 Il consumo di riferimento è anche utilizzato per il calcolo dei risparmi energetici, come riferimento prima e dopo l'implementazione di azioni per il miglioramento delle prestazioni energetiche. 3.7 consumo energetico: Quantità di energia utilizzata. 3.8 efficienza energetica: Rapporto o altra relazione quantitativa tra i risultati in termini di prestazioni, servizi, beni o energia, e l’immissione di energia. Esempio: Efficienza di conversione, energia richiesta/energia utilizzata, output/input, energia teorica utilizzata per funzionare/energia utilizzata per funzionare. Nota Sia l'input che l'output sono chiaramente da specificare in quantità e qualità ed essere misurabili. 3.9 Sistema di gestione dell'energia; SGE: Insieme di elementi correlati o interagenti per stabilire una politica energetica e obiettivi energetici, e processi e procedure per conseguire tali obiettivi. 3.10 gruppo di gestione dell'energia: Persona(e) responsabile(i) per l'effettiva implementazione delle attività del Sistema di gestione dell'energia e per il raggiungimento del miglioramento della prestazione energetica. Nota La dimensione e la natura dell'organizzazione, e le risorse disponibili, determineranno la dimensione del gruppo. Il gruppo può essere costituito da una persona, per esempio il rappresentante della direzione. 3.11 obiettivo energetico: Prodotto o risultato specifico stabilito al fine di adeguarsi alla politica energetica dell'organizzazione collegato ad un miglioramento della prestazione energetica. 3.12 prestazione energetica: Risultati misurabili collegati all'efficienza energetica (3.8), all’uso dell’energia (3.18) e al consumo dell’energia (3.7). Nota 1 Nel contesto di un sistema per la gestione dell'energia, i risultati possono essere misurati confrontandoli alla politica energetica
  11. 11. SISTEMA DI GESTIONE ENERGIA Rev.0 del 03.03.2015 Pag. 11 di 57 dell'organizzazione, agli obiettivi, ai traguardi e ad altri requisiti di prestazione energetica. Nota 2 La prestazione energetica è un componente della prestazione del sistema di gestione dell'energia. 3.13 indicatore di prestazione energetica; EnPI: Valore o misura quantitativa della prestazione energetica così come definito dall'organizzazione. Nota Indicatori di prestazione energetica potrebbero essere espressi come numeri semplici, rapporti o modelli più complessi. 3.14 politica energetica: Dichiarazione dell'organizzazione delle sue complessive intenzioni e orientamenti collegata alle sue prestazioni energetiche così come espressa formalmente dall'alta direzione. Nota La politica energetica rende disponibile uno schema di riferimento per l'azione e per la determinazione degli obiettivi energetici e dei traguardi energetici. 3.15 analisi energetica: Determinazione della prestazione energetica dell'organizzazione basata su dati ed altre informazioni tali da portare all'identificazione di opportunità di miglioramento. Nota In altre norme regionali o nazionali, concetti come l'identificazione e l’analisi di aspetti energetici o di profili energetici sono inclusi nel concetto di analisi energetica. Altre definizioni audit: processo sistematico, indipendente e documentato finalizzato ad ottenere “evidenza dell’audit” e a valutarla obiettivamente, per determinare la misura in cui i “criteri dell’audit” sono stati soddisfatti [ISO 9000:2005, 3.9.1] NOTA 1 Indipendente non significa necessariamente esterno all’organizzazione. In molti casi, in particolare nelle piccole organizzazioni, l’indipendenza può essere dimostrata attraverso l’assenza di responsabilità del verificatore per l’attività oggetto dell’audit NOTA 2 Per ulteriori indicazioni orientative sull’ “evidenza dell’audit” e i “criteri dell’audit” si veda la ISO 19011. azione correttiva: azione attuata per eliminare la causa di una non conformità (3.11) rilevata o di altre situazioni indesiderate NOTA 1 Ci possono essere più cause di una non conformità NOTA 2 Le azioni correttive sono attuate per prevenire il ripetersi di una non conformità mentre le azioni preventive (3.18) sono attuate per prevenirne l’accadimento. [ISO 9000:2005, 3.6.5] documentazione: le informazioni e il loro supporto NOTA Il supporto può essere cartaceo, magnetico, elettronico, a disco ottico (CD), fotografico o un originale da campionatura, o una qualsiasi loro combinazione [ISO 14001:2004, 3.4] salute e sicurezza sul lavoro (S&SL): condizioni e fattori che influiscono, o potrebbero influire, sulla salute e sicurezza dei dipendenti o di altri lavoratori (inclusi lavoratori temporanei e personale di aziende appaltatrici), visitatori, o di qualsiasi altra persona presente nel luogo di lavoro NOTA Le organizzazioni possono essere soggette ad obblighi riguardanti la salute e sicurezza di persone anche al di fuori dei limiti del luogo di lavoro, o che comunque sono esposte alle attività svolte nel luogo di lavoro Organizzazione: società, gruppo, azienda, impresa, ente o istituzione, ovvero una loro parte o combinazione, in forma consociata o no, pubblica o privata, che abbia una propria struttura operativa e amministrativa. NOTA Per organizzazioni con più unità operative, una singola unità operativa può essere definita organizzazione. [ISO 14001:2004, 3.16]
  12. 12. SISTEMA DI GESTIONE ENERGIA Rev.0 del 03.03.2015 Pag. 12 di 57 Principali abbreviazioni RSGE Responsabile Sistema di Gestione Energia RDD Rappresentante della Direzione RF Responsabili di Funzione AU/AD Amministratore Unico – Amministratore Delegato FA Funzione Aziendale MA SGE MAnuale Sistema di Gestione Energia PRO PROcedura documentata NC Non Conforme OP Operatori di area VI Verifiche Ispettive
  13. 13. SISTEMA DI GESTIONE ENERGIA Rev.0 del 03.03.2015 Pag. 13 di 57 Scopo e contenuto di questo manuale Il presente manuale descrive il SGE e le modalità e i criteri con cui il sistema è realizzato, gestito e revisionato; descrive la politica, l’organizzazione, le responsabilità e le modalità con cui vengono prese le decisioni; permette di identificare, definire, realizzare e controllare tutte le attività che hanno influenza sugli aspetti energetici in conformità con la Norma ISO 50001. Esso costituisce il documento per far conoscere e, in taluni casi, verificare il SGE adottato. In esso vengono descritti o richiamati aspetti quali: - la politica; - il campo di applicazione; - il tipo di attività svolte; - la struttura organizzativa dell'azienda; - le responsabilità attribuite alle diverse posizioni organizzative; - la descrizione di come trovano applicazione i singoli elementi della norma; - il richiamo alle procedure tecnico – gestionali del SGE; - i sistemi di verifica e quelli di correzione. Il manuale riporta i riferimenti alle procedure attinenti. Il manuale è predisposto dal Responsabile del SGE. Il Manuale è disponibile informaticamente a tutti i responsabili delle funzioni aziendali. Il manuale può essere distribuito anche all’esterno in copia controllata (su richiesta) o non controllata. RSGE cura la distribuzione e la revisione del manuale.
  14. 14. SISTEMA DI GESTIONE ENERGIA Rev.0 del 03.03.2015 Pag. 14 di 57 Requisiti generali General requirements
  15. 15. SISTEMA DI GESTIONE ENERGIA Rev.0 del 03.03.2015 Pag. 15 di 57 Requisiti generali/ General requirements L’organizzazione con l’adozione del SGE descritto dal presente manuale, ha fatto propri i principi fondamentali alla base della norma La norma internazionale ISO 50001 che serviranno a guidare i responsabili nell’attuare o sviluppare un sistema di gestione dell’energia. Il Sistema di Gestione della Energia SGE è quindi stabilito, documentato, attuato e mantenuto attivo e si propone l’obiettivo di attuare la politica stabilita dalla Direzione e ottenere il miglioramento delle prestazioni energetiche rispettando tutti i requisiti della norma ISO 50001. Lo standard ISO 50001 focalizza l’attenzione sulle prestazioni dell’organizzazione, il rendimento energetico nello specifico, e soprattutto richiede che la promozione dell’efficienza energetica venga considerata lungo tutta catena di distribuzione dell’organizzazione e, importante novità, che sia un requisito da richiede ai propri fornitori. La norma è destinata a fornire alle imprese un quadro di riferimento per l'integrazione delle prestazioni energetiche nella gestione quotidiana delle loro attività; inoltre punta a promuovere le migliori pratiche di gestione dell'energia e cercherà di migliorarne la gestione nel contesto dei progetti di riduzione delle emissioni di gas a effetto serra. In questo modo, a livello mondiale, le aziende avranno a disposizione una singola norma per l'attuazione di un metodologia univoca per identificare e attuare i miglioramenti. La ISO 50001 sviluppa le 4 fasi del ciclo di Deming in altrettante sezioni: per affrontare i problemi energetici si devono individuare gli aspetti energetici dell’organizzazione, scegliendo quelli che si reputano più significativi, analizzarne e valutarne le criticità e i punti deboli; in seguito vanno definite le scelte operative e agire sulla base degli obiettivi individuati (PLAN). Dopo aver realizzato le misure individuate (DO), viene valutata l’efficienza di questi provvedimenti (CHECK) e vengono analizzati eventuali nuovi punti deboli. Sulla base di questa fase di controllo ricomincia il ciclo di pianificazione definendo nuovi obiettivi (ACT). La ISO 50001 si articola in 4 punti:  1. scopo e campo di applicazione;  2. riferimenti normativi;  3. termini e definizioni;  4. requisiti del sistema di gestione energetico. La ISO 50001 specifica i requisiti che un sistema di gestione della Energia deve possedere per consentire a ogni organizzazione di sviluppare e attuare una politica e degli obiettivi che tengano conto delle prescrizioni di legge e delle informazioni disponibili sui flussi energetici. E’ pensata per l’applicazione ad organizzazioni di qualsiasi tipo e dimensione e adeguata a diverse condizioni geografiche, culturali e sociali.
  16. 16. SISTEMA DI GESTIONE ENERGIA Rev.0 del 03.03.2015 Pag. 16 di 57 Scopo e campo di applicazione Il presente manuale si applica a tutte le unità operative di XXXXXXXXXXXXXXXXXXX compresi i cantieri operativi, la quale si occupa della: Esso funge da standard di riferimento verso l’interno e l’esterno, e costituisce l’insieme delle regole da seguire per svolgere le attività inerenti alla corretta gestione delle problematiche energetiche. INSERIRE SCOPO E CAMPO DI APPLICAZIONE DEL SGE
  17. 17. SISTEMA DI GESTIONE ENERGIA Rev.0 del 03.03.2015 Pag. 17 di 57 Responsabilità della Direzione/Management Responsibility
  18. 18. SISTEMA DI GESTIONE ENERGIA Rev.0 del 03.03.2015 Pag. 18 di 57 Alta direzione/Top Management La procedura documentata  PROSGE_4.2. (Aspetti Organizzativi del Sistema di Gestione Energia) descrive le modalità operative in attuazione del presente paragrafo, compresa la matrice delle competenze.  PROSGE_4.2 Resources, roles, responsibility and authority L’organizzazione ha definito le autorità e le responsabilità del personale che gestisce, attua e verifica le attività che sono associate alla gestione degli aspetti energetici. L’organigramma generale definisce la struttura organizzativa aziendale. Le responsabilità e le autorità assegnate alle principali funzioni, anche in base agli obblighi di legge, sono dettagliate per le varie attività nelle singole procedure e istruzioni del sistema. La Direzione fornisce le risorse necessarie per il funzionamento, il controllo e il miglioramento del sistema e delle prestazioni energetiche. A tal fine la direzione è impegnata a :  Definire scopo e campo d’applicazione  Definire, attuare, implementare e mantenere attiva una Politica Energetica  Nominare un RD e approvare la formazione di un Energy Team  Fornire le risorse necessarie per attuare e migliorare il SGE e le relative performance  Comunicare l’importanza del SGE al personale dell’organizzazione  Assicurare che gli obiettivi e traguardi siano stabiliti Assicurare che gli indicatori di performance energetica siano adeguati  Considerare le performance energetiche nei piani di lungo periodo  Assicurare che i risultati siano misurati e riportati a intervalli definiti  Condurre un Riesame della Direzione Le risorse per attività pianificate sono collegate al budget annuale della Direzione. Esigenze improvvise sono tempestivamente esaminate per reperire le risorse necessarie.
  19. 19. SISTEMA DI GESTIONE ENERGIA Rev.0 del 03.03.2015 Pag. 19 di 57 Rappresentante della direzione/Management representative La norma delinea la figura del team di lavoro per il sistema di gestione energetica. Il team predispone il SGE , aggiorna le procedure e ne verifica l'applicazione, propone il piano degli interventi e ne verifica l'attuazione. Lo schema corretto prevede che il team collabori con i responsabili degli altri settori produttivi, in modo da coinvolgerli nell'azione, agevolando l'opera di individuazione e risoluzione delle inefficienze. L’organizzazione ha nominato un membro dell’alta direzione, con appropriate esperienza e competenza, quale proprio rappresentante (RDD) per il sistema di gestione dell’Energia che, indipendentemente da altre responsabilità, godendo dell’appoggio del vertice aziendale viene messo in condizione, per ruolo ed autorità di :  Assicurare che il SGE sia progettato per rispettare gli impegni della Politica Energetica  Assicurare che i requisiti del sistema siano stabiliti, compresi da tutto il personale, applicati e mantenuti, in conformità alle norme e alla politica aziendale; in questa attività RDD è supportato da un apposito gruppo di lavoro, che coordina.  Riferire alla Direzione sulle performance energetiche dell’organizzazione e del SGE. Rientra nei compiti del rappresentante della Direzione quello di interfacciarsi con organismi di certificazione, e con le parti interessate riguardo al sistema di Gestione dell’Energia, con esclusione di quei rapporti tenuti direttamente dal vertice aziendale ovvero dall’Energy Manager, in base alla legislazione vigente.
  20. 20. SISTEMA DI GESTIONE ENERGIA Rev.0 del 03.03.2015 Pag. 20 di 57 Politica Energy policy
  21. 21. SISTEMA DI GESTIONE ENERGIA Rev.0 del 03.03.2015 Pag. 21 di 57 Politica/ Energy policy La politica energetica è la dichiarazione scritta, chiara e documentata dell'impegno che deriva dalla direzione. Stabilisce i propositi generali del sistema di gestione dell'organizzazione e contiene l'impegno al miglioramento dell'uso delle risorse energetiche. Il rispetto degli obiettivi prefissati da parte del management rappresenta uno dei punti forti del SGE, in quanto solo il reale interesse dei decisori può portare al raggiungimento di risultati importanti. Definisce l’orientamento generale ed è la guida per attuare e migliorare il sistema di gestione della Enrgia dell’organizzazione, così che essa possa mantenere e migliorare le proprie prestazioni in materia di efficienza energetica. La politica energetica deve: - essere stabilita per iscritto ed approvata dalla Direzione; - essere adottata, attuata e mantenuta - essere appropriata alla natura e dimensione dell'organizzazione, ai consumi energetici delle sue attività , prodotti e servizi; - essere periodicamente riesaminata, in particolare alla luce degli audit energetici e dei riesami, per garantire che rimanga pertinente e adeguata all’organizzazione - essere documentata; - essere disponibile al pubblico ed in generale a tutte le parti interessate La Direzione si impegna ad assumere un ruolo attivo nella promozione e guida di tutti gli aspetti aventi influenza sulla Energia, attraverso la diffusione a tutti i livelli dei concetti esposti nel presente manuale e la verifica dei risultati ottenuti. La politica include la dichiarazione dell’impegno dell’organizzazione per: - il miglioramento continuo dell'efficienza energetica; - rispettare leggi e regolamentazioni; - il miglioramento continuo del SGE, - la conformità a tutti i requisiti di legge applicabili, e - la conformità ai requisiti di altro tipo sottoscritti dall’organizzazione la politica infine fornisce il quadro di riferimento entro il quale stabilire e riesaminare i propri obiettivi e traguardi energetici;
  22. 22. SISTEMA DI GESTIONE ENERGIA Rev.0 del 03.03.2015 Pag. 22 di 57 Definizione della politica La definizione della Politica dell’Azienda è considerata dall’organizzazione il primo passo della spirale del miglioramento continuo posta alla base del SGE. Da essa l’Azienda trae sprono per conservare e migliorare le sue prestazioni in campo energetico. Per definire la politica energetica, la Direzione prende in considerazione: - la valutazione dei propri aspetti energetici significativi; - la legislazione applicabile e la situazione di conformità; - gli interventi già effettuati; - le possibilità di miglioramento in relazione alle tecnologie disponibili e alle risorse aziendali; - l’integrazione con la politica per la Qualità, ambiente e sicurezza. Gli argomenti che vengono affrontati nella Politica, in aggiunta all’impegno sempre presente di adempiere le prescrizioni legislative, possono riguardare impegni per esempio: - minimizzare ogni significativo impatto negativo (eventualmente focalizzando l’attenzione su un particolare aspetto energetico); - sviluppare la formazione e l’addestramento; - comunicare con le parti interessate e coinvolgerle; - lavorare per lo sviluppo sostenibile; Verifica e revisione della politica La formalizzazione della politica e la sua revisione viene attuata almeno annualmente (in generale in sede di Riesame) dal responsabile del Sistema di Gestione Energetico e dalla Direzione che verificano quanto esposto nella politica con i risultati prefissati e ottenuti nell’anno. In sede di riesame sono analizzati: indicatori, risultati, obiettivi proposti e in base ad essi, laddove non si sono avuti esiti positivi sono lanciate le azioni correttive di sistema e operative necessarie, verificando ed eventualmente aggiornando la politica dell’organizzazione. La copia originale con firma autografa è un documento di registrazione e pertanto è conservato a cura del RSGE Documentazione e diffusione della politica
  23. 23. SISTEMA DI GESTIONE ENERGIA Rev.0 del 03.03.2015 Pag. 23 di 57 I documenti relativi alla politica sono disponibili alle parti interessate (Clienti, Fornitori, Autorità, Cittadini) e diffusi mediante strumenti di comunicazione attiva (es. sito internet, comunicazioni cartacee). Per la diffusione della politica, l’organizzazione può avvalersi anche di sintesi, presentazioni e altri documenti divulgativi predisposti affinché questa risulti chiara e ben compresa. Il personale tutto dell’Organico viene edotto sulle politiche dalla Direzione. La Direzione, mediante il RSGE, promuove incontri con il personale coinvolto per definire o aggiornare elementi critici della politica in modo che tutti siano consapevoli dei loro ruoli per raggiungere gli obiettivi.
  24. 24. SISTEMA DI GESTIONE ENERGIA Rev.0 del 03.03.2015 Pag. 24 di 57 Pianificazione/Planning
  25. 25. SISTEMA DI GESTIONE ENERGIA Rev.0 del 03.03.2015 Pag. 25 di 57 Generalità/General La norma individua la documentazione necessaria ai fini dell'implementazione vera e propria del sistema di gestione; si inizia quindi con l'identificazione degli aspetti energetici impattanti, della normativa cogente che l'organizzazione deve rispettare, fino a stabilire obiettivi e traguardi misurabili attraverso un documentato programma. La necessità di un programma ben definito e documentato mostra l'importanza che viene data alla pianificazione del sistema energetico. Il programma deve contenere l'indicazione delle responsabilità per il raggiungimento degli obiettivi, i tempi e i mezzi per raggiungerli. Nella norma è ben specificata l'importanza di effettuare revisioni ed aggiornamenti periodici agli obiettivi, ai traguardi intermedi e, di conseguenza, al programma.
  26. 26. SISTEMA DI GESTIONE ENERGIA Rev.0 del 03.03.2015 Pag. 26 di 57 Requisiti di legge ed altri requisiti/Legal obligations and other requirements La procedura documentata PROSGE_4.4.2-Prescrizioni legali e altre, valutazione di conformità descrive le attività svolte in attuazione del presente paragrafo. PRO_SGE 4.4.2 Legal obligations and other requirements Le prescrizioni legali, le regole e le norme tecniche inerenti gestione energetica, nonché altri tipi di prescrizioni a cui l’Azienda ha aderito sono individuate e mantenute aggiornate mediante la consultazione di opportune fonti di informazione. Le prescrizioni applicabili vengono poste in relazione alle attività svolte e, ove necessario, gli adempimenti opportuni sono diffusi alle funzioni aziendali interessate, anche mediante sintesi appositamente predisposte ed elaborazione di documenti operativi.
  27. 27. SISTEMA DI GESTIONE ENERGIA Rev.0 del 03.03.2015 Pag. 27 di 57 Analisi energetica/Energy Review La procedura documentata PROSGE_4.4.3 –Analisi energetica descrive le attività svolte in attuazione del presente paragrafo. PROSGE_4.4.3 Procedure for energy review La identificazione e valutazione degli aspetti energetici viene effettuata per individuare quelli da eliminare, ridurre e/o che devono essere tenuti sotto controllo (vedere § controllo operativo). Punto fondamentale è la analisi iniziale degli aspetti energetici dell’Organizzazione, analisi che sarà aggiornata ad intervalli predefiniti, che dovrà sempre essere documentata e determinerà le priorità degli aspetti energetici significativi ai fini di un’analisi successiva. Ai fini di assicurarsi una pronta implementazione delle indicazioni così scaturite, l’Organizzazione dovrà dotarsi di un apposito registro delle opportunità di risparmio energetico. Particolare importanza assume pertanto la determinazione degli “aspetti energetici”, considerati come elemento di una attività, prodotto o servizio che può generare un effetto positivo o negativo sui consumi energetici. L’identificazione degli aspetti energetici e la loro analisi rappresenta un processo che può essere suddiviso in quattro passi: 1. Selezionare le attività, i prodotti e/o i servizi 2. Identificare gli aspetti energetici correlati 3. Identificare gli indicatori di prestazione energetica 4. Compilare una lista di azioni mirate al miglioramento di tali indicatori La valutazione prende in esame: - le attività svolte, ordinarie e non ordinarie, attività di routine (es. lavorazioni) e attività speciali (es. manutenzioni straordinarie); - il consumo energetico ed i fattori energetici basati su misurazioni o altri dati; ƒ - l’identificazione delle aree di consumo energetico significativo, in particolare delle variazioni rilevanti registrate nell’utilizzo dell’energia; ƒ - la stima del consumo di energia previsto; ƒ - l’identificazione di tutti coloro che operano alle dipendenze o per conto dell’Organizzazione, le cui azioni siano in grado di modificare significativamente il consumo dell’energia; - i comportamenti dei singoli, le loro capacità ed altri fattori soggettivi; - l’identificazione delle opportunità per migliorare l’efficienza energetica e la definizione delle relative priorità. - Impianti, macchinari ed attrezzature e materiali presenti, siano essi messi a disposizione dall’organizzazione o da altri; - la progettazione delle aree e dei processi di lavoro, degli impianti, attrezzature, procedure operative e dell’organizzazione del lavoro, inclusa la loro adeguatezza alla capacità dei soggetti Nelle attività e nei modi di operare presenti in Azienda, esistono situazioni di potenziale o reale livello di rischio, sotto i profili della efficienza energetica. E’ pertanto necessario prenderne conoscenza, ciò per poter poi costruire un programma e una scala di priorità degli
  28. 28. SISTEMA DI GESTIONE ENERGIA Rev.0 del 03.03.2015 Pag. 28 di 57 interventi, di cui andrà periodicamente verificata l’efficacia, attraverso il monitoraggio delle situazioni in atto e dell’andamento dei parametri rappresentativi degli aspetti energetici (indicatori). Per tali parametri andranno anche identificate delle griglie di valori da considerare come riferimenti ottimali, su cui mantenere vivi una politica ed un modus operandi orientati al miglioramento. L’organizzazione assicura che i risultati delle valutazioni siano documentati e tenuti in considerazione per la definizione delle misure di controllo.
  29. 29. SISTEMA DI GESTIONE ENERGIA Rev.0 del 03.03.2015 Pag. 29 di 57 Dati energetici di riferimento/Energy Baseline La procedura documentata  PROSGE_4.4.4 ( Dati energetici di riferimento, indicatori di performance, obiettivi, traguardi e programmi energetici) descrive le modalità operative in attuazione del presente paragrafo.  PROSGE_4.4.4 Energy Baseline, energy performance indicators, energy objectives, targets and action plans. In base ai risultati dell’analisi energetica l’organizzazione ha stabilito dei dati energetici di riferimento, con un periodo di riferimento fissato nelle procedure. I cambiamenti delle performance energetiche dell’organizzazione sono confrontate ad intervalli periodici con i dati energetici di base. In occasione del Riesame della Direzione i dati energetici di riferimento possono essere eventualmente corretti a seguito di cambiamenti significativi al processo ovvero indicatori di prestazione energetica non più coerenti con l’analisi energetica iniziale.
  30. 30. SISTEMA DI GESTIONE ENERGIA Rev.0 del 03.03.2015 Pag. 30 di 57 Indicatori di prestazione energetica/Energy performance indicator La procedura documentata  PROSGE_4.4.4 ( Dati energetici di riferimento, indicatori di performance, obiettivi, traguardi e programmi energetici) descrive le modalità operative in attuazione del presente paragrafo.  PROSGE_4.4.4 Energy Baseline, energy performance indicators, energy objectives, targets and action plans. L’organizzazione, in base al quadro generale emerso dalle valutazioni degli aspetti energetici, individua: - quali aspetti consentono possibilità di miglioramento; - quali situazioni richiedono un controllo operativo e una sorveglianza. Per le situazioni migliorabili vengono definiti opportuni obiettivi di miglioramento misurabili. Dove possibile agli obiettivi e/o ai traguardi vengono associati specifici indicatori per il successivo monitoraggio dei trend e del raggiungimento degli obiettivi. Obiettivi che siano specifici, misurabili, attuabili, pertinenti e tempestivi consentono di misurare in modo meglio leggibile dall’organizzazione il progresso fatto nel loro raggiungimento [a volte ci si riferisce a tale tipo di obiettivi dicendo che sono “Intelligenti” (“SMART”)]. L’Organizzazione deve definire e aggiornare Indicatori di Performance Energetica (IPE) per monitorare e misurare le prestazioni energetiche. La metodologia per l’identificazione e l’aggiornamento degli IPE è definita e periodicamente riesaminata Periodicamente gli IPE sonoaggiornati e comparati con i dati energetici di riferimento.
  31. 31. SISTEMA DI GESTIONE ENERGIA Rev.0 del 03.03.2015 Pag. 31 di 57 Obiettivi e programmi/ Energy objectives, targets and programme(s) La procedura documentata  PROSGE_4.4.4 ( Dati energetici di riferimento, indicatori di performance, obiettivi, traguardi e programmi energetici) descrive le modalità operative in attuazione del presente paragrafo.  PROSGE_4.4.4 Energy Baseline, energy performance indicators, energy objectives, targets and action plans. I singoli obiettivi sono valutati tenendo in considerazione, ai fini delle priorità: - le prescrizioni legali e simili; - il grado di rischio su cui si pone un obiettivo rispetto agli altri; - opzioni tecnologiche, requisiti finanziari, operativi e imprenditoriali; - politica e obiettivi pertinenti alla condotta dell’organizzazione nel suo complesso; - risultati delle valutazioni degli aspetti energetici - valutazione dell’efficacia del sistema di gestione energia (es. come derivante da audit interni); - informazioni ricavate dalla consultazione dei dipendenti, revisioni e attività di miglioramento nel luogo di lavoro (tali attività possono esser di natura reattiva o proattiva); - analisi delle prestazioni ottenute in rapporto ad obiettivi di miglioramento energetici precedentemente definiti; - precedenti registrazioni di non conformità in materia energetica esiti del riesame da parte della direzione; - esigenze di disponibilità di risorse. Agli obiettivi definiti e approvati che richiedano specifiche attività di miglioramento, vengono associati appositi piani/ programmi di miglioramento che definiscono le attività, le responsabilità, le risorse, anche finanziarie, e i tempi. Gli obiettivi e i piani/programmi sono diffusi a tutte le funzioni interessate mediante riunioni e sono portati a conoscenza del personale con le modalità previste di comunicazione, partecipazione e consultazione. Il grado di raggiungimento degli obiettivi e lo stato di avanzamento dei programmi sono monitorati, così come la verifica del miglioramento delle prestazioni del SGE in genere. L’attività di definizione/ridefinizione degli obiettivi SGE avviene in occasione del riesame della Direzione.
  32. 32. SISTEMA DI GESTIONE ENERGIA Rev.0 del 03.03.2015 Pag. 32 di 57 Implementazione ed attività operative/ Implementation and operation
  33. 33. SISTEMA DI GESTIONE ENERGIA Rev.0 del 03.03.2015 Pag. 33 di 57 Generalità/General Il controllo operativo è il nucleo del sistema energetico. Si tratta della fase che richiede un'attenzione particolare alle operazioni che sono associate agli aspetti energetici significativi, ponendo attenzione sull'acquisto di energia, sui consumi energetici, sull'acquisto di materiali e, se necessario, definendo alcune procedure documentate. La comunicazione interna è un altro punto fondamentale, sempre per assicurare che tutti gli operatori siano parte attiva del sistema energetico. Viene rilevata l'importanza della formazione e delle competenze tecniche che devono avere gli operatori in base alle necessità del caso, affinché le persone che lavorano all'interno dell'organizzazione siano consapevoli dei propri ruoli, delle proprie responsabilità, dell'importanza del controllo dell'energia e delle conseguenze che si potrebbero avere qualora non si operi in ottemperanza al sistema energetico. E' stato dato uno spazio rilevante a questo tema poiché ci si rende conto che nella gestione energetica razionale sono coinvolti tutti i lavoratori dell'organizzazione, i quali interagiscono ad esempio con le luci o lo stand-by dei macchinari influenzando in modo anche sensibile la spesa energetica.
  34. 34. SISTEMA DI GESTIONE ENERGIA Rev.0 del 03.03.2015 Pag. 34 di 57 Consapevolezza, formazione e competenza/Awareness, training and competence La procedura documentata PROSGE_4.5.2 “Consapevolezza, formazione e competenza” descrive le modalità operative in attuazione del presente paragrafo PROSGE_4.5.2 Awareness, training and competence Per mettere in grado le persone sotto la direzione dell'organizzazione, di lavorare e/o di comportarsi in modo coerente con la politica, gli obiettivi e traguardi energetici l'organizzazione assicura che questi: - siano consapevoli dei loro comportamenti riguardo alla gestione energetica, - siano consapevoli dei loro ruoli e responsabilità, - abbiano la necessaria competenza per eseguire i compiti di lavoro che possono avere un impatto sull’efficienza energetica, - siano, quando necessario, formati in modo da raggiungere il livello di consapevolezza/competenza richiesto. Consapevolezza L’organizzazione, per assicurarsi che le persone che agiscono sotto la sua direzione (compresi appaltatori e fornitori di servizi, lavoratori temporanei e visitatori etc.,) lavorino e agiscano coerentemente con la propria politica energetica, divulga adeguata informazione ed azioni di sensibilizzazione in merito a: - le conseguenze delle loro azioni e comportamenti in relazione ai consumi energetici, - i benefici del miglioramento delle prestazioni in materia energetica, - le potenziali conseguenze della deviazione dalle procedure, - la necessità di conformarsi alle politiche e alle procedure La sensibilizzazione riguarda : - le tematiche generali in materia energetica; - la Politica; - gli aspetti energetici significativi, reali o potenziali, conseguenti alla loro attività e/o alle caratteristiche del sito; - i requisiti del sistema SGE, i ruoli, le responsabilità e l’organizzazione; - le potenziali conseguenze derivanti dall’inosservanza delle procedure operative specificate. La sensibilizzazione viene attuata mediante riunioni periodiche e/o pubblicazioni o cartellonistica. NOTA Competenza e consapevolezza non hanno il medesimo significato. Consapevolezza significa essere coscienti di qualche cosa, per esempio in relazione a comportamenti negativi per l’efficienza energetica LA COMPETENZA È LA PROVATA CAPACITÀ DI APPLICARE CONOSCENZE E ABILITÀ.
  35. 35. SISTEMA DI GESTIONE ENERGIA Rev.0 del 03.03.2015 Pag. 35 di 57 Formazione L'organizzazione tiene in considerazione i ruoli, le responsabilità e le autorità, in relazione ai propri aspetti energetici e al sistema di gestione SGE, al fine di determinare le esigenze di formazione o di altre azioni per le persone che lavorano sotto la sua direzione (inclusi gli appaltatori e i fornitori di servizi, lo staff temporaneo etc.). Quando tali persone ricadono sotto la responsabilità dell’organizzazione sono individuate le azioni di formazione e addestramento necessarie. Quando tali persone non ricadono sotto la responsabilità dell’organizzazione le azioni di formazione e addestramento necessarie per ottenere le necessarie competenze sono richieste/ concordate con i relativi responsabili (ad esempio appaltatori) come prerequisito all’avvio di un rapporto di collaborazione. La formazione o le altre azioni sono focalizzate sia sui requisiti di competenza sia sulla necessità di accrescere la consapevolezza. Tra queste è possibile elencare una classificazione tra formazione obbligatoria e formazione per accrescere le competenze e/o la consapevolezza in relazione al ruolo e alla mansione. Formazione per accrescere le competenze Le azioni sono pianificate e coordinate con le altre esigenze formative aziendali (ad esempio in materia di Qualità e/o ambiente), in modo da sviluppare, ove possibile, programmi di formazione integrati. Tutte le attività sono registrate e la loro efficacia è verificata Competenza L’organizzazione individua le competenze necessarie per la corretta gestione delle attività rilevanti ai fini energetici. Il personale che ha dei compiti di rilievo in merito ha la necessaria competenza e qualifica ottenuta in base a: - requisiti di legge - esperienza pregressa e aziendale; - cultura, formazione generale e addestramento specifico. Il Sistema prevede che i profili di competenza professionale necessari siano documentati (matrice delle competenze) e quelli ottenuti siano registrati
  36. 36. SISTEMA DI GESTIONE ENERGIA Rev.0 del 03.03.2015 Pag. 36 di 57 Comunicazione/Communication Comunicazione Obiettivo delle attività di comunicazione è quello di fornire ai dipendenti e a tutte le parti interessate, informazioni appropriate riguardanti l’impegno dell’organizzazione verso il miglioramento delle proprie prestazioni energetiche. Un’adeguata informazione consente, infatti, di agevolare la comprensione e l’accettazione, da parte del personale e del pubblico, degli obiettivi energetici dell’Azienda. Con Comunicazione Interna si intende l’informazione scambiata tra il personale ed il vertice aziendale. Essa può realizzarsi dal basso e dall’alto e può coinvolgere una o più funzioni aziendali. Il personale, infatti, da un lato, viene informato sulla gestione del SGE., sulle eventuali modifiche dello stesso, sul ruolo del singolo nell’attuazione degli obiettivi e dei traguardi prefissati, sulla gestione delle situazioni di emergenza e delle eventuali non conformità, e, dall’altro, può trasmettere ai vertici aziendali rilievi, osservazioni e proposte. Comunicazioni interne Le Comunicazioni Interne si realizzano attraverso 3 principali canali: - Affissioni in bacheca e comunicati interni diffusi a tutti gli interessati. - Incontri con singoli dipendenti, riunioni con gruppi omogenei o allargate a tutto il personale. - Distribuzione di materiale informativo relativo a politica, obiettivi, traguardi, programmi e prestazioni energetiche. Sia le riunioni che le affissioni sono gestite interamente da RSGE che ha anche il compito di stabilire quale di questi due strumenti utilizzare per effettuare una corretta comunicazione, sulla base della seguente regola generale: - Le riunioni vengono utilizzate per trattare argomenti specifici e/o che riguardano aree specifiche dove risulta necessaria l’interrelazione con le funzioni coinvolte; vengono convocate da RSGE il quale ha il compito di individuare i soggetti interessati all’argomento da trattare. - Le comunicazioni in bacheca, invece, permettono una comunicazione più rapida cui ricorrere quando non è necessaria l’interrelazione con il personale; RSGE è tenuto ad archiviare nel raccoglitore “Comunicazioni Interne” copia delle comunicazioni realizzate attraverso affissioni in bacheca, ovvero, in caso di distribuzione di materiale copia di quanto distribuito. I rilievi, le osservazioni e le proposte provenienti dal personale vengono inoltrate, esclusivamente in forma scritta ad RSGE e, da quest’ultimo, archiviati nel raccoglitore “Osservazioni sulla efficienza energetica”; successivamente all’invio della risposta questa è allegata alla comunicazione da cui è scaturita.
  37. 37. SISTEMA DI GESTIONE ENERGIA Rev.0 del 03.03.2015 Pag. 37 di 57 Comunicazioni esterne Per Comunicazione Esterna si intende quella tra l’Azienda e gli enti esterni ed è suddivisa in comunicazione passiva e comunicazione attiva. Comunicazione passiva La Comunicazione Passiva comprende qualsiasi rilievo, osservazione, richiesta ecc. relativa a temi riguardanti gli aspetti energetici proveniente dall’esterno. La comunicazione con le parti terze interessate prevede la registrazione di tutte le osservazioni e richieste provenienti dall’esterno, ovvero delle prescrizioni provenienti dalle autorità.. Nel caso in cui si manifesti la necessità di provvedere ad una risposta all’osservazione, questa è sottoposta all’approvazione della Direzione Generale. Successivamente all’invio della risposta questa è allegata alla comunicazione da cui è scaturita. Le comunicazioni provenienti dall’esterno, da chiunque raccolte, vengono trasmesse, esclusivamente in forma scritta, a RSGE il quale dovrà registrarle ed archiviarle nel raccoglitore “Osservazioni sulla gestione energetica” Comunicazioni attiva La Comunicazione Attiva comprende le forme di divulgazione attraverso le quali l’azienda comunica a terzi riguardo i propri aspetti energetici ed alle performance del sistema di Gestione dell’Energia. Le comunicazioni dell’organizzazione verso le parti terze interessate riguardano comunicazioni scritte relative alla politica, ai programmi, ai risultati ottenuti, e la predisposizione di note tecniche, risposta a questionari, partecipazioni a manifestazioni, incontri, convegni, ricezione di visite, garantendo la presenza costante di richiami al tema energetico su pubblicazioni, materiale divulgativo e pubblicitario. In sede di riesame, è stabilito di volta in volta, se attuare o meno forme di comunicazione attiva, il metodo ed i relativi strumenti. Nel caso in cui l’organizzazione scelga di comunicare riguardo i propri aspetti energetici, RSGE procede alla distribuzione, sia a dipendenti che a soggetti esterni, di materiale informativo allo scopo di fornire loro informazioni riguardanti la politica, gli obiettivi, i traguardi e il programma energetico adottato, le iniziative intraprese e le prestazioni raggiunte, ed ogni altra informazione ritenuta utile e comunque stabilita nel piano di comunicazione. I Fornitori, terzisti e appaltatori, sono informati circa le prescrizioni ad essi applicabili.
  38. 38. SISTEMA DI GESTIONE ENERGIA Rev.0 del 03.03.2015 Pag. 38 di 57 Documentazione del SGE/Energy management system documentation Una appropriata documentazione ha un ruolo preciso nel SGE aziendale, ed è essenziale per il raggiungimento di diversi scopi:  svolgere il lavoro in modo pianificato e controllabile;  svolgere le attività in modo trasparente e dimostrabile; essa consente cioè l'evidenza oggettiva e quindi la conoscenza ed il miglioramento continuo del SGE e delle prestazioni aziendali in tema energetico. La documentazione permette quindi di:  conseguire gli obiettivi energetici fissati;  valutare il SGE;  migliorare e mantenere i miglioramenti;  mantenere il patrimonio di conoscenze acquisite. Il SGE è supportato da una struttura documentale che definisce le modalità di applicazione, monitoraggio, analisi e miglioramento del Sistema stesso. Tale struttura è articolata come descritto nella figura che segue. Il Sistema di Gestione è documentato per mezzo di una serie di documenti che fissano le modalità per assicurare la corretta gestione per realizzare gli obiettivi che ha definito nella propria politica energetica. Tali documenti risultano così suddivisi:  Manuale del Sistema di Gestione Energia  Procedure di Sistema  Istruzioni operative  Documenti di registrazione  Altra documentazione L’elenco completo della documentazione di sistema è riportato nel Modello  MOD_Elenco-4.5.4 “Elenco della documentazione del SGE”.
  39. 39. SISTEMA DI GESTIONE ENERGIA Rev.0 del 03.03.2015 Pag. 39 di 57 Manuale SGE E’ questo documento e descrive il SGE e le modalità e i criteri con cui il sistema è realizzato, gestito e revisionato; descrive la politica, l’organizzazione, le responsabilità e le modalità con cui vengono prese le decisioni; permette di identificare, definire, realizzare e controllare tutte le attività che hanno influenza sugli aspetti energetici individuati, in conformità con la norma ISO 50001. Esso costituisce il documento per far conoscere e, in taluni casi, verificare il SGE adottato. In esso vengono descritti o richiamati aspetti quali: - la politica; - il campo di applicazione; - il tipo di attività svolte; - la struttura organizzativa dell'azienda; - le responsabilità attribuite alle diverse posizioni organizzative; - la descrizione di come trovano applicazione i singoli elementi della norma; - il richiamo alle procedure tecnico – gestionali del SGE; - i sistemi di verifica e quelli di correzione. Il Manuale riporta, in ciascuna sezione, i riferimenti alle procedure attinenti. Il Manuale è predisposto dal Responsabile del SGE, verificato e approvato da RDD. Il Manuale è disponibile informaticamente a tutti i responsabili delle funzioni aziendali. Il Manuale può essere distribuita anche all’esterno, in tal caso però la copia (salvo esplicita richiesta) deve intendersi in copia NON controllata. RSGE cura la distribuzione e la revisione del manuale Procedure documentate del sistema di gestione Le procedure sono richiamate dal Manuale e sviluppano in dettaglio i criteri stabiliti nelle relative sezioni definendo le modalità gestionali e operative per lo svolgimento delle attività che hanno influenza sugli aspetti energetici. Le procedure definiscono, per ogni attività (cosa), le responsabilità (chi), e le relative modalità di attuazione (come, dove, e quando). Dall’applicazione delle singole procedure (o delle sezioni della linea guida) scaturiscono le documentazioni e le registrazioni che dimostrano l’attuazione del SGE. Le procedure sono predisposte e mantenute aggiornate da RSGE (in collaborazione con le funzioni interessate) per dare attuazione ai criteri del sistema indicando attività articolate, spesso trasversali fra le varie funzioni aziendali, e le relative responsabilità di dettaglio. Le procedure documentate sono verificate e approvate da RDD. Le procedure richiamano la documentazione correlata alle varie attività (ad esempio la modulistica) e, dove previste, le istruzioni di lavoro applicabili. Istruzioni di lavoro Le Istruzioni di lavoro sono predisposte per definire in dettaglio le operazioni e i controlli che hanno rilevanza ai fini della energia, nei casi in cui la mancanza di tali istruzioni possa influire negativamente sull’efficacia del sistema (ad esempio le istruzioni per l’effettuazione dei controlli operativi).
  40. 40. SISTEMA DI GESTIONE ENERGIA Rev.0 del 03.03.2015 Pag. 40 di 57 Dove possibile le istruzioni di lavoro sono integrate, cioè contengono tutte le regole operative da seguire per la Qualità, l’ambiente e la sicurezza in una determinata attività Le istruzioni per un’area o processo sono predisposte dal responsabile di funzione in collaborazione con RSGE; le istruzioni di applicazione interfunzionale sono predisposte da RSGE sentite le funzioni interessate. Le istruzioni di lavoro sono spiegate al personale e presenti sui luoghi di impiego. Piani e programmi I piani e i programmi sono predisposti per definire, coordinare temporalmente e tenere sotto controllo le attività complesse; possono essere predisposti da qualunque responsabile di reparto/funzione. I principali piani e programmi sono: - di miglioramento; - di formazione; - di manutenzione; - di emergenza; - di sorveglianza e misura; - di audit. Normalmente i piani e programmi prevedono metodi di verifica di avanzamento e dei risultati. Se non diversamente specificato le verifiche sono affidate a RSGE. Documenti di registrazione Le registrazioni offrono la prova che il SGE è operante e servono, in molti casi, anche a dimostrare la conformità legislativa dell'azienda. In generale, le registrazioni contengono informazioni che dimostrano il rispetto di determinate condizioni/prescrizioni. Esse sono descritte nella Sezione “Registrazioni” della presente. Documenti di tipo organizzativo gestionale Costituiscono il risultato di una attività scaturente dall’applicazione di una procedura di Sistema, o da una prescrizione legale. A titolo di esempio possono considerarsi documenti di tipo organizzativo gestionale, i seguenti: - Disposizioni organizzative (Organigramma, mansionari, comunicazioni interne); - Piani di sicurezza; - Planimetrie, lay out o altri elaborati grafici; - Piani di emergenza riferiti al sito; - Locandine, depliant; Tali documenti sono identificati dal timbro di verifica del RSGE e dall’apposizione della data di emissione. In prima applicazione del sistema, per documenti di tale natura già presenti in azienda, la data di emissione, se non presente, è fissata come coincidente con la data di verifica da parte di RSGE
  41. 41. SISTEMA DI GESTIONE ENERGIA Rev.0 del 03.03.2015 Pag. 41 di 57 Controllo della documentazione Le modalità operative in attuazione del presente paragrafo sono riportate nelle procedura  PROSGE-4.5.4 “Controllo della documentazione”. PROSGE-4.5.4 Control of documents I documenti vengono identificati e catalogati con un’adeguata numerazione e classificazione tipologica, allo scopo di garantirne l’omogeneità e di facilitarne la rintracciabilità. Inoltre vengono stabilite le modalità di distribuzione dei documenti interni ed esterni. La diffusione del Manuale, delle Procedure di Riferimento e delle istruzioni operative viene effettuata sulla base delle liste di distribuzione ( Modello MOD_LDD-4.5.4 “Lista di distribuzione”) che, oltre a garantire una loro razionale distribuzione, sono mirate anche a prevenire l’eventuale impiego non corretto dei documenti da parte delle funzioni e degli enti destinatari come per esempio l’utilizzo dei documenti obsoleti o annullati. L’elenco generale di tutti i documenti utilizzati con il relativo indice di revisione è raccolto nel Modello MOD_Elenco-4.5.4 “Elenco della documentazione del SGE”. Preparazione, approvazione, distribuzione e verifica dei documenti La documentazione predisposta è identificata univocamente mediante codifica del file informatico (ove pertinente), data, nome documento, eventuali revisioni progressive, ecc. Prima dell’emissione di un nuovo documento o della modifica, vengono consultate tutte le funzioni interessate. Sono stabilite e mantenute attive procedure e responsabilità per l’emissione e la modifica dei diversi tipi di documentazione. Dopo la verifica di adeguatezza il documento è approvato e distribuito previa registrazione su apposite liste. I responsabili delle funzioni interessate hanno il compito di rendere disponibile la documentazione stessa nei luoghi/impianti/macchine dove vengono svolte le operazioni interessate in modo che tutto il personale possa accedervi con facilità. E’ compito specifico dei responsabili degli enti destinatari controllare periodicamente la presenza sui luoghi di impiego della documentazione applicabile alle loro attività. I documenti vengono periodicamente riesaminati, qualora necessario, in occasione del Riesame e delle Verifiche Ispettive Interne. Le proposte di modifica o revisione possono essere avanzate all’ente responsabile dell’emissione anche da chiunque le utilizzi. Documenti di origine esterna Anche i documenti di origine esterna (prescrizioni legali, autorizzazioni, verbali di enti di controllo, prescrizioni dei Clienti, documenti dei Fornitori, appaltatori) rilevanti per il SGSL sono gestiti entro apposite raccolte in modo che siano rintracciabili e correlati alle varie situazioni. Ove non diversamente specificato nelle procedure, tali documenti sono conservati dai responsabili di funzione cui la documentazione è indirizzata. Conservazione dei documenti L’archiviazione dei documenti compete alle funzioni previste in calce alle procedure.
  42. 42. SISTEMA DI GESTIONE ENERGIA Rev.0 del 03.03.2015 Pag. 42 di 57 Controllo operativo/ Operational control Le modalità operative in attuazione del presente paragrafo sono riportate nella procedura  PROSGE _4.5.5 – “Pianificazione del controllo operativo” e nelle specifiche istruzioni operative richiamate PROSGE _4.5.5 Operational control L’Organizzazione. ha identificato le attività associate agli aspetti energetici, rispetto ai quali sia necessario implementare criteri operativi e controlli, integrandoli, ove possibile, nel proprio sistema operativo, in modo da gestire e tenere sotto controllo le attività in modo efficace coerentemente con la politica, gli obiettivi e i traguardi energetici. A titolo non esaustivo tali controlli riguardano:  attuazione corretta dei processi energetici  manutenzione regolare e riparazione di strutture, macchinari e attrezzature per prevenire che si creino situazioni di inefficienza energetica, Tali controlli vengono effettuati mediante prescrizioni, istruzioni e all’occorrenza piani, la cui estensione è variabile in base all’importanza di non avere deviazioni rispetto a quanto previsto dalla politica e dagli obiettivi. Il controllo operativo su di un'attività viene raggiunto attraverso la definizione (ed il rispetto) di precise responsabilità e l'attuazione di procedure ed istruzioni operative. Le misure di controllo operativo possono usare una varietà di metodi differenti, per esempio procedure, istruzioni di lavoro, pittogrammi, allarmi e segnaletica. I documenti operativi di base sono le procedure, con le quali vengono fornite indicazioni sul come vanno effettuate le operazione e le attività connesse con i pericoli identificati, dove è necessaria l'attuazione dei controlli per gestire i rischi in materia di gestione energetica. Un'altra forma adottata dall’azienda per trasferire al personale informazioni, in genere più specifiche, è rappresentata dalle “istruzioni operative”, dove possono essere forniti dettagli su specifiche modalità operative, a corredo od a supporto delle procedure. Le istruzioni operative specificano le risorse, i metodi utilizzati, i criteri da rispettare, le registrazioni da tenere. Quando le attività rilevanti ai fini energetici sono affidate a Fornitori o appaltatori, gli stessi vengono preventivamente valutati dall’organizzazione anche riguardo alle competenze necessarie; le prescrizioni applicabili agli appaltatori sono comunicate e fatte rispettare.
  43. 43. SISTEMA DI GESTIONE ENERGIA Rev.0 del 03.03.2015 Pag. 43 di 57 Progettazione/ Design Le modalità operative in attuazione del presente paragrafo sono riportate nella procedura  PROSGE _4.5.6” Progettazione di servizi energetici, prodotti, attrezzature e vettori energetici  PROSGE _4.5.7” Design of energy services, products, equipments and energy A seguito delle esigenze di acquisto di nuove utilities, apparecchiature o impianti che possano avere un impatto significativo sugli aspetti energetici, l’organizzazione deve considerare tra i requisiti progettuali le opportunità di miglioramento dell’efficienza energetica. Lo stesso va considerato anche nella progettazione di processi nuovi, modificati o rinnovati. Il risultato della valutazione delle performance energetiche deve essere incluso nelle specifiche di progettazione e acquisto. Il risultato di tali attività deve essere registrato.
  44. 44. SISTEMA DI GESTIONE ENERGIA Rev.0 del 03.03.2015 Pag. 44 di 57 Approvvigionamento di energia, beni, attrezzature e servizi energetici/Procurement of energy services, products, equipment and energy Le modalità operative in attuazione del presente paragrafo sono riportate nella procedura  PROSGE _4.5.7” Approvvigionamento di energia e di beni, attrezzature e servizi energetici  PROSGE _4.5.7” Procurement of energy services, products, equipment and energy A titolo non esaustivo tali controlli riguardano:  definizione dei requisiti energetici dei beni, delle attrezzature e dei servizi che devono essere acquistati,  comunicazione ai fornitori dei requisiti fissati dall'organizzazione in materia energetica,  requisiti di pre-approvazione per la fornitura o il trasferimento di prodotti energetici o energia,  requisiti di preapprovazione e specifiche energetiche per l'acquisizione di nuovi macchinari e attrezzature,  selezione e monitoraggio dei fornitori,  ispezione dei beni, delle attrezzature e dei servizi ricevuti, e (periodica) verifica delle relative prestazioni in materia energetica,  approvazione delle condizioni energetiche nel progetto di nuove installazioni Appaltatori e prestatori di servizi A titolo non esaustivo tali controlli riguardano:  definizione di criteri per la selezione di appaltatori e prestatori di servizi,  comunicazione dei requisiti fissati dall'organizzazione in materia energetica per appaltatori e prestatori di servizi,  valutazione, monitoraggio e periodica rivalutazione delle prestazioni in materia energetica degli appaltatori e prestatori di servizi; Altro personale esterno o visitatori nel luogo di lavoro A titolo non esaustivo tali controlli riguardano:  verifica della conoscenza e capacità prima di autorizzare l'utilizzo di attrezzature,  fornitura di supporto e formazione se necessario,  metodi per monitorare il comportamento dei visitatori e supervisionare le loro attività.
  45. 45. SISTEMA DI GESTIONE ENERGIA Rev.0 del 03.03.2015 Pag. 45 di 57 Controllo/Checking
  46. 46. SISTEMA DI GESTIONE ENERGIA Rev.0 del 03.03.2015 Pag. 46 di 57 Sorveglianze e Misurazioni/Monitoring, measurement and analysis Le modalità operative in attuazione del presente paragrafo sono riportate nella procedura PROSGE-4.6.1 Sorveglianza e misurazione PROSGE-4.6.1 Monitoring, measurement and analysis Tutte le apparecchiature destinate alla sorveglianza e al monitoraggio dei parametri rilevanti per il SGE sono periodicamente verificate e mantenute in buono stato di efficienza, secondo la procedura IOP SGE-4.6.1-1 – Controllo degli strumenti di misura e prova. L’organizzazione adotta un approccio sistematico alla misurazione e al monitoraggio regolare delle proprie prestazioni in materia energetica, come parte integrante del suo sistema di gestione generale. Il monitoraggio coinvolge la raccolta nel tempo di informazioni, quali misurazioni od osservazioni, utilizzando strumentazione e tecniche che siano riconosciute come adeguate allo scopo. Il monitoraggio e le misurazioni possono perseguire molti scopi in un sistema di gestione della energia, quali:  delineare i progressi conseguiti nel soddisfacimento degli impegni dichiarati nella politica energetica, nel raggiungimento degli obiettivi e traguardi, e nel miglioramento continuo,  monitorare gli aspetti energetici per determinare se sono stati soddisfatti i requisiti di legge e di altro tipo che l’organizzazione sottoscrive,  monitorare gli accadimenti anomali che hanno determinato perdite energetiche,  fornire dati per valutare la necessità di modificare le misure di controllo degli aspetti energetici o introdurne di nuove  fornire dati per misurare le prestazioni dell’organizzazione in materia energetica in modo proattivo e reattivo, Per conseguire questi scopi, l’organizzazione pianifica cosa sarà oggetto di misurazione, dove e come deve essere misurato, quali metodi di misurazione devono essere utilizzati, e le competenze richieste alle persone che effettueranno le misurazioni. I risultati della misurazione e del monitoraggio sono analizzati e utilizzati per identificare sia le situazioni positive sia quelle che richiedono correzioni o miglioramenti. Monitoraggio reattivo o correttivo L’organizzazione sorveglia e misura con regolarità le principali caratteristiche delle sue attività e delle sue prestazioni che possono rappresentare un rischio significativo, rispetto agli obiettivi e traguardi energetici prefissati. Le norme di riferimento suddividono il monitoraggio di prestazione in due grandi insiemi:  monitoraggio “reattivo” (o correttivo); ossia le misure dei risultati finali della gestione della gestione energetica;  monitoraggio preventivo (“pro-attivo”); ossia l’insieme degli sforzi fatti (e la misura degli stessi) per ottenere dei miglioramenti energetici. Le misure reattive sono rappresentate dai classici indicatori di prestazione energetica:  Gli utilizzi significativi di energia  Le variabili significative collegate agli utilizzi energetici  Gli indicatori di performance energetica  L’efficacia e l’effettività dei piani di miglioramento dell’efficienza energetica.  La valutazione dei consumi reali raffrontati a quelli attesi.
  47. 47. SISTEMA DI GESTIONE ENERGIA Rev.0 del 03.03.2015 Pag. 47 di 57 Monitoraggio preventivo o proattivo Le misure “pro-attive” rappresentano un insieme generalmente ampio di controlli. In molto casi esse derivano dalla necessità di controllare specifici rischi identificati nell’analisi energetica (ad esempio fattori di perdite di energia); in altri casi sono costituiti da grandezze relative ad aspetti operativi e gestionali inerenti il sistema (p.e. il numero di ore dedicate alle ispezioni, il numero di ore di formazione, ecc.). Esempi di misurazioni proattive includono:  valutazione della conformità ai requisiti di legge e di altro tipo,  efficace utilizzo dei risultati dei sopralluoghi e ispezioni,  valutazione dell’efficacia della formazione in materia energetica,  utilizzo di osservazioni per il risparmio energetico basato sui comportamenti,  utilizzo di indagini sulla percezione per valutare la cultura dell’efficienza energetica e la relativa soddisfazione dei dipendenti,  efficace utilizzo dei risultati di audit interni ed esterni,  completamento secondo programma delle ispezioni richieste dalla legge e di altro tipo,  misura in cui il programma/i energetico è stato attuato,  efficacia del processo di partecipazione dei lavoratori,  confronto con le buone prassi energetiche del settore,  valutazioni delle attività di lavoro. Tuttavia il monitoraggio “pro-attivo” non è costituito solo da numeri e da indicatori: è attuato anche attraverso attività “sul campo” che possono comprendere (in funzione delle necessità):  ispezioni a macchine ed impianti. In questo insieme rientrano anche le attività di controllo, molte delle quali previste per legge. Tali attività possono anche essere pianificate nell’ambito delle procedure di manutenzione e le registrazioni possono essere costituite dai relativi manuali di macchina/impianto;  ispezioni sul comportamento dei lavoratori (i cosiddetti “behavioral audit”, usando una terminologia anglosassone). Le attività di misura delle prestazione e controllo sono pianificate e i risultati sono registrati.
  48. 48. SISTEMA DI GESTIONE ENERGIA Rev.0 del 03.03.2015 Pag. 48 di 57 Valutazione del rispetto delle prescrizioni/ Evaluation of compliance with legal requirements and other requirements L’organizzazione ha stabilito e mantiene attiva una procedura per definire e attuare le modalità per la valutazione periodica del rispetto delle prescrizioni legali applicabili. Per mantenere attivo il SGE è stato necessario identificare e aggiornare tutti i requisiti legali a cui l’organizzazione si deve attenere per lo svolgimento delle attività. Si è dovuto:  analizzare tutti gli argomenti normati in materia energetica  individuare gli aspetti energetici associati indipendentemente dal grado di significatività;  individuare tutte le leggi e regolamenti applicabili;  individuare gli obblighi derivanti;  verificare l’adempimento al requisito legislativo Per effettuare tali operazioni il RSGE si è avvalso di Associazioni di categoria, società di consulenza e siti internet, inoltre tramite tali mezzi garantisce anche l’aggiornamento dei documenti di origine esterna. La valutazione della conformità dell’organizzazione è effettuata da persone competenti, interne all’organizzazione e/o utilizzando risorse esterne. Per valutare la conformità sono utilizzati diversi dati di ingresso, fra i quali:  esiti di audit,  i risultati di ispezioni da parte degli organismi di vigilanza e controllo,  analisi dei requisiti di legge e di altro tipo,  esame di documentazioni e/o registrazioni,  interviste,  ispezioni su specifiche strutture, attrezzature ed aree,  revisioni di progetti o attività lavorative,  analisi dei risultati di test effettuati durante monitoraggi o prove,  sopralluoghi nelle strutture e/o osservazioni dirette. Il programma di valutazione della conformità è integrato con altre attività di valutazione, in particolare Audit e riesami. A tal fine RSGE predispone opportune liste di controllo (Modello MOD_check_list-4.6.2._1 “Lista di controllo aspetti energetici”), in cui per ogni attività / processo/ lavorazione effettuata sono riportati, gli aspetti energetici presi in considerazione, le fonti giuridiche che lo regolamentano e gli obblighi dell’impresa. I risultati di tale verifica sono registrati e periodicamente portati all’attenzione di RDD. Oltre a tale documento che registra la normativa applicabile, è responsabilità di RSGE, in collaborazione con le funzioni aziendali coinvolte, in particolar modo l’Energy Manager, compilare e mantenere aggiornati i file Modello MOD_autorizzazioni-4.6.2_2 Elenco delle autorizzazione per la conduzione di impresa” e il file Modello MOD_DOC_LEGGI-4.6.2_3 Elenco dei documenti da tenere in azienda per dimostrare la conformità legislativa del SGE” Il primo documento riporta relativamente ad ogni aspetto energetico regolato da requisiti di legge, il riferimento alla legge stessa, l’ente emittente, la documentazione disponibile, gli adempimenti richiamati e
  49. 49. SISTEMA DI GESTIONE ENERGIA Rev.0 del 03.03.2015 Pag. 49 di 57 la data di scadenza. Il secondo documento riporta invece l’elenco della documentazione (autorizzazioni, elaborati, contratti o altro) da tenere in azienda a disposizione degli organi di controllo. Periodicamente, e comunque in sede di riesame, RSGE verificherà il mantenimento delle autorizzazione e del rispetto alle prescrizioni di legge applicabili, attivando, allorquando si approssimano le scadenze previste - ovvero nel caso in cui vengano meno i presupposti o i requisiti affinché l’adempimento possa risultare soddisfatto - le opportune azioni per rinnovare l’autorizzazione , ovvero risolvere la problematica emersa. In tale ultimo caso RSGE valuterà l’opportunità di attivare la procedura per la conduzione di azioni preventive ovvero correttive, al fine di risolvere le non conformità potenziali a reali che possano determinarsi dal mancato rispetto delle prescrizioni.
  50. 50. SISTEMA DI GESTIONE ENERGIA Rev.0 del 03.03.2015 Pag. 50 di 57 Audit/ Internal audit of the energy management system Le modalità operative in attuazione del presente paragrafo sono riportate nella procedura PROSGE-4.6.3 Audit del SGE PROSGE-4.6.3 Internal Audit of EMS L'audit è lo strumento che, una volta attuato il SGE, consente di valutarne l'efficacia. Esso consta di tre fasi:  una verifica della conformità del sistema a quanto per esso pianificato, compresi i requisiti della norma ISO 50001;  una verifica della corretta attuazione del sistema;  una valutazione dell'adeguatezza del sistema in relazione alle caratteristiche dell'impresa, alla politica ed agli obiettivi fissati. La mancanza di anche solo una di queste condizioni rende il SGE inefficace. L'attività di audit tende a raccogliere una serie di evidenze oggettive che formino la base per esprimere una valutazione critica della efficacia del SGE. Ciò viene fatto attraverso interviste col personale, visite nei luoghi di lavoro, esame delle registrazioni e revisione dei documenti. Il contesto viene giudicato sotto controllo se in sintesi:  sono chiare le responsabilità e le interfacce;  il lavoro da svolgere è ben specificato;  le modalità operative sono definite e seguite;  è chiaro e definito il processo di controllo. Il programma di audit fa in modo che tutte le aree del Sistema siano verificate almeno annualmente; frequenze maggiori sono individuate in base all’importanza delle attività (ai fini energetici) e sui risultati degli audit precedenti. L'audit è adeguatamente pianificato: ciò significa definire l'obiettivo dell'audit ed il campo di applicazione (considerando gli audit precedenti); creare il team di audit e nominare il responsabile; predisporre eventualmente questionari e check lists. Composizione del team, obiettivi dell'audit, campo di applicazione (cioè aree di intervento) sono elementi che devono essere tra loro coerenti. Le verifiche ispettive interne sono svolte da personale(interno o esterno) adeguatamente addestrato e qualificato per la conduzione degli Audit. In ogni caso il responsabile della verifica ispettiva deve essere in posizione di imparzialità ed obiettività, in altri termini non deve avere alcuna diretta responsabilità nell'esecuzione delle attività soggette a verifica. I risultati degli audit sono registrati, portati tempestivamente a conoscenza di RDD e sono oggetto di riesame della Direzione.
  51. 51. SISTEMA DI GESTIONE ENERGIA Rev.0 del 03.03.2015 Pag. 51 di 57 Non conformità, azioni correttive e preventive/ Non conformity, corrective action and preventive action Le modalità operative in attuazione del presente paragrafo sono riportate nella procedura PROSGE-4.6.4 non conformità, azioni correttive e preventive PROSGE-4.6.3 Non conformity, corrective action and preventive action Per non conformità si intende un non soddisfacimento di un requisito specificato, comprendendo lo scostamento o l'assenza di una o più caratteristiche del prodotto o servizio, di elementi del sistema di gestione dell’energia o del processo. Ne deriva che le non conformità si possono riferire sia ai singoli aspetti energetici, sia ai prodotti che ai processi produttivi ed includono anche quelle relative al Sistema di Gestione energetica. Le inosservanze vanno risolte, devono essere individuate le cause che le hanno originate perché possano, con una azione di prevenzione, essere eliminate con l'adozione di un piano di Azioni Correttive adeguato. Gli stimoli che danno origine alle azioni, sia correttive che preventive, possono essere di origine interna od esterna. Quelli di origine interna possono derivare da rilievi o situazioni quali le inosservanze, i risultati di prove e controlli, le verifiche ispettive, l'andamento degli indicatori di prestazione, il riesame da parte della direzione. Fonti di informazione di origine esterna possono risultare, ad esempio, i reclami o le segnalazioni dell'Autorità, le attività di sorveglianza tecnica svolta da un cliente, le verifiche ispettive effettuate da enti esterni all'azienda. Nella gestione delle inosservanze è necessario prevedere opportune classificazioni che permettano successive analisi di tendenza (e quindi svolgere un'azione di monitoraggio) sulle inosservanze stesse L’organizzazione ha definito le responsabilità e l’autorità per trattare e analizzare le non conformità rilevate. Il processo prevede sia azioni volte ad attenuare o eliminare qualsiasi eventuale rischio, sia azioni correttive e preventive mirate a eliminare le cause del problema, reali o potenziali. L’organizzazione si assicura che le azioni correttive e preventive vengano effettivamente e tempestivamente attuate e che vengano seguite da una verifica della loro efficacia. L’organizzazione attua e registra ogni cambiamento intervenuto nel sistema di gestione come conseguenza di azioni correttive e preventive. Gestione delle Non Conformità/Commenti e delle Azione Correttive/Preventive In generale qualsiasi anomalia, non conformità, ed incidente viene sottoposta all’immediata attenzione del RSGE RSGE decide in funzione del tipo di anomalia se bisogna effettuare  un semplice trattamento della stessa (nelle situazioni banali che non necessitano di analisi della cause)  aprire una NC secondo la procedura  gestire un incidente secondo la procedura Le NC emesse da enti esterni come l’ente di certificazione o le autorità vengono gestita congiuntamente con i responsabili di
  52. 52. SISTEMA DI GESTIONE ENERGIA Rev.0 del 03.03.2015 Pag. 52 di 57 funzione interessati, RSGE ha il compito di:  Raccogliere ed archiviare le varie segnalazioni in materia energetica  Valutare e quindi registrare quelle che abbiano valenza di Commento o Non Conformità, avvalendosi della collaborazione delle Funzioni interessate;  Coordinare l’analisi delle NC/Commenti, in collaborazione con le Funzioni interessate, prendendo in considerazione la descrizione del problema e prestando la massima attenzione all’individuazione delle cause;  Individuare e pianificare, con la collaborazione delle specifiche Funzioni aziendali, le conseguenti Azioni Correttive/Preventive, prestando la massima attenzione all’individuazione delle cause e definendo i tempi e le responsabilità di attuazione,  Sottoporre ad approvazione del RDD le Azioni Correttive/Preventive individuate;  Avviare, in cooperazione con le Funzioni individuate le AC/AP stesse,  Monitorare lo svolgimento delle AC, registrando e comunicando alla RDD (per le AC/AP di competenza) gli stati di avanzamento;  Verificare l’effettivo completamento delle azioni richieste e la loro efficacia; Implementazione delle AC/AP. Il Responsabile della AC/AP, individuato dal DIR /RDD/ RSGE, ha il dovere di gestirne l’implementazione. Questi organizza tutte le attività e le risorse per la loro esecuzione. In fase esecutiva ne controlla lo stato di avanzamento, informandone DIR /RDD/ RSGE, fino alla positiva conclusione delle azioni previste. Chiusura delle NC/Osservazioni e verifica dell’efficacia delle AC/AP RSGE tiene sotto controllo le AC/AP intraprese tramite copia del rapporto NC/osservazione ovvero AC/AP dove sono riportate la data di completamento prevista e la funzione responsabile. RSGE o RDD verificano l’effettiva chiusura della NC e a risultato positivo ne danno conferma sul modello NC. Nel caso in cui RSGE/ RDD non confermino la positiva chiusura della NC il responsabile della stessa dovrà intraprendere le azioni necessarie a soddisfare il parere dei precedenti. Qualora non arrivino segnalazioni dalla Funzione responsabile della AC/AP, in prossimità del termine prescritto per il completamento, il RSGE ne sollecita l’effettuazione
  53. 53. SISTEMA DI GESTIONE ENERGIA Rev.0 del 03.03.2015 Pag. 53 di 57 Registrazione e controllo delle registrazioni/ Control of records Le modalità operative in attuazione del presente paragrafo sono riportate nella procedura  Procedura PROSGE-4.6.5 Controllo dei documenti di registrazione  Procedura PROSGE-4.6.5 Control of records In tutte le procedure del Sistema sono richiamate esplicitamente le registrazioni da conservare e le modalità di conservazione. Le registrazioni del SGSL sono indicate all’ interno del  MOD_EDRSGE-4.6.5 “Elenco delle registrazioni della gestione Energia”, all’interno del modulo vengono anche indicati i soggetti che redigono i documenti e il tempo di archiviazione. Ogni funzione Aziendale archivia la documentazione di sua pertinenza al fine di conservare l'evidenza del conseguimento della l'efficacia del SGE adottato. Tale prescrizione viene applicata anche agli equivalenti documenti dei Fornitori. L'Archiviazione viene effettuata secondo modalità che permettono di preservare i documenti dai rischi di perdite, smarrimenti , deterioramenti o danneggiamenti. I Sistemi di Archiviazione sono strutturati in modo tale da consentire la correlazione tra i singoli documenti e tra questi ed i prodotti energetici, aspetti energetici o le attività a cui si riferiscono. Inoltre nel controllo operativo e nella sorveglianza sono registrati i dati relativi alle prestazioni e i risultati delle attività svolte. Le registrazioni sono mantenute, in modo coerente al sistema e all’organizzazione dell’organizzazione , per dimostrare la conformità ai requisiti della Norma. Le registrazioni sono analizzate per valutare la loro adeguatezza, archiviate e conservate in modo da essere facilmente rintracciate ed essere protette contro danneggiamenti, deterioramenti e perdite accidentali. La durata di conservazione è definita per ciascuna registrazione.
  54. 54. SISTEMA DI GESTIONE ENERGIA Rev.0 del 03.03.2015 Pag. 54 di 57 Riesame della direzione/Management Review
  55. 55. SISTEMA DI GESTIONE ENERGIA Rev.0 del 03.03.2015 Pag. 55 di 57 Generalità/General Il vertice dell'impresa è messo a conoscenza dell'andamento del SGE, per poterlo valutare a fronte dei prefissati obiettivi e per promuoverne il miglioramento. Senza un diretto interessamento della direzione, infatti. anche le migliori intenzioni delle funzioni operative sono destinate al fallimento. Il riesame è esteso non solo alle informazioni relative al SGE (ad esempio i risultati degli audit interni, addestramento, azioni correttive e preventive), ma anche a quelle relative ai processi di lavoro, al personale, al prodotto e, più in generale, all’insieme dei dati raccolti durante l’applicazione del sistema (valore degli indicatori, incidenti, non conformità) . L'esigenza di assicurare con continuità l'adeguatezza del SGE implica la necessità di stabilire i criteri temporali e/o la frequenza dei riesami della direzione. Le date del riesame sono pianificate dal RGSE con cadenza almeno annuale. Elementi di ingresso per il riesame/Inputs to management review Gli specifici dati di ingresso richiesti dalla 50001 sono i seguenti: lo stato di avanzamento delle azioni previste dai precedenti riesami a) il riesame degli aspetti energetici e della Politica Energetica b) la valutazione della conformità legislativa e i cambiamenti nelle prescrizioni legislative e altre prescrizioni sottoscritte dall’Organizzazione c) la valutazione del raggiungimento degli obiettivi e traguardi d) i risultati degli audit interni e) lo stato delle azioni correttive e preventive f) lo stato complessivo delle prestazioni energetiche del Sistema di Gestione dell’Energia g) i dati sui consumi energetici previsti per il periodo successivo h) i dati sul monitoraggio in continuo effettuati sui processi energetici e sulle macchine/apparecchiature i) le raccomandazioni per il miglioramento In aggiunta agli specifici dati di ingresso richiesti per il riesame da parte della direzione, possono essere presi in considerazione anche i seguenti:  rapporti sull’efficacia di particolari parti del sistema elaborati da singoli dirigenti,  rapporti dei processi continui di identificazione degli aspetti energetici  progresso nell’attuazione dei programmi di formazione alla gestione energia Il riesame della direzione è pertanto opportunamente preparato e si basa su documentazione predisposta ad un adeguato livello di sintesi, da parte o per conto di RGSGE.
  56. 56. SISTEMA DI GESTIONE ENERGIA Rev.0 del 03.03.2015 Pag. 56 di 57 Elementi di uscita/Outputs from management review Con il riesame del sistema di gestione da parte della direzione vengono messi in evidenza gli eventuali punti di debolezza del sistema stesso. Viene, inoltre, verificata l’efficacia del SGE per quanto riguarda il compimento degli obiettivi e traguardi fissati. In sede di Riesame del Sistema vengono valutati i risultati ottenuti in termini di raggiungimento degli obiettivi e traguardi prefissati nel riesame precedente. Gli obiettivi ed i traguardi riguardano gli aspetti che hanno un impatto significativo sulla gestione dell’energia e sono espressi in modo quantitativo tramite indicatori predefiniti dall'azienda. Questi indicatori costituiscono la base di un sistema di valutazione dell'efficacia e dell'efficienza del SGE (rif. PROSGE 4.4.6 – Obiettivi e programmi”). I risultati ottenuti vengono confrontati con quanto pianificato nel precedente riesame e, considerando anche l'analisi scaturente dagli altri elementi in ingresso (si confronti il paragrafo precedente), la Direzione definisce il Piano di Miglioramento Aziendale da porre in essere ed i nuovi obiettivi secondo un approccio orientato al miglioramento continuo. Gli specifici esiti conseguenti ai riesami della direzione richiesti dalla 50001 comprendere tutte le decisioni e le azioni riguardanti possibili cambiamenti in: a) prestazioni in materia energetica; b) politica energetica e obiettivi; c) risorse; e d) altri elementi del sistema di gestione della energia In aggiunta ai risultati richiesti dalla 50001, possono essere presi in considerazione i seguenti aspetti:  l’appropriatezza, adeguatezza ed efficacia dei processi di identificazione degli aspetti energetici  l’efficacia delle esistenti misure per il loro controllo,  l’adeguatezza delle risorse (finanziarie, di personale, materiali),  una valutazione degli effetti di cambiamenti prevedibili di tipo legislativo o tecnologico. Pertanto, gli elementi in uscita derivanti dall’attività di riesame sono:  analisi ed eventuale adeguamento della politica energetica al variare di: - leggi e regolamenti - bisogni e/o richieste esplicite delle parti interessate - bisogni del mercato - evoluzioni organizzative e/o dei prodotti - evoluzioni della ricerca applicata e della tecnologia - esperienze aziendali su eventi occorsi  definizione di programmi per il conseguimento degli obiettivi. Individuati gli aspetti energetici, l'impresa predispone uno o più programmi che rappresentano nel loro insieme il piano attraverso cui si vogliono conseguire gli obiettivi con i mezzi messi a disposizione (rif. PROSGE 4.4.6 – Obiettivi e programmi”)  definizione del piano di sorveglianza. Su tale piano sono
  57. 57. SISTEMA DI GESTIONE ENERGIA Rev.0 del 03.03.2015 Pag. 57 di 57 riportati, in forma sequenziale o matriciale, le prove ed i controlli previsti lungo il ciclo produttivo, le strutture organizzative incaricate delle prove, i riferimenti ai criteri di accettabilità e, ove opportuno, le relative procedure o istruzioni operative da applicare ( rif.  PROSGE _4.5.5 – “Pianificazione del controllo operativo e sorveglianze””)  definizione azioni correttive e preventive per il miglioramento del SGE in termini di risoluzione delle non conformità rilevate  definizione del Piano di Formazione Annuale  definizione del Piano Annuale di Verifiche Ispettive  valutazione relativa ai bisogni di risorse umane e materiali; Il documento di riesame, essendo una registrazione, va sottoposto ai criteri di controllo, conservazione ed archiviazione, come le altre registrazioni aziendali (Rif.  Procedura PROSGSL-4.6.5 “Controllo dei documenti di registrazione”) Sulla base delle decisioni e delle azioni concordate in sede di riesame, si dovrà anche prendere in considerazione la natura e le modalità di comunicazione dei risultati del riesame, e chi debbano essere i destinatari di tale comunicazione

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