Diese Präsentation wurde erfolgreich gemeldet.
Wir verwenden Ihre LinkedIn Profilangaben und Informationen zu Ihren Aktivitäten, um Anzeigen zu personalisieren und Ihnen relevantere Inhalte anzuzeigen. Sie können Ihre Anzeigeneinstellungen jederzeit ändern.

Đề tài đàm phán soạn thảo hợp đồng ngoại thương, HOT 2018

Chuyên đề đàm phán soạn thảo hợp đồng ngoại thương, HOT 2018. Chia sẻ cho các bạn sinh viên tài liệu tốt nghiệp ngành quản trị kinh doanh các bạn làm chuyên đề tốt nghiệp quản trị kinh doanh vào tải nhé.

  • Loggen Sie sich ein, um Kommentare anzuzeigen.

Đề tài đàm phán soạn thảo hợp đồng ngoại thương, HOT 2018

  1. 1. i LỜI CAM ĐOAN Em tên: Trần Khánh Hà Lớp: 11DQN02 Khoa: Quản Trị Kinh Doanh Chuyên ngành: Quản Trị Ngoại Thương Em xin cam đoan những nội dung trong bài báo cáo thực tập này là do em thực hiện dưới sự hướng dẫn trực tiếp của cô Trần Thị Trang. Mọi tham khảo dùng trong bài là công trình nghiên cứu độc lập của riêng em. Các số liệu sử dụng phân tích trong báo cáo có nguồn gốc rõ ràng, thu thập từ nơi em thực tập thực tế. Các kết quả nghiên cứu trong báo cáo thực tập do em tự tìm hiểu, phân tích một cách trung thực, khách quan và phù hợp. Các kết quả này không có trong bất kỳ nghiên cứu báo cáo thực tập tốt nghiệp nào khác và có trích dẫn rõ ràng, không sao chép từ bất cứ đề tài báo cáo thực tập khác nào. Ngày.......tháng.......năm 2015 Sinh viên thực hiện TRẦN KHÁNH HÀ
  2. 2. ii LỜI CẢM ƠN Qua 4 năm học tập tại trường Đại Học Công Nghệ TP.HCM (HUTECH) với sự cố gắng rèn luyện tích lũy kiến thức cho bản thân và thời gian thực tập tại Công ty XNK Tổng hợp I đã tạo cho em có cơ hội hiểu biết hơn về công việc, trải nghiệm môi trường làm việc cụ thể, những cách xử lí và giải quyết tình huống, đúc kết được những kinh nghiệm quý báu và bài học bổ ích không chỉ để giúp em có thể hoàn thành báo cáo tốt nghiệp này mà còn có được những kinh nghiệm thực tế để tạo cơ hội thuận lợi cho công việc sau này trong tương lai. Nay em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến: - Ban Giám Hiệu và quý thầy cô khoa Quản Trị Kinh Doanh trường HUTECH đã truyền đạt cho em những kiến thức quý báu khi còn học ở trường. - Cô Trần Thị Trang, người đã trực tiếp tận tình hướng dẫn em trong suốt quá trình viết và thực hiện báo cáo này. Cuối cùng, một lần nữa em xin chân thành cảm ơn và kính chúc toàn thể quý thầy cô trường Đại Học Công Nghệ TPHCM và cô Trần Thị Trang thật nhiều sức khỏe và thành công trong cuộc sống. Em xin chân thành cảm ơn! Sinh viên thực hiện TRẦN KHÁNH HÀ
  3. 3. iii CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc --------- NHẬN XÉT THỰC TẬP Họ và tên sinh viên : ………………………………………………………….. MSSV : ………………………………………………………….. Khoá : …………………………………………………… 1. Thời gian thực tập ……………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………… 2. Bộ phận thực tập ……………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………… 3. Tinh thần trách nhiệm với công việc và ý thức chấp hành kỷ luật ……………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………... 4. Kết quả thực tập theo đề tài ……………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………… 5. Nhận xét chung ……………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………... Đơn vị thực tập
  4. 4. iv NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƢỚNG DẪN ................................................................................................................. ................................................................................................................. ................................................................................................................. ................................................................................................................. ................................................................................................................. ................................................................................................................. ................................................................................................................. ................................................................................................................. ................................................................................................................. ................................................................................................................. ................................................................................................................. ................................................................................................................. ................................................................................................................. ................................................................................................................. ................................................................................................................. ................................................................................................................. ................................................................................................................. TP. HCM, ngày.....tháng …..năm 2015 (Giáo viên hướng dẫn)
  5. 5. v MỤC LỤC DANH MỤC CÁC BẢNG BIÊU ................................................................................vii DANH MỤC CÁC KÝ HIỆU – CHỮ VIẾT TẮT .................................................. viii LỜI MỞ ĐẦU.................................................................................................................1 CHƢƠNG 1: CƠ SỞ UẬN VỀ ĐÀM PHÁN VÀ SOẠN THẢO HỢP ĐỒNG NGOẠI THƢƠNG .........................................................................................................5 1.1 Đàm phán trong ngoại thƣơng ............................................................................5 1.1.1 Khái niệm ........................................................................................................5 1.1.2 Đặc điểm..........................................................................................................5 1.1.3 Nguyên tắc cơ bản trong đàm phán hợp đồng ngoại thƣơng.....................6 1.1.4 Tiêu chuẩn đánh giá một cuộc đàm phán hợp đồng ngoại thƣơng ...........6 1.2 Kỹ thuật đàm phán hợp đồng ngoại thƣơng......................................................7 1.2.1 Cơ sở thực hiện đàm phán hợp đồng ngoại thƣơng....................................7 1.2.2 Thực hiện đàm phán ....................................................................................10 1.2.3 Khiếu nại và giải quyết khiếu nại (nếu có).................................................10 1.3 Hợp đồng ngoại thƣơng......................................................................................13 1.3.1 Khái niệm..................................................................................................13 1.3.2 Đặc điểm ...................................................................................................13 1.3.3 Yêu cầu đối với hợp đồng ngoại thƣơng................................................14 1.3.4 Phân loại hợp đồng ngoại thƣơng ..........................................................16 1.3.5 Bố cục của một văn bản hợp đồng ngoại thƣơng..................................17 CHƢƠNG 2: QUY TRÌNH THỰC HIỆN.................................................................22 2.1 Quy trình thực hiện đàm phán..........................................................................22 2.1.1 Đàm phán trực tiếp ......................................................................................22 2.1.2 Đàm phán giao dịch bằng thƣ từ ................................................................26 2.2 Xây dựng các điều khoản chủ yếu của hợp đồng ngoại thƣơng.....................46 2.2.1 Điều khoản về tên hàng................................................................................46 2.2.2 Điều khoản về phẩm chất (QUALITY hoặc SPECIFICATION) ............46
  6. 6. vi 2.2.3 Điều khoản về số lƣợng................................................................................50 2.2.4 Điều khoản về giao hàng (SHIPMENT OR DELIVERY)........................53 2.2.5 Điều khoản về giá cả (UNIT PRICE) .........................................................57 2.2.6 Điều khoản về thanh toán (PAYMENT):...................................................59 2.3 Xây dựng các điều khoản thông thƣờng của hợp đồng ngoại thƣơng: .........61 2.3.1 Điều khoản bao bì và ký mã hiệu (PACKING AND MARKING)......61 2.3.2 Điều khoản bảo hành (WARRANTY) ...................................................62 2.3.3 Điều khoản phạt và bồi thƣờng thiệt hại (PENALTY) ........................62 2.3.4 Điều khoản bảo hiểm (INSURANCE)....................................................63 2.3.5 Điều khoản bất khả kháng ( FORCE MAJEURE OR ACTS OF GOD) 63 2.3.6 Điều khoản khiếu nại (CLAIM) .............................................................64 2.3.7 Điều khoản trọng tài (ARBITRATION)................................................66 CHƢƠNG 3: PHÂN TÍCH MỘT SỐ HỢP ĐỒNG THỰC TẾ TẠI DOANH NGHIỆP VÀ MỘT SỐ NHẬN XÉT ..........................................................................68 3.1 Phân tích một số hợp đồng thực tế....................................................................68 3.1.1 Hợp đồng mặt hàng nông sản.................................................................68 3.1.2 Hợp đồng mặt hàng thủy sản..................................................................78 3.1.3 Hợp đồng mặt hàng hóa chất..................................................................93 3.1.4 Hợp đồng mặt hàng máy móc/ thiết bị.................................................107 3.1.5 Hợp đồng mặt hàng điện tử/ linh kiện điện tử....................................118 KẾT UẬN.................................................................................................................129 TÀI IỆU THAM KHẢO .........................................................................................130 PHỤ ỤC....................................................................................................................131
  7. 7. vii DANH MỤC CÁC BẢNG BIỂU STT Số hiệu Tên bảng, biểu đồ, sơ đồ Trang 1 Bảng 3.1 Yêu cầu về chỉ tiêu độc tố (Aflatoxin) 78
  8. 8. viii DANH MỤC CÁC KÝ HIỆU, CHỮ VIẾT TẮT Chữ viết tắt Diễn giải AAA American Arbitration Association AFI Association of Food Industries B/L Bill of Lading C/P Charter Party CFR Cost and Freight CIF Cost, Insurance and Freight DN Doanh nghiệp ETA Estimated time of Arrival ETD Estimated time of departure FCL Full Container Load FOB Free On Board HCM Hồ Chí Minh HĐ Hợp đồng ICC The International chamber of commerce L/C Letter of Credit PWWDSHEX EIU Per Weather Working Days Sundays and Holidays Excepted, Even if Used PWWDSHEX UU Per Weather Working Days Sundays and Holidays Excepted, Unless Used SIAC Singapore International Arbitration Centre TP.HCM Thành phố Hồ Chí Minh UCP-DC The Uniform Customs and Practice for Documentary Credits VCCI Vietnam Chamber of Commerce and Industry VIAC Vietnam International Arbitration Centre VN Việt Nam XK Xuất khẩu XNK Xuất nhập khẩu
  9. 9. 1 LỜI MỞ ĐẦU 1. Tính cấp thiết của đề tài Trong bối cảnh nền kinh tế đang trên đà hội nhập. Các công ty, doanh nghiệp trong và ngoài nước ồ ạt chuyển hướng đầu tư và định hướng lâu dài để thích nghi, khai thác thị trường màu mỡ của nước ta. Cùng với việc tăng đột biến về nguồn vốn, sự phát triển về hạ tầng, trang thiết bị sản xuất là tất yếu nên nguồn lao động có tay nghề và kinh nghiệm rất cấp thiết. Một thực trạng vốn đã tồn tại từ rất lâu là đội ngũ lao động vừa tốt nghiệp đa số thiếu kinh nghiệm thực hành, thiếu tự tin khi đi tìm việc và thực tế không có kiến thức thực tế để nắm bắt ngay công việc được giao. Bên cạnh đó, các doanh nghiệp phải bỏ ra một khoản kinh phí và thời gian để đào tạo lại các sinh viên, rất tốn kém. Đòi hỏi phải có một lực lượng lao động đúng nghĩa có tay nghề và kinh nghiệm vốn là điểm yếu của sinh viên nước ta nói chung và sinh viên trường ta nói riêng. Nhằm thúc đẩy khả năng tiếp cận thực tế của các cử nhân kinh tế tương lai hiện nay, việc xây dựng mô hình phòng học mô phỏng doanh nghiệp trong trường học là nhiệm vụ cấp thiết và là hướng đi đúng đắn. Phương pháp này mô phỏng các hoạt động diễn ra trong một doanh nghiệp trong cuộc sống thực tế, giúp sinh viên hiểu và nắm bắt được công việc của một doanh nghiệp trong thực tế, từ đó có thể dễ dàng quyết định lĩnh vực kinh doanh và tổ chức kinh doanh như một công ty thực sự. Việc áp dụng mô hình mô phỏng doanh nghiệp trong trường học là một xu hướng rất tiềm năng và hứa hẹn sẽ góp phần thu hẹp đáng kể khoảng cách giữa đào tạo sinh viên khối kinh tế và hoạt động thực tế của doanh nghiệp. Và trong bối cảnh hiện nay, Việt Nam cũng đang hòa mình vào vòng quay của nền kinh tế toàn cầu. Các doanh nghiệp Việt Nam đang vươn lên tự khẳng định mình trong cuộc cạnh tranh khốc liệt bằng cách tận dụng, phát huy hết thế mạnh và từng bước khắc phục khó khăn trong quá trình phát triển của mình. Sau khi gia nhập các tổ chức WTO, AFTA,…nền kinh tế Việt Nam đang dần có sự chuyển hóa và khởi sắc theo
  10. 10. 2 hướng công nghiệp hóa, hiện đại hóa. Các hoạt động xuất nhập khẩu diễn ra ngày càng tăng về số lượng lẫn chất lượng. Để các hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu diễn ra thì phải có thỏa thuận giữa các bên về quyền lợi và lợi ích đạt được, và để có được thỏa thuận đó thì các bên tham gia phải thương lượng đàm phán với nhau. Hoạt động đàm phán là khâu mở đầu có tính chất quyết định để hợp đồng ngoại thương có thể được ký kết và thực hiện. Chính vì vậy mà khâu đàm phán cũng như việc lập nên các điều khoản của một hợp đồng rất quan trọng và doanh nghiệp cần phái có những chuẩn bị tốt, chu đáo cho hoạt động đàm phán, ký kết hợp đồng nhằm tạo được thế chủ động cho phía mình. Theo đó, đứng vào vị trí của một doanh nghiệp trong mô hình mô phỏng doanh nghiêp ảo đang được thực hiện, xây dựng tại Khoa Quản trị kinh doanh, Trường Đại Học Công Nghệ TP.HCM thì em xét thấy vấn đề đầu tiên được đặt ra đối với doanh nghiệp chính là việc đàm phán, ký kết và lập nên các điều khoản, điều kiện cho hợp đồng ngoại thương, để từ đó doanh nghiệp có thể dễ dàng tham gia giao lưu thương mại quốc tế. Nhằm nâng cao hiểu biết của bản thân đồng thời góp phần nâng cao chất lượng cho phương pháp giảng dạy tại mô hình phòng mô phỏng doanh nghiệp, em đã chọn đề tài: “ĐÀM PHÁN – SOẠN THẢO HỢP ĐỒNG NGOẠI THƢƠNG.”(Thuộc dự án xây dựng phòng mô phỏng doanh nghiệp Khoa Quản Trị Kinh Doanh trường Đại học Công Nghệ TP.HCM). Đồng thời, đây cũng là đề tài bổ ích, gần gũi với những kiến thức cơ bản mà sinh viên kinh tế như em đã được học trên giảng đường. 2. Tình hình nghiên cứu Nghiên cứu các bước, quy trình thực hiện đàm phán được các Doanh nghiệp Việt Nam sử dụng hiện nay, cũng như các kỹ thuật cơ bản cần nắm để thực hiện một cuộc đàm phán dẫn đến đạt được kết quả như mong muốn. Bên cạnh đó, nghiên cứu các bước thực hiện xây dựng một hợp đồng ngoại thương, quy trình xây dựng các điều khoản, điều kiện cần có của hợp đồng. 3. Mục đích nghiên cứu
  11. 11. 3 Phân tích và đánh giá, nhận xét các điều khoản xây dựng hợp đồng trong thực tế dựa trên lý thuyết. Từ đó tìm ra những khác biệt cơ bản giữa lý thuyết và các hoạt động xây dựng hợp đồng trên thực tiễn tại các công ty, doanh nghiệp hiện nay. Làm rõ các vấn đề liên quan đến việc đàm phán, xây dựng hợp đồng, giúp hỗ trợ công việc giảng dạy tại phòng mô phỏng doanh nghiệp ảo. Bài nghiên cứu này phục vụ cho hoạt động giảng dạy sau này tại phòng mô phỏng doanh nghiệp ảo của Khoa Quản trị kinh doanh trường Đại học Công nghệ TP.HCM. 4. Nhiệm vụ nghiên cứu Sau khi xác định được mục đích nghiên cứu, tiến hành quá trình thực hiện nghiên cứu đề tài đã đề ra. Thu thập tài liệu, thông tin từ các nguồn tin chính thống và các hợp đồng thực tế tại các doanh nghiệp. Tiến hành phân tích, so sánh dựa trên các tài liệu thu thập được. Tổng hợp, đưa ra nhận xét đánh giá, cuối cùng rút ra kết luận và nêu ra được những điểm quan trọng cần lưu ý khi thực hiện đàm phán và xây dựng các điều khoản trong hợp đồng, giúp sinh viên dễ dàng nhận thấy điểm khác biệt cũng như hiểu rõ hơn vấn đề thực tiễn dựa trên kiến thức nền lý thuyết. 5. Phƣơng pháp nghiên cứu Sử dụng phương pháp thu thập tài liệu, thông tin từ các nguồn tin chính thống và các hợp đồng thực tế tại các doanh nghiệp. Sau đó tiến hành phân tích, so sánh dựa trên các tài liệu thu thập được. Tổng hợp, đưa ra nhận xét đánh giá, cuối cùng rút ra kết luận. 6. Dự kiến kết quả nghiên cứu Thông qua những kết quả phân tích và so sánh, đưa ra được những kết luận, nhận xét phù hợp với thực tế nhằm góp phần nâng cao hiệu quả bài giảng dạy tại phòng mô phỏng doanh nghiệp ảo tại Khoa theo yêu cầu, chỉ tiêu được đề ra cho công việc giảng dạy sinh viên. 7. Kết cấu của ĐA/K TN Ngoài phần mở đầu và kết luận, khóa luận tốt nghiệp gồm 3 chương:
  12. 12. 4 - Chương 1: Cơ sở lý luận về đàm phán và soạn thảo hợp đồng ngoại thương. - Chương 2: Quy trình thực hiện. - Chương 3: Phân tích một số hợp đồng thực tế tại doanh nghiệp và một số nhận xét.
  13. 13. 5 CHƢƠNG 1: CƠ SỞ UẬN VỀ ĐÀM PHÁN VÀ SOẠN THẢO HỢP ĐỒNG NGOẠI THƢƠNG 1.1 Đàm phán trong ngoại thƣơng 1.1.1 Khái niệm Đàm phán là quá trình đối thoại giữa người mua và người bán nhằm đạt được những thỏa thuận nhất trí về những nội dung của hợp đồng ngoại thương, để sau quá trình đàm phán, người mua và người bán có thể đi đến ký kết hợp đồng. 1.1.2 Đặc điểm a. Đàm phán hợp đồng ngoại thƣơng là quá trình không ngừng tự điều chỉnh các nhu cầu, lợi ích của các bên đàm phán nhằm mục đích cuối cùng là ký kết đƣợc hợp đồng ngoại thƣơng. Trong đàm phán hợp đồng ngoại thương, các bên khi bàn bạc thỏa thuận về các điều khoản của hợp đồng, không chỉ biết bảo vệ lợi ích của mình mà còn phải biết chấp nhận nhượng bộ trong điều kiện hai bên cùng có lợi thì mới mong ký được hợp đồng có tính khả thi. Ngược lại, một bên chỉ biết bảo vệ lợi ích riêng của mình, không quan tâm đến lợi ích chính đáng của bên đối tác, hoặc không biết hạn chế, cứ đòi hỏi phải đưa vào hợp đồng những điều kiện được xem là lợi ích của mình nhưng lại làm thiệt hại đến quyền lợi chính đáng của bên đối tác, kết quả là không ký được hợp đồng ngoại thương, hoặc có đám phán thành công và ký được hợp đồng thì bên đối tác cũng không thực hiện nổi những điều khoản ghi trong hợp đồng. b. Đàm phán hợp đồng ngoại thƣơng là quá trình thống nhất các lợi ích trong khi vẫn giữ đƣợc mối quan hệ tốt đẹp giữa đôi bên trong hợp đồng. Để thực hiện điều này, các bên đối tác cần tránh cả hai khuynh hướng có thể xảy ra: - Một là chỉ vì muốn giữ quan hệ tốt đẹp, luôn nhượng bộ mọi điều kiện của đối phương để tự gánh chịu hết mọi thiệt thòi trong ký kết hợp đồng ngoại thương.
  14. 14. 6 - Hai là khăng khăng giữ lấy lập trường của mình, kiên quyết bảo vệ lấy quyền lợi cho riêng mình, làm cho đàm phán tan vỡ, hoặc dồn đối tác vào thế bất lợi, không thể thực hiện được những gì đã ký kết. c. Đàm phán hợp đồng ngoại thƣơng là một môn khoa học, đồng thời là một nghệ thuật. Đỏi hỏi người thực hiện đàm phán không ngừng nâng cao năng lực nghiệp vụ kinh doanh ngoại thương mà còn luôn trau dồi kỹ năng đàm phán mới mong đạt được thành công. 1.1.3 Nguyên tắc cơ bản trong đàm phán hợp đồng ngoại thƣơng Đàm phán trong hợp đồng ngoại thương bao gồm các nguyên tắc cơ bản sau: Nguyên tắc 1: Lợi ích chung của cả hai bên trong hợp đồng ngoại thƣơng phải đƣợc quan tâm hàng đầu. Nguyên tắc 2: Đàm phán hợp đồng ngoại thƣơng phải mang tính công khai. Nguyên tắc 3: Ngƣời đàm phán hợp đồng ngoại thƣơng phải là ngƣời có tài thỏa hiệp, biết lập phƣơng án và xác định đúng mục tiêu đàm phán. 1.1.4 Tiêu chuẩn đánh giá một cuộc đàm phán hợp đồng ngoại thƣơng Có nhiều tiêu chuẩn để đánh giá một cuộc đàm phán thành công hay thất bại tùy vào mục đích đàm phán, tuy nhiên đàm phán hợp đồng ngoại thương có thể được đánh giá theo ba tiêu chuẩn chính như sau: a. Mục tiêu của các bên đàm phán Là tiêu chuẩn đầu tiên để đánh giá. Một cuộc đàm phán không được xem là thành công nếu các bên tham gia đàm phán không thực hiện được mục tiêu ban đầu của mình. Hoặc tùy theo mức độ thực hiện cao hay thấp các mục tiêu đã được xác định ban đầu mà đánh giá kết quả đàm phán là tốt đẹp hay không. b. Chi phí đàm phán Cũng được xem là một tiêu chuẩn để đánh giá đàm phán có thành công hay không. Thường có ba loại chi phí cần xét trong đàm phán.
  15. 15. 7 - Chi phí cơ bản: là chi phí mất đi khi có sự nhượng bộ xảy ra trong đàm phán Chi phí cơ bản =Lợi ích dự kiến thu được – Lợi ích thực tế thu được Chi phí cơ bản ≤ 0: đàm phán thành công Chi phí cơ bản > 0: đàm phán thất bại - Chi phí trực tiếp: bao gồm các loại chi phí về nhân lực, vật lực, tài lực và thời gian dành cho việc chuẩn bị và thực hiện đàm phán. Khi có đàm phán là có chi phí phát sinh, đàm phán cũng không được xem là thành công nếu mức chi phí trực tiếp quá tốn kém, cao đến nỗi dù có ký được hợp đồng cũng không bù đắp được. - Chi phí cơ hội: là chi phí mất đi do mất cơ hội đầu tư kiếm lợi khác khi tập trung quá mức vào việc đàm phán mà không ký được hợp đồng ngoại thương. c. Lợi ích vô hình của đôi bên có đạt đƣợc hay không. Lợi ích vô hình của các bên trong đàm phán là việc giữ được mối quan hệ bền vững giữa đôi bên. Đây là một tiêu chuẩn khó đánh giá vì nó không thể có kết quả ngay sau khi đàm phán. Để đánh giá đùng mối quan hệ của hai bên có được duy trì tốt đẹp hay không đòi hỏi phải có thời gian, thậm chí đôi khi đến những lần đàm phán sau mới biết được. 1.2 Kỹ thuật đàm phán hợp đồng ngoại thƣơng 1.2.1 Cơ sở thực hiện đàm phán hợp đồng ngoại thƣơng 1.2.1.1 Cơ sở pháp luật Mỗi một quốc gia đều có luật lệ khác nhau. Thường thì các nhà kinh doanh chỉ am hiểu luật kinh tế và luật thương mại của quốc gia mình, mà ít am hiểu về luật của nước khác và quốc tế. Việc này dẫn tới các bên cố đưa vào hợp đồng những điều khoản trái pháp luật hoặc những điều mà khi phân xử, trọng tài hoặc thẩm phán không thể buộc các bên thực hiện được, thậm chí những điều khoản mang tính chất cạm bẫy rủi ro do các bên muốn cài nhau. Trên thế giới có bốn loại luật chính là: luật lục địa, luật Anh Mỹ, luật các nước XHCN cũ và luật tôn giáo. Trong kinh doanh quốc tế, quan trọng nhật là luật Anh Mỹ,
  16. 16. 8 luật lục địa, cho nên các nhà đàm phán kinh doanh xuất nhập khẩu cần phải có những hiểu biết nhất định về hai loại luật này. 1.2.1.2 Cơ sở thông tin để xây dựng dựng hợp đồng Thông tin là cơ sở hết sức quan trọng để đảm bảo sự thành công khi thực hiện một hợp đồng. Có nhiều thông tin liên quan đến hợp đồng, nhưng khi xây dựng hợp đồng ngoại thương và tiến hành đàm phán ký kết, các nhà kinh doanh xuất nhập khẩu cần nắm các thông tin quan trọng như: thông tin về hàng hóa, thông tin về thị trường và giá cả, thông tin về đối tác, thông tin về quản lý XNK trong nước, thông tin về điều kiện vận tải và các thông tin khác có liên quan đến thiên tai, dịch họa, bạo động, lạm phát, khủng hoảng kinh tế… 1.2.1.3 Cơ sở năng lực của ngƣời tham gia đàm phán Muốn đàm phán để đi đến ký kết hợp đồng ngoại thương, các nhà kinh doanh nhất thiết phải có năng lực trong các công việc như sau: a. Ngôn ngữ giao tiếp - Trong giao dịch ngoại thương hiện nay, phần lớn ngôn ngữ được sử dụng là tiếng Anh. Do đó, người đàm phán để ký kết hợp đồng ngoại thương cần thiết phải thông thạo ngôn ngữ này để tránh những lỗi đôi khi do bất đồng ngôn ngữ mà ra. - Tuy nhiên, trong trường hợp không thể tự mình đàm phán bằng ngôn ngữ của bên đối tác, phải sử dụng phiên dịch, các nhà đàm phán cần chú ý cách làm việc với phiên dịch như sau:  Trước khi tiến hành đàm phán phải tạo điều kiện cho người phiên dịch nắm rõ các nội dung cần bàn bạc để đi đến thống nhất giữa các bên trong hợp đồng. Có như vậy mới tránh tình trạng phiên dịch do không được chuẩn bị trước nên không biết phải dịch như thế nào cho đúng ý của các bên.  Trong khi đàm phán, nhà kinh doanh nên nói ngắn, chậm, rõ ràng, không sử dụng tiếng lóng, thành ngữ, tiếng địa phương, cần thiết lập lại nhiều lần bằng nhiều cách khác nhau để nhấn mạnh ý chính mình muốn nói. Tuy nhiên, tuyệt đối không nên chăm chú nhìn vào phiên dịch khi họ đang dịch mà phải nhìn vào đối
  17. 17. 9 tác, vừa tỏ ra lịch sự, vừa có thể đánh giá được tình huống qua thái độ của đối tác khi nghe phiên dịch. Nếu cuộc đàm phán kéo dài cả ngày, nên dùng hai phiên dịch thay đổi cho nhau để tránh tình trạng vì quá mệt mỏi mà họ có thể dịch sai.  Sau khi đàm phán kết thúc, cần thiết nên có một cuộc họp với phiên dịch để xác nhận lại bằng văn bản các điều đã được bàn bạc và thống nhất giữa các bên trong cuộc đàm phán cùng những thông tin khác mình cần biết mà phiên dịch có thể nghe được từ bên đối tác. b. Năng lực về nghiệp vụ ngoại thƣơng - Trong thực tế, có trường hợp người đàm phán có trình độ ngoại ngữ cao nhưng lại không được đào tạo chuyên sâu về nghiệp vụ ngoại thương hoặc ngược lại. Do đó, không ít trường hợp công ty gặp khó khăn trong việc thành lập đoàn đàm phán vì ít cán bộ nào có thể cùng một lúc thông thạo cả ngoại ngữ và nghiệp vụ. Để khắc phục nhược điểm này, người tham gia đàm phán cần phải nâng cao năng lực của mình trong cả hai lĩnh vực, tuy nhiên lĩnh vực nghiệp vụ có thể được xem là hàng đầu để đạt được thành công trong việc đàm phán và ký kết hợp đồng mang tính khả thi và có tính pháp lý cao. c. Năng lực am hiểu tính năng kỹ thuật hàng hóa XNK - Có trình độ ngoại ngữ, có năng lực nghiệp vụ ngoại thương, nhưng không hiểu biết hoặc biết không rõ ràng về tính năng kỹ thuật của hàng hóa mình muốn kinh doanh thì nhà XNK cũng khó ký kết được những hợp đồng mang lại hiệu quả cao. - Ví dụ khi mua bán ngoại thương mặt hàng sợi, người kinh doanh XNK cần biết rõ: thông thường có ba loại sợi chính được sử dụng trong việc may mặc cho con người là sợi Polyester, sợi Cotton (còn gọi là sợi bông) và sợi pha Polyester và Cotton. Trong đó sợi Poyester được ưa chuộng hơn cả ở thị trường Việt Nam vì độ bền và giá lại rẻ chỉ bằng một nữa sợi Cotton. Tuy nhiên, sợi Polyester cũng có nhiều loại dựa trên kỹ thuật se sợi như sợi Polyester 75D/24F có cấu tạo, tính năng và giá cả hoàn toàn khác sợi Polyester 75D/36F hay sợi Polyester 150D/36F với lý do như sau:
  18. 18. 10  Với chỉ số D (denier: đơn vị đo chất lượng của sợi) giống nhau, chỉ số F (filament) càng lớn thì sợi càng nhuyễn, càng mịn phù hợp cho việc dệt thành vài cao cấp như silk, soie…  Với cùng chỉ số F, chỉ số D càng lớn thì sợi càng thô, càng thưa hợp với dệt vài kate hoặc vài may quần tây… 1.2.2 Thực hiện đàm phán Hiện nay trong đàm phán thương mại thường sử dụng ba hình thức đàm phán cơ bản là: đàm phán qua thư tín, đàm phán qua điện thoại, đàm phán bằng cách gặp gỡ trực tiếp. Nhưng ở Việt Nam hiện nay hai hình thức là đàm phán qua thư tín và đàm phán qua điện thoại là được sử dụng phổ biến nhất. Tuy nhiên, trong phạm vi của nội dung này ta sẽ chia ra thành hai phương thức đó là phương thức đàm phán trực tiếp và đàm phán giao dịch bằng thư từ. Chúng ta sẽ nắm được quy trình cụ thể và rõ ràng hơn ở chương 2. 1.2.3 Khiếu nại và giải quyết khiếu nại (nếu có) 1.2.3.1 Khái niệm Khiếu nại là việc giải quyết tranh chấp phát sinh giữa các bên có liên quan bằng con đường thương lượng và đàm phán trực tiếp giữa hai bên và nếu thương lượng có kết quả thì tranh chấp được giải quyết tốt đẹp. Đối với tranh chấp phát sinh từ hợp đồng mua bán ngoại thương, hợp đồng bảo hiểm hàng hóa xuất nhập khẩu, khiếu nại là bắt buộc nếu điều đó được quy định cụ thể trong hợp đồng hoặc trong luật áp dụng cho hợp đồng. Khi hợp đồng hoặc luật áp dụng cho hợp đồng không có qui định gì về khiếu nại thì khiếu nại không phải là bắt buộc, bên có quyền lợi bị vi phạm có thể bỏ qua bước khiếu nại mà đi kiện ngay. Đối với tranh chấp phát sinh từ hợp đồng chuyên chở hàng hóa bằng đường biển thì điều ước quốc tế và luật liên quan của các nước không quy định bắt buộc phải khiếu nại rồi mới đi kiện, mà có thể đi ngay ra tòa án hoặc trọng tài thương mại. Tuy vậy, trong thực tế các bên đương sự thường tiến hành khiếu nại nhau trước, rồi sau đó mới đi kiện nếu như khiếu nại không được thỏa mãn. Sở dĩ trước hết cần phải tiến hành khiếu nại chứ
  19. 19. 11 chưa đi kiện ngay vì các bên đương sự là những người hiểu rõ tranh chấp cho nên dễ dàng nhân nhượng với nhau, rút ngắn được thời gian giải quyết tranh chấp, không bị động vốn và lệ phí giải quyết tranh chấp đỡ tốn kém. Mặc dù khiếu nại có thể là bắt buộc hoặc không bắt buộc tùy theo quy định trong hợp đồng hoặc trong luật áp dụng cho hợp đồng và khi hợp đồng hoặc trong luật áp dụng cho hợp đồng không có quy định gì về khiếu nại thì khiếu nại không phải là bắt buộc, bên có quyền lợi bị vi phạm có thể bỏ qua bước khiếu nại mà đi kiện ngay, nhưng trước tiên các bên tranh chấp nên giải quyết phát sinh trong ngoại thương bằng khiếu nại. Luật pháp nhiều nước quy định khiếu nại là phương thức bắt buộc đầu tiên để giải quyết tranh chấp. Cụ thể, khoản 1 điều 239 Luật thương mại Việt Nam 1997 đã quy định: “Tranh chấp thương mại trước hết phải được giải quyết thông qua thương lượng giữa các bên”. Khi đó, khiếu nại là cơ sở pháp lý để giải quyết tranh chấp ở các mức cao hơn là Tòa án và Trọng tài. Trong hoạt động thương mại và hàng hải quốc tế, khiếu nại liên quan đến nhiều bên như người bán, người mua, người chuyên chở, người thuê chở, người gửi hàng, người nhận hàng, người ủy thác, người nhận ủy thác, người bảo hiểm…Song khiếu nại người bán hàng, người chuyên chở hàng hóa bằng đường biển, người bảo hiểm hàng hóa là những trường hợp hay xảy ra nhất. 1.2.3.2 Đặc điểm Để có thể tiến hành giải quyết thành công tranh chấp trong ngoại thương bằng phương pháp khiếu nại các bên cần tuân thủ chặt chẽ thời hạn khiếu nại và thủ tục khiếu nại. a. Thời hạn khiếu nại - Thời hạn khiếu nại là một khoảng thời gian nhất định cho phép các bên tiến hành giải quyết tranh chấp với nhau bằng con đường khiếu nại. - Thời gian khiếu nại được chia làm hai loại: thời hạn khiếu nại theo luật định và thời hạn khiếu nại quy ước. - Thời hạn khiếu nại theo luật định là thời hạn khiếu nại được quy định trong luật mà các bên đương sự phải tuân theo. Điều 49 Công ước La Hay 1964 về mua bán quốc
  20. 20. 12 tế những động sản hữu hình quy định thời hạn khiếu nại về phẩm chất hàng hóa là 1 năm kể từ lúc người mua thông báo cho người bán biết về hàng không phù hợp. Hay điều 39 Công ước Viên của Liên hợp quốc về mua bán quốc tế hàng hóa thời hạn khiếu nại về hàng không phù hợp là 2 năm kể từ ngày hàng đã thực sự được giao cho người mua. - Việc quy định thời hạn khiếu nại ngắn hay dài do các bên tự thỏa thuận quyết định. Thông thường thời hạn khiếu nại quy ước ngắn hơn thời hạn khiếu nại luật định, thậm chí là rất ngắn. Chẳng hạn, hợp đồng mẫu của tập đoàn mua bán gỗ thông Bắc Âu quy định thời hạn khiếu nại chỉ là 7 ngày. - Luật thương mại Việt Nam năm 1997 đề cập đến thời hạn khiếu nại luật định và thời hạn khiếu nại quy ước. Điều 241 khoản 2 Luật Thương Mại Việt Nam quy định thời hạn khiếu nại do các bên thỏa thuận trong hợp đồng, trong trường hợp không có thỏa thuận thì thời hạn khiếu nại được quy định như sau:  Ba tháng kể từ ngày giao hàng đối với khiếu nại về số lượng hàng hóa.  Sáu tháng kể từ ngày giao hàng đối với khiếu nại về quy cách, chất lượng hàng hóa, trong trường hợp hàng hóa có bảo hành thì thời hạn khiếu nại là ba tháng kể từ ngày hết thời hạn bảo hành.  Ba tháng kể từ khi bên vi phạm theo hợp đồng đối với khiếu nại về các hành vi thương mại khác. - Khi quy định thời hạn khiếu nại cần xác định vị trí của mình, có ưu thế hay không, cần căn cứ vào tính chất, đặc điểm của hàng hóa, căn cứ vào khoảng cách xa gần giữa người bán và người mua, mức độ hiện đại của phương tiện giao thông… để quy định là dài hay ngắn. b. Thủ tục khiếu nại - Thủ tục khiếu nại là bên khiếu nại phải gửi cho bên bị khiếu nại một bộ hồ sơ khiếu nại đầy đủ và hợp lệ. Bên bị khiếu nại sẽ xem xét, nghiên cứu rồi trả lời có thỏa mãn yêu cầu của bên khiếu nại không.
  21. 21. 13 - Bộ hồ sơ khiếu nại mà bên khiếu nại gửi cho bên bị khiếu nại bao gồm: đơn khiếu nại và các chứng từ kèm theo. Ngoài ra, trong bộ hồ sơ khiếu nại còn có thể bao gồm các thư từ giao dịch qua lại giữa các bên mua và bán. 1.3 Hợp đồng ngoại thƣơng 1.3.1 Khái niệm Hợp đồng ngoại thương hay còn gọi là hợp đồng xuất nhập khẩu, là sự thỏa thuận của bên mua và bên bán giữa hai nước khác nhau, trong đó quy định bên bán phải cung cấp hàng hóa và chuyển giao các chứng từ có liên quan đến hàng hóa và quyền sở hữu hàng hóa cho bên mua và bên mua phải thanh toán tiền hàng. 1.3.2 Đặc điểm Theo điều 1 Công ước Lahay 1964 và điều 1 Công ước Viên 1980 về hợp đồng mua bán hàng hóa quốc tế (CISG), một hợp đồng ngoại thương có những đặc điểm sau: - Chủ thể ký kết hợp đồng là các bên có trụ sở thương mại ở các nước khác nhau (nếu các bên không có trụ sở thương mại thì sẽ dựa vào nơi cư trú của họ, còn quốc tịch của các bên không có ý nghĩa trong việc xác định yếu tố nước ngoài trong hợp đồng mua bán ngoại thương). - Đối tượng của hợp đồng là hàng hóa được chuyển hoặc sẽ được chuyển từ nước này sang nước khác. - Chào hàng và chấp nhận chào hàng có thể được lập ở những nước khác nhau. Ở Việt Nam căn cứ vào Luật thương mại được Quốc hội thông qua ngày 14/06/2005 quy định về hợp đồng ngoại thương như sau: “Hợp đồng mua bán hàng hóa với thương nhân nước ngoài là hợp đồng mua bán hàng hóa được ký kết giữa một bên là thương nhân Việt Nam và một bên là thương nhân nước ngoài. Trong các văn bản quy chế khác của Bộ Thương Mại Việt Nam thì hợp đồng ngoại thương thường có ba đặc điểm sau: - Đặc điểm 1: Hàng hóa Hàng hóa là đối tượng mua bán của hợp đồng, được chuyển ra khỏi đất nước người bán trong quá trình thực hiện hợp đồng.
  22. 22. 14 - Đặc điểm 2: Đồng tiền thanh toán Đồng tiền thanh toán có thể là ngoại tệ đối với một trong hai bên hoặc đối với cả hai bên. - Đặc điểm 3: Chủ thể của hợp đồng (quan trọng nhất của hợp đồng XNK) Chủ thể của hợp đồng ngoại thương là người mua và người bán phải có cơ sở kinh doanh đăng ký tại hai quốc gia khác nhau Lƣu ý: Quốc tịch không phải là một yếu tố để phân biệt: dù người mua và người bán có quốc tịch khác nhau, nhưng nếu việc mua bán được thực hiện trên lãnh thổ của cùng một quốc gia thì hợp đồng mua bán cũng không mang tính chất quốc tế. Ngược lại, một doanh nghiệp Việt Nam buôn bán với một doanh nghiệp nước ngoài có quốc tịch Việt Nam thì hợp đồng đó vẫn được xem là hợp đồng ngoại thương. 1.3.3 Yêu cầu đối với hợp đồng ngoại thƣơng Hợp đồng ngoại thương muốn có giá trị pháp lý thực hiện trong thực tế và trở thành cơ sở để giải quyết tranh chấp (nếu có) xảy ra giữa các bên trong quá trình thực hiện hợp đồng, thì hợp đồng ngoại thương phải đồng thời thỏa mãn được các yêu cầu sau đây: a. Hợp đồng phải đƣợc xây dựng trên cơ sở pháp lý vững chắc, cụ thể là ngƣời xây dựng hợp đồng ngoại thƣơng phải nắm vững: - Luật của nước người mua, nước người bán. - Các luật và các tập quán có liên quan đến hoạt động mua bán hàng hóa quốc tế như: Incoterms, Công ước Viên năm 1980 về hợp đồng mua bán hàng hóa quốc tế, UCP – DC… b. Chủ thể của hợp đồng ngoại thƣơng phải hợp pháp: Yêu cầu này được thể hiện trên hai khía cạnh: - Phải là thương nhân hợp pháp có điều kiện kinh doanh xuất nhập khẩu trực tiếp theo luật định. Theo điều 02 luật thương mại Việt Nam ban hành năm 2005 thương nhân là: “Thương nhân bao gồm tổ chức kinh tế được thành lập hợp pháp, cá nhân hoạt động thương mại một cách độc lập, thường xuyên và có đăng ký kinh doanh”.
  23. 23. 15 - Những người tham gia ký kết hợp đồng phải là những người đại diện hợp pháp cho các bên: Tổng giám đốc hoặc Phó tổng giám đốc phụ trách về kinh doanh, người khác ký phải có giấy ủy quyền hợp lệ bằng văn bản của người đại diện hợp pháp. c. Hình thức của hợp đồng ngoại thƣơng phải hợp pháp Theo tập quán thương mại quốc tế, có hai dạng hình thức của hợp đồng: - Hình thức thỏa thuận miệng. - Hình thức ký kết bằng văn bản. Về hình thức của hợp đồng ngoại thương được quy định trong điều 11 và điều 6 Công ước Viên 1980 về hợp đồng mua bán hàng hóa quốc tế. Ở Việt Nam, về hình thức của hợp đồng mua bán hàng hóa quốc tế được quy định trong mục 2 điều 27 của Luật Thương Mại như sau: “Hợp đồng mua bán hàng hóa với thương nhân nước ngoài phải được thành lập thành văn bản”. Luật thương mại cũng nêu rõ: “Điện báo, telex, fax, email và các hình thức thông tin điện tử khác cũng được coi là hình thức văn bản”. Cho nên mua bán với nước ngoài ở Việt Nam, mọi hình thức thỏa thuận bằng miệng đều không có giá trị pháp lý thực hiện. d. Nội dung của hợp đồng phải hợp pháp: Tính hợp pháp của nội dung được thể hiện trên hai vấn đề: - Nội dung chủ yếu của hợp đồng phải đầy đủ - Trong hợp đồng không chứa đựng bất cứ nội dung nào trái với pháp luật hiện hành của nước người bán, nước người mua và trái với tập quán buôn bán quốc tế. Cụ thể hai vấn đề trên được thể hiện như sau: Vấn đề thứ nhất: Điều 50 của Luật Thương mại Việt Nam nêu rõ: hợp đồng mua bán hàng hóa quốc tế phải có tối thiểu những nội dung chủ yếu sau: - Tên hàng - Số lượng - Quy cách chất lượng - Giá cả - Phương thức thanh toán - Địa điểm và thời hạn giao nhận hàng
  24. 24. 16 Vấn đề thứ hai: Hợp đồng ngoại thương không chứa đựng những điều khoản trái với pháp luật của nước người bán, nước người mua. Ví dụ không ký kết hợp đồng mua bán hàng bị cấm xuất nhập khẩu. e. Hợp đồng phải đƣợc ký kết trên cơ sở tự nguyện của các bên tham gia mới có hiệu lực 1.3.4 Phân loại hợp đồng ngoại thƣơng Có thể phân loại hợp đồng ngoại thương theo ba tiêu thức cơ bản như sau: 1.3.4.1Phân loại theo thời gian thực hiện hợp đồng - Hợp đồng ngắn hạn (một lần): thường được ký kết trong một thời gian tương đối ngắn và sau một lần thực hiện thì hai bên đã hoàn thành nghĩa vụ của mình. Ngay khi đó, quan hệ pháp lý giữa hai bên và hợp đồng coi như kết thúc. - Hợp đồng dài hạn (nhiều lần): thường được thực hiện trong thời gian lâu dài và trong thời gian đó việc giao hàng được tiến hành làm nhiều lần. 1.3.4.2Phân loại theo nội dung kinh doanh của hợp đồng - Hợp đồng xuất khẩu: Là hợp đồng bán hàng cho nước ngoài nhằm thực hiện việc chuyển giao hàng hóa đó ra nước ngoài, đồng thời di chuyển quyền sổ hữu hàng hóa đó sang tay người mua. - Hợp đồng nhập khẩu: Là hợp đồng mua hàng của nước ngoài để rồi đưa hàng đó vào nước mình nhằm phục vụ tiêu dùng trong nước, hoặc phục vụ các ngành sản xuất, chế biến trong nước. - Hợp đồng tái xuất khẩu: Là hợp đồng xuất khẩu những hàng mà trước kia đã nhập từ nước ngoài, không quan tái chế hay sản xuất gì trong nước. - Hợp đồng tái nhập khẩu: Là hợp đồng mua những hàng hóa do nước mình sản xuất đã bán ra nước ngoài và chưa qua chế biến gì ở nước ngoài. Việc tái nhập khẩu không có ý nghĩa lớn trong ngoại thương của các nước. - Hợp đồng gia công hàng xuất khẩu: Là hợp đồng thể hiện một bên trong nước nhập nguyên liệu từ bên nước ngoài để lắp ráp, gia công hoặc chế biến thành sản phẩm rồi xuất sang nước đó, chứ không tiêu thụ trong nước.
  25. 25. 17 - Ngoài ra, còn có những loại hợp đồng có liên quan đến hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu như: hợp đồng vận tải, hợp đồng bảo hiểm, hợp đồng xuất khẩu, nhập khẩu, ủy thác… 1.3.4.3Phân loại theo hình thức hợp đồng Có ba loại hợp đồng: hợp đồng bằng văn bản, hợp đồng bằng miệng và hợp đồng theo hình thức mặc nhiên. Công ước viên cho phép các nước thành viên sử dụng tất cả các hình thức trên để ký kết hợp đồng. Tuy nhiên, so với các hình thức khác thì hợp đồng dưới dạng văn bản có nhiều ưu điểm hơn như: an toàn hơn, toàn diện hơn, rõ ràng hơn, dễ kiểm soát tính chặt chẽ và hợp pháp của hợp đồng hơn. Cho nên ở Việt Nam, luật chỉ cho phép hợp đồng được lập dưới dạng văn bản. 1.3.5 Bố cục của một văn bản hợp đồng ngoại thƣơng Thông thường một văn bản hợp đồng ngoại thương sẽ bao gồm những nội dung như sau: 1.3.5.1Phần mở đầu a. Tiêu đề hợp đồng: thường là “Contract”, “Sales contract”, tuy nhiên cũng có tên khác như “Sales Confirmation”… b. Số và ký hiệu hợp đồng: hợp đồng ngoại thương thường mang số và ký hiệu do bên lập hợp đồng cho, ví dụ: hợp đồng nhập khẩu do bên Tổng Công ty Bến Thành (Sunimex) lập và ký kết nhập hàng từ nước ngoài trong năm 2015 thường có số và ký hiệu như:…(số)../SUMIX - 15. 1.3.5.2Phần thông tin về chủ thể hợp đồng Mỗi bên chủ thể hợp đồng phải được nêu đầy đủ các nội dung như sau: a. Tên đơn vị: nêu cả tên đầy đủ và tên viết tắt (nếu có), ví dụ như CÔNG TY CỔ PHẦN XUẤT NHẬP KHẨU TỔNG HỢP I VIỆT NAM có tên giao dịch nước ngoài THE VIETNAM NATIONAL GENERAL EXPORT - IMPORT JOINT STOCK COMPANY NO.I và tên viết tắt là GENERALEXIM – JSC, tên đầy đủ của Công ty
  26. 26. 18 VINALIMEX là VIETNAM NATION ALIMENTARY PRODUCE IMPORT EXPORT CORPORATION… b. Địa chỉ đơn vị: nêu đầy đủ số nhà, tên đường, thành phố và tên quốc gia. c. Các số máy fax, telex, điện thoại và địa chỉ email (nếu có) d. Số tài khoản và tên ngân hàng: đơn vị có tài khoản giao dịch thường xuyên. e. Ngƣời đại diện ký kết hợp đồng: cần nêu rõ họ tên và chức vụ của người đại diện trong đơn vị. 1.3.5.3Phần nội dung hợp đồng ngoại thƣơng Thông thường nội dung của một hợp đồng ngoại thương có thể bao gồm 14 điều khoản như sau: - Artice 1: Commodity: Phần mô tả hàng hóa - Artice 2: Quality: Mô tả chất lượng hàng hóa - Artice 3: Quantity: Số luộng hoặc trọng lượng hàng hóa tùy theo đơn vị tính toán - Artice 4:Price: Ghi rõ đơn giá theo điều kiện thương mại lựa chọn và tổng số tiền thanh toán của hợp đồng - Artice 5: Shipment: Thời hạn và địa điểm giao hàng, cần ghi rõ việc giao hàng từng phần và chuyển tải hàng hóa có được phép hay không. - Artice 6: Payment: Phương thức thanh toán quốc tế lựa chọn - Artice 7: Packing and marking: Qui cách đóng gói bao bì và ghi nhãn hiệu hàng hóa - Artice 8: Warranty: Nêu nội dung bảo hành hàng hóa (nếu có) - Artice 9: Penalty: Những quy định về phạt và bồi thường trong trường hợp có một bên vi phạm hợp đồng. - Artice 10: Insurance: Bảo hiểm hàng hóa do bên nào mua và mua theo điều kiện nào? Nơi khiếu nại đòi bồi thường bảo hiểm. - Artice 11: Force majeure: Còn được gọi là “Acts of God” (tạm dịch là hành vi của thượng đế) trong đó nêu các sự kiện được xem là bất khả kháng không thể thực hiện hợp đồng được.
  27. 27. 19 - Artice 12: Claim: Nêu các qui định cần thực hiện trong trường hợp một bên trong hợp đồng muốn khiếu nại bên kia. - Artice 13: Arbitration: Qui định luật và ai là người đứng ra phân xử trong trường hợp hợp đồng bị vi phạm. - Artice 14: Other terms and conditions: ghi những qui định khác ngoài những điều khoản đã kể trên. Trong số các điều khoản trên, các điều khoản từ 1 đến 6 bao gồm tên hàng , chất lượng, số lượng, đơn giá, thời gian, địa điểm giao hàng và phương thức thanh toán được xem là các điều khoản chủ yếu, không thể thiếu đối với một hợp đồng ngoại thương hợp pháp theo Quy định của Luật Thương Mại như đã trình bày ở trên. 1.3.5.4Phần cuối cùng của một hợp đồng ngoại thƣơng Thông thường sẽ bao gồm những nội dung như sau: - Hợp đồng được lập thành bao nhiêu bản? Mỗi bên giữ mấy bản? - Hợp đồng thuộc hình thức nào? Văn bản viết tay, bản fax, telex…? - Ngôn ngữ hợp đồng sử dụng - Hợp đồng có hiệu lực kể từ bao giờ? - Trường hợp có sự bổ sung hay sửa đổi hợp đồng thì phải làm thế nào? - Chữ ký, tên, chức vụ người đại diện của mỗi bên, đối với bên Việt Nam, chữ ký còn phải được đóng dấu tròn mới có giá trị. Ví dụ 1: Một hợp đồng muốn qui định rằng hợp đồng có hiệu lực kể từ ngày ký, mọi sửa đổi và bổ sung về các điều khoản trong hợp đồng chỉ có giá trị khi được thực hiện bằng văn bản và có sự xác nhận của cả hai bên. Hợp đồng phải được ký và fax cho bên bán trong vòng 48 tiếng tính từ ngày của hợp đồng, sẽ ghi như sau: General condition: This contract comes into effect from singing date, any admendment and additional clause to these conditions shall be valid only if made in written form and duly signed and returned to the seller by fax within 48 hours from contract date. Ví dụ 2: Hợp đồng qui định bất cứ sửa đổi nào của hợp đồng phải được thực hiện bằng fax hay bằng văn bản và có sự xác nhận của cả hai bên.
  28. 28. 20 Hợp đồng này được làm bằng tiếng Anh, gồm 4 bản có giá trị như nhau, mỗi bên giữ 2 bản. Hợp đồng có hiệu lực kể từ ngày ký và có giá trị đến ngày 10/04/2015. General condition: Any Admendment of this contract must be made by fax or in writing and confirmed by both parties. This contract is made in four (4) English copies of equal value, each party keeps two (2) copies. This contract comes into effect from the signing date and valid until 10th April 2015.
  29. 29. 21 Tóm tắt chƣơng 1 Ở chương 1 tập trung giới thiệu về khái niệm, nguyên tắc, kỹ thuật, cách thực hiện một cuộc đàm phán trong giao dịch ngoại thương và khái niệm về hợp đồng ngoại thương, cách phân loại, đặc điểm, yêu cầu cũng như bố cục cơ bản của một hợp đồng ngoại thương. Đàm phán là quá trình đối thoại giữa người mua và người bán nhằm đạt được những thỏa thuận nhất trí về những nội dung của hợp đồng ngoại thương, để sau quá trình đàm phán, người mua và người bán có thể đi đến ký kết hợp đồng.Đàm phán trong hợp đồng ngoại thương bao gồm 3 nguyên tắc cơ bản là lợi ích của cả hai bên luôn được đặt lên hàng đầu, đàm phán phải mang tính công khai và bình đẳng, người đàm phán phải có tài thỏa hiệp, biết lập phương án và xác định mục tiêu. Để thực hiện đàm phán tốt, nhà kinh doanh ngoại thương cần nắm vững 3 cơ sở là: cơ sở về pháp luật, về thông tin và cơ sở năng lực của người đàm phán. Hợp đồng ngoại thương là sự thỏa thuận của bên mua và bên bán giữa hai nước khác nhau, trong đó quy định bên bán phải cung cấp hàng hóa và chuyển giao các chứng từ có liên quan đến hàng hóa và quyền sở hữu hàng hóa cho bên mua và bên mua phải thanh toán tiền hàng, là cơ sở pháp lý quan trọng nhằm xác định nghĩa vụ và giải quyết tranh chấp giữa các bên. Hợp đồng có thể được phân loại theo thời gian thực hiện, theo hình thức và theo nội dung kinh doanh của hợp đồng.
  30. 30. 22 CHƢƠNG 2: QUY TRÌNH THỰC HIỆN. 2.1 Quy trình thực hiện đàm phán Thực tế có nhiều công việc cần làm để thực hiện một cuộc đàm phán hợp đồng ngoại thương. Tuy nhiên, trong phạm vi nghiên cứu này, chúng ta sẽ chỉ nghiên cứu hai phương thức đàm phán trực tiếp và đàm phán giao dịch bằng thư từ. 2.1.1 Đàm phán trực tiếp a. Giai đoạn chuẩn bị đàm phán Trong giai đoạn chuẩn bị đàm phán hợp đồng ngoại thương thông thường các nhà kinh doanh cần thực hiện năm công việc cụ thể như sau: nghiên cứu thông tin, lập phương án đàm phán, tổ chức đoàn đàm phán, chuẩn bị thời gian, địa điểm.  Việc nghiên cứu thông tin: có thể bao gồm các bước sau: - Những nội dung thông tin cần nắm và các biện pháp làm thế nào để thu thập thông tin. Các thông tin phải được ghi chép lại đầy đủ trong suốt quá trình thu thập, theo các biểu mẫu để dễ dàng tổng hợp sau đó. - Dựa trên các thông tin đã ghi chép được, nhà kinh doanh sẽ tiến hành phân tích, đánh giá độ chính xác, nếu cần đôi khi phải thực hiện kiểm tra các thông tin xem có độ tin cậy hay không? - Cuối cùng, nhà kinh doanh sẽ đưa ra các nhận xét, dự báo kết luận làm cơ sổ cho việc lập phương án đàm phán tiếp theo sau đó.  Việc lập phương án đàm phán: Công việc này rất đa dạng tùy vào đối tượng và mục tiêu đàm phán. Tuy nhiên, một phương án được xem là có chuẩn bị tốt phải bao gồm các nội dung sau: - Mục tiêu đàm phán cần đạt được (có dự trù trước phương án xấu nhất có thể chấp nhận được). - Phương thức đàm phán sẽ tiến hành. - Đối tượng đàm phán sẽ tiếp xúc. - Những nội dung chi tiết (về mẫu mã, về giá cả, hay về thời gian giao hàng….) cần bàn bạc thống nhất giữa các bên đàm phán để tiến tới ký kết hợp đồng ngoại thương.
  31. 31. 23 - Đưa ra những biện pháp khắc phục các khó khăn nếu có.  Tổ chức đoàn đàm phán: Là công việc đặc biệt quan trọng trong khâu chuẩn bị đàm phán, không thể xem nhẹ và thường bao gồm các nội dung: - Thành phần của một đoàn đàm phán hợp đồng ngoại thương phải hội đủ chuyên gia ở ba lĩnh vực: pháp luật, kỹ thuật, và thương mại. Trong đó, chuyên gia về thương mại giữ vị trí quan trọng nên thường được phân công làm trưởng đoàn. Nếu thiếu một trong ba loại chuyên gia kể trên thì hợp đồng ngoại thương được ký kết khó bảo đảm được tính khả thi, tính pháp lý và có hiệu quả cao. Tuy nhiên, tổ chức một đoàn đàm phán với đầy đủ các thành phần như vậy là một việc làm khá khó khăn trong thực tế đối với tình hình của Việt Nam hiện nay do thiếu chuyên gia về pháp luật hoặc chuyên gia về kỹ thuật. Để khắc phục tình trạng đó, nhà kinh doanh có thể thuê chuyên gia bên ngoài, nhưng về lâu dài thì công ty nên có chính sách đào tạo, tuyển dụng nhằm đáp ứng yêu cầu ngay khi cần. - Tổ chức cho các thành viên trong đoàn đàm phán tiếp cận với hồ sơ, nội dung đàm phán cũng như được gặp gỡ, thông hiểu và bổ sung kiến thức cho nhau, xung quanh vấn đề đàm phán sắp tới. Nếu không, sẽ khó tránh khỏi sự bất đồng quan điểm, không thống nhất với nhau trong cách nhìn nhận đánh giá vấn đề, dẫn đến tình trạng lực của đoàn đàm phán không đủ mạnh để bảo vệ các lợi ích phía mình, nhất là trước các đối tác không có thiện chí.  Chuẩn bị địa điểm đàm phán Tùy theo tầm quan trọng của hợp đồng, giá trị lớn hay nhỏ, đối tác thân quen hay lạ, họ thuộc quốc gia nào: Âu hay Á, Châu Mỹ hay Châu Phi…mà tìm địa điểm đàm phán thích hợp làm cho cả hai bên đều cảm thấy thoải mái, tiện nghi. Thực tế, có những buổi đàm phán diễn ra trong không khí trang nghiêm, tại trụ sở làm việc của công ty, có mặt các quan chức của cả đôi bên như đối với các hợp đồng giá trị lớn, quan trọng, nhưng cũng có những cuộc đàm phán diễn ra trong quang cảnh ăn uống để tạo không khí thân mật.  Chuẩn bị thời gian đàm phán: cần chú ý
  32. 32. 24 - Các múi giờ trên thế giới rất khác nhau, nên cố gắng bố trí thời gian đàm phán ở thời điểm thuận tiện tránh sự mệt mỏi cho các bên. - Nên có lịch đàm phán gởi trước cho bên đối tác. Trong lịch nên chuẩn bị cả ngày đàm phán dự phòng nếu kết quả của các ngày đàm phán trước chưa đi đến sự nhất trí. b. Tiến hành đàm phán thử: Sau khi đã có sự chuẩn bị, nên gặp gỡ hoặc trao đổi quan thư từ, điện thoại để thử đàm phán nhằm thăm dò thái độ, quan điểm của bên đối tác, có dịp hiểu thêm về bên đối tác thì khả năng trong đàm phán thật sẽ càng chắc chắn hơn. Chỉ có như thế, các nhà kinh doanh mới có điều kiện đánh giá lại toàn bộ thông tin đã thu thập được, kịp thời điều chỉnh lại phương án đàm phán cho thích hợp. c. Thực hiện tiếp xúc đàm phán:  Tạo không khí hữu nghị và tin cậy sẽ giúp cho cuộc đàm phán diễn ra thuận lợi và dễ dàng thành công, muốn như vậy, nhà kinh doanh cần phải: - Làm cho phía đối tác tin cậy bằng việc thể hiện thành ý hợp tác của mình đối với họ như biết xem trọng lợi ích chung của cả hai bên. - Tôn trọng phong tục, tập quán, thói quen, sở thích và tư tưởng của bên đối tác như không bao giờ cười vô nghĩa có thể làm cho người khác hiểu lầm hay khó chịu, khi làm việc với các phái đoàn châu Âu, nên đặc biệt quan tâm một cách lịch sự đến các thành viên nữ trong đoàn. - Tuyệt đối tránh, không bao giờ tranh cãi những vấn đề liên quan đến chính trị, tôn giáo, đạo đức, lối sống, chủng tộc khi đàm phán. - Lịch thiệp đối với những sai trái của đối phương nếu những sai trái đó là vô tình, do thiếu hiểu biết của họ đối với phong tục tập quán của ta. - Hạn chế trao đổi riêng, mang tính chất nội bộ trong khi đàm phán, vì như vậy là tỏ ra sơ hở, thiếu chuẩn bị, thiếu tính nhất quán trong các thành viên của đoàn, vừa không được lịch sự trước mặt đoàn đàm phán bên đối tác, lại có thể bị họ nắm trước ý định của mình, từ đó gây khó khăn cho mình nếu họ không có ý tốt trong đàm phán.
  33. 33. 25  Đưa ra những đề nghị phù hợp với tình hình đàm phán và có thể chấp nhận được đối với bên đối tác. Muốn vậy, các nhà kinh doanh cần phải: - Nhạy bén đánh giá tình hình diễn biến của cuộc đàm phán để quyết định nên ở mức độ nào là vừa phải - Vận dụng những khả năng thương lượng, thuyết phục mà mình đã tích lũy được trong quá trình công tác, đồng thời phát triển những kinh nghiệm thương lượng đã được thế giới công nhận. - Phải biết nhượng bộ vào lúc nào, ở mức độ nào nhằm đảm bảo vừa có lợi cho ta đồng thời cũng thỏa mãn được phía đối phương. - Phải làm hết sức mình để đạt được những điều khoản trong hợp đồng mà mình đã đề ra. - Chú ý khi quyết định chiến lược kinh doanh ở nước ngoài, đặc biệt ở những nước mà kỷ cương xã hội còn lỏng lẻo, nhà kinh doanh nên làm theo những điều mình thấy tiện lợi hơn là những điều cảm thấy đúng hoặc sai. d. Những công việc cần làm sau khi đàm phán - Nên có một cuộc họp lại trong đoàn phía mình sau khi đàm phán để đánh giá việc thực hiện phương án đàm phán đạt kết quả ra sao, đúc kết lại những gì đã được thỏa thuận với bên đối tác, rút kinh nghiệm cho những lần đàm phán sau. - Có thể xác nhận lại với bên đối tác những điều còn chưa rõ khi đàm phán (nếu có) để đạt được sự thống nhất hoàn toàn về tất cả những điều khoản của hợp đồng trước khi đi đến ký kết. - Chuẩn bị soạn thảo văn bản hợp đồng ngoại thương. e. Ký kết hợp đồng ngoại thƣơng - Tránh quy định dùng tập quán thương mại địa phương để giải quyết các tranh chấp xảy ra sau này. - Tránh đưa vào hợp đồng những điều khoản trái với luật hiện hành của nước người bán, của nước người mua, và trái với thông lệ quốc tế… - Tránh dùng từ ngữ mập mờ, có thể được suy diễn bằng nhiều cách để diễn đạt nội dung của hợp đồng. Ngôn ngữ sử dụng là ngôn ngữ cả hai bên thông thạo.
  34. 34. 26 - Nếu hợp đồng do bên đối tác soạn thảo, phải kiểm tra thật kỹ càng trước khi ký kết. - Những người tham gia ký kết hợp đồng phải là người đại diện hợp pháp cho mỗi bên, người khác ký phải có giấy ủy quyền hợp lệ. 2.1.2 Đàm phán giao dịch bằng thƣ từ Trong tiếng Anh có nhiều loại thư từ giao dịch, thư thương mại là một loại quan trọng trong số đó. Tuy nhiên, chỉ riêng thư từ thương mại được thực hiện nhằm đàm phán ký kết hợp đồng ngoại thương cũng có thể chia ra làm nhiều loại riêng biệt như thư hỏi hàng, thư chào hàng hay bản báo giá, thư hoàn giá, thư chấp nhận, thư đặt hàng và thư xác nhận mua bán giữa hai bên trong hợp đồng ngoại thương. Tất nhiên, trong thực tế không phải tất cả các loại này được thực hiện hết trong một cuộc đàm phán hợp đồng ngoại thương, sẽ có loại cần dùng và có loại không cần sử dụng đến, miễn sao đạt được yêu cầu của đàm phán là hai bên đi đến thỏa thuận với nhau để ký kết hợp đồng. Sau đây là phần trình bày chi tiết hình thức và nội dung các loại thư thương mại sử dụng để giao dịch đàm phán hợp đồng ngoại thương. a. Hình thức thƣ thƣơng mại: Thư thương mại thường được trình bày theo một trong hai hình thức: - Hình thức khối (Block form) - Hình thức thụt đầu dòng (Indented form) Hình thức khối: Trong tiếng Anh gọi là Block form, là hình thức mà các nội dung thư được trình bày theo dạng hình khối, khi xuống dòng không thụt đầu dòng và các đoạn phải cách nhau một dòng như sau:
  35. 35. 27 Hình thức thụt đầu dòng: Tiếng Anh gọi là Indented form, hình thức mà các nội dung của thư được trình bày theo dạng xuống dòng phải thụt đầu dòng ở mỗi đoạn của thư như sau: 1. Letter head 2. File reference 3. Receiver‟ s address 4. Date 5. Salutation 6. The opening paragraph ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… …… 7. The bidy of the letter ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… …… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… …… 8. The last sentence ……………………………………………………………………………………… … 9. Closing 10.Signature 11.Enclosure
  36. 36. 28 Trong đó: (1) Letter head: gồm các nội như tên, địa chỉ đơn vị/ người gởi thư. (2) File reference: là mã số hồ sơ hoặc người phụ trách hồ sơ của bên người gửi thư (3) Receiver‟s address: gồm tên, địa chỉ đơn vị/ người nhận thư (4) Date: ngày viết thư (5) Salutation: là từ xưng hô như “Dear Sir” hoặc “Gentlement” 1. Letter head 2. File reference 3. Receiver‟ s address 4. Date 5. Salutation 6. The opening paragraph ……………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………… ……………. 7. The bidy of the letter ……………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………… ……………. ……………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………… ……………. 8. The last sentence ……………………………………………………………………………… …… 9. Closing 10.Signature 11.Enclosure
  37. 37. 29 (6) The opening paragraph: là phần mở đầu của thư, trong đó nêu lý do gởi thư, đặc biệt cần nêu số, ngày hoặc bất cứ chi tiết nào có liên hệ đã được nêu trong thư trước như “We thank for your price list sent to us on 28th November…” (Cảm ơn về bản giá quý ông đã gởi cho chúng tôi ngày 28 tháng 11…) (7) The body of the letter: là phần nội dung chính của thư, trong đó chứ đựng toàn bộ các nội dung và điều khoản mà người gởi muốn thương lượng với người nhận. (8) The last sentence: là câu kết cuối thư, thường là “We look forward to hearing from you as soon as possible” (Chúng tôi mong nhận được tin quý ông càng sớm càng tốt) (9) Closing: là lời chào cuối thư như “Yours faithfully”, nếu người gởi không biết rõ người nhận; “Yours sincerely”, nếu hai bên biết rõ nhau hay đã nhiều lần giao dịch mua bán với nhau rồi. (10) Signature: chữ ký của người gởi và ghi rõ họ tên, chức vụ của mình. (11) Enclosure: ghi những hồ sơ đính kèm theo thư b. Nội dung và cách viết các loại thƣ thƣơng mại  THƢ HỎI HÀNG (LETTER OF ENQUIRY) Nội dung thư: Thư hỏi hàng là thư trong đó người mua đề nghị người bán cho biết giá cả và những thông tin có liên quan đến lô hàng nhà nhập khẩu nuốn mua. Cách viết thư hỏi hàng: Phần mở đầu: Có 2 trường hợp: - Nếu người mua và người bán chưa biết nhau thì người mua nên có những câu nghi lễ để mở đầu, nêu rõ lý do gởi thư hỏi hàng đến người bán. - Nếu người mua và người bán là khách hàng quen thuộc thì trong thư nên bỏ bớt những câu nghi lễ, trình bày ngay vấn đề người mua có yêu cầu. Phần thân thư: Người mua nêu rõ: - Tên và quy cách hàng muốn mua - Đề nghị người bán cung cấp đơn giá, catalogue hoặc thiết kế sản phẩm, cung cấp các thông tin khác có liên quan đến lô hàng như: khả năng cung cấp, thời gian cung cấp, cách thức và thời hạn thanh toán.
  38. 38. 30 Phần kết của thư: Người mua tỏ ý mong muốn người bán phúc đáp các yêu cầu của thư. Một số lưu ý khi viết thư hỏi hàng: - Để lựa chọn được người cung cấp tốt, người mua nên gởi nhiều thư qua Email hoặc fax cho nhiều người bán. Tuy nhiên, nên tránh gởi quá nhiều dẫn đến cầu giả tạo khiến người bán có tâm lý chờ đợi hoặc phát giá cao bất lợi cho người mua. - Trong thư người mua không nên bộc lộ rõ giá mà mình muốn mua. Nhưng để tránh phải giao dịch nhiều, trong thư hỏi hàng người mua nên nêu các thông tin để người bán phát giá cho sát như: mua nhiều hay ít? Cần giao hàng gấp hay không? Điều kiện thương mại mong muốn lựa chọn? Phương thức thanh toán? Ví dụ công ty Generalexim JSC viết thư hỏi hàng Hạt Điều gởi cho công ty Swiss Singapore Overseas Enterprises PTE.Ltd GENERALEXIM JSC 26 Le Quoc Hung St, Dist 4, HCM City,Viet Nam The Sales Manager Swiss Singapore Overseas Enterprises PTE.Ltd 3 Shenton Way, 14-01 Shenton House Singapore 14th January, 2011 Dear Sirs, We have read an article on Internet about your raw cashes nut. We are interested in processing raw cashew nut into various export products, especially the raw cashew nut with bean – count 220 seeds max/kg (new year crop 2010). Please send us price lists and samples, quoting your prices of CIF Hochiminh City port, VN if possible. We should be obliged if you would enclose more detailed information about this particular goods. We look forward to hearing from you. Yours faithfully, Sales Manager
  39. 39. 31  THƢ CHÀO HÀNG HAY BÁO GIÁ (OFFER) Là loại thư mà người bán gởi tới người mua nhằm thể hiện sự mong muốn bán hàng. Có nhiều loại thư chào hàng:  Nếu xét theo sự chủ động của ngƣời bán khi viết thƣ, có hai loại thư:  Chào hàng thụ động: là loại thư mà người bán viết ra khi trước đó nhận được thư hỏi hàng của người mua gởi tới, loại thư này còn được gọi là “thư trả lời thư hỏi hàng” (reply to enquiry) Cách viết thư chào hàng thụ động: Mở đầu thư: Cảm ơn khách hàng đã quan tâm gởi thư đến công ty mình Phần nội dung chính của thư: - Nếu người bán đang sẵn có hàng hóa mà người mua quan tâm thì cung cấp ngay những thông tin: giá, khả năng cung cấp, thời hạn có thể giao hàng, điều kiện giảm giá…và gởi kèm theo catalogue, hàng mẫu (nếu có) - Nếu người bán chưa sẵn có hàng trong thời hạn người mua mong muốn thì tỏ ý tiếc và qua thư có thể quảng cáo giới thiệu những sản phẩm khác mà công ty đang có. Phần cuối thư: Tỏ ý mong muốn phục vụ các nhu cầu của khách hàng. Lưu ý: Nếu người bán không có hàng mà người mua đã hỏi thì người bán cũng vẫn gởi thư chào hàng để phúc đáp vì qua thư thể hiện sự coi trọng, mong muốn duy trì quan hệ với khách hàng, và qua thư cũng có thể giới thiệu chào bán những sản phẩm khác mình đang có. Ví dụ: Swiss Singapore Overseas Enterprises PTE.Ltd sau khi nhận được thư hỏi hàng, gởi thư chào hàng thụ động cho Expeditors Co., Ltd.
  40. 40. 32 SWISS SINGAPORE OVERSEAS ENTERPRISES PTE.LTD 3 Shenton Way, 14-01 Shenton House Singapore The Sales Manager EXPEDITORS CO,. LTD 71 Le Dai Hanh St, Dist 11, HCM City,Viet Nam 21 January, 2011 Dear Sir, Thank you for your enquiry of 30 May 2012 and please find enclosed our offer for bamboo salad bowl sets No 05/VH-WM/12 and the latest catalogue. However, we would like to note the following points: - The price at which the goods are offered is USD 10.5 per set CIF Hamburg, Germany including packing, firm within three months, we also allow a 5% usual trade discount of FOB price for your first order. - We have the good available for immediate shipment from stock within 3 weeks from receipt of your official order for order under 2000 sets. - Payment is to be made in US Dollar by L/C at sight to be opened through Commerzbank, Menschen 30 days prior to the shipment. We assure you that our bamboo salad bowl sets are food safe, attractive in design, reasonable in price will be popular in the Europe. We look forward to your early order. Yours sincerely, Michael Hoan Sales Manager
  41. 41. 33  Chào hàng chủ động: là việc người xuất khẩu chủ động chào hàng khi chưa có thư hỏi hàng của người nhập khẩu, vì thế chào hàng chủ động không chỉ là bản báo giá mà còn là sự quảng cáo về hàng hóa của người xuất khẩu. Có hai cách thực hiện thư chào hàng chủ động: - Mở trang Web trên mạng - Gởi thư đến đối tượng khách hàng cụ thể Cách viết thư chào hàng chủ động: Phần đầu thư: giới thiệu về công ty của mình và nêu lý do gởi thư chào hàng đến khách. Phần chính của thư: giới thiệu về sản phẩm, tính ưu việt của sản phẩm so sánh với các loại sản phẩm khác, khả năng cung cấp, điều kiện thanh toán, cách thức bán hàng.. Phần cuối thư: thể hiện sự mong muốn được phục vụ khách hàng Ví dụ:Vinalimex gởi thư chào hàng chủ động cho Allied Agro Ltd.
  42. 42. 34  Nếu căn cứ vào sự ràng buộc trách nhiệm của ngƣời chào hàng, có các loại chào hàng như chào hàng cố định, chào hàng tự do và thư báo hàng.  Chào hàng cố định: đây là loại thư chào hàng mà người bán trong thời hạn có hiệu lực của thư chào trách nhiệm pháp lý bán hàng cho người được chào. Đặc điểm: - Người bán chỉ gởi thư đến người mua xác định có quan hệ đặc biệt với mình. - Chỉ chào hàng nằm trong khả năng cung cấp. - Trong thư phải nêu rõ thời hạn có hiệu lực của thư. VIETNAM NATIONAL ALIMENTARY PRODUCE IMPORT EXPORT CORPORATION (VINALIMEX) 27 – 28 Tonducthang Street, 1st District, Hochiminh City, Viet Nam The Sales Manager Allied Agro Ltd. Flat 3, The Terraces, 12 Queen „s Terraces, London, NW8 6DF, England 04th May, 2011 Dear Sirs, We have heard from the Chamber of Commerce and Industry in our city that you are in the market for processed products of coffee. We would like to introduce ourselves as exporters of processed coffee having a consoderable amount of experience in foreign trade and we interested in extending our market to include European countries. We enclose our offer and brochure with this letter. If you require further information, please let us know. We look forward to hearing from you in the near future. Yours faithfully, Sales Manager
  43. 43. 35 - Nếu người mua chấp nhận hoàn toàn lời chào hàng thì coi như hợp đồng ngoại thương đã được ký kết. Ví dụ: Vinalimex chào bán hạt điều thô cho cty Allied Agro Ltd. VIETNAM NATIONAL ALIMENTARY PRODUCE IMPORT EXPORT CORPORATION (VINALIMEX) 27 – 28 Tonducthang Street, 1st District, Hochiminh City, Viet Nam The Sales Manager Allied Agro Ltd. Flat 3, The Terraces, 12 Queen„s Terraces, London, NW8 6DF, England 20th June, 2011 Dear Sirs, The following is our quotation for raw cashew nut of various grades: 1. Commodities : Raw cashew nut (new year crop 2010) 2. Specification: as of Vietnam standard 3. Price: FOB HOCHIMINH CITY PORT, VIETNAM - Bean – count: 200 seeds max/kg USD2865/MT - Bean – count: 210 seeds max/kg USD2863/MT - Bean – count: 220 seeds max/kg USD2860/MT - Bean – count: 230 seeds max/kg USD2855/MT 4. Quantity: we can deliver an order of 1000 MTS per each grade from stock 5. Shipment: to be effected in container 15 days after our receipt of your L/C 6. Packing: in sigle new PP bags of about 50 kgs net each 7. Payment: by an irrevocable and confirmed L/C at sight opened by an international first class bank 8. Validity of this offer: 15th July, 2011 We look forward to receiving your order as soon as possible. Yours faithfully, NTPL (Sales Manager)
  44. 44. 36  Thƣ báo hàng: Là thư chào hàng chi tiết của người bán gởi cho người mua, nó sẽ có giá trị như hợp đồng mua bán nếu người mua chấp thuận và ký tên vào thư báo hàng trong thời hạn nó còn hiệu lực. Loại thư này thường được áp dụng đối với bên mua đã có quen biết hoặc có quan hệ làm ăn lâu dài với bên bán. Lưu ý:Trên loại thư báo hàng, thường nêu thời hạn hiệu lực của thư, nhưng người bán không chịu trách nhiệm pháp lý phải cung cấp hàng đã chào cho người mua. Tuy nhiên, để tránh mất uy tín, người bán chỉ gởi thư báo hàng khi có khả năng chắc chắn cung cấp hàng cho người mua. Ví dụ:
  45. 45. 37 MEKO FOOD CAN THO FOOD COMPANY OF CANTHO PROVINCE HEAD OFFICE: 90 Ly Tu Trong St, Can Tho city Tel: 84.71.31984 – 34371 REP. OFFICE: 174/4 Le Lai St, Dist 1, HCM city Tel: 84.8.332033 – 332029 TO: M – NDIAYE Date April 11th , 2011 PROFORMA 1. Commodity: 100PCT broken Rice of Vietnam crop 2010/2011 2. Specifications: - Moisture: 14% max - Foreign matter: 0.5% max - Grass seed: 40 seeds/kg max - Discoloured kernel: 1% max 3. Quantity: 60,000MTS for one year from April 2011 Quantity of the first shipment: 10,000MTS 4. Price: Unit price: USD463/MT net FOB HCMC port (Incoterm 2010) Total amount: USD 27,780,000.00 This is price for the first shipment. The price of remainder will be amendment by annex of contract 5. Packing: In new single PP bags of about 50kgs net each. 6. Inspection: By SGS or Vinacontrol at the port loading as final inspection. Representative of M.LENORMAND will present at port loading. 7. Payment: By irrevocable revolving confirmed L/C at sight opened by a prime world bank. Banque Francaise: Credit mutuel 6 place Jeanne 13100, Account No: 15137340 R.B.: 15889 – 08992 – 00015137340 – 74 L/C shall be opened by the buyer latest 20 days prior to the shipment not later than 07 days after the effective day of the contract. Upon receipt of the buyer‟s pre-advised L/C, the seller will immediately inform to the buyer in order that both of parties will cause their banks to deposit a Peformance Bond of 2% value of each shipment. 8. Delivery: To be effected 20 days after the acceptance of the relevant L/C. 9. Validity: This proforma is valid for 15 days from the above date. Buyer‟s acceptance FOOD COMPANY OF CANTHO PROVINCE Signed
  46. 46. 38  Chào hàng tự do: Là loại chào hàng trong đó người phát hành ra nó không bị ràng buộc trách nhiệm với lời chào hàng của mình, do vậy trong chào hàng tự do nội dung “chào hàng không cam kết” (offer without engagement) phải được ghi rõ. Cùng một lúc với cùng một lô hàng, người bán có thể chào hàng tự do cho nhiều khách hàng. Chào hàng tự do chỉ có thể trở thành hợp đồng mua bán khi đã có sự xác nhận lại của người bán.Đây là loại thư mang tính quảng cáo nhằm tăng khả năng bán hàng. Người mua không thể khiếu nại người bán nếu không mua được hàng như trong thư chào hàng. MEKO FOOD CAN THO FOOD COMPANY OF CANTHO PROVINCE HEAD OFFICE: 90 Ly Tu Trong St, Can Tho city Tel: 84.71.31984 – 34371 Fax: 84.71.33066 TO: TRANSPACIFIC INTERNATIONAL INC (USA) Date May 15th, 2011 OFFER The following is our quotation for Vietnamese white long grain rice of various grades. 1. Commodity: 100PCT broken Rice of Vietnam crop 2010/2011 2. Specifications: As of Vietnam standard 3. Price: FOB HCMC port (Incoterm 2010) Long grain white rice 5% brokens USD445/MT Long grain white rice 10% brokens USD437/MT Long grain white rice 20% brokens USD420/MT 4. Quantity: 10,000MTS per each grade. Total of 40,000MTS 5. Shipment: To be effected 20 days after receipt L/C in goods order in 2011. Each month per shipment. 6. Loading rate: 1,000 MTS / per day WWDSHEEIU 7. Packing: In single new PP bags of about 50 kgs net each. 8. Payment: By an irrevocable confirmed L/C at sight opened by International First Class Bank 9. Validity of this offer: July 1st , 2011 Best regards FOOD COMPANY OF CANTHO PROVINCE Signed DIRECTOR
  47. 47. 39  ĐƠN ĐẶT HÀNG (ORDER) Sau khi nghiên cứu các thư chào hàng hoặc mẫu hàng, catalogue do người bán gởi tới hoặc sau khi tìm hiểu năng lực cung cấp hàng hóa của người bán nước ngoài, nhà nhập khẩu lập đơn hàng nhằm đề nghị bán hàng hoặc sản xuất hàng giao cho mình. Lưu ý khi viết đơn đặt hàng: - Đơn chỉ được viết khi người mua thực sự có nhu cầu mua hàng và đơn được gởi tới nhà cung cấp xác định. - Đơn đặt hàng phải ngắn gọn, tránh bị hiểu nhầm, nhưng phải đầy đủ: tên hàng, quy cách phẩm chất, khối lượng, số lượng hàng đặt mua… Cách viết đơn đặt hàng: Phần mở đầu: nêu cơ sở hàng mẫu do mình đưa ra hoặc catalogue, hàng mẫu, biểu giá do bên bán đưa ra để lập đơn đặt hàng. Phần nội dung chính: nêu rõ những điều kiện mình đề nghị về chất lượng, bao bì, thời gian chào hàng, điều kiện thanh toán, phương thức vận chuyển hàng hóa… Phần kết: đề nghị bên bán chấp nhận đơn đặt hàng của mình. Mẫu đơn đặt hàng:
  48. 48. 40 SHINWAN FURNITURE MFG. CO.LTD. SHENG HIS INDUSTRIAL CORPORATION 3RD FL. NO. 223 CHUNG HUA 1ST ROAD, KAOHSIUNG R.O.C. ORDER NO.: 285 XT/00 Date: Apr. 14, 2011 TO: HOCHIMINH CITY‟S VOLUNTARY YOUTH‟S CORPORATION 922 NGUYEN TRAI ST, DIST 5, HOCHIMINH CITY ATTN: GENERAL DIRECTOR Dear Sir, We are please to order THE RUBBERWOOD PRODUCTS with the specifications and prices as following: ITEM NO DESCRIPTION QUANTITY (pieces) U.PRICE USD/PC AMOUNT USD FOB HOCHIMINH CITY PORT (INCOTERM 2010) RUBBER WOOD PRODUCTS : ROUND SPINDLE FOR CHAIR 1 D. 34mm L.450mm 20,040 0.1991 3,989.96 2 D. 34mm L.690mm 8,760 0.3578 2,906.57 3 D. 23mm L.396mm 11,500 0.0782 876.30 4 D. 21mm L.300mm 14,400 0.0474 707.04 5 D. 15mm L.332mm 14,700 0.0258 274.89 6 D. 15mm L.367mm 11,000 0.0158 226.60 Total 80,400 8,981.36 SAY: US DOLLARS EIGHT THOUSAND NINE HUNDRED EIGHTY ONE AND CENTS THIRTY SIX. QUALITY: Products shall be through the manufacturing process, treated with chemicals under vacuum pressure, kiln – dried at Max. 14% M.C., planed and shaped minutely. DELIVERY: The latest date of shipment is not later than July 31,2015 Partial shipment is allowed. PAYMENT: By T.T through Saccombank Hochiminh city Branch after presentation of Bill of Lading. Yours faithfully,
  49. 49. 41  THƢ HOÀN GIÁ, THƢ TRẢ GIÁ (COUNTER – OFFER) Khi người mua nhận được chào hàng hoặc người bán nhận được đơn đặt hàng mà họ không hoàn toàn chấp nhận chào hàng hoặc đơn đặt hàng đó và muốn đưa ra một đề nghị mới thì họ phải thực hiện thư trả giá hoặc hoàn giá. Trong buôn bán quốc tế, mỗi lần giao dịch thường phải trải qua nhiều lần hoàn giá, trả giá mới có thể đi đến kết thúc và khi có hoàn giá thì chào hàng trước đó coi như hủy bỏ. Cách viết thư hoàn giá, trả giá:  Thƣ trả giá của bên mua: Phần mở đầu: cảm ơn bên bán đã báo giá cho công ty của mình Phần nội dung chính: trình bày các điều kiện không phù hợp với công ty mình và đề xuất các điều kiện theo ý mình. Phần kết thúc: mong nhận được hồi âm của bên bán. Ví dụ:Allied Agro Ltd gởi thư trả giá đến Vinalimex ALLIED AGRO LTD. Flat 3, The Terraces, 12 Queens‟s Terraces London, NW8 6DF, England The sales Manager Vietnam National Alimentary Produce Import Export Corp. 27-28 Tonducthang Street, 1st District, Hochiminh City, Vietnam 25 June, 2011 Dear Ms NTPL, Thank you for your offer of the 20 June 2011, in which your quotation of raw cashew nut at various grades are presented. Althought we are especially interested in raw cashew nut with bean – nut at 220 seeds max/kg, we still have to say that the price of USD2860/MT FOB Hochiminh City Port seems to be too high. Indian raw cashew nut of a similar quality to yours is at much lower price. We wonder if you would kindly consider reducing the price to USD 2855/MT FOB Hochiminh city Port. If you could accept that, we might be able to order 1,000 MTS. Your consideration of this matter and immediate reply would be appreciated. Yours sincerely, John Smith (Sale Manager)
  50. 50. 42  Thƣ hoàn giá của bên bán: Phần mở đầu: Cảm ơn bên mua đã có ý mua hàng và đã gởi đơn đặt hàng cho mình. Phần nội dung chính: Trình bày các điều kiện mà mình không thể đáp ứng để có thể cung cấp hàng cho bên mua và đề xuất các điều kiện mong muốn của mình. Phần kết: Mong nhận được sự trả lời của bên mua. Ví dụ:Vinalimex gởi thư hoàn giá cho Allied Agro Ltd.  THƢ CHẤP THUẬN BÁN HÀNG (ACCEPTANCE) Sau khi bên bán và bên mua qua nhiều lần báo giá và trả giá, cuối cùng đi đến thỏa thuận ký kết hợp đồng mua bán. Khi đó, một trong hai bên chỉ cần ghi chữ “ACCEPT” vào thư hoàn giá lần cuối cùng là đủ, nhưng sau đó vẫn phải viết thư chấp thuận theo đúng nguyên tắc. Cách viết thư chấp thuận: VINALIMEX 27 – 28 Tonducthang Street, 1st District, Hochiminh city Vietnam The Sales Manager Allied Agro Ltd. Flat 3, The Terraces, 12 Queen‟s Terraces, 30 June, 2011 Dear Mr Jonh Smith, We have received your letter of the 25 June 2011, in which you suggest USD 2855/MT FOB Hochiminh City Port for raw cashew nut with bean- count at 220 seeds max/kg. We regret that we cannot accept your suggested price because the quality of our cashes is much highter than Indian‟s. However, we can arrange to come down the price to USD 2857/MT FOB Hochiminh City Port for your bulk purchase of 1,000MTS We look forward to receiving your order and to doing business with you. Yours trully, N.T.P.L – Sales Manager
  51. 51. 43 Bên mua viết cho bên bán: Phần mở đầu: Người mua nêu rõ mình chấp thuận các điều kiện do bên bán đưa ra, cũng cần nhắc lại nếu đã fax hoặc telex chấp thuận cho bên bán trước đó. Phần nội dung chính:Thông báo mình gửi phiếu xác nhận mua hàng và đơn đặt hàng cho bên bán, đồng thời báo cho bên bán biết mình đã chuẩn bị mở L/C cho họ nếu thanh toán bằng phương thức thư tín dụng chứng từ. Phần kết: Mong muốn bên bán quan tâm đến đơn đặt hàng của mình. Ví dụ: Allied Agro gởi thư chấp thuận mua hàng cho Vinalimex Bên bán viết cho bên mua: ALLIED AGRO LTD. Flat 3, The Terraces, 12 Queens‟s Terraces London, NW8 6DF, England The sales Manager Vietnam National Alimentary Produce Import Export Corp. 27-28 Tonducthang Street, 1st District, Hochiminh City, Vietnam 3rd July, 2011 Dear Ms NTPL, We are very glad to accept your suggest of price presented in the letter of the 30 June 2011. Enclosed is our Sales Confirmation No 11/03 to confirm this transaction. In order to cover the amount of this purchase, we have arranged with our bank for an irrevocable. Letter of Credit amounting to USD 2857,000.00 to be opened in your favor. Your prompt execution of this order will be much appreciated. Yours sincerely, John Smith (Sale Manager)
  52. 52. 44 Phần mở đầu: Nêu rõ mình chấp thuận các điều kiện do bên mua đưa ra và nếu trước đó đã có gởi điện chấp nhận cho người mua thì cũng nên xác nhận lại trong thư một lần nữa. Phần nội dung chính:Nói rõ về phiếu xác nhận mua bán và bản xác nhận hợp đồng gởi kèm theo thư cho bên mua; yêu cầu bên mua mở thư tín dụng cho mình nếu thanh toán bằng thức L/C. Phần kết: Cảm ơn về đơn đặt hàng của người mua và bảo đảm sẽ thực hiện tốt nhất hợp đồng được ký kết giữa hai bên.  GIẤY XÁC NHẬN MUA BÁN (CONFIRMATION) Sau khi đã thống nhất với nhau về các điều kiện giao dịch, hai bên mua và bán ghi lại các kết quả đã đạt được thành một văn bản rồi trao cho đối tác. Văn bản đó chính là văn kiện xác nhận mua bán giữa hai bên. - Văn kiện do bên bán lập được gọi là giấy xác nhận bán hàng. - Văn kiện do bên mua lập được gọi là giấy xác nhận mua hàng. Giấy xác nhận này thường được lập thành 2 bản, bên lập xác nhận ký trước rồi gửi cho bên kia, bên kia ký xong sẽ giữ lại một bản và gửi trả lại một bản. Lưu ý: Giấy xác nhận mua bán có hình thức trình bày tương tự như một bản hợp đồng có đầy đủ chữ ký của hai bên. Trong thực tế, có trường hợp giấy xác nhận mua bán cũng được sử dụng có giá trị như một bản hợp đồng mua bán ngoại thương. Ví dụ:
  53. 53. 45 SALES CONFIRMATION NO: 11/05 Date 03rd July, 2011 Buyer: ALLIED AGRO LTD Flat 3, The Terreces, 12 Queen‟s Terraces, Lodon, NW8 6DF, England Tel: 0171-7221511 Fax: 0171-4832929 Email: alliedagro@yahoo.com Representative: Mr John Smith – Sales Manager Seller: VIETNAM NATIONAL ALIMENTARY PRODUCE IMPORT EXPORT CORPORATION (VINALIMEX) 27 – 28 Tonducthang Street, 1st District, Hochiminh City, Vietnam Tel: 84-8-38297789 Fax: 84-8-38297791 Email: hhkcvinalimex@yahoo.com Representative: Ms N.T.P.L – Sales Manager The undersigned Seller and Buyer have agreed to close the following transaction according to the terms and conditions stipulated below: 1. Comodity: Raw cashew nut (new year crop 2011) 2. Specification: as of Vietnam Standard and bean – count: 220 seeds max/kg 3. Quantity: 1,000 MTS (more or less 5% at buyer‟s option) 4. Price: USD 2857 / MT FOB HOCHIMINH CITY PORT, VIETNAM (Incoterm 2010) 5. Amount: USD 2,857,000.00 (more or less 5%) 6. Packing: In single new PP bags of about 50 kgs net each 7. Latest date of shipment: not later than 30 July 2011 8. Insurance: to be covered by the buyer 9. Term of Payment: by an irrevocable L/C at sight opened by Standard Chartered Bank, London Branch and confirmed by Bank for Foreign Trade, Hochiminh Branch. THE SELLER THE BUYER N.T.P.L JOHN SMITH Sales Manager Sales Manager

×