El documento describe una solución de gestión documental llamada Alfresco que puede usarse para gestionar de forma eficiente la documentación relacionada con procesos industriales. Alfresco permite clasificar, aprobar, auditar y controlar documentos de manera segura y en cumplimiento con regulaciones. Además, controla el ciclo de vida de los documentos y las copias impresas para mejorar la eficiencia operacional y el cumplimiento regulatorio en procesos industriales.

1. SOLUCIONES DE GESTIÓN DOCUMENTAL
PARA COMPAÑÍAS CON PROCESOS
INDUSTRIALES
GESTIÓN DOCUMENTAL
EFICIENCIA OPERACIONAL Y
CUMPLIMIENTO REGULATORIO
EN LOS PROCESOS INDUSTRIALES
Pablo de la Hera
22 de junio, 2.011

2. SOLUCIÓN DE GESTIÓN DOCUMENTAL PARA COMPAÑÍAS CON PROCESOS INDUSTRIALES
¿Cuál es el tiempo y coste de la
distribución, revisión y aprobación de los
procedimientos, manuales e
instrucciones de fabricación en su
compañía?
¿Pueden garantizar la confidencialidad y
veracidad de la información a lo largo de
su ciclo de vida?
¿Pueden auditar quién, cuando y
porqué interactúa con las instrucciones
de fabricación?
¿Tiene la certeza de que el
¿Controla de forma eficiente las copias
personal de su compañía la
leído y comprendido los impresas de los procedimientos que circulan
procedimientos de fabricación? en su compañía?
¿Tiene constancia de cuándo se debe revisar y actualizar cada procedimiento de producción ?
¿Cumple su compañía con las ¿Ha tenido que parar la cadena de
normas del sector? ISO, GMP, producción por no gestionar
21 CFR 11, etc. convenientemente las incidencias?
GESTIÓN DOCUMENTAL EN COMPAÑÍAS CON PROCESOS INDUSTRIALES

3. SOLUCIÓN DE GESTIÓN DOCUMENTAL PARA COMPAÑÍAS CON PROCESOS INDUSTRIALES
En definitiva ….
¿Dispone de un sistema que le permita gestionar toda la
documentación relativa a sus procesos industriales de forma
óptima?
Veamos un enfoque interesante para gestionar la
documentación sometida a regulaciones con Alfresco …
GESTIÓN DOCUMENTAL EN COMPAÑÍAS CON PROCESOS INDUSTRIALES

4. SOLUCIÓN DE GESTIÓN DOCUMENTAL PARA COMPAÑÍAS CON PROCESOS INDUSTRIALES
Clasificación en base a tipo y subtipo
Acciones configuradas dinámicamente en función del role
GESTIÓN DOCUMENTAL EN COMPAÑÍAS CON PROCESOS INDUSTRIALES

5. SOLUCIÓN DE GESTIÓN DOCUMENTAL PARA COMPAÑÍAS CON PROCESOS INDUSTRIALES
Cuando se crea un documento,
automáticamente se genera una copia PDF
identificada con el nombre y estado del
documento
GESTIÓN DOCUMENTAL EN COMPAÑÍAS CON PROCESOS INDUSTRIALES

6. SOLUCIÓN DE GESTIÓN DOCUMENTAL PARA COMPAÑÍAS CON PROCESOS INDUSTRIALES
Cuando el documento ha sido finalizado, el
usuario puede iniciar el proceso de
aprobación
GESTIÓN DOCUMENTAL EN COMPAÑÍAS CON PROCESOS INDUSTRIALES

7. SOLUCIÓN DE GESTIÓN DOCUMENTAL PARA COMPAÑÍAS CON PROCESOS INDUSTRIALES
El usuario puede realizar comentarios
asociados a la tarea de revisión y antes de
completar la tarea debe firmar con usuario y
contraseña
GESTIÓN DOCUMENTAL EN COMPAÑÍAS CON PROCESOS INDUSTRIALES

8. SOLUCIÓN DE GESTIÓN DOCUMENTAL PARA COMPAÑÍAS CON PROCESOS INDUSTRIALES
Cuando el documento es aprobado, se inserta
una página al inicio con las personas que han
participado en la revisión y aprobación
GESTIÓN DOCUMENTAL EN COMPAÑÍAS CON PROCESOS INDUSTRIALES

9. SOLUCIÓN DE GESTIÓN DOCUMENTAL PARA COMPAÑÍAS CON PROCESOS INDUSTRIALES
Cada documento tiene un registro de
auditoría con información del ciclo de vida
y del proceso de aprobación
GESTIÓN DOCUMENTAL EN COMPAÑÍAS CON PROCESOS INDUSTRIALES

10. SOLUCIÓN DE GESTIÓN DOCUMENTAL PARA COMPAÑÍAS CON PROCESOS INDUSTRIALES
La documentación enviada por usuarios
externos a la compañía puede ser
importada al sistema y gestionarse de
forma segura
GESTIÓN DOCUMENTAL EN COMPAÑÍAS CON PROCESOS INDUSTRIALES

11. SOLUCIÓN DE GESTIÓN DOCUMENTAL PARA COMPAÑÍAS CON PROCESOS INDUSTRIALES
Las copias impresas son controladas por el
sistema. Los responsables pueden
imprimir y distribuir las copias a los
usuarios, controlando en todo momento
quien tiene Cada copia y cuando debe
solicitarla para su destrucción
GESTIÓN DOCUMENTAL EN COMPAÑÍAS CON PROCESOS INDUSTRIALES

12. SOLUCIÓN DE GESTIÓN DOCUMENTAL PARA COMPAÑÍAS CON PROCESOS INDUSTRIALES
La aplicación también controla la
reimpresión de copias, la destrucción de
copias obsoletas, etc
GESTIÓN DOCUMENTAL EN COMPAÑÍAS CON PROCESOS INDUSTRIALES

13. SOLUCIÓN DE GESTIÓN DOCUMENTAL PARA COMPAÑÍAS CON PROCESOS INDUSTRIALES
La copia impresa queda claramente
identificada
Número de copia, impresa por, fecha de
impresión, etc
GESTIÓN DOCUMENTAL EN COMPAÑÍAS CON PROCESOS INDUSTRIALES

14. SOLUCIÓN DE GESTIÓN DOCUMENTAL PARA COMPAÑÍAS CON PROCESOS INDUSTRIALES
La aplicación controla el periodo de
revisión, la fecha de efectividad y notifica a
los usuarios pertinentes
GESTIÓN DOCUMENTAL EN COMPAÑÍAS CON PROCESOS INDUSTRIALES

15. SOLUCIÓN DE GESTIÓN DOCUMENTAL PARA COMPAÑÍAS CON PROCESOS INDUSTRIALES
La aplicación ofrece una batería de
informes útiles para la gestión de la
documentación
GESTIÓN DOCUMENTAL EN COMPAÑÍAS CON PROCESOS INDUSTRIALES

16. SOLUCIÓN DE GESTIÓN DOCUMENTAL PARA COMPAÑÍAS CON PROCESOS INDUSTRIALES
Conclusión …
Alfresco permite a una compañía disponer de una plataforma de Gestión
Documental Corporativa que de solución a toda su problemática en torno
a la gestión documental / colaboración / contenidos web,
independientemente de lo compleja que sea, obteniendo un rápido retorno
de la inversión y posibilitando la expansión de la gestión documental a
todos los departamentos de la compañía, aprovechando su modelo
comercial de acceso a ilimitados usuarios con un coste fijo.
GESTIÓN DOCUMENTAL EN COMPAÑÍAS CON PROCESOS INDUSTRIALES

17. Gracias por su atención
Pablo de la Hera
pdelaherabue@csc.com
91 555 35 00
Computer Sciences España, S.A. Computer Sciences España, S.A. Computer Sciences España, S.A.
Pedro Teixeira 8, 5ª planta Av. Diagonal 545, 6ª planta CSC Asturias IT Service Center
Edificio Iberia Mart I Edificio l’illa Valle de Tamón s/n
28020 Madrid 08029 Barcelona 33469 Avilés
t+ 34 91 555 35 00 t+ 34 93 493 09 00 t+ 34 985 12 41 01
f+ 34 91 323 65 00 f+ 34 93 493 09 29 f+ 34 985 12 44 10
www.csc.com/es www.csc.com/es www.csc.com/es
GESTIÓN DOCUMENTAL EN COMPAÑÍAS CON PROCESOS INDUSTRIALES