1. s
Quản lý kho vật tư
Nhập kho Xuất kho Theo dõi
nhập xuất
doanh thu
Lập báo cáo
Lập báo cáo
nhập xuất
Lập báo cáo hàng
tồn
Lập sổ theo dõi
nhập
Lập sổ theo dõi
xuất
Tiếp nhận và kiểm
tra chứng từ nhập
kho
Vật liệu xuất kho
Lập thống kê xuất
kho
Lập phiếu kiểm tra
chất lượng
Vật liệu nhập kho
Tiếp nhận và
kiểm kê chứng
từ kho
Cập nhập số
lượng hàng
Sơ đồ phân cấp chức năng quản lý xuất nhập vật tư của
một công ty
Lập đơn mua hàng Nhận đơn đặt hàng

2. 1.1 Chức năng tiếp nhận và kiểm kê chứng từ nhập kho là hai chức năng quan trọng trong
quản lý kho hàng, giúp kiểm soát số lượng và chất lượng hàng hóa khi được nhập vào kho.
 Chức năng tiếp nhận hàng hóa: Khi hàng hóa được nhận vào kho, nhân viên sẽ thực
hiện các công việc kiểm tra, xác nhận và ghi nhận thông tin của hàng hóa đó. Các
công việc bao gồm:
 Kiểm tra số lượng, trọng lượng, chất lượng của hàng hóa.
 Xác định đúng loại hàng hóa và số lô hàng.
 Lập phiếu nhập kho, ghi nhận thông tin về số lượng, loại hàng, số lô, ngày
nhập, người giao hàng, vv.
 Chức năng kiểm kê chứng từ nhập kho: Đây là công việc kiểm tra và đối chiếu thông
tin giữa chứng từ nhập kho và số lượng hàng thực tế có trong kho. Một số hoạt động
thường được thực hiện trong quá trình kiểm kê bao gồm:
 Kiểm tra tính chính xác và đầy đủ của thông tin trên chứng từ nhập kho.
 Kiểm tra số lượng hàng hóa thực tế trong kho so với thông tin ghi trên chứng
từ.
 Kiểm tra tính chất lượng của hàng hóa, đảm bảo không có hàng hóa hỏng,
hư hỏng hoặc hết hạn sử dụng trong kho.
 Ghi nhận lại các thông tin kết quả kiểm kê.
Việc thực hiện chức năng tiếp nhận và kiểm kê chứng từ nhập kho sẽ giúp quản lý kho hàng
hiệu quả hơn, giảm thiểu sai sót trong quá trình nhập xuất hàng hóa, đảm bảo chất lượng
hàng hóa và tăng tính chính xác trong quản lý kho
1.2 Chức năng ghi phiếu nhập kho là một phần quan trọng trong quản lý kho hàng, giúp ghi
nhận thông tin về số lượng, loại hàng, số lô, ngày nhập, người giao hàng và các thông tin
khác về hàng hóa được nhập vào kho.
Việc ghi phiếu nhập kho giúp cho người quản lý kho có thể kiểm soát được lượng hàng
nhập kho, đối chiếu số liệu giữa thực tế và hệ thống quản lý kho, từ đó đưa ra các quyết
định phù hợp với tình trạng của kho hàng. Các thông tin ghi trên phiếu nhập kho thường bao
gồm:
 Số phiếu nhập kho: Đây là số phiếu đăng ký khi nhập hàng vào kho, được sử dụng
để đối chiếu và tra cứu thông tin liên quan đến lần nhập hàng đó.
 Ngày nhập kho: Thời điểm hàng hóa được nhập vào kho.
 Tên người giao hàng: Tên và thông tin liên hệ của người giao hàng.
 Thông tin hàng hóa: Thông tin về loại hàng hóa, số lượng, số lô hàng, trọng lượng,
chất lượng, vv.
 Tên và chữ ký người nhận hàng: Tên và chữ ký của người nhận hàng, xác nhận đã
nhận được hàng hóa đúng với thông tin trên phiếu nhập kho.
Việc ghi phiếu nhập kho là một công việc quan trọng để quản lý kho hàng hiệu quả. Việc
thực hiện đúng và chính xác chức năng ghi phiếu nhập kho sẽ giúp cho quá trình quản lý
kho hàng được thực hiện một cách dễ dàng và tiện lợi hơn.

3. 1.3 Chức năng lập phiếu kiểm tra chất lượng là một phần quan trọng trong quản lý chất
lượng sản phẩm. Việc lập phiếu kiểm tra chất lượng giúp ghi nhận các thông tin về tình
trạng sản phẩm, đánh giá chất lượng và đưa ra các quyết định về việc tiếp nhận, sử dụng
hay loại bỏ sản phẩm.
Thông thường, phiếu kiểm tra chất lượng bao gồm các thông tin sau:
 Thông tin về sản phẩm: Tên sản phẩm, số lô sản phẩm, ngày sản xuất, ngày hết
hạn, định mức chất lượng.
 Danh sách các tiêu chí kiểm tra: Các tiêu chí được thiết lập để đánh giá chất lượng
sản phẩm, bao gồm cả kiểm tra nội bộ và kiểm tra bên ngoài (nếu có).
 Kết quả kiểm tra: Kết quả đánh giá chất lượng sản phẩm, bao gồm các thông tin như
đạt hay không đạt, mức độ đạt (nếu có), các lỗi phát hiện (nếu có).
 Người kiểm tra và người xác nhận kết quả: Tên và chữ ký của người kiểm tra và
người xác nhận kết quả.
Việc lập phiếu kiểm tra chất lượng giúp cho việc quản lý chất lượng sản phẩm được thực
hiện một cách chuyên nghiệp và đảm bảo tính chính xác. Nó cũng là một phần trong quy
trình đảm bảo chất lượng sản phẩm, đảm bảo rằng sản phẩm đáp ứng các tiêu chuẩn về
chất lượng và an toàn, từ đó đưa ra quyết định phù hợp với tình trạng của sản phẩm.
1.4 Chức năng cập nhật số lượng hàng là một phần quan trọng trong quản lý kho hàng. Nó
cho phép cập nhật số lượng hàng hóa trong kho sau khi đã tiếp nhận hoặc xuất kho một số
lượng hàng hóa. Các thông tin cập nhật này sẽ được lưu trữ trong hệ thống quản lý kho và
cập nhật trên các bản ghi hàng hóa tương ứng.
Thông thường, khi có thêm hàng hóa được nhập vào kho, số lượng hàng hóa sẽ được cập
nhật lên. Ngược lại, khi hàng hóa được xuất kho, số lượng hàng hóa sẽ giảm đi. Các thông
tin liên quan đến cập nhật số lượng hàng bao gồm:
 Mã hàng hóa: Mã của hàng hóa cần được cập nhật số lượng.
 Tên hàng hóa: Tên của hàng hóa cần được cập nhật số lượng.
 Số lượng cập nhật: Số lượng hàng hóa cần được cập nhật, tùy thuộc vào việc nhập
kho hoặc xuất kho.
 Ngày cập nhật: Ngày cập nhật số lượng hàng hóa.
Việc cập nhật số lượng hàng hóa giúp cho quản lý kho hàng được thực hiện một cách chính
xác và đảm bảo tính toàn vẹn của dữ liệu. Nó cũng giúp cho việc quản lý các hoạt động
nhập xuất kho và xác định số lượng hàng hóa còn lại trong kho được thực hiện một cách
hiệu quả.