2. Definition på kvalitetssystem
”Ett kvalitetssystem är organisatorisk struktur,
rutiner, processer och resurser som är
nödvändiga för ledning och styrning av
verksamheten med avseende på kvalitet.”
(Bergman & Klefsjö, 2007, s.500)
3. Bakgrund till ISO 9000
• Har sina rötter i militära standarder
• En internationell standard för kvalitetssystem,
serien ISO 9000, skapades
• Tredjepartcertifiering
4. ISO 9000 ISO 9000:2000
ISO 9000:2000 innehåller fyra standarder:
• ISO 9000 – grundprinciper för kvalitetsledning och detaljerad
företackning av begrepp och termer för ett
kvalitetsledningssystem.
• ISO 9001 – har utgångspunkt i ett processangreppssätt och
innehåller krav på kvalitetssystemet.
• ISO 9004 – vägledning vid införande av
kvalitetsledningssystem.
• ISO 19011 – vägledning för hur revision bör genomföras
med hänsyn till miljö och kvalitet.
5. Ledarskap Kundfokus
Ständig förbättring Medarbetarnas
engagemang
Principer för
kvalitetsledning
ISO 9000
Faktabaserade Processinriktning
beslut
Ömsesidigt fördelaktiga Systemangreppssätt
relationer till leverantörer för ledning
6. Begrepp & Termer
• Kvalitet
• Krav
• Kund
• Intressent
• Process
• Projekt
• Kvalitetsledningssystem
• Kvalitetsledning
8. Dokumentation
• Skall skapa mervärde och
inte vara ett självändamål.
• Ger information både internt
och externt om
kvalitetssystemet.
• Kvalitetsplaner
• Rutiner
• Redovisande dokument
9. Ledningens ansvar
• Höga krav på högsta ledningen
• Kundfokus
• Säkerställa krav på kvalitetspolicyn
• Garantera att kvalitetsmål är upprättade
• Kvalitetsmanual skall skapas och underhållas
• Granska kvalitetsledningssystemet
10. Mätning, analys och förbättring
Mätning &
Planering
övervakning
Analys av data
Behandling av Förbättring
avvikelser
11. Reflektioner
”Det jag tycker är styrkan inom ISO 9000 är att det ställs
höga krav på ledningens delaktighet i arbetet. Något som
däremot kan kännas som en risk med systemet är att det
innehåller mycket dokumentation, vilken kan ta tid och
kännas omotiverat.” Therese Fahlgren
Standards kan låta tråkigt men används mer än många tror. Inom idrott finns mängder med standards i form av regler, utrustning för olika moment och kroppsrörelser. En svan har olika standards för att ta sig fram och för att jaga mat. Idag är det dessutom vanligt att tala om standards inom kvalitetssystem för att genom överrenskomna standards kunna förbättra och effektivisera. (musiken som börjar spela då du ser på presentationen som ett bildspel har inte med ISO 9000 att göra utan är till dig för att du ska få en glad känsla inför ditt läsande om kvalitetssystemet )
Idag är det mer vanligt än ovanligt att företag har ett kvalitetssystem och många kräver dessutom att deras leverantörer skall ha ett dokumenterat kvalitetssystem.
Redan på 1930-talet togs standarder fram för krav på hur en leverantörs verksamhet skulle utvärderas av amerikanska militära beställare och även av militäralliansen NATO. International Organization for Standardization ansvarar för ISO 9000. För att inte leverantösföretag med många kundföretag ska behöva använda stora resurser för kvalitetsrevisioner används numera en tredje oberoende part som granskare av kvalitetssystemet.
För att skapa en bättre helhetssyn och rikta in serien mer mot värderingar och arbetssätt inom offensiv kvalitetsutveckling har en revidering gjorts av serien ISO 9000 som uppdaterats till ISO 9000:2000
Kvalitetsledningssystemet i ISO 9000 bygger på dessa åtta principer som bör genomsyra verksamheten men framförallt ligga till grund för uppförande och utveckling av kvalitetsledningssystem. Kundfokus – förstå kundbehov, uppfylla kundkrav och sträva efter att överträffa kundens förväntningar. Medarbetarnas engagemang – Medarbetarna är organisationens främsta tillgång och deras engagemang kan användas för organisationens bästa. Processinriktning – Om aktiviteter och tillhörande resurser hanteras som processer uppnås önskat resultat mer effektivt. Systemangreppssätt för ledning – Genom att hantera samhörande processer som ett system uppnås organisationens mål mer effektivt. Ömsesidigt fördelaktiga relationer till leverantörer – ökar möjligheten hos båda att skapa värde då de är beroende av varandra. Faktabaserade beslut – Effektfulla beslut är faktabaserade på analys av data med mera. Ständiga förbättringar – Det bör vara ett konstant mål att ständigt förbättra organisationens funktion och resultat. Ledarskap – Bör forma och underhålla den inre miljön där medarbetarna kan engageras för att uppnå organisationens mål.
Det är viktigt att gå igenom en del begrepp och termer som har en central roll i kvalitetssystemet. Nedan följer definitionerna ordagrant hämtade från Bergman & Klefsjö, 2007, s.505-506. Kvalitet – ”den grad till vilken inneboende egenskaper uppfyller krav” Krav – ”behov eller förväntning som är angiven, i allmänhet under förstådd eller obligatorisk” Kund – ”organisation eller person som mottager en produkt” Intressent – ”person eller grupp som har intresse av en organisations prestationsförmåga eller framgång” Process – ”grupp av samverkande eller varandra påverkande aktiviteter som omformar insatser till utfall” Projekt – ”unik process, bestående av ett antal samordnade och styrda aktiviteter med start- och slutdatum, initierade för att uppnå ett mål som uppfyller specifika krav inklusive begränsningar i tid, kostnader och resurser” Kvalitetsledningssystem – ”ledningssystem, dvs system för att upprätta policy och mål samt för att uppnå dessa mål, för att leda och styra en organisation med av seende på kvalitet” Kvalitetsledning – samordnade aktiviteter för att leda och styra en organisation med avseende på kvalitet”
Först identifieras kundens krav och en produktframtagning sker. Denna produktframtagning mäts, analyseras och genomgår förbättringar, kontrolleras av ledningen, vilka säkerställer resurser för vidare produktframtagning. Under analysen kontrollerar man om kunderna är nöjda och om man överträffat deras förväntan. (Det kommer lite mer detaljer om delarna i denna bild på kommande slides)
Det skapar inte värde för någon att dokumentera saker som inte kommer att följas upp eller användas. De dokumenten tar endast plats och samlar damm. Viktigt att sprida information om kvalitetssystemet både internt och externt. Kvalitetsplaner kallas dokument över s pecifik produktbeskrivning, ett projekt eller kontrakt. Rutiner kallas de dokument som informerar om hur enskilda aktiviteter skall utföras. Redovisande dokument påvisar att aktiviteter är utförda och visar erhållna resultat.
Höga krav på hur belägg ska framläggas för ledningens åtaganden gällande utveckling och förbättring av kvalitetssystemet. Dessutom finns höga krav gällande ledningens kommunikation ut till organisationen om kvalitetssystemet. Kundens behov och förväntningar skall högsta ledningen säkerställa blir identifierade och omvandlade till krav. Kvalitetspolicyn är ett styrande dokument som är av högsta värde. Kvalitetsmålen skall vara mätbara och stå i överrensstämmande med kvalitetspolicyn. Här ingår även att säkerställa att resurser är avsatta för att klara arbetet och att ständiga förbättringar också planeras in. Det finns krav inom ISO 9000 hur dokumentation och manualer skall se ut och användas. Det är högsta ledningen som bär det yttersta ansvaret för detta.
Planering – Planera och fastställa mätnings- och övervakningsaktivieter. Mätning & övervakning – Kontroll av kundtillfredställelse och missnöje och framtagning av metod för att ta fram denna information på ett tillfredställande sätt. Hela processen och produkterna skall mätas och övervakas. Det skall dessutom genomföras revisioner av systemet. Behandling av avvikelser – Rutiner skall finnas för att identifiera produkter som inte uppfyller ställda krav och för att ser till att de inte används eller levereras. Analys av data – För att kontrollera lämplighet och verkan på kvalitetsledningssystemet samlas material in och analyseras. Förbättring – Avvikelser skall rättas till och orsakerna till avvikelserna skall identifieras och elimineras.
