hoorcollege projectvaardigheden project 1.1

1. Windesheim zet kennis in werking
Hoorcollege projectvaardigheden
Drs.
Thijs
van
den
Broek
MPIM
Maandag
7
september
2015

2. Windesheim zet kennis in werking
Even vooraf
Waar staan de sheets?
• Op ELO bij het project
OF
• Via
Vragen stellen tussendoor mag
Informatie terug te lezen in je boek

3. Windesheim zet kennis in werking
Het project in major 1.1
Het project is een analyse van:
• de interne organisatie, stakeholders en processen
OF
• de externe omgeving en de invloed hiervan
• Te doen in groepsverband
• Voor een echte opdrachtgever

4. Windesheim zet kennis in werking
Maar wat is eigenlijk een project?
https://youtu.be/kkXgXt2CZFE

5. Windesheim zet kennis in werking
Kenmerken van een project
• (Duidelijk) éénmalig doel
• Een project moet worden opgestart
• Een project heeft een opdrachtgever
• Meestal multidisciplinair
• Tijdelijk d.w.z. startdatum en einddatum
• Eigen (vast) budget
• Eigen projectorganisatie

6. Windesheim zet kennis in werking
Voorbeelden van projecten
• Analyse van probleem (vergaderen bijv.)
• Meten van de impact van overheidsbesluit op een
organisatie
• Doen van een marktonderzoek
• Ontwikkelen van software
• Reorganiseren van een bedrijf
• Implementeren van software
• Een pilot
• Het meten van het effect van een interventie

7. Windesheim zet kennis in werking
Principes van projectmatig werken
1. Eerst denken, dan doen!
2. Project doordenken van voor naar achter ÈN
van achter naar voor.
3. Werken van grof naar fijn:
4. Top-Down werken: Grote lijnen eerst, dan details!

8. Windesheim zet kennis in werking
Eerst doen, dan denken…
https://youtu.be/dL9bFlQdtDs

9. Windesheim zet kennis in werking
Resultaten van een project

10. Windesheim zet kennis in werking

11. Windesheim zet kennis in werking
Projectfasering
1. Faseren
2. Doel van faseren
3. Voorbeeld van fasering

12. Windesheim zet kennis in werking
Waarom mislukken projecten?
Een succesvol project:
• Levert het juiste projectresultaat (doel) van de
afgesproken kwaliteit
• Is op de afgesproken tijd afgerond.
• Kost niet meer dan afgesproken.

13. Windesheim zet kennis in werking
Veelgemaakte fouten
Onjuiste planning
Te laat beginnen activiteit
Projectleden onvoldoende bekwaam
Project wordt tegengewerkt
Projectmedewerkers willen 'te mooi‘ maken
Veel kleine afwijkingen maken één grote
Herstellen van fouten
Te late levering
Vergeten voorbereiding
Calamiteiten Definitiewijzigingen
Renteverliezen

14. Windesheim zet kennis in werking
Verantwoordelijkheden Projectleider
• Onderhandelen met opdrachtgever
• Zorgen voor juist plan van aanpak (PvA)
• Bekend maken van PvA bij …
• Goedkeuring verkrijgen PVA …
• Voortgang rapporteren aan …
• De dagelijkse leiding nemen binnen het team
• Werkverdeling binnen het projectteam
• Voorzitten van de projectteamvergaderingen
• Oplossen van conflicten, in overleg projectdocent

15. Windesheim zet kennis in werking
PSU,
PvA
en
Planning

16. Windesheim zet kennis in werking
Project Start-Up (PSU)
In de definitiefase bespreek je de volgende vragen om
te komen van initiatie tot plan van aanpak:
• Waar vindt het project plaats?
• Wat leveren we als eindresultaat op? En waarom?
• Wat moeten we ervoor doen?
• Wat doen we nog net wel, en wat net niet meer?
• Wat leveren we op als tussenproducten?
• Hoe zorgen we voor kwaliteit?
• Wie helpt mee?
• Wanneer gaat wie wat doen?
• Wat kost het project en wat levert het op?
• Welke bedreigingen zijn er?

17. Windesheim zet kennis in werking
Plan van Aanpak (PvA)
Het Plan van Aanpak
inhoudsopgave:
• Achtergronden
• Projectresultaat
• Projectactiviteiten
• Projectgrenzen
• De producten
• Kwaliteit
• De projectorganisatie
• Planning

18. Windesheim zet kennis in werking
H1 PvA - Achtergronden
• Pakkende naam
• Beschrijving organisatie
• Wie is opdrachtgever?
• Wie is opdrachtnemer?
• Wat is de aanleiding van het project?
• Wie zijn de stakeholders?

19. Windesheim zet kennis in werking
H2 PvA - Projectresultaat …
• Doelstelling Waarom? (eigenaar: opdrachtgever)
• Projectresultaat Wat? (eigenaar: projectleider)
• Programma van Eisen
– MUST have this
– SHOULD have this if at all possible
– COULD have this if it does not affect anything
– WON'T have this but would like to have this in the
future
Belangrijkste
onderdeel
PvA

20. Windesheim zet kennis in werking
H3 PvA - Activiteiten …
• Inventariseren activiteiten (taken)
met werkwoorden
• Groeperen van activiteiten
Bijvoorbeeld:
• Onderzoeken van de markt (groep):
• bepalen doel enquête;
• opstellen enquêtevragen;
• afnemen enquête;
• analyseren enquête

21. Windesheim zet kennis in werking

22. Windesheim zet kennis in werking
H4 PvA - Projectgrenzen
• Scope
• “Lengte”
• “Breedte”

23. Windesheim zet kennis in werking
H5 PvA - Tussenresultaten
• Komen voort uit activiteiten

24. Windesheim zet kennis in werking
H6 PvA - Kwaliteit
• Inzet van projectteamleden
• Gestructureerde samenwerking
• Terugkoppeling (o.a. opdrachtgever)
– (concept) Plan van Aanpak,
– Rapport
– interviewverslagen
• Advies vragen (intern/extern)
• Gebruik van standaardnormen > APA
• Gebruik ondersteunende software > zoals Word

25. Windesheim zet kennis in werking
H7 PvA - Projectorganisatie …
• Teamleden
– Projectteamleden, persoonsgegevens, functie, taken,
verantwoordelijkheden en bevoegdheden.
– de beschikbaarheid
• Coördinatie
– gebruik (communicatie)hulpmiddelen, besluitvorming
• En let op vastleggen in Actie- en besluitenlijst

26. Windesheim zet kennis in werking
Onderzoek vs. Project (deel 1)
Onderzoekscyclus
(o.a.
Verhoeven,
2011)
I.
Probleemanalyse
(CV,
dv
en
doelstelling)
II.
Onderzoeksplan
(methodologie
en
instrumenten)
III.Dataverzameling
IV.
Data-­‐analyse
V.
Conclusies
en
aanbevelingen
VI.
Rapportage
en
presentaOe

27. Windesheim zet kennis in werking
Onderzoek vs. Project (deel 1)
Projectcyclus
(o.a
Bos
&
Har@ng,
2006)
I.
IniOaOeffase
(opdracht)
II.
DefiniOefase
(contract)
III.
Ontwerpfase
(ontwerp)
IV.
Voorbereidingsfase
V.
RealisaOefase
(eindproduct)
VI.
Nazorgfase
(evaluaOe)

28. Windesheim zet kennis in werking
Planning
1. Waarom plannen?
2. Begrippen
3. Bijstellen planning
4. Welke activiteiten nodig?
5. Actie- en besluitenlijst

29. Windesheim zet kennis in werking
• Organiseren van het werk van de
projectmedewerkers
• Vaststellen totale projecttijd
• Vaststellen van de gevolgen van een vertraging
• Vaststellen van de kosten van het project
• Bewaken van de voortgang en de kosten
• Welke activiteiten zijn er?
• Hoeveel tijd per activiteit
• Welke mensen nodig?
• Welke middelen nodig?
• Welke afhankelijkheden zijn
er tussen activiteiten?
Wie? Wat?
Wanneer?
Plan
ning
Wat
moet
je
weten
om
te
kunnen
plannen?
Doel
van
een
planning
?

30. Windesheim zet kennis in werking
Verzamelen gegevens
• Opsporen activiteiten
• Schatting tijdsduur van elk
• Vaststellen afhankelijkheden
• Wie moet activiteit uitvoeren?
• Wat is er verder nodig?
Opstellen
planning
Analyseren
gegevens
• Opstellen netwerkplanning
• Vaststellen kritieke pad
• Maken strokenplanning
Strokenplanning
Netwerkplanning

31. Windesheim zet kennis in werking
Begrippen (planning)
• Activiteit, taak
• Mijlpaal
• ASAP / ALAP / Must start on, ….
• Resources
• Een planning is dynamisch
• Wat doe je bij een afwijking vd planning?
• Realiteitswaarde van een planning
• Informatie verspreiden
• Planning <-> Plan van aanpak
• Doorlooptijd <-> Bestede tijd

32. Windesheim zet kennis in werking
Plannen met de actie- en besluitenlijst
• Gebruik
het
format
van
ELO
en
pas
dit
toe
in
je
projectgroep
• Zorg
ervoor
dat
je
eerst
een
work
breakdown
structure
maakt.
Verdeel
vervolgens
de
taken
• Houdt
vervolgens
bij
ieder
projectoverleg
de
voortgang
per
acOviteit
bij!
• De
acOe-­‐
en
besluitvorming
is
je
dossiervorming
binnen
het
project.

33. Windesheim zet kennis in werking
7 tips effectief vergaderen
1. Publiceer vooraf een agenda (met daarop: wie bespreekt wat en hoe laat).
2. Begin op tijd.
3. Maak vergaderafspraken (zodat iedereen weet op welke manier er
vergader wordt en wat de regels zijn).
4. Houd je aan de agenda (respecteer het belang van de agenda).
5. Gebruik een parkeerplaats (als plek voor zaken die niet op de agenda
staan of waar je geen tijd meer voor hebt)
6. Duidelijke verantwoordelijkheden (per besluit moet helder zijn wie wat
wanneer moet/gaat doen).
7. Publiceer notulen (verstuur zsm na afloop van het overleg de actie-/
besluitenlijst).

34. Windesheim zet kennis in werking

35. Windesheim zet kennis in werking