Digitalisering en informatisering in HR

1. Digitalisering en
informatisering in HR
HR in de zorg 2018

2. Kort overzicht
Doel
Korte kennismaking
Hoe het allemaal begon in AZ Herentals
Quick win
Dilemma
Projecten
Ervaring

3. Doel
Van droom tot realiteit
7 jaar innovatie  1 project
Van personeelsdienst => HR-dienst
Centraal het “e-woord”

4. Kennismaking
• Wie zit er in deze workshop?
Open/download de Kahoot app of surf naar
www.kahoot.it
Enter de pin code
1) Werk je op een personeelsdienst?
2) Werkt jouw organisatie met een volledig digitaal
personeelsdossier?
3) Ontvang jij je loonbrief elektronisch?
4) Heeft jouw organisatie een eigen e-learningplatform
waarop modules beschikbaar zijn?

5. Foto tafelberg

6. AZHerentals
• 830 medewerkers waarvan 130 artsen
• 243 erkende bedden
• Netwerk ZNK (Turnhout, Mol, Geel,
Herentals)
• Sinds 2010 vzw ipv OCMW
• Personeelskost
• Mei 2010 diensthoofd personeelszaken
• Feb 2013 HR-directeur

7. Hoe het allemaal begon…
Alg. directeur:
“Quick wins realiseren!”

8. Raad van bestuur

9. “Quick” win
Woon-werkverkeer
o OCMW:
oFietsvergoeding
oTerugbetaling openbaar vervoer
o Sinds 1/1/2010 verzelfstandiging
naar PC330:
oFietsvergoeding
oTerugbetaling openbaar vervoer
oWoon-werkverkeer auto

11. Voorbeeld: woon-werkverkeer

12. Quick win
Resultaat
Investering na 2
maanden terugverdiend
en

13. Raad van bestuur: Cijfers!?
• Nieuwe functie => nieuwe verwachtingen
• 2 vragen:
– Absenteïsmecijfers
– Stand van zaken evaluatiegesprekken?
• 2 Problemen
– Informatie zat decentraal….PD cijfers aanleveren?
– Evaluatieformulieren? Deel van het dossier?
• Resultaat
– Definitie absenteïsme + ad hoc cijfermateriaal
– Opstart tal van projecten ikv
digitalisering/informatisering

14. Definities
Digitalisering is het omzetten van data van een
analoog naar een digitale gegevensdrager.
Bv: het scannen van bestaande foto's en documenten
Informatisering is het toepassen van
informatietechnologie (ICT*) om op grotere schaal
gegevensverwerking te laten resulteren in informatie.
*Informatietechnologie (ICT) is een vakgebied dat
zich bezighoudt met informatiesystemen,
telecommunicatie en computers. Hieronder valt het
ontwikkelen en beheren van systemen, netwerken,
databases en websites.
Bron wikipedia

15. De projecten
1) e-personeelsdossier (2011)
2) Planningstool (2011)
3) Ultimo voor HR (2011)
4) Centrale rekrutering (2012)
5) e-loonbrieven en e-MC (2013)
6) epower (2013)
7) e-learning (2017)

16. e-personeelsdossiers
Digitalisering
• 570 personeelsdossiers (2011=>2018: 830 incl
artsen)
• 33 meter papier = 185.000 pagina’s
• Ontnieten => project met OCMW
• alles gescand en opgeslagen op 1 CD-rom
• MERAK  EASYPAY => automatische import
2011

17. e-personeelsdossiers
Informatisering
• Bestanden via script ingelezen in software
• Door schutbladen en toekenning barcode =>
gekoppeld aan juiste rubriek in software
• Voorbereiding is cruciaal!
2011

18. E-personeelsdossiers

19. e-personeelsdossiers
Voordelen:
• Meer vrije bureelruimte
• Opzoekwerk veel efficiënter
• Betere rapporteringmogelijkheden => “aantal
evaluatieformulieren?” met druk op de knop MAAR
“aantal” “status”!
• Veel minder “lijstjes”
• Automatische verwittigingen (einde proefperiode, einde
vervanging, leeftijdalert,…)
2011

20. Planningstool
Aanleiding
• Tijdsregistratie bestond al vóór 2010
• Doel: onregelmatige prestaties (bv late shift,
nachtshift, weekend) detecteren en daarna…..
 MANUEEL aantal uren berekenen
 MANUEEL verwerken in het loonpakket
Issue
• Manueel = kans op fouten
• Zeer arbeidsintensief
• Verschillende statuten = verschillende
voorwaarden
2011

21. Planningstool
Resultaat
• SP-Expert
• Import geëvalueerde prestaties in loonpakket
• Automatische verwerking van alle prestaties
– Onregelmatige uren
– Meeruren
– Verlofsaldi
– Maaltijdcheques ( excel door LG)
– Toeslagen
– Ziektedagen
– …
• Beschikbaarheid van de gegevens online,
opvolging door medewerker mogelijk
(planning, verlof, uren, …)
2011

22. Ultimo voor HR
Issue
• 1 groepmailadres voor personeelsdienst
• Wie beantwoordt welke mail?
• Heeft iemand al geantwoord op de mail?
• Wat was het antwoord naar die medewerker?
Veel deeltijdse medewerkers op PD => na
terugkeer telkens heel veel (reeds niet-wetende
opgeloste!) mails.
2011

24. Ultimo voor HR
Resultaat
• “Ultimo” = tool voor facility, IT en maintenance
management => IT en technische dienst
• HR karretje hieraan gekoppeld en ingepast in
bestaande procesflow
• Alle vragen voor HR centraal in een systeem
• Verschillendene lijsten:
– openstaande vragen
– vragen in onderzoek
– afgehandelde vragen
2011

25. Ultimo voor HR
Resultaat
• HR medewerker neemt die vragen op binnen
zijn expertisegebied => owner van de case
• Medewerker kan online status volgen
• Rapporteringsvoordelen
12.443 cases sinds start
2011

26. Centrale rekrutering
Issue
• Decentraal (vpk-dep) werden sollicitaties
afgehandeld => personeelsdienst niet
betrokken!
 Geen organisatiebreed beleid,
departementsafhankelijk.
 HR kreeg vragen over status, opvolging
maar had geen enkel zicht op sollicitaties.
• Onmogelijk om 1 lijst met actieve sollicitanten
te genereren (brieven, mails, fax,
telefonisch,…)
2012

27. Centrale rekrutering
Resultaat
• Samenwerking met CVWarehouse
• Centraal systeem online
• Alle sollicitaties verzameld in 1 systeem
• Beheer door HR, met toegang voor betrokken
leidinggevenden
• Procesflow voor elke sollicitant gelijk
• Status zichtbaar voor kandidaten
• Maandelijks dashboard
2012

29. e-loonbrieven en e-MC
Issue
• Loonbrieven: geprint, geplooid en in
enveloppe op pd
• Opdracht soc secr of alternatief?
• Maaltijdcheques per mw geleverd op pd en
opgehaald door elke LG => sorteren per
afdeling en beheer handtekenlijsten
2013

30. e-loonbrieven en e-MC
Resultaat
• Elke mw een azh-mailadres
• Automatische mailing na verwerking loonbrief
• Tijdswinst
• e-MC sinds 2013 in AZH, sinds 2016 verplicht
voor alle werkgevers
2013

31. Dilemma in 2013
All in one of verschillende partners?

32. POEF-project2013

33. POEF-project
POEF = “Persoonlijke ontwikkeling en
functioneren”
= Functioneringsgesprek met evaluatie-
aspecten
Via papieren versie gestart in 2012,
geïnformatiseerd vanaf 2014
2013

34. POEF
• Nadruk op verleden • Accent op toekomst
• Gericht op beoordeling • Gericht op ontwikkeling
•Manager over medewerker • Manager met medewerker
• Conclusies worden meegedeeld • Conclusies na overleg
• Passieve houding medewerker • Actieve houding medewerker
• Hiërarchische basis • Evenwaardigheid
• Machtsrelatie • Begeleidende relatie
• Koppeling verloning, bonus • Motivatie en ontwikkeling
• Formeel en verslag • Kan informeel

35. epower-poefgesprek
Samenwerking gestart in 2013
2013

36. POEF-gesprek
Issues
• Herinner vraag raad van bestuur…”stand van
zaken evaluatiegesprekken?”
• Schriftelijke verslaglegging was
arbeidsintensief, zowel voor mw als lg
• Historiek moeilijk hanteerbaar
=> Beslist: verslaglegging via software
2013

37. POEF:2-jaarlijkse cyclus
37
‘14-’15
A
f
s
p
r
a
k
e
n
:
d
o
n
e
R
e
s
u
l
t
a
t
e
n
:
d
o
n
e
‘16-’17
2016 2017
POEF-opvolging
‘16-’17
01/07-31/12
- Geen zelfevaluatie
- Enkel globale
beoordeling van
competenties,
resultaten en
bradfordfactor door
leidinggevende.
Deadline
31/12
POEF-terugblik’16-’17
POEF-afspraken’18-’19
- Zelfevaluatie wn
- Beoordeling per
competentie, per
resultaatsgebied.
- Bradfordfactor
- POP
- Verwachting tov LG
- Uitgebreid gesprek
LG-MW
- Ondertekenen door
LG en MW
‘18-’19
2018
POEF-opvolging
‘18-’19
Deadline
31/12
- Opvolging van de
afspraken ‘18-’19
- Enkel input van LG
- Bijsturing POP

38. POEF-gesprek

39. POEF-gesprek
Resultaat
• Geweldig!
• Vlotte integratie, gebruiksvriendelijk
• Opleiding werd voorzien (nu via e-learning)
(= enige module in epower waar dit nodig was om vooral
principes toe te lichten!)
• Opvolging centraal mogelijk
2014-2015

40. POEF-gesprek
Resultaat
• Statusrapportering heel eenvoudig
• Afspraken rond taken zijn ganse cyclus
duidelijk voor beide partijen
• Historiek voor mw én LG en LG+ beschikbaar
Gegevensupdate dagelijks vanuit
loonpakket => automatisch wijziging in
epower!
2014-2015

41. epower-functiebeschrijving
212 actieve fb
- Doel
- Taken
- Competenties
2014
Functiebeschrijving is basis voor
het POEF-gesprek

42. epower-opleiding
Enkel online met
goedkeuringsproces
afhankelijk van kost
Volledige historiek
sinds 2011 online
beschikbaar (vanuit
e-dossier ingelezen)
voor mw, LG’s en
HR
Uitgebreide rapportering:
• Opleidingsbudget
• Sociale balans
• Evaluatieresultaten per opleidingssessie
Leveranciersbeheer
Opleidingsadvies
Opleidingsfiches
> 22.000 registraties
2015

43. epower-personeelskorting
Issue
Kortingen verzamelen en up-to-date houden op
eigen intranet en via flyers verspreiden => weinig
effect en weinig gebruik. Grote inspanning nodig
van beide partijen.
Ism Benefits at
work
2017

44. Resultaat
Aanbod online, mw neemt actie om van voordeel te genieten.

45. epower-onkostennota’s
Enkel online met
goedkeuringsproces
Koppeling aan
gevolgde opleiding
Goedgekeurd =>
automatische
verwerking in
loonpakket voor
terugbetaling
2016

46. epower-vaardigheidsbeheer
MW én LG zicht op
te verwerven of
verworven
vaardigheden
Gekoppeld aan
opleidingen
Automatische
statuswijziging bij
wijziging status na
deelname/slagen bij
opleiding
Automatische
opvolging attesten
die beperkt geldig
zijn in tijd
Lijst van
vaardigheden
afhankelijk van de
rol(len) die
medewerker heeft
Pluspunt bij
accreditatie
2017

47. e-learning
Issue
• Accreditatie ZH
• Op korte tijd medewerkers trainen + toetsen
• Onmogelijk op klassieke wijze
Resultaat
Via Iqualify van Infoland: Na 6 maanden 11
modules online met meer dan 50% mw’s
actief
2017

48. Onze ervaring
 Processen kwantificeren (vb quick win)
 Tijd nemen om na te denken over
anders werken => winst op lange
termijn
 Systemen kunnen communiceren
1 geïntegreerd verhaal niet noodzakelijk
 Systemen zonder nood aan handleiding
 Kostreducerend door proces aan te
passen aan technologie ( op maat)

49. Van PD naar HR
• Stijging FTE PD van 4,1
naar 5,6 (directie incluis)
op 7 jaar tijd
• Stijging aantal mw’s op 7
jaar > 100
• Sinds 2018 ook 130 artsen
in beheer door HR
575
605
635
665
695
2010 2011 2012 2013 2014 2015 2016 2017
Evolutie # koppen
Koppen
Dankzij projecten:
• Sterke toename service
• Gedetailleerde rapportering
• Centrale procescontrole
• Data is weten
• Verhoogde efficiëntie