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Kommunikation, Arbeitsstrukturen und Rechenschaft von Hochschulräten

Präsentation von Prof. Dr. Frank Ziegele, Geschäftsführer, CHE Centrum für Hochschulentwicklung, auf der Konferenz "Wie sollen Hochschulräte arbeiten?" am 9. September 2010 in Berlin

1 von 17
Empfehlungen und Denkanstöße (II)
                Kommunikation, Arbeitsstrukturen und
                   Rechenschaft von Hochschulräten



                         Prof. Dr. Frank Ziegele | Berlin
                                            09.09.2010

www.che‐concept.de
Aufbau



                     1. Kommunikation und Transparenz
                    1. Kommunikation und Transparenz


                                    2. Arbeitsstrukturen
                                   2. Arbeitsstrukturen


                          3. Rechenschaft und Kontrolle
                         3. Rechenschaft und Kontrolle


                                          gesetzlich wenig
                                         gesetzlich wenig
                                    geregelt/regelbar, v.a. interne
                                   geregelt/regelbar, v.a. interne
                                        Managementaufgabe
                                       Managementaufgabe


Konferenz Hochschulräte | Frank Ziegele | 09.09.2010                  2
1. Kommunikation und Transparenz


                          1.1 Interne Kommunikation und
                          1.1 Interne Kommunikation und
                                    Transparenz
                                    Transparenz

           •     „Wir müssen noch Fremdheit abbauen“
           •     „Der Hochschulrat ist das höchste Gremium,
                 aber kaum einer kennt es“
           •     „Der Senat will nicht überfahren werden“
           •     „Es darf nicht alles über Flaschenhals des
                 Präsidiums kommuniziert werden“
           •     „Wenn an der Uni eine Stimmung entsteht, dass
                 Entscheidungen im Hinterzimmer entschieden
                 werden, ist das schlecht“


Konferenz Hochschulräte | Frank Ziegele | 09.09.2010             3
1. Kommunikation und Transparenz

                          1.1 Interne Kommunikation und
                          1.1 Interne Kommunikation und
                                    Transparenz
                                    Transparenz
                         HSR rechtzeitig in entscheidende Fragestellungen
                        HSR rechtzeitig in entscheidende Fragestellungen
                         einbinden
                        einbinden
                        ••laufenden Austausch mit Vorsitz pflegen
                           laufenden Austausch mit Vorsitz pflegen
                        ••zyklisches standardisiertes Berichtssystem
                           zyklisches standardisiertes Berichtssystem
                         Dem HSR strukturierte Begegnungen mit
                        Dem HSR strukturierte Begegnungen mit
                         hochschulinternen Akteuren ermöglichen
                        hochschulinternen Akteuren ermöglichen

                          Nicht öffentlich tagen und keine Verlaufsprotokolle
                         Nicht öffentlich tagen und keine Verlaufsprotokolle
                          nach außen geben, aber auch keine “Black box” sein
                         nach außen geben, aber auch keine “Black box” sein
                         ••kontinuierlichen Austausch Vorsitz – Hochschulleitung
                            kontinuierlichen Austausch Vorsitz – Hochschulleitung
                          pflegen
                         pflegen
                         ••in Abstimmung mit Hochschulleitung Transparenz über
                            in Abstimmung mit Hochschulleitung Transparenz über
                          wesentliche Beschlüsse (mit Begründung) herstellen
                         wesentliche Beschlüsse (mit Begründung) herstellen
                         ••Dialog mit weiteren hochschulinternen Akteuren suchen
                            Dialog mit weiteren hochschulinternen Akteuren suchen
                          (Senat, Dekane, Studierende, Personalrat…)
                         (Senat, Dekane, Studierende, Personalrat…)
Konferenz Hochschulräte | Frank Ziegele | 09.09.2010                                4
1. Kommunikation und Transparenz


                         1.2 Externe Kommunikation und
                         1.2 Externe Kommunikation und
                                   Transparenz
                                   Transparenz



                                   Einerseits: Andererseits:

         „Externe Kommunikation                        „keine
            gehört zur operativen                      Geheimniskrämerei“
                     Aufgabe der                       (Brücke in die
            Präsidien/Rektorate.“                      Gesellschaft!)



Konferenz Hochschulräte | Frank Ziegele | 09.09.2010                        5
1. Kommunikation und Transparenz


                        1.2 Externe Kommunikation und
                        1.2 Externe Kommunikation und
                                  Transparenz
                                  Transparenz

                          in Abstimmung mit Vorsitz Website für HSR
                         in Abstimmung mit Vorsitz Website für HSR
                          unterhalten
                         unterhalten
                         ••(Besetzung, Ansprechpartner, Termine, Themen,
                            (Besetzung, Ansprechpartner, Termine, Themen,
                          wesentliche Entscheidungen…)
                         wesentliche Entscheidungen…)


                         •• keine eigene Öffentlichkeitsarbeit betreiben
                             keine eigene Öffentlichkeitsarbeit betreiben
                         •• keine informellen Kanäle an Leitung vorbei
                             keine informellen Kanäle an Leitung vorbei
                             nutzen
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                         •• Aktualisierung der Website veranlassen
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                         •• als Botschafter und Lobby für die Hochschule
                             als Botschafter und Lobby für die Hochschule
                             agieren
                            agieren



Konferenz Hochschulräte | Frank Ziegele | 09.09.2010                        6

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Kommunikation, Arbeitsstrukturen und Rechenschaft von Hochschulräten

  • 1. Empfehlungen und Denkanstöße (II) Kommunikation, Arbeitsstrukturen und Rechenschaft von Hochschulräten Prof. Dr. Frank Ziegele | Berlin 09.09.2010 www.che‐concept.de
  • 2. Aufbau 1. Kommunikation und Transparenz 1. Kommunikation und Transparenz 2. Arbeitsstrukturen 2. Arbeitsstrukturen 3. Rechenschaft und Kontrolle 3. Rechenschaft und Kontrolle gesetzlich wenig gesetzlich wenig geregelt/regelbar, v.a. interne geregelt/regelbar, v.a. interne Managementaufgabe Managementaufgabe Konferenz Hochschulräte | Frank Ziegele | 09.09.2010 2
  • 3. 1. Kommunikation und Transparenz 1.1 Interne Kommunikation und 1.1 Interne Kommunikation und Transparenz Transparenz • „Wir müssen noch Fremdheit abbauen“ • „Der Hochschulrat ist das höchste Gremium, aber kaum einer kennt es“ • „Der Senat will nicht überfahren werden“ • „Es darf nicht alles über Flaschenhals des Präsidiums kommuniziert werden“ • „Wenn an der Uni eine Stimmung entsteht, dass Entscheidungen im Hinterzimmer entschieden werden, ist das schlecht“ Konferenz Hochschulräte | Frank Ziegele | 09.09.2010 3
  • 4. 1. Kommunikation und Transparenz 1.1 Interne Kommunikation und 1.1 Interne Kommunikation und Transparenz Transparenz HSR rechtzeitig in entscheidende Fragestellungen HSR rechtzeitig in entscheidende Fragestellungen einbinden einbinden ••laufenden Austausch mit Vorsitz pflegen laufenden Austausch mit Vorsitz pflegen ••zyklisches standardisiertes Berichtssystem zyklisches standardisiertes Berichtssystem Dem HSR strukturierte Begegnungen mit Dem HSR strukturierte Begegnungen mit hochschulinternen Akteuren ermöglichen hochschulinternen Akteuren ermöglichen Nicht öffentlich tagen und keine Verlaufsprotokolle Nicht öffentlich tagen und keine Verlaufsprotokolle nach außen geben, aber auch keine “Black box” sein nach außen geben, aber auch keine “Black box” sein ••kontinuierlichen Austausch Vorsitz – Hochschulleitung kontinuierlichen Austausch Vorsitz – Hochschulleitung pflegen pflegen ••in Abstimmung mit Hochschulleitung Transparenz über in Abstimmung mit Hochschulleitung Transparenz über wesentliche Beschlüsse (mit Begründung) herstellen wesentliche Beschlüsse (mit Begründung) herstellen ••Dialog mit weiteren hochschulinternen Akteuren suchen Dialog mit weiteren hochschulinternen Akteuren suchen (Senat, Dekane, Studierende, Personalrat…) (Senat, Dekane, Studierende, Personalrat…) Konferenz Hochschulräte | Frank Ziegele | 09.09.2010 4
  • 5. 1. Kommunikation und Transparenz 1.2 Externe Kommunikation und 1.2 Externe Kommunikation und Transparenz Transparenz Einerseits: Andererseits: „Externe Kommunikation „keine gehört zur operativen Geheimniskrämerei“ Aufgabe der (Brücke in die Präsidien/Rektorate.“ Gesellschaft!) Konferenz Hochschulräte | Frank Ziegele | 09.09.2010 5
  • 6. 1. Kommunikation und Transparenz 1.2 Externe Kommunikation und 1.2 Externe Kommunikation und Transparenz Transparenz in Abstimmung mit Vorsitz Website für HSR in Abstimmung mit Vorsitz Website für HSR unterhalten unterhalten ••(Besetzung, Ansprechpartner, Termine, Themen, (Besetzung, Ansprechpartner, Termine, Themen, wesentliche Entscheidungen…) wesentliche Entscheidungen…) •• keine eigene Öffentlichkeitsarbeit betreiben keine eigene Öffentlichkeitsarbeit betreiben •• keine informellen Kanäle an Leitung vorbei keine informellen Kanäle an Leitung vorbei nutzen nutzen •• Aktualisierung der Website veranlassen Aktualisierung der Website veranlassen •• als Botschafter und Lobby für die Hochschule als Botschafter und Lobby für die Hochschule agieren agieren Konferenz Hochschulräte | Frank Ziegele | 09.09.2010 6
  • 7. 1. Kommunikation und Transparenz Erneut zeigt sich: erfolgreiche Arbeit Erneut zeigt sich: erfolgreiche Arbeit des HSR ist immer ein Balanceakt, auch des HSR ist immer ein Balanceakt, auch in der Kommunikation. in der Kommunikation. Kritikfähigkeit gg. Kritikfähigkeit gg. keinen Konfron- keinen Konfron- Leitung demon- Leitung demon- tationskurs fahren, tationskurs fahren, strieren, kontrollieren strieren, kontrollieren kein Machtkampf kein Machtkampf Vertraulichkeit wahren Vertraulichkeit wahren möglichst transparent möglichst transparent (Bedingung für (Bedingung für sein sein Offenheit) Offenheit) nicht als verlängerter nicht als verlängerter die Hochschulleitung die Hochschulleitung Arm der Leitung Arm der Leitung öffentlich unterstützen öffentlich unterstützen auftreten auftreten Konferenz Hochschulräte | Frank Ziegele | 09.09.2010 7
  • 8. 2. Arbeitsstrukturen 2. Arbeitsstrukturen (aus der Vielfalt der Themen nur zwei Aspekte …) • administrative Unterstützung • Vorlagen Konferenz Hochschulräte | Frank Ziegele | 09.09.2010 8
  • 9. 2. Arbeitsstrukturen 2.1 Administrative Unterstützung 2.1 Administrative Unterstützung • „Will der Hochschulrat Gestaltungswillen entfalten, braucht er unabhängige administrative Unterstützung.“ • Loyalitäts-/Rollenkonflikte: „Gratwanderung zwischen Loyalität zu Präsidium und Hochschulrat“ Konferenz Hochschulräte | Frank Ziegele | 09.09.2010 9
  • 10. 2. Arbeitsstrukturen 2. Administrative Unterstützung 2. Administrative Unterstützung •• Hochschulen anhalten, ihren Hochschulräten eine Hochschulen anhalten, ihren Hochschulräten eine Geschäftsstelle zur Verfügung zu stellen Geschäftsstelle zur Verfügung zu stellen •• fachlichen Rat seitens ministerieller Arbeitsebene fachlichen Rat seitens ministerieller Arbeitsebene anbieten anbieten •• Überblick bereit stellen (Rolle des HSR, Aufgaben Überblick bereit stellen (Rolle des HSR, Aufgaben und Befugnisse, Gesetzeslage, …) und Befugnisse, Gesetzeslage, …) •• Starterkit bereitstellen (Grundinformationen) Starterkit bereitstellen (Grundinformationen) •• eigenständige Geschäftsstelle gewähren, Personal eigenständige Geschäftsstelle gewähren, Personal (ggf. Teilzeit) dem Vorsitz zuordnen (ggf. Teilzeit) dem Vorsitz zuordnen •• Umsetzungskontrolle der Beschlüsse, entspr. Umsetzungskontrolle der Beschlüsse, entspr. Berichterstattung Berichterstattung (Geschäftsordnung erarbeiten, Umlaufverfahren (Geschäftsordnung erarbeiten, Umlaufverfahren vorsehen, Erfahrungsaustausch suchen, vorsehen, Erfahrungsaustausch suchen, Tagesordnung mitprägen…) Tagesordnung mitprägen…) Konferenz Hochschulräte | Frank Ziegele | 09.09.2010 10
  • 11. 2. Arbeitsstrukturen 2.2 Vorlagen 2.2 Vorlagen • „Aufbereitung der Informationen ist extrem wichtig (angesichts knapper Sitzungszeit)“ • „Es hat bestimmt ein Jahr gedauert, bis die Vorlagen so waren, dass auf deren Basis entschieden werden konnte“ häufige Kritik: Vorlagen zu spät übermittelt; zu umfangreich; Einordnung / Bewertung schwierig („heile Welt?“) Konferenz Hochschulräte | Frank Ziegele | 09.09.2010 11
  • 12. 2. Arbeitsstrukturen 2.2 Vorlagen 2.2 Vorlagen Sitzungsunterlagen möglichst kurz und übersichtlich Sitzungsunterlagen möglichst kurz und übersichtlich aufbereiten: aufbereiten: ••standardisierte Kennzahlen, möglichst mit standardisierte Kennzahlen, möglichst mit Vergleichswerten Vergleichswerten ••umfangreichen Vorlagen management summary umfangreichen Vorlagen management summary voranstellen voranstellen ••Entscheidungsbedarf für jeden TOP benennen Entscheidungsbedarf für jeden TOP benennen (Stellungnahme, Beschluss, Kenntnisnahme…) (Stellungnahme, Beschluss, Kenntnisnahme…) ••Unterlagen rechtzeitig übermitteln Unterlagen rechtzeitig übermitteln •• Know-how in Bezug auf Kennzahlentableaus und Know-how in Bezug auf Kennzahlentableaus und Unterlagengestaltung einfließen lassen Unterlagengestaltung einfließen lassen Konferenz Hochschulräte | Frank Ziegele | 09.09.2010 12
  • 13. 3. Rechenschaft und Kontrolle 3. Rechenschaft und Kontrolle • Rechenschaftspflicht des Hochschulrates • Abberufungsmöglichkeit Konferenz Hochschulräte | Frank Ziegele | 09.09.2010 13
  • 14. 3. Rechenschaft und Kontrolle 3.1 Rechenschaftspflicht des 3.1 Rechenschaftspflicht des Hochschulrates Hochschulrates „Das ist abstrus: Entscheidungsgewalt ohne Rechenschaftspflicht.“ Konferenz Hochschulräte | Frank Ziegele | 09.09.2010 14
  • 15. 3. Rechenschaft und Kontrolle 3.1 Rechenschaftspflicht des 3.1 Rechenschaftspflicht des Hochschulrates Hochschulrates Rechenschafts-/Berichtspflicht des Rechenschafts-/Berichtspflicht des Hochschulrates vorsehen Hochschulrates vorsehen ••öffentliche Zwischenbilanz über Arbeitsschwerpunkte öffentliche Zwischenbilanz über Arbeitsschwerpunkte und Ergebnisse und Ergebnisse •• bei der Auswahl der HSR-Mitglieder Interessens- bei der Auswahl der HSR-Mitglieder Interessens- / /Loyalitätskonflikte und unmittelbare Loyalitätskonflikte und unmittelbare Konkurrenzsituation beachten Konkurrenzsituation beachten •• Handeln bei Befangenheit ansprechen / /regeln Handeln bei Befangenheit ansprechen regeln sich regelmäßig einer extern sich regelmäßig einer extern moderierten/durchgeführten Evaluation stellen moderierten/durchgeführten Evaluation stellen Konferenz Hochschulräte | Frank Ziegele | 09.09.2010 15
  • 16. 3. Rechenschaft und Kontrolle 3.2 Abberufungsmöglichkeit 3.2 Abberufungsmöglichkeit „Man kann noch nicht mal rausgeschmissen werden.“ Beispiel Uni Paderborn Konferenz Hochschulräte | Frank Ziegele | 09.09.2010 16
  • 17. 3. Rechenschaft und Kontrolle 3.2 Abberufungsmöglichkeit 3.2 Abberufungsmöglichkeit Möglichkeit der Abberufung von Möglichkeit der Abberufung von Hochschulratsmitgliedern vorsehen Hochschulratsmitgliedern vorsehen ••durch gemeinsamen Beschluss der Hochschulleitung, durch gemeinsamen Beschluss der Hochschulleitung, des Senats und des Hochschulrates (qualifizierte des Senats und des Hochschulrates (qualifizierte Mehrheiten) Mehrheiten) Konferenz Hochschulräte | Frank Ziegele | 09.09.2010 17