1. BỘ NỘI VỤ
TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI
KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG
KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP
TỔ CHỨC CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ TẠI
VĂN PHÒNG HĐND, UBND HUYỆN TRÙNG KHÁNH,
TỈNH CAO BẰNG
Khóa luận tốt nghiệp ngành : QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG
Người hướng dẫn : THS. LÂM THU HẰNG
Sinh viên thực hiện : HOÀNG THỊ BAY
Mã số sinh viên : 1305QTVB005
Khóa : 2013-2017
Lớp : ĐH QTVP 13B
HÀ NỘI - 2017

2. LỜI CAM ĐOAN
Em xin cam đoan đây là bài khóa luận được phát triển và hoàn thiện
trong thời gian thực tập tại UBND huyện Trùng Khánh, tỉnh Cao Bằng.
Tài liệu được sử dụng trong báo cáo có tính xác thực và được lấy từ
những nguồn đáng tin cậy trong UBND huyện.
Hà Nội, ngày 20 tháng 04 năm 2017
Tác giả
Hoàng Thị Bay

3. LỜI CẢM ƠN
Được sự phân công của Khoa Quản trị văn phòng Trường Đại học Nội
vụ Hà Nội và sự đồng ý của cô giáo hướng dẫn Ths. Lâm Thu Hằng, em đã
thực hiện đề tài “Tổ chức công tác văn thư, lưu trữ tại Văn phòng HĐND-
UBND huyện Trùng Khánh, tỉnh Cao Bằng”.
Từ những kiến thức được trang bị trên ghế nhà trường,được sự giúp đỡ,
hướng dẫn tận tình của các thầy cô giáo Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, tập
thể cán bộ, công chức của khối Văn phòng HĐND-UBND huyện Trùng
Khánh đặc biệt là cán bộ văn thư Hoàng Thị Ngà và cô giáo Lâm Thu Hằng
trong thời gian viết khoá luận đã trang bị cho em những kiến thức làm cơ sở,
nền tảng cho việc tiếp thu tri thức mới cũng như kỹ năng nghề nghiệp, giúp
đỡ em trong quá trình vận dụng kiến thức đã học tại trường vào thực hiện những
công việc thực tế của cơ quan nơi thực tập và hoàn thành khoá luận này.
Mặc dù đã có nhiều cố gắng song do hạn chế về thời gian và phạm vi
kiến thức nên khóa luận không thể tránh khỏi những thiếu sót. Rất mong nhận
được sự góp ý của quý thầy cô giáo cũng như các cô, chú, anh, chị trong cơ
quan để bài khóa luận của em được hoàn thiện hơn.
Em xin chân thành cảm ơn!

4. DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT
STT Từ viết tắt Nghĩa đầy đủ
1 HĐND-UBND Hội đồng nhân dân- Ủy ban nhân dân
2 HĐND Hội đồng nhân dân
3 UBND Ủy ban nhân dân

5. MỤC LỤC
LỜI CAM ĐOAN
LỜI CẢM ƠN
DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT
MỞ ĐẦU .......................................................................................................... 1
1. Lý do chọn đề tài....................................................................................... 1
2.Lịch sử nghiên cứu vấn đề ......................................................................... 2
3. Mục tiêu nghiên cứu của đề tài ................................................................. 3
4. Nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài................................................................ 4
5. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu............................................................. 4
6. Phương pháp nghiên cứu........................................................................... 5
8. Cấu trúc của đề tài..................................................................................... 5
NỘI DUNG....................................................................................................... 6
CHƯƠNG 1: NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ,
LƯU TRỮ ........................................................................................................ 6
1.1. Lý luận chung về công tác văn thư. ...................................................... 6
1.1.1. Khái niệm công tác văn thư .............................................................. 6
1.1.2. Vị trí, tác dụng của công tác văn thư ................................................ 6
1.1.3. Nội dung công tác văn thư ................................................................ 8
1.2. Lý luận chung về công tác lưu trữ. .....................................................10
1.2.1. Khái niệm, vai trò, nội dung và nguyên tắc của công tác lưu trữ...10
1.2.1.1. Khái niệm....................................................................................10
1.2.1.2. Nội dung......................................................................................11
1.2.1.3. Vai trò..........................................................................................11
1.2.1.4. Nguyên tắc ..................................................................................12
1.2.1.5. Chính sách của nhà nước về lưu trữ............................................12
1.2.2. Khái niệm, đặc điểm, loại hình và ý nghĩa của tài liệu lưu trữ.......13
1.2.2.1. Khái niệm....................................................................................13

6. 1.2.2.2. Đặc điểm .....................................................................................13
1.2.2.3. Loại hình .....................................................................................13
1.2.2.4. Ý nghĩa của tài liệu lưu trữ .........................................................14
1.3. Khái niệm, nội dung và vai trò của tổ chức công tác văn thư, lưu trữ.....15
1.3.1. Khái niệm tổ chức công tác văn thư, lưu trư...................................15
1.3.2. Nội dung tổ chức công tác văn thư, lưu trữ ....................................15
1.4. Tính chất và mối quan hệ giữa công tác văn thư và côn tác lưu trữ...16
1.4.1. Tính chất của công tác văn thư và công tác lưu trữ........................16
1.4.2. Mối quan hệ giữa công tác văn thư và công tác lưu trữ..................17
Tiểu kết........................................................................................................18
CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU
TRỮ TẠI VĂN PHÒNG HĐND- UBND HUYỆN TRÙNG KHÁNH.....19
2.1. Khái quát về UBND huyện Trùng Khánh............................................19
2.1.1. Quá trình hình thành..........................................................................19
2.1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND
huyện Trùng Khánh.....................................................................................21
2.1.2.1.Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn................................................21
2.1.2.2. Cơ cấu tổ chức của UBND huyện Trùng Khánh ...........................21
2.1.3. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của văn phòng
huyện Trùng Khánh.....................................................................................23
2.1.3.1. Tổ chức và hoạt động của Văn phòng HĐND-UBND huyện Trùng
Khánh ..........................................................................................................23
2.1.3.2. Vị trí, chức năng của văn phòng huyện Trùng Khánh...................23
2.1.3.3. Nhiệm vụ và quyền hạn .................................................................24
2.1.3.4. Cơ cấu tổ chức và lề lối làm việc...................................................24
2.1.3.5. Xác định vị trí việc làm và xây dựng bản mô tả việc các vị trí trong
Văn phòng HĐND và UBND huyện Trùng Khánh...................................26

7. 2.2. Thực trạng tổ chức công tác văn thư, lưu trữ tại UBND huyện Trùng
Khánh ..........................................................................................................32
2.2.1. Tổ chức bộ phận quản lý văn thư, lưu trữ.........................................32
2.2.2. Tổ chức nhân sự làm công tác văn thư, lưu trữ ................................34
2.2.3. Tổ chức và xây dựng các biện pháp ban hành văn bản chỉ đạo và
hướng dẫn nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ ..........................................36
2.2.4. Tổ chức thực hiện các nghiệp vụ văn thư, lưu trữ ............................39
2.2.4.1. Soạn thảo và ban hành văn bản......................................................39
2.2.4.2. Quy trình quản lý văn bản đi..........................................................41
2.2.4.3. Quy trình quản lý văn bản đến.......................................................42
2.2.4.4. Việc quản lý và sử dụng con dấu...................................................45
2.2.4.5. Lập hồ sơ hiện hành và giao nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan.......47
2.2.4.6. Hoạt động lưu trữ...........................................................................48
2.2.5. Tổ chức ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ ..52
2.2.5.1. Ứng dụng phần mềm văn phòng điện tử E-office trong quản lý văn
bản đến tại văn phòng HĐND và UBND huyện Trùng Khánh ..................53
2.2.5.2. Quy trình quản lý văn bản đến tại UBND huyện theo hệ thống phần
mềm Eoffice................................................................................................55
2.2.5.3. Quy trình quản lý văn bản đi tại UBND huyện theo hệ thống phần
mềm E-office...............................................................................................56
2.2.5.4. Những kết quả đã đạt được và hạn chế từ ứng dụng phần mềm văn
phòng điện tử Eoffice trong công tác văn thư tại UBND huyện Trùng
Khánh, tỉnh Cao Bằng.................................................................................57
2.2.6. Tổ chức các hoạt động kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ trong Văn
phòng UBND huyện Trùng Khánh.............................................................58
2.2.7. Tổ chức sơ kết, tổng kết công tác văn thư, lưu trữ ...........................60
2.3. Nhận xét ...............................................................................................60
2.3.1. Ưu điểm.............................................................................................60

8. 2.3.2. Hạn chế..............................................................................................62
2.3.3. Nguyên nhân .....................................................................................63
Tiểu kết........................................................................................................64
CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN TỔ CHỨC CÔNG
TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ TẠI VĂN PHÒNG HĐND- UBND HUYỆN
TRÙNG KHÁNH ..........................................................................................65
3.1. Hoàn thiện hình thức tổ chức công tác văn thư và kiện toàn bộ phận
làm công tác văn thư, lưu trữ tại Văn phòng HĐND- UBND huyện Trùng
Khánh ..........................................................................................................65
3.2. Nâng cao nhận thức và tăng cường trách nhiệm của cán bộ lãnh đạo và
cán bộ công chức, viên chức về vai trò của công tác văn thư, lưu trữ........66
3.3. Nâng cao trình độ của cán bộ văn thư, lưu trữ.....................................68
3.4. Đầu tư về cơ sở vật chất, trang thiết bị phụ trợ....................................70
3.5. Xây dựng và hoàn thiện một cách đồng bộ các văn bản, chỉ đạo, hướng
dẫn về công tác văn thư, lưu trữ tại UBND huyện .....................................71
3.6. Mở rộng diện tích kho lưu trữ và xây dựng kho lưu trữ tập trung theo
hướng hiện đại hóa......................................................................................71
3.7. Ứng dụng Công nghệ thông tin trong công tác văn thư, lưu trữ..........72
3.8. Tăng cường công tác thanh tra, kiểm tra đánh giá...............................73
Tiểu kết........................................................................................................75
KẾT LUẬN....................................................................................................76
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO.....................................................77
PHỤ LỤC

9. 1
MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Văn thư lưu trữ là công tác có ý nghĩa hết sức quan trọng và là công tác
thường xuyên đối với mỗi cơ quan trong lĩnh vực quản lý hành chính nhà
nước. Tuy mỗi cơ quan, tổ chức có chức năng, nhiệm vụ riêng nhưng đều có
một đặc điểm chung là trong quá trình hoạt động đều sản sinh những giấy tờ
liên quan và những văn bản, tài liệu có giá trị đều được lưu giữ lại để tra cứu,
sử dụng khi cần thiết. Bởi đây là những bản gốc, bản chính, là căn cứ xác
nhận sự việc đã xảy ra và có giá trị pháp lý rất cao. Do đó, khi các cơ quan, tổ
chức được thành lập, công tác văn thư, lưu trữ sẽ tất yếu được hình thành vì
đó là "huyết mạch" trong hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức. Công tác văn
thư, lưu trữ nhằm đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ kịp thời cho việc
lãnh đạo, quản lý điều hành công việc, thực hiện chức năng, nhiệm vụ, ảnh
hưởng trực tiếp tới việc giải quyết công việc hằng ngày, tới chất lượng và
hiệu quả hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức.
UBND huyện Trùng Khánh từ khi thành lập đến nay rất chú trọng về
công tác văn thư, lưu trữ và xem đây là một nhiệm vụ then chốt trong việc
quản lý và chỉ đạo mọi hoạt động của UBND huyện. Vì thế, công tác văn thư,
lưu trữ của UBND huyện đã đi vào nề nếp và đạt được những kết quả đáng
khích lệ. Bên cạnh những kết quả đạt được vẫn còn một số hạn chế nhất định
như công tác tổ chức nhân sự làm văn thư, lưu trữ chưa được kiện toàn; đội
ngũ cán bộ văn thư, lưu trữ còn thiếu về số lượng; hệ thống văn bản quản lý
công tác văn thư, lưu trữ còn thiếu, chất lượng văn bản chưa cao,..
Nhằm sớm khắc phục tình trạng trên, từng bước chấn chỉnh, tăng
cường công tác văn thư, lưu trữ , đồng thời tăng cường khả năng khai thác
thông tin lưu trữ phục vụ cho hoạt động quản lý, nghiên cứu khoa học của
UBND huyện và các nhu cầu chính đáng khác cần phải nhanh chóng tìm ra
các biện pháp để thay đổi cách quản lý công tác văn thư, lưu trữ của UBND

10. 2
huyện có tính khoa học và mang lại hiệu quả cao. Xuất phát từ thực tế trên,
em chọn đề tài “Tổ chức công tác văn thư, lưu trữ tại Văn phòng HĐND,
UBND huyện Trùng Khánh, tỉnh Cao Bằng” làm đề tài cho bài khóa luận
tốt nghiệp của mình. Thông qua đề tài này, nhằm xem xét và nghiên cứu thực
trạng công tác văn thư, lưu trữ để đề xuất một số biện pháp nhằm nâng cao
hiệu quả công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan.
Báo cáo sau đây là kết quả của quá trình khảo sát thực tế cùng sự kết
hợp với lý luận chuyên môn mà em đã đúc rút được tại cơ quan thực tập.
2.Lịch sử nghiên cứu vấn đề
Công tác văn thư, lưu trữ là công tác giữ vai trò quan trọng trong các cơ
quan Nhà nước nói chung và các doanh nghiệp nói riêng, cho nên vấn đề này
được rất nhiều người quan tâm nghiên cứu ở các khía cạnh khác nhau. Cho
đến nay ở Việt Nam đã có nhiều công trình nghiên cứu, nhiều luận văn tốt
nghiệp đã đề cập đến vấn đề về công tác văn thư, lưu trữ như:
Đề tài nghiên cứu khoa học của TS. Dương Văn Khảm: “Cơ sở khoa
học để tổ chức quản lý nhà nước về công tác lưu trữ 1999-2001”. Đề tài chủ
yếu tập trung vào việc đánh giá thực trạng tổ chức lưu trữ, hệ thống đào tạo
cán bộ công chức của nước ta trong giai đoạn từ khi có ngành Lưu trữ hình
thành. Đề tài đề xuất một cơ chế quản lý nhà nước về công tác lưu trữ.
Khóa luận tốt nghiệp của sinh viên : Trần Thị Thúy: “ Thực trạng và
biện pháp hoàn thiện công tác văn thư, lưu trữ tại xí nghiệp sửa chữa tàu 81”
khóa luận nêu lên thực trạng hoạt động công tác văn thư lưu trữ tại xí nghiệp.
Khóa luận tốt nghiệp của sinh viên Bùi Thị Mến: “Tiếp tục hoàn thiện
công tác văn thư lưu trữ tại trường Cao đẳng nghề số 3- Bộ Quốc Phòng.
Nghiên cứu khoa học của Đặng Thị Nhung “ Công tác văn thư ở
UBND Tuyên Quang và một số ý kiến”
Nghiên cứu khoa học của Phạm Thị Thu Nhàn “ Công tác Lưu trữ tại
công ty cổ phần Sông Đà 11- Thực trạng và giải pháp”.

11. 3
Báo cáo thực tập tốt nghiệp công tác văn thư lưu trữ tại văn phòng
HĐND, UBND huyện Đông Sơn của sinh viên Nguyễn Thị Lan- Trường Đại
học khoa học xã hội và nhân văn.
Báo cáo thực tập công tác văn thư lưu trữ tại UBND huyện Bình Liêu
của sinh viên La Thị Hằng- Trường Đại học Nội vụ Hà Nội.
Báo cáo công tác văn thư lưu trữ và quản trị văn phòng tại UBND xã
Bình Hòa- sinh viên Đỗ Cường Phú- Học viện Hành chính Quốc gia.
Khóa luận “Thực trạng công tác văn thư tại Tổng cục thi hành án dân
sự- Bộ Tư Pháp”- sinh viên Nguyễn Quốc Hỷ- Trường Đại học Thành đô.
Khóa luận “ Tổ chức công tác văn thư, lưu trữ tại UBND huyện Thiệu
Hóa” – Sinh viên Nguyễn Thị Hiền- Trường Đại học Nội vụ Hà Nội.
Đề tài “ Công tác văn thư, lưu trữ tại UBND huyện Đồng Hỷ” của Lê
Thị Phượng- Lưu trữ viên tại UBND huyện Đồng Hỷ, năm 2009.
Các tài liệu trên đã nghiên cứu khá rõ, cụ thể và đánh giá công tác văn
thư, lưu trữ một cách chính xác và khách quan. Ngoài ra các tài liệu này còn
đưa ra các quy định của Nhà nước và các giải pháp để công tác này đạt hiệu
quả cao hơn. Các công trình nghiên cứu trên đề cập đến vấn đề về công tác
văn thư, lưu trữ dưới các góc độ khác nhau cả về lý luận và thực tiễn nhưng
chưa có công trình nghiên cứu nào đề cập đến việc tổ chức công tác văn thư,
lưu trữ tại Văn phòng HĐND, UBND huyện Trùng Khánh, tỉnh Cao Bằng. Vì vậy,
đề tài mà em lựa chọn để nghiên cứu không trùng với các công trình nghiên cứu đã
công bố.
Những tài liệu trên là những gợi ý quý báu, có giá trị tham khảo, kế
thừa giúp em tiến hành nghiên cứu đề tài “ Tổ chức công tác văn thư, lưu trữ
tại Văn phòng HĐND, UBND huyện Trùng Khánh, tỉnh Cao Bằng.”
3. Mục tiêu nghiên cứu của đề tài
- Làm rõ một số vấn đề lý luận về công tác văn thư, lưu trữ.
- Phân tích và đánh giá thực trạng việc tổ chức công tác văn thư, lưu

12. 4
trữ của UBND huyện Trùng Khánh, từ đó khái quát những ưu điểm, hạn chế
cũng như nguyên nhân trong việc tổ chức công tác văn thư, lưu trữ tại UBND
huyện Trùng Khánh.
- Đề xuất một số giải giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả tổ chức công
tác văn thư, lưu trữ tại UBND huyện Trùng Khánh.
4. Nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài
- Khảo sát, đánh giá thực tế công tác văn thư, lưu trữ tại Văn phòng
HĐND, UBND huyện Trùng Khánh, từ đó đề xuất một số giải pháp nhằm
nâng cao hiệu quả tổ chức công tác văn thư, lưu trữ tại cơ quan.
- Khảo sát, đánh giá vai trò của lãnh đạo văn phòng trong việc tổ chức
công tác văn thư, lưu trữ tại UBND huyện Trùng Khánh.
- Khảo sát tình hình tổ chức công tác văn thư, lưu trữ tại Văn phòng
HĐND, UBND huyện Trùng Khánh.
5. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
- Đối tượng nghiên cứu:
+ Tổ chức công tác văn thư, lưu trữ.
+ Các biện pháp tổ chức công tác văn thư, lưu trữ.
+ Thực trạng tổ chức công tác văn thư, lưu trữ tại Văn phòng HĐND,
UBND huyện Trùng Khánh.
+ Các giải pháp để hoàn thiện tổ chức công tác văn thư, lưu trữ tại Văn
phòng HĐND, UBND huyện Trùng Khánh
- Phạm vi nghiên cứu:
+ Phạm vi thời gian: nghiên cứu từ năm 2011 đến 2016
+ Phạm vi không gian: đề tài tập trung nghiên cứu về việc tổ chức
công tác văn thư, lưu trữ tại Văn phòng HĐND, UBND huyện Trùng Khánh.
+ Phạm vi nội dung: đề tài tập trung nghiên cứu về việc tổ chức công
tác văn thư, lưu trữ tại Văn phòng HĐND, UBND huyện Trùng Khánh giai
đoạn 2011- 2016.

13. 5
6. Phương pháp nghiên cứu
Để thu thập thông tin nhằm làm rõ vấn đề nghiên cứu, đề tài đã sử dụng
một số các phương pháp nghiên cứu như:
Thứ nhất là, phương pháp lý luận chung về chủ nghĩa Mác Lênin là hệ
thống các quan điểm, cơ sở lý luận giúp chúng ta tìm tòi, xây dựng, lựa chọn
và vận dụng các phương pháp nghiên cứu khoa học trong nhận thức và thực
tiễn. Phương pháp lý luận chung về chủ Nghĩa Mác Lênin giúp chúng ta có
cái nhìn khách quan khi đánh giá sự vật, sự việc, tránh tư duy phiến diện, duy
ý chí của bản thân cá nhân.
Thứ hai là, phương pháp điều tra, khảo sát thực tế.
Thứ ba là, phương pháp so sánh, đối chiếu nhằm so sánh thực trạng tổ
chức công tác văn thư, lưu trữ tại Văn phòng HĐND, UBND huyện đã làm
đúng yêu cầu của Nhà nước hay chưa, từ đó lựa chọn các giải pháp tốt nhất để
hoàn thiện, nâng cao hiệu quả công tác văn thư, lưu trữ tại cơ quan.
Thứ tư là, phương pháp phân tích và tổng hợp: Từ những thông tin, số
liệu, tài liệu thu thập được trong quá trình nghiên cứu, tìm tòi (sách báo, mạng
Internet, tạp chí, giáo trình, số liệu của cơ quan…) tiến hành phân tích, tổng
hợp và đưa ra những đánh giá phù hợp của các giải pháp hoàn thiện tổ chức
công tác văn thư, lưu trữ trên cơ sở phân tích đánh giá thực trạng tổ chức công
tác văn thư, lưu trữ tại Văn phòng HĐND, UBND huyện Trùng Khánh.
8. Cấu trúc của đề tài
Ngoài lời cam đoan, lời cảm ơn, danh mục chữ viết tắt, phần mở đầu,
kết luận, sơ đồ, danh mục tài liệu tham khảo và phụ lục. Phần nội dung của
bài khóa luận bao gồm ba chương:
Chương 1: Những vấn đề chung về công tác văn thư, lưu trữ
Chương 2: Thực trạng tổ chức công tác văn thư, lưu trữ tại Văn
phòng HĐND, UBND huyện Trùng Khánh
Chương 3: Một số giải pháp hoàn thiện tổ chức công tác văn thư, lưu
trữ tại Văn phòng HĐND, UBND huyện Trùng Khánh.

14. 6
NỘI DUNG
CHƯƠNG 1: NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG
VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ
1.1. Lý luận chung về công tác văn thư.
1.1.1. Khái niệm công tác văn thư
Nhìn chung, khái niệm về công tác văn thư có rất nhiều khái niệm
nhưng hiểu một cách chung nhất về khái niệm văn thư là:
Công tác văn thư là khái niệm dùng để chỉ toàn bộ công việc liên quan
đến soạn thảo, ban hành văn bản, tổ chức quản lý, giải quyết văn bản, lập hồ
sơ hiện hành nhằm đảm bảo thông tin bằng văn bản cho hoạt động quản lý
của các cơ quan, tổ chức.
Tại Nghị định 110/2004/NĐ-CP, công tác văn thư quy định bao gồm
các công việc về soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn bản và tài liệu
khác hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức; quản lý
và sử dụng con dấu trong công tác văn thư.
1.1.2. Vị trí, tác dụng của công tác văn thư
a. Vị trí
Công tác văn thư là công tác quan trọng không thể thiếu được trong
hoạt động của tất cả các cơ quan. Các cơ quan Đảng, Nhà nước, đoàn thể dù
lớn hay nhỏ, muốn thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình đều cần phải
dùng đến công văn giấy tờ để phổ biến các chủ trương, chính sách, phản ánh
tình hình lên cấp trên, trao đổi, liên hệ, phối hợp công tác, ghi lại những sự
kiện, hiện tượng xảy ra trong hoạt động hàng ngày.Công tác văn thư đối với
hoạt động của cơ quan có thể ví như một sợi dây chuyền trong một nhà máy
tự động, sợi dây chuyền đó liên hệ tất cả các bộ phận trong cơ quan với lãnh
đạo, liên hệ các bộ phận với nhau, liên hệ cơ quan đó với các cơ quan cấp trên
và cấp dưới. Nếu sợi dây chuyền đó ngừng hoạt động hoặc hoạt động không

15. 7
đều sẽ ảnh hưởng đến toàn bộ hoạt động của nhà máy.
b. Tác dụng
Làm tốt công tác văn thư bảo đảm cung cấp đầy đủ thông tin, góp phần
nâng cao hiệu suất, chất lượng công tác của các cơ quan, tổ chức Đảng, tổ
chức chính trị - xã hội và phòng chống nạn quan liêu giấy tờ. Trong hoạt động
của các cơ quan, tổ chức, từ việc đề ra các chủ trương, chính sách, xây dựng
chương trình, kế hoạch công tác cho đến phản ánh tình hình, nêu đề xuất, kiến
nghị với cơ quan cấp trên, chỉ đạo cơ quan cấp dưới hoặc triển khai, giải
quyết công việc,… đều phải dựa vào các nguồn thông tin có liên quan. Thông
tin càng đầy đủ, chính xác và kịp thời thì hoạt động của cơ quan càng đạt hiệu
quả cao, bởi lẽ thông tin phục vụ quản lý được cung cấp từ nhiều nguồn khác
nhau, trong đó nguồn thông tin chủ yếu nhất, chính xác nhất là thông tin từ
văn bản vì văn bản là phương tiện chứa đựng, truyền đạt, phổ biến thông tin
mang tính pháp lý.
Công tác văn thư bao gồm nhiều việc, liên quan đến nhiều người, nhiều
bộ phận. Vì vậy làm tốt công tác văn thư sẽ:
- Giúp lãnh đạo các cơ quan, tổ chức Đảng, tổ chức chính trị - xã hội
chỉ đạo công việc chính xác, hiệu quả, không để chậm trễ, sai sót, tránh
nạn quan liêu, giấy tờ, mệnh lệnh hành chính.
- Góp phần giữ gìn bí mật của Đảng, Nhà nước và cơ quan. Mọi chủ
trương, đường lối của Đảng và Nhà nước kể cả chủ trương tuyệt mật đều
được phản ánh trong văn bản. Việc giữ gìn bí mật của Đảng, Nhà nước và cơ
quan là rất quan trọng. Tổ chức tốt công tác văn thư, quản lý văn bản chặt
chẽ, gửi văn bản đúng đối tượng, không để mất mát, thất lạc là góp phần giữ
gìn tốt bí mật của Đảng, Nhà nước và cơ quan.
- Đảm bảo giữ gìn đầy đủ chứng cớ về hoạt động của các cơ quan, tổ
chức đảng, tổ chức chính trị - xã hội. Nội dung tài liệu phản ảnh hoạt động
của các cơ quan, tổ chức Đảng, tổ chức chính trị - xã hội cũng như của các

16. 8
đồng chí lãnh đạo. Nếu tài liệu giữ lại đầy đủ, nội dung văn bản chính xác,
phản ảnh trung thực hoạt động của các cơ quan, tổ chức Đảng, tổ chức chính
trị - xã hội thì khi cần thiết, tài liệu sẽ là bằng chứng pháp lý của cơ quan.
- Tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ. Tài liệu hình thành
trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức Đảng, tổ chức chính trị - xã hội là
nguồn bổ sung thường xuyên, chủ yếu cho lưu trữ hiện hành và lưu trữ cấp
ủy, lưu trữ tổ chức chính trị - xã hội. Vì vậy, nếu làm tốt công tác văn thư,
mọi công việc của cơ quan, tổ chức đều được văn bản hoá. Giải quyết xong
công việc, tài liệu được lập hồ sơ đầy đủ, nộp lưu vào lưu trữ cơ quan đúng
quy định sẽ tạo thuận lợi cho công tác lưu trữ tiến hành các khâu nghiệp vụ
tiếp theo như phân loại, xác định giá trị, thống kê, bảo quản và phục vụ tốt
cho công tác khai thác, sử dụng tài liệu hàng ngày và lâu dài về sau.
1.1.3. Nội dung công tác văn thư
Nội dung của công tác văn thư là những công tác liên quan đến quản lý
và giải quyết về văn bản trong các cơ quan, đơn vị và thường bao gồm 05 nội
dung cơ bản sau:
Công tác văn thư bao gồm những nội dung cơ bản sau:
Một là, soạn thảo và ban hành văn bản.
Quá trình soạn thảo để ban hành một văn bản thường phải trải qua
những công việc như sau:
- Thảo văn bản
- Duyệt văn bản
- Đánh máy, sao in văn bản
- Ký văn bản để ban hành
Hai là, quản lý và giải quyết văn bản đi. Nội dung này bao gồm các công việc:
- Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày;
- Trình ký văn bản;
- Ghi số, ngày tháng, năm văn bản;

17. 9
- Đăng ký; đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật ( nếu có);
- Làm thủ tục chuyển giao và theo dõi chuyển giao;
- Lưu và tổ chức khai thác sử dụng bản lưu
Ba là, quản lý và giải quyết văn bản đến. Nội dung này bao gồm các
công việc:
- Tiếp nhận văn bản đến;
- Phân loại, bóc bì, đóng dấu đến;
- Đăng ký văn bản đến;
- Trình văn bản đến;
- Sao văn bản đến;
- Chuyển giao văn bản đến;
- Giải quyết và theo dõi đôn đốc việc giải quyết văn bản đến.
Bốn là, quản lý và sử dụng con dấu. Nội dung này bao gồm các công việc:
- Quy định về việc khắc dấu của các cơ quan, tổ chức.
- Quy định những việc được làm và không được làm đối với người văn
thư khi giữ con dấu của cơ quan.
- Quy định về việc sử dụng các con dấu của cơ quan trong các văn bản
cho phù hợp. Quy định về việc đóng dấu và bảo quản con dấu của cơ quan, tổ
chức.
Năm là, lập hồ sơ hiện hành và giao nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan.
Nội dung này bao gồm các công việc:
- Mở hồ sơ;
- Thu thập tài liệu để đưa vào hồ sơ;
- Phân chia các đơn vị bảo quản, sắp xếp văn bản, tài liệu trong hồ sơ;
- Kết thúc và biên mục hồ sơ.
Nội dung công tác văn thư gồm nhiều khâu nghiệp vụ liên quan mật
thiết với nhau; nếu một khâu làm không tốt, sẽ ảnh hưởng đến các khâu khác.
Trong toàn bộ quy trình công tác văn thư, có nhiều người tham gia, từ Thủ

18. 10
trưởng đến cán bộ nghiên cứu, cán bộ văn thư,... Vì vậy để làm tốt công tác
văn thư mọi người cần xác định rõ trách nhiệm để hoàn thành tốt nhiệm vụ
của mình.
Trong một cơ quan, cán bộ văn thư tiến hành công tác chuyên môn
như: tiếp nhận, đăng ký công văn đến, chuyển giao và theo dõi thời hạn giải
quyết công văn đến; trình ký và đóng dấu, vào sổ và làm thủ tục gửi công văn
đi;cấp phát giấy đi đường, giấy giới thiệu; đánh máy, in văn bản (nếu cơ quan
không có cán bộ đánh máy, in chuyên trách).
Cán bộ lãnh đạo, chuyên viên có trách nhiệm thảo công văn đi, giải
quyết công văn đến. Tất cả các cán bộ có liên quan đến công văn giấy tờ đều
có nhiệm vụ bảo vệ tài liệu, sắp xếp tài liệu đã giải quyết thành hồ sơ và nộp
vào lưu trữ cơ quan đúng quy định.
1.2. Lý luận chung về công tác lưu trữ.
1.2.1. Khái niệm, vai trò, nội dung và nguyên tắc của công tác lưu trữ.
1.2.1.1. Khái niệm
Công tác lưu trữ là khâu cuối cùng của quá trình xử lý thông tin. Tất cả
những văn bản đến đã qua xử lý, bản lưu của văn bản đi và những hồ sơ tài
liệu liên quan đều phải được chuyển vào lưu trữ.
Công tác lưu trữ là một lĩnh vực hoạt động của Nhà nước bao gồm tất
cả những vấn đề lý luận, thực tiến, pháp chế liên quan tới việc tổ chức khoa
học, bảo quản và tổ chức khai thác, sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ phục
vụ công tác quản lý, công tác nghiên cứu khoa học lịch sử và các nhu cầu
chính đáng khác của cơ quan, tổ chức, cá nhân.
Công tác lưu trữ ra đời do đòi hỏi khách quan của việc quản lý, bảo
quản và tổ chức sử dụng tài liệu để phục vụ xã hội. Vì vậy công tác lưu trữ
được tổ chức ở tất cả các quốc gia trên thế giới và là một mặt xích không thể
thiếu trong hoạt động của bộ máy Nhà nước.

19. 11
Ở nước ta, công tác lưu trữ thực hiện hai nhiệm vụ sau:
- Thực hiện các nhiệm vụ quản lý Nhà nước về lưu trữ
- Thực hiện các nhiệm vụ sự nghiệp lưu trữ thu thập, bổ sung tài liệu
lưu trữ, bảo quản bảo vệ an toàn và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ.
Công tác lưu trữ là sự lựa chọn, giữ lại và tố chức khoa học những văn
bản, tài liệu có giá trị được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan,
được bảo quản trong kho lưu trữ để khai thác phục vụ cho các mục đích chính
trị, văn hóa, khoa học, lịch sử của toàn xã hội.
Tóm lại: Công tác lưu trữ là một lĩnh vực hoạt động của Nhà nước bao
gồm tất cả những vấn đề lý luận, thực tiến, pháp chế liên quan tới việc tổ chức
khoa học, bảo quản và tổ chức khai thác, sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ
phục vụ công tác quản lý, công tác nghiên cứu khoa học và các nhu cầu chính
đáng nhân dân.
1.2.1.2. Nội dung
Công tác lưu trữ bao gồm những nội dung cơ bản sau:
- Phân loại tài liệu lưu trữ
- Xác định giá trị tài liệu
- Thu thập, bổ sung tài liệu vào kho lưu trữ
- Bảo quản tài liệu lưu trữ
- Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ
- Tiêu hủy tài liệu lưu trữ
1.2.1.3. Vai trò
Công tác lưu trữ rất quan trọng trong hoạt động của cơ quan, tổ chức.
Mục đích cuối cùng của công tác lưu trữ là hướng tới việc phục vụ các

20. 12
nhu cầu khác nhau của đời sống xã hội thông qua việc khai thác các thông tin
quá khứ có trong tài liệu lưu trữ. Mục đích cao cả của công tác lưu trữ là
hướng tới việc phục vụ lợi ích chính đáng của xã hội, của các quốc gia và của
mỗi con người.
Nếu công tác lưu trữ ở các cơ quan, doanh nghiệp được tổ chức tốt thì
sẽ có rất nhiều ý nghĩa, tác dụng đối với các quốc gia, địa phương, các cơ
quan và toàn xã hội.
Trước hết, công tác lưu trữ được tổ chức tốt sẽ giúp các cơ quan, doanh
nghiệp lưu trữ đầy đủ và cung cấp kịp thời những thông tin cần thiết cho lãnh
đạo và cán bộ trong quá trình thực hiện công việc.
Công tác lưu trữ giúp các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp trong việc
khai thác thông tin trong tài liệu để giáo dục truyền thống cho các thế hệ cán
bộ trong cơ quan, tổng kết hoạt động và rút ra những bài học kinh nghiệm bổ
ích trong quản lý, sản xuất, kinh doanh.
1.2.1.4. Nguyên tắc
- Nhà nước thống nhất quản lý tài liệu Phông lưu trữ quốc gia Việt
Nam.
- Hoạt động lưu trữ được thực hiện thống nhất theo quy định của pháp
luật.
- Tài liệu Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam được Nhà nước thống kê.
1.2.1.5. Chính sách của nhà nước về lưu trữ
- Bảo đảm kinh phí, nguồn nhân lực trong việc bảo vệ, bảo quản an
toàn, tổ chức sử dụng có hiệu quả tài liệu Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam.
- Tập trung hiện đại hóa cơ sở vật chất, kỹ thuật và ứng dụng khoa học,
công nghệ trong hoạt động lưu trữ.