Выступление Натальи Храмцовской о том,зачем нужен стандарт ISO 15489 и как его можно использовать на третья Всероссийской практической конференции «Эффективный документооборот в органах государственного управления: от традиционного к электронному», март 2005 Dr Natasha Khramtsovsky's presentation "Why do we need ISO 15489 and how can we use it" at the Records Managements Guild' conference, Moscow, March 2006

1. 2828 мартамарта 20052005 ТретьяТретья ВсероссийскаяВсероссийская практическаяпрактическая конференцияконференция ""ЭффективныйЭффективный документооборотдокументооборот вв органахорганах
государственногогосударственного управленияуправления:: отот традиционноготрадиционного кк электронномуэлектронному""
11
Зачем нам нужен
стандарт ISO 15489
и как его можно использовать
ХрамцовскаяХрамцовская НатальяНаталья АлександровнаАлександровна
ведущийведущий экспертэксперт попо управлениюуправлению документациейдокументацией
компаниикомпании ««ЭлектронныеЭлектронные ОфисныеОфисные СистемыСистемы»»,,
членчлен ““ГильдииГильдии УправляющихУправляющих ДокументациейДокументацией”” ии ARMA InternationalARMA International

2. 2828 мартамарта 20052005 ТретьяТретья ВсероссийскаяВсероссийская практическаяпрактическая конференцияконференция ""ЭффективныйЭффективный документооборотдокументооборот вв органахорганах
государственногогосударственного управленияуправления:: отот традиционноготрадиционного кк электронномуэлектронному""
22
МыМы живемживем вв эпохуэпоху революцииреволюции
вв делопроизводстведелопроизводстве
ПереходПереход отот чисточисто бумажногобумажного кк смешанномусмешанному
документооборотудокументообороту
ВнедрениеВнедрение системсистем электронногоэлектронного
документооборотадокументооборота
ЭлектронныеЭлектронные документыдокументы:: ихих всёвсё большебольше,,
технологиитехнологии постояннопостоянно меняютсяменяются,, массамасса
техническихтехнических ии правовыхправовых проблемпроблем
ГлобализацияГлобализация

3. 2828 мартамарта 20052005 ТретьяТретья ВсероссийскаяВсероссийская практическаяпрактическая конференцияконференция ""ЭффективныйЭффективный документооборотдокументооборот вв органахорганах
государственногогосударственного управленияуправления:: отот традиционноготрадиционного кк электронномуэлектронному""
33
СтандартСтандарт ISO 15489ISO 15489
ПервыйПервый международныймеждународный стандартстандарт
организацииорганизации делопроизводстваделопроизводства,,
содержащийсодержащий общиеобщие требованиятребования ии
методологииметодологии управленияуправления
документамидокументами нана всехвсех видахвидах
носителейносителей ии вово всехвсех форматахформатах,, аа
такжетакже процедурыпроцедуры разработкиразработки ии
внедрениявнедрения системсистем
делопроизводстваделопроизводства..
ВыпущенВыпущен МеждународнойМеждународной организациейорганизацией
попо стандартизациистандартизации ISOISO вв 20012001 годугоду

4. 2828 мартамарта 20052005 ТретьяТретья ВсероссийскаяВсероссийская практическаяпрактическая конференцияконференция ""ЭффективныйЭффективный документооборотдокументооборот вв органахорганах
государственногогосударственного управленияуправления:: отот традиционноготрадиционного кк электронномуэлектронному""
44
СтандартСтандарт ISO 15489:ISO 15489:
ОбобщаетОбобщает общепринятуюобщепринятую практикупрактику делопроизводстваделопроизводства
вв капиталистическихкапиталистических странахстранах,, включаявключая вопросывопросы
поддержкиподдержки деловойделовой деятельностидеятельности,, судебнойсудебной
практикипрактики,, законодательствазаконодательства попо защитезащите персональныхперсональных
данныхданных,, интеллектуальнойинтеллектуальной собственностисобственности ии тт..дд..
ТесноТесно взаимосвязанвзаимосвязан сосо стандартамистандартами управленияуправления
качествомкачеством товаровтоваров ии услугуслуг,, информационнойинформационной
безопасностибезопасности ии дрдр..
ПодчеркиваетПодчеркивает важнуюважную рольроль ДОУДОУ вв современномсовременном
государственномгосударственном управленииуправлении ии деловойделовой деятельностидеятельности

5. 2828 мартамарта 20052005 ТретьяТретья ВсероссийскаяВсероссийская практическаяпрактическая конференцияконференция ""ЭффективныйЭффективный документооборотдокументооборот вв органахорганах
государственногогосударственного управленияуправления:: отот традиционноготрадиционного кк электронномуэлектронному""
55
РольРоль службыслужбы ДОУДОУ
ОбеспечиваетОбеспечивает информационнуюинформационную безопасностьбезопасность
организацииорганизации,, обеспечиваетобеспечивает надежноенадежное хранениехранение
документовдокументов ии уничтожениеуничтожение документовдокументов сс истекшимиистекшими
срокамисроками храненияхранения
СоздаетСоздает условияусловия длядля оперативнойоперативной деятельностидеятельности
организацииорганизации,, обеспечиваяобеспечивая информатизационнуюинформатизационную ии
документационнуюдокументационную поддержкуподдержку еёеё деятельностидеятельности
ОбеспечиваетОбеспечивает соответствиесоответствие законодательнымзаконодательным ии
нормативнымнормативным требованиямтребованиям
ЗащищаетЗащищает имущественныеимущественные ии правовыеправовые интересыинтересы
организацииорганизации,, еёеё сотрудниковсотрудников ии клиентовклиентов

6. 2828 мартамарта 20052005 ТретьяТретья ВсероссийскаяВсероссийская практическаяпрактическая конференцияконференция ""ЭффективныйЭффективный документооборотдокументооборот вв органахорганах
государственногогосударственного управленияуправления:: отот традиционноготрадиционного кк электронномуэлектронному""
66
ОО значениизначении ISO 15489ISO 15489
««ВВ определённомопределённом смыслесмысле,, содержаниесодержание ИСОИСО 1548915489
менееменее важноважно,, чемчем егоего существованиесуществование.. ВозможностьВозможность
работниковработников ДОУДОУ ссылатьсяссылаться нана стандартстандарт ИСОИСО длядля ихих
дисциплиныдисциплины можетможет послужитьпослужить длядля улучшенияулучшения образаобраза
ии статусастатуса делопроизводстваделопроизводства вв глазахглазах техтех,, ктокто вв немнем
понимаетпонимает маломало илиили совсемсовсем ничегоничего.. ТакТак чточто купитекупите ии
цитируйтецитируйте егоего хотяхотя быбы попо этойэтой причинепричине..»»
СюзанСюзан ХилиХили,,
представительпредставитель ВеликобританииВеликобритании вв комитетекомитете ИСОИСО,,
разработавшемразработавшем стандартстандарт

7. 2828 мартамарта 20052005 ТретьяТретья ВсероссийскаяВсероссийская практическаяпрактическая конференцияконференция ""ЭффективныйЭффективный документооборотдокументооборот вв органахорганах
государственногогосударственного управленияуправления:: отот традиционноготрадиционного кк электронномуэлектронному""
77
ЧтоЧто такоетакое ««документдокумент»»
««ДокументДокумент ((record)record)–– информацияинформация созданнаясозданная илиили
полученнаяполученная,, ии сохраняемаясохраняемая организациейорганизацией илиили
физическимфизическим лицомлицом вв качествекачестве свидетельствасвидетельства ии
сведенийсведений,, вово исполнениеисполнение правовыхправовых обязательствобязательств илиили
вв ходеходе деловойделовой деятельностидеятельности»» ((пп. 3.15). 3.15)
-- ОтноситсяОтносится кк документамдокументам нана всехвсех видахвидах носителейносителей
-- ЭтоЭто рабочеерабочее определениеопределение,, позволяющеепозволяющее вв сложныхсложных
ситуацияхситуациях решитьрешить,, чточто являетсяявляется документомдокументом,, аа чточто нене
являетсяявляется
-- ВоВо главуглаву углаугла ставятсяставятся нене формальныеформальные признакипризнаки,, аа
рольроль вв деловойделовой деятельностидеятельности,, вв выполнениивыполнении
законодательнозаконодательно--нормативныхнормативных требованийтребований ии
юридическоеюридическое значениезначение

8. 2828 мартамарта 20052005 ТретьяТретья ВсероссийскаяВсероссийская практическаяпрактическая конференцияконференция ""ЭффективныйЭффективный документооборотдокументооборот вв органахорганах
государственногогосударственного управленияуправления:: отот традиционноготрадиционного кк электронномуэлектронному""
88
ОтветственностьОтветственность заза документыдокументы
РуководствоРуководство организацииорганизации отвечаетотвечает заза организациюорганизацию
процессапроцесса управленияуправления документамдокументам,, вв томтом числечисле,, вв видевиде
выделениявыделения соответствующихсоответствующих попо объемуобъему финансовыхфинансовых,,
кадровыхкадровых ии другихдругих ресурсовресурсов..
РуководителиРуководители структурныхструктурных подразделенийподразделений отвечаютотвечают заза
тото,, чтобычтобы созданиесоздание ии сохранениесохранение документовдокументов былибыли
неотъемлемойнеотъемлемой частьючастью работыработы ихих подчиненныхподчиненных;; чтобычтобы
всевсе действиядействия подразделенияподразделения вв областиобласти
делопроизводстваделопроизводства былибыли согласованысогласованы сосо специалистамиспециалистами
попо управлениюуправлению документациейдокументацией..

9. 2828 мартамарта 20052005 ТретьяТретья ВсероссийскаяВсероссийская практическаяпрактическая конференцияконференция ""ЭффективныйЭффективный документооборотдокументооборот вв органахорганах
государственногогосударственного управленияуправления:: отот традиционноготрадиционного кк электронномуэлектронному""
99
ОтветственностьОтветственность заза документыдокументы
СпециалистыСпециалисты ДОУДОУ отвечаютотвечают заза всевсе видывиды работыработы сс
документамидокументами вв организацииорганизации вв целомцелом,, разрабатываютразрабатывают ии
внедряютвнедряют политикиполитики ии регламентырегламенты работыработы сс
документамидокументами,, контролируютконтролируют текущеетекущее состояниесостояние делдел ии
обучаютобучают пользователейпользователей..
ВесьВесь персоналперсонал организацииорганизации создаетсоздает,, получаетполучает ии ведетведет
документациюдокументацию вв ходеходе своейсвоей повседневнойповседневной
деятельностидеятельности,, ии должендолжен этоэто делатьделать вв строгомстрогом
соответствиисоответствии сс установленнымиустановленными принципамипринципами,,
правиламиправилами,, процедурамипроцедурами ии стандартамистандартами..

10. 2828 мартамарта 20052005 ТретьяТретья ВсероссийскаяВсероссийская практическаяпрактическая конференцияконференция ""ЭффективныйЭффективный документооборотдокументооборот вв органахорганах
государственногогосударственного управленияуправления:: отот традиционноготрадиционного кк электронномуэлектронному""
1010
Для российских специалистов ДОУ
стандарт ISO 15489 может быть полезен:
для убеждения руководства в важности и
значимости службы ДОУ,
как средство общения с представителями других
профессий, особенно – с программистами и
специалистами ИТ,
для оценки эффективности работы службы ДОУ,
для подготовки внутренних нормативных
документов.

11. 2828 мартамарта 20052005 ТретьяТретья ВсероссийскаяВсероссийская практическаяпрактическая конференцияконференция ""ЭффективныйЭффективный документооборотдокументооборот вв органахорганах
государственногогосударственного управленияуправления:: отот традиционноготрадиционного кк электронномуэлектронному""
1111
Для российских специалистов ДОУ
стандарт ISO 15489 может быть полезен:
при выборе системы электронного документооборота
как руководство по разработке и внедрению
программы управления документами в организации
как возможность познакомиться с рядом новых идей
и направлений работы, таких как функциональный
подход к классификации документов, обеспечение
непрерывности деловой деятельности и защита
важнейших документов, и целый ряд других.

12. 2828 мартамарта 20052005 ТретьяТретья ВсероссийскаяВсероссийская практическаяпрактическая конференцияконференция ""ЭффективныйЭффективный документооборотдокументооборот вв органахорганах
государственногогосударственного управленияуправления:: отот традиционноготрадиционного кк электронномуэлектронному""
1212
ДляДля чегочего используютиспользуют стандартстандарт заза рубежомрубежом
((попо даннымданным опросаопроса 20042004 годагода))
СтандартСтандарт представляетпредставляет собойсобой ««хорошуюхорошую
практикупрактику»»
СтандартСтандарт придаетпридает ббóóльшуюльшую основательностьосновательность
ии//илиили повышаетповышает статусстатус службыслужбы ДОУДОУ
ПрименениеПрименение стандартастандарта позволяетпозволяет добитьсядобиться
большейбольшей подотчётностиподотчётности вв организацииорганизации

13. 2828 мартамарта 20052005 ТретьяТретья ВсероссийскаяВсероссийская практическаяпрактическая конференцияконференция ""ЭффективныйЭффективный документооборотдокументооборот вв органахорганах
государственногогосударственного управленияуправления:: отот традиционноготрадиционного кк электронномуэлектронному""
1313
Что специалистам ДОУ больше всего
нравится в ISO 15489
(результаты опроса)
««ОнОн существуетсуществует!!»»
СтандартСтандарт определяетопределяет основныеосновные принципыпринципы ии даётдаёт
общееобщее представлениепредставление обоб управленииуправлении документамидокументами..
ОнОн авторитетенавторитетен ии вызываетвызывает довериедоверие..
СтандартСтандарт краткийкраткий,, практичныйпрактичный,, гибкийгибкий ии легколегко
читаетсячитается..
СтандартСтандарт представляетпредставляет собойсобой образецобразец ««хорошейхорошей
практикипрактики»»,, сс которымкоторым можноможно себясебя сравниватьсравнивать..
ОнОн современенсовременен..

14. 2828 мартамарта 20052005 ТретьяТретья ВсероссийскаяВсероссийская практическаяпрактическая конференцияконференция ""ЭффективныйЭффективный документооборотдокументооборот вв органахорганах
государственногогосударственного управленияуправления:: отот традиционноготрадиционного кк электронномуэлектронному""
1414
ЧтоЧто нужнонужно длядля тоготого,, чтобычтобы стандартстандарт ISOISO
1548915489 моглимогли использоватьиспользовать российскиероссийские
специалистыспециалисты
ХорошийХороший переводперевод нана русскийрусский языкязык
РазработкаРазработка нана базебазе ISO 15489ISO 15489 российскогороссийского
стандартастандарта
ДоступностьДоступность документадокумента ((вв томтом числечисле невысокаяневысокая
ценацена))
ПропагандированиеПропагандирование стандартастандарта

15. 2828 мартамарта 20052005 ТретьяТретья ВсероссийскаяВсероссийская практическаяпрактическая конференцияконференция ""ЭффективныйЭффективный документооборотдокументооборот вв органахорганах
государственногогосударственного управленияуправления:: отот традиционноготрадиционного кк электронномуэлектронному""
1515
ПереводыПереводы ужеуже появилисьпоявились

16. 2828 мартамарта 20052005 ТретьяТретья ВсероссийскаяВсероссийская практическаяпрактическая конференцияконференция ""ЭффективныйЭффективный документооборотдокументооборот вв органахорганах
государственногогосударственного управленияуправления:: отот традиционноготрадиционного кк электронномуэлектронному""
1616
ЭЛЕКТРОННЫЕЭЛЕКТРОННЫЕ ОФИСНЫЕОФИСНЫЕ СИСТЕМЫСИСТЕМЫ
WWW.EOS.RUWWW.EOS.RU
EE--mail:mail: hramhram@eos.ru@eos.ru
107023107023 гг.. МоскваМосква,, улул.. ЭлектрозаводскаяЭлектрозаводская, 52, 52
ТелефонТелефон//факсфакс: 580: 580--7575--1515
ЭлектроннаяЭлектронная почтапочта::
СлужбаСлужба маркетингамаркетинга:: market@eos.rumarket@eos.ru
СлужбаСлужба поддержкиподдержки:: support@eos.rusupport@eos.ru
СПАСИБО ЗА ВНИМАНИЕ