1.
14-15 мая 2014 г. Межрегиональная конференция «Технологии и тенденции развития электронного
взаимодействия: региональные СЭД, межведомственный электронный документооборот и
оказание государственных услуг», г.Чита
1
Региональная нормативная база
электронного документооборота:
Как ее строить?
Храмцовская Наталья Александровна
к.и.н., ведущий эксперт по управлению документацией
компании «Электронные Офисные Системы», эксперт ИСО,
член Международного совета архивов

2.
Нормативная база в
«бумажную» эпоху
 В бумажную эпоху все было относительно просто: и
законодательство, и технологии менялись очень
медленно, поэтому один раз созданные нормативные
документы могли успешно использоваться
десятилетиями
 Стабильность технологий и законодательства
позволяла не думать о высокоуровневых проблемах, и
писать документы на низком уровне – на уровне
инструкций для исполнителей.
14-15 мая 2014 г. Межрегиональная конференция «Технологии и тенденции развития электронного
взаимодействия: региональные СЭД, межведомственный электронный документооборот и
оказание государственных услуг», г.Чита
2

3.
Нормативная база
в электронную эпоху
 Бурно внедряются электронные документы, появились
проблемы, связанные с быстрой сменой и быстрым
устареванием технологий
 Одновременно в рамках реформы государственного
управления (во многом на основе внедрения ИКТ)
кардинально меняется законодательство
 В итоге меньше стало запретов, стали зыбкими многие
ранее нерушимые границы, темпы перемен не
снижаются. В делопроизводстве и в архивном деле
сложилась «многоукладность», когда в различных
органах и организациях применяются совершенно
разные технологии работы с документами
14-15 мая 2014 г. Межрегиональная конференция «Технологии и тенденции развития электронного
взаимодействия: региональные СЭД, межведомственный электронный документооборот и
оказание государственных услуг», г.Чита
3

4.
Особенности текущей ситуации
 Федеральные законодательно-нормативные
требования, обязывающие применять электронные
документы;
 Обостряется проблема интероперабельности;
 Чрезмерное увлечение усиленными электронными
подписями;
 Необходимость обеспечивать непрерывность
государственного управления при сбоях в работе
информационных систем и систем электронного
документооборота.
14-15 мая 2014 г. Межрегиональная конференция «Технологии и тенденции развития электронного
взаимодействия: региональные СЭД, межведомственный электронный документооборот и
оказание государственных услуг», г.Чита
4

5.
В новых условиях нормативно-методические
документы нужно писать иначе!
 Вместо латания морально устаревших правил и инструкций,
ориентированных на одну-две вымирающие технологии,
стоит вернуться к основам и в начать с ответа на вопрос:
что на самом деле требуется от документов, вне
зависимости от вида носителя и формата?
 Лишь после этого имеет смысл, опираясь на общие
представления, решать, как добиться поставленных целей в
условиях конкретных технологий
 Такой подход обещает стабильность нормативно-
методической базы, поскольку ключевая её часть будет
технологически-нейтральна
14-15 мая 2014 г. Межрегиональная конференция «Технологии и тенденции развития электронного
взаимодействия: региональные СЭД, межведомственный электронный документооборот и
оказание государственных услуг», г.Чита
5

6.
Задача региональной
нормативной базы
 Определить региональную политику в отношении
использования электронных документов и ИКТ в
государственной управлении и, в частности, решить
вопросы о том:
– Какие документы будут создаваться в электронной форме?
– Как будет обеспечиваться сохранение электронного
культурно- исторического и документального наследия
региона и доступ к нему заинтересованных сторон?
– Как будет обеспечиваться непрерывность деловой
деятельности, защита информации и т.д.?
14-15 мая 2014 г. Межрегиональная конференция «Технологии и тенденции развития электронного
взаимодействия: региональные СЭД, межведомственный электронный документооборот и
оказание государственных услуг», г.Чита
6

7.
Задача региональной
нормативной базы
 Регулирование тех «серых зон», которые существуют
в федеральной законодательно-нормативной базе
 Регламентация использования технологий
конкретными органами и учреждениями. Однако
слишком детальная регламентация вредна, т.к.
технологии и законодательство быстро меняются
 Наибольшие возможности имеются у региона при
регламентации электронного взаимодействия между
региональными органами государственной власти и
внутриведомственного электронного
документооборота
14-15 мая 2014 г. Межрегиональная конференция «Технологии и тенденции развития электронного
взаимодействия: региональные СЭД, межведомственный электронный документооборот и
оказание государственных услуг», г.Чита
7

8.
С чего начинать разработку
нормативной базы
 Определиться со сферой применения электронных
документов:
– Используются ли ЭД исключительно в оперативной
деятельности, - же или органы власти готовы переводить
в электронный вид документы длительного срока
хранения?
– Готовы ли органы государственной власти рассматривать
сообщения электронной почты как полноценные
государственные документы?
– Отношение к сайтам органов государственной власти
14-15 мая 2014 г. Межрегиональная конференция «Технологии и тенденции развития электронного
взаимодействия: региональные СЭД, межведомственный электронный документооборот и
оказание государственных услуг», г.Чита
8

9.
Четыре уровня
нормативного регулирования (1)
 Принципы: Для основных видов работ с документами –
стратегическое и оперативное управление, ввод,
контроль, хранение, доступ , уничтожение –
сформулировать основные принципы (не более 5-7),
которые должны соблюдаться независимо от вида и
формата документов
 Требования: Для каждого из видов работ установить
более конкретные требования к управлению
документами и к соответствующим системам,
сгруппированные по принципам, выполнение которых
они поддерживают
14-15 мая 2014 г. Межрегиональная конференция «Технологии и тенденции развития электронного
взаимодействия: региональные СЭД, межведомственный электронный документооборот и
оказание государственных услуг», г.Чита
9

10.
Четыре уровня
нормативного регулирования (2)
 Руководства: Подготовить руководства, в которых
подробно говорится о том, как выполнять
установленные требования с использованием тех или
иных программно-технических решений
 Вспомогательные материалы: Помимо этого, могут
разрабатываться отдельные рекомендации и
справочно-информационные материалы
14-15 мая 2014 г. Межрегиональная конференция «Технологии и тенденции развития электронного
взаимодействия: региональные СЭД, межведомственный электронный документооборот и
оказание государственных услуг», г.Чита
10

11.
Семь основных направлений
в управлении документами
14-15 мая 2014 г. Межрегиональная конференция «Технологии и тенденции развития электронного
взаимодействия: региональные СЭД, межведомственный электронный документооборот и
оказание государственных услуг», г.Чита
11

12.
Принципы
стратегического управления
 Принцип ответственности, полномочий и
подотчётности: Обязанности, полномочия и
подотчетность в отношении управления документами
должны быть четко определены, задокументированы
 Принцип стратегического планирования: Должна
быть разработана, реализована, снабжена ресурсами
утверждённая руководством стратегия управления
документами, которая должна быть интегрирована с
другими соответствующими стратегиями управления, и
должна соответствовать потребностям
государственного органа, его корпоративной культуре,
технологической среде и имеющимся рискам
14-15 мая 2014 г. Межрегиональная конференция «Технологии и тенденции развития электронного
взаимодействия: региональные СЭД, межведомственный электронный документооборот и
оказание государственных услуг», г.Чита
12

13.
Принципы оперативного управления
 Процедуры: Процедуры делопроизводства должны
охватывать все процессы, необходимые для
надлежащего, адекватного и согласованного создания
и поддержания полных и точных документов
 Управление системами: Системы, содержащие
государственные документы, должны хорошо
управляться на протяжении всего срока их службы - от
закупки до вывода из эксплуатации, для обеспечения
целостности этих систем, их надежности и качества
работы
14-15 мая 2014 г. Межрегиональная конференция «Технологии и тенденции развития электронного
взаимодействия: региональные СЭД, межведомственный электронный документооборот и
оказание государственных услуг», г.Чита
13

14.
Принципы оперативного управления
 Аудит соответствия требованиям: Деятельность в
области делопроизводства должна ежегодно проходить
аудит, с тем, чтобы обеспечить оперативную работу
государственного органа в соответствии с
требованиями законодательства
 Непрерывное совершенствование: Практика
делопроизводства должна удовлетворять потребности
государственного органа и отражать передовую
практику отрасли
 Передача на хранение: Передача должна быть
спланирована, чтобы обеспечить непрерывность
выполнения государственных функций
14-15 мая 2014 г. Межрегиональная конференция «Технологии и тенденции развития электронного
взаимодействия: региональные СЭД, межведомственный электронный документооборот и
оказание государственных услуг», г.Чита
14

15.
Нормативное регулирование
электронного документооборота
 На 5 мая 2014 года в регионах действуют НПА,
принятые в 2008-2014 годах, регламентирующие
электронный документооборот:
– Республика Башкортостан - 17
– Московская область-14
– Москва - 11
– Волгоградская область -11
– Республика Татарстан - 9
– Республика Бурятия - 7
– Санкт-Петербург и Ленинградская область - 7
– Забайкальский край - 0 (1 проект на портале края)
14-15 мая 2014 г. Межрегиональная конференция «Технологии и тенденции развития электронного
взаимодействия: региональные СЭД, межведомственный электронный документооборот и
оказание государственных услуг», г.Чита
15

16.
Вопросы, регламентируемые
нормативно-правовыми актами
 Терминология
 Виды документов
 Составление и оформление документов
 Работа с документами, регистрация документов
 Подписание документов
 Контроль исполнения
 Статус электронных документов
 Использование электронных образов документов
 Использование электронной почты
 Защита информации
 Доступ к документам
 Хранение и уничтожение документов
14-15 мая 2014 г. Межрегиональная конференция «Технологии и тенденции развития электронного
взаимодействия: региональные СЭД, межведомственный электронный документооборот и
оказание государственных услуг», г.Чита
16

17.
Региональные особенности
регламентации
 Глубина проработки от региона к региону сильно
различается
 Состав норм также сильно различается
 Способы организации электронного документооборота
– Создание региональной СМЭВ (Якутия, Башкортостан)
– Использование единой системы электронного
документооборота
(Ростовская область - 2012, Калужская область - 2013)
– Запрет на использование бумажных документов
(Ростовская область)
14-15 мая 2014 г. Межрегиональная конференция «Технологии и тенденции развития электронного
взаимодействия: региональные СЭД, межведомственный электронный документооборот и
оказание государственных услуг», г.Чита
17

18.
Ростовская область,2012 год
«Положение о межведомственном
электронном документообороте»
 Установлены допустимые для использования форматы
текстовых электронных документов. По согласованию
между участниками обмена допускается использование и
других форматов
 В документе продумана технология присвоения
уникальных регистрационных номеров документов в
рамках всей системы
 Достаточно серьезно продуманы вопросы установления
сроков хранения ЭД, проведения экспертизы ценности,
передачи на архивное хранение и уничтожения
14-15 мая 2014 г. Межрегиональная конференция «Технологии и тенденции развития электронного
взаимодействия: региональные СЭД, межведомственный электронный документооборот и
оказание государственных услуг», г.Чита
18

19.
Хранение электронных документов
 Волгоградская область (2013 г.) - хранение документов
в системе электронного документооборота.
Вопросы уничтожения электронных документов и
передачи их на хранение в электронный архив не
рассматриваются
 Республика Хакассия (2011 г.) - электронные
документы должны храниться в электронном архиве в
соответствии с законодательством
14-15 мая 2014 г. Межрегиональная конференция «Технологии и тенденции развития электронного
взаимодействия: региональные СЭД, межведомственный электронный документооборот и
оказание государственных услуг», г.Чита
19

20.
Уничтожение электронных документов
 Ростовская область (2012 год) – регламентирован
порядок уничтожения электронных документов
– Распределена ответственность между владельцами
документами и Министерством информационных технологий и
связи Ростовской области, которое является организацией –
хранителем документов
– Экспертизу ценности проводит организация – владелец
документов, а уничтожение – организация хранитель после
получения от организации-владельца согласованного акта на
выделение документов к уничтожению
– Процедура уничтожения различается для организаций -
источников комплектования государственных и
муниципальных архивов (до составление описей)
14-15 мая 2014 г. Межрегиональная конференция «Технологии и тенденции развития электронного
взаимодействия: региональные СЭД, межведомственный электронный документооборот и
оказание государственных услуг», г.Чита
20

21.
Уничтожение электронных документов
 г. Москва, 2007 год:
– Решение об уничтожении принимает владелец
информационной системы. Согласование уничтожения с
владельцем документов не предусмотрено
– Не предусмотрено взаимодействие при организации
процесса уничтожения с архивными учреждениями
города Москвы
– Не регламентировано оформление процедуры
уничтожения, отсутствует требование об оформлении
акта о выделении электронных документов к
уничтожению.
14-15 мая 2014 г. Межрегиональная конференция «Технологии и тенденции развития электронного
взаимодействия: региональные СЭД, межведомственный электронный документооборот и
оказание государственных услуг», г.Чита
21

22.
Подводя итоги
 Требуется новая нормативно-правовая база,
отражающая новые реальности;
 Новая база должна состоять из нескольких уровней;
 В первую очередь следует обратить внимание на
разработку высокоуровневых документов (политик),
закрепляющих основные цели и задачи органов
государственной власти в отношении управления
документами;
 Желательно сделать нормативную базу максимально
технологически нейтральной
14-15 мая 2014 г. Межрегиональная конференция «Технологии и тенденции развития электронного
взаимодействия: региональные СЭД, межведомственный электронный документооборот и
оказание государственных услуг», г.Чита
22

23.
14-15 мая 2014 г. Межрегиональная конференция «Технологии и тенденции развития электронного
взаимодействия: региональные СЭД, межведомственный электронный документооборот и
оказание государственных услуг», г.Чита
23
Приглашаю Вас на мой блог:
http://rusrim.blogspot.com/
а также на мои каналы на Slideshare и YouTube