Выступление Натальи Храмцовской «Как убеждать руководство выделять деньги на управление документами» 11 декабря 2013 года на конференции Инфодокум-Архив 2013 в Москве, организованной Гильдией управляющих документацией. В докладе обращается внимание на существенные риски для руководителей, связанные с изменением законодательства о субсидиарной ответственности в случае банкротства организации, и на то, что эти риски можно использовать в качестве аргумента, способного убедить руководство выделять средства на налаживание надлежащего управления документами. Dr Natasha Khramtsovsky's presentation “How to convince top management to fund the records management function” delivered at Infodocum-Archives 2013 conference in Moscow, on December 11, 2013. Recent legislation changes increase the risks of unlimited subsidiary civil liability for top managers in case of organization’s bankruptcy. Some of these risks are directly linked with records management issues (e.g. the responsibility of CEO to transfer accounting and financial records to his successor). The author suggests using these risks as a powerful argument in favor of proper support and funding of records management function.

1. Как убеждать руководство выделять
деньги на управление документами
Храмцовская Наталья Александровна
к.и.н., ведущий эксперт по управлению документацией
компании «Электронные Офисные Системы», эксперт ИСО,
член Международного совета архивов
11 декабря 2013 года
Конференция ИнфодокумАрхив 2013
1

2. Какие аргументы воспринимают
руководители
Убедить руководство выделять
силы и средства на делопроизводство могут аргументы,
доказывающие, что хорошее
управление документами:

Помогает организации больше
заработать (к сожалению, такое
бывает редко) либо сэкономить
 Снижает риски штрафов и судебных исков, утечки
информации и т.д.
Снижает риск уголовной ответственной и/или личных
финансовых потерь руководителя организации

11 декабря 2013 года
Конференция ИнфодокумАрхив 2013
2

3. Наказание за несохранение архивных
документов - смешное
Кодекс РФ об административных правонарушениях

Ст. 13.20. Нарушение правил хранения,
комплектования, учета или использования архивных
документов
– Нарушение правил хранения, комплектования, учета
или использования архивных документов, - влечет
предупреждение или наложение административного
штрафа на граждан в размере от ста до трехсот
рублей; на должностных лиц - от трехсот до пятисот
рублей
11 декабря 2013 года
Конференция ИнфодокумАрхив 2013
3

4. Судебная практика: за утрату кадровых
документов организацию наказать нельзя


На ведомственном хранении в ЗАО мебельная фирма
«Краснодар» находились документы по личному
составу за 1963-2005 года. В феврале 2012 года при
пожаре были утрачены (сгорели) архивные документы
по личному составу с 1975г. по 2005г. и описи к ним
Решение судов: Юридическое лицо не является
субъектом административного правонарушения
предусмотренного ст.13.20 КоАП РФ, что исключает её
административную ответственность за совершение
указанного административного правонарушения
11 декабря 2013 года
Конференция ИнфодокумАрхив 2013
4

5. Тенденция: Усиление
административной ответственности




Введение новых штрафов
Увеличение существующих штрафов (а также
введение «оборотных» штрафов)
Субсидиарная ответственность руководителей
К контролю над делопроизводством подключаются
регуляторы- «тяжеловесы» (Банк России, ФАС, ФНС
и др.)
11 декабря 2013 года
Конференция ИнфодокумАрхив 2013
5

6. Персональная ответственность высшего
руководства за отсутствие документов



Закон «О внесении изменений в отдельные
законодательные акты РФ» от 28.04.2009 № 73-ФЗ
ужесточил требования по обеспечению сохранности
документов при банкротстве
Изменения внесены в три российских закона:
• «О банках и банковской деятельности»
• «О несостоятельности (банкротстве) кредитных
организаций»
• «О несостоятельности (банкротстве)».
Требования вступили в силу в начале июня 2009 г.
11 декабря 2013 года
Конференция ИнфодокумАрхив 2013
6

7. Арбитражная практика: Привлечение
к субсидиарной ответственности





Декабрь 2010 г. - 2 млн. руб.
(дело № А12-11328/2009)
Июнь 2011 г. - 7,3 млн. руб.
(дело № А46-22676/2009)
Сентябрь 2011 г. - 13 млн. руб.
(дело № А27-22130/2009)
Февраль 2013 г. - 7,2 млн. руб.
(дело № А70-1367/2010)
Февраль 2013 г. - 304 млн. руб.
(дело № А46-8908/2009)
11 декабря 2013 года
Конференция ИнфодокумАрхив 2013
7

8. Субсидиарная ответственность
в 1,6 миллиарда рублей



Дело № А56-40253/2010, которое в сентябре 2012
года рассматривал Арбитражный суд города СанктПетербурга и Ленинградской области
Сумма долга, которую конкурсный управляющий
пытался возложить на двух бывших руководителей
организации – 1,68 миллиарда рублей
Доказывать вину бывших руководителей и
учредителей пришлось конкурсному управляющему
(и ей это не удалось)
11 декабря 2013 года
Конференция ИнфодокумАрхив 2013
8

9. Ситуация изменилась в связи
с принятием Федерального закона
от 28.06.2013 № 134-ФЗ «О внесении
изменений в отдельные
законодательные акты РФ в части
противодействия незаконным
финансовым операциям»
11 декабря 2013 года
Конференция ИнфодокумАрхив 2013
9

10. Передача документов
при смене руководителя

Статья 29 «Хранение документов бухгалтерского учета»
ФЗ от 6 декабря 2011 года № 402-ФЗ «О бухгалтерском
учете» дополнена частью 4 следующего содержания:
4. При смене руководителя организации должна
обеспечиваться передача документов бухгалтерского
учета организации. Порядок передачи документов
бухгалтерского учета определяется организацией
самостоятельно.
ФЗ от 28.06.2013 № 134-ФЗ «О внесении изменений в отдельные
законодательные акты РФ в части противодействия незаконным финансовым
операциям»
11 декабря 2013 года
Конференция ИнфодокумАрхив 2013
10

11. Рекомендации


При смене руководителя поломать голову над тем, как
на практике оформить передачу документов
бухгалтерского учета от прежнего руководителя
новому, придется не только самим руководителям, но
и юристам, бухгалтерам, документоведам и
архивистам
Если передачи документов не проводится, то
необходимо будет документально зафиксировать этот
факт, провести сверку наличия всех документов, а в
случае отсутствия каких-либо из них, оформить это
актом
11 декабря 2013 года
Конференция ИнфодокумАрхив 2013
11

12. Проблема


Как документально доказать полную передачу
абсолютно всех документов, ведь даже в небольших
организациях объёмы документации значительны, и
далеко не вся она находится под прямым контролем
руководителя организации
Только судебная практика покажет, насколько широко
будет трактоваться требование о передаче
документов, и насколько велики окажутся связанные с
ним риски для руководителей
11 декабря 2013 года
Конференция ИнфодокумАрхив 2013
12

13. Презумпция виновности
в деле о банкротстве

Федеральный закон от 26 октября 2002 года №
127-ФЗ «О несостоятельности (банкротстве)»
Статья 10. «Ответственность должника и иных лиц в
деле о банкротстве»

4. … Пока не доказано иное, предполагается, что
должник признан несостоятельным (банкротом)
вследствие действий и (или) бездействия
контролирующих должника лиц при наличии одного
из следующих обстоятельств:
11 декабря 2013 года
Конференция ИнфодокумАрхив 2013
13

14. Ответственность должника и иных лиц
в деле о банкротстве


Причинен вред имущественным правам кредиторов в результате
совершения этим лицом или в пользу этого лица либо одобрения
этим лицом одной или нескольких сделок должника, включая
сделки, указанные в статьях 61.2 и 61.3 настоящего ФЗ;
Документы бухгалтерского учета и (или) отчетности, обязанность
по ведению (составлению) и хранению которых установлена
законодательством РФ … отсутствуют или не содержат
информацию об объектах …, формирование которой является
обязательным …, либо указанная информация искажена, в
результате чего существенно затруднено проведение процедур,
применяемых в деле о банкротстве, в том числе формирование и
реализация конкурсной массы
11 декабря 2013 года
Конференция ИнфодокумАрхив 2013
14

15. Контролирующее должника лицо
должно доказывать свою невиновность


Контролирующее должника лицо, вследствие действий и
(или) бездействия которого должник признан
несостоятельным (банкротом), не несет субсидиарной
ответственности, если докажет, что его вина в признании
должника несостоятельным (банкротом) отсутствует. Такое
лицо также признается невиновным, если оно действовало
добросовестно и разумно в интересах должника
… применяются в отношении лиц, на которых возложена
обязанность организации ведения бухгалтерского учета и
хранения документов бухгалтерского учета и (или)
бухгалтерской (финансовой) отчетности должника.
11 декабря 2013 года
Конференция ИнфодокумАрхив 2013
15

16. Рекомендации



Как можно скорее донести до руководителей и
главных бухгалтеров идею о том, что хорошо
организованное архивное хранение документов в
первую очередь обеспечивает их личную
безопасность
Посмотреть, как оформлена передача документов
действующему руководству организации, и
подготовить свои предложения
Как только появится арбитражная практика по новому
законодательству, использовать ее как
дополнительное средство давления на руководство
11 декабря 2013 года
Конференция ИнфодокумАрхив 2013
16

17. Приглашаю Вас на мой блог:
http://rusrim.blogspot.com/
а также на мои каналы на Slideshare и YouTube
11 декабря 2013 года
Конференция ИнфодокумАрхив 2013
17