Выступление Натальи Храмцовской, посвященное неотрегулированным или слабо отрегулированным законодательством вопросам управления документами, связанным с этим рискам и возможностям, а также способам снижения рисков и, в некоторых случаях, использования «серых зон» в интересах своей организации. Сокращенная презентация доклада, сделанного 15 ноября 2013 года в Академии Информационных Систем в Москве. Dr Natasha Khramtsovsky's presentation “Gray areas in Russian records-related legislation: How to protect the organization’s interests?”. This is a short version of the presentation delivered in Academy of Information Systems, Moscow, on November 15, 2013. The presentation is intended for promoting awareness about some important records management-related issues which are insufficiently covered by current Russian legislation and regulations, corresponding risks and possibilities.

1. «Серые зоны» российского законодательства
об электронных документах:
Как защитить интересы организации?
Храмцовская Наталья Александровна
к.и.н., ведущий эксперт по управлению документацией
компании «Электронные Офисные Системы», эксперт ИСО,
член Международного совета архивов
15 ноября 2013 года
Промо-акция Академия Информационных Систем
Промо-
1

2. 15 ноября 2013 года
Промо-акция Академия Информационных Систем
Промо-
2

3. О чем эта лекция?


Непрерывные перемены в законодательстве и
технологиях делают жизнь организации менее
предсказуемой
Нужно учиться принимать решения на основе
анализа рисков, стараясь избегать негативных
последствий и использовать благоприятные
возможности, возникающие вследствие
неопределенностей в законодательстве
15 ноября 2013 года
Промо-акция Академия Информационных Систем
Промо-
3

4. Что такое «серые зоны»?




Вопросы, которые вообще не урегулированы
законодательством
Вопросы, которые урегулированы так, что
соответствующие положения законодательства могут
трактоваться неоднозначно
Запутанные вопросы, регулируемые целым рядом
законов и нормативных правовых актов
Вопросы, по которым ещё не сложилась стабильная
судебная практика
15 ноября 2013 года
Промо-акция Академия Информационных Систем
Промо-
4

5. «Серые зоны» – не обязательно плохо!



В одних случаях организациям важно иметь
правовую определенность, и тогда «серые зоны» это плохо
Однако в условиях быстро меняющихся технологий
и законодательства «серые зоны» позволяют
работать более гибко
«Серые зоны» - не обязательно зло. С ними
связаны как риски, так и возможности
15 ноября 2013 года
Промо-акция Академия Информационных Систем
Промо-
5

6. Вопросы, вообще не
урегулированные законодательством
15 ноября 2013 года
Промо-акция Академия Информационных Систем
Промо-
6

7. Причины появления «серых зон»


В реальной жизни появились новые вопросы, новые
технологии и т.д., еще не отраженные в
законодательстве
Вводятся новые законодательные положения, для
которых не разработана подзаконная нормативная
база и не сложилась практика правоприменения.
Примеры:
– Ответственность руководителей за сохранность
документов организации
– Вопросы использования простой и
неквалифицированной электронной подписи
15 ноября 2013 года
Промо-акция Академия Информационных Систем
Промо-
7

8. Персональная ответственность высшего
руководства за отсутствие документов



ФЗ «О внесении изменений в отдельные
законодательные акты Российской Федерации» от
28.04.2009 № 73-ФЗ ужесточил требования по
обеспечению сохранности документов при банкротстве
Изменения внесены в три российских ФЗ:
• «О банках и банковской деятельности»
• «О несостоятельности (банкротстве) кредитных
организаций»
• «О несостоятельности (банкротстве)».
Требования вступили в силу в начале июня 2009 г.
15 ноября 2013 года
Промо-акция Академия Информационных Систем
Промо-
8

9. Субсидиарная ответственность
руководителей при отсутствии документов

Кредитная организация –
«документы бухгалтерского
учета и (или) отчетности, а
также иные документы,
которые отражают
экономическую деятельность
кредитной организации и
обязанность по подготовке,
составлению или хранению
которых установлена
законодательством РФ»
Остальные организации – «документы бухгалтерского учета и
(или) отчетности, обязанность по сбору, составлению, ведению
и хранению которых установлена законодательством РФ»
15 ноября 2013 года
Промо-акция Академия Информационных Систем
Промо-
9

10. Передача документов
при смене руководителя

Статья 29 «Хранение документов бухгалтерского
учета» Федерального закона от 6 декабря 2011 года
№ 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» дополнена частью
4 следующего содержания:
4. При смене руководителя организации должна
обеспечиваться передача документов бухгалтерского
учета организации. Порядок передачи документов
бухгалтерского учета определяется организацией
самостоятельно.
15 ноября 2013 года
Промо-акция Академия Информационных Систем
Промо-
10

11. Ответственность должника и иных лиц
в деле о банкротстве

Федеральный закон от 26 октября 2002 года № 127ФЗ «О несостоятельности (банкротстве)»
Статья 10. «Ответственность должника и иных лиц в деле о
банкротстве»

4. … Пока не доказано иное, предполагается, что должник
признан несостоятельным (банкротом) вследствие
действий и (или) бездействия контролирующих должника
лиц при наличии одного из следующих обстоятельств:
15 ноября 2013 года
Промо-акция Академия Информационных Систем
Промо-
11

12. Использование простой и
квалифицированной электронной
подписи
15 ноября 2013 года
Промо-акция Академия Информационных Систем
Промо-
12

13. Три вида электронной подписи



Простая электронная подпись – ЭП, которая
посредством использования кодов, паролей или иных
средств подтверждает факт формирования
электронной подписи определенным лицом
(соответствует ПИН-коду при использовании карты
или, паре «логин–пароль»)
Усиленная неквалифицированная электронная
подпись
Усиленная квалифицированная электронная подпись
15 ноября 2013 года
Промо-акция Академия Информационных Систем
Промо-
13

14. «Серые зоны»:




До сих пор не ясно, подписание электронной почты
именем и фамилией считается простой электронной
подписью или нет
Как проверять «исторические» усиленные
подписи/ЭЦП, когда срок действия сертификата истек?
Как организовать долговременное архивное хранение
электронных документов, подписанных УЭП/ЭЦП?
Как в ряде случаев определить намерение
подписанта?
15 ноября 2013 года
Промо-акция Академия Информационных Систем
Промо-
14

15. Поди туда не знаю куда …

Вопросы, которые урегулированы так, что
соответствующие положения законодательства
могут трактоваться неоднозначно
– Подача конкурсной документации в электронном
виде при участии в государственных закупках
– Закон о персональных данных
15 ноября 2013 года
Промо-акция Академия Информационных Систем
Промо-
15

16. Закон о персональных данных:
Основные камни преткновения




Согласие на обработку ПДн (сотрудников и
клиентов)
Передача ПДн для обработки третьим лицам
Специальные категории и биометрические
персональные данные
Реализация на практике права субъекта ПДн на
доступ к информации, касающейся обработки его
ПДн
15 ноября 2013 года
Промо-акция Академия Информационных Систем
Промо-
16

17. Вопрос очень запутан,
регулируется целым рядом законов
и нормативный правовых актов
15 ноября 2013 года
Промо-акция Академия Информационных Систем
Промо-
17

18. Многочисленность нормативноправовых норм

Вопросы установления сроков хранения и
уничтожения документов

Работа с жалобами и обращениями граждан

Защита персональных данных
15 ноября 2013 года
Промо-акция Академия Информационных Систем
Промо-
18

19. Виды жалоб, рассмотрение которых
регламентировано отдельными законами





Жалоба по ФЗ № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения
обращений граждан РФ»
Жалоба в контрольный орган
Обжалование решений, действий (бездействия)
государственных органов и их должностных лиц
Жалоба в процессе получения государственных
(муниципальных) услуг (ФЗ от 27.07.2010 № 210-ФЗ )
Жалоба уполномоченному по защите прав
предпринимателей в Российской Федерации (ФЗ от 7
мая 2013 года № 78-ФЗ)
15 ноября 2013 года
Промо-акция Академия Информационных Систем
Промо-
19

20. Новое в работе
с обращениями граждан

ФЗ от 8 мая 2013 года №80-ФЗ «О внесении изменений в
статью 5.59 Кодекса Российской Федерации об
административных правонарушениях и статью 1 закона
№59-ФЗ от 02.05.2006 «О порядке рассмотрения обращений
граждан РФ»»
– Распространение положений закона №59-ФЗ на обращения
юридических лиц
– Распространение положений закона №59-ФЗ на
государственные и муниципальные учреждения и другие
организации, осуществляющими публично значимые функции
– Распространение штрафных санкций за нарушение порядка
рассмотрения обращений граждан на эти организации
15 ноября 2013 года
Промо-акция Академия Информационных Систем
Промо-
20

21. Изменение позиции судов


Даже когда законодательство не меняется, может
кардинально меняться отношение судов к
требованию законодательства. Пример: госзакупки
и списки недобросовестных поставщиков
Суды ссылаются на те же самые законодательные
нормы, но принимают совершенно другие решения
15 ноября 2013 года
Промо-акция Академия Информационных Систем
Промо-
21

22. Исполнение требований более
затратно, чем штрафные санкции

Существуют законодательно-нормативные
требования, но наказание за их соблюдение
гораздо ниже затрат на их соответствие
– Персональные данные
– Хранение архивных документов и т.д.
15 ноября 2013 года
Промо-акция Академия Информационных Систем
Промо-
22

23. Выводы



Это далеко не все «серые зоны»!
«Серые зоны» важно отслеживать, и в этом очень
помогает анализ практики правоприменения
Один из способов борьбы с серыми зонами –
разработка организацией продуманных
внутренних нормативных документов
15 ноября 2013 года
Промо-акция Академия Информационных Систем
Промо-
23

24. Приглашаю Вас на мой блог:
http://rusrim.blogspot.com/
а также на мои каналы на Slideshare и YouTube
15 ноября 2013 года
Промо-акция Академия Информационных Систем
Промо-
24