Выступление Джованни Сено (Giovanni Seno), Генеральный директор компании SIAV о законодательно-нормативной базе и использовании электронных документов в Италии на седьмой ежегодной конференций пользователей «Осенний документооборот-2009», г.Москва, 23 октября 2009 г. (перевод на русский язык к.и.н. Н.А.Храмцовской и к.т.н. А.В.Храмцовского) Presentation of Giovanni Seno, Chief Executive Officer at Siav S.p.A (Italy) “Legal basis and the implementation of the electronic records management in Italy” at the "Autumn Records Management 2009" conference, Moscow, October 23, 2009 (translated into Russian by Dr Natasha Khramtsovsky and Dr Andrew Khramtsovsky).

1. "Осенний документооборот - 2009“
23 октября 2009 г.
Законодательно-нормативная база
и использование электронных
документов в Италии

2. КОНЦЕПЦИЯ РАЗВИТИЯ
Будущее, которое мы хотим построить
Siav стремится к тому, чтобы имя компании
ассоциировалось с инновациями и с эффективной
переработкой информации в знания

3. О группе компаний SIAV
Более 250 сотрудников
20-летний опыт разработки ПО
От бумажных к электронным документам: оцифровка и
распознавание
Управление бизнес-процессами (BPM, workflow)
Процессы «электронного правительства»
Архивация и долговременное хранение электронных документов
Управление контентом (ECM)
Cохранение историческая и творческого наследия
SIAV также активно содействует сохранению и
развитию науки и культуры
Научный комитет
“SIAV академии” организация (Фонд)

4. SIAV – лидер на рынке Италии
SIAV – единственная итальянская компания, которую
Gartner включил в “Magic Quadrant” в число основных
мировых разработчиков ECM-платформ
Основные показатели:
Объём продаж 19,3 млн. Евро
За период 2007-2008 гг. продажи выросли на 55%
Более 3000 внедрений (у ближайших конкурентов – 500)
Свыше 150 тыс. рабочих мест
SIAV активно работает на международной арене:
Партнерская сеть в Швейцарии, Франции, Индии, Греции, Румынии,
компании группы в Швейцарии и Румынии

5. SIAV активно поддерживает инновации и пропагандирует
новые технологии
Комитет выпускает
публикации по вопросам
управления электронными документами
Научный комитет SIAV:
Pierluigi Ridolfi Maria Guercio Stefano Pigliapoco
Vincenzo Gambetta Roberta Raimondi

6. Наши решения
"Осенний документооборот - 2009“
23 октября 2009 г.

7. Семейство продуктов SIAV
Archiflow: корпоративное
управление документами, workflow-
процессы, BPM
Virgilio: обеспечивает сохранение
документов в соответствии с требованиями
законодательства
Почта Италии –
поставщик услуг
зарегистриро-
ванной эл.почты
(PEC)

8. Некоторые понятия
«Электронные реестры»
Единый электронный реестр корреспонденции, признаваемый итальянским
законодательством в качестве юридического документа, подтверждающего действия
и операции государственной администрации, банков, налоговой службы и компаний.
«Зарегистрированная электронная почта»
Предусмотренная законодательством процедура, подтверждающая юридическую
силу сообщения электронной почты в качестве административного/юридического
документа
«Заменяющее» сохранение / архивация
регулируемая итальянским законодательством eлектронная процедура, способная
обеспечить во времени юридическую значимость электронных документов. При
определенных условиях позволяет заменять бумажные документы электронными.
Предусмотрено использование отметок времени.

9. Регламентация электронного документооборота
Ст. 45 (2) CDA: «Электронный документ, переданный с
использованием телекоммуникационных средств, считается
[...] полученным получателем с того момента, когда он
становится доступным в почтовом ящике, предоставленном
провайдером получателя по электронному адресу,
объявленному получателем»
Согласие получателя на получение им сообщений
зарегистрированной электронной почты:
Государственные органы обязаны принимать такие
сообщения (ст. 3, 47 (3)) и 48 CDA)
Явно выраженное согласие необходимо в случае
переписки между коммерческими организациями

10. "Осенний документооборот - 2009“
23 октября 2009 г.
Некоторые примеры наших решений

11. Проект SIAV для Финансовой гвардии
(налоговой службы)
Нормативные требования, использование
ЭЦП
Цели проекта:
Управление документами, оптимизация деловых процессов
Классификация документов
«Заменяющее» сохранение документов
Интеграция с существующими приложениями
Масштабы проекта
20 миллионов документов в год
1042 отделений, 20 тысяч пользователей

12. Банк Италии (Banca d’Italia)
Обработка входящей и исходящей юридически значимой
корреспонденции, workflow-процессы
- 8000 пользователей и 1600 департаменты
- Централизованное управление и 99 филиалов
3 миллиона документов в год, в т.ч.:
• 1,4 млн. создаются, проходят согласование и
утверждаются
в рамках поддерживаемой ПО workflow-процедуры
• 600 тыс. входящих документов классифицируются по
получении и обрабатываются в отделениях банка
• 1,2 млн. исходящих официальных документов
• «Заменяющая» архивация
Все документы имеют юридическую силу

13. Некоторые продвинутые функциональные
возможности
Мульти-доступ к централизованному почтовому ящику для входящих
документов
Workflow системы местных администраторов (Возможна модификация
локальных workflow- процессов)
Секретари руководителей имеют тот же доступ, что и их начальники,
кроме права утверждать документы
ЭЦП, интегрированная в pdf-файлы
Возможность поставить несколько ЭЦП
Зона ограниченного доступа для конфиденциальных документов
Интеграция с зарегистрированной электронной почтой
Автоматическая «заменяющая» архивация всех документов
………..
Весь набор workflow-процессов соответствует
законодательству Италии, поэтому все банковские
процедуры, операции и выпускаемые документы
имеют полную юридическую силу

14. Проект в регионе Ломбардия
• Компьютеризация и централизация
всего потока входящих и исходящих
документов
• Автоматизация и контроль всего
документооборота
• Полный доступ советников ко всей
документации
• «Заменяющая» архивация
Регион в северной Италии, столица – Милан, 1/6 населения
Италии , один из трёх богатейших регионов Европы
Цель проекта: автоматизация законодательной
деятельности и публикации документов

15. Проект в регионе Ломбардия
Решение для регионального Совета Ломбардии
Законопроекты
Протокол обмена информацией
SIDAC
DB ORACLE
Управление процессами
Публикация законов
Веб-интерфейс
Секретари советников
Почта
Основной секретариат
Секретариат комиссий
Секретариат Совета

16. Применимые законодательно-нормативные акты
• Декрет Министерства экономики и финансов от 23.01.2004
- Управление ключевыми налоговыми документами в электронном виде
• Циркуляр Налоговой службы Италии 45/E от 19.10.2005 об использовании
счетов-фактур, в т.ч. в электронном виде
- Правила сохранения юридически-значимых электронных документов
• «Кодекс электронного правительства» (введен законодательным декретом
№ 82 от 07.03.2005)
- Процедуры архивации электронных подлинников и копий
• Циркуляр Налоговой службы Италии 36/E от 06.12.2006
- Детали процедуры «заменяющей» архивации
• Резолюция Налоговой службы Италии 161/E от 09.07.2007
- Детали процедуры «заменяющей» архивации
.

17. More than 3000 installations
Важнейшие клиенты
более 3000 внедрений

18. ……..

19. Банки и финансовые группы

20. Партнеры

21. СПАСИБО ЗА ВНИМАНИЕ!
"Осенний документооборот - 2009“
23 октября 2009 г.