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Etude Softchoice: la collaboration en action

Cette étude de Softchoice porte sur les tendances en matière de rendement et de collaboration au travail. Elle s’est notamment intéressée à l’automatisation des outils de bureautique, à l’accès au télétravail et aux efforts consentis pour bien outiller les travailleurs. Softchoice a interrogé 1000 employés de bureau nord-américains qui travaillent essentiellement avec un ordinateur ou un appareil mobile.

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Etude Softchoice: la collaboration en action

  1. 1. Les moyens de travailler en équipe à distance Automne 2017 Étude : La collaboration en action
  2. 2. Étude Softchoice | La collaboration en action | Automne 2017 2 Avant-propos La réunion de personnes aux compétences, parcours professionnel et point de vue divers anime l’échange d’idées et la recherche de solutions novatrices. L’entreprise gagne de l’apprentissage de chacun et de la mise en commun des savoirs au profit d’un même objectif. La technologie de collaboration, lorsqu’elle est utilisée correctement, accroît le rendement collectif et rapproche les pairs, peu importe la distance qui les sépare. Au fur et à mesure que la technologie enrichit et façonne le travail en équipe, nombreux sont les employés qui veulent travailler où et quand cela leur permet de fournir le meilleur d’eux-mêmes. Softchoice, un chef de file en solutions et services impartis informatiques, a mené une enquête pour étudier les tendances en matière de rendement et de collaboration au travail. Elle s’est notamment intéressée à l’automatisation des outils de bureautique, à l’accès au télétravail et aux efforts consentis pour bien outiller les travailleurs. On a sondé mille employés de bureau nord- américains qui travaillent essentiellement avec un ordinateur ou un appareil mobile. La collaboration est essentielle à la croissance et au progrès de toute organisation.
  3. 3. Étude Softchoice | La collaboration en action | Automne 2017 3 Faits saillants de l’étude des employés de bureau nord-américains dépendent des outils de collaboration pour effectuer leur travail. utilisent la technologie pour collaborer à distance en temps réel. des travailleurs qui utilisent la technologie de collaboration éprouvent fréquemment des difficultés techniques. croient qu’il est important que leur employeur les dote d’équipement qui permet le télétravail. quitteraient leur emploi actuel pour joindre un nouvel employeur plus ouvert au télétravail, même à salaire égal. craignent que la technologie rende leur emploi obsolète d’ici cinq ans. 94 % 85 % 83 % 74 % 78 % 24 %
  4. 4. Section 1 : Collaboration Collaboration Nom / col•lab•o•ra•tion / Effort concerté de plusieurs personnes ou équipes dans le but de réaliser une tâche ou de mener à bien un projet. Au sein d’une organisation, la collaboration suppose généralement la capacité de deux personnes ou plus à consulter et modifier des documents ou d’autres formes de contenu par l’entremise d’un réseau informatique.
  5. 5. Étude Softchoice | La collaboration en action | Automne 2017 5 Presque tous employés de bureau nord-américains dépendent des outils de collaboration : doivent collaborer pour effectuer leur travail « dépendent fortement » du travail collaboratif. consacrent au moins dix heures par semaine au travail collaboratif passent au moins 20 heures par semaine à collaborer 94 % 50 % 37 % 25 % utilisent la technologie pour collaborer avec des pairs situés à l’extérieur de la pièce ou du bureau. comptent « souvent » ou « toujours » des participants en ligne lors des réunions. Une majorité de travailleurs utilisent la technologie pour faciliter la collaboration : 24 %83 %
  6. 6. Étude Softchoice | La collaboration en action | Automne 2017 6 Par contre, parmi les employés de bureau qui dépendent des outils de collaboration, les trois quart éprouvent régulièrement des difficultés techniques qui ont une incidence sur le travail collaboratif : Les difficultés techniques rencontrées par les travailleurs au cours du dernier mois : 31 % 29 %28 % 21 % 33 % un invité a eu de la difficulté à joindre la réunion. un invité a été déconnecté de la réunion. un invité a eu de la difficulté à utiliser une fonction (ex. : partager l’affichage). problèmes de qualité de la communication. autres retards et difficultés techniques. 43 % mettent au moins cinq minutes pour lancer une séance de travail collaboratif. Éprouvent « régulièrement » des difficultés techniques. 78 %
  7. 7. Étude Softchoice | La collaboration en action | Automne 2017 7 Synergie avec le service de TI, par taille d’entreprise : Employés pas consultés dans les choix d’ordre technologiques : Global ..............57 % Petite ...............52 % Moyenne .........51 % Grande ............68 % Employés pas consultés après la mise en œuvre d’une nouvelle technologie : Global ..............39 % Petite ...............36 % Moyenne .........33 % Grande ............47 % Employés pas consultés, mais qui voudraient l’être : Global ..............27 % Petite ...............26 % Moyenne .........24 % Grande ............31 % En plus des difficultés techniques nuisant à la collaboration, la plupart des employés de bureau estiment que leur entreprise ne réussit pas à bien cerner leurs besoins AVANT de mettre en œuvre une technologie : Petite (50 à 250 employés) Moyenne (251 à 1000 employés) Grande (>1000 employés)
  8. 8. Étude Softchoice | La collaboration en action | Automne 2017 8 29 % suivent peu ou pas de formation. 22 % suivent d’une à trois heures. 28 % suivent de 30 minutes à une heure. 15 % suivent plus de trois heures. Ressources humaines TI Même si la technologie fonctionne, un trop grand nombre de travailleurs de bureau reçoivent une formation inadéquate à l’utilisation optimale des outils de collaboration : D’après les travailleurs de bureau, quel est le principal responsable de la formation et de l’adoption des technologies? 50 % 31 % 19 % Supérieur immédiat
  9. 9. Étude Softchoice | La collaboration en action | Automne 2017 9 des travailleurs de bureau nord-américains ont utilisé un appareil personnel au travail au lieu de celui que l’employeur leur a fourni. Que le défaut soit les outils, la formation ou la communication, la majorité des employés de bureau admettent utiliser un appareil personnel au travail pour mener à bien leurs tâches : Pour quelle raison? 55 % 37 % « Mon appareil personnel est mieux adapté à une tâche particulière » 30 % « Je travaille plus efficacement avec mon appareil » 14 % « Mon appareil au bureau est désuet » 11 % « J’utilise une application qui n’est pas fournie par mon employeur » 8 % « J’utilise une application plus adéquate que celle fournie par mon employeur »
  10. 10. Section 2 : Mobilité Mobilité Nom / mo•bi•li•té / Tendance vers un changement dans les habitudes de travail où davantage d’employés vaquent à leurs occupations professionnelles à l’extérieur du bureau à l’aide d’appareils mobiles et de services infonuagiques.
  11. 11. Étude Softchoice | La collaboration en action | Automne 2017 11 La majorité des employés de bureau s’attendent à ce qu’on leur fournisse des outils permettant le télétravail. Au mieux, la moitié sont dotés des outils adéquats pour ce faire. Quels appareils permettant la collaboration leur fournit-on? Quelles applications permettant la collaboration leur fournit-on? Appareil fourni par l’employeur : affirment qu’il est important que l’entreprise leur fournisse des outils permettant le télétravail.85 % 55,3 % 19 % 31 % Ordinateur portable Tablette Téléphone intelligent 50 % Messagerie instantanée 49 % Vidéoconférence 46 % Téléconférence 41 % Accès à distance 37 % Partage de l’affichage 34 % Téléphone logiciel 28 % Messagerie unifiée 15 % Médias sociaux internes
  12. 12. Étude Softchoice | La collaboration en action | Automne 2017 12 ont le loisir de choisir leur lieu de travail technologie déficiente Pourraient, mais n’en sont pas autorisé doivent tout de même travailler au bureau nature de la tâche 60 %73 % 22 % 18 %27 % Puisque peu sont outillés adéquatement pour travailler de la maison, il va de soi que peu soient permis de le faire : « Votre employeur vous permet-il parfois de travailler de la maison? » 51 % Oui Est-il vraiment possible de le faire? 49 % Non Pourquoi pas? « Je quitterait mon emploi pour un poste plus ouvert au télétravail » 74 % Parmi les travailleurs de bureau nord-américains :
  13. 13. Étude Softchoice | La collaboration en action | Automne 2017 13 Section 3 : Automatisation Automatisation Nom au•to•ma•ti•sa•tion Procédé par lequel la technologie remplace le travail manuel pour effectuer des tâches spécifiques. Aujourd’hui, le terme s’applique généralement aux cas où la technologie mise en œuvre remplace des tâches ou les postes fondés sur la connaissance, plutôt que de simplement remplacer des procédures manuelles. Des exemples communs d’automatisation de bureau incluent le recours aux TI pour exécuter des procédures courantes, comme l’établissement de calendrier, le service de la paie, la saisie et le stockage de données, le traitement de requêtes et le soutien à la clientèle.
  14. 14. Étude Softchoice | La collaboration en action | Automne 2017 14 Environ la moitié des employés de bureau nord-américains tirent parti d’une certaine forme d’automatisation de bureau pour améliorer le rendement de l’entreprise : En général, l’avis des employés de bureau nord-américains diverge quant à l’effet que l’automatisation peut avoir sur le rendement de l’entreprise : 45 % OUI 34 % NON 21 % Ne sais pas Croyez-vous que l’automatisation vous permettra d’effectuer votre travail plus rapidement et plus efficacement? Croyez-vous que l’automatisation permettra d’éliminer les tâches routinières de vos responsabilités? Parmi ceux qui en font usage, 69 % affirment que l’automatisation entraîne un effet positif sur leur rendement au travail. OUI 41 % OUI 49 % NON 59 % NON 51 %
  15. 15. Étude Softchoice | La collaboration en action | Automne 2017 15 La crainte de voir la technologie éliminer des emplois gagne le bureau : Quelles fonctions croient-ils les plus à risque? Un employé de bureau sur quatre (24 %) craint que la technologie élimine son emploi d’ici cinq ans. Comptabilité Administration TI Ventes Ressources humaines
  16. 16. Profil d’utilisateur : L’employé de bureau de la génération Y
  17. 17. Étude Softchoice | La collaboration en action | Automne 2017 17 La génération Y est à l’avant-garde Les membres de la génération Y forment désormais la plus importante cohorte de travailleurs, et gagnent toujours en importance. L’entreprise qui cherche à les recruter et les fidéliser se doit de comprendre ce qui les motive. Génération Y (18 à 35 ans) Total Utilisent la technologie pour travailler en collaboration. 86 % 83 % Croient que leur employeur devrait les doter de technologies permettant le télétravail. 88 % 85 % Quitteraient leur emploi si on leur offrait plus d’autonomie (lieu et horaire de travail). 77 % 74 % Craignent que la technologie élimine leur emploi d’ici cinq ans. 27 % 24 % Un fossé générationnel : Par rapport à un baby-boomer, un Y est deux fois plus susceptible de croire que : • Il est plus productif à la maison. • Il est mieux outillé à la maison qu’au bureau. • Les outils fournis par son employeur sont désuets.
  18. 18. Conclusions
  19. 19. Étude Softchoice | La collaboration en action | Automne 2017 19 La collaboration est une activité humaine, pas une technologie Trop souvent, les entreprises abordent la mise en œuvre de systèmes de collaboration comme des projets informatiques, plutôt que des projets organisationnels. La plupart des entreprises disposent de divers systèmes de collaboration isolés les uns des autres. Il s’ensuit une piètre expérience d’utilisation. Avant de choisir une solution informatique, l’entreprise se doit d’abord de comprendre comment ses employés travaillent et interagissent; puis comment la technologie peut éliminer les obstacles à la collaboration et soutenir l’atteinte de ses objectifs commerciaux. La compréhension des besoins des utilisateurs avant la mise en œuvre permettra d’intégrer la nouvelle technologie de façon adéquate et à en favoriser l’adoption. NO 1
  20. 20. Étude Softchoice | La collaboration en action | Automne 2017 20 La formation et le soutien continu La technologie se doit de bien fonctionner et les employés doivent la maîtriser. Les utilisateurs délaissent la technologie lorsqu’elle ne fonctionne pas comme elle se doit. Mois après mois, trop d’employés de bureau éprouvent des difficultés techniques avec la technologie de collaboration. Le service des TI doit s’assurer que la technologie fonctionne lorsque les employés en ont besoin. Les utilisateurs se désintéressent également de la technologie de collaboration lorsqu’ils ne constatent aucun gain de rendement. Bien que les employés de bureau nord-américains imputent principalement la responsabilité de la formation et de l’adoption à leur service des TI, tous les directeurs partagent la responsabilité d’aider leurs subordonnés à bien comprendre en quoi la technologie aidera chacun dans son travail. Avant de s’engager dans la mise en œuvre d’un nouvel outil de productivité bureautique, l’entreprise doit d’abord obtenir le soutien des parties prenantes de l’ensemble de l’organisation et élaborer un plan de communication qui en favorisera l’adoption. NO 2
  21. 21. Étude Softchoice | La collaboration en action | Automne 2017 21 La majorité des employés de bureau s’attendent à ce que leur employeur les dote d’outils permettant le télétravail. Il n’a jamais été aussi difficile pour les entreprises, et plus important, de satisfaire leurs employés. Au fur et à mesure qu’elles remplacent les ordinateurs de bureau par des appareils mobiles et adoptent l’infonuagique et la collaboration, l’employé de bureau s’attend à raison à un horaire de travail plus flexible. L’entreprise qui permet la mobilité de sa main- d’œuvre mobile aura plus de facilité à recruter les meilleurs talents et à les garder à son service. L’accès mobile est un élément de base, pas un avantage NO 3
  22. 22. Étude Softchoice | La collaboration en action | Automne 2017 22 L’automatisation n’est en rien porteuse de la catastrophe que certains appréhendent. Bien qu’un employé de bureau sur quatre ne craigne que la technologie élimine son emploi d’ici cinq ans, la technologie mise à profit pour automatiser les tâches fastidieuses et routinières permet au travailleur de se concentrer sur les tâches essentielles à l’atteinte des objectifs commerciaux de l’entreprise. NO 4 L’automatisation n’est pas vue comme l’apocalypse
  23. 23. Joignez-nous Voyez comment Softchoice réalise le plein potentiel humain et technologique à chaque étape de la vie utile des TI. www.softchoice.com | 1-800-268-7638

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