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ZEHN TIPPS FÜR EFFIZIENTE UND EFFEKTIVE
KOLLABORATION
Carsten Schmidt 17. Juni 2016
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Wissensarbeit = Kommunikation und Zusammenarbeit
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2011 2014
Quelle: Kushlev (2015)
Stress
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Informationsqualität
Arbeitszufriedenheit
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Collaboration-Tools noch nicht im Produktiveinsatz
Unzufriedenheit mit Collaboration-Tools treibt Anwender in die Schatten-IT
71%Prozent der Millenials haben
Schwierigkeiten mit den
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Arbeitgeber bereitstellt.
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sharing for work
collaboration
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Can’t collaborate
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Quelle: Dimension Data (2016)Quelle: Dimensional Research (2015)
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Quelle: Abelein (2013)
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sodass ich dem Gespräch auch in einer lauten Umgebung folgen kann.
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  • 1. Seite 1© Fraunhofer IAO, IAT Universität Stuttgart ZEHN TIPPS FÜR EFFIZIENTE UND EFFEKTIVE KOLLABORATION Carsten Schmidt 17. Juni 2016
  • 2. Seite 2© Fraunhofer IAO, IAT Universität Stuttgart Wissensarbeit = Kommunikation und Zusammenarbeit E-Mails schreiben, lesen und ordnen 18% Face-to-Face Besprechungen / Meetings führen 12% Telefonate führen 11% Ad-hoc mit Kollegen sprechen 9% Ansprechpartner identifizieren und kontaktieren 5% Termine vereinbaren 5% An Web-Konferenzen teilnehmen 4% Videokonferenzräume nutzen 1% Dokumente suchen und ablegen 8% Informationen aus Quellen suchen und selektieren 7% Konzeptionell arbeiten, Dokumente erstellen, Wissen schriftlich erfassen 20% Prozentuale Verteilung der Arbeitszeit n=950 Zwei Drittel der Arbeitszeit ist kollaborations- orientiert!!
  • 3. Seite 3© Fraunhofer IAO, IAT Universität Stuttgart Die Email ist weder effizient noch effektiv 11 18 0 2 4 6 8 10 12 14 16 18 20 2011 2014 Quelle: Kushlev (2015) Stress Produktivität Durchschnittlich empfangene Mails pro Tag Informationsqualität Arbeitszufriedenheit Auswirkungen von E-Mails Emails vermeiden Quelle: Bitkom (2015)
  • 4. © Fraunhofer IAO, IAT Universität Stuttgart Folie 4 Collaboration-Tools noch nicht im Produktiveinsatz Unzufriedenheit mit Collaboration-Tools treibt Anwender in die Schatten-IT 71%Prozent der Millenials haben Schwierigkeiten mit den Tools, die ihnen ihr Arbeitgeber bereitstellt. 51%use public document sharing for work collaboration 0 10 20 30 40 50 60 70 80 Can’t collaborate with people outside company with business apps from IT IT isn’t delivering the collaboration apps employees need Consumer apps meet employees’ needs better than business apps Why employees use consumer-grade collaboration apps without IT’s approval Quelle: Dimension Data (2016)Quelle: Dimensional Research (2015)
  • 5. © Fraunhofer IAO, IAT Universität Stuttgart Folie 5 Anwenderpartizipation als Schlüssel Der Erfolg von E-Collaboration hängt maßgeblich von der Beteiligung der Nutzer ab System Quality Project in Time & Budget System Use User Satisfaction Quelle: Abelein (2013)
  • 6. © Fraunhofer IAO, IAT Universität Stuttgart Folie 6 Erstellung einer gemeinsamen Vision Nutzen und Notwendigkeit aufzeigen Zeit Verständnis Erwartungs- haltung steuern
  • 7. © Fraunhofer IAO, IAT Universität Stuttgart Folie 7 Anforderungen erheben mit User Stories »Wer« mochte »Was« »Wofür« Externe einbeziehen Schlüssel- personen einbeziehen Wenn ich an einer Telefonkonferenz teilnehme, kann ich in Echtzeit ein Transkript des Gesagten lesen, sodass ich dem Gespräch auch in einer lauten Umgebung folgen kann.
  • 8. © Fraunhofer IAO, IAT Universität Stuttgart Folie 8 Verarbeitung User Stories Zusammenführen und Verdichten 1. Analyse aller User Stories…  ~ 4 US pro Beteiligtem  ~10% liegen außerhalb des Fokus/Scope 2. Verdichtung ähnlicher User Stories 3. Aufteilung der konsolidierten User Stories in thematische Gruppen:
  • 9. © Fraunhofer IAO, IAT Universität Stuttgart Folie 9 Anforderungen priorisieren mit dem Kano-Modell Potenziale erkennen First Things First Widerstände antizipieren
  • 10. © Fraunhofer IAO, IAT Universität Stuttgart Folie 10 Den Digitalen Arbeitsplatz individualisieren “one-size does not fit all” Der richtige „Blend“ für jede Nutzergruppe Keine Stereotypen
  • 11. © Fraunhofer IAO, IAT Universität Stuttgart Folie 11 Anwendertraining Handlungskompetenz nach Bedarf vermitteln Erfahrungs- lernen „on the job“ (experience) Lernen über Stellvertreter
  • 12. © Fraunhofer IAO, IAT Universität Stuttgart Folie 12 Performance Management und Verstetigung Vom Projekt zum agilen Prozess Messen 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100% sehr zufrieden 4,66% zufrieden 58,03% unzufrieden 29,53% Sehr unzufrieden 3,11% Keine IT-Lösungen Teilweise IT-Lösungen 46,1% IT-Lösungen nicht zufriedenstellend 42,1% Sonstiges 5,26% Verstetigen
  • 13. Seite 13© Fraunhofer IAO, IAT Universität Stuttgart Zusammenfassung Trainieren Verstetigen VerwirrungIndividualisierenPriorisieren = Trainieren Vision erstellen Verstetigen Verschwendung/ Widerstand Individualisieren = Trainieren Vision erstellen Verstetigen MisfitPriorisieren = Vision erstellen Verstetigen VerharrungIndividualisierenPriorisieren = Trainieren Vision erstellen ErstarrungIndividualisierenPriorisieren = Trainieren Vision erstellen Verstetigen ErfolgIndividualisierenPriorisieren =
  • 14. Seite 14© Fraunhofer IAO, IAT Universität Stuttgart …research and solutions for a sustainable world Carsten Schmidt Fraunhofer IAO Fraunhofer IAO Nobelstraße 12 70569 Stuttgart carsten.schmidt@iao.fraunhofer.de www.iao.fraunhofer.de www.businessmanagement.iao.fraunhofer.de @arbeitXpunkt0 Kontakt