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eBusiness Lösung - 
Yellow Pages 
Im Unternehmen die passenden Experten und Ansprechpartner schnell und 
effizient finden 
UNTERNEHMERISCHES WISSEN
eBusiness Lösung Yellow Pages 
2 
Problemstellung & Einsatzbereiche im 
Unternehmen 
In Unternehmen befindet sich Wissen zum einen in 
dokumentierter Form, z.B. in Anleitungen, Handbü-chern 
etc.. Zum anderen haben die Mitarbeiter viel 
Wissen über konkrete Arbeitsabläufe sowie prakti-sche 
Fertigkeiten und Kompetenzen. Dieses Wis-sen 
lässt sich nur schwer dokumentieren. Zudem 
fehlt oftmals Transparenz darüber, welcher Mitar-beiter 
über welches Wissen verfügt, insbesondere 
bei langjährigem Erfahrungswissen. Das vorhan-den 
Wissen wird somit kaum oder nicht genutzt. 
Daher ist es wichtig, zu erfassen, welcher Mitarbei-ter 
über welches Themengebiet Bescheid weiß, um 
diese Informationen im Unternehmen verfügbar zu 
machen. 
►► Sie möchten, dass neue Mitarbeiter bestmög-lich 
ins Unternehmen integriert und eingear-beitet 
werden. Yellow Pages können in diesem 
Rahmen dabei helfen, relevante Ansprechpart-ner 
zu finden. 
►► Sie möchten in einem interdisziplinären Pro-jekt 
geeignete Experten zusammenbringen. Mit 
Hilfe von Yellow Pages lassen sich Experten 
leichter identifizieren. 
►► Sie möchten einen Überblick über Qualifikati-onen, 
Referenzen, Themenschwerpunkte und 
Sprachen Ihrer Mitarbeiter haben. In Yellow 
Pages können Sie Mitarbeiter finden, die außer-gewöhnliche 
Sprachen sprechen. 
eBusiness Lösung - 
Yellow Pages 
Yellow Pages, auch als Expertenverzeichnis oder 
Expertendatenbank bezeichnet, stellen ein Instru-ment 
aus dem Bereich Wissensmanagement dar. 
Sie sind vergleichbar mit einem Telefonbuch, da sie 
auch zur schnellen und gezielten Suche nach rele-vanten 
Ansprechpartnern und Experten herangezo-gen 
werden. Yellow Pages enthalten neben Kontakt-daten 
aber auch weitere personenbezogene Daten, 
wie beispielsweise Angaben über Qualifikationen, 
Forschungsbereiche oder Fremdsprachenkenntnisse.
eBusiness Lösung Yellow Pages 
3 
Neben Yellow Pages sollte es die Möglichkeit 
geben,. vorhandenes fachliches Wissen, Prozess-dokumentation, 
Produkthandbücher etc. in regelmä-ßigen 
Abständen zu dokumentieren und allen Mitar-beitern 
im Unternehmen zur Verfügung zu stellen. 
Dies kann Teil eines integrierten Wissensmanage-ment- 
Systems oder eine separate IT-Anwendung 
wie beispielsweise ein Wiki sein. 
Kurzbeschreibung Yellow Pages 
Yellow Pages sind vergleichbar mit einem Telefon-buch. 
Sie enthalten Informationen zu Mitarbeitern 
und gegebenfalls externen Partnern im Untereh 
men. Im Gegensatz zu einem herkömmlichen Tele-fonbuch 
werden an dieser Stelle aber auch vert-fende 
personenbezogene Daten, wie beispielsweise 
Angaben über Kompetenzen und Qualifikationen 
abgebildet. 
Yellow Pages werden häufig als Expertenverzeich-nisse 
bezeichnet. Für jeden Mitarbeiter wird online 
ein Profil angelegt, in dem Kontaktdaten und Infor-mationen 
beispielsweise zu Fachgebiet, Projekter-farungen, 
Sprachkompetenz, Länderkompetenz, 
Kurzbiografie sowie gegebenfalls Fotos oder Aus-zeichnungen 
eingetragen werden. 
Die Profile können individuell angelegt sowie jeder-zeit 
aktualisiert bzw. gelöscht werden. 
In der Regel sind die Daten nur unternehmensintern 
verfügbar, so dass externe Kunden und Partner kei-nen 
Zugriff haben. Im Fall dies erwünscht ist, kön-nen 
für bestimmte Personen Zugangsberechtigun-gen 
geschaffen werden. 
Auf der linken Seiten wird ein Beispiel dargestellt, 
wie ein Yellow Pages Profil aussehen könnte. Es 
umfasst Kompetenzen, berufliche Erfahrungen, 
Qualifikationen sowie Sprachen. 
Wissensmanagement-Werkzeuge, die in Unter-nehmen 
eingesetzt werden beziehen sich auf drei 
unterschiedliche Bereiche: die technische, organi-satorische 
und zwischenmenschliche Ebene. Das 
auf den Autoren Bullinger, Wörner, Prieto basie-rende 
Modell beschreibt, dass die Bestandteile 
Technik, Organisation und Mensch bei einem Wis-sensmanagement- 
System berücksichtigt werden 
sollten, bestenfalls in einem ausgewogenen Maß. 
Dies trifft auch für Yellow Pages zu. Sie verbessern 
einerseits die organisationellen Rahmenbedinun-gen, 
in dem es Zugriff auf das Wissen der Mitarbei-ter 
ermöglicht. Die richtigen Ansprechpartner und 
mögliche Projektpartner können identifiziert wer-den. 
Die Komponente Mensch kommt zum Tragen, da 
Yellow Pages eine bessere interne Vernetzung 
innerhalb des Unternehmens ermöglichen. Bei-spielsweise 
zum Thema Websitengestaltung kann 
sich eine Gruppe von Interessierten und Erfah-renen 
bilden, die sich regelmäßig trifft und aus-tauscht. 
Yellow Pages lassen sich zudem gut in 
Soziale Netzwerke einbinden. 
Oftmals sind Yellow Pages Lösungen einfach bedi-enbare 
IT-Systeme und tragen so dazu bei, dass 
aus technischer Sicht keinerlei Hürden bei der Nut-zung 
entstehen. Häufig bedarf es keines großen 
Aufwandes der Schulung und Einarbeitung.
eBusiness Lösung Yellow Pages 
4 
Hemmende Faktoren - Yellow Pages 
►► Technik: die Einführung von Yellow Pages ist 
immer mit einem finanziellen und insbesondere 
mit zeitlichen oder personellen Aufwänden ver-bunden. 
Eine Anwendung, die nicht inuitiv bedi-enbar 
ist, erschwert die Akzeptanz und führt 
möglicherweise zu einer geringen Nutzung. 
►► Organsiation: eine späte Kommunikation bei 
der Einführung von Yellow Pages kann zu einer 
Ablehung und Nichtnutzung führen. Durch hier-archische 
Strukturen und dem Klima von Furcht 
wird die Bereitschaft verringert, eigenes Wissen 
zu präsentieren und weiterzugeben. Dies kann 
dazu führen, dass wenige Informationen in den 
Profilen angegeben werden und Profile schnell 
veralten, da sie nicht gepflegt werden. Ist der 
Nutzen für die Mitarbeiter nicht erkennbar, 
so werden diese der Anwendung ablehnend 
gegenüberstehen. Wenn ein Verantwortlicher 
für die Datenpflege fehlt, werden die Profile in 
unregelmäßigen Abständen aktualisiert. 
►► Mensch: Mitarbeiter sind zum Teil skeptisch 
gegenüber Yellow Pages. Sie haben Angst 
vor zu vielen Fragen während der Arbeit. Sie 
befürchten, dass sie als überflüssig betrachtet 
werden, wenn sie über zu wenig Daten im Pro-fil 
verfügen. Diese Faktoren haben großen Ein-fluss 
auf den Erfolg bzw. Misserfolg des Sys-tems. 
►► Datenschutz: der Aufbau einer Expertendank 
ist verbunden mit der Erhebung von personen-bezogenen 
Daten. Für die Verarbeitung perso-nenbezogener 
Daten ist im Sinne des Daten-schutzgesetzes 
eine Einwilligung von allen 
betroffenen Mitarbeitern vorab einzuholen. 
Fördernde Faktoren - Yellow Pages 
► Technik: die Akzeptanz des Systems ist eine 
wichtige Voraussetzung für die Nutzung. Wird 
der Zweck des Systems deutlich steigt oftmals 
auch die Akzeptanz der Mitarbeiter. Beispiels-weise 
entsteht ein Mehwert, wenn Mitarbeiter 
leichter Ansprechpartner identifizieren können. 
Das IT-System sollte sich an die vorhandenen 
Geschäftsprozesse anpassen. Neueinsteigern 
sollte das System vorgestellt werden und sie 
sollten möglichst bald ein eigenes Profil erstel-len. 
► Organisation: eine frühzeitige Kommunikation 
der Einführung von Yellow Pages und Schu-lungen 
sind wichtig für den Erfolg. Durch Ver-trauen 
und Offenheit im Unternehmen sind 
die Mitarbeiter eher bereit, ihre Expertise und 
auch private Interessen anzugeben. Die Nut-zung 
von Yellow Pages spart, denn es ermög-licht 
ein schnelles und effizientes Auffinden 
von relevanten Ansprechpartnern. Die Unter-nehmensleitung 
kann zudem erkennen, wel-che 
Kompetenzen im Unternehmen verfügbar 
sind und auf mögliche Bedarfe besser reagie-ren. 
Auch können Doppelarbeiten vermieden 
und die Zusammenarbeit verbessert werden. 
Um möglichst aktuelle Profile zu erhalten, ist 
ein Verantwortlicher wichtig, der sich um die 
Datenpflege kümmert. 
► Mensch: eine positive Einstellung der Mitarbei-ter 
zu Yellow Pages hat einen Einfluss darauf, 
wie viel Informationen sie preis geben. Dabei 
wird insbesondere spezielles Wissen sichtbar. 
Die Mitarbeiter können weitestgehend individu-ell 
ihre eigenen Profile gestalten und beispiels-weise 
Fotos einpflegen oder auf andere Seiten 
im Intra- oder Internet verlinken. 
Beispiel aus der Praxis 
ARCADIS ist ein führender internationaler Dienstleister in den Bereichen Consulting, Planung und Pro-jektmanagement. 
Firmensitz der deutschen Tochtergesellschaft ARCADIS Deutschland GmbH ist in 
Darmstadt. Das Unternehmen ist in den Bereichen Infrastruktur, Wasser, Umwelt und Bauwerke tätig. 
ARCADIS Deutschland GmbH nutzt Yellow Pages, um die Kompetenzen seiner 700 Mitarbeiter an den 
17 Standorten in Deutschland zu erfassen und zu bestimmen, wer für welches Projekt eingesetzt werden 
kann. Die Yellow Pages umfassen den Namen des einzelnen Mitarbeiters, seine Adresse, seinen jähr-lich 
aktualisierten Lebenslauf, seine Kernkompetenzen und Funktionen. Die Profile sind in eine Sharepoint 
Plattform eingebunden. Die Software zur Darstellung und Recherche von Yellow Pages wurde bei ARCA-DIS 
intern entwickelt (Quelle: http://www.prowis.net/prowis/?q=node/126).
eBusiness Lösung Yellow Pages 
5 
Yellow Pages Lösungen 
Yellow Pages sind oftmals im Intranet oder Wiki 
eines Unternehmens integriert. Auch eine Kom-bination 
mit sozialen Netzwerken ist möglich. Es 
exisitieren sowohl kommerzielle als auch Open 
Source Produkte. 
Weiterhin gibt es umfassende Wissensmanage-mentsysteme 
mit diversen Funktionalitäten, bei 
denen Yellow Pages ein Bestandteil der Software 
ist wie beispielsweise Knowledge Miner der USU 
AG und Knowledge Cafe von altavier. Das System 
Knowledge Cafe umfasst zum Beispiel folgende 
Komponenten: Yellow Pages, Virtuelle Bibliothek, 
Knowledge Base, Presse, MyNews, BlackBoard, 
Projekte, Workflow und Diskussion. Die Lösung 
kann in ein Unternehmensintranet eingebunden 
werden. Jeder Mitarbeiter hat eine eigene Web-site, 
in der er Arbeitsschwerpunkte, Kompetenzen 
und Projekterfahrungen mitteilt. 
Wissensmanagement-Systeme werden in der 
Regel top-down oder bottom-up eingeführt. Bei 
einem top-down Ansatz entscheidet sich das 
Management eines Unternehmens dafür, Wis-sensmanagement 
einzuführen. Im Hinblick auf 
Yellow Pages könnte dies das Ziel sein, eine 
Transparenz über das im Unternehmen verfüg-bare 
Wissen zu schaffen. Da mit der Maßnahme 
meist langfristig eine Strategie verfolgt wird, wer-den 
Unternehmensziele berücksichtigt. Der 
Ansatz kann dazu führen, dass das Vorhaben auf 
Seiten der Mitarbeiter auf Ablehnung trifft oder 
sich nur schwer realisieren lässt. 
Bei einem bottom-up Ansatz erkennen die Mit-arbeiter 
selbst ihren Bedarf für ein Wissensma-nagement- 
System. Im Hinblick auf Yellow Pages 
könnte dies die zeitaufwändige Suche nach 
Ansprechpartnern oder die Suche nach Experten 
für geplante Projekte sein. 
Weiterführende Informationen 
► Am Beispiel der Allgemeinen Baugenossenschaft Zürich wird in einer Masterarbeit auf die Einführung 
von Yellow Pages eingegangen. 
http://web.zhaw.ch/fileadmin/user_upload/management/ivm/publikationen/pdf/mt/master_thesis_yellow_ 
pages_longhini.pdf 
► Anhand mehrerer Beispiele zeigt Ihnen die Community of Knowledge, wie sich Wissensmanagement-systeme 
mit Yellow Pages Funktionen in Unternehmen einsetzen lassen. 
http://www.community-of-knowledge.de/beitrag/softwareunterstuetzung-im-wissensmanagement/ 
► Nähere Informationen zu den Strategien der Einführung von Wissensmanagement in Unternehmen fin-den 
Sie in der Enzyklopädie der Wirtschaftsinformatik. 
http://www.enzyklopaedie-der-wirtschaftsinformatik.de/wi-enzyklopaedie/lexikon/daten-wissen/Wissens-management/ 
Wissensmanagement--Strategien-des/Wissensmanagement--Einfuhrungsstrategien-des 
Der bottom-up Ansatz ermöglicht eine direkte Ein-bindung 
in das Tagesgeschäft und fördert somit 
die Motivation der Mitarbeiter. Ein Nachteil ist, 
dass der Aufwand für die Koordination höher ist. 
Es kann zudem sein, dass die Maßnahme mit der 
Unternehmensstrategie nicht einhergeht. 
Für eine optimale Einführung einer neuen Wis-sensmanagement- 
Methode eignet sich eine 
Mischung aus top-down und bottom-up Ansatz. 
Die Mitarbeiter sollten dabei in den Entschei-dungsprozess 
miteinbezogen werden. Weiterhin 
sollte das Management die Maßnahme unterstüt-zen 
und im Rahmen einer langfristigen Unterneh-mensstrategie 
verankern. 
Unternehmen können Yellow Pages oftmals in 
bestehende IT-Systeme integrieren. Dies sollte 
vor der Entscheidung für ein bestimmtes System 
geprüft werden. Zudem können bestehende Wikis 
oder Content Management Systeme häufig um 
Yellow Pages Funktionen ergänzt werden. Teil-weise 
werden diese bereits vom gleichen Anbieter 
bereit gestellt. 
Bei der Integration von Yellow Pages ist darauf zu 
achten, wie hoch die Kosten für die Schnittstellen-programmierung 
zum bestehenden IT-System des 
Unternehmens sind und wie viel Kosten für eine-laufende 
Wartung und Pflege des Systems anfal-len 
werden. Ist eine interne IT-Abteilung vorhan-den, 
die das System anpassen kann, kann dies 
die Kosten senken. 
Unter Umständen kann der Aufbau einer separa-ten 
Yellow Pages Lösung kostengünstiger sein, 
insbesondere wenn es sich um ein Open Source 
Content Management System oder Wiki handelt. 
Dies ist insbesondere dann der Fall, wenn sich ein 
Mitarbeiter des Unternehmens darum kümmern 
kann.
eBusiness Lösung Yellow Pages 
6 
Impressum 
Herausgeber 
eBusiness Lotse Darmstadt-Dieburg 
Hochschule Darmstadt 
Institut für Kommunikation & Medien 
Max-Planck-Straße 2 
64807 Dieburg 
Text und Redaktion 
Dr. Christoph Rensing 
Dörte Maasch 
Bildnachweis 
throwthedamnthing /Flickr 
Creative Commons Attribution - ShareAlike 2.0. 
Generic 
Stand 
August 2014 
Über unsere eBusiness Lösungen 
Mit unserer Reihe eBusiness Lösungen wollen wir 
Ihnen Einstiegsinformationen zu verschiedenen 
Lösungen aus den Bereichen Social Media, E-Le-arning 
und Wissensmanagement zur Verfügung 
stellen. 
Alle eBusiness Lösungen werden motiviert mit-tels 
Beschreibung einer Herausforderung mit der 
auch Sie als Unternehmer oder Unternehmerin 
potenziell konfrontiert sind. Unsere Vorstellung der 
Lösung soll Ihnen die Möglichkeit geben, selbst zu 
beurteilen, ob der Einsatz der Lösung für Sie rele-vant 
sein kann. Wenn die Lösung für Sie nutzbar 
erscheint, finden Sie Hinweise auf weitere Quellen. 
Gerne können Sie uns aber auch kontaktieren. 
Kontakt 
©eBusiness Lotse Darmstadt-Dieburg 
Hochschule Darmstadt 
Institut für Kommunikation & Medien 
Max-Planck-Straße 2 
64807 Dieburg 
http://www.ebusiness-info.de

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Yellow pages

  • 1. eBusiness Lösung - Yellow Pages Im Unternehmen die passenden Experten und Ansprechpartner schnell und effizient finden UNTERNEHMERISCHES WISSEN
  • 2. eBusiness Lösung Yellow Pages 2 Problemstellung & Einsatzbereiche im Unternehmen In Unternehmen befindet sich Wissen zum einen in dokumentierter Form, z.B. in Anleitungen, Handbü-chern etc.. Zum anderen haben die Mitarbeiter viel Wissen über konkrete Arbeitsabläufe sowie prakti-sche Fertigkeiten und Kompetenzen. Dieses Wis-sen lässt sich nur schwer dokumentieren. Zudem fehlt oftmals Transparenz darüber, welcher Mitar-beiter über welches Wissen verfügt, insbesondere bei langjährigem Erfahrungswissen. Das vorhan-den Wissen wird somit kaum oder nicht genutzt. Daher ist es wichtig, zu erfassen, welcher Mitarbei-ter über welches Themengebiet Bescheid weiß, um diese Informationen im Unternehmen verfügbar zu machen. ►► Sie möchten, dass neue Mitarbeiter bestmög-lich ins Unternehmen integriert und eingear-beitet werden. Yellow Pages können in diesem Rahmen dabei helfen, relevante Ansprechpart-ner zu finden. ►► Sie möchten in einem interdisziplinären Pro-jekt geeignete Experten zusammenbringen. Mit Hilfe von Yellow Pages lassen sich Experten leichter identifizieren. ►► Sie möchten einen Überblick über Qualifikati-onen, Referenzen, Themenschwerpunkte und Sprachen Ihrer Mitarbeiter haben. In Yellow Pages können Sie Mitarbeiter finden, die außer-gewöhnliche Sprachen sprechen. eBusiness Lösung - Yellow Pages Yellow Pages, auch als Expertenverzeichnis oder Expertendatenbank bezeichnet, stellen ein Instru-ment aus dem Bereich Wissensmanagement dar. Sie sind vergleichbar mit einem Telefonbuch, da sie auch zur schnellen und gezielten Suche nach rele-vanten Ansprechpartnern und Experten herangezo-gen werden. Yellow Pages enthalten neben Kontakt-daten aber auch weitere personenbezogene Daten, wie beispielsweise Angaben über Qualifikationen, Forschungsbereiche oder Fremdsprachenkenntnisse.
  • 3. eBusiness Lösung Yellow Pages 3 Neben Yellow Pages sollte es die Möglichkeit geben,. vorhandenes fachliches Wissen, Prozess-dokumentation, Produkthandbücher etc. in regelmä-ßigen Abständen zu dokumentieren und allen Mitar-beitern im Unternehmen zur Verfügung zu stellen. Dies kann Teil eines integrierten Wissensmanage-ment- Systems oder eine separate IT-Anwendung wie beispielsweise ein Wiki sein. Kurzbeschreibung Yellow Pages Yellow Pages sind vergleichbar mit einem Telefon-buch. Sie enthalten Informationen zu Mitarbeitern und gegebenfalls externen Partnern im Untereh men. Im Gegensatz zu einem herkömmlichen Tele-fonbuch werden an dieser Stelle aber auch vert-fende personenbezogene Daten, wie beispielsweise Angaben über Kompetenzen und Qualifikationen abgebildet. Yellow Pages werden häufig als Expertenverzeich-nisse bezeichnet. Für jeden Mitarbeiter wird online ein Profil angelegt, in dem Kontaktdaten und Infor-mationen beispielsweise zu Fachgebiet, Projekter-farungen, Sprachkompetenz, Länderkompetenz, Kurzbiografie sowie gegebenfalls Fotos oder Aus-zeichnungen eingetragen werden. Die Profile können individuell angelegt sowie jeder-zeit aktualisiert bzw. gelöscht werden. In der Regel sind die Daten nur unternehmensintern verfügbar, so dass externe Kunden und Partner kei-nen Zugriff haben. Im Fall dies erwünscht ist, kön-nen für bestimmte Personen Zugangsberechtigun-gen geschaffen werden. Auf der linken Seiten wird ein Beispiel dargestellt, wie ein Yellow Pages Profil aussehen könnte. Es umfasst Kompetenzen, berufliche Erfahrungen, Qualifikationen sowie Sprachen. Wissensmanagement-Werkzeuge, die in Unter-nehmen eingesetzt werden beziehen sich auf drei unterschiedliche Bereiche: die technische, organi-satorische und zwischenmenschliche Ebene. Das auf den Autoren Bullinger, Wörner, Prieto basie-rende Modell beschreibt, dass die Bestandteile Technik, Organisation und Mensch bei einem Wis-sensmanagement- System berücksichtigt werden sollten, bestenfalls in einem ausgewogenen Maß. Dies trifft auch für Yellow Pages zu. Sie verbessern einerseits die organisationellen Rahmenbedinun-gen, in dem es Zugriff auf das Wissen der Mitarbei-ter ermöglicht. Die richtigen Ansprechpartner und mögliche Projektpartner können identifiziert wer-den. Die Komponente Mensch kommt zum Tragen, da Yellow Pages eine bessere interne Vernetzung innerhalb des Unternehmens ermöglichen. Bei-spielsweise zum Thema Websitengestaltung kann sich eine Gruppe von Interessierten und Erfah-renen bilden, die sich regelmäßig trifft und aus-tauscht. Yellow Pages lassen sich zudem gut in Soziale Netzwerke einbinden. Oftmals sind Yellow Pages Lösungen einfach bedi-enbare IT-Systeme und tragen so dazu bei, dass aus technischer Sicht keinerlei Hürden bei der Nut-zung entstehen. Häufig bedarf es keines großen Aufwandes der Schulung und Einarbeitung.
  • 4. eBusiness Lösung Yellow Pages 4 Hemmende Faktoren - Yellow Pages ►► Technik: die Einführung von Yellow Pages ist immer mit einem finanziellen und insbesondere mit zeitlichen oder personellen Aufwänden ver-bunden. Eine Anwendung, die nicht inuitiv bedi-enbar ist, erschwert die Akzeptanz und führt möglicherweise zu einer geringen Nutzung. ►► Organsiation: eine späte Kommunikation bei der Einführung von Yellow Pages kann zu einer Ablehung und Nichtnutzung führen. Durch hier-archische Strukturen und dem Klima von Furcht wird die Bereitschaft verringert, eigenes Wissen zu präsentieren und weiterzugeben. Dies kann dazu führen, dass wenige Informationen in den Profilen angegeben werden und Profile schnell veralten, da sie nicht gepflegt werden. Ist der Nutzen für die Mitarbeiter nicht erkennbar, so werden diese der Anwendung ablehnend gegenüberstehen. Wenn ein Verantwortlicher für die Datenpflege fehlt, werden die Profile in unregelmäßigen Abständen aktualisiert. ►► Mensch: Mitarbeiter sind zum Teil skeptisch gegenüber Yellow Pages. Sie haben Angst vor zu vielen Fragen während der Arbeit. Sie befürchten, dass sie als überflüssig betrachtet werden, wenn sie über zu wenig Daten im Pro-fil verfügen. Diese Faktoren haben großen Ein-fluss auf den Erfolg bzw. Misserfolg des Sys-tems. ►► Datenschutz: der Aufbau einer Expertendank ist verbunden mit der Erhebung von personen-bezogenen Daten. Für die Verarbeitung perso-nenbezogener Daten ist im Sinne des Daten-schutzgesetzes eine Einwilligung von allen betroffenen Mitarbeitern vorab einzuholen. Fördernde Faktoren - Yellow Pages ► Technik: die Akzeptanz des Systems ist eine wichtige Voraussetzung für die Nutzung. Wird der Zweck des Systems deutlich steigt oftmals auch die Akzeptanz der Mitarbeiter. Beispiels-weise entsteht ein Mehwert, wenn Mitarbeiter leichter Ansprechpartner identifizieren können. Das IT-System sollte sich an die vorhandenen Geschäftsprozesse anpassen. Neueinsteigern sollte das System vorgestellt werden und sie sollten möglichst bald ein eigenes Profil erstel-len. ► Organisation: eine frühzeitige Kommunikation der Einführung von Yellow Pages und Schu-lungen sind wichtig für den Erfolg. Durch Ver-trauen und Offenheit im Unternehmen sind die Mitarbeiter eher bereit, ihre Expertise und auch private Interessen anzugeben. Die Nut-zung von Yellow Pages spart, denn es ermög-licht ein schnelles und effizientes Auffinden von relevanten Ansprechpartnern. Die Unter-nehmensleitung kann zudem erkennen, wel-che Kompetenzen im Unternehmen verfügbar sind und auf mögliche Bedarfe besser reagie-ren. Auch können Doppelarbeiten vermieden und die Zusammenarbeit verbessert werden. Um möglichst aktuelle Profile zu erhalten, ist ein Verantwortlicher wichtig, der sich um die Datenpflege kümmert. ► Mensch: eine positive Einstellung der Mitarbei-ter zu Yellow Pages hat einen Einfluss darauf, wie viel Informationen sie preis geben. Dabei wird insbesondere spezielles Wissen sichtbar. Die Mitarbeiter können weitestgehend individu-ell ihre eigenen Profile gestalten und beispiels-weise Fotos einpflegen oder auf andere Seiten im Intra- oder Internet verlinken. Beispiel aus der Praxis ARCADIS ist ein führender internationaler Dienstleister in den Bereichen Consulting, Planung und Pro-jektmanagement. Firmensitz der deutschen Tochtergesellschaft ARCADIS Deutschland GmbH ist in Darmstadt. Das Unternehmen ist in den Bereichen Infrastruktur, Wasser, Umwelt und Bauwerke tätig. ARCADIS Deutschland GmbH nutzt Yellow Pages, um die Kompetenzen seiner 700 Mitarbeiter an den 17 Standorten in Deutschland zu erfassen und zu bestimmen, wer für welches Projekt eingesetzt werden kann. Die Yellow Pages umfassen den Namen des einzelnen Mitarbeiters, seine Adresse, seinen jähr-lich aktualisierten Lebenslauf, seine Kernkompetenzen und Funktionen. Die Profile sind in eine Sharepoint Plattform eingebunden. Die Software zur Darstellung und Recherche von Yellow Pages wurde bei ARCA-DIS intern entwickelt (Quelle: http://www.prowis.net/prowis/?q=node/126).
  • 5. eBusiness Lösung Yellow Pages 5 Yellow Pages Lösungen Yellow Pages sind oftmals im Intranet oder Wiki eines Unternehmens integriert. Auch eine Kom-bination mit sozialen Netzwerken ist möglich. Es exisitieren sowohl kommerzielle als auch Open Source Produkte. Weiterhin gibt es umfassende Wissensmanage-mentsysteme mit diversen Funktionalitäten, bei denen Yellow Pages ein Bestandteil der Software ist wie beispielsweise Knowledge Miner der USU AG und Knowledge Cafe von altavier. Das System Knowledge Cafe umfasst zum Beispiel folgende Komponenten: Yellow Pages, Virtuelle Bibliothek, Knowledge Base, Presse, MyNews, BlackBoard, Projekte, Workflow und Diskussion. Die Lösung kann in ein Unternehmensintranet eingebunden werden. Jeder Mitarbeiter hat eine eigene Web-site, in der er Arbeitsschwerpunkte, Kompetenzen und Projekterfahrungen mitteilt. Wissensmanagement-Systeme werden in der Regel top-down oder bottom-up eingeführt. Bei einem top-down Ansatz entscheidet sich das Management eines Unternehmens dafür, Wis-sensmanagement einzuführen. Im Hinblick auf Yellow Pages könnte dies das Ziel sein, eine Transparenz über das im Unternehmen verfüg-bare Wissen zu schaffen. Da mit der Maßnahme meist langfristig eine Strategie verfolgt wird, wer-den Unternehmensziele berücksichtigt. Der Ansatz kann dazu führen, dass das Vorhaben auf Seiten der Mitarbeiter auf Ablehnung trifft oder sich nur schwer realisieren lässt. Bei einem bottom-up Ansatz erkennen die Mit-arbeiter selbst ihren Bedarf für ein Wissensma-nagement- System. Im Hinblick auf Yellow Pages könnte dies die zeitaufwändige Suche nach Ansprechpartnern oder die Suche nach Experten für geplante Projekte sein. Weiterführende Informationen ► Am Beispiel der Allgemeinen Baugenossenschaft Zürich wird in einer Masterarbeit auf die Einführung von Yellow Pages eingegangen. http://web.zhaw.ch/fileadmin/user_upload/management/ivm/publikationen/pdf/mt/master_thesis_yellow_ pages_longhini.pdf ► Anhand mehrerer Beispiele zeigt Ihnen die Community of Knowledge, wie sich Wissensmanagement-systeme mit Yellow Pages Funktionen in Unternehmen einsetzen lassen. http://www.community-of-knowledge.de/beitrag/softwareunterstuetzung-im-wissensmanagement/ ► Nähere Informationen zu den Strategien der Einführung von Wissensmanagement in Unternehmen fin-den Sie in der Enzyklopädie der Wirtschaftsinformatik. http://www.enzyklopaedie-der-wirtschaftsinformatik.de/wi-enzyklopaedie/lexikon/daten-wissen/Wissens-management/ Wissensmanagement--Strategien-des/Wissensmanagement--Einfuhrungsstrategien-des Der bottom-up Ansatz ermöglicht eine direkte Ein-bindung in das Tagesgeschäft und fördert somit die Motivation der Mitarbeiter. Ein Nachteil ist, dass der Aufwand für die Koordination höher ist. Es kann zudem sein, dass die Maßnahme mit der Unternehmensstrategie nicht einhergeht. Für eine optimale Einführung einer neuen Wis-sensmanagement- Methode eignet sich eine Mischung aus top-down und bottom-up Ansatz. Die Mitarbeiter sollten dabei in den Entschei-dungsprozess miteinbezogen werden. Weiterhin sollte das Management die Maßnahme unterstüt-zen und im Rahmen einer langfristigen Unterneh-mensstrategie verankern. Unternehmen können Yellow Pages oftmals in bestehende IT-Systeme integrieren. Dies sollte vor der Entscheidung für ein bestimmtes System geprüft werden. Zudem können bestehende Wikis oder Content Management Systeme häufig um Yellow Pages Funktionen ergänzt werden. Teil-weise werden diese bereits vom gleichen Anbieter bereit gestellt. Bei der Integration von Yellow Pages ist darauf zu achten, wie hoch die Kosten für die Schnittstellen-programmierung zum bestehenden IT-System des Unternehmens sind und wie viel Kosten für eine-laufende Wartung und Pflege des Systems anfal-len werden. Ist eine interne IT-Abteilung vorhan-den, die das System anpassen kann, kann dies die Kosten senken. Unter Umständen kann der Aufbau einer separa-ten Yellow Pages Lösung kostengünstiger sein, insbesondere wenn es sich um ein Open Source Content Management System oder Wiki handelt. Dies ist insbesondere dann der Fall, wenn sich ein Mitarbeiter des Unternehmens darum kümmern kann.
  • 6. eBusiness Lösung Yellow Pages 6 Impressum Herausgeber eBusiness Lotse Darmstadt-Dieburg Hochschule Darmstadt Institut für Kommunikation & Medien Max-Planck-Straße 2 64807 Dieburg Text und Redaktion Dr. Christoph Rensing Dörte Maasch Bildnachweis throwthedamnthing /Flickr Creative Commons Attribution - ShareAlike 2.0. Generic Stand August 2014 Über unsere eBusiness Lösungen Mit unserer Reihe eBusiness Lösungen wollen wir Ihnen Einstiegsinformationen zu verschiedenen Lösungen aus den Bereichen Social Media, E-Le-arning und Wissensmanagement zur Verfügung stellen. Alle eBusiness Lösungen werden motiviert mit-tels Beschreibung einer Herausforderung mit der auch Sie als Unternehmer oder Unternehmerin potenziell konfrontiert sind. Unsere Vorstellung der Lösung soll Ihnen die Möglichkeit geben, selbst zu beurteilen, ob der Einsatz der Lösung für Sie rele-vant sein kann. Wenn die Lösung für Sie nutzbar erscheint, finden Sie Hinweise auf weitere Quellen. Gerne können Sie uns aber auch kontaktieren. Kontakt ©eBusiness Lotse Darmstadt-Dieburg Hochschule Darmstadt Institut für Kommunikation & Medien Max-Planck-Straße 2 64807 Dieburg http://www.ebusiness-info.de