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Andreas E. Noll
Beratung und Projektmanagement
in After Sales und Lagerlogistik
Ersatzteileinkauf:
Kosten ganz anders senken als im Serieneinkauf
Der Teilepreis ist längst nicht alles im Ersatzteileinkauf. Denn dafür ist das
Spektrum der hochvolumigen Teile einfach viel zu klein. Und damit treten Ne-
benkosten in den Vordergrund. Und auch der kostengünstige Bezug der vielen
nur mäßig gängigen Ersatzteile.
Ohne das Denken in Prozessketten bleiben die Sparpotenziale unsichtbar. Und
zwar über das eigene Unternehmen hinaus.
Einkaufskosten für Ersatzteile minimieren:
der Lebenszyklus entscheidet die Ziele im Ersatzteileinkauf
Die Zeitspanne großer Einkaufsvolumen im Ersatzteileinkauf dürfte allenthal-
ben ziemlich kurz sein. Bis zum Ende der Serienproduktion (EoP) dominiert der
Serieneinkauf das Geschäft. Nur bei regelmäßigem Bedarf (zum Beispiel für
Wartung) existieren danach noch sinnvoll verhandelbare Einkaufspreise.
Und die sind logischerweise das Betätigungsfeld des Ersatzteileinkaufs
Nicht, dass danach die Preise egal wären. Aber bei klein(st)en Losen bestim-
men schnell die Bezugskosten die Gesamtkosten. Damit liegen eher dort die
Potenziale.
Aber auch schon vor dem Start-of-Produktion kann, soll, muss der Ersatztei-
leinkauf aktiv sein. Zumindest mittelbar, denn ohne Anforderungskataloge und
Checklisten würden die Interessen des After Sales schnell untergehen.
Es gibt also nicht ein "Schema F" für den Einkauf von Ersatzteilen.
Dieser Beitrag nimmt sich daher längs des Lebenszyklus von Ersatzteilen der
Aufgaben des Ersatzteileinkaufs an.
Andreas E. Noll
Beratung und Projektmanagement
in After Sales und Lagerlogistik
Whitepaper ''Ersatzteileinkauf'' 20231207 v3.docx
Seite 2 von 7
Ersatzteileinkauf als Bestandteil des Sourcings
Wie wäre es, wenn Sie einfach mehr
zum Wunschtermin des Kunden liefern
Workshop "Verfügbarkeit steigern"
Konditionen der Ersatzteil-Beschaffung schon im Entwicklungs-Prozess
fixieren
Die Belange des Ersatzteileinkaufs fallen erfahrungsgemäß während des Ma-
schinendesigns oft genug unter den Tisch. Zunächst geht es nur um den Se-
rienpreis. Doch damit entgleitet die Verhandlungsmacht für den After Sales
dem Einkauf. Denn nur vor der Festlegung extern beschaffter Bauteile und
Baugruppen können Sie auf den Lieferanten Druck ausüben.
Andreas E. Noll
Beratung und Projektmanagement
in After Sales und Lagerlogistik
Whitepaper ''Ersatzteileinkauf'' 20231207 v3.docx
Seite 3 von 7
Nachträgliche Forderungen sind für den Verkäufer eher lästig. Auch wenn der
das so nicht formulieren würde.
Da oft der Ersatzteileinkauf noch nicht einmal über Vergaben informiert wird,
müssen Anforderungen des Ersatzteileinkaufs vorher bekannt sein.
Das beginnt natürlich mit der Maßgabe, dass der Lieferant das Ersatzteillager
separat zu Serien-Konditionen beliefert. Und zwar möglichst mit der Losgröße
1, und auch nach End-of-Production (EoP). Das betrifft jedoch "nur" den kom-
merziellen Teil.
Die Anforderungen sind jedoch deutlich höher. Hier hilft eine ausführliche
Checkliste:
Stammdaten-Checkliste Ersatzteileinkauf
Zusatzleistungen durch Ersatzteileinkauf verhandeln
Das Ersatzteilwesen will jedoch nicht nur beschaffen, sondern auch verkaufen.
Ein Garant für hohe Preise im Ersatzteilgeschäft betrifft die Exklusivität. Durch
Reduzierung des Wettbewerbsdrucks
Und das klappt, wenn der eigentliche Hersteller des Teils nicht (mehr) erkenn-
bar ist. Ergänzend kommt ein eigenes Branding hinzu. Das kann Ihr Ersatzteil-
lager erledigen, aber eben nicht immer. Besser ist es, wenn Ihre Marke sich in-
tegriert im Bauteil wiederfindet.
Andreas E. Noll
Beratung und Projektmanagement
in After Sales und Lagerlogistik
Whitepaper ''Ersatzteileinkauf'' 20231207 v3.docx
Seite 4 von 7
Ein weiteres zu verhandelndes Merkmal ist die Verpackung. Auch hier kann der
Ersatzteileinkauf Ihre Marke mit Ihrer Artikelnummer durch den Lieferanten er-
ledigen lassen.
Wie wäre es, wenn Sie Ihre Stammda-
ten vollständig, richtig und im Griff ha-
ben
Workshop "Stammdaten-Qualität"
Lebenszyklus im Ersatzteileinkauf berücksichtigen
Die Sichtweise des Ersatzteileinkaufs darf nicht in der Phase der Serienproduk-
tion stehenbleiben. Sonst tauchen nach deren Ende saftige Preiserhöhungen
auf. Und noch Forderungen nach hohen Bestellmengen.
Daher ist es Best Practice für den Ersatzteileinkauf, Regeln zu vereinbaren, wie
• eine Preis-Indexierung,
• ein aktives Obsoleszenz-Management des Lieferanten,
• rechtzeitige Ankündigungen von Ersetzungen,
• bei größeren Stückzahlen den Einsatz von Lieferplänen,
• gegebenenfalls eine eigenständige Beschaffung von Rohlingen,
• Kostengestaltung beim Transport,
• Drop-Shipment zu Ihren Kunden (mit den erforderlichen Wettbewerbs-
Vereinbarungen),
• ein Kitting, wo das Sinn macht.
Wird Ihr Ersatzteileinkauf das alles in Form einer Ersatzteilliste kriegen?
Nein, eher selten
Aber wenn Sie diese Daten nicht einfordern, werden sie sie auch ganz sicher
nicht vollständig erhalten. Und dann steigt Ihr Aufwand bei den Stammdaten,
die doch eigentlich viel einfacher zu beschaffen waren. Ganz nebenbei ist das
Ihr Ansatz, um Dubletten noch vor der Entstehung zu vermeiden.
Andreas E. Noll
Beratung und Projektmanagement
in After Sales und Lagerlogistik
Whitepaper ''Ersatzteileinkauf'' 20231207 v3.docx
Seite 5 von 7
jetzt Ihren Bestand reduzie-
ren, Ihre Ersatzteil-Verfüg-
barkeit steigern
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Einkaufsverhandlungen:
durch Clustern von Ersatzteilen vorbereiten
Der Ersatzteileinkauf kämpft mit dem gleichen Problem wie der Rest des Er-
satzteilwesens:
die Flut an kaum gängigen Ersatzteilen
Um sich auf die wichtigen Teile zu fokussieren, werden daher Methoden der
Selektion und Clusterung eingesetzt. Bei der Varianz der Anforderungen ist es
nicht verwunderlich, dass Excel eine wichtige Rolle spielt. Es sei denn, Ihr ERP-
System ist hinreichend aussagefähig. Hier die üblichen Methoden:
Andreas E. Noll
Beratung und Projektmanagement
in After Sales und Lagerlogistik
Whitepaper ''Ersatzteileinkauf'' 20231207 v3.docx
Seite 6 von 7
Mit diesen Ansätzen gelingt es Ihnen zumindest erst einmal, Teile
• mit hohem Einkaufsvolumen
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zu identifizieren. Über Ihre Stammdaten der Ersatzteil-Beschaffung können Sie
Lieferanten bündeln. Und damit kann Ihr Ersatzteileinkauf dann auch über so
etwas Kritisches wie Termineinhaltung sprechen.
Einkaufserfolg durch Rabatte
Den nachhaltigsten Erfolg erzielt der Er-
satzteileinkauf jedoch über Rabatte.
Denn je nachdem, wo der Einkauf an-
setzt, umfassen die Nachlässen auch
zukünftiges Einkaufsvolumen mit neuen
Teilen.
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Verhandlungspositionen zeigt die Gra-
fik:
Andreas E. Noll
Beratung und Projektmanagement
in After Sales und Lagerlogistik
Whitepaper ''Ersatzteileinkauf'' 20231207 v3.docx
Seite 7 von 7
Sie wollen Ihre Beschaffung für Ersatzteile von A bis Z überdenken
Dann gehen Sie den Teile-Einkauf doch mit Unterstützung durch einen Freelan-
cer an.
Warum also nehmen Sie nun nicht einfach unverbindlich und kostenlos
Kontakt zu mir auf?
Denn als erfahrener Consultant für Bestandsoptimierung kann ich Sie bei
der Einführung von Einkaufsprozessen und deren Optimierung unterstützen.
Diplom-Ingenieur
Andreas E. Noll
Am Hang 12
61476 Kronberg
"Nutze Deine Zeit, sie kommt nie wieder"-
Ivan Blatter
Andreas.Noll@no-stop.de
+49 160 581 97 13

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  • 1. Andreas E. Noll Beratung und Projektmanagement in After Sales und Lagerlogistik Ersatzteileinkauf: Kosten ganz anders senken als im Serieneinkauf Der Teilepreis ist längst nicht alles im Ersatzteileinkauf. Denn dafür ist das Spektrum der hochvolumigen Teile einfach viel zu klein. Und damit treten Ne- benkosten in den Vordergrund. Und auch der kostengünstige Bezug der vielen nur mäßig gängigen Ersatzteile. Ohne das Denken in Prozessketten bleiben die Sparpotenziale unsichtbar. Und zwar über das eigene Unternehmen hinaus. Einkaufskosten für Ersatzteile minimieren: der Lebenszyklus entscheidet die Ziele im Ersatzteileinkauf Die Zeitspanne großer Einkaufsvolumen im Ersatzteileinkauf dürfte allenthal- ben ziemlich kurz sein. Bis zum Ende der Serienproduktion (EoP) dominiert der Serieneinkauf das Geschäft. Nur bei regelmäßigem Bedarf (zum Beispiel für Wartung) existieren danach noch sinnvoll verhandelbare Einkaufspreise. Und die sind logischerweise das Betätigungsfeld des Ersatzteileinkaufs Nicht, dass danach die Preise egal wären. Aber bei klein(st)en Losen bestim- men schnell die Bezugskosten die Gesamtkosten. Damit liegen eher dort die Potenziale. Aber auch schon vor dem Start-of-Produktion kann, soll, muss der Ersatztei- leinkauf aktiv sein. Zumindest mittelbar, denn ohne Anforderungskataloge und Checklisten würden die Interessen des After Sales schnell untergehen. Es gibt also nicht ein "Schema F" für den Einkauf von Ersatzteilen. Dieser Beitrag nimmt sich daher längs des Lebenszyklus von Ersatzteilen der Aufgaben des Ersatzteileinkaufs an.
  • 2. Andreas E. Noll Beratung und Projektmanagement in After Sales und Lagerlogistik Whitepaper ''Ersatzteileinkauf'' 20231207 v3.docx Seite 2 von 7 Ersatzteileinkauf als Bestandteil des Sourcings Wie wäre es, wenn Sie einfach mehr zum Wunschtermin des Kunden liefern Workshop "Verfügbarkeit steigern" Konditionen der Ersatzteil-Beschaffung schon im Entwicklungs-Prozess fixieren Die Belange des Ersatzteileinkaufs fallen erfahrungsgemäß während des Ma- schinendesigns oft genug unter den Tisch. Zunächst geht es nur um den Se- rienpreis. Doch damit entgleitet die Verhandlungsmacht für den After Sales dem Einkauf. Denn nur vor der Festlegung extern beschaffter Bauteile und Baugruppen können Sie auf den Lieferanten Druck ausüben.
  • 3. Andreas E. Noll Beratung und Projektmanagement in After Sales und Lagerlogistik Whitepaper ''Ersatzteileinkauf'' 20231207 v3.docx Seite 3 von 7 Nachträgliche Forderungen sind für den Verkäufer eher lästig. Auch wenn der das so nicht formulieren würde. Da oft der Ersatzteileinkauf noch nicht einmal über Vergaben informiert wird, müssen Anforderungen des Ersatzteileinkaufs vorher bekannt sein. Das beginnt natürlich mit der Maßgabe, dass der Lieferant das Ersatzteillager separat zu Serien-Konditionen beliefert. Und zwar möglichst mit der Losgröße 1, und auch nach End-of-Production (EoP). Das betrifft jedoch "nur" den kom- merziellen Teil. Die Anforderungen sind jedoch deutlich höher. Hier hilft eine ausführliche Checkliste: Stammdaten-Checkliste Ersatzteileinkauf Zusatzleistungen durch Ersatzteileinkauf verhandeln Das Ersatzteilwesen will jedoch nicht nur beschaffen, sondern auch verkaufen. Ein Garant für hohe Preise im Ersatzteilgeschäft betrifft die Exklusivität. Durch Reduzierung des Wettbewerbsdrucks Und das klappt, wenn der eigentliche Hersteller des Teils nicht (mehr) erkenn- bar ist. Ergänzend kommt ein eigenes Branding hinzu. Das kann Ihr Ersatzteil- lager erledigen, aber eben nicht immer. Besser ist es, wenn Ihre Marke sich in- tegriert im Bauteil wiederfindet.
  • 4. Andreas E. Noll Beratung und Projektmanagement in After Sales und Lagerlogistik Whitepaper ''Ersatzteileinkauf'' 20231207 v3.docx Seite 4 von 7 Ein weiteres zu verhandelndes Merkmal ist die Verpackung. Auch hier kann der Ersatzteileinkauf Ihre Marke mit Ihrer Artikelnummer durch den Lieferanten er- ledigen lassen. Wie wäre es, wenn Sie Ihre Stammda- ten vollständig, richtig und im Griff ha- ben Workshop "Stammdaten-Qualität" Lebenszyklus im Ersatzteileinkauf berücksichtigen Die Sichtweise des Ersatzteileinkaufs darf nicht in der Phase der Serienproduk- tion stehenbleiben. Sonst tauchen nach deren Ende saftige Preiserhöhungen auf. Und noch Forderungen nach hohen Bestellmengen. Daher ist es Best Practice für den Ersatzteileinkauf, Regeln zu vereinbaren, wie • eine Preis-Indexierung, • ein aktives Obsoleszenz-Management des Lieferanten, • rechtzeitige Ankündigungen von Ersetzungen, • bei größeren Stückzahlen den Einsatz von Lieferplänen, • gegebenenfalls eine eigenständige Beschaffung von Rohlingen, • Kostengestaltung beim Transport, • Drop-Shipment zu Ihren Kunden (mit den erforderlichen Wettbewerbs- Vereinbarungen), • ein Kitting, wo das Sinn macht. Wird Ihr Ersatzteileinkauf das alles in Form einer Ersatzteilliste kriegen? Nein, eher selten Aber wenn Sie diese Daten nicht einfordern, werden sie sie auch ganz sicher nicht vollständig erhalten. Und dann steigt Ihr Aufwand bei den Stammdaten, die doch eigentlich viel einfacher zu beschaffen waren. Ganz nebenbei ist das Ihr Ansatz, um Dubletten noch vor der Entstehung zu vermeiden.
  • 5. Andreas E. Noll Beratung und Projektmanagement in After Sales und Lagerlogistik Whitepaper ''Ersatzteileinkauf'' 20231207 v3.docx Seite 5 von 7 jetzt Ihren Bestand reduzie- ren, Ihre Ersatzteil-Verfüg- barkeit steigern Projekt "Bestand optimieren" Einkaufsverhandlungen: durch Clustern von Ersatzteilen vorbereiten Der Ersatzteileinkauf kämpft mit dem gleichen Problem wie der Rest des Er- satzteilwesens: die Flut an kaum gängigen Ersatzteilen Um sich auf die wichtigen Teile zu fokussieren, werden daher Methoden der Selektion und Clusterung eingesetzt. Bei der Varianz der Anforderungen ist es nicht verwunderlich, dass Excel eine wichtige Rolle spielt. Es sei denn, Ihr ERP- System ist hinreichend aussagefähig. Hier die üblichen Methoden:
  • 6. Andreas E. Noll Beratung und Projektmanagement in After Sales und Lagerlogistik Whitepaper ''Ersatzteileinkauf'' 20231207 v3.docx Seite 6 von 7 Mit diesen Ansätzen gelingt es Ihnen zumindest erst einmal, Teile • mit hohem Einkaufsvolumen • bei hinreichender Wiederholhäufigkeit • und Auswirkungen auf die Lagerhaltung zu identifizieren. Über Ihre Stammdaten der Ersatzteil-Beschaffung können Sie Lieferanten bündeln. Und damit kann Ihr Ersatzteileinkauf dann auch über so etwas Kritisches wie Termineinhaltung sprechen. Einkaufserfolg durch Rabatte Den nachhaltigsten Erfolg erzielt der Er- satzteileinkauf jedoch über Rabatte. Denn je nachdem, wo der Einkauf an- setzt, umfassen die Nachlässen auch zukünftiges Einkaufsvolumen mit neuen Teilen. Die finanziellen Auswirkungen einzelner Verhandlungspositionen zeigt die Gra- fik:
  • 7. Andreas E. Noll Beratung und Projektmanagement in After Sales und Lagerlogistik Whitepaper ''Ersatzteileinkauf'' 20231207 v3.docx Seite 7 von 7 Sie wollen Ihre Beschaffung für Ersatzteile von A bis Z überdenken Dann gehen Sie den Teile-Einkauf doch mit Unterstützung durch einen Freelan- cer an. Warum also nehmen Sie nun nicht einfach unverbindlich und kostenlos Kontakt zu mir auf? Denn als erfahrener Consultant für Bestandsoptimierung kann ich Sie bei der Einführung von Einkaufsprozessen und deren Optimierung unterstützen. Diplom-Ingenieur Andreas E. Noll Am Hang 12 61476 Kronberg "Nutze Deine Zeit, sie kommt nie wieder"- Ivan Blatter Andreas.Noll@no-stop.de +49 160 581 97 13