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Verfahrenskommunikation in der
    öffentlichen Verwaltung
   Präsentation zur Dissertationsverteidigung

                25. Jänner 2012

            Johann Höchtl 9502276

                  TU Wien
Agenda

   Vorstellung

   Dissertationsthema und Forschungsfrage

   E-Government Umfrage
   Zustellungsproblematik
   E-Beteiligung durch Transparenz:
    Architekturkomponenten für offene
    Verwaltungsdaten

   Diskussion
Vorstellung
    Ausbildung
   Wirtschaftsinformatik UNI Wien
   Doktoratsstudium TU Wien


    Berufserfahrung
   Nationalbank Österreich: Bibliothek zur Berechnung von Schwankungsbreiten von
    Währungen
   Artaker Computersysteme: Datenbank aller immobilen Anlagegüter der ÖBB
   Inhouse GmbH der WKO Österreich: Authentifizierungssystems der
    Wirtschaftskammerorganisation
   Markas Service GmbH: IT-Leiter und Inhouse ISO 9001ff Auditor
   Stadt Wien: Gutachter für Förderansuchen im Bereich Web x.0
    Donau-Universität Krems: Lehrgangskoordination & Projektmanagement


    Organisationen
                  Mitglied der Arbeitsgruppe Semantic Support for Electronic Business
    Document Interoperability SET-TC (ruhend)
   EDEM Arbeitsgruppe Bundeskanzleramt Österreich
   Cooperation Open Government Data Austria
Dissertationsthema




  Elektronische Verfahrenskommunikation
       in der öffentlichen Verwaltung

       Relevante Verfahren, Zustellungsproblematik
               und Anreize zur Beteiligung
Forschungsfrage(n)

   In welchem Umfang wurden Elemente der
    österreichischen E-Government Strategie auf
    Gemeindeebene umgesetzt?
   Welche Attribute beeinflussen Entscheidungen
    hinsichtlich der Auswahl umzusetzender Projekte?
       Welche organisatorischen Maßnahmen erfordert die
        elektronische Zustellung und welches Potential bietet sie?
       Welche strukturellen Maßnahmen fördern elektronische
        Beteiligung und wie können diese umgesetzt werden?
Fragestellungen

   WAS: Der angestrebte Erkenntnisfortschritt
    besteht in der Identifikation des Status Quo der
    Umsetzung von E-Government in Österreich

   WARUM: Aus der Analyse des Ist-Zustandes
    können Handlungsempfehlungen abgeleitet
    werden.

   WIE:
       Umfrage: Identifikation des Status Quo
       Inhaltsanalyse, Desk Research & ExpertInnenInterviews:
        Erarbeitung von Verbesserungspotential aus Literatur und
        ExpertInneninterviews
Forschungsdesign

   Umfrage: Durchgeführt unter allen 2.357
    österreichischen Gemeinden. Ausgehend von den
    Ergebnissen der Umfrage

   Inhaltsanalyse & Desk Research
       Konzentration auf die Perspektive „Zustellung“ und
        „Beteiligung“
       Zustellung: Breitenwirkung blieb aus
       E-Beteiligung: Internet wird als Beteiligungsinstrument
        nicht im erwarteten Maß von der Verwaltung
        angenommen
Erhebung der Ausgangslage

    Umfrage unter den
Österreichischen Gemeinden
E-Government Umfrage

   Durchführungszeitraum Juli 2008 - August 2008
   Auftrag des Gemeindebundes mit organisatorischer
    Unterstützung
   Technische Umsetzung mit Umfragewerkzeug der
    Statistik Austria
Umfrage
   Statistische Basisdaten:
       Beteiligung: 1.249 von 2.357 Gemeinden (52,99%)
       Größenverteilung:
Umfrage
   Personalstand
                            Gemeindeklasse
                   1        2     3       4         5
    Gemeinden      164      311    310         69    38
     Absolut

         %         18,4   34,9    34,8       7,7    4,3
     Mitarbeiter    3,5     4,5    8,0    45,0 197,5
      Median




   Änderung der MitarbeiterInnen 2002 → 2008
                     Mitarb./            EDV-Mitarb./     Anteil
                     Gemeinde            Gemeinde
    2002             32,0                1,9              5,8%
    2008    27,7         1,6            5,9%
    Wien    58.000       1.000          1,7%
    (2008)
    ➔ 22% weniger MitarbeiterInnen im IT-Bereich
Umfrage

               Geschwindigkeit der Internetanbindung
                          Internetanbindung:Österreich
               der österreichischen Gemeinden
         100




                                                 Verbindungsart            Gemeindeumfrage 2008
                                                 Schmalband              56k, IDSN        16,3 %
         80




                                                 Breitband                DSL, T1         71,4 %
                                                 Funkverbindung           WLAN            12,3 %
Anzahl

         60
         40
         20
         0




               10    128    256   512     1024   2056    4096   999999

                                    bis MBit
Umfrage

                   LAN Infrastruktur
                            Netzwerkverwendung der Gemeinden
          100




                     ja
                     nein
          80




                                                                      % Lan
                                                               2002   12,08%
          60
Prozent




                            ∆ = 66.79%


                                                               2008   78,87%
          40
          20
          0




                             2002                      2008
Umfrage
  Zusammenhang PC&Laptop zu Internetanschluss
                                                   „Jedem Mitarbeiter
                                                    sein PC/Laptop“
                                                   Analyse nach
                                                    Gemeindegröße: Je
                                                    Größer die
                                                    Gemeinde, umso
                                                    weniger PC's /
                                                    MitarbeiterIn
                                                   Vermutung:
                                                    Skaleneffekte
                                                    durch
                                                    Spezialisierung
Umfrage - Zwischenergebnis

√ Internetanbindung vorhanden
√ Netzwerkinfrastruktur vorhanden
√ ~Jede(r) MitarbeiterIn hat einen PC/Laptop

   Voraussetzung für E-Services und E-Beteiligung aus
    Sicht der Verwaltung ist gegeben
Umfrageergebnisse –
Fokus auf E-Zustellung

   Elektronische Signatur
       4,8% verwenden elektronische Signatur, Plan zur
        Einführung:
              sofort   ½ Jahr       Jahr     später         Nie
    Absolut     3       51            182     296           651
    Prozent   0,3%     4,3%       15,4%      24,8%         55,2%


   Elektronische Zustellung
                                            Einführung geplant?
                                              Ja = 259                             nein
  Service      Keine            sofort              ½ Jahr         Jahr   später
 unbekannt    Angabe

     616        7                11                   20           76      152     367
Was ist die E-Zustellung?

   Gesetzlich geregeltes Verfahren zur nachweislichen
    Übermittlung von elektronischen Dokumenten über
    ein IT-System
   Ursprüngliche Konzeption: Von der Verwaltung zur
    BürgerIn
       Einseitiger Prozess: Rückantwort nicht möglich
   Verschiedene Qualitätsstufen der Zustellung
    abhängig von der Zustellungswirkung
       nachweislich vs. nicht-nachweislich
   Höchste Qualitätsstufe (Nachweislich aus
    integriertem IT-System) erfordert aufwändigen
    Registrierungsprozess und ist an Bürgerkarte
    gebunden
E-Zustellung - Ablauf
Umfrageergebnisse –
Fokus auf E-Beteiligung

                             Kleinere Gemeinden bieten
                              weniger Services an
                             Kleinere Gemeinden wollen
                              ihr Angebot weniger stark
                              ausweiten als große
                              Gemeinden
Umfrageergebnisse –
Fokus auf E-Beteiligung
   Angebotene elektronische Beteiligungsinstrumente
    der Gemeinden
             Angebot          %     Note *   Stimmen   * Note ist subjektive
    Veranstaltungskalender   96.6    1.3       730     „Nützlichkeit“ in
                                                       Schulnotenskala
    Wetter                   55.2    2.7       417
    (Stadt-)Plan             40.8    2.5       304
    Schwarzes Brett          24.1    2.4       182
    Sonstiges **             17.5    2.2       131     ** Sonstiges:
    Anliegenmanagement       10.9    2.7       75      Gemeindezeitung,
                                                       Informationen zu und für
    Verwaltungsforum         9.9     2.4       65      Wirtschaftsunternehmen,
    E-Rechnung               8.8     3.1       61      Tourismusinformationen,
                                                       Gästebuch, Ärzte- und
    E-Gebühren               8.0     2.9       55
                                                       Apothekenplan,
    politische Diskussion    2.9     3.4       16      Notdienste, kostenlose
    Chat                     1.9     3.7       15      Kleininserate, Fundamt
    E-Beteiligung            2.1     3.1       14      direkte
    Wiki                     0.5     4.0        1      Beteiligungsinstrumente
Umfrageergebnisse –
Fokus auf E-Beteiligung
   Geplante elektronische Beteiligungsinstrumente
    der Gemeinden
    Service                 % wollen anbieten
    Kalender                      17,0
    (Stadt-)Plan                  26,5
    Wetter                        15,6
    Chat                           2,6
    Schwarzes Brett               28,3
    Anliegenmanagement            23,5
    politische Diskussion          3,5
    Verwaltungsforum              20,9
    E-Rechnung                    34,4
    E-Gebühren                    32,1
    E-Beteiligung                  8,1
    Wiki                           3,5
E-Beteiligung
   Problem des Angebotes – oder der Nachfrage?


       „We     build, but they won't come“

     Prof. Viktor Mayer-Schönberger, EDEM-Konferenz 2009, Wien


   Es gibt kein von der Verwaltung initiiertes
    E-Beteiligungsprojekt, das quantitativ oder
    qualitativ nachhaltige Wirkung gezeigt hätte.
   Aber: E-Partizipation ist Realität: Open Source,
    Ushahidi, Facebook
   → Ursachensuche auf Angebotsseite
Services und Meldungen

Meldungen an den Bund
Meldung                                    Anzahl   Relevant für %
                                                     Gemeinden
Zentrales Melderegister (ZMR)               221         34,5%
Zentrale Wählerevidenz                      190         29,6%
Gebäude- und Wohnungsregister (GWR)         165         25,7%
Agrarmeldungen (Viehbestand, Wein etc.)     130         20,3%
Finanzmeldungen (v.a. USt, FinanzOnline)    125         19,5%
Personenstandswesen (v.a. Standesamt)       118         18,4%
Tourismus (v.a. Nächtigungen)               68          10,6%
Bundesgebühren                              16          2,5%
Services und Meldungen

Meldungen an das Land
                                                                Relevant für
Meldung                                                         # Gemeinden
Tourismus (Bettenmeldung, Gästemeldung, Nächtigungsstatistik,       300
Regionaltaxe etc.)
Wählerevidenz, (Europa- & Landes-Wählerverzeichnisse)               193
Finanzen (Finanzausgleich, Statistik u.a.)                          137
Rechnungsabschluss                                                  121
Kindergarten (v.a. Anmeldungen & Statistik)                          53
Bedarfszuweisungsanträge                                             40
Katastrophen (Schutzplan & Meldungen)                                34
Lustbarkeitsabgabe                                                   27
Raumordnung, Flächenwidmungsplan                                     20
Ausländermeldung                                                     14
Abwasser (-entsorgung, -qualität, -anlagen)                          13
Gemeinderat (v.a. Änderungen, Kataster)                              12
Faktoren zur Auswahl von E-Verfahren
  und Messen der Umsetzungsintensität
           Auswahlfaktoren                                                Umsetzungsgüte
   Nutzen                                                        Intensitätsstufe der elektronischen
                                                                 Abwicklung
   Aufwand                                                       Transparenz der elektronischen
                                                                 Schnittstellen
   Auswirkungen auf verbundene                                   Adaptionsgrad herkömmlicher
   Prozesse oder Folgeprozesse                                   Prozesse und Reorganisation auf
                                                                 elektronische Umsetzung
   Verfahrensfrequenz                                            Transformationsgrad der Organisation
   Kernprozess oder supplementäres,                              Ausmaß der Integration der Akteure in
   unterstützendes Service                                       die Service Supply Chain
   Umsetzungsrisiko                                              Richtung der Serviceorientierung
   Folgenabschätzung                                             Pro-Aktive Serviceerfüllung oder
                                                                 passives Antragssystem

                 Ex ante                                                           Ex post

[1] H. W. Wieczorrek and P. Mertens, Management Von IT-Projekten: Von Der Planung Zur Realisierung. Springer, 2006.
[2] Landesrechnungshof Salzburg, “Bericht des Landesrechnungshofes über die Projekte E-Government und ELISA,”
  Land Salzburg, LRH - 3-96/6-2006, Oktober 2006.
Arbeitsfortschritt


1.Potentiale für elektronische Verfahren zu Bund und
  Land wurden ermittelt (Verfahrensfrequenz) und
  Entscheidungsfaktoren erarbeitet.
2.Die elektronische Zustellung wird von den
  Gemeinden nicht angenommen
3.Direkte elektronische Beteiligung wird von < 11%
  der Gemeinden angeboten
4.E-Beteiligung ist für > 20% der Gemeinden ein
  Thema der Einführung
Arbeitsauftrag


1.Potentiale der E-Zustellung ermitteln
2.Ursache(n) für fehlende E-Beteiligung ermitteln und
  Lösungsweg(e) ausarbeiten
Potentiale der E-Zustellung
E-Zustellung - Potentialerhebung
   Bedarfsträger: Stadtgemeinde Gföhl
    (südliches Waldviertel / NÖ)
     Einwohner (2009)                               3.758
     Fläche                                         80,72 km²
     Betriebe lt. Offenlegung Internetauftritt      54
     Arbeitsstätten (2006)                          545
     Beschäftigte (2006)                            1.092
     - davon unselbstständige Beschäftigte (2006)   756
     Gebäude (2006)                                 1.515
     Wohngebäude (2006)                             1.405
     Wohnsitze (2006)                               1.795
     - davon Nebenwohnsitze (2001)                  396
     Land- und forstwirtschaftliche Betriebe        281
     (1999)
     - davon Haupterwerbsbetriebe (1999)            110
     Einnahmen (2007)                               5.038.000
     Ausgaben (2007)                                5.093.000
E-Zustellung – Vorerhebung
   Vorbedingungen




   Österreich: 100.000 Bürgerkarten im Umlauf
    (1,25% der Österreicher, Stand: 2010)
   Davon 1% bei E-Zustellung angemeldet
   Gföhl ~ 3.750 Einwohner
    ➔Statistisch kann nur ein Einwohner Gföhls per
     E-Zustellung erreicht werden!
E-Zustellung – Kommunikationskanäle


                    Amtssignatur anbringen,
                    Versand per E-Mail
                                                     E-Mail Adresse bekannt
Amtssignatur anbringen, Duale Zustellung                                        Hoheitsverwaltung
                                                E-Mail Adresse nicht bekannt
                             Postversand


Versand per E-Mail;
Bei Rechnung muss die Nachricht                                                                           nicht nachweislich
                                           E-Mail Adresse bekannt
nach USt signiert werden
         Fax-Adresse bekannt,
                                                                      Privatwirtschaftsverwaltung
         Versand per Fax
                                   E-Mail Adresse nicht bekannt                                                                  Duale Zustellung
                  E-Zustellung
                  Postversand                                                                       Auswahl Zustellkanal




                                                                                                                                                              Amtssignatur anbringen
                                                                                                                                             nach AVG
                                                                                                                      Hoheitsverwaltung                       Duale Zustellung
                                                                           Postversand               nachweislich
                                                                                                                                             AVG gilt nicht      Duale Zustellung

                                                                                                                      Privatwirtschaftsverwaltung    E-Zustellung
E-Zustellung – Fazit
   Frontend
       Sicherheitsstufen der Authentifizierung mit
        Benutzername/Passwort


   Backend
       Intelligente Integration der Amtssignatur
            Plugin, virtueller Drucker
       Anbindung an Dokumentenmanagementsystem (ELAK)
        mit Integration sämtlicher Kommunikationskanäle
       Automatische Wahl des Zustellungskanals abhängig von
        (rechtlichen, organisatorischen) Anforderungen
       Einheitliches Austauschformat für Interoperabilität
        zwischen Systemen und Anbietern
            EDIAKT
Arbeitsfortschritt


1.Potentiale der E-Zustellung ermitteln

2.Ursache(n) für fehlende E-Beteiligung
  ermitteln und Lösungsweg(e) ausarbeiten
Maßnahmen zur Steigerung der
 elektronischen Beteiligung
Verweis auf Umfrageergebnisse
    E-Beteiligung
   Umfrageergebnisse: Vorbedingungen für E-Beteiligung
     Technische Aspekte
      vertrauenswürdige Seite (.gv.at)               √
      Authentifizierung und Autorisierung            √
      Signatur                                       √
     Angebot                                         ~
     Soziologische Aspekte
      Transparenz und Offenheit [1]                  ~

     [1] D. Rölle, “Vertrauen in die öffentliche Verwaltung–Zwischen Systemstabilität und
     Modernisierungsdruck,” Der moderne Staat–Zeitschrift für Public Policy, Recht und Management, vol.
     2, no. 1, 2009., pp. 224
Transparenz – Vertrauen – Beteiligung

            Wirkrichtung von Transparenz, Vertrauen und Beteiligung
            und Maßnahmen zur Zustandserreichung




         Zustand                           Transparenz              Vertrauen           Beteiligung




                                 Daten &
                                                            Methoden­                 Abstimmungs­
                                 Informations­
       Maßnahme                                             transparenz               transparenz
                                 offenlegung




[1] P. K. Blind, “Building trust in government in the twenty-first century: Review of literature and emerging issues,”
  in 7th Global Forum on Reinventing Government Building Trust in Government, 2007, pp. 26–29.
[2] D. Heald, “Transparency as an instrumental value,” in PROCEEDINGS-BRITISH ACADEMY, 2006, vol. 135, p. 59.
[2] B. Bugaric, “Openness and Transparency in Public Administration: Challenges for Public Law,”
  Wisconsin International Law Journal, vol. 22, p. 483, 2004.
Informationsmanagement – Offene
Verwaltungsdaten
    Desk Research




    [1] J. White, Managing information in the public sector, Armonk N.Y.: M.E. Sharpe, 2007.
    [2] C.M. Shea and G.D. Garson, Handbook of public information systems, Taylor & Francis Group, 2010.
    [3] B. Rocheleau, Public management information systems, Hershey PA: Idea Group Pub., 2006.
Komponenten einer offenen
Architektur für Verwaltungsdaten

   Föderalismus fördert Lösungen, die auf einem
    Mindestmaß an Abstimmung beruhen
➔   Architekturkonzept muss dieses Prinzip
    berücksichtigen

       Volatilität von Ressourcen
        (sich ändernde Zuständigkeiten → NDR → permanente Bezeichner)
       Verknüpfungen zwischen Datensätzen
        (Herkunft → Transparenz → Vertrauen)
       Generische Datenformate
       Maschinelle Verarbeitung sicherstellen
       Web-freundliche Schnittstellen
       Suchen (und Finden) von Datenquellen
       Lizenzen & Haftungsfrage
Open Data Architekturkomponenten




           3                                          0
                  1          2
                                                                           URI
                                                     Web Interface
                                                                          Service
                     RDF-Browser     Javascript Libraries
                                                                      Discovery
         api.data.gv.at            data.gv.at    proxy.data.gv.at      Service
                                                                     4'
 Externe Sicht                                                                         5
 Interne Sicht
                 4
                                                            DB1      RDF            RDF
                        RDF                                          DB             DB
                      Datenbank                             DB2
                                                                     Org 2          Org 3
Organisation
Daten vs. Metadaten-Portal

                          Suche




                         Meta-
                         daten
                    Metadatenportal




                          Suche

                                             Suche

                        Meta
                        Daten               Daten &
       Suche
                                           Metadaten
                    Metadatenportal
                    data.austria.gv.at
                                              Linz
      Daten &                            data.linz.gv.at
     Metadaten

       Wien
  data.wien.gv.at
Funktionen eines Datenportals

                     RESTFul JSON-Schnittstelle
                                                         Web Interface
    SPARQL
                                    Such-Service
                                                                          Bekanntgabe
               RDF-Browser    Javascript Libraries    Publish/Subscribe
                                                      data.gv.at/admin
             api.data.gv.at        data.gv.at          data.gv.at/rss
                         Externe Sicht
                                              Interne Datenbank


                                                                  DB1
                           Offene
                        Verwaltungs-
                           daten                                  DB2
  Interne Sicht                                      Filterung


  data.<organisation>gv.at/katalog
Funktionen eines Metadatenportals


                             RESTFul JSON-Interface

      SPARQL                                                     Web Interface
                                                                   Publish/Subscribe   Ankündigung erhalten
               RDF-Browser                          Suchdienst              Endpoint
                                                                                       Metadaten laden
                                          Datenverknüpfungs-
               Javascript Libraries     modellierungswerkzeug     Discovery Service




                                      Ontologien
                                      Datenbank


    data.gv.at/katalog
Arbeitsfortschritt

1.Ursache(n) für fehlende Akzeptanz der E-Zustellung
  ermitteln und Lösungsweg(e) ausarbeiten
2.Ursache(n) für fehlende E-Beteiligung ermitteln und
  Lösungsweg(e) ausarbeiten
Forschungsfrage

   In welchem Umfang wurden Elemente der
    österreichischen E-Government Strategie auf
    Gemeindeebene umgesetzt?

       Welche Attribute beeinflussen Entscheidungen
        hinsichtlich der Auswahl umzusetzender Projekte?
       Welche organisatorischen Maßnahmen erfordert die
        elektronische Zustellung und welches Potential bietet sie?
       Welche strukturellen Maßnahmen fördern elektronische
        Beteiligung und wie können diese umgesetzt werden?
Ausblick

   Entscheidungsmodell muss anhand identifizierter
    Prozesse validiert werden
   Architekturkomponenten müssen in einem
    Architekturmodell verarbeitet werden
       In Umsetzung mit der Cooperation OGD Austria
   Kritische Betrachtung bestehender Lizenzen auf
    Anwendbarkeit für offene (Verwaltungs-)Daten
Verwertung
   Projekte
       E-Government Umfrage im Auftrag des Gemeindebundes
            Ergebnis: Positionspapier zur Tauglichkeit der Umsetzung der E-
             Government Strategie auf Gemeindeebene
            Peter Parycek, Johann Höchtl, Walter Seböck, and Franz Fahrngruber. 2009. E-
             Government Befragung der Gemeinden durch den österreichischen
             Gemeindebund. Krems: Donau-Universität Krems.
             http://www.scribd.com/doc/16096778/EGovernment-Gemeindeumfrage-2008.
       Machbarkeitsstudie zur Integration der elektronischen
        Zustellung in den „Gemeinde-ELAK“ der Stadtgemeinde
        Gföhl
       Erarbeitung einer föderalen Open (Government) Data
        Strategie im Auftrag des BKA im Rahmen der Cooperation
        Open Government Data Austria
       Gründung des Open Knowledge Forums Österreich als
        Chapter der Open Knowledge Foundation
Verwertung
   Publikationen
       Journal
        Höchtl, Johann, Peter Parycek, and Michael Sachs. “E-participation readiness of
        Austrian municipalities.” Edited by Alexander Prosser. TGPPP – Transforming
        Government: People, Processes and Policy, Emerald 5, no. 1. Electronic Citizen
        Participation – State of the Art (2011): 32-45.
       Peer reviewed
        Johann Höchtl, Peter Parycek and Walter Seböck. 2009. An eGovernment Survey
        Among Austrian Municipalities. In Proceedings of 5th International Conference on e-
        Government, 81-91. Boston: Academic Publishing Limited, October 19
        Johann Höchtl and Peter Reichstädter. 2009. A Brief Analysis of Semantic
        Interoperability Methodologies. In Proceddings of eChallenges 2009. Istanbul: IOS
        Press, October 23
        Peter Reichstädter, Johann Höchtl and Peter Parycek. 2010. “Die elektronische
        Zustellung in Österreich - Status Quo und Umsetzungsempfehlungen,” IRIS, Salzburg
        J. Höchtl and P. Reichstädter. 2011. “Linked Open Data als Element von
        strategischem Informationsmanagement der öffentlichen Verwaltung,” Europäische
        Projektkultur als Beitrag zur Rationalisierung des Rechts, Salzburg: OCG, pp. 341-
        353.
        EGOVIS'11, August 29 - September 2, 2011 : J. Höchtl and P. Reichstädter „Linked
        Open Data - A Means for Public Sector Information Management“
Danke für die Aufmerksamkeit




             Diskussion

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Verfahrenskommunikation in der öffentlichen Verwaltung

  • 1. Verfahrenskommunikation in der öffentlichen Verwaltung Präsentation zur Dissertationsverteidigung 25. Jänner 2012 Johann Höchtl 9502276 TU Wien
  • 2. Agenda  Vorstellung  Dissertationsthema und Forschungsfrage  E-Government Umfrage  Zustellungsproblematik  E-Beteiligung durch Transparenz: Architekturkomponenten für offene Verwaltungsdaten  Diskussion
  • 3. Vorstellung Ausbildung  Wirtschaftsinformatik UNI Wien  Doktoratsstudium TU Wien Berufserfahrung  Nationalbank Österreich: Bibliothek zur Berechnung von Schwankungsbreiten von Währungen  Artaker Computersysteme: Datenbank aller immobilen Anlagegüter der ÖBB  Inhouse GmbH der WKO Österreich: Authentifizierungssystems der Wirtschaftskammerorganisation  Markas Service GmbH: IT-Leiter und Inhouse ISO 9001ff Auditor  Stadt Wien: Gutachter für Förderansuchen im Bereich Web x.0 Donau-Universität Krems: Lehrgangskoordination & Projektmanagement Organisationen  Mitglied der Arbeitsgruppe Semantic Support for Electronic Business Document Interoperability SET-TC (ruhend)  EDEM Arbeitsgruppe Bundeskanzleramt Österreich  Cooperation Open Government Data Austria
  • 4. Dissertationsthema Elektronische Verfahrenskommunikation in der öffentlichen Verwaltung Relevante Verfahren, Zustellungsproblematik und Anreize zur Beteiligung
  • 5. Forschungsfrage(n)  In welchem Umfang wurden Elemente der österreichischen E-Government Strategie auf Gemeindeebene umgesetzt?  Welche Attribute beeinflussen Entscheidungen hinsichtlich der Auswahl umzusetzender Projekte?  Welche organisatorischen Maßnahmen erfordert die elektronische Zustellung und welches Potential bietet sie?  Welche strukturellen Maßnahmen fördern elektronische Beteiligung und wie können diese umgesetzt werden?
  • 6. Fragestellungen  WAS: Der angestrebte Erkenntnisfortschritt besteht in der Identifikation des Status Quo der Umsetzung von E-Government in Österreich  WARUM: Aus der Analyse des Ist-Zustandes können Handlungsempfehlungen abgeleitet werden.  WIE:  Umfrage: Identifikation des Status Quo  Inhaltsanalyse, Desk Research & ExpertInnenInterviews: Erarbeitung von Verbesserungspotential aus Literatur und ExpertInneninterviews
  • 7. Forschungsdesign  Umfrage: Durchgeführt unter allen 2.357 österreichischen Gemeinden. Ausgehend von den Ergebnissen der Umfrage  Inhaltsanalyse & Desk Research  Konzentration auf die Perspektive „Zustellung“ und „Beteiligung“  Zustellung: Breitenwirkung blieb aus  E-Beteiligung: Internet wird als Beteiligungsinstrument nicht im erwarteten Maß von der Verwaltung angenommen
  • 8. Erhebung der Ausgangslage Umfrage unter den Österreichischen Gemeinden
  • 9. E-Government Umfrage  Durchführungszeitraum Juli 2008 - August 2008  Auftrag des Gemeindebundes mit organisatorischer Unterstützung  Technische Umsetzung mit Umfragewerkzeug der Statistik Austria
  • 10. Umfrage  Statistische Basisdaten:  Beteiligung: 1.249 von 2.357 Gemeinden (52,99%)  Größenverteilung:
  • 11. Umfrage  Personalstand Gemeindeklasse 1 2 3 4 5 Gemeinden 164 311 310 69 38 Absolut % 18,4 34,9 34,8 7,7 4,3 Mitarbeiter 3,5 4,5 8,0 45,0 197,5 Median  Änderung der MitarbeiterInnen 2002 → 2008 Mitarb./ EDV-Mitarb./ Anteil Gemeinde Gemeinde 2002 32,0 1,9 5,8% 2008 27,7 1,6 5,9% Wien 58.000 1.000 1,7% (2008) ➔ 22% weniger MitarbeiterInnen im IT-Bereich
  • 12. Umfrage Geschwindigkeit der Internetanbindung Internetanbindung:Österreich der österreichischen Gemeinden 100 Verbindungsart Gemeindeumfrage 2008 Schmalband 56k, IDSN 16,3 % 80 Breitband DSL, T1 71,4 % Funkverbindung WLAN 12,3 % Anzahl 60 40 20 0 10 128 256 512 1024 2056 4096 999999 bis MBit
  • 13. Umfrage  LAN Infrastruktur Netzwerkverwendung der Gemeinden 100 ja nein 80 % Lan 2002 12,08% 60 Prozent ∆ = 66.79% 2008 78,87% 40 20 0 2002 2008
  • 14. Umfrage Zusammenhang PC&Laptop zu Internetanschluss  „Jedem Mitarbeiter sein PC/Laptop“  Analyse nach Gemeindegröße: Je Größer die Gemeinde, umso weniger PC's / MitarbeiterIn  Vermutung: Skaleneffekte durch Spezialisierung
  • 15. Umfrage - Zwischenergebnis √ Internetanbindung vorhanden √ Netzwerkinfrastruktur vorhanden √ ~Jede(r) MitarbeiterIn hat einen PC/Laptop  Voraussetzung für E-Services und E-Beteiligung aus Sicht der Verwaltung ist gegeben
  • 16. Umfrageergebnisse – Fokus auf E-Zustellung  Elektronische Signatur  4,8% verwenden elektronische Signatur, Plan zur Einführung: sofort ½ Jahr Jahr später Nie Absolut 3 51 182 296 651 Prozent 0,3% 4,3% 15,4% 24,8% 55,2%  Elektronische Zustellung Einführung geplant? Ja = 259 nein Service Keine sofort ½ Jahr Jahr später unbekannt Angabe 616 7 11 20 76 152 367
  • 17. Was ist die E-Zustellung?  Gesetzlich geregeltes Verfahren zur nachweislichen Übermittlung von elektronischen Dokumenten über ein IT-System  Ursprüngliche Konzeption: Von der Verwaltung zur BürgerIn  Einseitiger Prozess: Rückantwort nicht möglich  Verschiedene Qualitätsstufen der Zustellung abhängig von der Zustellungswirkung  nachweislich vs. nicht-nachweislich  Höchste Qualitätsstufe (Nachweislich aus integriertem IT-System) erfordert aufwändigen Registrierungsprozess und ist an Bürgerkarte gebunden
  • 19. Umfrageergebnisse – Fokus auf E-Beteiligung  Kleinere Gemeinden bieten weniger Services an  Kleinere Gemeinden wollen ihr Angebot weniger stark ausweiten als große Gemeinden
  • 20. Umfrageergebnisse – Fokus auf E-Beteiligung  Angebotene elektronische Beteiligungsinstrumente der Gemeinden Angebot % Note * Stimmen * Note ist subjektive Veranstaltungskalender 96.6 1.3 730 „Nützlichkeit“ in Schulnotenskala Wetter 55.2 2.7 417 (Stadt-)Plan 40.8 2.5 304 Schwarzes Brett 24.1 2.4 182 Sonstiges ** 17.5 2.2 131 ** Sonstiges: Anliegenmanagement 10.9 2.7 75 Gemeindezeitung, Informationen zu und für Verwaltungsforum 9.9 2.4 65 Wirtschaftsunternehmen, E-Rechnung 8.8 3.1 61 Tourismusinformationen, Gästebuch, Ärzte- und E-Gebühren 8.0 2.9 55 Apothekenplan, politische Diskussion 2.9 3.4 16 Notdienste, kostenlose Chat 1.9 3.7 15 Kleininserate, Fundamt E-Beteiligung 2.1 3.1 14 direkte Wiki 0.5 4.0 1 Beteiligungsinstrumente
  • 21. Umfrageergebnisse – Fokus auf E-Beteiligung  Geplante elektronische Beteiligungsinstrumente der Gemeinden Service % wollen anbieten Kalender 17,0 (Stadt-)Plan 26,5 Wetter 15,6 Chat 2,6 Schwarzes Brett 28,3 Anliegenmanagement 23,5 politische Diskussion 3,5 Verwaltungsforum 20,9 E-Rechnung 34,4 E-Gebühren 32,1 E-Beteiligung 8,1 Wiki 3,5
  • 22. E-Beteiligung  Problem des Angebotes – oder der Nachfrage? „We build, but they won't come“ Prof. Viktor Mayer-Schönberger, EDEM-Konferenz 2009, Wien  Es gibt kein von der Verwaltung initiiertes E-Beteiligungsprojekt, das quantitativ oder qualitativ nachhaltige Wirkung gezeigt hätte.  Aber: E-Partizipation ist Realität: Open Source, Ushahidi, Facebook  → Ursachensuche auf Angebotsseite
  • 23. Services und Meldungen Meldungen an den Bund Meldung Anzahl Relevant für % Gemeinden Zentrales Melderegister (ZMR) 221 34,5% Zentrale Wählerevidenz 190 29,6% Gebäude- und Wohnungsregister (GWR) 165 25,7% Agrarmeldungen (Viehbestand, Wein etc.) 130 20,3% Finanzmeldungen (v.a. USt, FinanzOnline) 125 19,5% Personenstandswesen (v.a. Standesamt) 118 18,4% Tourismus (v.a. Nächtigungen) 68 10,6% Bundesgebühren 16 2,5%
  • 24. Services und Meldungen Meldungen an das Land Relevant für Meldung # Gemeinden Tourismus (Bettenmeldung, Gästemeldung, Nächtigungsstatistik, 300 Regionaltaxe etc.) Wählerevidenz, (Europa- & Landes-Wählerverzeichnisse) 193 Finanzen (Finanzausgleich, Statistik u.a.) 137 Rechnungsabschluss 121 Kindergarten (v.a. Anmeldungen & Statistik) 53 Bedarfszuweisungsanträge 40 Katastrophen (Schutzplan & Meldungen) 34 Lustbarkeitsabgabe 27 Raumordnung, Flächenwidmungsplan 20 Ausländermeldung 14 Abwasser (-entsorgung, -qualität, -anlagen) 13 Gemeinderat (v.a. Änderungen, Kataster) 12
  • 25. Faktoren zur Auswahl von E-Verfahren und Messen der Umsetzungsintensität Auswahlfaktoren Umsetzungsgüte Nutzen Intensitätsstufe der elektronischen Abwicklung Aufwand Transparenz der elektronischen Schnittstellen Auswirkungen auf verbundene Adaptionsgrad herkömmlicher Prozesse oder Folgeprozesse Prozesse und Reorganisation auf elektronische Umsetzung Verfahrensfrequenz Transformationsgrad der Organisation Kernprozess oder supplementäres, Ausmaß der Integration der Akteure in unterstützendes Service die Service Supply Chain Umsetzungsrisiko Richtung der Serviceorientierung Folgenabschätzung Pro-Aktive Serviceerfüllung oder passives Antragssystem Ex ante Ex post [1] H. W. Wieczorrek and P. Mertens, Management Von IT-Projekten: Von Der Planung Zur Realisierung. Springer, 2006. [2] Landesrechnungshof Salzburg, “Bericht des Landesrechnungshofes über die Projekte E-Government und ELISA,” Land Salzburg, LRH - 3-96/6-2006, Oktober 2006.
  • 26. Arbeitsfortschritt 1.Potentiale für elektronische Verfahren zu Bund und Land wurden ermittelt (Verfahrensfrequenz) und Entscheidungsfaktoren erarbeitet. 2.Die elektronische Zustellung wird von den Gemeinden nicht angenommen 3.Direkte elektronische Beteiligung wird von < 11% der Gemeinden angeboten 4.E-Beteiligung ist für > 20% der Gemeinden ein Thema der Einführung
  • 27. Arbeitsauftrag 1.Potentiale der E-Zustellung ermitteln 2.Ursache(n) für fehlende E-Beteiligung ermitteln und Lösungsweg(e) ausarbeiten
  • 29. E-Zustellung - Potentialerhebung  Bedarfsträger: Stadtgemeinde Gföhl (südliches Waldviertel / NÖ) Einwohner (2009) 3.758 Fläche 80,72 km² Betriebe lt. Offenlegung Internetauftritt 54 Arbeitsstätten (2006) 545 Beschäftigte (2006) 1.092 - davon unselbstständige Beschäftigte (2006) 756 Gebäude (2006) 1.515 Wohngebäude (2006) 1.405 Wohnsitze (2006) 1.795 - davon Nebenwohnsitze (2001) 396 Land- und forstwirtschaftliche Betriebe 281 (1999) - davon Haupterwerbsbetriebe (1999) 110 Einnahmen (2007) 5.038.000 Ausgaben (2007) 5.093.000
  • 30. E-Zustellung – Vorerhebung  Vorbedingungen  Österreich: 100.000 Bürgerkarten im Umlauf (1,25% der Österreicher, Stand: 2010)  Davon 1% bei E-Zustellung angemeldet  Gföhl ~ 3.750 Einwohner ➔Statistisch kann nur ein Einwohner Gföhls per E-Zustellung erreicht werden!
  • 31. E-Zustellung – Kommunikationskanäle Amtssignatur anbringen, Versand per E-Mail E-Mail Adresse bekannt Amtssignatur anbringen, Duale Zustellung Hoheitsverwaltung E-Mail Adresse nicht bekannt Postversand Versand per E-Mail; Bei Rechnung muss die Nachricht nicht nachweislich E-Mail Adresse bekannt nach USt signiert werden Fax-Adresse bekannt, Privatwirtschaftsverwaltung Versand per Fax E-Mail Adresse nicht bekannt Duale Zustellung E-Zustellung Postversand Auswahl Zustellkanal Amtssignatur anbringen nach AVG Hoheitsverwaltung Duale Zustellung Postversand nachweislich AVG gilt nicht Duale Zustellung Privatwirtschaftsverwaltung E-Zustellung
  • 32. E-Zustellung – Fazit  Frontend  Sicherheitsstufen der Authentifizierung mit Benutzername/Passwort  Backend  Intelligente Integration der Amtssignatur  Plugin, virtueller Drucker  Anbindung an Dokumentenmanagementsystem (ELAK) mit Integration sämtlicher Kommunikationskanäle  Automatische Wahl des Zustellungskanals abhängig von (rechtlichen, organisatorischen) Anforderungen  Einheitliches Austauschformat für Interoperabilität zwischen Systemen und Anbietern  EDIAKT
  • 33. Arbeitsfortschritt 1.Potentiale der E-Zustellung ermitteln 2.Ursache(n) für fehlende E-Beteiligung ermitteln und Lösungsweg(e) ausarbeiten
  • 34. Maßnahmen zur Steigerung der elektronischen Beteiligung
  • 35. Verweis auf Umfrageergebnisse E-Beteiligung  Umfrageergebnisse: Vorbedingungen für E-Beteiligung Technische Aspekte vertrauenswürdige Seite (.gv.at) √ Authentifizierung und Autorisierung √ Signatur √ Angebot ~ Soziologische Aspekte Transparenz und Offenheit [1] ~ [1] D. Rölle, “Vertrauen in die öffentliche Verwaltung–Zwischen Systemstabilität und Modernisierungsdruck,” Der moderne Staat–Zeitschrift für Public Policy, Recht und Management, vol. 2, no. 1, 2009., pp. 224
  • 36. Transparenz – Vertrauen – Beteiligung Wirkrichtung von Transparenz, Vertrauen und Beteiligung und Maßnahmen zur Zustandserreichung Zustand Transparenz Vertrauen Beteiligung Daten & Methoden­ Abstimmungs­ Informations­ Maßnahme transparenz transparenz offenlegung [1] P. K. Blind, “Building trust in government in the twenty-first century: Review of literature and emerging issues,” in 7th Global Forum on Reinventing Government Building Trust in Government, 2007, pp. 26–29. [2] D. Heald, “Transparency as an instrumental value,” in PROCEEDINGS-BRITISH ACADEMY, 2006, vol. 135, p. 59. [2] B. Bugaric, “Openness and Transparency in Public Administration: Challenges for Public Law,” Wisconsin International Law Journal, vol. 22, p. 483, 2004.
  • 37. Informationsmanagement – Offene Verwaltungsdaten  Desk Research [1] J. White, Managing information in the public sector, Armonk N.Y.: M.E. Sharpe, 2007. [2] C.M. Shea and G.D. Garson, Handbook of public information systems, Taylor & Francis Group, 2010. [3] B. Rocheleau, Public management information systems, Hershey PA: Idea Group Pub., 2006.
  • 38. Komponenten einer offenen Architektur für Verwaltungsdaten  Föderalismus fördert Lösungen, die auf einem Mindestmaß an Abstimmung beruhen ➔ Architekturkonzept muss dieses Prinzip berücksichtigen  Volatilität von Ressourcen (sich ändernde Zuständigkeiten → NDR → permanente Bezeichner)  Verknüpfungen zwischen Datensätzen (Herkunft → Transparenz → Vertrauen)  Generische Datenformate  Maschinelle Verarbeitung sicherstellen  Web-freundliche Schnittstellen  Suchen (und Finden) von Datenquellen  Lizenzen & Haftungsfrage
  • 39. Open Data Architekturkomponenten 3 0 1 2 URI Web Interface Service RDF-Browser Javascript Libraries Discovery api.data.gv.at data.gv.at proxy.data.gv.at Service 4' Externe Sicht 5 Interne Sicht 4 DB1 RDF RDF RDF DB DB Datenbank DB2 Org 2 Org 3 Organisation
  • 40. Daten vs. Metadaten-Portal Suche Meta- daten Metadatenportal Suche Suche Meta Daten Daten & Suche Metadaten Metadatenportal data.austria.gv.at Linz Daten & data.linz.gv.at Metadaten Wien data.wien.gv.at
  • 41. Funktionen eines Datenportals RESTFul JSON-Schnittstelle Web Interface SPARQL Such-Service Bekanntgabe RDF-Browser Javascript Libraries Publish/Subscribe data.gv.at/admin api.data.gv.at data.gv.at data.gv.at/rss Externe Sicht Interne Datenbank DB1 Offene Verwaltungs- daten DB2 Interne Sicht Filterung data.<organisation>gv.at/katalog
  • 42. Funktionen eines Metadatenportals RESTFul JSON-Interface SPARQL Web Interface Publish/Subscribe Ankündigung erhalten RDF-Browser Suchdienst Endpoint Metadaten laden Datenverknüpfungs- Javascript Libraries modellierungswerkzeug Discovery Service Ontologien Datenbank data.gv.at/katalog
  • 43. Arbeitsfortschritt 1.Ursache(n) für fehlende Akzeptanz der E-Zustellung ermitteln und Lösungsweg(e) ausarbeiten 2.Ursache(n) für fehlende E-Beteiligung ermitteln und Lösungsweg(e) ausarbeiten
  • 44. Forschungsfrage  In welchem Umfang wurden Elemente der österreichischen E-Government Strategie auf Gemeindeebene umgesetzt?  Welche Attribute beeinflussen Entscheidungen hinsichtlich der Auswahl umzusetzender Projekte?  Welche organisatorischen Maßnahmen erfordert die elektronische Zustellung und welches Potential bietet sie?  Welche strukturellen Maßnahmen fördern elektronische Beteiligung und wie können diese umgesetzt werden?
  • 45. Ausblick  Entscheidungsmodell muss anhand identifizierter Prozesse validiert werden  Architekturkomponenten müssen in einem Architekturmodell verarbeitet werden  In Umsetzung mit der Cooperation OGD Austria  Kritische Betrachtung bestehender Lizenzen auf Anwendbarkeit für offene (Verwaltungs-)Daten
  • 46. Verwertung  Projekte  E-Government Umfrage im Auftrag des Gemeindebundes  Ergebnis: Positionspapier zur Tauglichkeit der Umsetzung der E- Government Strategie auf Gemeindeebene  Peter Parycek, Johann Höchtl, Walter Seböck, and Franz Fahrngruber. 2009. E- Government Befragung der Gemeinden durch den österreichischen Gemeindebund. Krems: Donau-Universität Krems. http://www.scribd.com/doc/16096778/EGovernment-Gemeindeumfrage-2008.  Machbarkeitsstudie zur Integration der elektronischen Zustellung in den „Gemeinde-ELAK“ der Stadtgemeinde Gföhl  Erarbeitung einer föderalen Open (Government) Data Strategie im Auftrag des BKA im Rahmen der Cooperation Open Government Data Austria  Gründung des Open Knowledge Forums Österreich als Chapter der Open Knowledge Foundation
  • 47. Verwertung  Publikationen  Journal Höchtl, Johann, Peter Parycek, and Michael Sachs. “E-participation readiness of Austrian municipalities.” Edited by Alexander Prosser. TGPPP – Transforming Government: People, Processes and Policy, Emerald 5, no. 1. Electronic Citizen Participation – State of the Art (2011): 32-45.  Peer reviewed Johann Höchtl, Peter Parycek and Walter Seböck. 2009. An eGovernment Survey Among Austrian Municipalities. In Proceedings of 5th International Conference on e- Government, 81-91. Boston: Academic Publishing Limited, October 19 Johann Höchtl and Peter Reichstädter. 2009. A Brief Analysis of Semantic Interoperability Methodologies. In Proceddings of eChallenges 2009. Istanbul: IOS Press, October 23 Peter Reichstädter, Johann Höchtl and Peter Parycek. 2010. “Die elektronische Zustellung in Österreich - Status Quo und Umsetzungsempfehlungen,” IRIS, Salzburg J. Höchtl and P. Reichstädter. 2011. “Linked Open Data als Element von strategischem Informationsmanagement der öffentlichen Verwaltung,” Europäische Projektkultur als Beitrag zur Rationalisierung des Rechts, Salzburg: OCG, pp. 341- 353. EGOVIS'11, August 29 - September 2, 2011 : J. Höchtl and P. Reichstädter „Linked Open Data - A Means for Public Sector Information Management“
  • 48. Danke für die Aufmerksamkeit Diskussion