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Einrichtung einer
                     Internen Revision – und
                     Anmerkungen zu typischen
                     Schwachstellen
                     www.auditfactory.de
                      Ein Lernprogramm der TAF



© The AuditFactory, 2012
Überblick

   Themen


   1.    The AuditFactory – Unternehmen und Leistungen
   2.    Der Risikoorientierte Prüfungsansatz
   3.    Mögliche Organisationsformen
   4.    Einführung der Internen Revision
   5.    Erarbeitung formaler Grundlagen
   6.    Erarbeitung eines Prüfungsplanes
   7.    Durchführung von Revisionsprüfungen




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1. Unternehmen
                           & Leistungen
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1. Unternehmen & Leistungen

   The AuditFactory – Kurz & Knapp

     •  Unabhängiges, mittelständisch orientiertes Unternehmen für die
        Erbringung von Internen Revisionsleistungen und Bekämpfung
        von Wirtschaftskriminalität
     •  Fokussierung auf den Mittelstand und hier vor allem Industrie
     •  Vertreter eines beraterischen & risikoorientierten Ansatzes der
        Internen Revision (Prozessverbesserung)
     •  Internationales Netzwerk für Beteiligungs- und Sonderprüfungen
     •  Umfassende Facharbeit und Entwicklung von Best Practice
        Ansätzen im Bereich Interne Revision und Bekämpfung von
        Wirtschaftskriminalität



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1. Unternehmen und Leistungen

   Projektbeispiele

   •  Forensische Prüfung auf Grund eines anonymen Stalker-
      Schreibens
   •  Gutachten für die Kapazität einer Internen Revision in einem
      gemeinnützigen Konzern
   •  Entwicklung einer Prüfungslandkarte für einen mittelständischen
      Konzern (Industrie)
   •  Prüfung der IT-Governance-Strukturen und Prozesse in einem
      mittelständischen Industriekonzern
   •  Korruptionsrisikoanalyse für die Stadt Stuttgart
   •  Durchführung einer forensischen Prüfung in Osteuropa mit acht
      forensischen Prüfern
   •  Mehrere Prozess- und Beteiligungsprüfungen


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1. Unternehmen & Leistungen

   Interne Revision – Internal Audit

   Prüfungsleistungen                         Beratungsleistungen

     •  Komplette Übernahme                   •  Einrichtung der
        der Revisionsfunktion                    Internen Revision
        (Outsourcing)                         •  Neuausrichtung der
     •  Unterstützung einer                      Internen Revision
        Internen Revision                     •  Pre-Audits & Quality
        (Partnering)                             Assessments nach DIIR
     •  Projektrevision                       •  Executive Search Senior
     •  Baurevision                              Auditors und Chief Audit
     •  Bankenrevision                           Executives




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1. Unternehmen & Leistungen

   Bekämpfung von Wirtschaftskriminalität – Forensic Services

   Prüfungsleistungen                       Beratungsleistungen

     •  IKS-Prüfungen                       •  Anti Fraud Management
     •  Sonderuntersuchungen                   Systeme
     •  Fraud Due Diligence                 •  Präventionsberatung
        Audits                              •  Übernahme des
     •  Compliance-                            Krisenmanagement
        Untersuchungen                      •  Asset Tracing &
     •  Open Source                            Asset Recovery
        Ermittlungen




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1. Unternehmen & Leistungen

   Fort- und Meinungsbildung
     •  Forum Executives (Online-Datenbank zur Internen Revision)
     •  Leitlinien für die Berufliche Praxis der Internen Revision
     •  E.Learnings
     •  Inhouse-Seminare
     •  Working Paper (Online veröffentlichte Fachartikel)
     •  Print-Publikationen (Fachzeitschriften)
     •  Forum Interne Revision (Online)
     •  Forum Wirtschaftskriminalität (Online)
     •  Online-Lexikon
     •  Chief Audit Executive Tagung (Arbeitskreis für Mandanten)

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2. Der Risikoorientierte
                           Prüfungsansatz
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2. Prüfungsansatz

   Risikoorientierter Prüfungsansatz


   In Theorie und Praxis führender Ansatz für die Durchführung aller Internen
   Revisionsaktivitäten.

   (…) ist das primäre Ziel des Risikoorientierten Prüfungsansatzes die
   gezielte Verteilung der Ressourcen der Internen Revision auf die
   wesentlichen Risiken der Organisation als Entscheidungsgrundlage
   für das Management.

   (Krey 2001)




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2. Prüfungsansatz

   Risikoorientierter Prüfungsansatz


   Ziele des Ansatzes:

   •  Unterstützung bei der Erreichung der Unternehmensziele
   •  Steigerung des Unternehmenswertes.

   Nutzen:

   •  (Gedankliche) Reduktion der betrieblichen Komplexität
   •  Effektiver und effizienter Ressourceneinsatz der Internen Revision




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2. Prüfungsansatz

   Risikoorientierter Prüfungsansatz


                          •  Geschä(szweck(e)	
  
 Strategie                •  Unternehmensziele	
  

                          •  Ableitung	
  von	
  Kern-­‐	
  und	
  Unterstützungsprozessen	
  
   Audit                  •  Joint	
  Ventures	
  etc.	
  
  Universe


                          •  Sammlung	
  der	
  möglichen	
  Prüfungsthemen	
  
    Risiko                •  Risikobeurteilung	
  mit	
  Hilfsgrößen	
  



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2. Prüfungsansatz

   Risikoorientierter Prüfungsansatz
  Teilschritt             Risikoorientierung

  Planung                 •    Ausrichtung der Prüfung an der Strategie oder den Zielen des
                               Prozesses
                          •    Auswahl der dabei risikoreichsten Prüfobjekte
                          •    Auswahl der Prüfer nach Spezialisierung oder Erfahrung

  Prüfungs-               •    Prozessorientierung in der Prüfung (fachbereichsübergreifend)
  durchführung            •    Konzentration auf Risikoursachen und mögliche Steuerungs-
                               mechanismen
                          •    Auswahl angemessener Prüfungsmethoden
                          •    Abstimmung der Ergebnisse während der Prüfung

  Bericht-                •    Durchführung einer Schlussbesprechung unter Konzentration
  erstattung                   auf wesentliche Risiken mit dem Management bzw. den
                               Berichtsempfängern
                          •    Risikoadäquate Berichterstattung


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Prüfungsansatz in der Internen Revision

   Risikoorientierter Prüfungsansatz
                                                         Beachte:
   Schwachstellen:
   •  Keine Orientierung der Prüfungsthemen am/          Ü  DIIR-Revisions-
      an den Geschäftszweck(en)                             standard Nr. 3
                                                            fordert die Er-
   •  Keine Unterscheidung zwischen Kern- und               füllung von sog.
      Unterstützungsprozessen                               K.O.-Kriterien
   •  Unzureichende Risikobeurteilung
   •  Keine Berücksichtigung des Management
      Concern




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3. Mögliche
                           Organisationsformen
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3. Organisationsformen

   Organisatorische Zuordnung



                                         Vorstand	
  



                              Assistent	
  


                                                            Interne	
  
                Ressort	
  1	
           Ressort	
  2	
  
                                                            Revision	
  

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3. Organisationsformen

    Mögliche Organisationsformen
  Outsourcing	
  




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  Abteilung	
  
                                           Partnering	
  (Co-­‐Sourcing)	
  
                    •  Interner	
                                              •  Etablierte	
                                      •  Etablierte	
  
                       Koordinator	
                                              Abteilung	
                                          Abteilung	
  
                    •  Dienstleister	
                                         •  Unterstützung	
                                   •  Keine	
  
                       führt	
                                                    durch	
                                              Unterstützung	
  
                       Prüfungen	
                                                Dienstleister	
                                      durch	
  
                       durch	
                                                                                                         Dienstleister	
  




                                                                                 17 von 37
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3. Organisationsformen

   Mögliche Organisationsformen
   Schwachstellen:
   •  Keine Analyse der grundsätzlichen Vor- und Nachteile der
      unterschiedlichen Organisationsformen, wie z. B.:
       •  Objektivität des Außenstehenden
       •  Kostenflexibilität
       •  Know-how (Import & Verlust)
   •  Festlegung der Organisationsform ohne Beurteilung der Prüfungsobjekte
   •  Daraus folgend: oft keine Abdeckung von Spezialthemen (IT, Finanz- und
      Rechnungswesen, Fraud etc.)




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4. Einführung der
                           Internen Revision
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4. Einführung der Internen Revision

   Überblick Schritt 1: Formale Grundlagen schaffen


   Formale Grundlagen (Geschäftsordnung, Handbuch)

   Formale Grundlagen definieren die Aufgaben, Rechte und Pflichten
   der Internen Revision sowie die revisionsinternen Abläufe.
   Sie legen außerdem die Ausrichtung (Prüfungsschwerpunkte) der
   Internen Revision dar:

   •    Wirtschaftlichkeit
   •    Vermögenssicherung
   •    Einhaltung von Vorgaben (Compliance, Ordnungsmäßigkeit)
   •    Präventionsfunktion gegen Wirtschaftskriminalität
   •    Beratungsansatz (Prozessverbesserung)


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4. Einführung der Internen Revision

   Überblick Schritt 2: Prüfungsplan erstellen


   Ein Prüfungsplan ist die für einen bestimmten Zeitraum geltende
   Zusammenstellung von Prüfungsthemen (Prozesse, Organisations-
   einheiten, Beteiligungen).

   Moderne Prüfungspläne berücksichtigen die Aufbau- und Ablaufstruktur
   eines Konzerns.
   In der Praxis beträgt der Zeithorizont zwei bis drei Jahre; viele Revisions-
   abteilungen haben nur einen Planungshorizont von einem Jahr.

   Erst ein Prüfungsplan stellt die verlässliche Grundlage für die
   Schätzung der notwendigen internen Kapazität bzw. des externen
   Budgets der Internen Revision dar.



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4. Einführung der Internen Revision

   Überblick Schritt 3: Prüfungen durchführen


   Bei der Prüfungsdurchführung werden die im Prüfungsplan
   vorgesehenen Regelprüfungen abgearbeitet.

   Je nach Organisationsform sollte dabei ein Puffer für ungeplante Prüfungen
   sowie für forensische Prüfungen vorgesehen werden. Dies entfällt bei einem
   Outsourcing, da Dienstleister ausreichende Kapazitäten haben.

   Im Rahmen der Prüfungsdurchführung werden neue Themen
   identifiziert und der Prüfungsplan für das Folgejahr laufend überprüft,
   ob er angepasst werden muss (rollierende Planung).




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4. Einführung

   Schritte 1 – 3
   Schwachstellen:
   •  Unzureichende oder fehlende formale Grundlagen (K.O.-Kriterium nach
      dem Revisionsstandard Nr. 3 des DIIR – Deutsches Institut für Interne
      Revision)
   •  Dann automatisch: Keine Ausrichtung der Internen Revision gemäß den
      Unternehmenszwecken
   •  Beginn mit den Prüfungen ohne Prüfungsplan (Risiko: Fehlallokation der
      Ressourcen)




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5. Erarbeitung
                           formaler Grundlagen
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5. Erarbeitung formaler Grundlagen

   Definition der formalen Grundlagen


   Formale Grundlagen sind im Wesentlichen eine Geschäftsordnung,
   ein Handbuch und ein Prüfungsplan.

   In der Geschäftsordnung werden Aufgabe, Rechte und Pflichten der
   Internen Revision definiert.

   Das Handbuch (Prozessbeschreibung) beschreibt die Durchführung der
   Revisionsprozesse, im Wesentlichen Planung, Vorerhebung, Prüfung,
   Bericht und Nachschau. Es können auch Meta-Prozesse wie Human
   Resources oder Qualitätsmanagement der Internen Revision beschrieben
   werden.




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5. Erarbeitung formaler Grundlagen

   Zwecke der formalen Grundlagen


   Formale Grundlagen definieren die Aufgaben, Rechte und Pflichten
   der Internen Revision sowie die revisionsinternen Abläufe.

   Sie legen außerdem die Ausrichtung (Prüfungsschwerpunkte) der Internen
   Revision dar und begründen die zukünftige Wirksamkeit:

   •    Wirtschaftlichkeit
   •    Vermögenssicherung
   •    Einhaltung von Vorgaben (Compliance, Ordnungsmäßigkeit)
   •    Präventionsfunktion gegen Wirtschaftskriminalität etc.




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5. Erarbeitung formaler Grundlagen

   Formale Grundlagen
   Schwachstellen:
   •  Informationsrechte der Internen Revision unzureichend
      (auch wegen organisatorischer Zuordnung)
   •  Vermengung von Handbuch, Geschäftsordnung und Prüfungsplan
   •  Keine Konformität mit den Standards für die berufliche Praxis der
      Internen Revision




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6. Erarbeitung eines
                           Prüfungsplanes
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5. Erarbeitung eines Prüfungsplanes

   Definition und Nutzen eines Prüfungsplanes


   Ein Prüfungsplan ist die für einen bestimmten Zeitraum geltende
   Zusammenstellung von Prüfungsthemen (Prozesse, Organisationseinheiten,
   Beteiligungen). Moderne Prüfungspläne berücksichtigen die Aufbau- und
   Ablaufstruktur eines Konzerns.

   In der Praxis beträgt der Zeithorizont zwei bis drei Jahre; viele Revisions-
   abteilungen haben nur einen Planungshorizont von einem Jahr.

   Erst mit der Erarbeitung eines Prüfungsplans ist eine verlässliche
   Grundlage für die Schätzung der Kapazität bzw. des Budgets der
   Internen Revision gegeben.




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5. Erarbeitung eines Prüfungsplanes

   Erarbeitung eines Prüfungsplanes


   •     Interviews mit der ersten und zweiten Managementebene zur
         Erfassung der Risikosituation
   •     Desk Research (Dokumente, Risikomanagement, etc.)

   Ziel: Identifizierung von Kern- und Unterstützungsprozessen
   (z. B. Finanz- und Rechnungswesen, Personalwesen, Einkauf,
   Projektmanagement etc.) für die Ermittlung der Kapazität bzw.
   der Budgets der Internen Revision.

   Neben der Prozessorientierung muss auch die Aufbauorganisation
   berücksichtigt werden. So finden in die Prüfungsplanung auch wichtige
   Beteiligungsgesellschaften, Special Purpose Vehicles (Zweckgesellschaften)
   oder Joint Ventures Eingang.


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5. Erarbeitung eines Prüfungsplanes

   Erarbeitung eines Prüfungsplanes
   Schwachstellen:
   •  Nutzung von Standardkatalogen anstelle von individueller
      hausspezifischer Analyse
   •  Keine Risikoorientierung (falsche oder überhaupt keine Nutzung
      von Risikofaktoren)
   •  Zeitraum zu lang (Organisationsänderungsgeschwindigkeit ist
      in der Regel groß, daher kürzere Planungszeiträume)




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6. Durchführung von
                           Revisionsprüfungen
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6. Durchführung von Revisionsprüfungen

   Meilensteine in der Prüfungsdurchführung
  Teilschritt                               Detaillierung

  Planung                                   •  Entwicklung eines Projektprüfungsplans
                                            •  Abstimmung mit dem Management
                                            •  Unterlegung mit sachlichen und personellen
                                               Ressourcen
  Vorerhebung                               •    Open Source Recherchen
                                            •    Durchsicht von Organisationsunterlagen
                                            •    Studium von Sekundärquellen
                                            •    Kick-off-Interviews
  Informationssammlung                      •  Abarbeitung des Prüfungsplans
  und Auswertung                            •  Im wesentlichen Prozesserhebung,
  (Prüfung im engeren Sinn)                    Walkthrough und Durchführung von
                                               Detailprüfungen


                                                 33 von 37
© The AuditFactory 2012
6. Durchführung von Revisionsprüfungen

   Meilensteine in der Prüfungsdurchführung


  Teilschritt                               Detaillierung
  Abstimmung der vorläufigen                 •  Laufende Diskussion der Ergebnisse
  Ergebnisse                                    hinsichtlich der Prozesserhebung und der
                                                Detailprüfung

  Erarbeitung einer Präsentation             •  Überführung der Ergebnisse aus den beiden
  oder eines vorläufigen Berichts               vorherigen Prozessschritten in einen Bericht
  als Grundlage für eine                     •  Endgültige Beurteilung der Risikosteuerungs-
  Schlussbesprechung                            mechanismen
                                             •  Beurteilung der bestehenden Mängel




                                            34 von 37
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6. Durchführung von Revisionsprüfungen

   Meilensteine in der Prüfungsdurchführung


  Teilschritt                               Detaillierung
  Durchführung einer                        •  Durchsprache der Ergebnisse und der
  Schlussbesprechung                           Beurteilung mit dem betroffenen Management
                                               bzw. unter Einbezug des Topmanagements
                                            •  Verabschiedung des Berichts
                                            •  Festsetzung der Maßnahmen, die vom
                                               Management umgesetzt werden müssen

  Follow-up zur Prüfung, inwieweit          •  Nachschau (Follow-up), bei der die Umsetzung
  die Empfehlungen umgesetzt                   der Maßnahmen und ihre Wirksamkeit untersucht
  worden sind                                  werden
                                            •  Gegebenenfalls auch Nachschauprüfung




                                            35 von 37
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6. Durchführung von Revisionsprüfungen

   Prüfungsdurchführung
   Schwachstellen:
   •  Häufig Ineffizienz in der Berichtsphase
   •  Kein oder nur unzureichendes Qualitätsmanagement
      (oft auch bereits ein Mangel im Handbuch)
   •  Mangelhafter oder fehlender Nachschauprozess
      (Wirksamkeit der Internen Revision damit zweifelhaft)




                                            36 von 37
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Kontakt

                                   The AuditFactory
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                               74321 Bietigheim-Bissingen
                                    07142 7748 331

                                    Info@auditfactory.de
                                     www.auditfactory.de
                                www.forum-executives.de
                             www.forum-interne-revision.org
                          www.forum-wirtschaftskriminalitaet.org
                          https://twitter.com/#!/TheAuditFactory




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The audit factory einrichtung einer internen revision

  • 1. Einrichtung einer Internen Revision – und Anmerkungen zu typischen Schwachstellen www.auditfactory.de Ein Lernprogramm der TAF © The AuditFactory, 2012
  • 2. Überblick Themen 1.  The AuditFactory – Unternehmen und Leistungen 2.  Der Risikoorientierte Prüfungsansatz 3.  Mögliche Organisationsformen 4.  Einführung der Internen Revision 5.  Erarbeitung formaler Grundlagen 6.  Erarbeitung eines Prüfungsplanes 7.  Durchführung von Revisionsprüfungen 2 von 37 © The AuditFactory 2012
  • 3. 1. Unternehmen & Leistungen © The AuditFactory, 2012
  • 4. 1. Unternehmen & Leistungen The AuditFactory – Kurz & Knapp •  Unabhängiges, mittelständisch orientiertes Unternehmen für die Erbringung von Internen Revisionsleistungen und Bekämpfung von Wirtschaftskriminalität •  Fokussierung auf den Mittelstand und hier vor allem Industrie •  Vertreter eines beraterischen & risikoorientierten Ansatzes der Internen Revision (Prozessverbesserung) •  Internationales Netzwerk für Beteiligungs- und Sonderprüfungen •  Umfassende Facharbeit und Entwicklung von Best Practice Ansätzen im Bereich Interne Revision und Bekämpfung von Wirtschaftskriminalität 4 von 37 © The AuditFactory 2012
  • 5. 1. Unternehmen und Leistungen Projektbeispiele •  Forensische Prüfung auf Grund eines anonymen Stalker- Schreibens •  Gutachten für die Kapazität einer Internen Revision in einem gemeinnützigen Konzern •  Entwicklung einer Prüfungslandkarte für einen mittelständischen Konzern (Industrie) •  Prüfung der IT-Governance-Strukturen und Prozesse in einem mittelständischen Industriekonzern •  Korruptionsrisikoanalyse für die Stadt Stuttgart •  Durchführung einer forensischen Prüfung in Osteuropa mit acht forensischen Prüfern •  Mehrere Prozess- und Beteiligungsprüfungen 5 von 37 © The AuditFactory 2012
  • 6. 1. Unternehmen & Leistungen Interne Revision – Internal Audit Prüfungsleistungen Beratungsleistungen •  Komplette Übernahme •  Einrichtung der der Revisionsfunktion Internen Revision (Outsourcing) •  Neuausrichtung der •  Unterstützung einer Internen Revision Internen Revision •  Pre-Audits & Quality (Partnering) Assessments nach DIIR •  Projektrevision •  Executive Search Senior •  Baurevision Auditors und Chief Audit •  Bankenrevision Executives 6 von 37 © The AuditFactory 2012
  • 7. 1. Unternehmen & Leistungen Bekämpfung von Wirtschaftskriminalität – Forensic Services Prüfungsleistungen Beratungsleistungen •  IKS-Prüfungen •  Anti Fraud Management •  Sonderuntersuchungen Systeme •  Fraud Due Diligence •  Präventionsberatung Audits •  Übernahme des •  Compliance- Krisenmanagement Untersuchungen •  Asset Tracing & •  Open Source Asset Recovery Ermittlungen 7 von 37 © The AuditFactory 2012
  • 8. 1. Unternehmen & Leistungen Fort- und Meinungsbildung •  Forum Executives (Online-Datenbank zur Internen Revision) •  Leitlinien für die Berufliche Praxis der Internen Revision •  E.Learnings •  Inhouse-Seminare •  Working Paper (Online veröffentlichte Fachartikel) •  Print-Publikationen (Fachzeitschriften) •  Forum Interne Revision (Online) •  Forum Wirtschaftskriminalität (Online) •  Online-Lexikon •  Chief Audit Executive Tagung (Arbeitskreis für Mandanten) 8 von 37 © The AuditFactory 2012
  • 9. 2. Der Risikoorientierte Prüfungsansatz © The AuditFactory, 2012
  • 10. 2. Prüfungsansatz Risikoorientierter Prüfungsansatz In Theorie und Praxis führender Ansatz für die Durchführung aller Internen Revisionsaktivitäten. (…) ist das primäre Ziel des Risikoorientierten Prüfungsansatzes die gezielte Verteilung der Ressourcen der Internen Revision auf die wesentlichen Risiken der Organisation als Entscheidungsgrundlage für das Management. (Krey 2001) 10 von 37 © The AuditFactory 2012
  • 11. 2. Prüfungsansatz Risikoorientierter Prüfungsansatz Ziele des Ansatzes: •  Unterstützung bei der Erreichung der Unternehmensziele •  Steigerung des Unternehmenswertes. Nutzen: •  (Gedankliche) Reduktion der betrieblichen Komplexität •  Effektiver und effizienter Ressourceneinsatz der Internen Revision 11 von 37 © The AuditFactory 2012
  • 12. 2. Prüfungsansatz Risikoorientierter Prüfungsansatz •  Geschä(szweck(e)   Strategie •  Unternehmensziele   •  Ableitung  von  Kern-­‐  und  Unterstützungsprozessen   Audit •  Joint  Ventures  etc.   Universe •  Sammlung  der  möglichen  Prüfungsthemen   Risiko •  Risikobeurteilung  mit  Hilfsgrößen   12 von 37 © The AuditFactory 2012
  • 13. 2. Prüfungsansatz Risikoorientierter Prüfungsansatz Teilschritt Risikoorientierung Planung •  Ausrichtung der Prüfung an der Strategie oder den Zielen des Prozesses •  Auswahl der dabei risikoreichsten Prüfobjekte •  Auswahl der Prüfer nach Spezialisierung oder Erfahrung Prüfungs- •  Prozessorientierung in der Prüfung (fachbereichsübergreifend) durchführung •  Konzentration auf Risikoursachen und mögliche Steuerungs- mechanismen •  Auswahl angemessener Prüfungsmethoden •  Abstimmung der Ergebnisse während der Prüfung Bericht- •  Durchführung einer Schlussbesprechung unter Konzentration erstattung auf wesentliche Risiken mit dem Management bzw. den Berichtsempfängern •  Risikoadäquate Berichterstattung 13 von 37 © The AuditFactory 2012
  • 14. Prüfungsansatz in der Internen Revision Risikoorientierter Prüfungsansatz Beachte: Schwachstellen: •  Keine Orientierung der Prüfungsthemen am/ Ü  DIIR-Revisions- an den Geschäftszweck(en) standard Nr. 3 fordert die Er- •  Keine Unterscheidung zwischen Kern- und füllung von sog. Unterstützungsprozessen K.O.-Kriterien •  Unzureichende Risikobeurteilung •  Keine Berücksichtigung des Management Concern 14 von 37 © The AuditFactory 2012
  • 15. 3. Mögliche Organisationsformen © The AuditFactory, 2012
  • 16. 3. Organisationsformen Organisatorische Zuordnung Vorstand   Assistent   Interne   Ressort  1   Ressort  2   Revision   16 von 37 © The AuditFactory 2012
  • 17. 3. Organisationsformen Mögliche Organisationsformen Outsourcing   Etablierte  Abteilung   Partnering  (Co-­‐Sourcing)   •  Interner   •  Etablierte   •  Etablierte   Koordinator   Abteilung   Abteilung   •  Dienstleister   •  Unterstützung   •  Keine   führt   durch   Unterstützung   Prüfungen   Dienstleister   durch   durch   Dienstleister   17 von 37 © The AuditFactory 2012
  • 18. 3. Organisationsformen Mögliche Organisationsformen Schwachstellen: •  Keine Analyse der grundsätzlichen Vor- und Nachteile der unterschiedlichen Organisationsformen, wie z. B.: •  Objektivität des Außenstehenden •  Kostenflexibilität •  Know-how (Import & Verlust) •  Festlegung der Organisationsform ohne Beurteilung der Prüfungsobjekte •  Daraus folgend: oft keine Abdeckung von Spezialthemen (IT, Finanz- und Rechnungswesen, Fraud etc.) 18 von 37 © The AuditFactory 2012
  • 19. 4. Einführung der Internen Revision © The AuditFactory, 2012
  • 20. 4. Einführung der Internen Revision Überblick Schritt 1: Formale Grundlagen schaffen Formale Grundlagen (Geschäftsordnung, Handbuch) Formale Grundlagen definieren die Aufgaben, Rechte und Pflichten der Internen Revision sowie die revisionsinternen Abläufe. Sie legen außerdem die Ausrichtung (Prüfungsschwerpunkte) der Internen Revision dar: •  Wirtschaftlichkeit •  Vermögenssicherung •  Einhaltung von Vorgaben (Compliance, Ordnungsmäßigkeit) •  Präventionsfunktion gegen Wirtschaftskriminalität •  Beratungsansatz (Prozessverbesserung) 20 von 37 © The AuditFactory 2012
  • 21. 4. Einführung der Internen Revision Überblick Schritt 2: Prüfungsplan erstellen Ein Prüfungsplan ist die für einen bestimmten Zeitraum geltende Zusammenstellung von Prüfungsthemen (Prozesse, Organisations- einheiten, Beteiligungen). Moderne Prüfungspläne berücksichtigen die Aufbau- und Ablaufstruktur eines Konzerns. In der Praxis beträgt der Zeithorizont zwei bis drei Jahre; viele Revisions- abteilungen haben nur einen Planungshorizont von einem Jahr. Erst ein Prüfungsplan stellt die verlässliche Grundlage für die Schätzung der notwendigen internen Kapazität bzw. des externen Budgets der Internen Revision dar. 21 von 37 © The AuditFactory 2012
  • 22. 4. Einführung der Internen Revision Überblick Schritt 3: Prüfungen durchführen Bei der Prüfungsdurchführung werden die im Prüfungsplan vorgesehenen Regelprüfungen abgearbeitet. Je nach Organisationsform sollte dabei ein Puffer für ungeplante Prüfungen sowie für forensische Prüfungen vorgesehen werden. Dies entfällt bei einem Outsourcing, da Dienstleister ausreichende Kapazitäten haben. Im Rahmen der Prüfungsdurchführung werden neue Themen identifiziert und der Prüfungsplan für das Folgejahr laufend überprüft, ob er angepasst werden muss (rollierende Planung). 22 von 37 © The AuditFactory 2012
  • 23. 4. Einführung Schritte 1 – 3 Schwachstellen: •  Unzureichende oder fehlende formale Grundlagen (K.O.-Kriterium nach dem Revisionsstandard Nr. 3 des DIIR – Deutsches Institut für Interne Revision) •  Dann automatisch: Keine Ausrichtung der Internen Revision gemäß den Unternehmenszwecken •  Beginn mit den Prüfungen ohne Prüfungsplan (Risiko: Fehlallokation der Ressourcen) 23 von 37 © The AuditFactory 2012
  • 24. 5. Erarbeitung formaler Grundlagen © The AuditFactory, 2012
  • 25. 5. Erarbeitung formaler Grundlagen Definition der formalen Grundlagen Formale Grundlagen sind im Wesentlichen eine Geschäftsordnung, ein Handbuch und ein Prüfungsplan. In der Geschäftsordnung werden Aufgabe, Rechte und Pflichten der Internen Revision definiert. Das Handbuch (Prozessbeschreibung) beschreibt die Durchführung der Revisionsprozesse, im Wesentlichen Planung, Vorerhebung, Prüfung, Bericht und Nachschau. Es können auch Meta-Prozesse wie Human Resources oder Qualitätsmanagement der Internen Revision beschrieben werden. 25 von 37 © The AuditFactory 2012
  • 26. 5. Erarbeitung formaler Grundlagen Zwecke der formalen Grundlagen Formale Grundlagen definieren die Aufgaben, Rechte und Pflichten der Internen Revision sowie die revisionsinternen Abläufe. Sie legen außerdem die Ausrichtung (Prüfungsschwerpunkte) der Internen Revision dar und begründen die zukünftige Wirksamkeit: •  Wirtschaftlichkeit •  Vermögenssicherung •  Einhaltung von Vorgaben (Compliance, Ordnungsmäßigkeit) •  Präventionsfunktion gegen Wirtschaftskriminalität etc. 26 von 37 © The AuditFactory 2012
  • 27. 5. Erarbeitung formaler Grundlagen Formale Grundlagen Schwachstellen: •  Informationsrechte der Internen Revision unzureichend (auch wegen organisatorischer Zuordnung) •  Vermengung von Handbuch, Geschäftsordnung und Prüfungsplan •  Keine Konformität mit den Standards für die berufliche Praxis der Internen Revision 27 von 37 © The AuditFactory 2012
  • 28. 6. Erarbeitung eines Prüfungsplanes © The AuditFactory, 2012
  • 29. 5. Erarbeitung eines Prüfungsplanes Definition und Nutzen eines Prüfungsplanes Ein Prüfungsplan ist die für einen bestimmten Zeitraum geltende Zusammenstellung von Prüfungsthemen (Prozesse, Organisationseinheiten, Beteiligungen). Moderne Prüfungspläne berücksichtigen die Aufbau- und Ablaufstruktur eines Konzerns. In der Praxis beträgt der Zeithorizont zwei bis drei Jahre; viele Revisions- abteilungen haben nur einen Planungshorizont von einem Jahr. Erst mit der Erarbeitung eines Prüfungsplans ist eine verlässliche Grundlage für die Schätzung der Kapazität bzw. des Budgets der Internen Revision gegeben. 29 von 37 © The AuditFactory 2012
  • 30. 5. Erarbeitung eines Prüfungsplanes Erarbeitung eines Prüfungsplanes •  Interviews mit der ersten und zweiten Managementebene zur Erfassung der Risikosituation •  Desk Research (Dokumente, Risikomanagement, etc.) Ziel: Identifizierung von Kern- und Unterstützungsprozessen (z. B. Finanz- und Rechnungswesen, Personalwesen, Einkauf, Projektmanagement etc.) für die Ermittlung der Kapazität bzw. der Budgets der Internen Revision. Neben der Prozessorientierung muss auch die Aufbauorganisation berücksichtigt werden. So finden in die Prüfungsplanung auch wichtige Beteiligungsgesellschaften, Special Purpose Vehicles (Zweckgesellschaften) oder Joint Ventures Eingang. 30 von 37 © The AuditFactory 2012
  • 31. 5. Erarbeitung eines Prüfungsplanes Erarbeitung eines Prüfungsplanes Schwachstellen: •  Nutzung von Standardkatalogen anstelle von individueller hausspezifischer Analyse •  Keine Risikoorientierung (falsche oder überhaupt keine Nutzung von Risikofaktoren) •  Zeitraum zu lang (Organisationsänderungsgeschwindigkeit ist in der Regel groß, daher kürzere Planungszeiträume) 31 von 37 © The AuditFactory 2012
  • 32. 6. Durchführung von Revisionsprüfungen © The AuditFactory, 2012
  • 33. 6. Durchführung von Revisionsprüfungen Meilensteine in der Prüfungsdurchführung Teilschritt Detaillierung Planung •  Entwicklung eines Projektprüfungsplans •  Abstimmung mit dem Management •  Unterlegung mit sachlichen und personellen Ressourcen Vorerhebung •  Open Source Recherchen •  Durchsicht von Organisationsunterlagen •  Studium von Sekundärquellen •  Kick-off-Interviews Informationssammlung •  Abarbeitung des Prüfungsplans und Auswertung •  Im wesentlichen Prozesserhebung, (Prüfung im engeren Sinn) Walkthrough und Durchführung von Detailprüfungen 33 von 37 © The AuditFactory 2012
  • 34. 6. Durchführung von Revisionsprüfungen Meilensteine in der Prüfungsdurchführung Teilschritt Detaillierung Abstimmung der vorläufigen •  Laufende Diskussion der Ergebnisse Ergebnisse hinsichtlich der Prozesserhebung und der Detailprüfung Erarbeitung einer Präsentation •  Überführung der Ergebnisse aus den beiden oder eines vorläufigen Berichts vorherigen Prozessschritten in einen Bericht als Grundlage für eine •  Endgültige Beurteilung der Risikosteuerungs- Schlussbesprechung mechanismen •  Beurteilung der bestehenden Mängel 34 von 37 © The AuditFactory 2012
  • 35. 6. Durchführung von Revisionsprüfungen Meilensteine in der Prüfungsdurchführung Teilschritt Detaillierung Durchführung einer •  Durchsprache der Ergebnisse und der Schlussbesprechung Beurteilung mit dem betroffenen Management bzw. unter Einbezug des Topmanagements •  Verabschiedung des Berichts •  Festsetzung der Maßnahmen, die vom Management umgesetzt werden müssen Follow-up zur Prüfung, inwieweit •  Nachschau (Follow-up), bei der die Umsetzung die Empfehlungen umgesetzt der Maßnahmen und ihre Wirksamkeit untersucht worden sind werden •  Gegebenenfalls auch Nachschauprüfung 35 von 37 © The AuditFactory 2012
  • 36. 6. Durchführung von Revisionsprüfungen Prüfungsdurchführung Schwachstellen: •  Häufig Ineffizienz in der Berichtsphase •  Kein oder nur unzureichendes Qualitätsmanagement (oft auch bereits ein Mangel im Handbuch) •  Mangelhafter oder fehlender Nachschauprozess (Wirksamkeit der Internen Revision damit zweifelhaft) 36 von 37 © The AuditFactory 2012
  • 37. Kontakt The AuditFactory Buchstrasse 28 74321 Bietigheim-Bissingen 07142 7748 331 Info@auditfactory.de www.auditfactory.de www.forum-executives.de www.forum-interne-revision.org www.forum-wirtschaftskriminalitaet.org https://twitter.com/#!/TheAuditFactory 37 von 37 © The AuditFactory 2012