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Systematisch: Von der
alten in die neue Welt,
Migrations-Szenarien
Anwendertreffen Notes / Domino
4. und 5. April 2017 in Potsdam
Hartmut Koch, 5. April 2017
Agenda
Vorstellung BCC
Vorgehensmodell für Migrationen
• Ausgangsbasis
• Herausforderungen
• “Best practices” Vorgehensweise
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• BCC ClientGenie
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Vorstellung BCC
Partner der Finanz Informatik für
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2003
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IBM Connections & Domino
(Social & Applications)
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BCC Service Portal –Formulare für IT
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Umstellung der Mail Systeme im Front
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Migration der Notes Applikation auf
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IBM Domino Kunden (Mail) (M2)
Migration Mail nach Office 365 / Exchange
Domino wird komplett abgeschaltet und/oder
Migration der Applikationen nach SAP,
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Migration von Mail nach Office 365 / Exchange
Domino bleibt als Applikations-Plattform für die
nächsten 3-5 Jahre oder länger bestehen
Langfristige
Koexistenz der Plattformen
für die nächsten Jahre !
Keine zeitlich definierte
“Übergangsphase”
Effiziente und sichere
Administration von beiden
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Aktuelle Situation Sparkassen:
FI Entscheidung zum Wechsel der E-Mail Plattform
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• Umstellung der Mail Plattform auf Office 365 E3
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2016
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Vorgehensweise der BCC
1. Konzeption
Ist AnalyseIst Analyse
Konsoldierung /
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MigrationsverfahrenMigrationsverfahren
2. Migration
Kooxistenz Domino AppsKooxistenz Domino Apps
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3. Betriebsführung /
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Analyse der Mail Datenbanken auf den Servern
• Analyse der Mailfiles mit Archiven
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Datenbanken
• Analyse Notes verschlüsselter E Mails
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• Ermittlung des Applikations Verantwortliche
• Bewertung: Fortführung, Webifizierung, Migration
Analyse der Notes Clients
• Lokale Mail Archive und Journale sowie
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Einrichtung und Absicherung des HTTP Betriebs
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störungsfreien Koexistenz Betrieb
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Planung der Umstellung von Domino Mail
auf Outlook / Exchange
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(“Schulungswellen”)
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• “Optimierung” des Betrieb der Domino Plattform
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• Sicherstellung des Versands von Mails aus
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Vorgehensweise der BCC
1. Konzep tion
Ist AnalyseIst Analyse
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Standardisierung Domino
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Migration Mail DatenMigration Mail Daten
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Migrations-Step “Migration Maildaten
” Behandlung Notes verschlüsselter Mails
• Entschlüsselung der Mails
• Umschlüsselung vertraulicher und Notes
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Migration des Domino Mail System
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  • 1. Systematisch: Von der alten in die neue Welt, Migrations-Szenarien Anwendertreffen Notes / Domino 4. und 5. April 2017 in Potsdam Hartmut Koch, 5. April 2017
  • 2. Agenda Vorstellung BCC Vorgehensmodell für Migrationen • Ausgangsbasis • Herausforderungen • “Best practices” Vorgehensweise Demo Beispiel BCC • BCC ClientGenie • BCC MailProtect
  • 3. Vorstellung BCC Partner der Finanz Informatik für das sichere und effiziente Management der IBM Domino seit 2003 Lösungspartner für Collaborationen Plattformen auf Basis IBM & Microsoft
  • 4. IBM Connections & Domino (Social & Applications) Einheitliches Management für IBM & Microsoft Collaborationen Plattformen
  • 5. BCC Service Portal –Formulare für IT Admins, Helpdesk und Self Service
  • 7. “Vorgehensmodell ” im Presales für das Top Management Umstellung der Mail Systeme im Front End und Backend Migration der Notes Applikation auf Sharepoint oder “andere“ Abschalten der IBM Domino Server zum “Ende des Migrations Projektes” nach ca 1-2 Jahren
  • 8. Lessons learned IBM Domino Kunden (Mail) (M2) Migration Mail nach Office 365 / Exchange Domino wird komplett abgeschaltet und/oder Migration der Applikationen nach SAP, Sharepoint oder .net Plattformen IBM Domino Customers (Mail & App) – M1 Migration von Mail nach Office 365 / Exchange Domino bleibt als Applikations-Plattform für die nächsten 3-5 Jahre oder länger bestehen
  • 9. Langfristige Koexistenz der Plattformen für die nächsten Jahre ! Keine zeitlich definierte “Übergangsphase” Effiziente und sichere Administration von beiden Infrastrukturen
  • 10. Aktuelle Situation Sparkassen: FI Entscheidung zum Wechsel der E-Mail Plattform Allerdings derzeit noch keine Plattform Entscheidung für den Wechsel der Notes Applikationen Derzeitiges Szenario für Sparkassen • Umstellung der Mail Plattform auf Office 365 E3 – inkl. Nutzung Outlook / Exchange & Office 2016 • Parallele Nutzung der Domino Applikations Plattform bis 202x
  • 11. Vorgehensweise der BCC 1. Konzeption Ist AnalyseIst Analyse Konsoldierung / Standardisierung Domino Konsoldierung / Standardisierung Domino MigrationsverfahrenMigrationsverfahren 2. Migration Kooxistenz Domino AppsKooxistenz Domino Apps Migration Mail DatenMigration Mail Daten Umstellung AnwenderUmstellung Anwender 3. Betriebsführung / Kooexistenz
  • 12. Migrations-Step: “Ist Analyse” Analyse der Mail Datenbanken auf den Servern • Analyse der Mailfiles mit Archiven • Identifikation von “Leichen” und low access Datenbanken • Analyse Notes verschlüsselter E Mails Analyse Applikationen • Ermittlung des Applikations Verantwortliche • Bewertung: Fortführung, Webifizierung, Migration Analyse der Notes Clients • Lokale Mail Archive und Journale sowie • weitere lokale Datenbanken
  • 13. Migrations-Step “Konsoldierung / Standardisierung” Update auf die aktuellsten Domino & Notes Versionen Optimierung & Automatisierung des Management der “Domino Bestandsumgebung ” Einrichtung und Absicherung des HTTP Betriebs Standardisierung der Gruppen Strukturen für Verteiler und Zugriffsgruppen • Bereinigung der Namenskonzepte • “Harmonisierung und Verknüpfung” mit der zukünftigen Active Directory Gruppen Struktur
  • 14. Migrations-Step “Konsoldierung / Standardisierung” Warum denn das noch ? Grundlage für eine reibungslose Migration und einen “effizienten” und störungsfreien Koexistenz Betrieb
  • 15. Migrations-Step “Migrationsverfahren” Planung der Umstellung von Domino Mail auf Outlook / Exchange • Welche Daten aus der Mailbox migrieren ? • Zeitrahmen zur Umstellung • Schulungsbedarf der Anwender einplanen (“Schulungswellen”) Paralleler Betrieb der Plattformen = “Koexistenz” • “Optimierung” des Betrieb der Domino Plattform für Applikationen • Sicherstellung des Versands von Mails aus Notes Applikationen an Exchange Anwender
  • 16. Vorgehensweise der BCC 1. Konzep tion Ist AnalyseIst Analyse Konsoldierung / Standardisierung Domino Konsoldierung / Standardisierung Domino MigrationsverfahrenMigrationsverfahren 2. Migration Kooxistenz Domino AppsKooxistenz Domino Apps Migration Mail DatenMigration Mail Daten Umstellung AnwenderUmstellung Anwender 3. Betriebsführung / Kooexistenz
  • 17. Migrations-Step “Migration Maildaten ” Behandlung Notes verschlüsselter Mails • Entschlüsselung der Mails • Umschlüsselung vertraulicher und Notes verschlüsselter Mails in SMIME zur weiteren Verwendung in Outlook / Exchange Planung des Mengengerüstes / Datenvolumen Mail Routing durch Applikationen oder “Rest User” • Sicherstellung der Mail Weiterleitung • “Workflow Mails” • Konvertierung von Dok Links in URLs
  • 18. Betriebsführung “Koexistenz” Administration der Systeme User und Zugriffsmanagement für die bestehenden Domino Bestandsanwendungen Auslaufen von APPs versus Umstellung auf neue Applikations Plattformen Löschung und Archivierung der Domino User Finales Abschalten der Domino Server ?
  • 19. Fazit Migration des Domino Mail System • bei guter Planung relativ einfach zu bewältigen • Zunehmede Umsetung der Strategie der “Minimal Migration” Schulungsbedarf des Outlook Clients nicht zu unterschätzen Langjähriger Koexistenz Betrieb für Domino Applikationen muss eingeplant werden
  • 21. Konsolidierung / Standardisierung Analysis and preparation of infrastructure and data Archiving Coexistence IBM Connections & Domino (Social & Applications) Data Migration BCC Lösungen für alle Phasen der Migration
  • 22. BCC Lösungen im Bereich Migrationen IBM Domino > IBM Connections Cloud IBM Domino > MS Exchange IBM Domino > Office 365 Sicherstellung einer reibungslosen und effizieten Migration Sicherstellung einer reibungslosen und effizieten Migration Minimierung der Kosten & Aufwände für die Koexistenz Minimierung der Kosten & Aufwände für die Koexistenz
  • 23. BCC MailProtect Umstellung der Notes verschlüsselten Mails oder Dokumente nach S/MIME wahlweise mit /ohne escrow key (keep your security chain) Serverbasierter Export / Migration der Domino Maildatenbanken • Export data to On-Disc-Structure (archiving) • PDF / Encrypted PDF (keep your security chain) • EML, VCF, ICS • HTML (Web server) • Archivierung Direkte Migration nach Exchange / Office 365 (Q3-17)
  • 24. BCC MailProtect - Migration Demo
  • 25. BCC MailProtect – Mail Archive
  • 26. Beispiel – BCC ClientGenie Analyse mail-files/archives, shared mailboxes and applications Analyse application usage per user and business unit (through workspace and bookmark data) Automated Decryption or Re-encryption of Domino data • Newly created/sent emails • Existing emails and documents Transfer client data to server-based applications • Copy local address book contacts to mail file • Replicate local mail archives to Domino server Without user interaction! (automated background task)
  • 27. BCC ClientGenie – Encrytion analyzer
  • 28. BCC MailProtect – Export configuration
  • 29. BCC MailProtect – Exported data samples
  • 30. AdminTool BCC AdminTool 8 stellt automatisierte Prozesse für Migration und Koexistenz bereit: Migration Request • Request für MailProtect Mail Daten Export • On-Disc-Structure including ACLs using AD PowerShell integration • Umstellung des Users in Domino und Active Directory Koexistenz und multi platform user und Gruppen Management • AD File & directory services (LDAP, ADSI, SQL, PowerShell) • Office365 (through PowerShell) • Exchange (through ADSI, Exchange Management Shell)
  • 32. BCC – Lösungs Partner für Collaboration Infrasturkturen IBM Domino IBM Connections Cloud MS Exchange Office 365 Cloud