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Social Intranet für KMU -
und was mit Connections 4.5 Neues dazu kommt


Klaus Bild, Belsoft AG
IBM Connect Switzerland, Trafo Baden




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27. Februar 2013
© 2013 Belsoft AG | www.belsoft.ch
IBM Connections = Grossfirmen?
Bei den offiziellen Erfolgsgeschichten zur Einführung von IBM Connections
handelt es sich meist um grosse, multinationale Firmen, welche weltweit verteilt agieren




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IBM Connections = Grossfirmen?
Und wir?
Wie können wir als sehr kleine und v.a. lokal agierende Firma von
einem Social Intranet profitieren?




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    Widnau                                                   Pfäffikon SZ

                                    Zürich
Das Warum und Wofür




Unsere Ziele mit der Einführung von Social Software




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§  Verbessern der internen Kommunikation
§  Vereinfachen der Zusammenarbeit
§  Verbessern des Wissensaustauschs
§  Sichern und Vermitteln von Know-How
Warum ein Social Intranet auf Basis von IBM Connections?




                                                                © 2013 Belsoft AG | www.belsoft.ch
                                               drink your own
                                               champagne…
Verbessern der internen Kommunikation




                                        © 2013 Belsoft AG | www.belsoft.ch
Verbessern der internen Kommunikation (Top Down)




                                                   © 2013 Belsoft AG | www.belsoft.ch
 Organisatorische Communities (GL, HR, Sales...)
Verbessern der internen Kommunikation (Bottom Up)




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 Ideation Blogs - Ideenaustausch
Verbessern der internen Kommunikation (Top Down)




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Vereinfachen der Zusammenarbeit




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Vereinfachen der Zusammenarbeit (Prozesse)




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Verbessern des Wissensaustauschs




                                   © 2013 Belsoft AG | www.belsoft.ch
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Verbessern des Wissensaustauschs




                                               © 2013 Belsoft AG | www.belsoft.ch
 Wikis - Systemdokumentation, Best Practices
Sichern und Vermitteln von Know-How




                                      © 2013 Belsoft AG | www.belsoft.ch
Sichern und Vermitteln von Know-How




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Sichern und Vermitteln von Know-How




                                      © 2013 Belsoft AG | www.belsoft.ch
 Communities - Knowledge Containers
Vorgehen und Ergebnisse




© 2013 Belsoft AG | www.belsoft.ch
Einführung - Best Practices
                                                                                                     Testphase
•  Guerilla Installation des Systems und Nutzung in einer BU
**************************************************************************************************
•  Etablieren von Know-How Communities (wir sind techniklastig)
•  Bestimmen von Community-Leadern, die auch Zeit für das Füllen mit Inhalt erhalten                 Pilotphase

•  HR- und GL-Communities werden eingeführt
**************************************************************************************************
•  Schulung und Einführung aller Mitarbeiter
•  Offizielle Kommunikationsmittel der GL und von HR sind die einzelnen Community-
  Blogs (Hol-Schuld)                                                                                 Produktiv seit
•  Persönliche Überzeugungsarbeit, Nachschulungen -> zeigen von persönlichem                         Jan. 2011
  Vorteil bei Nutzen von Social Software (passiv und aktiv)




                                                                                                                      © 2013 Belsoft AG | www.belsoft.ch
•  Vorleben durch Management und durch Community-Leader
**************************************************************************************************
•  Qualifikationskriterium (wieviel bringe ich ein, teile ich Wissen?)                               Zukunft?
Fazit neuer MA
 Probezeit Gespräch mit neuem Engineer




„...ich hätte mir nie vorgestellt, dass man über das Teilen von Informationen innerhalb der Firma
die Einarbeitungszeit so verkürzen kann...“




      „...beim internen Suchen nach technischen Informationen kann ich mir sicher sein, dass die
      Relevanz viel höher ist, als wie wenn ich extern über Google suche“




                                                                                                    © 2013 Belsoft AG | www.belsoft.ch
Fazit der GL nach 24 Monaten

 Unsere Ziele mit der Einführung von Social Software wurden alle erfüllt
 •    Verbessern der internen Kommunikation
 •    Vereinfachen der Zusammenarbeit
 •    Verbessern des Wissensaustauschs
 •    Sichern und Vermitteln von Know-How


Herausforderungen...
•    Anreiz für Mitarbeiter schaffen
•    Change Management




                                                                           © 2013 Belsoft AG | www.belsoft.ch
•    Sprachliche Hürden, Netiquette…
•    Kritische Grösse erreichen vs. Grossfirma
•  File-Ablage im Kopf (wo genau ist…)
•  Zeitfenster innerhalb des Arbeitsalltags finden
Zahlen lügen nicht




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Zahlen lügen nicht




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Und was kommt mit Connections 4.5?
§  Viele Verbesserungen der Community Ideation/Ideation Blogs
 -> Export von Ideen; Zusammenführen von Ideen
§  Verbesserung der Foren
§  Community Umfragen und Abstimmungen (über Forms Experience Builder)
§  Verbesserte Outlook Integration – Sidebar wie im Notes
§  Apple OS X File Connector
§  IBM Connections File Sync
 –> Offline Funktionalität, automatischer Download von Dateien, auf PC oder mobiles Device, Enterprise
 Dropbox
§  IBM Connections Content Manager (DMS/ECM Integration)
 -> liefert DMS Funktionalitäten wir Check In/Out, Review/Approval Prozesse, Metadaten




                                                                                                         © 2013 Belsoft AG | www.belsoft.ch
§  Integration von IBM Docs (sowohl auf PC wie auch in mobile Apps, Preview, Edit)

  Erscheint voraussichtlich im März 2013
  -> würde mich nicht erstaunen, wenn Erscheinungsdatum mit dem von Notes 9 identisch ist
Wie können Sie beginnen?
§  Wenn Sie ein bestehender IBM Lotus Domino Kunde sind, dürfen Sie kostenlos die
    Komponenten Profiles und Files nutzen
    -> Integrieren Sie Ihr Social Intranet in Ihren Notes Client

§  Nicht alle Komponenten müssen von Anfang an genutzt werden, beschränken Sie
    Sich z.B. zuerst auf Homepage, Profiles, Files und Blogs


§  Beziehen Sie Ihr Social Intranet als Cloud Lösung




                                                                                     © 2013 Belsoft AG | www.belsoft.ch
Wie kann Belsoft Ihnen helfen?




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Sandra Bühler   Andreas Ponte   Siegfried Bernath Giancarlo Palmisani   Urs Meli   Heinz Schneider
Events
§  21./22. März 2013 – BLUG – Vortrag durch Andreas Ponte - „Only an IBM Domino
    server can take this much beating and still run“ - Details: www.blug.be

§  26. März 2013 – IBM Connect Rheintal – Tagesveranstaltung, Details:
    www.belsoft.ch

§  25. April 2013 – BlackBerry 10 – Halbtagesveranstaltung Pfäffikon SZ, Details:
    coming soon - www.belsoft.ch

§  28. Juni 2013 – Social Connections V – internationale Tagesveranstaltung rund um
    IBM Connections, IBM Zürich, Details: coming soon – www.belsoft.ch




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Social Intranet für KMU - IBM Connect Switzerland

  • 1. Social Intranet für KMU - und was mit Connections 4.5 Neues dazu kommt Klaus Bild, Belsoft AG IBM Connect Switzerland, Trafo Baden © 2013 Belsoft AG | www.belsoft.ch 27. Februar 2013
  • 2. © 2013 Belsoft AG | www.belsoft.ch
  • 3. IBM Connections = Grossfirmen? Bei den offiziellen Erfolgsgeschichten zur Einführung von IBM Connections handelt es sich meist um grosse, multinationale Firmen, welche weltweit verteilt agieren © 2013 Belsoft AG | www.belsoft.ch
  • 4. IBM Connections = Grossfirmen? Und wir? Wie können wir als sehr kleine und v.a. lokal agierende Firma von einem Social Intranet profitieren? © 2013 Belsoft AG | www.belsoft.ch Widnau Pfäffikon SZ Zürich
  • 5. Das Warum und Wofür Unsere Ziele mit der Einführung von Social Software © 2013 Belsoft AG | www.belsoft.ch §  Verbessern der internen Kommunikation §  Vereinfachen der Zusammenarbeit §  Verbessern des Wissensaustauschs §  Sichern und Vermitteln von Know-How
  • 6. Warum ein Social Intranet auf Basis von IBM Connections? © 2013 Belsoft AG | www.belsoft.ch drink your own champagne…
  • 7. Verbessern der internen Kommunikation © 2013 Belsoft AG | www.belsoft.ch
  • 8. Verbessern der internen Kommunikation (Top Down) © 2013 Belsoft AG | www.belsoft.ch Organisatorische Communities (GL, HR, Sales...)
  • 9. Verbessern der internen Kommunikation (Bottom Up) © 2013 Belsoft AG | www.belsoft.ch Ideation Blogs - Ideenaustausch
  • 10. Verbessern der internen Kommunikation (Top Down) © 2013 Belsoft AG | www.belsoft.ch Status Updates, Foren
  • 11. Vereinfachen der Zusammenarbeit © 2013 Belsoft AG | www.belsoft.ch
  • 12. Vereinfachen der Zusammenarbeit (Prozesse) © 2013 Belsoft AG | www.belsoft.ch Activities - Prozesse, Installationsanleitungen
  • 13. Vereinfachen der Zusammenarbeit (Transparenz) © 2013 Belsoft AG | www.belsoft.ch Wikis - Zusammentragen von Informationen
  • 14. Verbessern des Wissensaustauschs © 2013 Belsoft AG | www.belsoft.ch
  • 15. Verbessern des Wissensaustauschs © 2013 Belsoft AG | www.belsoft.ch Blogs
  • 16. Verbessern des Wissensaustauschs © 2013 Belsoft AG | www.belsoft.ch Wikis - Systemdokumentation, Best Practices
  • 17. Sichern und Vermitteln von Know-How © 2013 Belsoft AG | www.belsoft.ch
  • 18. Sichern und Vermitteln von Know-How © 2013 Belsoft AG | www.belsoft.ch Inaktive Profile - ehemalige MA
  • 19. Sichern und Vermitteln von Know-How © 2013 Belsoft AG | www.belsoft.ch Communities - Knowledge Containers
  • 20. Vorgehen und Ergebnisse © 2013 Belsoft AG | www.belsoft.ch
  • 21. Einführung - Best Practices Testphase •  Guerilla Installation des Systems und Nutzung in einer BU ************************************************************************************************** •  Etablieren von Know-How Communities (wir sind techniklastig) •  Bestimmen von Community-Leadern, die auch Zeit für das Füllen mit Inhalt erhalten Pilotphase •  HR- und GL-Communities werden eingeführt ************************************************************************************************** •  Schulung und Einführung aller Mitarbeiter •  Offizielle Kommunikationsmittel der GL und von HR sind die einzelnen Community- Blogs (Hol-Schuld) Produktiv seit •  Persönliche Überzeugungsarbeit, Nachschulungen -> zeigen von persönlichem Jan. 2011 Vorteil bei Nutzen von Social Software (passiv und aktiv) © 2013 Belsoft AG | www.belsoft.ch •  Vorleben durch Management und durch Community-Leader ************************************************************************************************** •  Qualifikationskriterium (wieviel bringe ich ein, teile ich Wissen?) Zukunft?
  • 22. Fazit neuer MA Probezeit Gespräch mit neuem Engineer „...ich hätte mir nie vorgestellt, dass man über das Teilen von Informationen innerhalb der Firma die Einarbeitungszeit so verkürzen kann...“ „...beim internen Suchen nach technischen Informationen kann ich mir sicher sein, dass die Relevanz viel höher ist, als wie wenn ich extern über Google suche“ © 2013 Belsoft AG | www.belsoft.ch
  • 23. Fazit der GL nach 24 Monaten Unsere Ziele mit der Einführung von Social Software wurden alle erfüllt •  Verbessern der internen Kommunikation •  Vereinfachen der Zusammenarbeit •  Verbessern des Wissensaustauschs •  Sichern und Vermitteln von Know-How Herausforderungen... •  Anreiz für Mitarbeiter schaffen •  Change Management © 2013 Belsoft AG | www.belsoft.ch •  Sprachliche Hürden, Netiquette… •  Kritische Grösse erreichen vs. Grossfirma •  File-Ablage im Kopf (wo genau ist…) •  Zeitfenster innerhalb des Arbeitsalltags finden
  • 24. Zahlen lügen nicht © 2013 Belsoft AG | www.belsoft.ch
  • 25. Zahlen lügen nicht © 2013 Belsoft AG | www.belsoft.ch
  • 26. Und was kommt mit Connections 4.5? §  Viele Verbesserungen der Community Ideation/Ideation Blogs -> Export von Ideen; Zusammenführen von Ideen §  Verbesserung der Foren §  Community Umfragen und Abstimmungen (über Forms Experience Builder) §  Verbesserte Outlook Integration – Sidebar wie im Notes §  Apple OS X File Connector §  IBM Connections File Sync –> Offline Funktionalität, automatischer Download von Dateien, auf PC oder mobiles Device, Enterprise Dropbox §  IBM Connections Content Manager (DMS/ECM Integration) -> liefert DMS Funktionalitäten wir Check In/Out, Review/Approval Prozesse, Metadaten © 2013 Belsoft AG | www.belsoft.ch §  Integration von IBM Docs (sowohl auf PC wie auch in mobile Apps, Preview, Edit) Erscheint voraussichtlich im März 2013 -> würde mich nicht erstaunen, wenn Erscheinungsdatum mit dem von Notes 9 identisch ist
  • 27. Wie können Sie beginnen? §  Wenn Sie ein bestehender IBM Lotus Domino Kunde sind, dürfen Sie kostenlos die Komponenten Profiles und Files nutzen -> Integrieren Sie Ihr Social Intranet in Ihren Notes Client §  Nicht alle Komponenten müssen von Anfang an genutzt werden, beschränken Sie Sich z.B. zuerst auf Homepage, Profiles, Files und Blogs §  Beziehen Sie Ihr Social Intranet als Cloud Lösung © 2013 Belsoft AG | www.belsoft.ch
  • 28. Wie kann Belsoft Ihnen helfen? © 2013 Belsoft AG | www.belsoft.ch Sandra Bühler Andreas Ponte Siegfried Bernath Giancarlo Palmisani Urs Meli Heinz Schneider
  • 29. Events §  21./22. März 2013 – BLUG – Vortrag durch Andreas Ponte - „Only an IBM Domino server can take this much beating and still run“ - Details: www.blug.be §  26. März 2013 – IBM Connect Rheintal – Tagesveranstaltung, Details: www.belsoft.ch §  25. April 2013 – BlackBerry 10 – Halbtagesveranstaltung Pfäffikon SZ, Details: coming soon - www.belsoft.ch §  28. Juni 2013 – Social Connections V – internationale Tagesveranstaltung rund um IBM Connections, IBM Zürich, Details: coming soon – www.belsoft.ch © 2013 Belsoft AG | www.belsoft.ch
  • 30. © 2013 Belsoft AG | www.belsoft.ch
  • 31. Thank you... http://belsoft.ch http://youtube.com/belsoftag http://slideshare.com/kbild http://linkedin.com/in/kbild http://twitter.com/kbild © 2013 Belsoft AG | www.belsoft.ch http://kbild.ch