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Mit durchgängigen Prozessen
Zeit und Kosten sparen
Martin Getzmann, Alterszentrum Am Bachgraben
Andrea Crameri, Sage Schweiz AG
Bern, 6. März 2014
Referenten

Martin Getzmann
Leiter Finanzen &
Administration,
Alterszentrum
Am Bachgraben

Andrea Crameri
Head of E-Health,
Sage Schweiz AG
Agenda
1

Willkommen

2

Umfeld => Herausforderungen => Strategien AZB

3

Auslöser Projekt «Phoenix»

4

Zielsetzung und Vorgehen Projekt «Phoenix»

5

Erfolgsfaktoren

6

Fragen & Antworten
Kurzvorstellung AZB
 Privatrechtliche Stiftung
 Jahresumsatz CHF 28 Mio.
 200 Betten => ab 2017: 320 Betten (2 Standorte)
 100 Alterswohnungen

 300 Mitarbeiter/-innen => ab 2017 ca. 400 Mitarbeiter/innen
Agenda
1

Willkommen

2

Umfeld => Herausforderungen => Strategien AZB

3

Auslöser Projekt «Phoenix»

4

Zielsetzung und Vorgehen Projekt «Phoenix»

5

Erfolgsfaktoren

6

Fragen & Antworten
Umfeld => Herausforderungen
•
•
•
•

•
•
•
•
•

lange Wartelisten
Zunahme Demenzerkrankungen
Ausbau stationäre Angebote
vom KMU zum Grossunternehmen

Pflegefinanzierung
Kalibrierung BESA/RAI
drohende EL-Beschränkungen
steigende Ansprüche
Öffentlichkeit / Steuerzahler

•
•
•
•

•
•
•
•

Verbundlösungen
Spitex
Spitäler
Verblisterung

•
•

Fachkräftemangel
Personenfreizügigkeit
Grenzgänger
Abwerbungen über Lohn

Qualitätsanforderungen («Qualivista»)
Regulatorien (Erwachsenenschutzrecht,
Datenschutz, Dokumentationen und
Nachweise etc.)
Umfeld => Herausforderungen
Gewachsene / aufwändige
Strukturen, Prozesse,
Abläufe

Kostendruck

Ressourcenknappheit

Kommunikationsbedürfnisse

Administrativer Aufwand
Herausforderungen => Strategien
 …….
 Fokussierung auf Kerngeschäft
 Prozess-Redesign und Systemunterstützung
 Effektivität und Effizienz Administration verbessern

 Erhöhung IT-Affinität
 Nutzung zeitgemässer Technologien
 .......
Agenda
1

Willkommen

2

Umfeld => Herausforderungen => Strategien AZB

3

Auslöser Projekt «Phoenix»

4

Zielsetzung und Vorgehen Projekt «Phoenix»

5

Erfolgsfaktoren

6

Fragen & Antworten
Auslöser Projekt «Phoenix»
 komplizierte, „papierlastige“ Prozesse
 manuelle Abläufe
 Medienbrüche
 Doppelspurigkeiten

 „gewachsene“ Parametrierungen
 systemische Lücken
 „Workarounds“
 Eigenentwicklungen
 aufwändige Systemwartung
 Schnittstellenrisiken
 Kennzahlen / Führungsinformationen
Agenda
1

Willkommen

2

Umfeld => Herausforderungen => Strategien AZB

3

Auslöser Projekt «Phoenix»

4

Zielsetzung und Vorgehen Projekt «Phoenix»

5

Erfolgsfaktoren

6

Fragen & Antworten
Zielsetzungen Projekt «Phoenix»
Nr.

Ziel

1

konsequente Prozessorientierung; Redesign der Geschäftsprozesse und der unterstützenden Prozesse
(Orientierung an bewährten Standards und an «Best Practice») => Prozesse bis an die Front bringen

2

Einführung einer möglichst kompletten «Heim-Lösung» mit der Möglichkeit zur Integration aller Umsysteme

3

Reduktion administrativer Aufwand; administrative Aufgaben wo immer möglich automatisieren

4

«papierlose», durchgängige Prozesse

5

Workflow-Unterstützung in den administrativen Prozessen

6

hohe Datenqualität und Vollständigkeit, möglichst unterstützt durch das Kernsystem (bspw. Duplikat-Check)

7

Ersetzen vieler MS-Office-Vorlagen und –Dokumente durch Masken im Kernsystem (um Ablage zu vereinfachen
und Auswertungen zu ermöglichen)

8

Informationsbereitstellung an Mitarbeiter (Intranet) zur Reduktion der Email-Kommunikation

9

mehr Transparenz / bessere Führungsinformationen: Einführung eines Management-Informationssystems zur
Analyse der Daten aus allen Bereichen

10

Befriedigung der Anforderungen der Profit-Center (Alterssiedlung, Restaurant, Kiosk, Ergotherapie, etc.) bei
gleichzeitig integrierter Lösung => möglichst wenig Drittsysteme
Zielsetzungen Projekt «Phoenix»
In der Ist-Applikationslandschaft existieren viele Excel-Lösungen und Systeme, die
keine Schnittstellen zum Sage-Kernsystem haben.
Excel-Lösungen
Menü-Bestellung
Mahlzeiten-Bestellung

Adress-DB

WB-Leistungen_Bewohner
Getränkeliste

Interflex (PEP &
Zeiterfassung)

GroupMail

QM-Pilot

Prozesse E-BA.doc

Avaya
(Telefonie)

EPS
(Kassensystem)

Sage 200 Plattform

TAXPUNKTE ERGO
Rest.Leistungen_Bewohner

Sage 200
Finanz

Sage 200
Personal

Mitglieder Liste.
Stellenplan

Heimverwaltung
Fileserver

Legende:

BESA

= bestehendes System

Pflegedokumentation

Coiffeur
Podologie
etc.

= bestehendes Sage-System
Zielsetzungen Projekt «Phoenix»
In der Zielapplikationslandschaft sind die bestehenden Sage-Module neu aufgesetzt
und weitere Module implementiert. Die relevanten Umsysteme sind angebunden.
Sage 200 Plattform
Informationsportal (Intranet)

Terminplanung

Sage MyDesk

Sage Personal*

Pflegedokumentation*

Beschwerdemanagement?

QM-Pilot

Sage
Auftrag

Heimverwaltung*

Zeiterfassung?

Bewerbermanagement

Sage Finanz*

MenüBestellung

Cockpit

Sage Connect

Kollaborationsplattform (DMS)?

Sage
CRM

Excel-Lösungen

Personaleinsatzplanung?

Avaya
(Telefonie)

Fileserver

Legende:

Kassensystem?

BESA

= bestehendes System

…
= bestehendes Sage-System

= neues System * = neu aufgesetzt (Details tbd)
Vorgehen Projekt «Phoenix»
 Projektphase 1: Ist-Analyse
 Detaillierte Ist-Analyse unter Einbezug der Prozessverantwortlichen und
zuständigen Sachbearbeiter/-innen
 Projektphase 2: Soll-Definition und System-Evaluation

 Definition Soll-Zustand unter Einbezug Prozessverantwortlichen und
zuständigen Sachbearbeiter/-innen
 Systemevaluation mit Unterstützung Solution Providers Schweiz AG
 Erstellung Vertragswerk für Umsetzungsprojekt (Phase 3)

 Projektphase 3: Implementierung
 Umsetzungsprojekt zusammen mit SAGE Schweiz AG und
Solution Providers Schweiz AG
 Realisierung in kleinen Teilschritten (SCRUM-Verfahren)
Agenda
1

Willkommen

2

Umfeld => Herausforderungen => Strategien AZB

3

Auslöser Projekt «Phoenix»

4

Zielsetzung und Vorgehen Projekt «Phoenix»

5

Erfolgsfaktoren

6

Fragen & Antworten
Erfolgsfaktoren
 Klare Zieldefinition, vom gesamten Management unterstützt
 Fokussierung auf das Wesentliche und die Zielerreichung
 Gründliche Software-Evaluation mit drei Schwerpunkten:
 Eigene Bedürfnisse kennen und dokumentieren

 Über alle Anforderungen am besten geeignetste Lösung („Best Fit“) und
den am besten geeignetsten Partner identifizieren
 Lücken dieser Lösung kennen, den Mitarbeitern bewusst machen und
akzeptieren

 Gewissenhafte Umsetzung der Anforderungen – auch Einführung einer
Standardsoftware bedingt erheblichen Aufwand
 Eigene Grenzen kennen und in Prozessdesign und Projektmanagement
starke, erfahrene Projektpartner beiziehen
Umfeld => Herausforderungen
Gewachsene / aufwändige
Strukturen, Prozesse,
Abläufe

Kostendruck

Ressourcenknappheit

Kommunikationsbedürfnisse

Administrativer Aufwand
Erfolgsfaktoren / Sicht SAGE
 Kontinuität sicherstellen
 Ressourcenschonende Einführung
 Geringer Schulungsaufwand
 Keine Migration, kein Datenverlust

 Investitionsschutz
 Kompetenz
 Mitarbeiter mit Fachkompetenz aus der Branche
 Nachhaltige Produktentwicklung
 Flexibilität
 Zielgruppengerechter Funktionsumfang
 Individualisierbare und ausbaubare Softwarelösung
Praxisbeispiel / Sicht SAGE
Schritt 1

Schritt 2

Schritt 3

BewohnerIn:
Anfrage Bargeld

Empfang:
Abgabe Bargeld,
Ausstellung
Quittung

Empfang:
Eintrag auf Liste

Schritt 6

Schritt 5

Schritt 4

Administration:
Fakturierung

Administration:
Manuelle
Übernahme
Listeneintrag in
System

Interne Post:
Übermittlung in
Administration
Praxisbeispiel / Sicht SAGE
Schritt 1

Schritt 2

Schritt 3

BewohnerIn:

Empfang:
Abgabe Bargeld,
Ausstellung
Quittung

Empfang:
Eintrag in System
mit App

Schritt 5

Schritt 4

Administration:
Fakturierung

Administration:
Prüfen der Daten,
Übernahme in
Fakturierung

Anfrage Bargeld

Schritt
Fazit:6
Administration:

Fakturierung
 Qualitätssicherung
 Kostensenkung
 Effizienzsteigerung
Agenda
1

Willkommen

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SeHF 2014 | Mit durchgängigen Prozessen Zeit und Kosten sparen

  • 1. Mit durchgängigen Prozessen Zeit und Kosten sparen Martin Getzmann, Alterszentrum Am Bachgraben Andrea Crameri, Sage Schweiz AG Bern, 6. März 2014
  • 2. Referenten Martin Getzmann Leiter Finanzen & Administration, Alterszentrum Am Bachgraben Andrea Crameri Head of E-Health, Sage Schweiz AG
  • 3. Agenda 1 Willkommen 2 Umfeld => Herausforderungen => Strategien AZB 3 Auslöser Projekt «Phoenix» 4 Zielsetzung und Vorgehen Projekt «Phoenix» 5 Erfolgsfaktoren 6 Fragen & Antworten
  • 4. Kurzvorstellung AZB  Privatrechtliche Stiftung  Jahresumsatz CHF 28 Mio.  200 Betten => ab 2017: 320 Betten (2 Standorte)  100 Alterswohnungen  300 Mitarbeiter/-innen => ab 2017 ca. 400 Mitarbeiter/innen
  • 5. Agenda 1 Willkommen 2 Umfeld => Herausforderungen => Strategien AZB 3 Auslöser Projekt «Phoenix» 4 Zielsetzung und Vorgehen Projekt «Phoenix» 5 Erfolgsfaktoren 6 Fragen & Antworten
  • 6. Umfeld => Herausforderungen • • • • • • • • • lange Wartelisten Zunahme Demenzerkrankungen Ausbau stationäre Angebote vom KMU zum Grossunternehmen Pflegefinanzierung Kalibrierung BESA/RAI drohende EL-Beschränkungen steigende Ansprüche Öffentlichkeit / Steuerzahler • • • • • • • • Verbundlösungen Spitex Spitäler Verblisterung • • Fachkräftemangel Personenfreizügigkeit Grenzgänger Abwerbungen über Lohn Qualitätsanforderungen («Qualivista») Regulatorien (Erwachsenenschutzrecht, Datenschutz, Dokumentationen und Nachweise etc.)
  • 7. Umfeld => Herausforderungen Gewachsene / aufwändige Strukturen, Prozesse, Abläufe Kostendruck Ressourcenknappheit Kommunikationsbedürfnisse Administrativer Aufwand
  • 8. Herausforderungen => Strategien  …….  Fokussierung auf Kerngeschäft  Prozess-Redesign und Systemunterstützung  Effektivität und Effizienz Administration verbessern  Erhöhung IT-Affinität  Nutzung zeitgemässer Technologien  .......
  • 9. Agenda 1 Willkommen 2 Umfeld => Herausforderungen => Strategien AZB 3 Auslöser Projekt «Phoenix» 4 Zielsetzung und Vorgehen Projekt «Phoenix» 5 Erfolgsfaktoren 6 Fragen & Antworten
  • 10. Auslöser Projekt «Phoenix»  komplizierte, „papierlastige“ Prozesse  manuelle Abläufe  Medienbrüche  Doppelspurigkeiten  „gewachsene“ Parametrierungen  systemische Lücken  „Workarounds“  Eigenentwicklungen  aufwändige Systemwartung  Schnittstellenrisiken  Kennzahlen / Führungsinformationen
  • 11. Agenda 1 Willkommen 2 Umfeld => Herausforderungen => Strategien AZB 3 Auslöser Projekt «Phoenix» 4 Zielsetzung und Vorgehen Projekt «Phoenix» 5 Erfolgsfaktoren 6 Fragen & Antworten
  • 12. Zielsetzungen Projekt «Phoenix» Nr. Ziel 1 konsequente Prozessorientierung; Redesign der Geschäftsprozesse und der unterstützenden Prozesse (Orientierung an bewährten Standards und an «Best Practice») => Prozesse bis an die Front bringen 2 Einführung einer möglichst kompletten «Heim-Lösung» mit der Möglichkeit zur Integration aller Umsysteme 3 Reduktion administrativer Aufwand; administrative Aufgaben wo immer möglich automatisieren 4 «papierlose», durchgängige Prozesse 5 Workflow-Unterstützung in den administrativen Prozessen 6 hohe Datenqualität und Vollständigkeit, möglichst unterstützt durch das Kernsystem (bspw. Duplikat-Check) 7 Ersetzen vieler MS-Office-Vorlagen und –Dokumente durch Masken im Kernsystem (um Ablage zu vereinfachen und Auswertungen zu ermöglichen) 8 Informationsbereitstellung an Mitarbeiter (Intranet) zur Reduktion der Email-Kommunikation 9 mehr Transparenz / bessere Führungsinformationen: Einführung eines Management-Informationssystems zur Analyse der Daten aus allen Bereichen 10 Befriedigung der Anforderungen der Profit-Center (Alterssiedlung, Restaurant, Kiosk, Ergotherapie, etc.) bei gleichzeitig integrierter Lösung => möglichst wenig Drittsysteme
  • 13. Zielsetzungen Projekt «Phoenix» In der Ist-Applikationslandschaft existieren viele Excel-Lösungen und Systeme, die keine Schnittstellen zum Sage-Kernsystem haben. Excel-Lösungen Menü-Bestellung Mahlzeiten-Bestellung Adress-DB WB-Leistungen_Bewohner Getränkeliste Interflex (PEP & Zeiterfassung) GroupMail QM-Pilot Prozesse E-BA.doc Avaya (Telefonie) EPS (Kassensystem) Sage 200 Plattform TAXPUNKTE ERGO Rest.Leistungen_Bewohner Sage 200 Finanz Sage 200 Personal Mitglieder Liste. Stellenplan Heimverwaltung Fileserver Legende: BESA = bestehendes System Pflegedokumentation Coiffeur Podologie etc. = bestehendes Sage-System
  • 14. Zielsetzungen Projekt «Phoenix» In der Zielapplikationslandschaft sind die bestehenden Sage-Module neu aufgesetzt und weitere Module implementiert. Die relevanten Umsysteme sind angebunden. Sage 200 Plattform Informationsportal (Intranet) Terminplanung Sage MyDesk Sage Personal* Pflegedokumentation* Beschwerdemanagement? QM-Pilot Sage Auftrag Heimverwaltung* Zeiterfassung? Bewerbermanagement Sage Finanz* MenüBestellung Cockpit Sage Connect Kollaborationsplattform (DMS)? Sage CRM Excel-Lösungen Personaleinsatzplanung? Avaya (Telefonie) Fileserver Legende: Kassensystem? BESA = bestehendes System … = bestehendes Sage-System = neues System * = neu aufgesetzt (Details tbd)
  • 15. Vorgehen Projekt «Phoenix»  Projektphase 1: Ist-Analyse  Detaillierte Ist-Analyse unter Einbezug der Prozessverantwortlichen und zuständigen Sachbearbeiter/-innen  Projektphase 2: Soll-Definition und System-Evaluation  Definition Soll-Zustand unter Einbezug Prozessverantwortlichen und zuständigen Sachbearbeiter/-innen  Systemevaluation mit Unterstützung Solution Providers Schweiz AG  Erstellung Vertragswerk für Umsetzungsprojekt (Phase 3)  Projektphase 3: Implementierung  Umsetzungsprojekt zusammen mit SAGE Schweiz AG und Solution Providers Schweiz AG  Realisierung in kleinen Teilschritten (SCRUM-Verfahren)
  • 16. Agenda 1 Willkommen 2 Umfeld => Herausforderungen => Strategien AZB 3 Auslöser Projekt «Phoenix» 4 Zielsetzung und Vorgehen Projekt «Phoenix» 5 Erfolgsfaktoren 6 Fragen & Antworten
  • 17. Erfolgsfaktoren  Klare Zieldefinition, vom gesamten Management unterstützt  Fokussierung auf das Wesentliche und die Zielerreichung  Gründliche Software-Evaluation mit drei Schwerpunkten:  Eigene Bedürfnisse kennen und dokumentieren  Über alle Anforderungen am besten geeignetste Lösung („Best Fit“) und den am besten geeignetsten Partner identifizieren  Lücken dieser Lösung kennen, den Mitarbeitern bewusst machen und akzeptieren  Gewissenhafte Umsetzung der Anforderungen – auch Einführung einer Standardsoftware bedingt erheblichen Aufwand  Eigene Grenzen kennen und in Prozessdesign und Projektmanagement starke, erfahrene Projektpartner beiziehen
  • 18. Umfeld => Herausforderungen Gewachsene / aufwändige Strukturen, Prozesse, Abläufe Kostendruck Ressourcenknappheit Kommunikationsbedürfnisse Administrativer Aufwand
  • 19. Erfolgsfaktoren / Sicht SAGE  Kontinuität sicherstellen  Ressourcenschonende Einführung  Geringer Schulungsaufwand  Keine Migration, kein Datenverlust  Investitionsschutz  Kompetenz  Mitarbeiter mit Fachkompetenz aus der Branche  Nachhaltige Produktentwicklung  Flexibilität  Zielgruppengerechter Funktionsumfang  Individualisierbare und ausbaubare Softwarelösung
  • 20. Praxisbeispiel / Sicht SAGE Schritt 1 Schritt 2 Schritt 3 BewohnerIn: Anfrage Bargeld Empfang: Abgabe Bargeld, Ausstellung Quittung Empfang: Eintrag auf Liste Schritt 6 Schritt 5 Schritt 4 Administration: Fakturierung Administration: Manuelle Übernahme Listeneintrag in System Interne Post: Übermittlung in Administration
  • 21. Praxisbeispiel / Sicht SAGE Schritt 1 Schritt 2 Schritt 3 BewohnerIn: Empfang: Abgabe Bargeld, Ausstellung Quittung Empfang: Eintrag in System mit App Schritt 5 Schritt 4 Administration: Fakturierung Administration: Prüfen der Daten, Übernahme in Fakturierung Anfrage Bargeld Schritt Fazit:6 Administration: Fakturierung  Qualitätssicherung  Kostensenkung  Effizienzsteigerung
  • 22. Agenda 1 Willkommen 2 Umfeld => Herausforderungen => Strategien AZB 3 Auslöser Projekt «Phoenix» 4 Zielsetzung und Vorgehen Projekt «Phoenix» 5 Erfolgsfaktoren 6 Fragen & Antworten