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Richtig einladen (4) – Feintuning


Neben der äußeren Hülle und dem textlichen Inhalt gibt es noch eine Schraube an der Sie
drehen können, um Ihre Einladung zu etwas wirklich Besonderem zu machen und Ihre Gäste
bereits vor dem eigentlichen Event so richtig zu servicieren.


Viele Kleinigkeiten ergeben ein stimmiges Ganzes
Gelingt es Ihnen, bereits in der Einladung viele sich wahrscheinlich auftuende Fragen
vorwegzunehmen und zufriedenstellend zu beantworten, wird Ihnen die Gunst Ihrer Gäste
gewiss sein. Es sind die vielen Kleinigkeiten, die passen müssen, um ein stimmiges Ganzes
zu ergeben und die Sie als Gastgeber erfüllen sollten – und am besten schon in der
Einladung aufgreifen und beantworten. Das gibt Ihren Gästen das Gefühl, dass Sie sich
wirklich Gedanken gemacht und sich in ihre Lage hineinversetzt haben und zeichnet Sie als
perfekten Gastgeber aus, dessen Einladung man nur allzu gerne folgt.


Punkt für Punkt
Am einfachsten gelingt Ihnen das, wenn Sie den geplanten Event von Anfang bis Ende vorab
im Geiste durchgehen und Punkt für Punkt aufgreifen, welche Fragen sich eventuell stellen
könnten:
•   Ist eine Zu- oder Absage für den Event erforderlich und wenn ja, bis wann?
•   Soll diese schriftlich, mündlich oder elektronisch erfolgen?
•   Gibt es eine konkrete Ansprechperson, an die man sich im Falle weiterer Fragen wenden
    kann?
•   Wie lautet die eMail-Adresse und Telefonnummer dieser Ansprechperson?
•   Gilt die Einladung nur für eine oder für mehrere Personen?
•   Ist die Einladung auf andere Personen übertragbar?
•   Gibt es für Gäste, die eine weitere Anreise haben, eine Übernachtungsmöglichkeit in
    unmittelbarer Umgebung?
•   Haben Sie mit einem oder mehreren Hotels Spezialtarife für Ihre Gäste vereinbart?
•   Welches Kennwort ist zu nennen, wenn Ihre Gäste in den genannten Hotels reservieren
    wollen?




                          C o m m u n i C a r e – Susanne Lohs PR-Beratung e.U.
                                  Albert-Loacker-Straße 8 | A-6960 Wolfurt
Tel.: +43 (0)699 11 86 81 28 www.communi-care.at s.lohs@communi-care.at http://blog.communi-care.at
•   Wie sieht es mit der Erreichbarkeit Ihrer Eventlocation aus? Sind ausreichend Parkplätze
    vorhanden?
•   Gibt es einen Shuttle-Service?
•   Wie ist die Location mit öffentlichen Verkehrsmitteln zu erreichen?
•   Gibt es einen Dresscode für Ihre Veranstaltung?
•   Ist es erforderlich, dass Ihre Gäste zwecks Akkreditierung einen Ausweis mitbringen?
•   Gibt es einen bestimmten Programmpunkt bzw. eine bestimmte Uhrzeit, zu dem/der alle
    Gäste spätestens anwesend sein sollen?
•   Wenn Ihr Event im Freien stattfindet: Wie ist die Bodenbeschaffenheit? Wiese, Kies oder
    Asphalt? Vor allem Ihre weiblichen Gäste werden Ihnen für einen entsprechenden
    Hinweis äußerst dankbar sein – weil sie dann vorab planen können, ob sie High Heels
    oder doch lieber Ballerinas tragen sollen.
•   Findet Ihr Event draußen statt, können Sie Ihren Gästen als besondere Aufmerksamkeit
    am Tag der Veranstaltung noch ein eMail mit den für die Zeit der Veranstaltung zu
    erwartenden Wetterdaten schicken.


Basisdaten
Wie schon in den drei vorangegangenen Beiträgen dieser Serie erwähnt, müssen sich im
Inhalt selbstverständlich die essenziellen Eckdaten auf einen Blick finden – hier nochmal zur
Erinnerung:
•   Wer lädt mich ein?
•   Wann findet der Event statt? An welchem Wochentag, Datum, zu welcher Uhrzeit?
•   Wo geht die Sause über die Bühne?
•   Warum wird eingeladen? Was ist der Anlass?


In der Serie „Richtig einladen“ sind bereits erschienen:
•   Richtig einladen (1): Basics – Versandart eMail
•   Richtig einladen (2): Basics – Versandart Briefpost
•   Richtig einladen (3): Inhalt




                          C o m m u n i C a r e – Susanne Lohs PR-Beratung e.U.
                                  Albert-Loacker-Straße 8 | A-6960 Wolfurt
Tel.: +43 (0)699 11 86 81 28 www.communi-care.at s.lohs@communi-care.at http://blog.communi-care.at

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Richtig einladen (4) - Feintuning

  • 1. Richtig einladen (4) – Feintuning Neben der äußeren Hülle und dem textlichen Inhalt gibt es noch eine Schraube an der Sie drehen können, um Ihre Einladung zu etwas wirklich Besonderem zu machen und Ihre Gäste bereits vor dem eigentlichen Event so richtig zu servicieren. Viele Kleinigkeiten ergeben ein stimmiges Ganzes Gelingt es Ihnen, bereits in der Einladung viele sich wahrscheinlich auftuende Fragen vorwegzunehmen und zufriedenstellend zu beantworten, wird Ihnen die Gunst Ihrer Gäste gewiss sein. Es sind die vielen Kleinigkeiten, die passen müssen, um ein stimmiges Ganzes zu ergeben und die Sie als Gastgeber erfüllen sollten – und am besten schon in der Einladung aufgreifen und beantworten. Das gibt Ihren Gästen das Gefühl, dass Sie sich wirklich Gedanken gemacht und sich in ihre Lage hineinversetzt haben und zeichnet Sie als perfekten Gastgeber aus, dessen Einladung man nur allzu gerne folgt. Punkt für Punkt Am einfachsten gelingt Ihnen das, wenn Sie den geplanten Event von Anfang bis Ende vorab im Geiste durchgehen und Punkt für Punkt aufgreifen, welche Fragen sich eventuell stellen könnten: • Ist eine Zu- oder Absage für den Event erforderlich und wenn ja, bis wann? • Soll diese schriftlich, mündlich oder elektronisch erfolgen? • Gibt es eine konkrete Ansprechperson, an die man sich im Falle weiterer Fragen wenden kann? • Wie lautet die eMail-Adresse und Telefonnummer dieser Ansprechperson? • Gilt die Einladung nur für eine oder für mehrere Personen? • Ist die Einladung auf andere Personen übertragbar? • Gibt es für Gäste, die eine weitere Anreise haben, eine Übernachtungsmöglichkeit in unmittelbarer Umgebung? • Haben Sie mit einem oder mehreren Hotels Spezialtarife für Ihre Gäste vereinbart? • Welches Kennwort ist zu nennen, wenn Ihre Gäste in den genannten Hotels reservieren wollen? C o m m u n i C a r e – Susanne Lohs PR-Beratung e.U. Albert-Loacker-Straße 8 | A-6960 Wolfurt Tel.: +43 (0)699 11 86 81 28 www.communi-care.at s.lohs@communi-care.at http://blog.communi-care.at
  • 2. Wie sieht es mit der Erreichbarkeit Ihrer Eventlocation aus? Sind ausreichend Parkplätze vorhanden? • Gibt es einen Shuttle-Service? • Wie ist die Location mit öffentlichen Verkehrsmitteln zu erreichen? • Gibt es einen Dresscode für Ihre Veranstaltung? • Ist es erforderlich, dass Ihre Gäste zwecks Akkreditierung einen Ausweis mitbringen? • Gibt es einen bestimmten Programmpunkt bzw. eine bestimmte Uhrzeit, zu dem/der alle Gäste spätestens anwesend sein sollen? • Wenn Ihr Event im Freien stattfindet: Wie ist die Bodenbeschaffenheit? Wiese, Kies oder Asphalt? Vor allem Ihre weiblichen Gäste werden Ihnen für einen entsprechenden Hinweis äußerst dankbar sein – weil sie dann vorab planen können, ob sie High Heels oder doch lieber Ballerinas tragen sollen. • Findet Ihr Event draußen statt, können Sie Ihren Gästen als besondere Aufmerksamkeit am Tag der Veranstaltung noch ein eMail mit den für die Zeit der Veranstaltung zu erwartenden Wetterdaten schicken. Basisdaten Wie schon in den drei vorangegangenen Beiträgen dieser Serie erwähnt, müssen sich im Inhalt selbstverständlich die essenziellen Eckdaten auf einen Blick finden – hier nochmal zur Erinnerung: • Wer lädt mich ein? • Wann findet der Event statt? An welchem Wochentag, Datum, zu welcher Uhrzeit? • Wo geht die Sause über die Bühne? • Warum wird eingeladen? Was ist der Anlass? In der Serie „Richtig einladen“ sind bereits erschienen: • Richtig einladen (1): Basics – Versandart eMail • Richtig einladen (2): Basics – Versandart Briefpost • Richtig einladen (3): Inhalt C o m m u n i C a r e – Susanne Lohs PR-Beratung e.U. Albert-Loacker-Straße 8 | A-6960 Wolfurt Tel.: +43 (0)699 11 86 81 28 www.communi-care.at s.lohs@communi-care.at http://blog.communi-care.at