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      "Semicolon" Vortragsreihe bei der GFU
                              Vortrag am Dienstag, 26. August 2008


       Thema:                 Projekt…
                              Toll – Ein Anderer Macht`s!
                              Voraussetzungen einer erfolgreichen Projektarbeit
       Einführung:            Hagen Cyrus, Vorstand GFU Cyrus AG
       Vortrag:               Eva-Maria Kristen-Seydel
                              Diplom-Volkswirtin
                              emks-CONSULT
emks-CONSULT

Inhalt

      Start                                             Folie    3
      Projekt „by bananas“                                       4
      Erfolgreiche Menschen                                      5
      Konflikte und Projektphasen                                6
      Toll, ein Aktives gemeinsames Machen                       7
      Bausteine erfolgreicher Projektteams                       8
      Begrenzte Ressourcen                                       9
      Projektstruktur                                            10
      Projektgruppenmitglieder                                   11
      Projektgruppenleiter als Coach                             12
      Projektgruppenleiter als Manager                           13
      Erfolgreiche Projektteams                                  14
      Schlussfolgerungen                                         15
      Dank                                                       16
      Copy Right                                                 17




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     „Es hat sich eingebürgert,
     in erster Linie viel zu arbeiten.
     Das Denken dafür wird einigen wenigen überlassen.
     Die Chance ist jedoch gross,
     dass wir mit etwas mehr Denken
     die Arbeit effizienter und sicherer gestalten können.“

                                                H. Holliger, Morphologe




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Projektmanagement „by bananas“ oder
Produkt „reift beim Kunden“

    Start                                                            Ziel




                                                               ???



                                                                 Ergebnis am Ende
                                                                  eines Projekts




                      Arbeitsergebnisse bei Meilensteinen ohne Review der
                      einzelnen Arbeitsergebnisse und ohne Risikomanagement


                               Arbeitsfortschritte



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Was läßt Menschen in Projekten erfolgreich arbeiten?
Fragen zur Klärung der entsprechenden Voraussetzungen:

?         Welches Ziel hat dieses Projekt?

?         Welche Qualitätsstandards wurden definiert = wann gilt eine Arbeit
          als erfolgreich abgeschlossen?

?         Welche Ressourcen stehen zur Verfügung?

?         In welcher Phase befindet sich die Projektarbeit ?(vgl. Folie 6)

?         Wann trägt die Arbeitsatmosphäre in einem Projektteam zu einer erfolgreichen
          Arbeit bei?

?         Wann wird aus einer Arbeitsgruppe ein Team?

?         Wie können die Projektteilnehmer lernen, effektiver,
          effizient und motiviert ihre Aufgaben zu erledigen?

?         Welche Rolle spielt der Zeitfaktor?

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  Konflikte und Projektphasen
 Kriterien

                                                                                               Projekt-
                                                                                              abschluss




                                                                                        Mittelwert




ST
                                                                                                     Zeit
  AR       1 2 3 4 5 6 7     1 2 3    4   5 6 7     1 2 3 4 5 6 7        1 2 3 4 5 6 7
    T
            Projektbeginn    frühe Projektphase      Hauptprojektphase    gegen Projektende
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Projektteam – Toll, Ein Aktives gemeinsames Machen
              …zum Erfolg!

    Start                                                           Ziel

                                                                           Ergebnis am Ende
                                                                            eines Projekts




                  Arbeitsergebnis nach Review, Risikoeinschätzung und Korrektur

                  Arbeitsergebnisse bei Meilensteinen ohne Review
                  der einzelnen Arbeitsergebnisse und ohne Risikomanagement


                             Arbeitsfortschritte


                             Korrektur durch Review


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Bausteine erfolgreicher   Wichtige
                           Aufgabe
Projektteams




                              Sinn


      Ge                                                    e n
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Projektarbeit mit vordefiniertem Zeitrahmen und
begrenzten Ressourcen
                                                      Arbeits-
                                                                        AG 2
                                                      Gruppe 1




                              AG 3             AG 4              AG 5          AG 6




                                Start                       Ende



             Vordefinierter
                                                                                Darstellung
            Arbeitsaufwand                 Projekt-                             der Resultate
                                            Team




                                                                                      Zeit




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Projektstruktur und methodisches Vorgehen
erfolgreicher Teams

1.      Klarheit der Aufgabenstellung
2.      Begeisterung, Neugierde, Motivation für die Aufgabe ist bei den
        Beteiligten vorhanden
3.      Vertreter des benötigten Fach- und Expertenwissens sind in dem
        Projektteam bzw. stehen dem Projektteam zur Verfügung
4.      Zeitrahmen und Ressourcen sind geklärt und können vom
        Projektteam bzw. Projektleiter in eigener Verantwortung eingeteilt
        werden
5.      Es gibt klare Kommunikationswege zwischen „Auftraggeber“ und
        „Auftragnehmern“.
6.      „Meilensteine“ und Entscheidungswege sind definiert.
7.      Die Projektdokumentation wird von beginn an als Qualitätsstandard
        eingeführt und erstellt.
8.      Das Projektteam hat seine Regeln definiert, nach denen gearbeitet
        wird.

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Rollen und Aufgaben von Projektgruppenmitgliedern

1.      Selbst zu bestimmen, wie die Ziele im eigenen Verantwortungs-
        bereich bis zum vereinbarten Termin zu erreichen sind, d. h.:
                     die richtige Aufgabe / Arbeit (Effektivität) auf
                    die richtige Art und Weise (Effizienz) erledigen
2.      Aus Projektgruppenmitgliedern werden Teammitglieder, wenn der
        einzelne als „Fachexperte“ sein Wissen zur Zielerreichung auf seine
        Art und Weise einbringen kann
3.      Über Fehler muss gesprochen werden im gegenseitigen Vertrauen
        und ohne Furcht vor Sanktionen
4.      Es wird in zeitlich aufeinander folgenden Schritten gearbeitet, die
        jeweils bestimmten Hierarchie- und Fachinstanzen zugeordnet sind
5.      Müssen Arbeitsschritte parallel zueinander erfolgen und
        beeinflussen deren Ergebnisse die Arbeit anderer Teammitglieder,
        so ist ein zeitnaher gegenseitiger Informationsfluss sicher zu stellen
6.      Jeder kennt die Qualitäts- und Sicherheitsstandards und hält sie ein
7.      Die Projektdokumentation erfolgt parallel zu den jeweiligen
        Arbeitsschritten.

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Rolle und Aufgaben von Projektgruppenleiter
oder der Projektgruppenleiter als „Coach“
      1.      die Einhaltung der Ziele beachten
      2.      Demotivatoren abstellen
      3.      für ausreichende Ressourcen Sorge tragen, sowohl für den
              einzelnen als auch für das Projektteam insgesamt
      4.      den Rahmen der Eigenverantwortung für die Teammitglieder
              immer wieder klären und auf dessen Einhaltung achten
      5.      die Aufgabe für das einzelnen Teammitglied so gestalten,
              daß sie auch zu bewältigen sind und der Zeitrahmen
              eingehalten werden kann
      6.      Aufgaben nicht zu übernehmen, nur weil sie von einem
              Einzelnen im Team nicht sofort bewältigt werden können
      7.      die mit dem Projekt verbundene Zukunft für das
              Unternehmen, den Kunden immer wieder abzugleichen
      8.      den Ausgleich zwischen individuellen Bedürfnissen des
              einzelnen Teammitglieds und dem Projektteam insgesamt
              herzustellen; d. h.:
              jeder hat Zugang zu allen das Projekt betreffenden
              Informationen.
      9.      Lernen, mit Störungen im Team umzugehen und Vertrauen
              ineinander trotz Konkurrenz zu stärken
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Der Projektgruppenleiter als „Manager“

      1.      Die Einhaltung der Ziele beachten
      2.      Die Dokumentation parallel zum Projektverlauf sicher
              stellen
      3.      Qualitätsstandards und Sicherheitsregeln einhalten
      4.      Organisation von Ergebnismeetings (Meilensteine)
      5.      Präsentation von Kurzinformationen
      6.      Das gesamte Projektcontrolling bezogen auf
                     1.   Zeit
                     2.   Ressourcen
                     3.   Informationsweitegabe
                     4.   Ziel- und Ergebnisorientierung
                     5.   Schulung von Projektmitgliedern
      7.      Bekanntgabe des Projektabschlusses mit dem
              Projektteam
      8.      Erfahrungsauswertung des Projektverlaufs
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emks-CONSULT


  Projektteam –        Toll, Ein Aktives gemeinsames Machen
                       …zum Erfolg!

Überge-                                                                    Abschluss-
ordnete                                    Erstes          Fortschritts-
             Auftrag      Erste                                            Ergebnis-
Instanz                                   Arbeits-          Präsenta-
                       Rückmeldung                                         Präsenta-
(GF)                                      ergebnis            tionen
                                                                              tion




                                     Projektteam



                                                                                    Zeit




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Schlussfolgerungen

1.        Zahlen, Daten, Fakten sind die eine Seite der Definition der Ziele für
          eine Projektgruppe
2.        Die zweite Seite ist die klare Formulierung des WIE:
          wie sollen diese Ziele erreicht werden (Vorgehensweise, einzelne
          Arbeitsschritte, klare Prioritäten, Qualitätsstandards, Regeln der
          Projektdokumentation, Werte, Ethik,…)
3.        Diese zweite Seite muss vorgelebt werden von der Geschäftsleitung,
          der Bereichsleitung und dem Projektleiter
4.        Vertrauen entsteht durch das Aussprechen der Wahrheit
               •      bezüglich der Ziele
               •      des Projektstatus
               •      der gemachten Fehler
               •      der Ursachenanalysen
               •      aller zur Verfügung stehenden Informationen
5.        Jeder Einzelne in dem Projekt wird wertgeschätzt. Seine/ihre Arbeit
          wird nicht nur in Zahlen berechnet.
6.        Es gibt keine „hängenden Spitzen“ im Projekt!
7.        Der „Auftraggeber“ muss während des gesamten Projektverlaufs
          Interesse an der vergebenen Aufgabe haben; über den Status
          informiert wird er mittels Kurzpräsentationen

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                      Herzlichen Dank für
                     Ihre Aufmerksamkeit !




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                                           ©Eva-Maria Kristen-Seydel
                                            Diplom-Volkswirtin
                                            emks-CONSULT
                                            Beratung Coaching Training
                                            Auf dem Schnee 141 f
                                            44227 Dortmund
                                            Tel.: 0231-1762581
                                            Fax: 0231-1762586
                                            Mobil: 0171-6454944



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Projekt! - Toll - Ein Anderer Macht`s! - Voraussetzungen für eine erfolgreiche Projektarbeit

  • 1. g GFU Cyrus AG Ihr Partner für IT Schulung "Semicolon" Vortragsreihe bei der GFU Vortrag am Dienstag, 26. August 2008 Thema: Projekt… Toll – Ein Anderer Macht`s! Voraussetzungen einer erfolgreichen Projektarbeit Einführung: Hagen Cyrus, Vorstand GFU Cyrus AG Vortrag: Eva-Maria Kristen-Seydel Diplom-Volkswirtin emks-CONSULT
  • 2. emks-CONSULT Inhalt Start Folie 3 Projekt „by bananas“ 4 Erfolgreiche Menschen 5 Konflikte und Projektphasen 6 Toll, ein Aktives gemeinsames Machen 7 Bausteine erfolgreicher Projektteams 8 Begrenzte Ressourcen 9 Projektstruktur 10 Projektgruppenmitglieder 11 Projektgruppenleiter als Coach 12 Projektgruppenleiter als Manager 13 Erfolgreiche Projektteams 14 Schlussfolgerungen 15 Dank 16 Copy Right 17 EM. Kristen-Seydel www.emks-consult.de 2
  • 3. emks-CONSULT „Es hat sich eingebürgert, in erster Linie viel zu arbeiten. Das Denken dafür wird einigen wenigen überlassen. Die Chance ist jedoch gross, dass wir mit etwas mehr Denken die Arbeit effizienter und sicherer gestalten können.“ H. Holliger, Morphologe EM. Kristen-Seydel www.emks-consult.de 3
  • 4. emks-CONSULT Projektmanagement „by bananas“ oder Produkt „reift beim Kunden“ Start Ziel ??? Ergebnis am Ende eines Projekts Arbeitsergebnisse bei Meilensteinen ohne Review der einzelnen Arbeitsergebnisse und ohne Risikomanagement Arbeitsfortschritte EM. Kristen-Seydel www.emks-consult.de 4
  • 5. emks-CONSULT Was läßt Menschen in Projekten erfolgreich arbeiten? Fragen zur Klärung der entsprechenden Voraussetzungen: ? Welches Ziel hat dieses Projekt? ? Welche Qualitätsstandards wurden definiert = wann gilt eine Arbeit als erfolgreich abgeschlossen? ? Welche Ressourcen stehen zur Verfügung? ? In welcher Phase befindet sich die Projektarbeit ?(vgl. Folie 6) ? Wann trägt die Arbeitsatmosphäre in einem Projektteam zu einer erfolgreichen Arbeit bei? ? Wann wird aus einer Arbeitsgruppe ein Team? ? Wie können die Projektteilnehmer lernen, effektiver, effizient und motiviert ihre Aufgaben zu erledigen? ? Welche Rolle spielt der Zeitfaktor? EM. Kristen-Seydel www.emks-consult.de 5
  • 6. emks-CONSULT Konflikte und Projektphasen Kriterien Projekt- abschluss Mittelwert ST Zeit AR 1 2 3 4 5 6 7 1 2 3 4 5 6 7 1 2 3 4 5 6 7 1 2 3 4 5 6 7 T Projektbeginn frühe Projektphase Hauptprojektphase gegen Projektende EM. Kristen-Seydel www.emks-consult.de 6
  • 7. emks-CONSULT Projektteam – Toll, Ein Aktives gemeinsames Machen …zum Erfolg! Start Ziel Ergebnis am Ende eines Projekts Arbeitsergebnis nach Review, Risikoeinschätzung und Korrektur Arbeitsergebnisse bei Meilensteinen ohne Review der einzelnen Arbeitsergebnisse und ohne Risikomanagement Arbeitsfortschritte Korrektur durch Review EM. Kristen-Seydel www.emks-consult.de 7
  • 8. emks-CONSULT Bausteine erfolgreicher Wichtige Aufgabe Projektteams Sinn Ge e n m ei m ge ns nsa lun Zi am el ei tel es m rs Ge vo t er EM. Kristen-Seydel www.emks-consult.de W 8
  • 9. emks-CONSULT Projektarbeit mit vordefiniertem Zeitrahmen und begrenzten Ressourcen Arbeits- AG 2 Gruppe 1 AG 3 AG 4 AG 5 AG 6 Start Ende Vordefinierter Darstellung Arbeitsaufwand Projekt- der Resultate Team Zeit EM. Kristen-Seydel www.emks-consult.de 9
  • 10. emks-CONSULT Projektstruktur und methodisches Vorgehen erfolgreicher Teams 1. Klarheit der Aufgabenstellung 2. Begeisterung, Neugierde, Motivation für die Aufgabe ist bei den Beteiligten vorhanden 3. Vertreter des benötigten Fach- und Expertenwissens sind in dem Projektteam bzw. stehen dem Projektteam zur Verfügung 4. Zeitrahmen und Ressourcen sind geklärt und können vom Projektteam bzw. Projektleiter in eigener Verantwortung eingeteilt werden 5. Es gibt klare Kommunikationswege zwischen „Auftraggeber“ und „Auftragnehmern“. 6. „Meilensteine“ und Entscheidungswege sind definiert. 7. Die Projektdokumentation wird von beginn an als Qualitätsstandard eingeführt und erstellt. 8. Das Projektteam hat seine Regeln definiert, nach denen gearbeitet wird. EM. Kristen-Seydel www.emks-consult.de 10
  • 11. emks-CONSULT Rollen und Aufgaben von Projektgruppenmitgliedern 1. Selbst zu bestimmen, wie die Ziele im eigenen Verantwortungs- bereich bis zum vereinbarten Termin zu erreichen sind, d. h.: die richtige Aufgabe / Arbeit (Effektivität) auf die richtige Art und Weise (Effizienz) erledigen 2. Aus Projektgruppenmitgliedern werden Teammitglieder, wenn der einzelne als „Fachexperte“ sein Wissen zur Zielerreichung auf seine Art und Weise einbringen kann 3. Über Fehler muss gesprochen werden im gegenseitigen Vertrauen und ohne Furcht vor Sanktionen 4. Es wird in zeitlich aufeinander folgenden Schritten gearbeitet, die jeweils bestimmten Hierarchie- und Fachinstanzen zugeordnet sind 5. Müssen Arbeitsschritte parallel zueinander erfolgen und beeinflussen deren Ergebnisse die Arbeit anderer Teammitglieder, so ist ein zeitnaher gegenseitiger Informationsfluss sicher zu stellen 6. Jeder kennt die Qualitäts- und Sicherheitsstandards und hält sie ein 7. Die Projektdokumentation erfolgt parallel zu den jeweiligen Arbeitsschritten. EM. Kristen-Seydel www.emks-consult.de 11
  • 12. emks-CONSULT Rolle und Aufgaben von Projektgruppenleiter oder der Projektgruppenleiter als „Coach“ 1. die Einhaltung der Ziele beachten 2. Demotivatoren abstellen 3. für ausreichende Ressourcen Sorge tragen, sowohl für den einzelnen als auch für das Projektteam insgesamt 4. den Rahmen der Eigenverantwortung für die Teammitglieder immer wieder klären und auf dessen Einhaltung achten 5. die Aufgabe für das einzelnen Teammitglied so gestalten, daß sie auch zu bewältigen sind und der Zeitrahmen eingehalten werden kann 6. Aufgaben nicht zu übernehmen, nur weil sie von einem Einzelnen im Team nicht sofort bewältigt werden können 7. die mit dem Projekt verbundene Zukunft für das Unternehmen, den Kunden immer wieder abzugleichen 8. den Ausgleich zwischen individuellen Bedürfnissen des einzelnen Teammitglieds und dem Projektteam insgesamt herzustellen; d. h.: jeder hat Zugang zu allen das Projekt betreffenden Informationen. 9. Lernen, mit Störungen im Team umzugehen und Vertrauen ineinander trotz Konkurrenz zu stärken EM. Kristen-Seydel www.emks-consult.de 12
  • 13. emks-CONSULT Der Projektgruppenleiter als „Manager“ 1. Die Einhaltung der Ziele beachten 2. Die Dokumentation parallel zum Projektverlauf sicher stellen 3. Qualitätsstandards und Sicherheitsregeln einhalten 4. Organisation von Ergebnismeetings (Meilensteine) 5. Präsentation von Kurzinformationen 6. Das gesamte Projektcontrolling bezogen auf 1. Zeit 2. Ressourcen 3. Informationsweitegabe 4. Ziel- und Ergebnisorientierung 5. Schulung von Projektmitgliedern 7. Bekanntgabe des Projektabschlusses mit dem Projektteam 8. Erfahrungsauswertung des Projektverlaufs EM. Kristen-Seydel www.emks-consult.de 13
  • 14. emks-CONSULT Projektteam – Toll, Ein Aktives gemeinsames Machen …zum Erfolg! Überge- Abschluss- ordnete Erstes Fortschritts- Auftrag Erste Ergebnis- Instanz Arbeits- Präsenta- Rückmeldung Präsenta- (GF) ergebnis tionen tion Projektteam Zeit EM. Kristen-Seydel www.emks-consult.de 14
  • 15. emks-CONSULT Schlussfolgerungen 1. Zahlen, Daten, Fakten sind die eine Seite der Definition der Ziele für eine Projektgruppe 2. Die zweite Seite ist die klare Formulierung des WIE: wie sollen diese Ziele erreicht werden (Vorgehensweise, einzelne Arbeitsschritte, klare Prioritäten, Qualitätsstandards, Regeln der Projektdokumentation, Werte, Ethik,…) 3. Diese zweite Seite muss vorgelebt werden von der Geschäftsleitung, der Bereichsleitung und dem Projektleiter 4. Vertrauen entsteht durch das Aussprechen der Wahrheit • bezüglich der Ziele • des Projektstatus • der gemachten Fehler • der Ursachenanalysen • aller zur Verfügung stehenden Informationen 5. Jeder Einzelne in dem Projekt wird wertgeschätzt. Seine/ihre Arbeit wird nicht nur in Zahlen berechnet. 6. Es gibt keine „hängenden Spitzen“ im Projekt! 7. Der „Auftraggeber“ muss während des gesamten Projektverlaufs Interesse an der vergebenen Aufgabe haben; über den Status informiert wird er mittels Kurzpräsentationen EM. Kristen-Seydel www.emks-consult.de 15
  • 16. emks-CONSULT Herzlichen Dank für Ihre Aufmerksamkeit ! EM. Kristen-Seydel www.emks-consult.de 16
  • 17. emks-CONSULT ©Eva-Maria Kristen-Seydel Diplom-Volkswirtin emks-CONSULT Beratung Coaching Training Auf dem Schnee 141 f 44227 Dortmund Tel.: 0231-1762581 Fax: 0231-1762586 Mobil: 0171-6454944 EM. Kristen-Seydel www.emks-consult.de 17