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                                Susanne Siekmeier




 Professionelle
 Korrespondenz
          Moderne Geschäftsbriefe und
                  E-Mails mit Wirkung

                         Susanne Siekmeier ist Expertin
                         für Büroorganisation. Sie berät
                         Unternehmen bei der Optimierung von
                         Arbeitsabläufen im Büro und Sekretariat.
                         Die Eventmanagerin ist auch als Dozentin
                         tätig.
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                                     BusinessVillage
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Professionelle Korrespondenz
Susanne Siekmeier




 Professionelle
Korrespondenz
Moderne Geschäftsbriefe und
        E-Mails mit Wirkung




                    BusinessVillage
Susanne Siekmeier
Professionelle Korrespondenz
Moderne Geschäftsbriefe und E-Mails mit Wirkung
1. Auflage 2012
© BusinessVillage GmbH, Göttingen

Bestellnummern
ISBN 978-3-86980-199-5 (Druckausgabe)
ISBN 978-3-86980-200-8 (E-Book, PDF)

Direktbezug www.BusinessVillage.de/bl/892

Bezugs– und Verlagsanschrift
BusinessVillage GmbH
Reinhäuser Landstraße 22
37083 Göttingen
Telefon:	 +49 (0)5 51 20 99–1 00
Fax:	      +49 (0)5 51 20 99–1 05
E–Mail:	info@businessvillage.de
Web:	www.businessvillage.de

Layout und Satz
Sabine Kempke

Autorenfoto
Tanja de Maan

Druck und Bindung
Booksfactory.de


Copyrightvermerk
Das Werk einschließlich aller seiner Teile ist urheberrechtlich geschützt. Jede Verwer-
tung außerhalb der engen Grenzen des Urheberrechtsgesetzes ist ohne Zustimmung
des Verlages unzulässig und strafbar.
Das gilt insbesondere für Vervielfältigung, Übersetzung, Mikroverfilmung und die Ein-
speicherung und Verarbeitung in elektronischen Systemen.
Alle in diesem Buch enthaltenen Angaben, Ergebnisse usw. wurden von dem Autor
nach bestem Wissen erstellt. Sie erfolgen ohne jegliche Verpflichtung oder Garantie
des Verlages. Er übernimmt deshalb keinerlei Verantwortung und Haftung für etwa
vorhandene Unrichtigkeiten.
Die Wiedergabe von Gebrauchsnamen, Handelsnamen, Warenbezeichnungen usw. in
diesem Werk berechtigt auch ohne besondere Kennzeichnung nicht zu der Annahme,
dass solche Namen im Sinne der Warenzeichen– und Markenschutz–Gesetzgebung als
frei zu betrachten wären und daher von jedermann benutzt werden dürfen.
Inhalt

1. Einleitung ...................................................................................... 5


2. Wie schreibe ich leserorientierte Briefe? .......................................... 9
        An wen schreibe ich?...................................................................11
        Aus welchem Anlass schreibe ich?..................................................12
        Was möchte ich erreichen?............................................................14
        Brief oder E-Mail?........................................................................17

3. Der Brief als Visitenkarte ...............................................................21
        Der Name...................................................................................22
        Die Anrede.................................................................................25
        Positiv und verständlich formulieren...............................................29
        Klare Struktur.............................................................................36
        Einige Stilregeln..........................................................................39
        Floskeln, Füllsel und andere Sünden...............................................43
        Der Umgang mit Fremdwörtern und Fachbegriffen.............................50

4. Die äußere Form des Geschäftsbriefes nach DIN 5008.......................57
        Die Bestandteile eines Briefes.......................................................58
        Die Gestaltung eines Briefes..........................................................69
        Was die DIN 5008 noch regelt ......................................................74

5. Geschäftsbriefe per E-Mail..............................................................81
        DIN 5008 auch bei E-Mails............................................................82
        Die äußere Form..........................................................................85
        Die Signatur...............................................................................86
        Knigge und Netikette...................................................................87
        Die Abwesenheitsmeldung.............................................................94
        Die E-Mail als Marketing-Instrument...............................................96
        Die SMS ....................................................................................98
        Zukunft der E-Mail.......................................................................99




                                                                                       Inhalt    |3
6. Unangenehme Korrespondenz........................................................ 103
        Die Reklamation........................................................................ 106
        Die Beschwerde......................................................................... 111
        Der angemessene Ton................................................................. 116
        Nachdruck verleihen .................................................................. 125

7. Schreiben zu besonderen Anlässen ................................................ 133
        Einladungen, Zusagen und Absagen.............................................. 135
        Glückwünsche........................................................................... 146
        Kondolenzschreiben................................................................... 157

8. Musterbriefe................................................................................ 161
        Jubiläen.................................................................................. 162
        Geburtstage.............................................................................. 166
        Kondolenzschreiben................................................................... 176

9. Anhang........................................................................................ 185
        Literatur.................................................................................. 186
        Internetadressen....................................................................... 188

Die Autorin...................................................................................... 189


Danke.............................................................................................. 190




4 | Inhalt
Einleitung




   1
Professionelle Korrespondenz – warum ist ein weiterer Ratgeber zu die-
sem viel behandelten Thema sinnvoll? Mir ist die Aktualität selbst erst
vor Kurzem abrupt bewusst geworden, nämlich als ich einen Bericht im
Fernsehen sah. Viele Unternehmer, hieß es dort, fühlen sich in der Kor-
respondenz unsicher. Rechtschreibung, Formulieren, die Form Wahren
stelle viele Firmeninhaber mehr denn je vor Probleme. Viele haben seit
Verlassen der Schule kaum längere Texte verfasst, dabei können selbst
Abteilungsleiter heute oft auf keine Sekretärin mehr zurückgreifen und
müssen ihre Korrespondenz selbst abwickeln. Das Erstaunliche: Sogar
Menschen mit akademischem Abschluss tun sich schwer, akkurate und
treffende Geschäftskorrespondenz zu verfassen.


Professionelle Korrespondenz tut also not, heute noch mehr als früher.
Denn durch die Verbreitung der elektronischen Kommunikationsmittel
gewinnt das geschriebene Wort sogar noch an Bedeutung – wenn auch
heute die Texte kürzer und spontaner ausfallen als in der klassischen
Briefpost und vielleicht sogar weniger streng. Wo ich zum Beispiel frü-
her zum Hörer griff, schreibe ich heute oft eine Mail.


Aber auch eine Mail ist ein Geschäftsbrief. Im Ergebnis müssen viele
Menschen heute die geschäftliche Korrespondenz neu erlernen, indem
sie dem geschriebenen Wort wieder die Wertschätzung entgegenbringen,
die in früheren Zeiten selbstverständlich war. Damals war Geschäfts-
korrespondenz meist die Angelegenheit einer hoch spezialisierten und
sehr gut ausgebildeten Spezies, der Vorzimmerdamen in den Direkto-
renetagen. Wenn heute ein Freelancer oder ein Projektleiter eine Mail
schreibt, muss er neben dem Inhalt auch Form und Stil beherrschen –
und das macht ihn verständlicherweise unsicher.




6 | Einleitung
Ich kann mich gut an eine meiner früheren Dozentinnen erinnern – und
das war vor fast 25 Jahren – die uns sagte: »Meine Damen und Her-
ren: Vermeiden Sie Wörter mit der Endung ›ung‹, sprich: Benutzen Sie
keine Hauptwörter, sondern Verben.« Es sind solche einfachen Tipps,
die heute wieder neu vermittelt werden.


Auch die Teilnehmer in meinen Seminaren bringen die neue Unsicher-
heit treffend zum Ausdruck: »Wenn ich so kurz und knapp schreibe,
dann bleibt ja nichts mehr übrig.« Oder: »Unser Chef möchte aber, dass
ich so schreibe, wie er es von früher gewohnt ist.« Hier folgt dann
gleich mein erster Praxistipp:


Legen Sie Ihrem Chef oder Ihrer Chefin diesen Ratgeber ans Herz und auf den      TIPP
Schreibtisch. Denn heute schreiben Vorgesetzte ihre Briefe – gerade per E-Mail
– immer öfter selber.


»Faites simple!« = »Macht es einfach.« So lautete ein Motto des franzö-
sischen Meisterkochs Georges Auguste Escoffier (1846  1935). Greifen
                                                    – 
Sie diesen Rat auf und schreiben Sie Ihre Briefe und E-Mails kurz und
knapp, verzichten Sie auf Floskeln, komplizierte Redewendungen und
überflüssige Füllwörter.


Der erste Teil des Buches gibt Ihnen Hinweise, wie Sie Briefe und E-Mails
mit Wirkung verfassen. Hier hat auch eine Erläuterung zur DIN 5008
Platz sowie Hinweise zur Gestaltung von Briefen. Im zweiten Teil des
Buches finden Sie Musterbriefe, an denen Sie sich orientieren können.




                                                               Einleitung   |7
Noch eine kleine Anmerkung: Da ich den viel zitierten Herrn Max Mus-
termann nicht schon wieder bemühen möchte, habe ich die Namen in
meinen Beispielen willkürlich gewählt. Sollte sich der eine oder andere
Namensvetter in den verschiedenen Beispielen wiederfinden, so ist das
reiner Zufall.


Ich wünsche Ihnen beim Lesen dieses Ratgebers viele anregende Ideen
für Ihre Korrespondenz. Damit Sie künftig Briefe und E-Mails schnell,
kreativ und mit Pfiff schreiben.




8 | Einleitung
Wie schreibe ich
leserorientierte Briefe?




                 2
»Schreibe, wie du redest, so schreibst du schön!« Diesen zutreffenden
Satz sagte der Dichter Gotthold Ephraim Lessing schon im achtzehnten
Jahrhundert. Ich stelle immer wieder fest, dass sich sehr viele Men-
schen, die Briefe verfassen, überhaupt nicht an diesen klugen Rat hal-
ten.


Dabei sind sie nicht selten wortgewaltige Manager, die in Ansprachen
oder Konferenzen auf den Punkt genau formulieren, ihre Zuhörer in den
Bann ziehen und überzeugen können. Macher oder Entertainer, Visio-
näre oder Gremienfüchse – in ihnen allen geht zuweilen eine sonder-
bare psychische Veränderung vor, sobald sie vor einem Rechner sitzen
und einen Brief schreiben sollen. Aus lauter Angst, sich mit Formfeh-
lern zu entblößen, mutieren sie zu Langweilern und Phrasendreschern,
schreiben hölzern, gespreizt oder gar unverständlich.


Die heutige Korrespondenz – und wir befinden uns mittlerweile im
21. Jahrhundert – strotzt denn auch nur so von Überbleibseln aus den
vergangenen Jahrzehnten. In vielen Büros werden Briefvorlagen von
1980 oder noch früher verwendet. Getreu dem Motto: Das haben wir
schon immer so gemacht! Da stelle ich mir natürlich sofort die Frage:
Wird es dann nicht mal Zeit, dies zu ändern? Und überhaupt: Warum ist
die Angst, seine Leser zu langweilen, nicht viel ausgeprägter als die
Angst vor Formfehlern?


Denn was nützt die Formtreue, wenn der Brief gleich in den Papierkorb
wandert, die Mail ungelesen im Postfach versauert und der nächsten
Massenlöschung anheimfällt? Ein Anschreiben ist immer auch eine Ver-
beugung vor dem, der es liest – und eine deutliche Aussage über sich
selbst, den Verfasser. Professionelle Korrespondenz zu schreiben, heißt



10 | Wie schreibe ich leserorientierte Briefe?
also zunächst einmal seinen Leser ernst zu nehmen. Sie ist höflich, for-
mal korrekt, orthografisch einwandfrei, aber sie ist vor allem eins: leser-
orientiert.


Doch was bedeutet »leserorientiert«? Um diesem Geheimnis auf die
Spur zu kommen, muss man als Autor zunächst in sich selbst suchen.
Drei wichtige Fragen sind zu beantworten:
  •	An wen schreibe ich?
  •	Aus welchem Anlass schreibe ich?
  •	Was möchte ich mit meinem Schreiben erreichen?



An wen schreibe ich?

Diese erste Frage muss ich erst einmal beantworten und mir in Gedan-
ken vorstellen, wer der Empfänger meines Schreibens ist. Leserorien-
tiert bedeutet, dass ich den Empfänger von Anfang an einbeziehe.


Wer wird meinen Brief lesen? Schreibe ich an einen Menschen, den ich
kenne? Ist es ein alter Geschäftsfreund oder ein neuer Kundenkontakt?
Schreibe ich an einen Lieferanten oder an einen Kollegen? Ist der Emp-
fänger ein Vorgesetzter oder ein Mitarbeiter? Ein junger oder ein älterer
Mensch? Diese Fragen muss ich mir vorher stellen. Die Beantwortung
benötigt in der Regel nur wenige Augenblicke. Und dann kann es mit
dem Formulieren auch schon losgehen.


Versetzen Sie sich also in die Lage des Empfängers hinein. Was ist für
ihn wichtig und interessant? Auch in der Korrespondenz gilt: Für den
ersten Eindruck gibt es keine zweite Chance. Wenn Ihr Brief schon lang-



                               Wie schreibe ich leserorientierte Briefe?   | 11
weilig beginnt, werden Sie es schwer schaffen, beim Leser Begeisterung
zu wecken. Überlegen Sie daher im Voraus: Wie wirken meine Worte?


Hier kommt das eben beschriebene Dilemma ins Spiel: die Verwendung
von Schablonen zulasten guten Stils. Dies gleicht dem berühmten
Selbstmord aus Angst vor dem Tod: Veraltete Begriffe und hölzerne
Redewendungen sind nämlich keine Versicherung gegen Fehler, sondern
wirken skurril oder gar lächerlich. Der Leser wird immer vom Stil des
Briefes auf Ihr Unternehmen schließen. Wenn Sie verstaubtes Deutsch
schreiben, dann vermitteln Sie ein negatives Image von Ihrem Unter-
nehmen.


Umgekehrt gilt zwar auch: Schreiben Sie zu flippig, dann wird Ihr Kor-
respondenzpartner Ihr Unternehmen eventuell nicht für seriös halten.
Selbstverständlich ist es ein Unterschied, ob Sie für eine gediegene
Steuerberatungs- oder Rechtsanwaltskanzlei oder für eine innovative
und moderne Eventagentur arbeiten. Doch es bleibt dabei: Der Empfän-
ger will nicht gelangweilt werden.



Aus welchem Anlass schreibe ich?

Warum schreibe ich den Leser überhaupt an? Welche Art von Brief
schreibe ich? Was soll der Inhalt sein? Auch diese Frage beantworten
Sie bitte für sich selbst, bevor Sie sich ans Werk machen. Diese Vor-
gehensweise ist vor allem dann wichtig und hilfreich, wenn Sie einen
Brief versenden, der nicht angefordert ist. Denn dann ist die Gefahr,
den Leser zu langweilen oder gar zu verärgern, am größten.




12 | Wie schreibe ich leserorientierte Briefe?
Ein Brief, auf den der Empfänger wartet, ist diesbezüglich die ein-
fachste Übung. Ist er ohnehin neugierig auf Ihr Angebot, Ihre Antwort
auf ein Schreiben oder Ihre schriftliche Bestätigung, dann liest er Ihren
Brief mit Interesse.


Erwartet der Adressat kein Anschreiben, kommt es sehr auf den Anlass
an. Mit Sicherheit freut er sich über eine unerwartete positive Nach-
richt. Aber auch Dankschreiben, Geburtstagswünsche, Weihnachtskar-
ten und Einladungen verfehlen ihre Wirkung nicht. Diese Schreiben
werden oft mit großer Neugier geöffnet und gelesen. Bei Wünschen zu
Standardanlässen können Sie sich zudem gut vom »Rest der Gratulan-
ten« abheben, indem Sie auch einmal ungewöhnlich formulieren.


Aber die meiste Korrespondenz fällt nicht in diese Kategorien. Je weni-
ger der Adressat Anlass zu Freudensprüngen hat, desto wichtiger ist
die Ansprache. Es gilt den Leser abzuholen, ihm also jede mühsame
Gedankenarbeit abzunehmen. Sie beginnen ohne Umschweife und
rufen idealerweise einen Gedächtnisanker bei ihm auf. Zügig führen
Sie ihn zu Ihrem Kernanliegen und schildern ihm in knappen, aber aus-
sagekräftigen Sätzen den Sachverhalt. Danach leiten Sie in der Regel
zu einer Bitte oder Aufforderung über. Gerade wenn der Empfänger
etwas für Sie tun soll, sollten Sie ihm nicht auch noch seine Zeit
rauben.


Die Königsklasse schließlich ist der Akquisebrief, der ohne jeden
Anlass eintrifft. Hier wartet der Adressat nicht, Sie haben keine frohe
Botschaft und Sie können auch nicht an einen Sachverhalt anknüp-
fen. Im Gegenteil: Sie fordern seine Zeit und hoffen anschließend
auf sein Geld. Kein Wunder, dass hier nur echte Meister ihres Fachs



                              Wie schreibe ich leserorientierte Briefe?   | 13
den Spannungsbogen so aufbauen können, dass überhaupt jemand das
       Schreiben zu Ende liest.


TIPP   Einen Rat, den ich den Teilnehmern in meinen Seminaren ans Herz lege: Über-
       legen Sie sich den Sachverhalt, den Sie Ihrem Korrespondenzpartner vermit-
       teln möchten, schreiben Sie ihn so auf, wie Sie sprechen, und verschönern Sie
       dann noch die ein oder andere Formulierung. Mithilfe dieses kleinen Tricks ge-
       lingt es Ihnen auch leichter, komplizierte Sachverhalte zu vermitteln. Nutzen
       Sie die Salamitaktik, sprich: Vereinfachen Sie komplexe Dinge, indem Sie auch
       Briefinhalte in kleine Schritte aufteilen.



       Was möchte ich erreichen?

       Zunächst einmal: dass mein Brief gelesen wird. Was hilft der schönste
       Brief, wenn er nur im Papierkorb landet? Leider weiß ich nicht in allen
       Fällen, ob die Briefe auch gelesen werden. Ich kann aber dafür sorgen,
       dass die Chancen recht gut stehen.


       Geben Sie Ihren Briefen einen zeitgemäßen Stil und eine persönliche
       Note. Der Geschäftsführer einer mir bekannten Werbeagentur schreibt
       grundsätzlich »Dear Sirs«, auch wenn der Brief dann natürlich auf
       Deutsch verfasst ist. Das ist sozusagen sein Markenzeichen – seine per-
       sönliche Note. Und ganz nebenbei: Es passt auch zu ihm. Weil seine
       Klientel diese skurrile Eigenheit schätzt, kommt sie auch sehr gut an.


       Natürlich ist dies ein Beispiel aus der Werbebranche; hier werden Ver-
       rücktheiten nicht nur geduldet, sondern geradezu erwartet. Aber auch
       für normale Büromenschen gilt: Vermeiden Sie Langeweile und schrei-
       ben Sie ruhig, wie Ihnen der Schnabel gewachsen ist. Das zeugt von



       14 | Wie schreibe ich leserorientierte Briefe?
mehr Persönlichkeit. Mit einem frischen Schreibstil wecken Sie mehr
Aufmerksamkeit. Trauen Sie sich!


Die Werbebranche ist ein Vorbild in vielerlei Hinsicht: Nirgendwo sonst
wird so um die Aufmerksamkeit der Zielgruppe gerungen. Aber auch
Rhetoriker wie zum Beispiel Politiker, Moderatoren und sogar Come-
dians können Ihnen als Vorbild dienen. Sie alle schaffen vor allem eins:
das Kopfkino in Gang zu setzen. Denn sie arbeiten mit Bildern.


Neulich hörte ich im Radio den Spruch »Wir legen schon mal das Hand-
tuch für Sie auf die besten Plätze«. Es war von einer Verlosung die
Rede, bei der die Hörer zwei Eintrittskarten für ein Konzert gewinnen
konnten. Durch die lockere Formulierung der Moderatorin konnte sich
nicht nur jeder Hörer vorstellen, was gemeint war. Es war vor allem die
ungewöhnliche, unverbrauchte Metapher und der Bezug zu einer positiv
aufgeladenen Bildwelt, nämlich der des Sommerurlaubs, die hier für
gute Stimmung sorgten.


Die bildhafte Sprache eignet sich entgegen vieler Bedenken selbst-
verständlich auch für das Schreiben Ihrer Geschäftsbriefe. Verwenden
Sie bildhafte Beschreibungen, unter denen sich jeder etwas vorstellen
kann. Gerade in der Werbung, aber auch im Journalismus und der Politik
wird mit dieser gestalterischen Art sehr oft gearbeitet.


Nehmen wir uns doch einmal die großen Bundestagsdebatten aus den
Siebzigern vor, als sich die damaligen Titanen der Rhetorik gegensei-
tig den Schneid abzukaufen suchten. »Das alles wollen Sie uns jetzt
wie Juckpulver in die Halskrause schieben! Das kennen wir noch aus der
Schule, nicht wahr?«, rief ein Herbert Wehner, offenbar in Topform, der



                              Wie schreibe ich leserorientierte Briefe?   | 15
damaligen Opposition zu. Franz-Josef Strauß, der gerne den klassischen
Bildungskanon bemühte, schleuderte dem damaligen Kanzler Helmut
Schmidt zwar schon mal ein bemühtes »Bei Philippi sehen wir uns wie-
der!« entgegen, lobte ihn aber auch einmal für den »Rumpelstilzchen-
Preis« aus. Genüsslich schloss er in unverkennbarem bayrischem Idiom:
»Dann kann der Bundeskanzler sagen: Ach wie gut, dass niemand weiß,
dass ich Rumpelstilzchen heiß.« Schmidt selbst liebte es, den Oppo-
sitionsführer Kohl dumm dastehen zu lassen: »Wenn Sie dann so mit
stolzgeschwellter Brust nach Hause kommen, da lachen doch die Hühner
in Mainz!«


Solche Metaphern sind natürlich keine Vorbilder für Geschäftsbriefe,
aber sie knipsen sofort Bilder im Kopf an. Was ich damit herüberbringen
möchte: Schreiben Sie plastisch und hin und wieder auch mal drastisch,
um die Aufmerksamkeit Ihrer Leser zu wecken. Am leichtesten fällt es
Ihnen vielleicht, bildhafte Beschreibungen, die zu Ihrer Branche passen
und mit denen Sie Ihre Aussagen untermauern können, zu verwenden.


Beispiel
In der Kabelbranche ist eine unzureichende Hausverkabelung immer wie-
der ein Ärgernis. Wenn in den oberen Etagen das TV-Signal schwächelt,
wissen die Betreiber: Hier wurde »ein Lasso durch das Haus geworfen«,
das Signal wird von unten nach oben »durchgeschleift«. Insbesondere
das Verb »durchschleifen« untermalt bildlich, wie durch serielle Verkabe-
lung die Signalqualität nach jeder Wohnung abnimmt. Das »Lasso« ist
nur im mündlichen Gebrauch verbreitet, das »Durchschleifen« hat sich
jedoch zum brancheninternen Begriff entwickelt.




16 | Wie schreibe ich leserorientierte Briefe?
Natürlich fällt auch hier kein Meister vom Himmel und die ersten Briefe
werden Ihnen nicht so locker aus der Feder fließen. Lassen Sie es ein-
fach einmal darauf ankommen und bauen Sie Bilder und Formulierungen
ein, die Ihnen im Kopf herumspuken. Sei es, weil Sie sie kürzlich auf-
geschnappt haben, sei es, weil sie Sie seit Langem beschäftigen. Häufig
ergibt sich ein ansprechender Text, an dem Sie nur noch ein wenig
herumfeilen müssen.


Lesen Sie sich Ihre Briefe laut vor. Wenn Ihnen etwas auffällt, das künstlich       TIPP
oder altmodisch klingt, dann ändern Sie die Formulierung sofort.




Brief oder E-Mail?

Der Teil der Kommunikation in der deutschen Wirtschaft, der wirklich
wichtig ist, erfolgt fast ausschließlich auf dem schriftlichen Weg, und
zwar über Geschäftsbriefe, Faxe und E-Mails. Nun stellt sich die Frage:
Schreibe ich einen Brief oder besser eine E-Mail? Der Brief wird dann
vielleicht sogar per Fax verschickt. Wobei ich zu behaupten wage, dass
das Fax inzwischen fast ausgedient hat.


Der Brief wird zur Ausnahme
Das prozentuale Aufkommen von Briefen und E-Mails entwickelt sich
immer weiter zugunsten der E-Mail. Nach dem Urlaub finden die meis-
ten Arbeitnehmer wenig Papier in ihren normalen Briefkästen oder auf
den Schreibtischen vor. Wenn doch, dann handelt es sich vor allem um
Reklame, unwichtige Drucksachen, Zeitschriften und einige Rechnun-
gen. Der E-Mail-Posteingang dagegen quillt über: Im Schnitt treffen
dort zwischen dreißig und fünfzig E-Mails pro Tag ein. Und bei manchen



                                 Wie schreibe ich leserorientierte Briefe?   | 17
Menschen sind es noch sehr viel mehr. Deshalb ist die Frage berech-
       tigt: Schreibe ich einen Brief oder eine E-Mail? Für einige besondere
       Anlässe ist dies gar keine Frage, da gebietet es die Höflichkeit, einen
       Brief zu schreiben. Gerade bei Kondolenzschreiben ist es Ausdruck guter
       Umgangsformen, einen Brief – am besten handgeschrieben – zu verfas-
       sen. Hier wäre eine E-Mail unhöflich und stillos.


TIPP   Das Thema »E-Mails« wird in Kapitel 5 ausführlich behandelt.


       Oft sind es rechtliche Gründe, die dafür sprechen, einen herkömmlichen
       Brief zu versenden, etwa wenn Sie Verträge oder Unterlagen versenden,
       bei denen eine Originalunterschrift erforderlich ist. Vielleicht möchten
       Sie durch einen Brief dem Empfänger eine besondere Form der Wert-
       schätzung zum Ausdruck bringen – auch dann empfiehlt sich auf jeden
       Fall ein Brief. Hierbei können Sie bereits mit dem entsprechenden Brief-
       papier Ihre Wertschätzung oder Anerkennung äußern.


       Die E-Mail hat dagegen einen ähnlichen Rang wie eine Postkarte: Sie ist
       nahezu öffentlich, weil sie theoretisch von jedem gelesen werden kann.


TIPP   Apropos Postkarte: Hier möchte ich ein kleines Plädoyer für die Postkarte hal-
       ten. Eine handgeschriebene Postkarte aus dem Urlaub ist persönlicher als eine
       SMS und ein Ausdruck von Wertschätzung. Das Gleiche gilt natürlich auch für
       eine handgeschriebene Grußkarte zum Geburtstag oder zu Weihnachten. Ich
       freue mich jedes Mal über handgeschriebene Karten unserer Nichte. Sie schickt
       aus jedem Urlaub Postkarten und erklärte mir vor Kurzem: »Ich schreibe Post-
       karten an alle meine Lieben!«




       18 | Wie schreibe ich leserorientierte Briefe?
Der Brief als wertiges Kommunikationsmittel
Üblicherweise hat jedes Unternehmen einen durchgestalteten Unter-
nehmensauftritt, die beziehungsweise das sogenannte CI/CD (Corporate
Identity/Corporate Design). Falls Ihr Unternehmen noch keine Corpo-
rate Identity hat, ist hier die Unterstützung durch einen Grafiker oder
eine Werbeagentur sinnvoll, denn nur dann kann der Brief auch die
Wertigkeit erlangen, die ihm zusteht. Ein nicht gestalteter Briefbogen
wirkt wie von einer Privatperson verfasst.


Die Mindestanforderung an das Corporate Design ist ein eigenes Logo.
Das Logo inklusive Farbgestaltung muss zum Typ des Unternehmens
passen. Eine solide Rechtsanwalts- und Steuerberatungskanzlei wird ein
anderes Logo verwenden als eine Eventagentur oder eine flippige Werbe-
agentur.


Mit der Qualität des Briefpapieres kann man diese Außenwirkung bereits
hervorheben. Es muss nicht unbedingt handgeschöpftes Büttenpapier
sein. Jedoch kann mit einfachem Kopierpapier nicht die gleiche Wir-
kung erzielt werden wie mit einem schön gestalteten Briefbogen. In
den meisten Büros wird 80-Gramm-Papier benutzt. Wenn Ihre Briefe
hochwertiger wirken sollen, dann nehmen Sie ein 90-Gramm-Papier.
Überaus edel wirkt Briefpapier mit Wasserzeichen. Unternehmen, die
sich besonders um den Naturschutz kümmern, werden wahrscheinlich
ein Recycling-Briefpapier benutzen, welches dann auch zum Stil des
Unternehmens passt.


Ein wichtiger Aspekt bei der Wahl des Briefpapiers sind die Portokos-
ten. Wenn Sie sehr dickes Papier wählen und mehrere Seiten in einem
Umschlag versenden, dann wird das Porto schnell teurer. Bedenken Sie,



                             Wie schreibe ich leserorientierte Briefe?   | 19
dass auch dies wieder Rückschlüsse auf Ihre Intention zulässt: »Die
       haben es ja dicke«, könnte der Adressat dann denken.


TIPP   Achten Sie auch bei Ihren Drucksachen auf das Gewicht. Zu luxuriös produzier-
       te Broschüren auf zu dickem Papier führen zu erhöhten Portokosten.


       Die Farbe Ihres Briefpapieres spielt ebenfalls eine große Rolle. Verwen-
       den Sie möglichst kein farbiges Papier. Ein zarter Farbton ist möglich,
       doch Briefpapier in Knallrot oder quietschgrün verbannen Sie bitte in
       den privaten Bereich. Ein Brief, auf buntem Papier gedruckt, lässt sich
       zum einen schlecht lesen und ist zum anderen nicht unbedingt kopier-
       tauglich.


TIPP   Für eine kurze Info an die Kollegen, den schnellen Gruß an einen Geschäfts-
       partner oder den Versand von Unterlagen ohne Begleitschreiben bietet sich
       die Compliment Card an, die inzwischen wieder »neu« entdeckt worden ist.
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       für Einladungen. Gestalten Sie diese Karte im Corporate Design und mit den
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       20 | Wie schreibe ich leserorientierte Briefe?
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der, nützliche Gedanken, Notizen ... all das, was sonst auf vielen kleinen Zetteln
auf dem Schreibtisch verloren geht.
Viele Experten empfehlen Super-Bücher, um endlich mehr Ordnung und System
auf den Schreibtisch und in den Kopf zu bekommen. Doch diese Empfehlungen
haben einen entscheidenden Nachteil: Sie sind nur „Bauanleitungen“, wie man
sich aus einem x-beliebigen Notizbuch sein Super-Buch bauen kann. Doch der
„Eigenbau“ kostet Zeit, erfordert Einiges an Geschick und das Ergebnis ist oft alles
andere als optimal.
Deshalb haben wir die besten Ideen aus diesen Anleitungen und unsere prakti-
schen Erfahrungen in das SUPER-BUCH einfließen lassen. Ohne großen Auf-
wand kommen Sie jetzt zu Ihrem fertigen SUPER-BUCH und können dieses ganz
nach Ihren persönlichen Bedürfnissen modifizieren und weiterentwickeln.


Dieses Buch ist nur im BusinessVillage-Online-Shop erhältlich!
www.businessvillage.de/super-buch
Wera Nägler
                                               Alles im Griff
                                               Das 1×1 der Büroorganisation

                                               172 Seiten; 2011; 17,90 Euro
                                               ISBN 978-3-86980-015-8; Art-Nr.: 830




Wera Nägler zeigt in ihrem neuen Buch, wie Sie sich clever organisieren und
damit mehr Zeit fürs Wesentliche – Ihre eigentliche Arbeit – bekommen. Mittels
Checklisten, praktischer Tipps, kreativer Ideen und Einsatz intelligenter Helferlein
trägt dieses Buch dazu bei, die Büroarbeit eleganter, systematischer und manch-
mal auch mit einem Augenzwinkern zu erledigen.
Mit dem Selbsttest „Was für ein Bürotyp bin ich?“ entdecken Sie, was Sie wirklich
für ein Arbeitstyp sind und warum es manchmal so drunter und drüber geht.


Die Autorin
Wera Nägler trainiert und coacht seit über 10 Jahren rund um das Zeit- und Büro-
management. Fachliche Qualifikation ist dabei für die gelernte ReNo-Gehilfin und
studierte Pädagogin das eine. Doch eigene Erfahrungen mitten aus dem Leben
sind ihr wichtiger: ob als Angestellte in der „kleinen Klitsche“ oder im Großraumbü-
ro, als Sachbearbeiterin, Sekretärin, Führungskraft oder Freiberuflerin.

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  • 1. praxis kompakt Susanne Siekmeier Professionelle Korrespondenz Moderne Geschäftsbriefe und E-Mails mit Wirkung Susanne Siekmeier ist Expertin für Büroorganisation. Sie berät Unternehmen bei der Optimierung von Arbeitsabläufen im Büro und Sekretariat. Die Eventmanagerin ist auch als Dozentin tätig. Le se pr ob BusinessVillage e
  • 3. Susanne Siekmeier Professionelle Korrespondenz Moderne Geschäftsbriefe und E-Mails mit Wirkung BusinessVillage
  • 4. Susanne Siekmeier Professionelle Korrespondenz Moderne Geschäftsbriefe und E-Mails mit Wirkung 1. Auflage 2012 © BusinessVillage GmbH, Göttingen Bestellnummern ISBN 978-3-86980-199-5 (Druckausgabe) ISBN 978-3-86980-200-8 (E-Book, PDF) Direktbezug www.BusinessVillage.de/bl/892 Bezugs– und Verlagsanschrift BusinessVillage GmbH Reinhäuser Landstraße 22 37083 Göttingen Telefon: +49 (0)5 51 20 99–1 00 Fax: +49 (0)5 51 20 99–1 05 E–Mail: info@businessvillage.de Web: www.businessvillage.de Layout und Satz Sabine Kempke Autorenfoto Tanja de Maan Druck und Bindung Booksfactory.de Copyrightvermerk Das Werk einschließlich aller seiner Teile ist urheberrechtlich geschützt. Jede Verwer- tung außerhalb der engen Grenzen des Urheberrechtsgesetzes ist ohne Zustimmung des Verlages unzulässig und strafbar. Das gilt insbesondere für Vervielfältigung, Übersetzung, Mikroverfilmung und die Ein- speicherung und Verarbeitung in elektronischen Systemen. Alle in diesem Buch enthaltenen Angaben, Ergebnisse usw. wurden von dem Autor nach bestem Wissen erstellt. Sie erfolgen ohne jegliche Verpflichtung oder Garantie des Verlages. Er übernimmt deshalb keinerlei Verantwortung und Haftung für etwa vorhandene Unrichtigkeiten. Die Wiedergabe von Gebrauchsnamen, Handelsnamen, Warenbezeichnungen usw. in diesem Werk berechtigt auch ohne besondere Kennzeichnung nicht zu der Annahme, dass solche Namen im Sinne der Warenzeichen– und Markenschutz–Gesetzgebung als frei zu betrachten wären und daher von jedermann benutzt werden dürfen.
  • 5. Inhalt 1. Einleitung ...................................................................................... 5 2. Wie schreibe ich leserorientierte Briefe? .......................................... 9 An wen schreibe ich?...................................................................11 Aus welchem Anlass schreibe ich?..................................................12 Was möchte ich erreichen?............................................................14 Brief oder E-Mail?........................................................................17 3. Der Brief als Visitenkarte ...............................................................21 Der Name...................................................................................22 Die Anrede.................................................................................25 Positiv und verständlich formulieren...............................................29 Klare Struktur.............................................................................36 Einige Stilregeln..........................................................................39 Floskeln, Füllsel und andere Sünden...............................................43 Der Umgang mit Fremdwörtern und Fachbegriffen.............................50 4. Die äußere Form des Geschäftsbriefes nach DIN 5008.......................57 Die Bestandteile eines Briefes.......................................................58 Die Gestaltung eines Briefes..........................................................69 Was die DIN 5008 noch regelt ......................................................74 5. Geschäftsbriefe per E-Mail..............................................................81 DIN 5008 auch bei E-Mails............................................................82 Die äußere Form..........................................................................85 Die Signatur...............................................................................86 Knigge und Netikette...................................................................87 Die Abwesenheitsmeldung.............................................................94 Die E-Mail als Marketing-Instrument...............................................96 Die SMS ....................................................................................98 Zukunft der E-Mail.......................................................................99 Inhalt |3
  • 6. 6. Unangenehme Korrespondenz........................................................ 103 Die Reklamation........................................................................ 106 Die Beschwerde......................................................................... 111 Der angemessene Ton................................................................. 116 Nachdruck verleihen .................................................................. 125 7. Schreiben zu besonderen Anlässen ................................................ 133 Einladungen, Zusagen und Absagen.............................................. 135 Glückwünsche........................................................................... 146 Kondolenzschreiben................................................................... 157 8. Musterbriefe................................................................................ 161 Jubiläen.................................................................................. 162 Geburtstage.............................................................................. 166 Kondolenzschreiben................................................................... 176 9. Anhang........................................................................................ 185 Literatur.................................................................................. 186 Internetadressen....................................................................... 188 Die Autorin...................................................................................... 189 Danke.............................................................................................. 190 4 | Inhalt
  • 8. Professionelle Korrespondenz – warum ist ein weiterer Ratgeber zu die- sem viel behandelten Thema sinnvoll? Mir ist die Aktualität selbst erst vor Kurzem abrupt bewusst geworden, nämlich als ich einen Bericht im Fernsehen sah. Viele Unternehmer, hieß es dort, fühlen sich in der Kor- respondenz unsicher. Rechtschreibung, Formulieren, die Form Wahren stelle viele Firmeninhaber mehr denn je vor Probleme. Viele haben seit Verlassen der Schule kaum längere Texte verfasst, dabei können selbst Abteilungsleiter heute oft auf keine Sekretärin mehr zurückgreifen und müssen ihre Korrespondenz selbst abwickeln. Das Erstaunliche: Sogar Menschen mit akademischem Abschluss tun sich schwer, akkurate und treffende Geschäftskorrespondenz zu verfassen. Professionelle Korrespondenz tut also not, heute noch mehr als früher. Denn durch die Verbreitung der elektronischen Kommunikationsmittel gewinnt das geschriebene Wort sogar noch an Bedeutung – wenn auch heute die Texte kürzer und spontaner ausfallen als in der klassischen Briefpost und vielleicht sogar weniger streng. Wo ich zum Beispiel frü- her zum Hörer griff, schreibe ich heute oft eine Mail. Aber auch eine Mail ist ein Geschäftsbrief. Im Ergebnis müssen viele Menschen heute die geschäftliche Korrespondenz neu erlernen, indem sie dem geschriebenen Wort wieder die Wertschätzung entgegenbringen, die in früheren Zeiten selbstverständlich war. Damals war Geschäfts- korrespondenz meist die Angelegenheit einer hoch spezialisierten und sehr gut ausgebildeten Spezies, der Vorzimmerdamen in den Direkto- renetagen. Wenn heute ein Freelancer oder ein Projektleiter eine Mail schreibt, muss er neben dem Inhalt auch Form und Stil beherrschen – und das macht ihn verständlicherweise unsicher. 6 | Einleitung
  • 9. Ich kann mich gut an eine meiner früheren Dozentinnen erinnern – und das war vor fast 25 Jahren – die uns sagte: »Meine Damen und Her- ren: Vermeiden Sie Wörter mit der Endung ›ung‹, sprich: Benutzen Sie keine Hauptwörter, sondern Verben.« Es sind solche einfachen Tipps, die heute wieder neu vermittelt werden. Auch die Teilnehmer in meinen Seminaren bringen die neue Unsicher- heit treffend zum Ausdruck: »Wenn ich so kurz und knapp schreibe, dann bleibt ja nichts mehr übrig.« Oder: »Unser Chef möchte aber, dass ich so schreibe, wie er es von früher gewohnt ist.« Hier folgt dann gleich mein erster Praxistipp: Legen Sie Ihrem Chef oder Ihrer Chefin diesen Ratgeber ans Herz und auf den TIPP Schreibtisch. Denn heute schreiben Vorgesetzte ihre Briefe – gerade per E-Mail – immer öfter selber. »Faites simple!« = »Macht es einfach.« So lautete ein Motto des franzö- sischen Meisterkochs Georges Auguste Escoffier (1846  1935). Greifen –  Sie diesen Rat auf und schreiben Sie Ihre Briefe und E-Mails kurz und knapp, verzichten Sie auf Floskeln, komplizierte Redewendungen und überflüssige Füllwörter. Der erste Teil des Buches gibt Ihnen Hinweise, wie Sie Briefe und E-Mails mit Wirkung verfassen. Hier hat auch eine Erläuterung zur DIN 5008 Platz sowie Hinweise zur Gestaltung von Briefen. Im zweiten Teil des Buches finden Sie Musterbriefe, an denen Sie sich orientieren können. Einleitung |7
  • 10. Noch eine kleine Anmerkung: Da ich den viel zitierten Herrn Max Mus- termann nicht schon wieder bemühen möchte, habe ich die Namen in meinen Beispielen willkürlich gewählt. Sollte sich der eine oder andere Namensvetter in den verschiedenen Beispielen wiederfinden, so ist das reiner Zufall. Ich wünsche Ihnen beim Lesen dieses Ratgebers viele anregende Ideen für Ihre Korrespondenz. Damit Sie künftig Briefe und E-Mails schnell, kreativ und mit Pfiff schreiben. 8 | Einleitung
  • 12. »Schreibe, wie du redest, so schreibst du schön!« Diesen zutreffenden Satz sagte der Dichter Gotthold Ephraim Lessing schon im achtzehnten Jahrhundert. Ich stelle immer wieder fest, dass sich sehr viele Men- schen, die Briefe verfassen, überhaupt nicht an diesen klugen Rat hal- ten. Dabei sind sie nicht selten wortgewaltige Manager, die in Ansprachen oder Konferenzen auf den Punkt genau formulieren, ihre Zuhörer in den Bann ziehen und überzeugen können. Macher oder Entertainer, Visio- näre oder Gremienfüchse – in ihnen allen geht zuweilen eine sonder- bare psychische Veränderung vor, sobald sie vor einem Rechner sitzen und einen Brief schreiben sollen. Aus lauter Angst, sich mit Formfeh- lern zu entblößen, mutieren sie zu Langweilern und Phrasendreschern, schreiben hölzern, gespreizt oder gar unverständlich. Die heutige Korrespondenz – und wir befinden uns mittlerweile im 21. Jahrhundert – strotzt denn auch nur so von Überbleibseln aus den vergangenen Jahrzehnten. In vielen Büros werden Briefvorlagen von 1980 oder noch früher verwendet. Getreu dem Motto: Das haben wir schon immer so gemacht! Da stelle ich mir natürlich sofort die Frage: Wird es dann nicht mal Zeit, dies zu ändern? Und überhaupt: Warum ist die Angst, seine Leser zu langweilen, nicht viel ausgeprägter als die Angst vor Formfehlern? Denn was nützt die Formtreue, wenn der Brief gleich in den Papierkorb wandert, die Mail ungelesen im Postfach versauert und der nächsten Massenlöschung anheimfällt? Ein Anschreiben ist immer auch eine Ver- beugung vor dem, der es liest – und eine deutliche Aussage über sich selbst, den Verfasser. Professionelle Korrespondenz zu schreiben, heißt 10 | Wie schreibe ich leserorientierte Briefe?
  • 13. also zunächst einmal seinen Leser ernst zu nehmen. Sie ist höflich, for- mal korrekt, orthografisch einwandfrei, aber sie ist vor allem eins: leser- orientiert. Doch was bedeutet »leserorientiert«? Um diesem Geheimnis auf die Spur zu kommen, muss man als Autor zunächst in sich selbst suchen. Drei wichtige Fragen sind zu beantworten: • An wen schreibe ich? • Aus welchem Anlass schreibe ich? • Was möchte ich mit meinem Schreiben erreichen? An wen schreibe ich? Diese erste Frage muss ich erst einmal beantworten und mir in Gedan- ken vorstellen, wer der Empfänger meines Schreibens ist. Leserorien- tiert bedeutet, dass ich den Empfänger von Anfang an einbeziehe. Wer wird meinen Brief lesen? Schreibe ich an einen Menschen, den ich kenne? Ist es ein alter Geschäftsfreund oder ein neuer Kundenkontakt? Schreibe ich an einen Lieferanten oder an einen Kollegen? Ist der Emp- fänger ein Vorgesetzter oder ein Mitarbeiter? Ein junger oder ein älterer Mensch? Diese Fragen muss ich mir vorher stellen. Die Beantwortung benötigt in der Regel nur wenige Augenblicke. Und dann kann es mit dem Formulieren auch schon losgehen. Versetzen Sie sich also in die Lage des Empfängers hinein. Was ist für ihn wichtig und interessant? Auch in der Korrespondenz gilt: Für den ersten Eindruck gibt es keine zweite Chance. Wenn Ihr Brief schon lang- Wie schreibe ich leserorientierte Briefe? | 11
  • 14. weilig beginnt, werden Sie es schwer schaffen, beim Leser Begeisterung zu wecken. Überlegen Sie daher im Voraus: Wie wirken meine Worte? Hier kommt das eben beschriebene Dilemma ins Spiel: die Verwendung von Schablonen zulasten guten Stils. Dies gleicht dem berühmten Selbstmord aus Angst vor dem Tod: Veraltete Begriffe und hölzerne Redewendungen sind nämlich keine Versicherung gegen Fehler, sondern wirken skurril oder gar lächerlich. Der Leser wird immer vom Stil des Briefes auf Ihr Unternehmen schließen. Wenn Sie verstaubtes Deutsch schreiben, dann vermitteln Sie ein negatives Image von Ihrem Unter- nehmen. Umgekehrt gilt zwar auch: Schreiben Sie zu flippig, dann wird Ihr Kor- respondenzpartner Ihr Unternehmen eventuell nicht für seriös halten. Selbstverständlich ist es ein Unterschied, ob Sie für eine gediegene Steuerberatungs- oder Rechtsanwaltskanzlei oder für eine innovative und moderne Eventagentur arbeiten. Doch es bleibt dabei: Der Empfän- ger will nicht gelangweilt werden. Aus welchem Anlass schreibe ich? Warum schreibe ich den Leser überhaupt an? Welche Art von Brief schreibe ich? Was soll der Inhalt sein? Auch diese Frage beantworten Sie bitte für sich selbst, bevor Sie sich ans Werk machen. Diese Vor- gehensweise ist vor allem dann wichtig und hilfreich, wenn Sie einen Brief versenden, der nicht angefordert ist. Denn dann ist die Gefahr, den Leser zu langweilen oder gar zu verärgern, am größten. 12 | Wie schreibe ich leserorientierte Briefe?
  • 15. Ein Brief, auf den der Empfänger wartet, ist diesbezüglich die ein- fachste Übung. Ist er ohnehin neugierig auf Ihr Angebot, Ihre Antwort auf ein Schreiben oder Ihre schriftliche Bestätigung, dann liest er Ihren Brief mit Interesse. Erwartet der Adressat kein Anschreiben, kommt es sehr auf den Anlass an. Mit Sicherheit freut er sich über eine unerwartete positive Nach- richt. Aber auch Dankschreiben, Geburtstagswünsche, Weihnachtskar- ten und Einladungen verfehlen ihre Wirkung nicht. Diese Schreiben werden oft mit großer Neugier geöffnet und gelesen. Bei Wünschen zu Standardanlässen können Sie sich zudem gut vom »Rest der Gratulan- ten« abheben, indem Sie auch einmal ungewöhnlich formulieren. Aber die meiste Korrespondenz fällt nicht in diese Kategorien. Je weni- ger der Adressat Anlass zu Freudensprüngen hat, desto wichtiger ist die Ansprache. Es gilt den Leser abzuholen, ihm also jede mühsame Gedankenarbeit abzunehmen. Sie beginnen ohne Umschweife und rufen idealerweise einen Gedächtnisanker bei ihm auf. Zügig führen Sie ihn zu Ihrem Kernanliegen und schildern ihm in knappen, aber aus- sagekräftigen Sätzen den Sachverhalt. Danach leiten Sie in der Regel zu einer Bitte oder Aufforderung über. Gerade wenn der Empfänger etwas für Sie tun soll, sollten Sie ihm nicht auch noch seine Zeit rauben. Die Königsklasse schließlich ist der Akquisebrief, der ohne jeden Anlass eintrifft. Hier wartet der Adressat nicht, Sie haben keine frohe Botschaft und Sie können auch nicht an einen Sachverhalt anknüp- fen. Im Gegenteil: Sie fordern seine Zeit und hoffen anschließend auf sein Geld. Kein Wunder, dass hier nur echte Meister ihres Fachs Wie schreibe ich leserorientierte Briefe? | 13
  • 16. den Spannungsbogen so aufbauen können, dass überhaupt jemand das Schreiben zu Ende liest. TIPP Einen Rat, den ich den Teilnehmern in meinen Seminaren ans Herz lege: Über- legen Sie sich den Sachverhalt, den Sie Ihrem Korrespondenzpartner vermit- teln möchten, schreiben Sie ihn so auf, wie Sie sprechen, und verschönern Sie dann noch die ein oder andere Formulierung. Mithilfe dieses kleinen Tricks ge- lingt es Ihnen auch leichter, komplizierte Sachverhalte zu vermitteln. Nutzen Sie die Salamitaktik, sprich: Vereinfachen Sie komplexe Dinge, indem Sie auch Briefinhalte in kleine Schritte aufteilen. Was möchte ich erreichen? Zunächst einmal: dass mein Brief gelesen wird. Was hilft der schönste Brief, wenn er nur im Papierkorb landet? Leider weiß ich nicht in allen Fällen, ob die Briefe auch gelesen werden. Ich kann aber dafür sorgen, dass die Chancen recht gut stehen. Geben Sie Ihren Briefen einen zeitgemäßen Stil und eine persönliche Note. Der Geschäftsführer einer mir bekannten Werbeagentur schreibt grundsätzlich »Dear Sirs«, auch wenn der Brief dann natürlich auf Deutsch verfasst ist. Das ist sozusagen sein Markenzeichen – seine per- sönliche Note. Und ganz nebenbei: Es passt auch zu ihm. Weil seine Klientel diese skurrile Eigenheit schätzt, kommt sie auch sehr gut an. Natürlich ist dies ein Beispiel aus der Werbebranche; hier werden Ver- rücktheiten nicht nur geduldet, sondern geradezu erwartet. Aber auch für normale Büromenschen gilt: Vermeiden Sie Langeweile und schrei- ben Sie ruhig, wie Ihnen der Schnabel gewachsen ist. Das zeugt von 14 | Wie schreibe ich leserorientierte Briefe?
  • 17. mehr Persönlichkeit. Mit einem frischen Schreibstil wecken Sie mehr Aufmerksamkeit. Trauen Sie sich! Die Werbebranche ist ein Vorbild in vielerlei Hinsicht: Nirgendwo sonst wird so um die Aufmerksamkeit der Zielgruppe gerungen. Aber auch Rhetoriker wie zum Beispiel Politiker, Moderatoren und sogar Come- dians können Ihnen als Vorbild dienen. Sie alle schaffen vor allem eins: das Kopfkino in Gang zu setzen. Denn sie arbeiten mit Bildern. Neulich hörte ich im Radio den Spruch »Wir legen schon mal das Hand- tuch für Sie auf die besten Plätze«. Es war von einer Verlosung die Rede, bei der die Hörer zwei Eintrittskarten für ein Konzert gewinnen konnten. Durch die lockere Formulierung der Moderatorin konnte sich nicht nur jeder Hörer vorstellen, was gemeint war. Es war vor allem die ungewöhnliche, unverbrauchte Metapher und der Bezug zu einer positiv aufgeladenen Bildwelt, nämlich der des Sommerurlaubs, die hier für gute Stimmung sorgten. Die bildhafte Sprache eignet sich entgegen vieler Bedenken selbst- verständlich auch für das Schreiben Ihrer Geschäftsbriefe. Verwenden Sie bildhafte Beschreibungen, unter denen sich jeder etwas vorstellen kann. Gerade in der Werbung, aber auch im Journalismus und der Politik wird mit dieser gestalterischen Art sehr oft gearbeitet. Nehmen wir uns doch einmal die großen Bundestagsdebatten aus den Siebzigern vor, als sich die damaligen Titanen der Rhetorik gegensei- tig den Schneid abzukaufen suchten. »Das alles wollen Sie uns jetzt wie Juckpulver in die Halskrause schieben! Das kennen wir noch aus der Schule, nicht wahr?«, rief ein Herbert Wehner, offenbar in Topform, der Wie schreibe ich leserorientierte Briefe? | 15
  • 18. damaligen Opposition zu. Franz-Josef Strauß, der gerne den klassischen Bildungskanon bemühte, schleuderte dem damaligen Kanzler Helmut Schmidt zwar schon mal ein bemühtes »Bei Philippi sehen wir uns wie- der!« entgegen, lobte ihn aber auch einmal für den »Rumpelstilzchen- Preis« aus. Genüsslich schloss er in unverkennbarem bayrischem Idiom: »Dann kann der Bundeskanzler sagen: Ach wie gut, dass niemand weiß, dass ich Rumpelstilzchen heiß.« Schmidt selbst liebte es, den Oppo- sitionsführer Kohl dumm dastehen zu lassen: »Wenn Sie dann so mit stolzgeschwellter Brust nach Hause kommen, da lachen doch die Hühner in Mainz!« Solche Metaphern sind natürlich keine Vorbilder für Geschäftsbriefe, aber sie knipsen sofort Bilder im Kopf an. Was ich damit herüberbringen möchte: Schreiben Sie plastisch und hin und wieder auch mal drastisch, um die Aufmerksamkeit Ihrer Leser zu wecken. Am leichtesten fällt es Ihnen vielleicht, bildhafte Beschreibungen, die zu Ihrer Branche passen und mit denen Sie Ihre Aussagen untermauern können, zu verwenden. Beispiel In der Kabelbranche ist eine unzureichende Hausverkabelung immer wie- der ein Ärgernis. Wenn in den oberen Etagen das TV-Signal schwächelt, wissen die Betreiber: Hier wurde »ein Lasso durch das Haus geworfen«, das Signal wird von unten nach oben »durchgeschleift«. Insbesondere das Verb »durchschleifen« untermalt bildlich, wie durch serielle Verkabe- lung die Signalqualität nach jeder Wohnung abnimmt. Das »Lasso« ist nur im mündlichen Gebrauch verbreitet, das »Durchschleifen« hat sich jedoch zum brancheninternen Begriff entwickelt. 16 | Wie schreibe ich leserorientierte Briefe?
  • 19. Natürlich fällt auch hier kein Meister vom Himmel und die ersten Briefe werden Ihnen nicht so locker aus der Feder fließen. Lassen Sie es ein- fach einmal darauf ankommen und bauen Sie Bilder und Formulierungen ein, die Ihnen im Kopf herumspuken. Sei es, weil Sie sie kürzlich auf- geschnappt haben, sei es, weil sie Sie seit Langem beschäftigen. Häufig ergibt sich ein ansprechender Text, an dem Sie nur noch ein wenig herumfeilen müssen. Lesen Sie sich Ihre Briefe laut vor. Wenn Ihnen etwas auffällt, das künstlich TIPP oder altmodisch klingt, dann ändern Sie die Formulierung sofort. Brief oder E-Mail? Der Teil der Kommunikation in der deutschen Wirtschaft, der wirklich wichtig ist, erfolgt fast ausschließlich auf dem schriftlichen Weg, und zwar über Geschäftsbriefe, Faxe und E-Mails. Nun stellt sich die Frage: Schreibe ich einen Brief oder besser eine E-Mail? Der Brief wird dann vielleicht sogar per Fax verschickt. Wobei ich zu behaupten wage, dass das Fax inzwischen fast ausgedient hat. Der Brief wird zur Ausnahme Das prozentuale Aufkommen von Briefen und E-Mails entwickelt sich immer weiter zugunsten der E-Mail. Nach dem Urlaub finden die meis- ten Arbeitnehmer wenig Papier in ihren normalen Briefkästen oder auf den Schreibtischen vor. Wenn doch, dann handelt es sich vor allem um Reklame, unwichtige Drucksachen, Zeitschriften und einige Rechnun- gen. Der E-Mail-Posteingang dagegen quillt über: Im Schnitt treffen dort zwischen dreißig und fünfzig E-Mails pro Tag ein. Und bei manchen Wie schreibe ich leserorientierte Briefe? | 17
  • 20. Menschen sind es noch sehr viel mehr. Deshalb ist die Frage berech- tigt: Schreibe ich einen Brief oder eine E-Mail? Für einige besondere Anlässe ist dies gar keine Frage, da gebietet es die Höflichkeit, einen Brief zu schreiben. Gerade bei Kondolenzschreiben ist es Ausdruck guter Umgangsformen, einen Brief – am besten handgeschrieben – zu verfas- sen. Hier wäre eine E-Mail unhöflich und stillos. TIPP Das Thema »E-Mails« wird in Kapitel 5 ausführlich behandelt. Oft sind es rechtliche Gründe, die dafür sprechen, einen herkömmlichen Brief zu versenden, etwa wenn Sie Verträge oder Unterlagen versenden, bei denen eine Originalunterschrift erforderlich ist. Vielleicht möchten Sie durch einen Brief dem Empfänger eine besondere Form der Wert- schätzung zum Ausdruck bringen – auch dann empfiehlt sich auf jeden Fall ein Brief. Hierbei können Sie bereits mit dem entsprechenden Brief- papier Ihre Wertschätzung oder Anerkennung äußern. Die E-Mail hat dagegen einen ähnlichen Rang wie eine Postkarte: Sie ist nahezu öffentlich, weil sie theoretisch von jedem gelesen werden kann. TIPP Apropos Postkarte: Hier möchte ich ein kleines Plädoyer für die Postkarte hal- ten. Eine handgeschriebene Postkarte aus dem Urlaub ist persönlicher als eine SMS und ein Ausdruck von Wertschätzung. Das Gleiche gilt natürlich auch für eine handgeschriebene Grußkarte zum Geburtstag oder zu Weihnachten. Ich freue mich jedes Mal über handgeschriebene Karten unserer Nichte. Sie schickt aus jedem Urlaub Postkarten und erklärte mir vor Kurzem: »Ich schreibe Post- karten an alle meine Lieben!« 18 | Wie schreibe ich leserorientierte Briefe?
  • 21. Der Brief als wertiges Kommunikationsmittel Üblicherweise hat jedes Unternehmen einen durchgestalteten Unter- nehmensauftritt, die beziehungsweise das sogenannte CI/CD (Corporate Identity/Corporate Design). Falls Ihr Unternehmen noch keine Corpo- rate Identity hat, ist hier die Unterstützung durch einen Grafiker oder eine Werbeagentur sinnvoll, denn nur dann kann der Brief auch die Wertigkeit erlangen, die ihm zusteht. Ein nicht gestalteter Briefbogen wirkt wie von einer Privatperson verfasst. Die Mindestanforderung an das Corporate Design ist ein eigenes Logo. Das Logo inklusive Farbgestaltung muss zum Typ des Unternehmens passen. Eine solide Rechtsanwalts- und Steuerberatungskanzlei wird ein anderes Logo verwenden als eine Eventagentur oder eine flippige Werbe- agentur. Mit der Qualität des Briefpapieres kann man diese Außenwirkung bereits hervorheben. Es muss nicht unbedingt handgeschöpftes Büttenpapier sein. Jedoch kann mit einfachem Kopierpapier nicht die gleiche Wir- kung erzielt werden wie mit einem schön gestalteten Briefbogen. In den meisten Büros wird 80-Gramm-Papier benutzt. Wenn Ihre Briefe hochwertiger wirken sollen, dann nehmen Sie ein 90-Gramm-Papier. Überaus edel wirkt Briefpapier mit Wasserzeichen. Unternehmen, die sich besonders um den Naturschutz kümmern, werden wahrscheinlich ein Recycling-Briefpapier benutzen, welches dann auch zum Stil des Unternehmens passt. Ein wichtiger Aspekt bei der Wahl des Briefpapiers sind die Portokos- ten. Wenn Sie sehr dickes Papier wählen und mehrere Seiten in einem Umschlag versenden, dann wird das Porto schnell teurer. Bedenken Sie, Wie schreibe ich leserorientierte Briefe? | 19
  • 22. dass auch dies wieder Rückschlüsse auf Ihre Intention zulässt: »Die haben es ja dicke«, könnte der Adressat dann denken. TIPP Achten Sie auch bei Ihren Drucksachen auf das Gewicht. Zu luxuriös produzier- te Broschüren auf zu dickem Papier führen zu erhöhten Portokosten. Die Farbe Ihres Briefpapieres spielt ebenfalls eine große Rolle. Verwen- den Sie möglichst kein farbiges Papier. Ein zarter Farbton ist möglich, doch Briefpapier in Knallrot oder quietschgrün verbannen Sie bitte in den privaten Bereich. Ein Brief, auf buntem Papier gedruckt, lässt sich zum einen schlecht lesen und ist zum anderen nicht unbedingt kopier- tauglich. TIPP Für eine kurze Info an die Kollegen, den schnellen Gruß an einen Geschäfts- partner oder den Versand von Unterlagen ohne Begleitschreiben bietet sich die Compliment Card an, die inzwischen wieder »neu« entdeckt worden ist. Die Compliment Card – am besten im Format DIN lang – eignet sich auch gut für Einladungen. Gestalten Sie diese Karte im Corporate Design und mit den Kontaktdaten Ihres Unternehmens. Sie ist geeignet für kurze und persönliche Nachrichten an den Empfänger. 20 | Wie schreibe ich leserorientierte Briefe?
  • 23. Super-Buch Notizmanagement mit System 110 Seiten; 2012; 6,90 Euro; Art-Nr.: 890 Das Kult-Buch, das auf keinem Schreibtisch fehlen sollte, ist wieder lieferbar! In neuem Look & Feel und noch übersichtlicher beenden Sie mit dem neuen SUPER-BUCH das Zettelchaos auf Ihrem Schreibtisch. Notizen, Aufgaben, Ideen, ... zentral an einem Ort. Das SUPER-BUCH ist Ihr „Speicher“ für Ideen, Projekte, Telefonnummern, Remin- der, nützliche Gedanken, Notizen ... all das, was sonst auf vielen kleinen Zetteln auf dem Schreibtisch verloren geht. Viele Experten empfehlen Super-Bücher, um endlich mehr Ordnung und System auf den Schreibtisch und in den Kopf zu bekommen. Doch diese Empfehlungen haben einen entscheidenden Nachteil: Sie sind nur „Bauanleitungen“, wie man sich aus einem x-beliebigen Notizbuch sein Super-Buch bauen kann. Doch der „Eigenbau“ kostet Zeit, erfordert Einiges an Geschick und das Ergebnis ist oft alles andere als optimal. Deshalb haben wir die besten Ideen aus diesen Anleitungen und unsere prakti- schen Erfahrungen in das SUPER-BUCH einfließen lassen. Ohne großen Auf- wand kommen Sie jetzt zu Ihrem fertigen SUPER-BUCH und können dieses ganz nach Ihren persönlichen Bedürfnissen modifizieren und weiterentwickeln. Dieses Buch ist nur im BusinessVillage-Online-Shop erhältlich! www.businessvillage.de/super-buch
  • 24. Wera Nägler Alles im Griff Das 1×1 der Büroorganisation 172 Seiten; 2011; 17,90 Euro ISBN 978-3-86980-015-8; Art-Nr.: 830 Wera Nägler zeigt in ihrem neuen Buch, wie Sie sich clever organisieren und damit mehr Zeit fürs Wesentliche – Ihre eigentliche Arbeit – bekommen. Mittels Checklisten, praktischer Tipps, kreativer Ideen und Einsatz intelligenter Helferlein trägt dieses Buch dazu bei, die Büroarbeit eleganter, systematischer und manch- mal auch mit einem Augenzwinkern zu erledigen. Mit dem Selbsttest „Was für ein Bürotyp bin ich?“ entdecken Sie, was Sie wirklich für ein Arbeitstyp sind und warum es manchmal so drunter und drüber geht. Die Autorin Wera Nägler trainiert und coacht seit über 10 Jahren rund um das Zeit- und Büro- management. Fachliche Qualifikation ist dabei für die gelernte ReNo-Gehilfin und studierte Pädagogin das eine. Doch eigene Erfahrungen mitten aus dem Leben sind ihr wichtiger: ob als Angestellte in der „kleinen Klitsche“ oder im Großraumbü- ro, als Sachbearbeiterin, Sekretärin, Führungskraft oder Freiberuflerin.