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November 2020
Produkt Risk
Management
Produkt Compliance Prozess Beratung
Dauerhafte Gewährleistung der
Rechtskonformität von Produkten
- 2 -
Rechtliche Hinweise
Inhalt, Struktur und Ausgestaltung dieser Unterlage sind urheberrechtlich
geschützt. Die Vervielfältigung und Verbreitung von Informationen und Daten
(Texte und Grafiken) sind ohne vorherige schriftliche Zustimmung der trinasco
GmbH untersagt. Dies gilt auch für die auszugsweise Vervielfältigung und
Verbreitung.
Rechtliche Hinweise
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REACH
Spielzeug-
richtlinie
Produkt-
sicherheit
Ökodesign
RoHS
LVD
EMV
EUTR
WEEE
Produkt Compliance
Anforderungen
u.v.m.
Maßnahmen, dieses
Risiko zu verringern:
Prozesse
Personal
Know-how
Budget
Umsatz
- Produkte
- Länder
Produkt Compliance Anforderungen und Risiken
Rechts-
konform
< 30 %
Risiko
>70%
Ergebnis aus über
50 Projekten
- 4 -https://produkt-compliance.de
Ausgewählte Beispiele mangelnder Produkt Compliance
Risikoprofil
Unvollständige Bill-of-MaterialDokumente/ Prüfberichte in Chinesisch
Veraltete Dokumente Bestätigungen eines Lieferanten
- 5 -https://produkt-compliance.de
Produkt Compliance-Lücken sind nur Spitze des Eisbergs
Ergebnis aus dem Produkt Compliance Check:
Geprüfte Produkte sind zum überwiegenden Teil
nicht rechtskonform
Begründete Annahme: Unternehmen haben zum
überwiegenden Teil keine rechtskonformen Produkte
Gesamtsortiment weist ähnliche oder
größere Lücken auf
Produkt Compliance hat eine geringe Priorität im
Unternehmen und bei Lieferanten
Prozesse und Verantwortungen sind nicht auf
Produkt Compliance abgestimmt
Ressourcen für Produkt Compliance sind nicht in
ausreichendem Maße vorhanden
Aufgaben
▪ Abteilungsübergreifendes, nachhaltiges Projekt iniziieren
▪ Steuerung durch eine Persönlichkeit mit hoher interner Akzeptanz
- 6 -https://produkt-compliance.de
Wertschöpfungskette eines typischen Konsumgutes
Rohstoff-
Lieferant
Rohstoff-
Lieferant
Lieferant des
Lieferanten (tier-2)
Lieferant des
Lieferanten (tier-2)
Lieferant von
Kunststoffgranulat
Rohstoff-
Lieferant
Rohstoff-
Lieferant
Produkt
Laptop
Lieferant der
Tastatur
Rohstoff-
Lieferant (tier-1)
- 7 -https://produkt-compliance.de
Lieferant B
(20 Produkte)
Inverkehr-Bringer
Einkauf
Vertrieb
Produkt-
Management
Qualitäts-
Management
Vorlieferant 3
Lieferant A
(40 Produkte)
Vorlieferant 2
Vorlieferant 1
Lokales
Prüfhaus S
Lokales
Prüfhaus T
Marketing
Juristische
Abteilung
Dienstleister
Audits
Lieferant C
(10 Produkte)
Lieferant D
(5 Produkte)
Lokales
Prüfhaus EU
Vertrieb
PM/QM/Produktion
Geschäfts-
führung
Beteiligte im Produkt Compliance - Prozess
Wer steuert/verantwortet dieses Chaos?
Dienstleister
Warenausgangs-
kontrolle
Wareneingangs
-kontrolle
Dienstleister
Logistik
- 8 -https://produkt-compliance.de
Zwei Optimierungsschwerpunkte > Zwei Phasen
▪ Ziele und Prioritäten
▪ Prozesse und Verantwortung
▪ Interne Kommunikation
▪ Priorisierung Produkte
▪ Ressourcen
▪ Tools
▪ Neuproduktplanungsprozess
▪ …
1. Optimierung der eigenen Organisation / Organisationsentwicklung
▪ Priorisierung Lieferanten
▪ Vorgaben und Anforderungen
▪ Kommunikationskanäle
▪ Schulungen Produkt Compliance
▪ Prozesse und Verantwortungen
▪ Ressourcen
▪ …
2. Verbesserung der Lieferanten-Performance / Lieferantenentwicklung
- 9 -https://produkt-compliance.de
Bestandsaufnahme
▪ Produkte
▪ Länder
▪ Lieferanten
▪ bisherige Prozesse
▪ Ressourcen
Basisstrategie
▪ Prioritäten
Produkte/
Lieferanten
▪ Sicherheitslevel
▪ Ressourcen
▪ Make or buy
▪ Timing
Quick Wins
▪ Key Produkte
▪ Key Lieferanten
▪ Produkt Compliance
Management System
▪ Schulung Mitarbeiter
Optimierung Prozesse
▪ Interne Kommunikation
▪ Schulung Lieferanten
▪ Zusammenarbeit
Prüfhäuser
▪ Erhöhung des
Sicherheitslevels
▪ Sicherheit bei
Serienprodukten und
Produktänderungen
▪ Rückdelegation an
ausgewählte
Lieferanten
1
2
3
4
4 Stufen zur Verbesserung der Produkt Compliance
- 10 -https://produkt-compliance.de
GF
PM F&E Logistik Einkauf
QMLegal
Phase 1: Organisationsvarianten und Projektsteuerung
GF
PM F&E Einkauf QM
GF
PM F&E Logistik Einkauf
QM
Projektsteuerung durch interne
Verantwortliche
▪ Verfügbarkeiten (kurz- und mittelfristig)
▪ Produkt Compliance Know-how
▪ Erfahrung im Change Management
▪ Erfahrung in der Projektsteuerung
▪ Erfahrung in der Moderation von
Prozessen
▪ Interne Akzeptanz
▪ Unvoreingenommenheit und Objektivität
▪ Interkulturelle Kompetenz
A
B
C
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Phase 1: Projektsteuerung zur Organisationsentwicklung
Nutzen einer externen Projekt-Steuerung
Unabhängiger und objektiver Blick auf die Gesamtsituation
Steuerung des Gesamtprozesses
Nutzung des Know hows der Gesamt-Organisation (Einbindung aller
Abteilungen und Beteiligten)
Strukturierung und Priorisierung der Probleme und anstehenden Aufgaben
Koordination und Moderation des Prozesses
Fachlicher Input und zusätzliche Lösungsoptionen durch Expertenwissen und
vielfältige Projekterfahrung
Keine Eigeninteressen / keine Interessenkollision
- 12 -https://produkt-compliance.de
Erfolgversprechende Projektstruktur (Phase 1)
Unternehmen
Projektleitung
Fachabteilung
Inhaltliche Projekt-
verantwortung
trinasco
Projektsteuerung
und
Interim-Management
- 13 -https://produkt-compliance.de
Phase 1: Organisationsentwicklung
Analyse
Produktsortiment und
Lieferantenstruktur
Aktuelle Prozesse im Bereich
Produkt Compliance
Verantwortung/Beitrag
einzelner
Abteilungen/Personen im
Produkt Compliance Prozess
(Produkt Management,
Einkauf, F&E, QM,
Rechtsabteilung,
Geschäftsführung,
Dienstleister)
Software Tools und IT-
Unterstützung
Zusammenfassung der Ist-
Situation und Risikobewertung
Zielsetzung und
Strategie
Ziele und Prioritäten
Beteiligte Personen/
Abteilungen
Definition von
Teilprojekten
Optimierung der
eigenen Organisation
Verbesserung der
Lieferanten-
Performance
Ressourcen und Timing
Steuerung und
Milesstones
Umsetzung
Abhängig von
definierten Teilprojekten
Einführung neuer
Produkte
Interne Kommunikation
Interne Produkt
Compliance-Prozesse
Auswahl und
Qualifizierung von
Lieferanten
Kommunikation mit
Lieferanten
IT-/SW-Unterstützung
…
- 14 -https://produkt-compliance.de
Material-
flüsse
Rohstoff-
Lieferant
Kompo-
nenten-
Lieferant
Lieferant
von
Bauteilen
Fertigung
für
Kunden
Kunde in
Europa
Material-
flüsse
Material-
flüsse
Material-
flüsse
Informationsflüsse in der Supply Chain ?
Finanzflüsse Finanzflüsse FinanzflüsseFinanzflüsse
Informationsflüsse Informationsflüsse Informationsflüsse Informationsflüsse
Herausforderung des
Produkt Compliance Managements
- 15 -https://produkt-compliance.de
Phase 2: Lieferantenperformance Produkt Compliance
Gründe für mangelnde Perfomance
Lieferanten…
kennen nicht alle (europäischen) Vorschriften
verfolgen nicht alle Veränderungen der Vorschriften
verstehen die Vorschriften nicht gut genug (Sprache)
billigen Produkt Compliance keine große Priorität zu
legen bei zu spät angeforderten Dokumenten Fokus schon auf neue Produkte
sind nicht einzelproduktorientiert (Toaster 1234 – Produkt des Kunden A),
sondern produktgruppenorientiert (alle Toaster)
sind produktions- und einkaufsorientiert (Fokus auf Materialien, Komponenten
und Produktionsprozess, nicht auf einzelnes Produkt für Kunde A)
liefern an viele Kunden das gleiche Produkt und haben keine Dokumentation
für unterschiedliche Kunden
fertigen viele ähnliche Produkte mit kleinen Unterschieden (Varianten), diese
werden in der Dokumentation nicht genügend unterschieden
- 16 -https://produkt-compliance.de
Phase 2: Lieferantenperformance Produkt Compliance
Gründe für mangelnde Perfomance
Lieferanten…
bauen in das gleiche Produkt unterschiedliche
Komponenten von verschiedenen Zulieferern ein;
das wird in der Dokumentation nicht berücksichtigt
sind teilweise sehr groß und oft organisatorisch komplex:
• Unterschiedliche Bauteile des Produktes werden von unterschiedlichen
Abteilungen entwickelt, zugekauft und gefertigt. Die Dokumentationen sind
unterschiedlich strukturiert, unterschiedlich richtig und vollständig, nicht zu
einer Gesamtdokumentation zusammengeführt und nicht aufeinander
abgestimmt
• Selbst ähnliche Produkte (verschiedene Toaster) werden von
unterschiedlichen Fertigungsgruppen oder sogar Fabriken gefertigt (mit
unterschiedlichen Bauteilen ?) - die Dokumentation ist unterschiedlich
vollständig oder korrekt. Produkte nicht im File zusammenfassbar
- 17 -https://produkt-compliance.de
Phase 2: Lieferantenperformance Produkt Compliance
Gründe für mangelnde Perfomance
Lieferanten …
haben ebenfalls Ressourcenprobleme:
Personen, die Dokumente für einzelne Kunden
zusammentragen/-stellen
• sind nicht gut genug ausgebildet
• wechseln sehr häufig (Fluktuation)
• haben kein Standing im Unternehmen (Juniors)
- 18 -https://produkt-compliance.de
Phase 2: Lieferantenentwicklung
Einkaufsvolumen
Strategische
Bedeutung
Niedrig
Niedrig
Hoch
Hoch
A-Lieferant
Strategischer
Lieferant
B-Lieferant
Basis-
Lieferant
C-Lieferant
Ergänzungs-
Lieferant
Unterstützung und
Entwicklung der
Produkt Compliance
sinnvoll &
notwendig
- 19 -https://produkt-compliance.de
Phase 2: Lieferantenentwicklung
2.3 Prozessverbesserung
Kernlieferanten
(vor-Ort-Besuche?)
2.1 Priorisierung
Vorbereitung der Lieferanten
▪ Auswahl von 5-10
Kernlieferanten mit
• vielen Produkten
• wichtigen Produkten
• kritischen Produkten
▪ Erlangung ausreichender
Management-Attention bei
Kernlieferanten
(Kommunikation Kunde)
▪ Auswahl der „richtigen“
Ansprechpartner beim
Lieferanten (Tel/Online-
Meetings, in Chinesisch/
Englisch)
▪ Tel/Online-Meetings mit
Management des
Lieferanten (Wichtigkeit
Compliance) in
Chinesisch/Englisch
▪ Mehrfache Online-
Meetings mit den Verant-
wortlichen
(Basis-Schulung Produkt
Compliance in Europa,
bisherige Performance,
Ziele und Maßnahmen
▪ Analyse der Fertigung und
vorhandener Prozesse
▪ Durchführung Produkt
Compliance-Trainings für
Mitarbeiter des Lieferanten
(in Chinesisch/Englisch)
▪ Erarbeitung eines Plans zur
Verbesserung der Prozesse
(Verantwortliche, Abläufe,
Timing, ...)
2.2 Vertiefung
Management-Fokus und
Schulung erster
Ansprechpartner
- 20 -https://produkt-compliance.de
Erläuterung der erhaltenen
Nachricht
Prüfung der erhaltenen
Anforderungsliste/Klärung
offener Fragen
Abrufen zusätzlicher
Informationen auf der
Plattform
Grundschulung auf
der Plattform für
Empfänger von
INVITES
Differenzen/Lücken ermitteln
Ggfls. Überprüfung des
bisherigen Prüfplans
Diskussion mit europäischem
Kunden
Abstimmung des finalen
Prüfplans
Abgleich
Anforderungsliste mit
bestehendem
bisherigem Prüfplan
(Produktbezogen)
Grund für aufgezeigte
Differenzen/Lücken ermitteln
Prozess der Informationsbe-
schaffung von produkt-
bezogenen Anforderungen
inkl. Verantwortlichkeiten
prüfen / (neu) definieren
Prozess der Beschaffung von
Updates dieser produkt-
bezogenen Anforderungen
inkl. Verantwortlichkeiten
prüfen / (neu) definieren
Abgleich
Anforderungsliste mit
bestehendem
bisherigem Prüfplan
(Prozessbezogen)
Phase 2.2.: Lieferantenverständnis erhöhen
- 21 -https://produkt-compliance.de
Phase 2.3.: Lieferanten-Prozesse verbessern
Entwicklung eines
Prozesses zur
Erstellung einer
erforderlichen
Dokumentation
gemäß finalem
Prüfplan
Definition und Kommunikation des Produktlebenszyklus (von der
Produktkonzeption bis zum Recycling)
Definition, bei welchem Schritt welche Dokumentation zu erstellen ist –
inkl. verantwortlicher Funktion
Definition, wie diese Dokumentation produkt- und chargenbezogen zu
speichern ist
Definition einer
Funktion, die die
Aktualität und
Vollständigkeit jeder
produkt- und
chargenbezogenen
Dokumentation
permanent prüft
Funktion bindet Vorlieferanten in die produkt- und
chargenbezogene Dokumentation ein, um den
vollständigen Erhalt aller Dokumente sicherzustellen
Funktion stellt den europäischen Kunden die erfor-
derliche Dokumentation gemäß Anforderungsliste
zeitnah auf der Plattform zur Verfügung
Funktion ausführende Person(en) ist/sind entspre-
chend zu schulen
Voraussetzungen: grundsätzliches Verständnis für
die Dokumentation einer europäischen Rechts-
konformität sowie Englisch in Wort und Schrift
Ertüchtigung des
Lieferanten zur
proaktiven,
selbstständigen
Bereitstellung
einer solchen
Dokumentation
Ermittlung der
notwendigen Ressourcen
Entsprechende Schulung
bzw. regelmäßiges
Training
- 22 -https://produkt-compliance.de
Ausgewählte Teilaufgaben zur Konzeption rechtskonformer Produkte
Verantwortungen im Unternehmen für rechtskonforme Produkte
Stabile und längerfristige Lieferantenbeziehungen
Klare Vereinbarungen mit Lieferanten (Lieferantenverträge,
Dokumentation Produkte, Qualitätsvereinbarungen, …)
Frühzeitige Einbindung QM (Produkt Compliance Anforderungen)
in Einkauf/Konzeption
Kontrollmechanismen für Fertigung, Dokumentation und Wareneingang
Freigabeprozess bei unvollständiger Dokumentenlage
Prozessbeschreibung bei der Einführung neuer Produkte (Eigenentwicklung, Fremdbezug,
OEM/ODM)
Prozessbeschreibung zur Überwachung/Erhalt der Rechtskonformität bei Bestands-
/Serienprodukten
Prozess zur Sicherstellung der Kenntnis aller produktspezifischen Anforderungen/Änderungen
Überwachung der Aktualität produktbezogener Testate/Zertifikate/Prüfberichte
Erstellung produktbezogener Risikoanalysen
Dokumentation einzelner Lieferungen
Ablage und Verfügbarkeit von Dokumenten
Mögliche Teil- bzw. Einzelprojekte
- 23 -https://produkt-compliance.de
Ausgewählte Teilaufgaben zur Konzeption rechtskonformer Produkte
Gewichtung des Risikos einzelner Produkte/Produktgruppen und Lieferanten
Schulung aller verantwortlichen Mitarbeiter
Schulung der Lieferanten (rechtliche Anforderungen in Europa,
Anforderungen an Dokumentation, Anforderungen an die Dokumentation
einzelner Lieferungen, Anforderungen bei Produktveränderungen, ….)
Nutzung einer adäquaten IT-Unterstützung / Plattform
Einarbeitung und Schulung zur Nutzung von IT-Tools
Auswahl und Zusammenarbeit mit Prüfhäusern
Einbindung von Prüfhäusern in die Neuproduktplanung (gemeinsame Prüfung von ähnlichen
Produkten)
Dokumentation der Verpackung von Produkte
Prozess zur risikobasierten (Zusatz-)Prüfung von Produkten bei unvollständiger Dokumentanlage
(REACH, …)
Langfristige Übertragung der Verantwortung für Produkt Compliance an Lieferanten
Erstellung eines Produktrückrufplans
Analyse von Rückmeldungen über Produktmängel (Serviceabteilung) und Maßnahmen für
Produktverbesserungen
Überwachung von Online-Medien bzgl. Produktmängeln
Mögliche Teil- bzw. Einzelprojekte
- 24 -https://produkt-compliance.de
Produkt Compliance Prozess-Beratung
Produkt Compliance
Management-Tool
Produktspezifische Anforderungen
(Produkte, Länder, Zeiträume)
Aktualisierungen und Warnfunktionen
Kommunikation mit Lieferanten
Unternehmens- und
branchenspezifische Anforderungen
Vorlagen für Risiko-Analysen
Dokumenten-Management-System
Automatisierte Erstellung der CE-
Erklärung
Zugang zu Compliance Clips und
Compliance Wissen
Operative
Erläuterung und -
Unterstützung
Basisschulung und operative
Unterstützung
Kundenspezifische Optimierung des
Tools (Tags, Rechteverwaltung, …)
Zuordnung zu Produktgruppen
Zusammenfassung von Produkten
Benennung von Dokumenten und
Ergänzung der Metadaten
Optimierung der Workflows
Files für Lieferanten, Bauteile und
Materialien
Prüfung von Dokumenten und
Verlinkung mit Anforderungen
Produkt Compliance
Prozess-Beratung
Erläuterung gesetzlicher Anforderungen
und Rahmenbedingungen
Risikobewertung (Produkte,
Lieferanten, Prozesse, Ressourcen)
Zielkorridor und Prioritäten
Notwendige Organisationsentwicklung
(Know how, Ressourcen, Timing)
Optimierung von Prozessen und
Verantwortungen (intern/extern)
Perfomancesteigerung der Lieferanten
(Lieferanten-Schulung und –Steuerung)
Optimierung der Zusammenarbeit mit
Prüfinstituten
Projektsteuerung und Interim-
Management
- 25 -https://produkt-compliance.de
Experten für Produkt Compliance-Management
Experten für Produkt Compliance in Europa – seit 2011
für alle EU- und EFTA-Länder
für alle Nonfood-Consumerprodukte
für Hersteller, Importeure und Handelsunternehmen
Erfahrung aus über 50 Kundenprojekten mit über 2.500 betreuten Produkten
Drastische Reduktion des Kundenrisikos in Bezug auf
Bussgelder
Verkaufsverbote
Produktrückrufe
Kostenintensive Re-labelling-Aktionen
Ausgeprägte Erfahrungen in den Bereichen
Steuerung von Lieferanten
Änderung & Optimierung von Strukturen und Prozessen
Ihr Partner für Ad-hoc-Unterstützung, Beratung, Trainings, Schulungen und
Outsourcing kritischer Produkte
Bernd Kasper
Dr. Hartmut Voss
- 26 -https://produkt-compliance.de
Experten für Produkt Compliance-Management
Inhalte Branchen
Prozesse Netzwerk
Europäische Richtlinien und nationale
Anforderungen
Produktsicherheitsgesetz
Richtlinien Elektroprodukte (EMV, LVD, RED,
...)
Öko-Design und Entsorgung
Chemikaliengesetz (REACH)
Holzhandelsverordnung (EUTR)
Datenschutzgrundverordnung
Kennzeichnungspflichten, ...
Harmonisierte und nicht-harmonisierte Normen
Strukturen, Kompetenzen und Vorlieben der
Behörden
Aktuelle Rechtsprechungen und voraussichtliche
rechtliche Veränderungen
Typische Strukturen, Verantwortungen und
Prozesse in Unternehmen
Schwierigkeiten und Herausforderungen
Prioritäten und Risikoeinschätzungen
Firmenspezifische Veränderungsoptionen
Lösungsvarianten und Hilfsmittel
Schulungsmaßnahmen und Workshops
Adäquate Ressourcen und finanzielle
Konsequenzen
Einbindung in IT des Unternehmens
Operative Umsetzungsmaßnahmen und -
herausforderungen (In-house, Lieferanten)
Widerstände und deren Überwindung (Change
Management)
Temporäre oder dauerhafte Unterstützung durch
trinasco
Elektrogeräte
Unterhaltungselektronik
Weiße Ware
IT/Telekommunikation
Zubehör
Spielzeuge
Textilien, Schuhe, Persönliche
Schutzausrüstung
Möbel, Baumärkte
Sport- und Freizeitartikel
Geschenkartikel und Werbemittel
Haushalts- und Büroartikel
Medizinprodukte (Klasse 1 und 2)
Kosmetika
Anwaltskanzleien mit Schwerpunkt Produkt
Compliance
Experten und Dienstleister für einzelne
Richtlinien/ Verordnungen (REACH, EUTR,
Verpackung und Entsorgung, ...)
Software-Lösungen für angrenzende Bereiche
(ERP, PIM/MAM, Supply chain-Management,
Risiko-Management, Compliance
Management, Nachhaltigkeit/ CSR, REACH,
EUTR)
Prüf- und Testinstitute
Wirtschaftsprüfungsgesellschaften
(Compliance-Management, Risikobewertung)
Produkt Compliance-Experten für Non-EU-
Länder und Investitionsgüter
Versicherungsgesellschaften (Produktrück-
rufversicherungen, ...)
Verbraucherschutzportale
- 27 -https://produkt-compliance.de
Referenzen
- 28 -https://produkt-compliance.de
Vielen Dank für Ihr
Interesse
trinasco GmbH
Gorch-Fock-Wall 1a
20354 Hamburg
Germany
Tel. +49 40 822 17 01 93
Fax +49 40 822 17 01 94
Web: www.trinasco.com or
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  • 3. - 3 -https://produkt-compliance.de REACH Spielzeug- richtlinie Produkt- sicherheit Ökodesign RoHS LVD EMV EUTR WEEE Produkt Compliance Anforderungen u.v.m. Maßnahmen, dieses Risiko zu verringern: Prozesse Personal Know-how Budget Umsatz - Produkte - Länder Produkt Compliance Anforderungen und Risiken Rechts- konform < 30 % Risiko >70% Ergebnis aus über 50 Projekten
  • 4. - 4 -https://produkt-compliance.de Ausgewählte Beispiele mangelnder Produkt Compliance Risikoprofil Unvollständige Bill-of-MaterialDokumente/ Prüfberichte in Chinesisch Veraltete Dokumente Bestätigungen eines Lieferanten
  • 5. - 5 -https://produkt-compliance.de Produkt Compliance-Lücken sind nur Spitze des Eisbergs Ergebnis aus dem Produkt Compliance Check: Geprüfte Produkte sind zum überwiegenden Teil nicht rechtskonform Begründete Annahme: Unternehmen haben zum überwiegenden Teil keine rechtskonformen Produkte Gesamtsortiment weist ähnliche oder größere Lücken auf Produkt Compliance hat eine geringe Priorität im Unternehmen und bei Lieferanten Prozesse und Verantwortungen sind nicht auf Produkt Compliance abgestimmt Ressourcen für Produkt Compliance sind nicht in ausreichendem Maße vorhanden Aufgaben ▪ Abteilungsübergreifendes, nachhaltiges Projekt iniziieren ▪ Steuerung durch eine Persönlichkeit mit hoher interner Akzeptanz
  • 6. - 6 -https://produkt-compliance.de Wertschöpfungskette eines typischen Konsumgutes Rohstoff- Lieferant Rohstoff- Lieferant Lieferant des Lieferanten (tier-2) Lieferant des Lieferanten (tier-2) Lieferant von Kunststoffgranulat Rohstoff- Lieferant Rohstoff- Lieferant Produkt Laptop Lieferant der Tastatur Rohstoff- Lieferant (tier-1)
  • 7. - 7 -https://produkt-compliance.de Lieferant B (20 Produkte) Inverkehr-Bringer Einkauf Vertrieb Produkt- Management Qualitäts- Management Vorlieferant 3 Lieferant A (40 Produkte) Vorlieferant 2 Vorlieferant 1 Lokales Prüfhaus S Lokales Prüfhaus T Marketing Juristische Abteilung Dienstleister Audits Lieferant C (10 Produkte) Lieferant D (5 Produkte) Lokales Prüfhaus EU Vertrieb PM/QM/Produktion Geschäfts- führung Beteiligte im Produkt Compliance - Prozess Wer steuert/verantwortet dieses Chaos? Dienstleister Warenausgangs- kontrolle Wareneingangs -kontrolle Dienstleister Logistik
  • 8. - 8 -https://produkt-compliance.de Zwei Optimierungsschwerpunkte > Zwei Phasen ▪ Ziele und Prioritäten ▪ Prozesse und Verantwortung ▪ Interne Kommunikation ▪ Priorisierung Produkte ▪ Ressourcen ▪ Tools ▪ Neuproduktplanungsprozess ▪ … 1. Optimierung der eigenen Organisation / Organisationsentwicklung ▪ Priorisierung Lieferanten ▪ Vorgaben und Anforderungen ▪ Kommunikationskanäle ▪ Schulungen Produkt Compliance ▪ Prozesse und Verantwortungen ▪ Ressourcen ▪ … 2. Verbesserung der Lieferanten-Performance / Lieferantenentwicklung
  • 9. - 9 -https://produkt-compliance.de Bestandsaufnahme ▪ Produkte ▪ Länder ▪ Lieferanten ▪ bisherige Prozesse ▪ Ressourcen Basisstrategie ▪ Prioritäten Produkte/ Lieferanten ▪ Sicherheitslevel ▪ Ressourcen ▪ Make or buy ▪ Timing Quick Wins ▪ Key Produkte ▪ Key Lieferanten ▪ Produkt Compliance Management System ▪ Schulung Mitarbeiter Optimierung Prozesse ▪ Interne Kommunikation ▪ Schulung Lieferanten ▪ Zusammenarbeit Prüfhäuser ▪ Erhöhung des Sicherheitslevels ▪ Sicherheit bei Serienprodukten und Produktänderungen ▪ Rückdelegation an ausgewählte Lieferanten 1 2 3 4 4 Stufen zur Verbesserung der Produkt Compliance
  • 10. - 10 -https://produkt-compliance.de GF PM F&E Logistik Einkauf QMLegal Phase 1: Organisationsvarianten und Projektsteuerung GF PM F&E Einkauf QM GF PM F&E Logistik Einkauf QM Projektsteuerung durch interne Verantwortliche ▪ Verfügbarkeiten (kurz- und mittelfristig) ▪ Produkt Compliance Know-how ▪ Erfahrung im Change Management ▪ Erfahrung in der Projektsteuerung ▪ Erfahrung in der Moderation von Prozessen ▪ Interne Akzeptanz ▪ Unvoreingenommenheit und Objektivität ▪ Interkulturelle Kompetenz A B C
  • 11. - 11 -https://produkt-compliance.de Phase 1: Projektsteuerung zur Organisationsentwicklung Nutzen einer externen Projekt-Steuerung Unabhängiger und objektiver Blick auf die Gesamtsituation Steuerung des Gesamtprozesses Nutzung des Know hows der Gesamt-Organisation (Einbindung aller Abteilungen und Beteiligten) Strukturierung und Priorisierung der Probleme und anstehenden Aufgaben Koordination und Moderation des Prozesses Fachlicher Input und zusätzliche Lösungsoptionen durch Expertenwissen und vielfältige Projekterfahrung Keine Eigeninteressen / keine Interessenkollision
  • 12. - 12 -https://produkt-compliance.de Erfolgversprechende Projektstruktur (Phase 1) Unternehmen Projektleitung Fachabteilung Inhaltliche Projekt- verantwortung trinasco Projektsteuerung und Interim-Management
  • 13. - 13 -https://produkt-compliance.de Phase 1: Organisationsentwicklung Analyse Produktsortiment und Lieferantenstruktur Aktuelle Prozesse im Bereich Produkt Compliance Verantwortung/Beitrag einzelner Abteilungen/Personen im Produkt Compliance Prozess (Produkt Management, Einkauf, F&E, QM, Rechtsabteilung, Geschäftsführung, Dienstleister) Software Tools und IT- Unterstützung Zusammenfassung der Ist- Situation und Risikobewertung Zielsetzung und Strategie Ziele und Prioritäten Beteiligte Personen/ Abteilungen Definition von Teilprojekten Optimierung der eigenen Organisation Verbesserung der Lieferanten- Performance Ressourcen und Timing Steuerung und Milesstones Umsetzung Abhängig von definierten Teilprojekten Einführung neuer Produkte Interne Kommunikation Interne Produkt Compliance-Prozesse Auswahl und Qualifizierung von Lieferanten Kommunikation mit Lieferanten IT-/SW-Unterstützung …
  • 14. - 14 -https://produkt-compliance.de Material- flüsse Rohstoff- Lieferant Kompo- nenten- Lieferant Lieferant von Bauteilen Fertigung für Kunden Kunde in Europa Material- flüsse Material- flüsse Material- flüsse Informationsflüsse in der Supply Chain ? Finanzflüsse Finanzflüsse FinanzflüsseFinanzflüsse Informationsflüsse Informationsflüsse Informationsflüsse Informationsflüsse Herausforderung des Produkt Compliance Managements
  • 15. - 15 -https://produkt-compliance.de Phase 2: Lieferantenperformance Produkt Compliance Gründe für mangelnde Perfomance Lieferanten… kennen nicht alle (europäischen) Vorschriften verfolgen nicht alle Veränderungen der Vorschriften verstehen die Vorschriften nicht gut genug (Sprache) billigen Produkt Compliance keine große Priorität zu legen bei zu spät angeforderten Dokumenten Fokus schon auf neue Produkte sind nicht einzelproduktorientiert (Toaster 1234 – Produkt des Kunden A), sondern produktgruppenorientiert (alle Toaster) sind produktions- und einkaufsorientiert (Fokus auf Materialien, Komponenten und Produktionsprozess, nicht auf einzelnes Produkt für Kunde A) liefern an viele Kunden das gleiche Produkt und haben keine Dokumentation für unterschiedliche Kunden fertigen viele ähnliche Produkte mit kleinen Unterschieden (Varianten), diese werden in der Dokumentation nicht genügend unterschieden
  • 16. - 16 -https://produkt-compliance.de Phase 2: Lieferantenperformance Produkt Compliance Gründe für mangelnde Perfomance Lieferanten… bauen in das gleiche Produkt unterschiedliche Komponenten von verschiedenen Zulieferern ein; das wird in der Dokumentation nicht berücksichtigt sind teilweise sehr groß und oft organisatorisch komplex: • Unterschiedliche Bauteile des Produktes werden von unterschiedlichen Abteilungen entwickelt, zugekauft und gefertigt. Die Dokumentationen sind unterschiedlich strukturiert, unterschiedlich richtig und vollständig, nicht zu einer Gesamtdokumentation zusammengeführt und nicht aufeinander abgestimmt • Selbst ähnliche Produkte (verschiedene Toaster) werden von unterschiedlichen Fertigungsgruppen oder sogar Fabriken gefertigt (mit unterschiedlichen Bauteilen ?) - die Dokumentation ist unterschiedlich vollständig oder korrekt. Produkte nicht im File zusammenfassbar
  • 17. - 17 -https://produkt-compliance.de Phase 2: Lieferantenperformance Produkt Compliance Gründe für mangelnde Perfomance Lieferanten … haben ebenfalls Ressourcenprobleme: Personen, die Dokumente für einzelne Kunden zusammentragen/-stellen • sind nicht gut genug ausgebildet • wechseln sehr häufig (Fluktuation) • haben kein Standing im Unternehmen (Juniors)
  • 18. - 18 -https://produkt-compliance.de Phase 2: Lieferantenentwicklung Einkaufsvolumen Strategische Bedeutung Niedrig Niedrig Hoch Hoch A-Lieferant Strategischer Lieferant B-Lieferant Basis- Lieferant C-Lieferant Ergänzungs- Lieferant Unterstützung und Entwicklung der Produkt Compliance sinnvoll & notwendig
  • 19. - 19 -https://produkt-compliance.de Phase 2: Lieferantenentwicklung 2.3 Prozessverbesserung Kernlieferanten (vor-Ort-Besuche?) 2.1 Priorisierung Vorbereitung der Lieferanten ▪ Auswahl von 5-10 Kernlieferanten mit • vielen Produkten • wichtigen Produkten • kritischen Produkten ▪ Erlangung ausreichender Management-Attention bei Kernlieferanten (Kommunikation Kunde) ▪ Auswahl der „richtigen“ Ansprechpartner beim Lieferanten (Tel/Online- Meetings, in Chinesisch/ Englisch) ▪ Tel/Online-Meetings mit Management des Lieferanten (Wichtigkeit Compliance) in Chinesisch/Englisch ▪ Mehrfache Online- Meetings mit den Verant- wortlichen (Basis-Schulung Produkt Compliance in Europa, bisherige Performance, Ziele und Maßnahmen ▪ Analyse der Fertigung und vorhandener Prozesse ▪ Durchführung Produkt Compliance-Trainings für Mitarbeiter des Lieferanten (in Chinesisch/Englisch) ▪ Erarbeitung eines Plans zur Verbesserung der Prozesse (Verantwortliche, Abläufe, Timing, ...) 2.2 Vertiefung Management-Fokus und Schulung erster Ansprechpartner
  • 20. - 20 -https://produkt-compliance.de Erläuterung der erhaltenen Nachricht Prüfung der erhaltenen Anforderungsliste/Klärung offener Fragen Abrufen zusätzlicher Informationen auf der Plattform Grundschulung auf der Plattform für Empfänger von INVITES Differenzen/Lücken ermitteln Ggfls. Überprüfung des bisherigen Prüfplans Diskussion mit europäischem Kunden Abstimmung des finalen Prüfplans Abgleich Anforderungsliste mit bestehendem bisherigem Prüfplan (Produktbezogen) Grund für aufgezeigte Differenzen/Lücken ermitteln Prozess der Informationsbe- schaffung von produkt- bezogenen Anforderungen inkl. Verantwortlichkeiten prüfen / (neu) definieren Prozess der Beschaffung von Updates dieser produkt- bezogenen Anforderungen inkl. Verantwortlichkeiten prüfen / (neu) definieren Abgleich Anforderungsliste mit bestehendem bisherigem Prüfplan (Prozessbezogen) Phase 2.2.: Lieferantenverständnis erhöhen
  • 21. - 21 -https://produkt-compliance.de Phase 2.3.: Lieferanten-Prozesse verbessern Entwicklung eines Prozesses zur Erstellung einer erforderlichen Dokumentation gemäß finalem Prüfplan Definition und Kommunikation des Produktlebenszyklus (von der Produktkonzeption bis zum Recycling) Definition, bei welchem Schritt welche Dokumentation zu erstellen ist – inkl. verantwortlicher Funktion Definition, wie diese Dokumentation produkt- und chargenbezogen zu speichern ist Definition einer Funktion, die die Aktualität und Vollständigkeit jeder produkt- und chargenbezogenen Dokumentation permanent prüft Funktion bindet Vorlieferanten in die produkt- und chargenbezogene Dokumentation ein, um den vollständigen Erhalt aller Dokumente sicherzustellen Funktion stellt den europäischen Kunden die erfor- derliche Dokumentation gemäß Anforderungsliste zeitnah auf der Plattform zur Verfügung Funktion ausführende Person(en) ist/sind entspre- chend zu schulen Voraussetzungen: grundsätzliches Verständnis für die Dokumentation einer europäischen Rechts- konformität sowie Englisch in Wort und Schrift Ertüchtigung des Lieferanten zur proaktiven, selbstständigen Bereitstellung einer solchen Dokumentation Ermittlung der notwendigen Ressourcen Entsprechende Schulung bzw. regelmäßiges Training
  • 22. - 22 -https://produkt-compliance.de Ausgewählte Teilaufgaben zur Konzeption rechtskonformer Produkte Verantwortungen im Unternehmen für rechtskonforme Produkte Stabile und längerfristige Lieferantenbeziehungen Klare Vereinbarungen mit Lieferanten (Lieferantenverträge, Dokumentation Produkte, Qualitätsvereinbarungen, …) Frühzeitige Einbindung QM (Produkt Compliance Anforderungen) in Einkauf/Konzeption Kontrollmechanismen für Fertigung, Dokumentation und Wareneingang Freigabeprozess bei unvollständiger Dokumentenlage Prozessbeschreibung bei der Einführung neuer Produkte (Eigenentwicklung, Fremdbezug, OEM/ODM) Prozessbeschreibung zur Überwachung/Erhalt der Rechtskonformität bei Bestands- /Serienprodukten Prozess zur Sicherstellung der Kenntnis aller produktspezifischen Anforderungen/Änderungen Überwachung der Aktualität produktbezogener Testate/Zertifikate/Prüfberichte Erstellung produktbezogener Risikoanalysen Dokumentation einzelner Lieferungen Ablage und Verfügbarkeit von Dokumenten Mögliche Teil- bzw. Einzelprojekte
  • 23. - 23 -https://produkt-compliance.de Ausgewählte Teilaufgaben zur Konzeption rechtskonformer Produkte Gewichtung des Risikos einzelner Produkte/Produktgruppen und Lieferanten Schulung aller verantwortlichen Mitarbeiter Schulung der Lieferanten (rechtliche Anforderungen in Europa, Anforderungen an Dokumentation, Anforderungen an die Dokumentation einzelner Lieferungen, Anforderungen bei Produktveränderungen, ….) Nutzung einer adäquaten IT-Unterstützung / Plattform Einarbeitung und Schulung zur Nutzung von IT-Tools Auswahl und Zusammenarbeit mit Prüfhäusern Einbindung von Prüfhäusern in die Neuproduktplanung (gemeinsame Prüfung von ähnlichen Produkten) Dokumentation der Verpackung von Produkte Prozess zur risikobasierten (Zusatz-)Prüfung von Produkten bei unvollständiger Dokumentanlage (REACH, …) Langfristige Übertragung der Verantwortung für Produkt Compliance an Lieferanten Erstellung eines Produktrückrufplans Analyse von Rückmeldungen über Produktmängel (Serviceabteilung) und Maßnahmen für Produktverbesserungen Überwachung von Online-Medien bzgl. Produktmängeln Mögliche Teil- bzw. Einzelprojekte
  • 24. - 24 -https://produkt-compliance.de Produkt Compliance Prozess-Beratung Produkt Compliance Management-Tool Produktspezifische Anforderungen (Produkte, Länder, Zeiträume) Aktualisierungen und Warnfunktionen Kommunikation mit Lieferanten Unternehmens- und branchenspezifische Anforderungen Vorlagen für Risiko-Analysen Dokumenten-Management-System Automatisierte Erstellung der CE- Erklärung Zugang zu Compliance Clips und Compliance Wissen Operative Erläuterung und - Unterstützung Basisschulung und operative Unterstützung Kundenspezifische Optimierung des Tools (Tags, Rechteverwaltung, …) Zuordnung zu Produktgruppen Zusammenfassung von Produkten Benennung von Dokumenten und Ergänzung der Metadaten Optimierung der Workflows Files für Lieferanten, Bauteile und Materialien Prüfung von Dokumenten und Verlinkung mit Anforderungen Produkt Compliance Prozess-Beratung Erläuterung gesetzlicher Anforderungen und Rahmenbedingungen Risikobewertung (Produkte, Lieferanten, Prozesse, Ressourcen) Zielkorridor und Prioritäten Notwendige Organisationsentwicklung (Know how, Ressourcen, Timing) Optimierung von Prozessen und Verantwortungen (intern/extern) Perfomancesteigerung der Lieferanten (Lieferanten-Schulung und –Steuerung) Optimierung der Zusammenarbeit mit Prüfinstituten Projektsteuerung und Interim- Management
  • 25. - 25 -https://produkt-compliance.de Experten für Produkt Compliance-Management Experten für Produkt Compliance in Europa – seit 2011 für alle EU- und EFTA-Länder für alle Nonfood-Consumerprodukte für Hersteller, Importeure und Handelsunternehmen Erfahrung aus über 50 Kundenprojekten mit über 2.500 betreuten Produkten Drastische Reduktion des Kundenrisikos in Bezug auf Bussgelder Verkaufsverbote Produktrückrufe Kostenintensive Re-labelling-Aktionen Ausgeprägte Erfahrungen in den Bereichen Steuerung von Lieferanten Änderung & Optimierung von Strukturen und Prozessen Ihr Partner für Ad-hoc-Unterstützung, Beratung, Trainings, Schulungen und Outsourcing kritischer Produkte Bernd Kasper Dr. Hartmut Voss
  • 26. - 26 -https://produkt-compliance.de Experten für Produkt Compliance-Management Inhalte Branchen Prozesse Netzwerk Europäische Richtlinien und nationale Anforderungen Produktsicherheitsgesetz Richtlinien Elektroprodukte (EMV, LVD, RED, ...) Öko-Design und Entsorgung Chemikaliengesetz (REACH) Holzhandelsverordnung (EUTR) Datenschutzgrundverordnung Kennzeichnungspflichten, ... Harmonisierte und nicht-harmonisierte Normen Strukturen, Kompetenzen und Vorlieben der Behörden Aktuelle Rechtsprechungen und voraussichtliche rechtliche Veränderungen Typische Strukturen, Verantwortungen und Prozesse in Unternehmen Schwierigkeiten und Herausforderungen Prioritäten und Risikoeinschätzungen Firmenspezifische Veränderungsoptionen Lösungsvarianten und Hilfsmittel Schulungsmaßnahmen und Workshops Adäquate Ressourcen und finanzielle Konsequenzen Einbindung in IT des Unternehmens Operative Umsetzungsmaßnahmen und - herausforderungen (In-house, Lieferanten) Widerstände und deren Überwindung (Change Management) Temporäre oder dauerhafte Unterstützung durch trinasco Elektrogeräte Unterhaltungselektronik Weiße Ware IT/Telekommunikation Zubehör Spielzeuge Textilien, Schuhe, Persönliche Schutzausrüstung Möbel, Baumärkte Sport- und Freizeitartikel Geschenkartikel und Werbemittel Haushalts- und Büroartikel Medizinprodukte (Klasse 1 und 2) Kosmetika Anwaltskanzleien mit Schwerpunkt Produkt Compliance Experten und Dienstleister für einzelne Richtlinien/ Verordnungen (REACH, EUTR, Verpackung und Entsorgung, ...) Software-Lösungen für angrenzende Bereiche (ERP, PIM/MAM, Supply chain-Management, Risiko-Management, Compliance Management, Nachhaltigkeit/ CSR, REACH, EUTR) Prüf- und Testinstitute Wirtschaftsprüfungsgesellschaften (Compliance-Management, Risikobewertung) Produkt Compliance-Experten für Non-EU- Länder und Investitionsgüter Versicherungsgesellschaften (Produktrück- rufversicherungen, ...) Verbraucherschutzportale
  • 28. - 28 -https://produkt-compliance.de Vielen Dank für Ihr Interesse trinasco GmbH Gorch-Fock-Wall 1a 20354 Hamburg Germany Tel. +49 40 822 17 01 93 Fax +49 40 822 17 01 94 Web: www.trinasco.com or https://produkt-compliance.de