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Projekte oder Prozesse
Was ist wichtiger?




www.pmcc-consulting.com


club pm Graz, 14.11.2012
Gernot Winkler, pmcc consulting
pmcc consulting

Projekte, Prozesse, Strategien
25 Mitarbeiter, 10 Sprachen, 200 Jahre Erfahrung
6 Standorte: Graz, Salzburg, Wien, Bonn, München, Ljubljana
Training, Coaching, Beratung, Management auf Zeit, Tools




                                                              pmcc consulting


                                                              Slide 2
Thesen zum Prozessmanagement

> "Prozessmanagement ist viel Dokumentationsaufwand."
> "Kreativität lässt sich nicht in Prozesse 'pressen'."
> "Prozessmanagement ist wie 'Hausarbeit'. Es fällt nur auf,
  wenn sie nicht gemacht wurde."
> "Prozessorganisation ist nur ein neues Wort für
  Ablauforganisation."


    “You can`t manage what you don`t measure!“


   “Competition is not between people, products, or
   companies: it is between processes“ (Arthur R. Tenner)      01
                                                               Projekte oder
                                                               Prozesse?


                                                               Slide 3
Definitionen

                            “Kundenorientierung”
                                   eher komplex     Prozesse


                                       Prozess-
                        Regelaufgabe
                                       definition
               n-mal
                                        “intern“    Abläufe
                                    eher einfach

  Aufgaben

                                    ”intern” eher
                                          einfach Projektähnliche
             einmalig                               Aufgabe


                         Vorhaben
                                       Projekt
                                       definition
                                                                    01
                                                                    Projekte oder
                                                                    Prozesse?
                                  ”übergreifend“    Projekte
                                        komplex                     Slide 4
Prozessmanagement Ansatz

> Prozessmanagement ordnet Verantwortlichkeiten und
  die Optimierungs-Fokussierung neu
> Es kommt zu einem 90 Grad Shift von vertikaler zu einer
  horizontalen Orientierung (Berichte, Reports, Kennzahlen)




                                                              01
        Funktionale                     Prozessorientierte
        Organisation                      Organisation        Projekte oder
                                                              Prozesse?


                                                              Slide 5
Organisationsformen


                               1 Linienorganisation

     Projekt                                                                   Prozess
 2                                                                   3
     Organisation                                                              Organisation
                                                                                                  Performance Management

                                                                                          Strategy development & deployment <. Majer>

                                                                                             Target setting & monitoring <G. Tichy>


                                                                                            Consult, co Inform, help                              Collect
                                                                Product &      Attract                                Develop            Bill
                                                                                            ntract and and service                               customer
                                                                 services    customers                                and bind        customer
                                                                                              activate   customers                                 debits
                                                                 lifecycle   <P. Schön-                               customer           <S.
                                                                                             customer        <C.                                    <S.
                                                                <G. Siegl>    berger>                                <S. Mayer>       Frömmel>
                                                                                              <Algel>    Boldrino>                               Frömmel>

                                                                                                Customer Core Processes



                      Enabled/powered by   Enabled/powered by                                 Manage IT-Systems <P. Pederson>


                       Line Organisation    Line Organisation
                                                                                              Manage Networks <P. Futterknecht>

                                                                                               Manage Procurement <A. Bründl>

                                                                                               Manage Logistics <H. Gottschalk>

                                                                                              Manage people life-cycle <J. Mayer>
                                                                                             Provide company / business safety <R.
                                                                                                          Pokorny>
                                                                                               Manage financials <K. Reisacher>

                                                                                                     Enabling processes




> Innovation und           > Verantwortung für Ziele            > Kunden- und Qualitäts-
  Weiterentwicklung                                                     orientierung
                           > Budget
> Komplexe
  Auftragsabwicklung       > Mitarbeiter/innen                  > Permanente Kompetenz-
                                                                        teams (Optimierung)                                                                 01
> Temporäre Kompetenzteams > Ressourcenmanagement
                                                                                                                                                            Projekte oder
                                                                                                                                                            Prozesse?


                                                                                                                                                            Slide 6
Prozesse
Differenzierung nach Inhalten

 Managementprozesse
 strategisch, planend, lenkend
 z.B.
                        -
 Strategieentwicklung, Controlling, Budgetplanung, Proje
 ktmanagement,…



 Kernprozesse                                              Orientierung
 direkt am Kunden, wertschöpfend                           an der
 z.B. Angebotslegung, Auftragsabwicklung,                  Wertschöpfung
 Produktentwicklung,…




 Support Prozesse
 unterstützend, indirekt wertschöpfend                                     01
 z.B. Beschaffung, Rechnungswesen, IT-
 Leistungen, Logistik, ….                                                  Projekte oder
                                                                           Prozesse?


                                                                           Slide 7
Beispiele von Prozesselandkarten




                                   01
                                   Projekte oder
                                   Prozesse?


                                   Slide 8
Rollen der Prozessorganisation


> Prozesseigner – hat die Gesamtverantwortung für einen
    Prozess im Unternehmen, gibt Zweck / Nutzen / Leitwerte
    vor, entscheidet Veränderungsbedarf; strategische Steuerung
>   Prozessverantwortlicher – ist verantwortlich für die Definition
    und Weiterentwicklung (Optimierung) des Prozesses und für
    das Prozess-Controlling
>   Prozess Team – unterstützt den Prozessverantwortlichen bei
    der Definition des Prozesses, später im Prozess-Controlling
    und bei der Weiterentwicklung
>   Durchführungsverantwortliche – sind für einzelne
    Teilprozesse und Tätigkeiten der Umsetzung verantwortlich
>   Prozessmanager – Experte zum Prozessmanagement, kann
    im Prozesscontrolling und in Weiterentwicklungsvorhaben
    hinzugezogen werden (Unternehmensebene)                           01
                                                                      Projekte oder
                                                                      Prozesse?


                                                                      Slide 9
Prozesslebenszyklus



                                                      Implemen-
Erhebung          Analyse          Optimierung                         Durchführung
                                                        tierung



> Erhebungs-    > IST-Prozess      > SOLL-Prozess    > Prozess-         > Prozesse
  methoden        analysieren        beschreiben       änderungen         nutzen
  festlegen     > Leitwerte        > Optimierungs-     kommunizieren    > Prozess
> IST-Prozess     definieren         maßnahmen       > Prozesse an        Controlling
  erheben       > Optimierungs-      festlegen         Nutzer             durchführen
                  potenziale       > Prozess-          übergeben        > KVP
                  identifizieren     organisation    > Prozess            durchführen
                                     definieren        Controlling      > Prozesse
                                                       aufsetzen          auflösen


                                                                                        01
                                                                                        Projekte oder
                                                                                        Prozesse?


                                                                                        Slide 10
Erhebung
Methoden

Standard Methods:
> Bildkartenmethode
> Work flow Darstellung
> Schwimmbahnen


Prozessdarstellung Angebotsphase
Prozessablauf

                                                                                         E     D   M   I


                                 Kundenanfrage                                                 K



Anforderung, Ausschreibung,      (Erst)gespräch(e)       Aufzeichn. Fahmenbed.
Email, Fax, Anruf                Kunde / Accounter       (Inhalt, Termine, Budget, …),
                                                         Erste Ideen/Ansätze Oppor-            A   K
                                    durchführen
                              D10                        tunity Liste


Aufzeichn. Fahmenbed.                (Erst)ansatz        (EA) Offert
                                    Offert erstellen                                           A       B
                              D20

(EA) Offert




(EA) Offert
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                                                                                               A   B
                                Prüfung (inhaltl. Und    Überarbeitetes Offert, Adap-
                                      terminl.)          tierte Terminliste                        O
                              D40

(OA) Offert                                              (Gelegtes) Offert               (G)   A   B       Projekte oder
                              Offertlegung durchführen
                              D50                                                                  O       Prozesse?
(Gelegtes) Offert                                        (Geprüftes) Offert
                                 Kunde prüft Offert                                            K       A
                              D60
                                                                                                           Slide 11
Analyse
Werkzeuge




                Noticeable      Potential                        RPN
                                                                                                 01
Process steps                                     O   S    D             Measures
                effect          causes                         (OxSxD)
                                                                                                 Projekte oder
                                Internal                                 Documentation           Prozesse?
Order           Late delivery                     5   10   5     250
                                communication                            required for workflow
                Cannot be
Installation                    Faulty hardware   2   10   1     20      Test on test system
                commis-sioned                                                                    Slide 12
Optimierung
Leitwertpolygon

1. Definition Optimierungsdimensionen
2. Definition einer Skala
3. Festlegung der Ist und Soll Werte
4. Aufbau eines Leitwertpolygonzugs und Priorisierung

                        Durchlaufzeit
         Personal-         10
                                          Durchsatz
         aufwand
                            5
    Flexibilität                              Termintreue

                            0

     Stabilität                               Prozesskosten
                                                                  01
  Prozesssicherheit                       Kapazitätsoptimierung
                                                                  Projekte oder
                     Kundenorientierung                           Prozesse?


                                                                  Slide 13
Optimierung
Methoden

> Verbessern               1            2   3

> Eliminieren              1            2   3

> Reihenfolge ändern       3            1   2

> Hinzufügen               1            2   3   4

> Verschmelzen                     1+2      3

> Automatisieren           1            2   3

> Beschleunigen        1       2        3
                                                    01
                                            2
                                                    Projekte oder
> Parallelisieren                   1               Prozesse?

                                            3       Slide 14
Optimierung
Priorisierung mittels Barrieren Portfolio

  hoch       A                    B

                                                      5
                     6


Aufwand
             C                    D     3

                          4                 2
                                                       1
 niedrig                                        Low Hanging Fruits
                                                                     01
           niedrig            Wirkung                      hoch
                                                                     Projekte oder
                                                                     Prozesse?


                                                                     Slide 15
Projektmanagement


> Projektmanagement ist ein Managementprozess, in
    projektorientierten Organisationen auch ein Schlüsselprozess
>   Projektmanagement kann in die Teilprozesse Einzel- und
    Multiprojektmanagement und weiter in Subprozesse
    untergliedert werden
>   Prozessverantwortung wird in der Regel durch ein PMO
    wahrgenommen
>   Durchführungsverantwortung liegt beim jeweiligen
    Projektmanager/in (Team)
>   Leitwerte sind beispielsweise
    Termintreue, Kostenabweichung, Kundenzufriedenheit
    (Akzeptanz), …
                                                                   01
                                                                   Projekte oder
                                                                   Prozesse?


                                                                   Slide 16
Zusammenspiel Projekt und Prozess


> Prozesse oder Teilprozesse können – sofern die Komplexität
  es rechtfertigt – in Projektform abgewickelt werden
> Projekte segmentieren Prozesse, gegebenenfalls auch
  zwischen definierten Stage Gates


       Sales          Auftragsabwicklung      After Sales




    Spezifikation       Entwicklung          Überleitung


                                                               01
                                                               Projekte oder
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                                                               Slide 17
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pmcc consulting_vortrag_projekte_oder_prozesse_wasistwichtiger

  • 1. Projekte oder Prozesse Was ist wichtiger? www.pmcc-consulting.com club pm Graz, 14.11.2012 Gernot Winkler, pmcc consulting
  • 2. pmcc consulting Projekte, Prozesse, Strategien 25 Mitarbeiter, 10 Sprachen, 200 Jahre Erfahrung 6 Standorte: Graz, Salzburg, Wien, Bonn, München, Ljubljana Training, Coaching, Beratung, Management auf Zeit, Tools pmcc consulting Slide 2
  • 3. Thesen zum Prozessmanagement > "Prozessmanagement ist viel Dokumentationsaufwand." > "Kreativität lässt sich nicht in Prozesse 'pressen'." > "Prozessmanagement ist wie 'Hausarbeit'. Es fällt nur auf, wenn sie nicht gemacht wurde." > "Prozessorganisation ist nur ein neues Wort für Ablauforganisation." “You can`t manage what you don`t measure!“ “Competition is not between people, products, or companies: it is between processes“ (Arthur R. Tenner) 01 Projekte oder Prozesse? Slide 3
  • 4. Definitionen “Kundenorientierung” eher komplex Prozesse Prozess- Regelaufgabe definition n-mal “intern“ Abläufe eher einfach Aufgaben ”intern” eher einfach Projektähnliche einmalig Aufgabe Vorhaben Projekt definition 01 Projekte oder Prozesse? ”übergreifend“ Projekte komplex Slide 4
  • 5. Prozessmanagement Ansatz > Prozessmanagement ordnet Verantwortlichkeiten und die Optimierungs-Fokussierung neu > Es kommt zu einem 90 Grad Shift von vertikaler zu einer horizontalen Orientierung (Berichte, Reports, Kennzahlen) 01 Funktionale Prozessorientierte Organisation Organisation Projekte oder Prozesse? Slide 5
  • 6. Organisationsformen 1 Linienorganisation Projekt Prozess 2 3 Organisation Organisation Performance Management Strategy development & deployment <. Majer> Target setting & monitoring <G. Tichy> Consult, co Inform, help Collect Product & Attract Develop Bill ntract and and service customer services customers and bind customer activate customers debits lifecycle <P. Schön- customer <S. customer <C. <S. <G. Siegl> berger> <S. Mayer> Frömmel> <Algel> Boldrino> Frömmel> Customer Core Processes Enabled/powered by Enabled/powered by Manage IT-Systems <P. Pederson> Line Organisation Line Organisation Manage Networks <P. Futterknecht> Manage Procurement <A. Bründl> Manage Logistics <H. Gottschalk> Manage people life-cycle <J. Mayer> Provide company / business safety <R. Pokorny> Manage financials <K. Reisacher> Enabling processes > Innovation und > Verantwortung für Ziele > Kunden- und Qualitäts- Weiterentwicklung orientierung > Budget > Komplexe Auftragsabwicklung > Mitarbeiter/innen > Permanente Kompetenz- teams (Optimierung) 01 > Temporäre Kompetenzteams > Ressourcenmanagement Projekte oder Prozesse? Slide 6
  • 7. Prozesse Differenzierung nach Inhalten Managementprozesse strategisch, planend, lenkend z.B. - Strategieentwicklung, Controlling, Budgetplanung, Proje ktmanagement,… Kernprozesse Orientierung direkt am Kunden, wertschöpfend an der z.B. Angebotslegung, Auftragsabwicklung, Wertschöpfung Produktentwicklung,… Support Prozesse unterstützend, indirekt wertschöpfend 01 z.B. Beschaffung, Rechnungswesen, IT- Leistungen, Logistik, …. Projekte oder Prozesse? Slide 7
  • 8. Beispiele von Prozesselandkarten 01 Projekte oder Prozesse? Slide 8
  • 9. Rollen der Prozessorganisation > Prozesseigner – hat die Gesamtverantwortung für einen Prozess im Unternehmen, gibt Zweck / Nutzen / Leitwerte vor, entscheidet Veränderungsbedarf; strategische Steuerung > Prozessverantwortlicher – ist verantwortlich für die Definition und Weiterentwicklung (Optimierung) des Prozesses und für das Prozess-Controlling > Prozess Team – unterstützt den Prozessverantwortlichen bei der Definition des Prozesses, später im Prozess-Controlling und bei der Weiterentwicklung > Durchführungsverantwortliche – sind für einzelne Teilprozesse und Tätigkeiten der Umsetzung verantwortlich > Prozessmanager – Experte zum Prozessmanagement, kann im Prozesscontrolling und in Weiterentwicklungsvorhaben hinzugezogen werden (Unternehmensebene) 01 Projekte oder Prozesse? Slide 9
  • 10. Prozesslebenszyklus Implemen- Erhebung Analyse Optimierung Durchführung tierung > Erhebungs- > IST-Prozess > SOLL-Prozess > Prozess- > Prozesse methoden analysieren beschreiben änderungen nutzen festlegen > Leitwerte > Optimierungs- kommunizieren > Prozess > IST-Prozess definieren maßnahmen > Prozesse an Controlling erheben > Optimierungs- festlegen Nutzer durchführen potenziale > Prozess- übergeben > KVP identifizieren organisation > Prozess durchführen definieren Controlling > Prozesse aufsetzen auflösen 01 Projekte oder Prozesse? Slide 10
  • 11. Erhebung Methoden Standard Methods: > Bildkartenmethode > Work flow Darstellung > Schwimmbahnen Prozessdarstellung Angebotsphase Prozessablauf E D M I Kundenanfrage K Anforderung, Ausschreibung, (Erst)gespräch(e) Aufzeichn. Fahmenbed. Email, Fax, Anruf Kunde / Accounter (Inhalt, Termine, Budget, …), Erste Ideen/Ansätze Oppor- A K durchführen D10 tunity Liste Aufzeichn. Fahmenbed. (Erst)ansatz (EA) Offert Offert erstellen A B D20 (EA) Offert (EA) Offert D30 Offert registrieren Interne Bearbeitung und Offernummer Versionsnummer Terminvorreservierung, O A O 01 A B Prüfung (inhaltl. Und Überarbeitetes Offert, Adap- terminl.) tierte Terminliste O D40 (OA) Offert (Gelegtes) Offert (G) A B Projekte oder Offertlegung durchführen D50 O Prozesse? (Gelegtes) Offert (Geprüftes) Offert Kunde prüft Offert K A D60 Slide 11
  • 12. Analyse Werkzeuge Noticeable Potential RPN 01 Process steps O S D Measures effect causes (OxSxD) Projekte oder Internal Documentation Prozesse? Order Late delivery 5 10 5 250 communication required for workflow Cannot be Installation Faulty hardware 2 10 1 20 Test on test system commis-sioned Slide 12
  • 13. Optimierung Leitwertpolygon 1. Definition Optimierungsdimensionen 2. Definition einer Skala 3. Festlegung der Ist und Soll Werte 4. Aufbau eines Leitwertpolygonzugs und Priorisierung Durchlaufzeit Personal- 10 Durchsatz aufwand 5 Flexibilität Termintreue 0 Stabilität Prozesskosten 01 Prozesssicherheit Kapazitätsoptimierung Projekte oder Kundenorientierung Prozesse? Slide 13
  • 14. Optimierung Methoden > Verbessern 1 2 3 > Eliminieren 1 2 3 > Reihenfolge ändern 3 1 2 > Hinzufügen 1 2 3 4 > Verschmelzen 1+2 3 > Automatisieren 1 2 3 > Beschleunigen 1 2 3 01 2 Projekte oder > Parallelisieren 1 Prozesse? 3 Slide 14
  • 15. Optimierung Priorisierung mittels Barrieren Portfolio hoch A B 5 6 Aufwand C D 3 4 2 1 niedrig Low Hanging Fruits 01 niedrig Wirkung hoch Projekte oder Prozesse? Slide 15
  • 16. Projektmanagement > Projektmanagement ist ein Managementprozess, in projektorientierten Organisationen auch ein Schlüsselprozess > Projektmanagement kann in die Teilprozesse Einzel- und Multiprojektmanagement und weiter in Subprozesse untergliedert werden > Prozessverantwortung wird in der Regel durch ein PMO wahrgenommen > Durchführungsverantwortung liegt beim jeweiligen Projektmanager/in (Team) > Leitwerte sind beispielsweise Termintreue, Kostenabweichung, Kundenzufriedenheit (Akzeptanz), … 01 Projekte oder Prozesse? Slide 16
  • 17. Zusammenspiel Projekt und Prozess > Prozesse oder Teilprozesse können – sofern die Komplexität es rechtfertigt – in Projektform abgewickelt werden > Projekte segmentieren Prozesse, gegebenenfalls auch zwischen definierten Stage Gates Sales Auftragsabwicklung After Sales Spezifikation Entwicklung Überleitung 01 Projekte oder Prozesse? Slide 17
  • 19. club pm 2013 Schon jetzt Termine fett notieren!