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Mit Ad-hoc-Bestellungen effizienter einkaufen
Die KraussMaffei Gruppe hat ihren Einkauf von Büroartikeln völlig umgestellt: Jeder
Mitarbeiter bestellt sein Material ganz nach Bedarf selber – das geht schneller und spart
Lagerkosten. Voraussetzung ist allerdings ein Händler mit effizientem Bestell- und
Liefersystem.
Venlo, Juni 2013 – „Das Bestellen von Büromaterial muss extrem einfach, schnell und flexibel sein“,
erklärt Marc Jäschke, Leiter indirekter Einkauf der Krauss Maffei Technologies GmbH in München.
„Denn insbesondere bei kleinteiligen und kleinwertigen Bestellungen ist es wichtig, dass im
Bestellprozess kein großer Aufwand betrieben wird.“ Die Unternehmensgruppe zählt zu den weltweit
führenden Herstellern von Maschinen und Anlagen zur Produktion und Verarbeitung von Kunststoff
und Gummi. Rund 4000 Mitarbeiter sind weltweit für die KraussMaffei Gruppe tätig – 1600 davon
arbeiten am Hauptsitz München.
Marc Jäschke hat in den vergangenen Jahren einiges dafür getan, um den Aufwand rund um
Bestellung und Entgegennahme von Papier, Stiften oder Tonern zu senken und so Kosten
einzusparen. Ein entscheidender Schritt war dabei die Wahl des richtigen Händlers. Seit 2010 arbeitet
die KraussMaffei Gruppe an deutschen Standorten mit Office Depot, dem weltweit führenden
Lieferanten für Büroartikel, zusammen. Jäschke erklärt seine Wahl: „Es bringt im indirekten Einkauf
nichts, nur punktuell nach Kosteneinsparungen zu schauen. Eine ganzheitliche Betrachtung des
Einkaufs ist entscheidend – hier hat Office Depot den besten Ansatz.“ Seither werden der Hauptsitz in
München und die Mehrzahl der deutschen Standorte von Office Depot mit Standard-Office-Supplies,
Toner und Tinte sowie Lampen und Büromaschinen beliefert.
100 Prozent elektronisch
Gemeinsam mit Office Depot wurde auch ein besonders flexibles Einkaufssystem eingeführt. Die
Neuerung: Es wird nun nicht mehr wie früher in regelmäßigen Abständen von den einzelnen
Abteilungen Ware bestellt. Stattdessen kann so gut wie jeder Büro-Mitarbeiter seinen Bedarf von
einem Tag auf den anderen selber ordern. Das bedeutet: Jeder bestellt dann, wenn er etwas braucht.
Ware wird nicht mehr vor Ort gesammelt. Der Vorteil des Systems liegt darin, dass die Lagerhaltung
entfällt und damit unnötig gebundenes Kapital frei wird. Zeitaufwändige, interne Absprachen darüber,
was wann von wem geordert werden soll, gehören damit der Vergangenheit an.
Voraussetzung für ein solches Vorgehen ist ein extrem simpler Bestellprozess, der sowohl dem
Kunden die Bestellung, als auch dem Lieferanten die Auslieferung schnell und effizient möglich macht.
Aus diesem Grund bestellen alle Mitarbeiter zu 100 Prozent elektronisch. Die KraussMaffei
Technologies GmbH hat sich dabei für eine Kombination aus eigenem E-Procurement-System und
Webshop des Lieferanten entschieden. Bei einer solchen so genannten Punch-Out-Lösung ist das
Warenwirtschaftssystem direkt mit den elektronischen Katalogen von Office Depot verbunden. Die
Mitarbeiter gehen über das firmeneigene SAP-System in den Web-Shop, füllen dort den Warenkorb
und gehen dann zurück ins hauseigene System – ist die interne Genehmigung abgeschlossen wird
die Bestellung als XML-Datei an Office Depot verschickt. Als Schnittstelle zum Austausch der
Katalogdatensätze dient das Open Catalog Interface (OCI). Den Vorteil dieses Vorgehens schildert
Jäschke so: „Alle Mitarbeiter mit SAP-Zugang können über einen einzigen Lieferanten-Zugang
bestellen. Das erspart uns und Office Depot eine Menge Arbeit.“
Alle Produkte in einem System
Innerhalb bestimmter Budgets, die für jede Abteilung hinterlegt sind, kann auf diese Weise jeder
Mitarbeiter selbständig agieren. Während früher gedruckte Bestellanträge weitergereicht und
unterschrieben werden mussten, läuft nun alles automatisch. Das System funktioniert aber nur, wenn
die Ware tatsächlich am nächsten Tag geliefert werden kann. Silvia Mittelstaedt, die den Kunden als
Key Account Manager von Office Depot betreut, betont: „Aufgrund unseres großen Logistikzentrums
haben wir eine sehr hohe Verfügbarkeit und können schnell liefern. Ist die Bestellung bis 16 Uhr
eingegangen, dann kommt die Ware zuverlässig am nächsten Tag zum Kunden.“
Entscheidend für den Erfolg des elektronischen Bestellsystems ist auch, dass alle Produkte über ein
System bestellt werden können. „Unser früherer Lieferant hätte die Papierbestellung z.B. über ein
anderes System abbilden müssen.“ Bei Office Depot ist das nicht der Fall. Alle 12.000 gewählten
Artikel sind im E-Shop verfügbar. „Wir haben nicht nur eine Lieferquelle für unser Material gesucht
sondern auch ein zuverlässiges und einfaches Liefersystem. Mit Office Depot haben wir beides
gefunden“, erklärt Jäschke. Das Angebot der Punch-Out-Lösung wird dabei gemeinsam ständig
erweitert – zuletzt durch einen Stempelshop, der es dem Unternehmen ermöglicht, individualisierte
Stempel direkt beim Bürolieferanten zu bestellen. Und es gibt noch eine weitere Besonderheit, die die
Prozess zusätzlich vereinfacht: Die Ware wird bis an den Schreibtisch geliefert – und zwar
deutschlandweit. Auf diese Weise ist sie sofort dort, wo sie zum Einsatz kommt.
Eigenmarken dosiert einsetzen
Neben der Effizienzsteigerung bei den Bestellvorgängen nutzt Jäschke weitere Einsparpotenziale im
Einkauf über den Einsatz von Eigenmarken. Er ist überzeugt: „Hochwertige Own Brands sind eine
Alternative zu etablierten Marken. Damit erhalte ich ein ebenbürtiges Produkt zu einem besseren
Preis.“ Da auch der Lieferant durch höhere Margen davon profitiere, führten Eigenmarken zu einer
Win-win-Situation, die er gerne unterstütze. Entscheidend sei es allerdings, Eigenmarken gezielt und
dosiert einzusetzen. Die gewünschte Qualität und Funktion dürfe niemals außer Acht gelassen
werden.
„Eine komplette Umstellung des Sortiments auf Eigenmarken macht keinen Sinn“, so Jäschke. “Wir
achten stattdessen sehr genau darauf, dass die Produkte hinsichtlich Abmessung, Farbe und Funktion
vergleichbar sind. Und bei besonders sensiblen Produkten, wie Tonern, haben wir einen genauen
Blick auf die Reklamationsquote.“ OEMs stehen im Webshop daher bei vielen Produkten genauso zur
Verfügung wie Eigenmarken. Nur punktuell werden sie substituiert. Dieser „weiche“ Ansatz zeigt
Erfolg: In diesem Jahr konnte der Anteil an Eigenmarken bei den Bestellungen im Vergleich zum
gleichen Zeitraum in 2012 bereits um 10 Prozent erhöht werden und liegt jetzt bei 20 Prozent.
Das ökonomische Bestellsystem soll zukünftig auch auf weitere Standorte ausgeweitet werden. In den
kommenden ein bis zwei Jahren kommen die noch fehlenden deutschen Gesellschaften der
Unternehmensgruppe hinzu. Außerdem wird derzeit geprüft, ob die effiziente „ad-hoc“-Bestellung via
Office Depot europaweit eingeführt wird.
Über die KraussMaffei Gruppe
Die KraussMaffei Gruppe gehört zu den weltweit führenden Herstellern von Maschinen und Anlagen
für die Produktion und Verarbeitung von Kunststoff und Gummi. Das Leistungsspektrum deckt die
komplette Technologie in der Spritzgieß-, Extrusions- und Reaktionstechnik ab, wodurch die
KraussMaffei Gruppe in der Branche über ein Alleinstellungsmerkmal verfügt. Mit einer hohen
Innovationskraft kann für Kunden mit standardisierten und individuellen Produkt-, Verfahrens- und
Servicelösungen ein nachhaltiger Mehrwert über deren gesamte Wertschöpfungskette sichergestellt
werden. Mit dem Leistungsangebot der Marken KraussMaffei, KraussMaffei Berstorff und Netstal
werden unter anderem Kunden aus der Automobil-, Verpackungs-, Medizin- und Bauindustrie sowie
Hersteller von Elektrik- und Elektronikprodukten und Haushaltsgeräten bedient. Die KraussMaffei
Gruppe verfügt über eine kontinuierliche Traditionslinie im internationalen Maschinenbau und
beschäftigt weltweit rund 4.000 Mitarbeiter. Mit mehr als 30 Tochtergesellschaften und über 10
Produktionsstätten sowie rund 570 Handels- und Servicepartnern ist die Unternehmensgruppe
international kundennah vertreten. Der Hauptsitz ist seit 1838 in München.
Weitere Informationen: www.kraussmaffeigroup.com
Über Office Depot
Als führender globaler Anbieter von Bürobedarf und -dienstleistungen betreut Office Depot Millionen
von Kunden rund um den Globus. Vom Tante-Emma-Laden bis hin zu Fortune 500-Unternehmen:
Office Depot versorgt seine Kunden weltweit durch 1.629 Einzelhandelsgeschäfte, engagierte
Vertriebsmitarbeiter und ein E-Commerce-Geschäft im Wert von mehreren Milliarden US-Dollar. Der
Jahresumsatz von Office Depot beläuft sich auf rund 10,7 Mrd. US-Dollar und das Unternehmen
beschäftigt weltweit etwa 38.000 Mitarbeiter. Über Versandaufträge und Filialen in 59 Ländern stellt
das Unternehmen mehr Büroartikel für mehr Kunden in mehr Ländern bereit, als jedes andere
Unternehmen.
www.officedepot.de
Die Office Depot-Stammaktien werden an der New York Stock Exchange unter dem Symbol ODP
gehandelt. Weitere Presseinformationen finden Sie auf: http://mediarelations.officedepot.com und
http://socialpress.officedepot.com/.
Neuigkeiten von Office Depot jetzt auch im Social Web:
https://www.facebook.com/OfficeDepotDeutschland
www.twitter.com/OfficeDepotDE
www.youtube.com/OfficeDepotDE
http://de.wikipedia.org/wiki/Office_Depot
https://www.xing.com/companies/officedepot
Presse-Kontakt:
Eva Wagenbach
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Telefon: +49 (0)221 80 10 87-89
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  • 1.   Mit Ad-hoc-Bestellungen effizienter einkaufen Die KraussMaffei Gruppe hat ihren Einkauf von Büroartikeln völlig umgestellt: Jeder Mitarbeiter bestellt sein Material ganz nach Bedarf selber – das geht schneller und spart Lagerkosten. Voraussetzung ist allerdings ein Händler mit effizientem Bestell- und Liefersystem. Venlo, Juni 2013 – „Das Bestellen von Büromaterial muss extrem einfach, schnell und flexibel sein“, erklärt Marc Jäschke, Leiter indirekter Einkauf der Krauss Maffei Technologies GmbH in München. „Denn insbesondere bei kleinteiligen und kleinwertigen Bestellungen ist es wichtig, dass im Bestellprozess kein großer Aufwand betrieben wird.“ Die Unternehmensgruppe zählt zu den weltweit führenden Herstellern von Maschinen und Anlagen zur Produktion und Verarbeitung von Kunststoff und Gummi. Rund 4000 Mitarbeiter sind weltweit für die KraussMaffei Gruppe tätig – 1600 davon arbeiten am Hauptsitz München. Marc Jäschke hat in den vergangenen Jahren einiges dafür getan, um den Aufwand rund um Bestellung und Entgegennahme von Papier, Stiften oder Tonern zu senken und so Kosten einzusparen. Ein entscheidender Schritt war dabei die Wahl des richtigen Händlers. Seit 2010 arbeitet die KraussMaffei Gruppe an deutschen Standorten mit Office Depot, dem weltweit führenden Lieferanten für Büroartikel, zusammen. Jäschke erklärt seine Wahl: „Es bringt im indirekten Einkauf nichts, nur punktuell nach Kosteneinsparungen zu schauen. Eine ganzheitliche Betrachtung des Einkaufs ist entscheidend – hier hat Office Depot den besten Ansatz.“ Seither werden der Hauptsitz in München und die Mehrzahl der deutschen Standorte von Office Depot mit Standard-Office-Supplies, Toner und Tinte sowie Lampen und Büromaschinen beliefert. 100 Prozent elektronisch Gemeinsam mit Office Depot wurde auch ein besonders flexibles Einkaufssystem eingeführt. Die Neuerung: Es wird nun nicht mehr wie früher in regelmäßigen Abständen von den einzelnen Abteilungen Ware bestellt. Stattdessen kann so gut wie jeder Büro-Mitarbeiter seinen Bedarf von einem Tag auf den anderen selber ordern. Das bedeutet: Jeder bestellt dann, wenn er etwas braucht. Ware wird nicht mehr vor Ort gesammelt. Der Vorteil des Systems liegt darin, dass die Lagerhaltung entfällt und damit unnötig gebundenes Kapital frei wird. Zeitaufwändige, interne Absprachen darüber, was wann von wem geordert werden soll, gehören damit der Vergangenheit an. Voraussetzung für ein solches Vorgehen ist ein extrem simpler Bestellprozess, der sowohl dem Kunden die Bestellung, als auch dem Lieferanten die Auslieferung schnell und effizient möglich macht. Aus diesem Grund bestellen alle Mitarbeiter zu 100 Prozent elektronisch. Die KraussMaffei Technologies GmbH hat sich dabei für eine Kombination aus eigenem E-Procurement-System und Webshop des Lieferanten entschieden. Bei einer solchen so genannten Punch-Out-Lösung ist das Warenwirtschaftssystem direkt mit den elektronischen Katalogen von Office Depot verbunden. Die Mitarbeiter gehen über das firmeneigene SAP-System in den Web-Shop, füllen dort den Warenkorb und gehen dann zurück ins hauseigene System – ist die interne Genehmigung abgeschlossen wird
  • 2. die Bestellung als XML-Datei an Office Depot verschickt. Als Schnittstelle zum Austausch der Katalogdatensätze dient das Open Catalog Interface (OCI). Den Vorteil dieses Vorgehens schildert Jäschke so: „Alle Mitarbeiter mit SAP-Zugang können über einen einzigen Lieferanten-Zugang bestellen. Das erspart uns und Office Depot eine Menge Arbeit.“ Alle Produkte in einem System Innerhalb bestimmter Budgets, die für jede Abteilung hinterlegt sind, kann auf diese Weise jeder Mitarbeiter selbständig agieren. Während früher gedruckte Bestellanträge weitergereicht und unterschrieben werden mussten, läuft nun alles automatisch. Das System funktioniert aber nur, wenn die Ware tatsächlich am nächsten Tag geliefert werden kann. Silvia Mittelstaedt, die den Kunden als Key Account Manager von Office Depot betreut, betont: „Aufgrund unseres großen Logistikzentrums haben wir eine sehr hohe Verfügbarkeit und können schnell liefern. Ist die Bestellung bis 16 Uhr eingegangen, dann kommt die Ware zuverlässig am nächsten Tag zum Kunden.“ Entscheidend für den Erfolg des elektronischen Bestellsystems ist auch, dass alle Produkte über ein System bestellt werden können. „Unser früherer Lieferant hätte die Papierbestellung z.B. über ein anderes System abbilden müssen.“ Bei Office Depot ist das nicht der Fall. Alle 12.000 gewählten Artikel sind im E-Shop verfügbar. „Wir haben nicht nur eine Lieferquelle für unser Material gesucht sondern auch ein zuverlässiges und einfaches Liefersystem. Mit Office Depot haben wir beides gefunden“, erklärt Jäschke. Das Angebot der Punch-Out-Lösung wird dabei gemeinsam ständig erweitert – zuletzt durch einen Stempelshop, der es dem Unternehmen ermöglicht, individualisierte Stempel direkt beim Bürolieferanten zu bestellen. Und es gibt noch eine weitere Besonderheit, die die Prozess zusätzlich vereinfacht: Die Ware wird bis an den Schreibtisch geliefert – und zwar deutschlandweit. Auf diese Weise ist sie sofort dort, wo sie zum Einsatz kommt. Eigenmarken dosiert einsetzen Neben der Effizienzsteigerung bei den Bestellvorgängen nutzt Jäschke weitere Einsparpotenziale im Einkauf über den Einsatz von Eigenmarken. Er ist überzeugt: „Hochwertige Own Brands sind eine Alternative zu etablierten Marken. Damit erhalte ich ein ebenbürtiges Produkt zu einem besseren Preis.“ Da auch der Lieferant durch höhere Margen davon profitiere, führten Eigenmarken zu einer Win-win-Situation, die er gerne unterstütze. Entscheidend sei es allerdings, Eigenmarken gezielt und dosiert einzusetzen. Die gewünschte Qualität und Funktion dürfe niemals außer Acht gelassen werden. „Eine komplette Umstellung des Sortiments auf Eigenmarken macht keinen Sinn“, so Jäschke. “Wir achten stattdessen sehr genau darauf, dass die Produkte hinsichtlich Abmessung, Farbe und Funktion vergleichbar sind. Und bei besonders sensiblen Produkten, wie Tonern, haben wir einen genauen Blick auf die Reklamationsquote.“ OEMs stehen im Webshop daher bei vielen Produkten genauso zur Verfügung wie Eigenmarken. Nur punktuell werden sie substituiert. Dieser „weiche“ Ansatz zeigt Erfolg: In diesem Jahr konnte der Anteil an Eigenmarken bei den Bestellungen im Vergleich zum gleichen Zeitraum in 2012 bereits um 10 Prozent erhöht werden und liegt jetzt bei 20 Prozent. Das ökonomische Bestellsystem soll zukünftig auch auf weitere Standorte ausgeweitet werden. In den kommenden ein bis zwei Jahren kommen die noch fehlenden deutschen Gesellschaften der
  • 3. Unternehmensgruppe hinzu. Außerdem wird derzeit geprüft, ob die effiziente „ad-hoc“-Bestellung via Office Depot europaweit eingeführt wird. Über die KraussMaffei Gruppe Die KraussMaffei Gruppe gehört zu den weltweit führenden Herstellern von Maschinen und Anlagen für die Produktion und Verarbeitung von Kunststoff und Gummi. Das Leistungsspektrum deckt die komplette Technologie in der Spritzgieß-, Extrusions- und Reaktionstechnik ab, wodurch die KraussMaffei Gruppe in der Branche über ein Alleinstellungsmerkmal verfügt. Mit einer hohen Innovationskraft kann für Kunden mit standardisierten und individuellen Produkt-, Verfahrens- und Servicelösungen ein nachhaltiger Mehrwert über deren gesamte Wertschöpfungskette sichergestellt werden. Mit dem Leistungsangebot der Marken KraussMaffei, KraussMaffei Berstorff und Netstal werden unter anderem Kunden aus der Automobil-, Verpackungs-, Medizin- und Bauindustrie sowie Hersteller von Elektrik- und Elektronikprodukten und Haushaltsgeräten bedient. Die KraussMaffei Gruppe verfügt über eine kontinuierliche Traditionslinie im internationalen Maschinenbau und beschäftigt weltweit rund 4.000 Mitarbeiter. Mit mehr als 30 Tochtergesellschaften und über 10 Produktionsstätten sowie rund 570 Handels- und Servicepartnern ist die Unternehmensgruppe international kundennah vertreten. Der Hauptsitz ist seit 1838 in München. Weitere Informationen: www.kraussmaffeigroup.com Über Office Depot Als führender globaler Anbieter von Bürobedarf und -dienstleistungen betreut Office Depot Millionen von Kunden rund um den Globus. Vom Tante-Emma-Laden bis hin zu Fortune 500-Unternehmen: Office Depot versorgt seine Kunden weltweit durch 1.629 Einzelhandelsgeschäfte, engagierte Vertriebsmitarbeiter und ein E-Commerce-Geschäft im Wert von mehreren Milliarden US-Dollar. Der Jahresumsatz von Office Depot beläuft sich auf rund 10,7 Mrd. US-Dollar und das Unternehmen beschäftigt weltweit etwa 38.000 Mitarbeiter. Über Versandaufträge und Filialen in 59 Ländern stellt das Unternehmen mehr Büroartikel für mehr Kunden in mehr Ländern bereit, als jedes andere Unternehmen. www.officedepot.de Die Office Depot-Stammaktien werden an der New York Stock Exchange unter dem Symbol ODP gehandelt. Weitere Presseinformationen finden Sie auf: http://mediarelations.officedepot.com und http://socialpress.officedepot.com/. Neuigkeiten von Office Depot jetzt auch im Social Web: https://www.facebook.com/OfficeDepotDeutschland www.twitter.com/OfficeDepotDE www.youtube.com/OfficeDepotDE http://de.wikipedia.org/wiki/Office_Depot https://www.xing.com/companies/officedepot Presse-Kontakt: Eva Wagenbach möller pr Telefon: +49 (0)221 80 10 87-89 Email: ew@moeller-pr.de www.moeller-pr.de