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LeadershipLeadership
> Was steht alles an Aufgaben an
> Was hat welche Priorität
> Was muss ich selber machen
was nicht
> Delegieren oder outsourcen
Das Buch «Effizienter Arbeiten»
zeigt wie und wo Sie zu einem
virtuellen Assistenten gelangen
und welche Tools Sie wie ein-
setzen können.
Wie Unternehmer ihre Zeit für
das Wesentliche frei machen
Es gibt diese Albträume, in denen man in einer
Prüfung sitzt und plötzlich merkt, dass man gar nichts
gelernt hat. Wie schön, wenn man dann morgens
aufwacht und erleichtert feststellt, dass alles nur ein
Traum war. Allerdings kann es durchaus passieren,
dass der Albtraum weitergeht.
VON CHARLY SUTER*
Auf dem Bürotisch stapeln sich die
Papiere, der Mailaccount läuft über
und der Terminkalender auf dem
Smartphone schlägt Alarm. Obwohl
man fast jeden Abend länger am
Schreibtisch sitzt, wird der Berg von
Aufgaben nicht kleiner. Meist ver-
schwitzt man dann doch einen Ter-
min, merkt dass die Mitarbeiter noch
gar nicht am neuen Projekt arbeiten.
Es ist an der Zeit sein Zeitmanagement
neu zu strukturieren.
Die Spreu vom Weizen trennen. Auch
wenn die Aufgaben in Beruf und Privat-
leben einem Fass ohne Boden gleichen,
ist eine Generalüberholung notwendig.
Experten empfehlen tatsächlich mit
einer einfachen To-Do-Liste anzufan-
gen. Man kann ruhig alles wahllos auf
einen Zettel schreiben, was einem an
Aufgaben und Projekten einfällt. Dar-
aufhin ist allerdings Struktur gefragt.
Es gibt viele strukturelle Bewertungs-
methoden, ein der bekanntesten ist das
«Eisenhower-Prinzip». Dieses Prinzip
basiert auf einer Matrix mit vier Kästen.
In das erste Kästchen werden die Er-
ledigungen mit den Prädikaten «wich-
tig» und «dringlich» eingetragen. Das
zweite Kästchen ist für «wichtige», aber
«weniger dringliche» Aufgaben vorge-
sehen. Im dritten Kästchen hält man
die «dringlichen», aber «unwichtigeren»
Dinge fest und im vierten landen «we-
der wichtig, noch dringlich». Die Aufga-
ben in den ersten zwei Kästen sollte
man so schnell wie möglich selbst erle-
digen, die Dinge der dritten und vierten
Kategorie sollte man, wenn möglich de-
legieren oder ganz streichen.
Eine weitere Möglichkeit seine
ListezuordnenistdieEinteilunginAuf-
gaben, die man selbst erledigen muss
und solche die eigentlich jemand ande-
res machen kann. Diese Form der Ein-
teilung kann mitunter schwer fallen, da
viele Unternehmer ungern die Dinge
aus der Hand geben. Doch hier lohnt
es sich ehrlich und streng mit sich zu
sein. Viele Dinge werden auf der Seite
landen, die jemand anderes erledigen
kann.
Fokus auf Wesentliches. Es schadet
nicht nur der eigenen Effektivität, son-
dern auch der der Angestellten und
Mitarbeitern, wenn ein Unternehmer
zu viele verstreute Aufgaben erledigen
möchte. Notwendige Besprechungen
mit Kollegen, Mitarbeitern oder Kun-
den kann ihnen niemand abnehmen.
Auch das Privatleben gehört zu den we-
sentlichen Dingen, die nur allzu gerne
nach hinten geschoben werden. Tat-
sächlich ist Familie und der persönliche
Ausgleich zur Arbeit aber immer wich-
tig. Viele Begriffe haben diese Diskussi-
on in den letzten Jahren geprägt: Work-
Life-Balance, Down-Shifting, Burnout.
Sein Leben der Arbeit zu opfern gilt
längst nicht mehr als Tugend, ist aber
Realität.
Als Faustregel gilt deshalb: Alles,
was sich delegieren lässt, sollte dele-
giert werden.
Das heisst, man kann sich nun damit
befassen wie man die Aufgaben, die
auf der Delegationsseite gelandet sind,
sinnvoll verteilt. Dazu unterscheidet
man:
> Routineaufgaben, die alltäglich
oder regelmässig anfallen
> einmalige oder zeitlich begrenzte
Projekte
> komplexe Projekte, die viel
Fachwissen erfordern
Delegieren und Outsourcen. Wenn
man bereits Angestellte beschäftigt,
stelltsichdieFrage,obdieseMitarbeiter
WIE SIE DEN FOKUS SCHÄRFEN
ORGANISATOR Seite X/23
Ausgabe 04/15–10. April 2015
weitere oder neue Aufgaben überneh-
men können. Vielleicht hat ein Mitar-
beitereinunentdecktesPotential?Neue
Aufgaben können als neue Herausfor-
derung und Motivation empfunden
werden. Genauso wichtig ist es nicht
zu viele simple Routineaufgaben an
speziell ausgebildete und hochmoti-
vierte Mitarbeiter zu vergeben, da die
Effektivität bei Unterforderung auf
Dauer leidet.
Ist für eine zu delegierende Auf-
gabe keine geeignete Arbeitskraft im
Haus, dann lassen sie die Arbeit nicht
auf ihrem Tisch landen – jede Aufgabe
kann outgesourct werden. Handelt es
sich um Buchhaltung, etwaige Korres-
pondenz, die Pflege des Internetauf-
tritts? All das kann von einer Fachkraft
erledigt werden, ohne dass neu einge-
stellt werden muss. Virtuelle Assisten-
ten und Freelancer bieten ihre Dienste
hierzu im Internet an. Alles, was nicht
notwendigerweise persönlich vor Ort
zu erledigen ist, kann stundenweise
übergeben werden. Der Lohn eines
solchen Assistenten ist im Regelfall ge-
ringer, als der eigene. Auch selbständige
Unternehmer, die noch keine Kapazität
für Festangestellte aufbringen können,
sind bei virtuellen Assistenten gut auf-
gehoben.SpezielleAufgaben,mitdenen
man sich eher schlecht als recht aus-
kennt, können professionell erledigt
werden. Sobald Routineaufgaben und
vielekleine VerpflichtungendenGross-
teil des Berufsalltags darstellen, ist
es Zeit den Fokus neu zu setzen, um
grössere Ziele nicht aus den Augen zu
verlieren.
Delegieren mit der richtigen Technolo-
gie. Egal, ob man nun nur mit Festan-
gestellten arbeitet, einen Mix aus An-
gestellten und Freelancern oder nur
virtuelle Assistenten beschäftigt, eine
Menge Zeit kann man sich durch die
Verwendung der richtigen Technologie
sparen. Zunächst sollte eine Plattform
gefunden werden, mit der man alle
Mitarbeiter gleichermassen erreichen
kann.JenachBedarfofferierenAnbieter
wie HipChat, Campfire, Asana oder
Chatter entsprechende Tools für das
Projektmanagement für Unternehmen
jeder Grösse an. Je mehr sie File-Sha-
ring, Videokonferenzen und Instant
Messaging in den Unternehmensalltag
integrieren, desto mehr Zeit sparen sie.
Cloud-Technologie ermöglicht ein un-
kompliziertes Teilen der Arbeitsdoku-
mente. Selbst mit einfachen Einrich-
tungen wie Dropbox oder Google Docs
erhältmandieMöglichkeitArbeitabzu-
geben und zu delegieren, egal ob der
Mitarbeiter nun im Zimmer nebenan
sitzt oder auf einem anderen Kontinent
arbeitet. Mit der richtigen Integration
von Tools wird das Delegationspotenti-
al um ein Vielfaches gesteigert. Und so
steigt auch das Wachstumspotential,
da nun Zeit bleibt neue Strategien und
Ideen zu konzipieren und umzusetzen.
CHARLY SUTER
Master in Marketing
Management MAS der
Universität Basel/WWZ
und Autor des eBook
«Effizienter Arbeiten»
das im Shadow Mountains
Digital Publishing Verlag
erschienen ist.
www.shadowmountains.pub
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  • 1. LeadershipLeadership > Was steht alles an Aufgaben an > Was hat welche Priorität > Was muss ich selber machen was nicht > Delegieren oder outsourcen Das Buch «Effizienter Arbeiten» zeigt wie und wo Sie zu einem virtuellen Assistenten gelangen und welche Tools Sie wie ein- setzen können. Wie Unternehmer ihre Zeit für das Wesentliche frei machen Es gibt diese Albträume, in denen man in einer Prüfung sitzt und plötzlich merkt, dass man gar nichts gelernt hat. Wie schön, wenn man dann morgens aufwacht und erleichtert feststellt, dass alles nur ein Traum war. Allerdings kann es durchaus passieren, dass der Albtraum weitergeht. VON CHARLY SUTER* Auf dem Bürotisch stapeln sich die Papiere, der Mailaccount läuft über und der Terminkalender auf dem Smartphone schlägt Alarm. Obwohl man fast jeden Abend länger am Schreibtisch sitzt, wird der Berg von Aufgaben nicht kleiner. Meist ver- schwitzt man dann doch einen Ter- min, merkt dass die Mitarbeiter noch gar nicht am neuen Projekt arbeiten. Es ist an der Zeit sein Zeitmanagement neu zu strukturieren. Die Spreu vom Weizen trennen. Auch wenn die Aufgaben in Beruf und Privat- leben einem Fass ohne Boden gleichen, ist eine Generalüberholung notwendig. Experten empfehlen tatsächlich mit einer einfachen To-Do-Liste anzufan- gen. Man kann ruhig alles wahllos auf einen Zettel schreiben, was einem an Aufgaben und Projekten einfällt. Dar- aufhin ist allerdings Struktur gefragt. Es gibt viele strukturelle Bewertungs- methoden, ein der bekanntesten ist das «Eisenhower-Prinzip». Dieses Prinzip basiert auf einer Matrix mit vier Kästen. In das erste Kästchen werden die Er- ledigungen mit den Prädikaten «wich- tig» und «dringlich» eingetragen. Das zweite Kästchen ist für «wichtige», aber «weniger dringliche» Aufgaben vorge- sehen. Im dritten Kästchen hält man die «dringlichen», aber «unwichtigeren» Dinge fest und im vierten landen «we- der wichtig, noch dringlich». Die Aufga- ben in den ersten zwei Kästen sollte man so schnell wie möglich selbst erle- digen, die Dinge der dritten und vierten Kategorie sollte man, wenn möglich de- legieren oder ganz streichen. Eine weitere Möglichkeit seine ListezuordnenistdieEinteilunginAuf- gaben, die man selbst erledigen muss und solche die eigentlich jemand ande- res machen kann. Diese Form der Ein- teilung kann mitunter schwer fallen, da viele Unternehmer ungern die Dinge aus der Hand geben. Doch hier lohnt es sich ehrlich und streng mit sich zu sein. Viele Dinge werden auf der Seite landen, die jemand anderes erledigen kann. Fokus auf Wesentliches. Es schadet nicht nur der eigenen Effektivität, son- dern auch der der Angestellten und Mitarbeitern, wenn ein Unternehmer zu viele verstreute Aufgaben erledigen möchte. Notwendige Besprechungen mit Kollegen, Mitarbeitern oder Kun- den kann ihnen niemand abnehmen. Auch das Privatleben gehört zu den we- sentlichen Dingen, die nur allzu gerne nach hinten geschoben werden. Tat- sächlich ist Familie und der persönliche Ausgleich zur Arbeit aber immer wich- tig. Viele Begriffe haben diese Diskussi- on in den letzten Jahren geprägt: Work- Life-Balance, Down-Shifting, Burnout. Sein Leben der Arbeit zu opfern gilt längst nicht mehr als Tugend, ist aber Realität. Als Faustregel gilt deshalb: Alles, was sich delegieren lässt, sollte dele- giert werden. Das heisst, man kann sich nun damit befassen wie man die Aufgaben, die auf der Delegationsseite gelandet sind, sinnvoll verteilt. Dazu unterscheidet man: > Routineaufgaben, die alltäglich oder regelmässig anfallen > einmalige oder zeitlich begrenzte Projekte > komplexe Projekte, die viel Fachwissen erfordern Delegieren und Outsourcen. Wenn man bereits Angestellte beschäftigt, stelltsichdieFrage,obdieseMitarbeiter WIE SIE DEN FOKUS SCHÄRFEN
  • 2. ORGANISATOR Seite X/23 Ausgabe 04/15–10. April 2015 weitere oder neue Aufgaben überneh- men können. Vielleicht hat ein Mitar- beitereinunentdecktesPotential?Neue Aufgaben können als neue Herausfor- derung und Motivation empfunden werden. Genauso wichtig ist es nicht zu viele simple Routineaufgaben an speziell ausgebildete und hochmoti- vierte Mitarbeiter zu vergeben, da die Effektivität bei Unterforderung auf Dauer leidet. Ist für eine zu delegierende Auf- gabe keine geeignete Arbeitskraft im Haus, dann lassen sie die Arbeit nicht auf ihrem Tisch landen – jede Aufgabe kann outgesourct werden. Handelt es sich um Buchhaltung, etwaige Korres- pondenz, die Pflege des Internetauf- tritts? All das kann von einer Fachkraft erledigt werden, ohne dass neu einge- stellt werden muss. Virtuelle Assisten- ten und Freelancer bieten ihre Dienste hierzu im Internet an. Alles, was nicht notwendigerweise persönlich vor Ort zu erledigen ist, kann stundenweise übergeben werden. Der Lohn eines solchen Assistenten ist im Regelfall ge- ringer, als der eigene. Auch selbständige Unternehmer, die noch keine Kapazität für Festangestellte aufbringen können, sind bei virtuellen Assistenten gut auf- gehoben.SpezielleAufgaben,mitdenen man sich eher schlecht als recht aus- kennt, können professionell erledigt werden. Sobald Routineaufgaben und vielekleine VerpflichtungendenGross- teil des Berufsalltags darstellen, ist es Zeit den Fokus neu zu setzen, um grössere Ziele nicht aus den Augen zu verlieren. Delegieren mit der richtigen Technolo- gie. Egal, ob man nun nur mit Festan- gestellten arbeitet, einen Mix aus An- gestellten und Freelancern oder nur virtuelle Assistenten beschäftigt, eine Menge Zeit kann man sich durch die Verwendung der richtigen Technologie sparen. Zunächst sollte eine Plattform gefunden werden, mit der man alle Mitarbeiter gleichermassen erreichen kann.JenachBedarfofferierenAnbieter wie HipChat, Campfire, Asana oder Chatter entsprechende Tools für das Projektmanagement für Unternehmen jeder Grösse an. Je mehr sie File-Sha- ring, Videokonferenzen und Instant Messaging in den Unternehmensalltag integrieren, desto mehr Zeit sparen sie. Cloud-Technologie ermöglicht ein un- kompliziertes Teilen der Arbeitsdoku- mente. Selbst mit einfachen Einrich- tungen wie Dropbox oder Google Docs erhältmandieMöglichkeitArbeitabzu- geben und zu delegieren, egal ob der Mitarbeiter nun im Zimmer nebenan sitzt oder auf einem anderen Kontinent arbeitet. Mit der richtigen Integration von Tools wird das Delegationspotenti- al um ein Vielfaches gesteigert. Und so steigt auch das Wachstumspotential, da nun Zeit bleibt neue Strategien und Ideen zu konzipieren und umzusetzen. CHARLY SUTER Master in Marketing Management MAS der Universität Basel/WWZ und Autor des eBook «Effizienter Arbeiten» das im Shadow Mountains Digital Publishing Verlag erschienen ist. www.shadowmountains.pub Faktoren für erfolgreiches Zeitmanagement.Bild: trueffelpix – Fotolia.com