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Optimierung
organisatorischer
Abläufe
Modul 1 / Lektion 2
www.prosper-project.eu
Programm
zur
Befähigung
nach
der
Pandemie
Partnership
Von der Europäischen Union finanziert. Die geäußerten Ansichten und Meinungen entsprechen
jedoch ausschließlich denen des Autors bzw. der Autoren und spiegeln nicht zwingend die der
Europäischen Union oder der Europäischen Exekutivagentur für Bildung und Kultur (EACEA) wider.
Weder die Europäische Union noch die EACEA können dafür verantwortlich gemacht werden.
Post Pandemic Empowerment Programme © 2023 by Die
Berater/ European E-Learning Institute/ BUPNET/ CATRO/
Momentum/ Smart Revolution/ Eurotraining is licensed
under CC BY-NC-SA 4.0
Programm
zur
Befähigung
nach
der
Pandemie
Das primäre Ziel dieser Lektion ist es, eine Einführung in die Optimierung verschiedener
organisatorischer Prozesse im Zeitalter des digitalen Wandels zu geben.
Um die Gesundheit und Sicherheit der Mitarbeiter*innen zu gewährleisten, müssen Führungskräfte
in der Lage sein, ihre Arbeitsabläufe in ein digitales Format umzuwandeln und sie auf potenzielle
Hindernisse für den Arbeitsablauf zu überprüfen.
Darüber hinaus müssen sich die Führungskräfte mit den ISO-Normen vertraut machen, da sie eine
entscheidende Rolle bei der Gewährleistung von Organisationsprozessen spielen, die
international anerkannten Qualitätsmaßstäben entsprechen.
Einführung
Programm
zur
Stärkung
der
Handlungskompetenz
nach
der
Pandemie
Inhalte
01
02
03
04
Analyse eines Arbeitsablaufplans
Gewährleistung der digitalen Gesundheit und Sicherheit
der Mitarbeiter*innen
Digitalisierung von Organisationsprozessen
Innovationsmanagementstandards
05 Selbsteinschätzung
06 Überleitung zur nächsten Lektion
Programm
zur
Stärkung
der
Handlungskompetenz
nach
der
Pandemie
WISSEN:
Lernziele
FÄHIGKEITEN:
VERHALTENSWEISEN:
EINSTELLUNGEN:
Analyse und Optimierung von Organisationsabläufen sowie
Einarbeitung in ISO-Normen zur Sicherstellung von Gesundheit und
Sicherheit der Mitarbeiter*innen.
Optimierung der Arbeitsabläufe im Zeitalter des digitalen Wandels,
Ermittlung der Sicherheitsbedürfnisse der Mitarbeiter*innen.
Digitalisierung von Prozessen wie Personalbeschaffung, Einarbeitung,
Lernen und Entwicklung, Mitarbeiterengagement und
Leistungsmanagement.
Wechsel zu einer „Remote-first“-Mentalität.
Analyse der Prozesse
und Arbeitsabläufe
des Unternehmens
mit Blick auf die
digitale Produktivität
01
Programm
zur
Befähigung
nach
der
Pandemie
Wenn Sie die Produktivität und Effizienz in Ihrem
Unternehmen verbessern möchten, sollten Sie nicht
einfach Ihre bestehenden manuellen Prozesse
weiterführen. Übertragen Sie diese in ein
elektronisches Format und belassen Sie es dabei.
Investieren Sie in eine kontinuierliche Verbesserung
durch eine Arbeitsablauf-Analyse.
Eine Arbeitsablauf-Analyse sollte nicht nur einmal
durchgeführt werden, sondern vor Beginn des
digitalen Wandels und in regelmäßigen Abständen,
um sich bei Bedarf an interne und externe
Veränderungen anzupassen, indem neue/aktualisierte
digitale Lösungen eingesetzt werden.
Beim digitalen Wandel geht es nicht nur um den Einsatz
von Technologie, sondern auch darum, sie zu nutzen,
um die erforderlichen Ergebnisse zu erzielen.
Ihr Unternehmen wird viel besser den Überblick über die
internen und externen Veränderungen behalten
können, denen es unweigerlich ausgesetzt sein wird.
1. Analyse der Prozesse und Arbeitsabläufe des Unternehmens
mit Blick auf die digitale Produktivität
Programm
zur
Befähigung
nach
der
Pandemie
Arbeitsablauf-Analyse
Arbeitsabläufe organisieren die täglichen Verpflichtungen,
sodass die Mitarbeiter*innen mehr Zeit für die einzelnen
Aufgaben aufwenden können, anstatt manuell zu
kontrollieren, wie die Arbeit erledigt wird.
Das steigert die Zufriedenheit der Konsument*innen und
das Engagement der Mitarbeiter*innen. Der erste
Schritt, um diese wesentlichen Anpassungen
vorzunehmen, ist die Arbeitsablauf-Analyse.
Setzen Sie diese auf folgende Weise um:
● Verbessern Sie manuelle Prozesse, indem Sie z. B.
einen Freigabeschritt eliminieren, sodass eine E-Mail
weniger versendet werden muss, oder indem Sie die
Anweisungen klarer formulieren (Excel-Tabellen);
● Automatisieren Sie manuelle Prozesse, um sie
effizienter zu gestalten;
● Nutzen Sie Daten aus automatisierten Prozessen, um
deren Effizienz zu verbessern.
1. Analyse der Prozesse und Arbeitsabläufe des Unternehmens
mit Blick auf die digitale Produktivität
Programm
zur
Befähigung
nach
der
Pandemie
Optimierung der Arbeitsabläufe
Unter der Optimierung von Arbeitsabläufen versteht man die Verbesserung der Effizienz verschiedener
organisatorischer Prozesse, z. B. in der Verwaltung, in der Industrie und in anderen Bereichen. Dies ist
entscheidend für die langfristige Entwicklung und die Wettbewerbsfähigkeit auf dem Markt.
Eine effektive Optimierung der Arbeitsabläufe senkt die Kosten, mindert die Risiken und verringert den
Zeitaufwand für die Bearbeitung von Aufgaben.
Wenn alle Prozesse gut dokumentiert und gestrafft sind, verbringen die Mitarbeiter*innen weniger Zeit mit
der Korrektur von Fehlern und der Erledigung unwichtiger Aufgaben und haben mehr Zeit für die
Verwaltung und den erfolgreichen Abschluss von Projekten. Auf diese Weise schafft die Arbeitsablauf-
Optimierung eine positivere Arbeitskultur.
Eindeutige Aufgaben und Anforderungen ermöglichen es den Mitarbeiter*innen, einschließlich neuer
Mitarbeiter*innen, ein einheitliches Niveau an Effizienz und Qualität zu erreichen.
Ein hohes Produktivitätsniveau zielt auf geringere Bestände und höhere Rentabilität ab.
1. Analyse der Prozesse und Arbeitsabläufe des Unternehmens
mit Blick auf die digitale Produktivität
Programm
zur
Befähigung
nach
der
Pandemie
Schmerzpunkte im Arbeitsablauf
Identifizieren Sie Schmerzpunkte und Engpässe mit
größerer Genauigkeit, damit jeder Arbeitsablauf
mit optimaler Effizienz abläuft.
Mit dem richtigen Ansatz ermöglicht die
Arbeitsablauf-Analyse nicht nur die Identifizierung
problematischer Bereiche, sondern auch die
Ermittlung der Hauptursache für die Probleme, die
die Effizienz Ihres Arbeitsablaufs behindern.
Dazu gehören:
1) Missverständnisse;
2) Unnötig viele Tools und Plattformen;
3) Unklare Prioritäten;
4) Unzureichendes Training;
5) Begrenzter Einblick in das, was die
Mitarbeiter*innen tun;
6) Widerstand gegen Veränderungen.
1.Analyse der Prozesse und Arbeitsabläufe des
Unternehmens mit Blick auf die digitale Produktivität
Programm
zur
Befähigung
nach
der
Pandemie
Bewährte Praktiken und Beispiele
Softwaresysteme verringern den Bedarf an
manuellem Aufwand und unnötiger Arbeit.
Zu den weiteren Vorteilen gehören eine höhere
Investitionsrentabilität und eine allgemeine
Verringerung der Arbeitsbelastung.
Wählen Sie ein Tool zur Verwaltung von
Arbeitsabläufen, das sich mit Ihrer Arbeit
synchronisieren lässt, sodass die
Administration Dateien mit minimalem
Aufwand und maximaler Übersichtlichkeit
verwalten kann.
Arbeitsablauf-
Software
Asana
Trello
Prozess
Macher
Nintex
Kissflow
Gewährleistung der
digitalen
Gesundheit und
Sicherheit der
Mitarbeiter*innen
02
Programm
zur
Befähigung
nach
der
Pandemie
Gesundheit und Sicherheit der Mitarbeiter*innen
Digitale Gesundheit und Sicherheit betreffen Menschen, Kultur und Einstellungen – und können dazu
beitragen, ein Arbeitsumfeld zu schaffen, das Vertrauen, Innovation und Zusammenarbeit fördert.
Durch die Digitalisierung wird Sicherheit unmittelbarer, persönlicher und für alle zugänglicher. Die
Mitarbeiter*innen werden starker einbezogen, die Verantwortung für die Sicherheit wird geteilt, und es
wird sichergestellt, dass Sie in Echtzeit über die Informationen verfügen, die Sie benötigen, um wirksame
Änderungen und Eingriffe vorzunehmen. Dies führt zu einer engagierteren, zufriedeneren Belegschaft
und niedrigeren Zwischenfallraten – und damit zu insgesamt besseren Geschäftsergebnissen.
Führungskräfte sollten:
● mit ihren Teams ein Gespräch über hybride Arbeit führen, um zu definieren, was hybride Arbeit für
ihre Organisation bedeutet und inwiefern sie Teil ihrer Kultur ist.
● ihre Mitarbeiter*innen unterstützen, ihnen zuhören und es den Teams ermöglichen, die für sie
geeigneten hybriden Arbeitsmodelle zu definieren und zu bestimmen.
2. Gewährleistung der digitalen Gesundheit und Sicherheit
der Mitarbeiter*innen
Programm
zur
Befähigung
nach
der
Pandemie
Arbeitgeber*innen müssen berücksichtigen, welche Art von Arbeit die Mitarbeiter*innen verrichten, ob sie
über die notwendigen Hilfsmittel verfügen, um ihre Aufgaben sicher zu erfüllen, welche
Kommunikationskanäle vorhanden sind, welche Unterstützung für die psychische Gesundheit sie
möglicherweise benötigen und wie sie etwaige Probleme melden können.
Es ist wichtig, daran zu denken, dass das, was für die einen funktioniert, nicht unbedingt für andere
Mitarbeiter*innen gilt.
Vor der Einführung eines hybriden Ansatzes sollten die potenziellen Auswirkungen auf Personen, die
Schwierigkeiten mit der Remote-Arbeit haben, sowie auf diejenigen, die davon profitieren würden,
bedacht, und dabei die Verantwortlichkeiten der Menschen, ihre persönlichen Umstände und ihre
Arbeitsweise berücksichtigt werden.
Wenn es nicht möglich ist, einen individuellen Ansatz zu verfolgen, sollten Sie andere Möglichkeiten in
Betracht ziehen, um negative Auswirkungen auf die psychische Gesundheit zu verhindern – z. B.
regelmäßige Kontrollbesuche, Unterstützung der Mitarbeiter*innen bei der Bewältigung ihrer
Arbeitsbelastung und Ermutigung zu Pausen.
2. Gewährleistung der digitalen Gesundheit und Sicherheit der
Mitarbeiter*innen
Programm
zur
Befähigung
nach
der
Pandemie
Um herauszufinden, was benötigt wird, wird empfohlen, alle Mitarbeiter*innen eine Beurteilung ihrer
Arbeitsbedingungen im Homeoffice durchführen zu lassen.
Glücklicherweise können diese Beurteilungen aus der Ferne durchgeführt werden. Mithilfe eines
Fragebogens wird ermittelt, was die Menschen zu Hause bereits haben und welche zusätzlichen Geräte
sie benötigen. Dabei kann es sich um so einfache Dinge handeln wie die Bereitstellung einer
Laptoperhöhung, eines zusätzlichen Bildschirms oder einer Handgelenkstütze, oder einfach um Hilfe bei
der Anpassung.
2. Gewährleistung der digitalen Gesundheit und Sicherheit der
Mitarbeiter*innen
Programm
zur
Befähigung
nach
der
Pandemie
2. Gewährleistung der digitalen Gesundheit und Sicherheit der
Mitarbeiter*innen
• 50 % der Remote-Mitarbeiter*innen
• 44 % der Nicht-Remote-Mitarbeiter*innen
(Eurofund, 2020)
Muskel-Skelett-
Erkrankungen
• 41 % der Remote-Mitarbeiter*innen
• 25 % der Nicht-Remote-Mitarbeiter*innen
(Europäische Agentur für Sicherheit und
Gesundheitsschutz am Arbeitsplatz, 2021)
Arbeitsbedingter
Stress
• 27 % der Remote-Mitarbeiter*innen
• 18 % der Nicht-Remote-Mitarbeiter*innen
(Eurostat, 2021)
Längere
Arbeitszeiten
• Ergonomische Ausstattung/
Arbeitsplätze
• Regelmäßige Pausen und Bewegung
während des Tages
• Regelmäßige Kommunikation
• Realistische Erwartungen
• Zeitmanagement-Tools
• Flexible Arbeitszeiten
Programm
zur
Befähigung
nach
der
Pandemie
1. Hybriden Arbeitsablauf definieren
2. Mitarbeiter*innen unterstützen
3. Wohlbefinden der Mitarbeiter*innen
berücksichtigen
4. Hybride Arbeitsmodelle anpassen
5. Auswirkungen auf die psychische Gesundheit
messen
6. Arbeitsbedingungen im Homeoffice
bewerten lassen
7. Richtlinien regelmäßige überprüfen und
aktualisieren
Um diese Maßnahmen auszuwerten, können KMU:
● Regelmäßige Erhebungen durchführen
● Zwischenfallsraten überwachen
● Daten auswerten
● Trainings und Übungen durchführen
● Zur Berichterstattung ermutigen
● Die Einhaltung der Vorschriften überprüfen
Checkliste, was KMU tun können, um die Gesundheit und
Sicherheit ihrer Mitarbeiter*innen zu gewährleisten
Was hat sich durch
die Digitalisierung
verändert?
03
Programm
zur
Befähigung
nach
der
Pandemie
Personalbeschaffung
Die hybride Personalbeschaffung, bei der künstliche
Intelligenz und Automatisierungstechniken zum
Einsatz kommen, kann Unternehmen dabei
helfen, ihre Einstellungskosten zu senken und die
Vielfalt bei der Personalbeschaffung zu
verbessern. Die hybride Personalbeschaffung
beschleunigt den Einstellungsprozess und
verbessert gleichzeitig die Zufriedenheit der
Bewerber*innen.
Einer der größten Vorteile ist die größere Flexibilität
bei der Kandidatensuche, da
Personalvermittler*innen nicht mehr an den
geografischen Standort gebunden sind. Sie
können nun in nationalen und sogar globalen
Talentpools nach Bewerber*innen suchen, was
die Chancen des Arbeitgebers, die richtige Person
für die Stelle zu finden, deutlich erhöht.
3. Was hat sich durch die Digitalisierung verändert?
Die Einstellungsprozesse können Folgendes
beinhalten:
● Telefon- oder Videobewerbungsgespräche;
● Textnachrichten oder E-Mails;
● LinkedIn-Nachrichten;
● Virtuelle Einstellungsveranstaltungen wie
virtuelle Karrieremessen;
● Persönliche Gespräche gegen Ende des
Einstellungsverfahrens.
Programm
zur
Befähigung
nach
der
Pandemie
Einarbeitung
Neue Mitarbeiter*innen, die remote angestellt
sind, müssen sich dennoch geschätzt, engagiert
und eingebunden fühlen. Sie müssen wissen,
was von ihnen erwartet wird und was sie von
der Organisation erwarten können. Neue
Mitarbeiter*innen müssen mit den richtigen
Ressourcen ausgestattet werden.
Die virtuelle Einarbeitung erfordert eine stärkere
Konzentration und eine bewusstere
Durchführung.
Führungskräfte müssen bei der virtuellen
Einarbeitung stärker auf Etappenziele und
Kontrollpunkte achten. Mehrere kurze,
wöchentliche Check-Ins mit neuen
Mitarbeiter*innen sind eine bewährte
Methode, um ihr Interesse und Engagement
aufrechtzuerhalten.
3. Was hat sich durch die Digitalisierung verändert?
Weitere Informationen über die Einarbeitung finden
Sie in Modul 2, Lektion 3, Abschnitt 2 „Maßnahmen
von Führungskräften zur Förderung eines sicheren
und gesunden Arbeitsumfelds“.
Programm
zur
Befähigung
nach
der
Pandemie
Lernen und Weiterbildung
Fernarbeit kann es schwieriger machen, Bereiche zu
identifizieren, in denen ein*e Mitarbeiter*in zusätzliches
Training benötigt, insbesondere weil bei Fernarbeit viele
der informellen Gespräche wegfallen, die am physischen
Arbeitsplatz selbstverständlich sind.
Durch den Einsatz mehrerer Kommunikationsmittel,
einschließlich solcher, die für informelle und
themenunabhängige Gespräche konzipiert sind, erhöht sich
die Wahrscheinlichkeit, dass sich Mitarbeiter*innen mit
Fragen zu L&W melden oder dass Führungskräfte den
Bedarf an zusätzlichen Trainings in einer
Fernarbeitssituation erkennen.
3. Was hat sich durch die Digitalisierung verändert?
Diese Unterstützung steigert nicht nur die Produktivität, sondern auch die allgemeine Moral, gerade in dieser Zeit, in der
wir sie am meisten brauchen. L&W-Teams und -Führungskräfte sollten sich auf zwei Hauptziele konzentrieren: die
Ermöglichung des Lernens im Arbeitsalltag und die Bereitstellung von Trainingsinstrumenten, die erforderlich sind, um
das Unternehmen bei der Erreichung der Unternehmensziele in der Fernarbeit zu unterstützen.
Siehe auch Modul 2, Lektion 3, Abschnitt 2 „Maßnahmen von Führungskräften zur Förderung einer sicheren und gesunden Arbeitsumgebung“.
Programm
zur
Befähigung
nach
der
Pandemie
Gamifizierung
Moderne Lernmanagementsysteme bieten die
Möglichkeit, den Inhalt spielerisch zu gestalten, um
ihn ansprechender und unterhaltsamer zu machen.
Zusätzlich zu den Inhalten kann auch die
Lernerfahrung selbst durch Elemente wie
Bestenlisten, Highscores und ähnlichem spielerisch
gestaltet werden.
Bewährte Praktiken und Beispiele
Wie nutzen die meisten Unternehmen
Gamifizierung im Bereich Lernen und
Weiterbildung?
1) Im Rahmen der bestehenden Ausbildung;
2) Avatar-Anmeldefunktionen;
3) Änderung des Formats komplexer Lektionen;
4) Feedback während der Kurse;
5) Peer-Setting;
6) Integrierte Preise;
7) Lerninteraktion.
Programm
zur
Befähigung
nach
der
Pandemie
Engagement der Mitarbeiter*innen
Je engagierter eine Person ist, desto wahrscheinlicher
ist es, dass sie effizienter arbeitet, zufriedener ist
und bei ihrer Arbeit mehr als das Minimum leistet,
wann immer es möglich ist.
Angesichts der Tatsache, dass die Mehrheit der
Unternehmen auf Fernarbeit setzt, muss die
Personalleitung neue und konkretere Wege finden,
um ihre Mitarbeiter*innen zufrieden zu stellen,
ohne dass sie sich persönlich mit ihnen
austauschen müssen.
3. Was hat sich durch die Digitalisierung verändert?
Unternehmen, die Fernarbeit und andere flexible Arbeitsmöglichkeiten anbieten, sind für Top-Talente
attraktiver und helfen den Unternehmen, wettbewerbsfähige Arbeitskräfte zu gewinnen und zu binden.
Programm
zur
Befähigung
nach
der
Pandemie
Leistungsmanagement
Der Prozess der Leistungsoptimierung aus der Ferne ist zwar schwierig, kann aber durch Anpassungen des
Managementstils und der Organisationspolitik vereinfacht werden. Mit einer angemessenen
Untersuchung lassen sich Engpässe ermitteln und die Ressourcen effizient zuweisen. Fernarbeitskräfte
profitieren am meisten von einem Modell des Leistungsmanagements mit häufigem Feedback.
Mitarbeiter*innen wünschen sich hilfreiches, umsetzbares Feedback, vor allem, wenn sie sich durch die
Remote-Umgebung isoliert fühlen; ein Modell mit häufigem Feedback bietet genau das. In diesem
Modell geben Führungskräfte lösungsorientiertes Feedback.
Die Grundprinzipien des Leistungsmanagements bleiben auch in einem Remote-Arbeitsumfeld die
gleichen, müssen aber anders umgesetzt werden. In der Büroumgebung sind Ad-hoc-Diskussionen und
Feedback möglich, was in einer Remote-Umgebung nicht gegeben ist.
Weitere Informationen finden Sie in Modul 2, Einheit 3, Thema "Maßnahmen von Führungskräften zur Förderung einer sicheren und
gesunden Arbeitsumgebung - Führung und "Präsenz" der Führungskraft".
3. Was hat sich durch die Digitalisierung verändert?
Programm
zur
Befähigung
nach
der
Pandemie
Vorübergehende Fernarbeit ist etwas anderes als eine auf Fernarbeit ausgerichtete Grundeinstellung. Der
Wechsel zu einer „Remote-first“-Mentalität bedeutet die Umstellung auf einen neuen Ansatz. Denken
Sie über folgende Fragen nach:
Bewertung – Analyse der Arbeitsabläufe in Ihrem
Unternehmen
● Findet das Management in der Zentrale statt
ODER arbeitet es dezentral und weltweit?
● Ist die synchrone Kommunikation die am
häufigsten praktizierte Form der Kommunikation
ODER wird die asynchrone Kommunikation
bevorzugt?
● Wird die Arbeit im Büro als wichtige Arbeit
angesehen ODER kann die gesamte Arbeit remote
erledigt werden, einschließlich wichtiger
Besprechungen?
● Werden wichtige Entscheidungen während
formeller und informeller persönlicher
Interaktionen ODER im Rahmen der
Fernkommunikation getroffen?
● Finden alle Besprechungen während der Bürozeiten
der Zentrale statt ODER werden persönliche
Besprechungen begrenzt und für alle Zeitzonen
protokolliert?
● Ist die Leistung direkt an die Stunden im Büro
gebunden ODER wird sie an den Ergebnissen gemessen
und nicht an der im Büro oder online verbrachten Zeit?
● Wird eine zentrale Plattform für das Engagement und
die Kommunikation des Teams genutzt?
Auf der Grundlage Ihrer Antworten können Sie Ihre
organisatorischen Abläufe überdenken und zu einer
„Remote-first“-Mentalität übergehen!
Der Innovations-
management-
standard ISO 5600
04
Programm
zur
Befähigung
nach
der
Pandemie
Die ISO (Internationale Organisation für
Standardisierung) ist ein weltweiter
Zusammenschluss von nationalen
Normungsgremien (ISO-Mitgliedsorganisationen).
Die Innovationsfähigkeit einer Organisation ist
anerkanntermaßen ein Schlüsselfaktor für
nachhaltiges Wachstum, wirtschaftliche
Lebensfähigkeit, erhöhten Wohlstand und die
Weiterentwicklung der Gesellschaft.
Zu den Innovationsfähigkeiten einer Organisation
gehören die Fähigkeit, die sich ändernden
Umfeldbedingungen zu verstehen und darauf zu
reagieren, neue Chancen zu nutzen und das Wissen
und die Kreativität der Mitarbeiter*innen
innerhalb der Organisation in Zusammenarbeit mit
externen Interessenten einzusetzen.
4. ISO 56000
Sie schafft einen kohärenten, konsistenten und
gemeinsamen Rahmen, um:
● Verständnis für die wichtigsten Begriffe,
Definitionen, Konzepte und Grundsätze des
Innovationsmanagements zu schaffen;
● eine Organisation dabei zu unterstützen, ein
Innovationsmanagementsystem und andere
Standards für das Innovationsmanagement
einzuführen, umzusetzen, aufrechtzuerhalten
und kontinuierlich zu verbessern; und
● die Kommunikation zu erleichtern und das
Bewusstsein für Innovationsaktivitäten intern
und organisationsübergreifend zu schärfen.
Programm
zur
Befähigung
nach
der
Pandemie
Die ISO 56000-Normenfamilie befasst sich in erster Linie mit
Qualitätsmanagementsystemen und enthält Leitlinien für
Organisationen zu Management- und Innovationsprozessen,
Innovationsmanagementsystemen, Innovationswerkzeugen
und -methoden sowie Innovationsmetriken.
a) ISO 56002:2019 – Innovationsmanagementsystem –
Leitfaden
b) ISO/TR 56004:2020 – Bewertung des
Innovationsmanagements – Leitfaden
c) ISO/TS 56003:2019 – Innovationsmanagement –
Werkzeuge und Methoden für das Management geistigen
Eigentums – Leitfaden
d) ISO 56000:2020 – Innovationsmanagement – Grundlagen
und Vokabular
4. ISO 56000-Normenfamilie
Programm
zur
Befähigung
nach
der
Pandemie
4. ISO 56000
Antworten auf häufige Fragen
KMU können von der ISO selbst, aber auch von Drittorganisationen
zertifiziert werden, die zu diesem Zweck gegründet wurden und von der
Industrie und der nationalen Regierung akkreditiert sind.
Mehrere Variablen, darunter die Größe des Unternehmens, die
gewünschte Zertifizierungsart und die gewählte Zertifizierungsstelle,
können die Kosten der ISO-Zertifizierung für ein KMU beeinflussen.
Die Komplexität der Tätigkeiten des KMU und die gewählte
Zertifizierungsstelle sind zwei Variablen, die die Dauer der ISO-
Zertifizierung beeinflussen können. Diese ist für einen bestimmten
Zeitraum gültig, häufig drei Jahre.
Programm
zur
Befähigung
nach
der
Pandemie
4. ISO 56000
Schritte zur Erlangung von ISO 56000
● Lückenanalyse
Um festzustellen, in welchen Bereichen Verbesserungen erforderlich sind, um die Kriterien der ISO-
Normen zu erfüllen, sollte eine Lückenanalyse durchgeführt werden.
● Planentwicklung
Das KMU sollte eine Umsetzungsstrategie entwickeln, um die Systeme in Einklang mit ISO 5600 zu
bringen.
● Interne Audits
Die KMU sollten sich dann vergewissern, dass die Kriterien der ISO 5600 erfüllt werden, und die Bereiche
aufzeigen, in denen sie sich verbessern müssen.
● Zertifizierungsaudit
Eine von der Branche und der nationalen Regierung akkreditierte Zertifizierungsstelle sollte ein
Zertifizierungsaudit durchführen und bestätigen, dass die Kriterien der ISO 5600 eingehalten werden.
● Korrekturmaßnahmen
Das KMU muss Korrekturmaßnahmen ergreifen, um während des Zertifizierungsaudits festgestellte
Nichtkonformitäten zu beheben, wenn es die Kriterien der ISO 5600 nicht erfüllt.
Programm
zur
Befähigung
nach
der
Pandemie
Die Optimierung der Arbeitsabläufe schafft
eine produktivere Arbeitskultur.
Bei der digitalen Sicherheit und Gesundheit
geht es um mehr als nur um Technologie,
denn sie ist für das
Organisationsmanagement unerlässlich.
Die Digitalisierung hat Prozesse wie
Personalbeschaffung, Einarbeitung, Lernen
und Weiterbildung, Mitarbeiterengagement
und Leistungsmanagement verändert.
Die Umstellung auf eine „Remote-First“-
Mentalität bedeutet, dass man sich den
neuen digitalen Ansatz zu eigen macht.
Die Innovationsfähigkeit einer Organisation
wird als Schlüsselfaktor für das
Arbeitsablaufmanagement und die
Produktivität der Mitarbeiter*innen
angesehen.
ZUSAMMENFASSUNG
VON LEKTION 2
Programm
zur
Befähigung
nach
der
Pandemie
Wir bieten Ihnen einen kurzen
Fragebogen zur Selbsteinschätzung
Ihres Verständnisses der Inhalte.
Ziel ist es, das Gelernte zu
überprüfen und zu festigen.
Sie können das Quiz so oft Sie wollen
machen. Denken Sie daran: Das
Quiz ist nur ein Teil des
Lernprozesses! Klicken Sie unten,
um loszulegen.
SELBSTEINSCHÄTZUNGS-
FRAGEBOGEN
Programm
zur
Befähigung
nach
der
Pandemie
● „Workflow Optimization: Techniques, Best Practices, and Examples§
https://www.smartsheet.com/content/workflow-optimization
● “Workflow Analysis: How to Improve & Optimize Your Processes”
https://www.frevvo.com/blog/workflow-analysis/
● “How digital health and safety can transform your workplace”
https://www.work-wallet.com/news/digital-health-and-safety-
transformation/
● „The health and safety implications of hybrid working“
https://worknest.com/blog/the-health-and-safety-implications-of-
hybrid-working/
● “How Remote Work Has Changed Today’s Recruiting Industry”
https://apuedge.com/how-remote-work-has-changed-todays-
recruiting-industry/
Referenzen
Programm
zur
Befähigung
nach
der
Pandemie
● „How Remote Work Has Changed Today’s Recruiting Industry“
https://www.eleapsoftware.com/remote-work-is-the-new-normal-
heres-how-it-will-affect-ld/
● „2020 in Review: How Remote Work Has Shifted Learning and
Development Needs“ https://trainingindustry.com/articles/remote-
learning/2020-in-review-how-remote-work-has-shifted-learning-
and-development-needs/
● „9 Ways to Gamify Your Company's Training“
https://www.continu.com/blog/gamification-in-training
● „Employee engagement for remote workforce“
https://www.upskillist.pro/blog/employee-engagement-for-
remote-workforce/
Referenzen
Programm
zur
Befähigung
nach
der
Pandemie
● Arbeitsstunden - jährliche Statistiken
https://ec.europa.eu/eurostat/statistics-
explained/index.php?title=Hours_of_work_-
_annual_statistics#:~:text=Selbst%2Erwerbstätige%20mit%20Ange
stellten,%2C%20und%20Angestellte%20%20E2%80%93%2035,6%2
0Stunden.
● Bericht – Forschung über arbeitsbedingten Stress
● https://osha.europa.eu/en/publications/report-research-work-
related-stress
● Wohnen, Arbeiten und COVID-19
● https://www.eurofound.europa.eu/publications/report/2020/livin
g-working-and-covid-19
Referenzen
Programm
zur
Befähigung
nach
der
Pandemie
● „Better Performance Management for Remote Teams“
● https://www.betterworks.com/magazine/better-performance-
management-for-remote-teams/
● „2020 in Review: How Remote Work Has Shifted Learning and
Development Needs“
https://www.forbes.com/sites/forbeshumanresourcescouncil/202
2/05/03/improving-employee-performance-during-remote-work
● „The ISO 56000 Innovation Management System“
● https://www.iso56000.com/
Referenzen
Programm
zur
Befähigung
nach
der
Pandemie
Wenn man das Problem richtig
definiert, hat man die Lösung
schon fast gefunden.
- Steve Jobs
Programm
zur
Befähigung
nach
der
Pandemie
Um eine produktivere Arbeitskultur zu
schaffen, ist es auch wichtig, die
Qualität der Ergebnisse zu
maximieren, um wettbewerbsfähig
und relevant zu bleiben. Digitale
Werkzeuge sind unerlässlich, um
hohe Leistungsziele unter hybriden
Arbeitsbedingungen zu erreichen.
Sie können sowohl ein qualitatives
als auch ein quantitatives Mittel zur
Bewertung der betrieblichen
Aspekte von KMUs sein.
ÜBERLEITUNG ZU
LEKTION 3
Hier können Sie uns finden:
● https://prosper-project.eu/
● https://www.facebook.com/Workplace.SMEs.EU
● https://www.linkedin.com/company/workplace-smes/
www.prosper-project.eu
Danke, dass Sie mit uns lernen!

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  • 1. Optimierung organisatorischer Abläufe Modul 1 / Lektion 2 www.prosper-project.eu
  • 2. Programm zur Befähigung nach der Pandemie Partnership Von der Europäischen Union finanziert. Die geäußerten Ansichten und Meinungen entsprechen jedoch ausschließlich denen des Autors bzw. der Autoren und spiegeln nicht zwingend die der Europäischen Union oder der Europäischen Exekutivagentur für Bildung und Kultur (EACEA) wider. Weder die Europäische Union noch die EACEA können dafür verantwortlich gemacht werden. Post Pandemic Empowerment Programme © 2023 by Die Berater/ European E-Learning Institute/ BUPNET/ CATRO/ Momentum/ Smart Revolution/ Eurotraining is licensed under CC BY-NC-SA 4.0
  • 3. Programm zur Befähigung nach der Pandemie Das primäre Ziel dieser Lektion ist es, eine Einführung in die Optimierung verschiedener organisatorischer Prozesse im Zeitalter des digitalen Wandels zu geben. Um die Gesundheit und Sicherheit der Mitarbeiter*innen zu gewährleisten, müssen Führungskräfte in der Lage sein, ihre Arbeitsabläufe in ein digitales Format umzuwandeln und sie auf potenzielle Hindernisse für den Arbeitsablauf zu überprüfen. Darüber hinaus müssen sich die Führungskräfte mit den ISO-Normen vertraut machen, da sie eine entscheidende Rolle bei der Gewährleistung von Organisationsprozessen spielen, die international anerkannten Qualitätsmaßstäben entsprechen. Einführung
  • 4. Programm zur Stärkung der Handlungskompetenz nach der Pandemie Inhalte 01 02 03 04 Analyse eines Arbeitsablaufplans Gewährleistung der digitalen Gesundheit und Sicherheit der Mitarbeiter*innen Digitalisierung von Organisationsprozessen Innovationsmanagementstandards 05 Selbsteinschätzung 06 Überleitung zur nächsten Lektion
  • 5. Programm zur Stärkung der Handlungskompetenz nach der Pandemie WISSEN: Lernziele FÄHIGKEITEN: VERHALTENSWEISEN: EINSTELLUNGEN: Analyse und Optimierung von Organisationsabläufen sowie Einarbeitung in ISO-Normen zur Sicherstellung von Gesundheit und Sicherheit der Mitarbeiter*innen. Optimierung der Arbeitsabläufe im Zeitalter des digitalen Wandels, Ermittlung der Sicherheitsbedürfnisse der Mitarbeiter*innen. Digitalisierung von Prozessen wie Personalbeschaffung, Einarbeitung, Lernen und Entwicklung, Mitarbeiterengagement und Leistungsmanagement. Wechsel zu einer „Remote-first“-Mentalität.
  • 6. Analyse der Prozesse und Arbeitsabläufe des Unternehmens mit Blick auf die digitale Produktivität 01
  • 7. Programm zur Befähigung nach der Pandemie Wenn Sie die Produktivität und Effizienz in Ihrem Unternehmen verbessern möchten, sollten Sie nicht einfach Ihre bestehenden manuellen Prozesse weiterführen. Übertragen Sie diese in ein elektronisches Format und belassen Sie es dabei. Investieren Sie in eine kontinuierliche Verbesserung durch eine Arbeitsablauf-Analyse. Eine Arbeitsablauf-Analyse sollte nicht nur einmal durchgeführt werden, sondern vor Beginn des digitalen Wandels und in regelmäßigen Abständen, um sich bei Bedarf an interne und externe Veränderungen anzupassen, indem neue/aktualisierte digitale Lösungen eingesetzt werden. Beim digitalen Wandel geht es nicht nur um den Einsatz von Technologie, sondern auch darum, sie zu nutzen, um die erforderlichen Ergebnisse zu erzielen. Ihr Unternehmen wird viel besser den Überblick über die internen und externen Veränderungen behalten können, denen es unweigerlich ausgesetzt sein wird. 1. Analyse der Prozesse und Arbeitsabläufe des Unternehmens mit Blick auf die digitale Produktivität
  • 8. Programm zur Befähigung nach der Pandemie Arbeitsablauf-Analyse Arbeitsabläufe organisieren die täglichen Verpflichtungen, sodass die Mitarbeiter*innen mehr Zeit für die einzelnen Aufgaben aufwenden können, anstatt manuell zu kontrollieren, wie die Arbeit erledigt wird. Das steigert die Zufriedenheit der Konsument*innen und das Engagement der Mitarbeiter*innen. Der erste Schritt, um diese wesentlichen Anpassungen vorzunehmen, ist die Arbeitsablauf-Analyse. Setzen Sie diese auf folgende Weise um: ● Verbessern Sie manuelle Prozesse, indem Sie z. B. einen Freigabeschritt eliminieren, sodass eine E-Mail weniger versendet werden muss, oder indem Sie die Anweisungen klarer formulieren (Excel-Tabellen); ● Automatisieren Sie manuelle Prozesse, um sie effizienter zu gestalten; ● Nutzen Sie Daten aus automatisierten Prozessen, um deren Effizienz zu verbessern. 1. Analyse der Prozesse und Arbeitsabläufe des Unternehmens mit Blick auf die digitale Produktivität
  • 9. Programm zur Befähigung nach der Pandemie Optimierung der Arbeitsabläufe Unter der Optimierung von Arbeitsabläufen versteht man die Verbesserung der Effizienz verschiedener organisatorischer Prozesse, z. B. in der Verwaltung, in der Industrie und in anderen Bereichen. Dies ist entscheidend für die langfristige Entwicklung und die Wettbewerbsfähigkeit auf dem Markt. Eine effektive Optimierung der Arbeitsabläufe senkt die Kosten, mindert die Risiken und verringert den Zeitaufwand für die Bearbeitung von Aufgaben. Wenn alle Prozesse gut dokumentiert und gestrafft sind, verbringen die Mitarbeiter*innen weniger Zeit mit der Korrektur von Fehlern und der Erledigung unwichtiger Aufgaben und haben mehr Zeit für die Verwaltung und den erfolgreichen Abschluss von Projekten. Auf diese Weise schafft die Arbeitsablauf- Optimierung eine positivere Arbeitskultur. Eindeutige Aufgaben und Anforderungen ermöglichen es den Mitarbeiter*innen, einschließlich neuer Mitarbeiter*innen, ein einheitliches Niveau an Effizienz und Qualität zu erreichen. Ein hohes Produktivitätsniveau zielt auf geringere Bestände und höhere Rentabilität ab. 1. Analyse der Prozesse und Arbeitsabläufe des Unternehmens mit Blick auf die digitale Produktivität
  • 10. Programm zur Befähigung nach der Pandemie Schmerzpunkte im Arbeitsablauf Identifizieren Sie Schmerzpunkte und Engpässe mit größerer Genauigkeit, damit jeder Arbeitsablauf mit optimaler Effizienz abläuft. Mit dem richtigen Ansatz ermöglicht die Arbeitsablauf-Analyse nicht nur die Identifizierung problematischer Bereiche, sondern auch die Ermittlung der Hauptursache für die Probleme, die die Effizienz Ihres Arbeitsablaufs behindern. Dazu gehören: 1) Missverständnisse; 2) Unnötig viele Tools und Plattformen; 3) Unklare Prioritäten; 4) Unzureichendes Training; 5) Begrenzter Einblick in das, was die Mitarbeiter*innen tun; 6) Widerstand gegen Veränderungen. 1.Analyse der Prozesse und Arbeitsabläufe des Unternehmens mit Blick auf die digitale Produktivität
  • 11. Programm zur Befähigung nach der Pandemie Bewährte Praktiken und Beispiele Softwaresysteme verringern den Bedarf an manuellem Aufwand und unnötiger Arbeit. Zu den weiteren Vorteilen gehören eine höhere Investitionsrentabilität und eine allgemeine Verringerung der Arbeitsbelastung. Wählen Sie ein Tool zur Verwaltung von Arbeitsabläufen, das sich mit Ihrer Arbeit synchronisieren lässt, sodass die Administration Dateien mit minimalem Aufwand und maximaler Übersichtlichkeit verwalten kann. Arbeitsablauf- Software Asana Trello Prozess Macher Nintex Kissflow
  • 13. Programm zur Befähigung nach der Pandemie Gesundheit und Sicherheit der Mitarbeiter*innen Digitale Gesundheit und Sicherheit betreffen Menschen, Kultur und Einstellungen – und können dazu beitragen, ein Arbeitsumfeld zu schaffen, das Vertrauen, Innovation und Zusammenarbeit fördert. Durch die Digitalisierung wird Sicherheit unmittelbarer, persönlicher und für alle zugänglicher. Die Mitarbeiter*innen werden starker einbezogen, die Verantwortung für die Sicherheit wird geteilt, und es wird sichergestellt, dass Sie in Echtzeit über die Informationen verfügen, die Sie benötigen, um wirksame Änderungen und Eingriffe vorzunehmen. Dies führt zu einer engagierteren, zufriedeneren Belegschaft und niedrigeren Zwischenfallraten – und damit zu insgesamt besseren Geschäftsergebnissen. Führungskräfte sollten: ● mit ihren Teams ein Gespräch über hybride Arbeit führen, um zu definieren, was hybride Arbeit für ihre Organisation bedeutet und inwiefern sie Teil ihrer Kultur ist. ● ihre Mitarbeiter*innen unterstützen, ihnen zuhören und es den Teams ermöglichen, die für sie geeigneten hybriden Arbeitsmodelle zu definieren und zu bestimmen. 2. Gewährleistung der digitalen Gesundheit und Sicherheit der Mitarbeiter*innen
  • 14. Programm zur Befähigung nach der Pandemie Arbeitgeber*innen müssen berücksichtigen, welche Art von Arbeit die Mitarbeiter*innen verrichten, ob sie über die notwendigen Hilfsmittel verfügen, um ihre Aufgaben sicher zu erfüllen, welche Kommunikationskanäle vorhanden sind, welche Unterstützung für die psychische Gesundheit sie möglicherweise benötigen und wie sie etwaige Probleme melden können. Es ist wichtig, daran zu denken, dass das, was für die einen funktioniert, nicht unbedingt für andere Mitarbeiter*innen gilt. Vor der Einführung eines hybriden Ansatzes sollten die potenziellen Auswirkungen auf Personen, die Schwierigkeiten mit der Remote-Arbeit haben, sowie auf diejenigen, die davon profitieren würden, bedacht, und dabei die Verantwortlichkeiten der Menschen, ihre persönlichen Umstände und ihre Arbeitsweise berücksichtigt werden. Wenn es nicht möglich ist, einen individuellen Ansatz zu verfolgen, sollten Sie andere Möglichkeiten in Betracht ziehen, um negative Auswirkungen auf die psychische Gesundheit zu verhindern – z. B. regelmäßige Kontrollbesuche, Unterstützung der Mitarbeiter*innen bei der Bewältigung ihrer Arbeitsbelastung und Ermutigung zu Pausen. 2. Gewährleistung der digitalen Gesundheit und Sicherheit der Mitarbeiter*innen
  • 15. Programm zur Befähigung nach der Pandemie Um herauszufinden, was benötigt wird, wird empfohlen, alle Mitarbeiter*innen eine Beurteilung ihrer Arbeitsbedingungen im Homeoffice durchführen zu lassen. Glücklicherweise können diese Beurteilungen aus der Ferne durchgeführt werden. Mithilfe eines Fragebogens wird ermittelt, was die Menschen zu Hause bereits haben und welche zusätzlichen Geräte sie benötigen. Dabei kann es sich um so einfache Dinge handeln wie die Bereitstellung einer Laptoperhöhung, eines zusätzlichen Bildschirms oder einer Handgelenkstütze, oder einfach um Hilfe bei der Anpassung. 2. Gewährleistung der digitalen Gesundheit und Sicherheit der Mitarbeiter*innen
  • 16. Programm zur Befähigung nach der Pandemie 2. Gewährleistung der digitalen Gesundheit und Sicherheit der Mitarbeiter*innen • 50 % der Remote-Mitarbeiter*innen • 44 % der Nicht-Remote-Mitarbeiter*innen (Eurofund, 2020) Muskel-Skelett- Erkrankungen • 41 % der Remote-Mitarbeiter*innen • 25 % der Nicht-Remote-Mitarbeiter*innen (Europäische Agentur für Sicherheit und Gesundheitsschutz am Arbeitsplatz, 2021) Arbeitsbedingter Stress • 27 % der Remote-Mitarbeiter*innen • 18 % der Nicht-Remote-Mitarbeiter*innen (Eurostat, 2021) Längere Arbeitszeiten • Ergonomische Ausstattung/ Arbeitsplätze • Regelmäßige Pausen und Bewegung während des Tages • Regelmäßige Kommunikation • Realistische Erwartungen • Zeitmanagement-Tools • Flexible Arbeitszeiten
  • 17. Programm zur Befähigung nach der Pandemie 1. Hybriden Arbeitsablauf definieren 2. Mitarbeiter*innen unterstützen 3. Wohlbefinden der Mitarbeiter*innen berücksichtigen 4. Hybride Arbeitsmodelle anpassen 5. Auswirkungen auf die psychische Gesundheit messen 6. Arbeitsbedingungen im Homeoffice bewerten lassen 7. Richtlinien regelmäßige überprüfen und aktualisieren Um diese Maßnahmen auszuwerten, können KMU: ● Regelmäßige Erhebungen durchführen ● Zwischenfallsraten überwachen ● Daten auswerten ● Trainings und Übungen durchführen ● Zur Berichterstattung ermutigen ● Die Einhaltung der Vorschriften überprüfen Checkliste, was KMU tun können, um die Gesundheit und Sicherheit ihrer Mitarbeiter*innen zu gewährleisten
  • 18. Was hat sich durch die Digitalisierung verändert? 03
  • 19. Programm zur Befähigung nach der Pandemie Personalbeschaffung Die hybride Personalbeschaffung, bei der künstliche Intelligenz und Automatisierungstechniken zum Einsatz kommen, kann Unternehmen dabei helfen, ihre Einstellungskosten zu senken und die Vielfalt bei der Personalbeschaffung zu verbessern. Die hybride Personalbeschaffung beschleunigt den Einstellungsprozess und verbessert gleichzeitig die Zufriedenheit der Bewerber*innen. Einer der größten Vorteile ist die größere Flexibilität bei der Kandidatensuche, da Personalvermittler*innen nicht mehr an den geografischen Standort gebunden sind. Sie können nun in nationalen und sogar globalen Talentpools nach Bewerber*innen suchen, was die Chancen des Arbeitgebers, die richtige Person für die Stelle zu finden, deutlich erhöht. 3. Was hat sich durch die Digitalisierung verändert? Die Einstellungsprozesse können Folgendes beinhalten: ● Telefon- oder Videobewerbungsgespräche; ● Textnachrichten oder E-Mails; ● LinkedIn-Nachrichten; ● Virtuelle Einstellungsveranstaltungen wie virtuelle Karrieremessen; ● Persönliche Gespräche gegen Ende des Einstellungsverfahrens.
  • 20. Programm zur Befähigung nach der Pandemie Einarbeitung Neue Mitarbeiter*innen, die remote angestellt sind, müssen sich dennoch geschätzt, engagiert und eingebunden fühlen. Sie müssen wissen, was von ihnen erwartet wird und was sie von der Organisation erwarten können. Neue Mitarbeiter*innen müssen mit den richtigen Ressourcen ausgestattet werden. Die virtuelle Einarbeitung erfordert eine stärkere Konzentration und eine bewusstere Durchführung. Führungskräfte müssen bei der virtuellen Einarbeitung stärker auf Etappenziele und Kontrollpunkte achten. Mehrere kurze, wöchentliche Check-Ins mit neuen Mitarbeiter*innen sind eine bewährte Methode, um ihr Interesse und Engagement aufrechtzuerhalten. 3. Was hat sich durch die Digitalisierung verändert? Weitere Informationen über die Einarbeitung finden Sie in Modul 2, Lektion 3, Abschnitt 2 „Maßnahmen von Führungskräften zur Förderung eines sicheren und gesunden Arbeitsumfelds“.
  • 21. Programm zur Befähigung nach der Pandemie Lernen und Weiterbildung Fernarbeit kann es schwieriger machen, Bereiche zu identifizieren, in denen ein*e Mitarbeiter*in zusätzliches Training benötigt, insbesondere weil bei Fernarbeit viele der informellen Gespräche wegfallen, die am physischen Arbeitsplatz selbstverständlich sind. Durch den Einsatz mehrerer Kommunikationsmittel, einschließlich solcher, die für informelle und themenunabhängige Gespräche konzipiert sind, erhöht sich die Wahrscheinlichkeit, dass sich Mitarbeiter*innen mit Fragen zu L&W melden oder dass Führungskräfte den Bedarf an zusätzlichen Trainings in einer Fernarbeitssituation erkennen. 3. Was hat sich durch die Digitalisierung verändert? Diese Unterstützung steigert nicht nur die Produktivität, sondern auch die allgemeine Moral, gerade in dieser Zeit, in der wir sie am meisten brauchen. L&W-Teams und -Führungskräfte sollten sich auf zwei Hauptziele konzentrieren: die Ermöglichung des Lernens im Arbeitsalltag und die Bereitstellung von Trainingsinstrumenten, die erforderlich sind, um das Unternehmen bei der Erreichung der Unternehmensziele in der Fernarbeit zu unterstützen. Siehe auch Modul 2, Lektion 3, Abschnitt 2 „Maßnahmen von Führungskräften zur Förderung einer sicheren und gesunden Arbeitsumgebung“.
  • 22. Programm zur Befähigung nach der Pandemie Gamifizierung Moderne Lernmanagementsysteme bieten die Möglichkeit, den Inhalt spielerisch zu gestalten, um ihn ansprechender und unterhaltsamer zu machen. Zusätzlich zu den Inhalten kann auch die Lernerfahrung selbst durch Elemente wie Bestenlisten, Highscores und ähnlichem spielerisch gestaltet werden. Bewährte Praktiken und Beispiele Wie nutzen die meisten Unternehmen Gamifizierung im Bereich Lernen und Weiterbildung? 1) Im Rahmen der bestehenden Ausbildung; 2) Avatar-Anmeldefunktionen; 3) Änderung des Formats komplexer Lektionen; 4) Feedback während der Kurse; 5) Peer-Setting; 6) Integrierte Preise; 7) Lerninteraktion.
  • 23. Programm zur Befähigung nach der Pandemie Engagement der Mitarbeiter*innen Je engagierter eine Person ist, desto wahrscheinlicher ist es, dass sie effizienter arbeitet, zufriedener ist und bei ihrer Arbeit mehr als das Minimum leistet, wann immer es möglich ist. Angesichts der Tatsache, dass die Mehrheit der Unternehmen auf Fernarbeit setzt, muss die Personalleitung neue und konkretere Wege finden, um ihre Mitarbeiter*innen zufrieden zu stellen, ohne dass sie sich persönlich mit ihnen austauschen müssen. 3. Was hat sich durch die Digitalisierung verändert? Unternehmen, die Fernarbeit und andere flexible Arbeitsmöglichkeiten anbieten, sind für Top-Talente attraktiver und helfen den Unternehmen, wettbewerbsfähige Arbeitskräfte zu gewinnen und zu binden.
  • 24. Programm zur Befähigung nach der Pandemie Leistungsmanagement Der Prozess der Leistungsoptimierung aus der Ferne ist zwar schwierig, kann aber durch Anpassungen des Managementstils und der Organisationspolitik vereinfacht werden. Mit einer angemessenen Untersuchung lassen sich Engpässe ermitteln und die Ressourcen effizient zuweisen. Fernarbeitskräfte profitieren am meisten von einem Modell des Leistungsmanagements mit häufigem Feedback. Mitarbeiter*innen wünschen sich hilfreiches, umsetzbares Feedback, vor allem, wenn sie sich durch die Remote-Umgebung isoliert fühlen; ein Modell mit häufigem Feedback bietet genau das. In diesem Modell geben Führungskräfte lösungsorientiertes Feedback. Die Grundprinzipien des Leistungsmanagements bleiben auch in einem Remote-Arbeitsumfeld die gleichen, müssen aber anders umgesetzt werden. In der Büroumgebung sind Ad-hoc-Diskussionen und Feedback möglich, was in einer Remote-Umgebung nicht gegeben ist. Weitere Informationen finden Sie in Modul 2, Einheit 3, Thema "Maßnahmen von Führungskräften zur Förderung einer sicheren und gesunden Arbeitsumgebung - Führung und "Präsenz" der Führungskraft". 3. Was hat sich durch die Digitalisierung verändert?
  • 25. Programm zur Befähigung nach der Pandemie Vorübergehende Fernarbeit ist etwas anderes als eine auf Fernarbeit ausgerichtete Grundeinstellung. Der Wechsel zu einer „Remote-first“-Mentalität bedeutet die Umstellung auf einen neuen Ansatz. Denken Sie über folgende Fragen nach: Bewertung – Analyse der Arbeitsabläufe in Ihrem Unternehmen ● Findet das Management in der Zentrale statt ODER arbeitet es dezentral und weltweit? ● Ist die synchrone Kommunikation die am häufigsten praktizierte Form der Kommunikation ODER wird die asynchrone Kommunikation bevorzugt? ● Wird die Arbeit im Büro als wichtige Arbeit angesehen ODER kann die gesamte Arbeit remote erledigt werden, einschließlich wichtiger Besprechungen? ● Werden wichtige Entscheidungen während formeller und informeller persönlicher Interaktionen ODER im Rahmen der Fernkommunikation getroffen? ● Finden alle Besprechungen während der Bürozeiten der Zentrale statt ODER werden persönliche Besprechungen begrenzt und für alle Zeitzonen protokolliert? ● Ist die Leistung direkt an die Stunden im Büro gebunden ODER wird sie an den Ergebnissen gemessen und nicht an der im Büro oder online verbrachten Zeit? ● Wird eine zentrale Plattform für das Engagement und die Kommunikation des Teams genutzt? Auf der Grundlage Ihrer Antworten können Sie Ihre organisatorischen Abläufe überdenken und zu einer „Remote-first“-Mentalität übergehen!
  • 27. Programm zur Befähigung nach der Pandemie Die ISO (Internationale Organisation für Standardisierung) ist ein weltweiter Zusammenschluss von nationalen Normungsgremien (ISO-Mitgliedsorganisationen). Die Innovationsfähigkeit einer Organisation ist anerkanntermaßen ein Schlüsselfaktor für nachhaltiges Wachstum, wirtschaftliche Lebensfähigkeit, erhöhten Wohlstand und die Weiterentwicklung der Gesellschaft. Zu den Innovationsfähigkeiten einer Organisation gehören die Fähigkeit, die sich ändernden Umfeldbedingungen zu verstehen und darauf zu reagieren, neue Chancen zu nutzen und das Wissen und die Kreativität der Mitarbeiter*innen innerhalb der Organisation in Zusammenarbeit mit externen Interessenten einzusetzen. 4. ISO 56000 Sie schafft einen kohärenten, konsistenten und gemeinsamen Rahmen, um: ● Verständnis für die wichtigsten Begriffe, Definitionen, Konzepte und Grundsätze des Innovationsmanagements zu schaffen; ● eine Organisation dabei zu unterstützen, ein Innovationsmanagementsystem und andere Standards für das Innovationsmanagement einzuführen, umzusetzen, aufrechtzuerhalten und kontinuierlich zu verbessern; und ● die Kommunikation zu erleichtern und das Bewusstsein für Innovationsaktivitäten intern und organisationsübergreifend zu schärfen.
  • 28. Programm zur Befähigung nach der Pandemie Die ISO 56000-Normenfamilie befasst sich in erster Linie mit Qualitätsmanagementsystemen und enthält Leitlinien für Organisationen zu Management- und Innovationsprozessen, Innovationsmanagementsystemen, Innovationswerkzeugen und -methoden sowie Innovationsmetriken. a) ISO 56002:2019 – Innovationsmanagementsystem – Leitfaden b) ISO/TR 56004:2020 – Bewertung des Innovationsmanagements – Leitfaden c) ISO/TS 56003:2019 – Innovationsmanagement – Werkzeuge und Methoden für das Management geistigen Eigentums – Leitfaden d) ISO 56000:2020 – Innovationsmanagement – Grundlagen und Vokabular 4. ISO 56000-Normenfamilie
  • 29. Programm zur Befähigung nach der Pandemie 4. ISO 56000 Antworten auf häufige Fragen KMU können von der ISO selbst, aber auch von Drittorganisationen zertifiziert werden, die zu diesem Zweck gegründet wurden und von der Industrie und der nationalen Regierung akkreditiert sind. Mehrere Variablen, darunter die Größe des Unternehmens, die gewünschte Zertifizierungsart und die gewählte Zertifizierungsstelle, können die Kosten der ISO-Zertifizierung für ein KMU beeinflussen. Die Komplexität der Tätigkeiten des KMU und die gewählte Zertifizierungsstelle sind zwei Variablen, die die Dauer der ISO- Zertifizierung beeinflussen können. Diese ist für einen bestimmten Zeitraum gültig, häufig drei Jahre.
  • 30. Programm zur Befähigung nach der Pandemie 4. ISO 56000 Schritte zur Erlangung von ISO 56000 ● Lückenanalyse Um festzustellen, in welchen Bereichen Verbesserungen erforderlich sind, um die Kriterien der ISO- Normen zu erfüllen, sollte eine Lückenanalyse durchgeführt werden. ● Planentwicklung Das KMU sollte eine Umsetzungsstrategie entwickeln, um die Systeme in Einklang mit ISO 5600 zu bringen. ● Interne Audits Die KMU sollten sich dann vergewissern, dass die Kriterien der ISO 5600 erfüllt werden, und die Bereiche aufzeigen, in denen sie sich verbessern müssen. ● Zertifizierungsaudit Eine von der Branche und der nationalen Regierung akkreditierte Zertifizierungsstelle sollte ein Zertifizierungsaudit durchführen und bestätigen, dass die Kriterien der ISO 5600 eingehalten werden. ● Korrekturmaßnahmen Das KMU muss Korrekturmaßnahmen ergreifen, um während des Zertifizierungsaudits festgestellte Nichtkonformitäten zu beheben, wenn es die Kriterien der ISO 5600 nicht erfüllt.
  • 31. Programm zur Befähigung nach der Pandemie Die Optimierung der Arbeitsabläufe schafft eine produktivere Arbeitskultur. Bei der digitalen Sicherheit und Gesundheit geht es um mehr als nur um Technologie, denn sie ist für das Organisationsmanagement unerlässlich. Die Digitalisierung hat Prozesse wie Personalbeschaffung, Einarbeitung, Lernen und Weiterbildung, Mitarbeiterengagement und Leistungsmanagement verändert. Die Umstellung auf eine „Remote-First“- Mentalität bedeutet, dass man sich den neuen digitalen Ansatz zu eigen macht. Die Innovationsfähigkeit einer Organisation wird als Schlüsselfaktor für das Arbeitsablaufmanagement und die Produktivität der Mitarbeiter*innen angesehen. ZUSAMMENFASSUNG VON LEKTION 2
  • 32. Programm zur Befähigung nach der Pandemie Wir bieten Ihnen einen kurzen Fragebogen zur Selbsteinschätzung Ihres Verständnisses der Inhalte. Ziel ist es, das Gelernte zu überprüfen und zu festigen. Sie können das Quiz so oft Sie wollen machen. Denken Sie daran: Das Quiz ist nur ein Teil des Lernprozesses! Klicken Sie unten, um loszulegen. SELBSTEINSCHÄTZUNGS- FRAGEBOGEN
  • 33. Programm zur Befähigung nach der Pandemie ● „Workflow Optimization: Techniques, Best Practices, and Examples§ https://www.smartsheet.com/content/workflow-optimization ● “Workflow Analysis: How to Improve & Optimize Your Processes” https://www.frevvo.com/blog/workflow-analysis/ ● “How digital health and safety can transform your workplace” https://www.work-wallet.com/news/digital-health-and-safety- transformation/ ● „The health and safety implications of hybrid working“ https://worknest.com/blog/the-health-and-safety-implications-of- hybrid-working/ ● “How Remote Work Has Changed Today’s Recruiting Industry” https://apuedge.com/how-remote-work-has-changed-todays- recruiting-industry/ Referenzen
  • 34. Programm zur Befähigung nach der Pandemie ● „How Remote Work Has Changed Today’s Recruiting Industry“ https://www.eleapsoftware.com/remote-work-is-the-new-normal- heres-how-it-will-affect-ld/ ● „2020 in Review: How Remote Work Has Shifted Learning and Development Needs“ https://trainingindustry.com/articles/remote- learning/2020-in-review-how-remote-work-has-shifted-learning- and-development-needs/ ● „9 Ways to Gamify Your Company's Training“ https://www.continu.com/blog/gamification-in-training ● „Employee engagement for remote workforce“ https://www.upskillist.pro/blog/employee-engagement-for- remote-workforce/ Referenzen
  • 35. Programm zur Befähigung nach der Pandemie ● Arbeitsstunden - jährliche Statistiken https://ec.europa.eu/eurostat/statistics- explained/index.php?title=Hours_of_work_- _annual_statistics#:~:text=Selbst%2Erwerbstätige%20mit%20Ange stellten,%2C%20und%20Angestellte%20%20E2%80%93%2035,6%2 0Stunden. ● Bericht – Forschung über arbeitsbedingten Stress ● https://osha.europa.eu/en/publications/report-research-work- related-stress ● Wohnen, Arbeiten und COVID-19 ● https://www.eurofound.europa.eu/publications/report/2020/livin g-working-and-covid-19 Referenzen
  • 36. Programm zur Befähigung nach der Pandemie ● „Better Performance Management for Remote Teams“ ● https://www.betterworks.com/magazine/better-performance- management-for-remote-teams/ ● „2020 in Review: How Remote Work Has Shifted Learning and Development Needs“ https://www.forbes.com/sites/forbeshumanresourcescouncil/202 2/05/03/improving-employee-performance-during-remote-work ● „The ISO 56000 Innovation Management System“ ● https://www.iso56000.com/ Referenzen
  • 37. Programm zur Befähigung nach der Pandemie Wenn man das Problem richtig definiert, hat man die Lösung schon fast gefunden. - Steve Jobs
  • 38. Programm zur Befähigung nach der Pandemie Um eine produktivere Arbeitskultur zu schaffen, ist es auch wichtig, die Qualität der Ergebnisse zu maximieren, um wettbewerbsfähig und relevant zu bleiben. Digitale Werkzeuge sind unerlässlich, um hohe Leistungsziele unter hybriden Arbeitsbedingungen zu erreichen. Sie können sowohl ein qualitatives als auch ein quantitatives Mittel zur Bewertung der betrieblichen Aspekte von KMUs sein. ÜBERLEITUNG ZU LEKTION 3
  • 39. Hier können Sie uns finden: ● https://prosper-project.eu/ ● https://www.facebook.com/Workplace.SMEs.EU ● https://www.linkedin.com/company/workplace-smes/ www.prosper-project.eu Danke, dass Sie mit uns lernen!