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WHITEPAPER
So funktioniert hybrides Arbeiten
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innovaphone AG	
Umberto-Nobile-Str. 15	 Tel. +49 7031 73009-0	 info@innovaphone.com
71063 Sindelfingen	 Fax +49 7031 73009-9	 www.innovaphone.com
Sämtliche Umfragen zeigen überein-
stimmend, dass Mitarbeiter sich grund-
sätzlich flexible, hybride Arbeitsplatz-
modelle für das zukünftige Arbeiten
wünschen.¹
2
Dass die klassischen Arbeitsmodelle abgelöst werden durch
flexiblere, mobile Modelle, zeichnet sich schon seit etlichen Jah-
ren ab. Seitdem die Pandemie im Frühjahr 2020 die gängigen
Konzepte von heute auf morgen komplett durcheinandergewir-
belt hat, ist die Transformation allerdings mit Riesenschritten
vorwärts gegangen. Was noch vor kurzer Zeit undenkbar war –
ein gutes Viertel der arbeitenden Bevölkerung in Deutschland
ist im Homeoffice -, wurde über Nacht Realität.²
Hybrides Arbeiten
Vor kurzer Zeit noch undenkbar:
Rund 25%
der arbeitenden Bevölkerung in Deutschland
zieht über Nacht ins Homeoffice
Auch in der Sprache schlägt sich der Wandel in der Arbeits-
welt nieder: Neue Begriffe wie „hybrides Arbeiten“, „Hoffice“,
„Anywhere Workplace“, „mobile Work“, „Remote Work“
oder eben „Homeoffice“ haben Einzug in die Alltagskommuni-
kation gehalten. Sie alle meinen mehr oder weniger das gleiche:
Die temporäre oder permanente Verlegung des Arbeitsplatzes
in das häusliche Umfeld oder an einen anderen Ort außerhalb
des Büros.
Das vorliegende Whitepaper widmet sich der Frage, welche
Herausforderungen mit dem Konzept des hybriden Arbeitens
verbunden sind und welche Faktoren zu einem gelingenden
Konzept dazugehören.
3
Vom Ende der Präsenzkultur
Die Präsenzpflicht am Arbeitsplatz in Frage zu stel-
len, wäre bis weit in die 80er-Jahre nicht in Frage
gekommen. Erst durch die fortschreitende Digitalisie-
rung und die Möglichkeit der technischen Anbindung
eines Heimarbeitsplatzes in die Unternehmensstruk-
tur konnten erste sog. „Telearbeitsplätze“ geschaffen
werden. Diese waren im Wesentlichen zwei Berufs-
gruppen vorbehalten: Zum einen Schreibkräften, zum
anderen qualifizierten Fachkräften wie beispielsweise
Programmierern sowie Führungskräften.³
Vor dem Beginn der Pandemie im März 2020
arbeiteten Umfragen zufolge in vielen europäi-
schen Ländern nur eine kleine Minderheit der Ar-
beitnehmer dauerhaft im Homeoffice.⁴ Die Zahlen
bewegen sich von 3,6% in Italien bis zu 14% in den
Niederlanden. In Deutschland wurden quasi über
Nacht im Frühjahr 2020 rund 30%⁵ bis 40%⁶ der
Arbeitsplätze ins Homeoffice verlegt - davor lag
die Homeoffice-Quote bei 4%.
Das ist nicht nur eine Steigerung um das Zehnfache,
sondern viel mehr als das: Corona hat einen grund-
legenden Wandel der Arbeitswelt in die Wege gelei-
tet. Zum ersten Mal wurde am Dogma der Anwesen-
heitspflicht am Arbeitsplatz nicht nur vorübergehend,
sondern anhaltend ernsthaft gerüttelt.
Ein Vergleich der Homeoffice-Quote in den verschie-
denen europäischen Ländern zeigt, dass in anderen
Ländern die Eruption noch wesentlich ausgeprägter
war: In Finnland beispielsweise arbeiteten einer Um-
frage aus dem Jahr 2020 zufolge fast 60 % der Ar-
beitnehmer von zuhause aus, auch in den anderen
skandinavischen Ländern sowie in Luxemburg oder
Belgien blieb eine Mehrzahl der Arbeitnehmer im
Homeoffice.⁷
Es zeigt sich, dass überall da, wo der Dienstleistungs-
sektor stark ausgeprägt ist, die Homeoffice-Quote
sehr hoch ist, in Ländern wie in Deutschland dage-
gen, in denen der Industriesektor noch immer eine
Hauptrolle spielt, dagegen naturgemäß niedriger:
Arbeitsplätze in der Fertigung können nicht einfach
ins Homeoffice verlagert werden.⁸
Ganz unabhängig von solch strukturellen Gegeben-
heiten spielen aber auch Unterschiede in der Unter-
nehmenskultur und der generellen Mentalität eine
Rolle: Während in Deutschland lange Zeit eine aus-
geprägte Präsenzkultur herrschte,⁹ wie eine reprä-
sentative Studie aus dem Jahr 2018 veranschaulicht,¹⁰
zeigten sich andere europäische Länder wie bei-
spielsweise Finnland oder die Niederlande schon viel
früher aufgeschlossen gegenüber mobilen Arbeits-
platzmodellen. Ganz anders dagegen nach Beginn
der Pandemie: Im Herbst 2020 steht Frankfurt nach
London an zweiter Stelle bei der Nutzung von Home-
office-Arbeitsplätzen im direkten Vergleich ausge-
wählter europäischer Städte.¹¹ D.h. im Umkehrschluss:
Hiesige Unternehmen haben rasch und anhaltend
reagiert – und haben eine grundlegende Trendum-
kehr weg von der bis dato vorherrschenden Präsenz-
kultur vollzogen.
Corona hat einen
grundlegenden Wandel
der Arbeitswelt in die
Wege geleitet.
4
Hybrides Arbeiten:
Als Arbeitsplatzmodell gesetzt?
Unter „hybridem Arbeiten“ versteht man Arbeits-
platzmodelle, die sich in unterschiedlichem Maße
zwischen dem traditionellen Büroarbeitsplatz und ei-
nem anderen Ort, also beispielsweise den Privaträu-
men des Arbeitnehmers – Stichwort „Homeoffice“ -
oder an einem anderen Ort außerhalb der Unterneh-
mensräumlichkeiten und des heimischen Umfelds –
Stichwort „Mobile Work“ - abspielen.
Denkbar sind dabei alle möglichen Ausprägungen,
von „überwiegend in den Geschäftsräumen“ bis hin
zu „überwiegend von zu Hause“ oder „überwiegend
von einem anderen Ort aus“.
Sämtliche Umfragen, die in den letzten Mona-
ten zu diesem Thema durchgeführt wurden,
zeigen übereinstimmend, dass Mitarbeiter sich
grundsätzlich flexible, hybride Arbeitsplatzmo-
delle für das zukünftige Arbeiten wünschen.¹²
Überraschend einstimmig ist den unterschiedlichen
Studien zufolge auch das Ergebnis, wenn man nach
dem favorisierten Modell fragt: Eine Vielzahl der Ar-
beitnehmer sprechen sich für ein Mischmodell aus,
bei dem 2 Tage / Woche im Homeoffice und 3 Tage /
Woche im Büro gearbeitet wird. Eine aktuelle Umfra-
ge der amerikanischen Unternehmensberatung Korn
Ferry kommt sogar zu dem Ergebnis, dass der Gedan-
ke an eine Rückkehr zur Präsenzpflicht bei 70% der
Studienteilnehmer Stress auslöst.¹³ Andererseits zeigt
sich in vielen Umfragen, dass die Vor-, aber auch die
Nachteile des Remote Workings sehr klar gesehen
werden und deshalb eine Mischform aus Arbeiten im
Büro und Arbeiten von einem anderen Ort aus für die
Zukunft als das tragfähigste Modell gesehen wird.
2 Tage / Woche Homeoffice
3 Tage / Büro
Das Mischmodell der Zukunft?
5
Vor-und Nachteile im Homeoffice:
Jetzt auf einen Blick:
Kein Zeitverlust
Kostenersparnisse
Flexible Arbeitszeitverteilung
Höhere Eigenverantwortung
Gesteigerte Konzentrationsfähigkeit
Einfachere Personalgewinnug
Arbeiten nach eigenem Biorhythmus
Verwischung von Grenzen
Sicherheit
Informationsverlust bei virtuellen Meetings
Betriebsklima leidet
Abnahme des Teamgefühls
Technische Probleme
6
Kein Zeitverlust für den Weg zur Arbeit
Der Arbeitnehmer kann sich unmittelbar an den
Schreibtisch setzen. Schaut man sich die Statis-
tik zu den durchschnittlichen Pendelzeiten der
Arbeitnehmer in Deutschland an, so ergibt sich da-
raus bei den meisten eine Zeitersparnis von 15–59
Minuten/Tag.¹⁴ Im Umkehrschluss heißt das, dass
die eingesparte Zeit als ein Plus bei der Freizeit zur
Verfügung steht.
Kostenersparnis und geringere Umwelt-
belastung:
Mit dem Einsparen des Arbeitsweges fallen auch
die entsprechenden Kosten für Benzin oder den
öffentlichen Nahverkehr weg. Damit einhergehend
verringert sich der Schadstoffausstoß und damit die
Umweltbelastung durch den Autoverkehr.
Flexible Arbeitszeitverteilung
Nicht nur Eltern kleinerer Kinder wissen es zu schät-
zen, ihre Arbeitszeit familiengerechter einteilen zu
können. Ebenso können Handwerkertermine, Arzt-
termine, die Sorge um ein Haustier oder ähnliche
Verpflichtungen im Homeoffice flexibler und stress-
freier wahrgenommen werden.
Arbeiten nach dem eigenen Biorhythmus
Innerhalb der Kernzeiten des Unternehmens kann
der Arbeitnehmer selbst entscheiden, wann er am
produktivsten ist und seine Arbeitszeit entspre-
chend einteilen. Das steigert die Effizienz der Arbeit
und damit auch die Arbeitszufriedenheit.
Höhere Eigenverantwortung
Der Vertrauensvorschuss, den der Arbeitgeber dem
remote Arbeitenden zukommen lässt, wirkt sich
im Allgemeinen positiv auf die Arbeitsmoral des
Arbeitnehmersaus:DieMotivationsteigt,diesesVer-
trauen durch gute Arbeitsergebnisse zu belohnen.
Gesteigerte Konzentrationsfähigkeit
Vorausgesetzt, der Arbeitnehmer verfügt im Home-
office über einen abgeschirmten Arbeitsplatz, so
kann er konzentrierter an Projekten arbeiten, die
eine Fokussierung verlangen. Ablenkungen durch
Kollegen, Meetings oder Kaffeepausen sowie ein
höherer Lärmpegel in Großraumbüros wirken sich
im Gegensatz dazu negativ auf die Konzentrations-
fähigkeit aus.
Einfachere Personalgewinnung
Fachkräfte können, gerade in Zeiten des Fachkräf-
temangels, ortsunabhängig gewonnen werden. Da-
durch vergrößert sich der Radius erheblich, je nach
Unternehmen und Branche von deutschlandweit
zu sogar weltweit, die Personalsuche wird deutlich
einfacher und effektiver. Umfragen zufolge sind Ar-
beitgeber, die Homeoffice ermöglichen, weitaus at-
traktiver als solche, die auf Präsenzpflicht bestehen.
Vorteile des Arbeitens im Homeoffice:
Arbeitgeber, die Homeoffice ermöglichen,
sind weitaus attraktiver als solche, die auf
Präsenzpflicht bestehen.
7
Nachteile des Arbeitens im Homeoffice:
Verwischung von Grenzen
Einer der wichtigsten Vorteile des Homeoffice ist zu-
gleich auch sein Nachteil: Durch den Wegfall des Ar-
beitsweges verwischen die Grenzen zwischen Job und
Privatleben. Je klarer der Arbeitsbereich räumlich vom
üblichen Wohnbereich getrennt ist, desto besser. Al-
lein: Viele Arbeitnehmer haben nicht die räumlichen
Möglichkeiten, sich ein eigenes Büro zuhause einzu-
richten. Neben der räumlichen Trennung fehlt häufig
auch die zeitliche Abgrenzung: Am Abend noch schnell
eine Email schreiben? Kurz noch schauen, wie der Pro-
jektstand ist? Der einfache Zugriff auf alle Informatio-
nen auch von zuhause aus erschwert das Abschalten
von der Arbeit und damit auch die Regeneration.
Das Teamgefühl nimmt ab
Sehr deutlich wurde während der Pandemie ein struktu-
reller Nachteil des Remote Workings: Die Arbeitenden
fühlen sich nicht mehr so gut in eine Teamstruktur ein-
gebunden, der Unternehmenszusammenhalt leidet.¹⁵
Dies hat nicht nur eine Verschlechterung der Unterneh-
menskultur zur Folge: Unternehmensführer sehen darin
einen Grund für den Rückgang der Innovationsfähigkeit
ihres Unternehmens.¹⁶ Die tägliche Arbeit wird genau-
so effektiv oder sogar effektiver als zuvor erledigt, aber
neue Ideen – z.B. rund um die Produktentwicklung,
Arbeitsprozesse oder Serviceleistungen - scheinen bes-
ser auf dem Boden von physischen Teams zu gedeihen.
Informationsverlust bei virtuellen Meetings
Virtuelle Meetings mit Conferencing-Lösungen – ganz
gleich von welchem Hersteller – werden zwar häufig als
effektiver betrachtet als physische Meetings, auf der
anderen Seite werden aber wichtige nonverbale Signa-
le wie die Körpersprache nicht in gleichem Maße trans-
portiert wie bei realen Begegnungen. Darüber hinaus
fühlt sich nicht jeder Mitarbeiter im selben Maße wohl
vor der Kamera, so dass bei virtuellen Meetings häufig
die Schere sehr weit aufgeht zwischen „Vielsprechern“
und eher stillen Mitarbeitern. Ein zusätzliches Problem
entsteht, wenn Teilnehmer die Videokamera abschal-
ten: Wir sind als soziale Wesen auf die Signale non-
verbaler Kommunikation ebenso angewiesen wie auf
Sprachsignale. Fehlen diese, kann es zu Mißverständ-
nissen und zu Informationsverlusten kommen.
Technische Probleme
Technische Probleme hemmen häufig die Konferenz-
qualität. Anstatt mit inhaltlichen Fragen beschäftigt zu
sein, kämpfen die Konferenzteilnehmer mit schlechter
Sprachqualität, Ausfall der Kamera und dem Wechsel
zwischen „muten“ und „nicht muten“. Dadurch lässt die
Konzentrationsfähigkeit merklich nach und Meetings
sind unter Umständen weitaus ineffektiver als reale
Zusammenkünfte.
Das Betriebsklima leidet
Kein Ersatz für den Austausch in der „Kaffeeküche“:
Nicht zu unterschätzen ist die Bedeutung, die kur-
ze private Gespräche, sei es auf dem Flur, im Aufzug
oder in der Kantine, für das Betriebsklima haben. Beim
Small-Talk entstehen Verbindungen zwischen Kolle-
gen, eventuell sogar Freundschaften, und hier wird
der Ton für den Umgang der Mitarbeiter in einem Un-
ternehmen und deren Zusammenarbeit gesetzt. Fehlt
dieser Austausch, entsteht ein Defizit, das nur schwer
auszugleichen ist.
Das Thema Sicherheit
Laut einer neuen Studie des Digitalverbands BITCOM
gab es bei mehr als der Hälfte der deutschen Unterneh-
men, die Homeoffice anbieten, Cyberangriffe auf den
häuslichen Arbeitsplatz.¹⁷ Bei mehr als 50% aller Fälle
waren diese Angriffe auch erfolgreich. Insgesamt ent-
steht den Unternehmen ein jährlicher Gesamtschaden
von 223 Milliarden Euro.¹⁸ Auch bei den europäischen
Nachbarstaaten kam es ebenfalls zu hohen Schäden: In
Frankreich beliefen sich die durch Cyberkriminalität ver-
ursachten Kosten auf 1,6 Milliarden Euro.¹⁹ Schaut man
sich exemplarisch beispielsweise die Entwicklung in
Polen an, so haben 64% der polnischen Unternehmen
im Jahr 2020 mindestens eine Sicherheitsverletzung
registriert. 51% der Befragten sehen einen Grund für
die starke Zunahme an Cyberkriminalität in der Verle-
gung vieler Arbeitsplätze ins Homeoffice.²⁰
75%
der Befragten in Deutschland fehlt
der Direktkontakt zu Kollegen und
Kolleginnen.²¹
8
Nicht an der Technik sparen
Eine sehr gute technische Ausstattung der mobilen
Arbeitsplätze ist eine der Grundvoraussetzungen
für ein funktionierendes Konzept. Was versteht man
darunter? In erster Linie sind digitale Tools notwen-
dig, die ohne Medienbrüche all die Funktionalitäten
bereitstellen, die für eine funktionierende Zusam-
menarbeit notwendig sind. Das fängt bei einer ro-
busten Conferencing-Lösung und einem Tool zum
Sharen von Dokumenten an und reicht über Pre-
sence-Anwendungen, Telefonie, Chat, CRM, Out-
look-Integration und vieles mehr. Ganz wichtig da-
bei ist, dass auf sämtliche Anwendungen von einer
einheitlichen Bedienoberfläche zugegriffen werden
kann. Zur technischen Ausstattung gehören dane-
ben auch die physischen Gegebenheiten:
	
▪ Ist der Arbeitsplatz ergonomisch gestaltet?
	
▪ 
Seht die notwendige Hardware zur Verfügung,
wie z.B. ein PC oder ein Notebook, ggf. ein
zweiter Monitor, ein Drucker, ein Headset etc.?
Des Weiteren ist eine gute VPN-Anbindung des
mobilen Arbeitsplatzes unabdingbar, sowohl in
punkto Verfügbarkeit als auch in punkto Sicherheit.
In die Sicherheit investieren
Unter den kritischsten Punkten bei der massenwei-
sen Verlagerung von Arbeitsplätzen ins heimische
Büro war das Thema „Sicherheit“. Cyberangriffe
haben massiv zugenommen und in häufigen Fällen
war der heimische Arbeitsplatz ein leichtes Angriffs-
opfer, da der Zugriff auf die unternehmensinternen
Daten nicht optimal abgesichert war.
Grundsätzlich sollten Arbeitnehmer von ihren mo-
bilen Arbeitsplätzen nur per gesicherter Verbin-
dung auf das Unternehmensnetzwerk zugreifen
können.²² Sichere Passwörter, regelmäßige Soft-
ware-Updates und Schulungen der Mitarbeiter,
um die Sensibilität in diesem Bereich zu steigern,
sind wichtige Bestandteile eines hybriden Sicher-
heitskonzepts. Außerdem ist es wichtig, zwischen
dem privaten Arbeitsbereich und dem Firmennetz-
werk klar zu trennen. Wie die Fraunhofer-Academy
schreibt, sind Arbeitende zuhause ihre eigenen „Co-
Sicherheitsberater“, ²³ d.h. ein entsprechendes Be-
wusstsein und Wissen bei den Mitarbeitern ist eine
Grundvoraussetzung für das sichere Arbeiten von
zuhause oder einem anderen Ort aus.
Feste Präsenzzeiten im Büro
Als zentraler Nachteil des hybriden Arbeitens wird
der Verlust des Teamgefühls genannt. Feste Team-
tage oder -zeiten sind die effektivste Maßnahme,
um den Zusammenhalt der Teams und die gute
Zusammenarbeit der Mitarbeiter weiterhin zu ge-
währleisten. Geht man von dem Umfragen zufolge
favorisierten Modell „2 Tage Homeoffice, 3 Tage
Büro“ aus, so könnte eine sinnvolle Aufteilung so
aussehen, dass größere Meetings an den Bürota-
gen stattfinden, Aufgaben, die mit hoher Konzen-
tration und einem längeren Atem verbunden sind,
auf die Tage im Homeoffice verlegt werden.
Wie gelingt hybrides Arbeiten?
Die wichtigsten Voraussetzungen
Eine Grundvoraussetzung:
Eine sehr gute technische Ausstattung der
Arbeitsplätze wie Conferencing, das Sharen
von Dokumenten, Telefonie, Chat, CRM,
Outlook-Integration und vieles mehr ist eine
Grundvoraussetzung für Hybrides Arbeiten
9
Eng damit verbunden ist damit der nächste Punkt:
Physische Meetingräume schaffen
Ob für 2er-Meetings, Meetings in größeren Teams
oder für Zusammenkünfte des gesamten Unter-
nehmens wie beispielsweise bei Barcamps oder
Firmenfeiern – wichtig ist es, dass entsprechende
Räumlichkeiten im Unternehmensgebäude vor-
handen sind und diese auch kurzfristig über ein
entsprechendes digitales Tool gebucht werden
können. In den Räumen sollte die entsprechende
Konferenzraumtechnik - wie z.B. Whiteboard, Flip-
chart, Videoconferencing zur Einbindung externer
Teilnehmer etc. – bereits fest installiert und funkti-
onsbereit zur Verfügung stehen, so dass Meetings
auch spontan stattfinden können, ohne dass es
technischer Vorbereitungen bedarf.
Organisationstools einführen
In der Softwareentwicklung haben Projektever-
waltungstools wie beispielsweise Scrum schon seit
vielen Jahren Einzug gehalten. Sie ermöglichen
eine bessere Verwaltung von Aufgaben und eine
optimale Dokumentation von Prozessen in Teams.
Anwendungen, die die Arbeitsfortschritte von Mit-
arbeitern innerhalb eines Teams oder einer Orga-
nisation sichtbar machen, vereinfachen und struk-
turieren Arbeitsprozesse und ermöglichen das
gemeinsame Arbeiten an komplexen Projekten.
Gerade wenn die Mitarbeiter nicht physikalisch
an einem Ort angesiedelt sind, können derartige
Tools dafür sorgen, dass das gemeinsame Arbeiten
an einem Projekt effizient gestaltet wird und dass
folglich die Arbeitszufriedenheit steigt. Ebenso
wichtig ist ein „Social Intranet Tool“, über welches
Nachrichten ausgetauscht werden, die entweder
einzelne Abteilungen oder Teams oder auch das
gesamte Unternehmen betreffen – ein weiteres
unverzichtbares Tool, um den Zusammenhalt in
einem Unternehmen auch in digitalen Zeiten auf-
rechtzuerhalten.
Ein Arbeitsplatz, der mitzieht
Arbeits- und Kommunikationslösungen, die ge-
räteunabhängig installierbar und immer dasselbe
Look and Feel haben, stellen einen klaren Vorteil
in punkto Effektivität und Mitarbeiterzufriedenheit
dar. Gleichgültig, von wo aus der Mitarbeiter ar-
beitet – wenn er sofort die übliche Arbeitsumge-
bung vorfindet, da auf alle Anwendungen von ei-
ner einheitlichen Plattform aus zugegriffen werden
kann, spart das Zeit, die an anderer Stelle investiert
werden kann. Verpasste Anrufe, Chat-Nachrichten,
das Arbeitsverwaltungstool – sobald alles immer
an derselben Stelle auf der Bedienoberfläche ver-
ortet ist, ist die Handhabung intuitiv und effizient.
Regelmäßige Mitarbeitergespräche
durchführen
Wenn die physische Nähe fehlt, sind die persön-
lichen Gespräche mit den Mitarbeitern wichtiger
denn je. Feedbackgespräche, die in einem re-
gelmäßigen Turnus angesetzt werden, sind eine
gute Möglichkeit, um Vertrauen aufzubauen und
die Motivation des Einzelnen zu stärken. Derarti-
ge Face-to-Face-Gespräche sind für einen guten
Unternehmenszusammenhalt und für eine orga-
nische Unternehmensentwicklung unabdingbar.
Mitarbeitergespräche sollten aber daneben auch
immer dann stattfinden können, wenn es Ge-
sprächsbedarf gibt – am besten von Angesicht zu
Angesicht im Büro.
Wie gelingt hybrides Arbeiten?
Die wichtigsten Voraussetzungen
Face-to-Face-Gespräche sind für einen
guten Unternehmenszusammenhalt
und für eine organische Unterneh-
mensentwicklung unabdingbar.
10
Was ist innovaphone myApps?
innovaphone myApps ist eine Arbeits- und Kom-
munikationsplattform, bei der alle Anwendungen
auf einer einheitlichen Bedienoberfläche integriert
sind. Diese sieht – unabhängig vom Endgerät, auf
Desktop-PC, Tablet oder Smartphone – immer
gleich aus, kann aber individuell gestaltet wer-
den: Auf dem Home Screen können die Apps mit
den entsprechenden Icons hinterlegt werden, die
im Arbeitsalltag benötigt werden. Ob Chat, Con-
tacts, Presence, Tools zur Projektverwaltung und
zur internen Kommunikation, Anrufliste oder eine
Lunch-App – alle Softwarelösungen stehen dann
übersichtlich und mit nur einem Klick bereit.
Warum eignet sich myApps perfekt für
Homeoffice-Umgebungen?
Mit den Kollegen chatten, schnell eine Videokon-
ferenz einberufen und den Bildschirm teilen, den
Präsenz-Status der Mitarbeitenden sehen, eine
Voicemail abhören – mit innovaphone myApps ist
dies einfach und unkompliziert möglich. Ein Ar-
beitsplatz kann schnell und unkompliziert überall
eingerichtet werden, da sich myApps jedem De-
vice anpasst. Sie benötigen lediglich eine Internet-
verbindung und ein Telefon (Softphone oder IP-
Desk-Telefon).
Kann ich mit myApps zwischen Firmen-
arbeitsplatz und Homeoffice wechseln?
Ja, das ist kein Problem. myApps ist eine Plattform,
die immer dieselbe Bedienoberfläche bietet –
egal an welchem Ort und zu welcher Zeit. Sie
können also von einem Arbeitsplatz zu einem an-
deren umziehen und finden dort eine identische
Arbeitsumgebung vor: Die Anordnung der Apps
mit den entsprechenden Icons wird 1:1 übernom-
men. Sie können Ihre versäumten Anrufe ebenso
auf einen Blick sehen wie Ihren Chatverlauf, Ihr
Projektarbeitstool, Ihre CRM-Anwendung oder
Ihre Konferenzräume. Auf diese Weise können Sie
nahtlos Ihre Arbeit nach einem Ortswechsel wieder
aufnehmen, ohne Zeitverlust.
innovaphone myApps – die Lösung
für hybride Arbeitsumgebungen
„Über 90%
unserer Mitarbeiter sind von heute auf morgen
ins Home Office umgezogen – und alles läuft!
Einfach so, komplett reibungslos, dank Home
Office by innovaphone“.²⁴
Michael Heinrich, Leitung IT Infrastruktur,
RZH Rechenzentrum Hartmann
11
Wie sind meine Daten beim Arbeiten mit
myApps geschützt?
myApps läuft auf dem eigenentwickelten innova-
phone Betriebssystem, das alle Daten auf den End-
geräten abbildet, aber nicht lokal abspeichert. So
bleiben Ihre Daten da, wo sie sein sollen, und sind
gegenüber Zugriffen von außen geschützt – und
das sowohl bei Installationen On-Premises als auch
in der Cloud. Anders als viele andere Cloud-Lösun-
gen wird die innovaphone Cloud in Europa gehos-
tet und untersteht deshalb nicht dem umstrittenen
CLOUD ACT. myApps verfügt über ein integriertes
Sicherheitskonzept, das über die ohnehin unver-
zichtbaren Grundlagenfeatures (Virenschutzpro-
gramme, passwortgeschützte Anmeldung, sicherer
VPN-Tunnel, Update-Management) weit hinaus-
geht. Zwei-Faktor-Authentifizierung, innovaphone
Reverse Proxy, Integration der maßgeblichen Si-
cherheitsprotokolle sowie die RCC-App zur Anbin-
dung externer Geräte im Homeoffice schirmen das
Firmennetzwerk gegenüber Angriffen von außen
zuverlässig ab.
Ich will eine Konferenz einberufen – wie
funktioniert das mit myApps?
Mit der innovaphone Conference App können Sie
ganz einfach Audio- oder Videokonferenzen initi-
ieren oder an solchen teilnehmen – vom eigenen
Schreibtisch aus, ohne zusätzliche Server oder ande-
res teures Equipment. In der Conference App kön-
nen Sie Ihre virtuellen Konferenzräume verwalten
und auf bestimmte Monitoring-Optionen zugrei-
fen. Auf diese Weise können Sie über verschiedene
Standorte oder Länder hinweg mit mehreren Per-
sonen nicht nur auditiv, sondern auch visuell kom-
munizieren, ohne teure und zeitintensive Meetings
oder Geschäftsreisen auf sich nehmen zu müssen.
innovaphone myApps – die Lösung
für hybride Arbeitsumgebungen
12
innovaphone myApps – die Lösung
für hybride Arbeitsumgebungen
Gemeinsam an Dokumenten an verschie-
denen Standorten arbeiten – geht das?
Application Sharing, d.h. das Teilen eines Doku-
ments, ist für das Arbeiten in verstreuten Teams
essentiell, ein Collaboration Tool ein wesentlicher
Bestandteil einer funktionierenden Arbeitsumge-
bung. Mit myApps kann der Bildschirminhalt mit
nur einem Klick geteilt werden, komplett ohne
Neuinstallation, Konfiguration, Anwahl und Au-
thentifizierung. Das wurde bereits durch die Tele-
fonverbindung erledigt. Die Kollegen sehen dann
den ausgewählten Inhalt Ihres Bildschirms und es
kann genau gezeigt werden, worüber gerade ge-
sprochen wird. Mißverständnisse aufgrund räum-
licher Barrieren haben so keine Chance! Die Ver-
schlüsselung der Daten erfolgt nach dem Prinzip
der Sprachdatenverschlüsselung.
Wie kann ich mit myApps virtuelle Events
durchführen?
myApps ist eine vollumfängliche Event- und Schu-
lungsplattform, sämtliche Kommunikationsfor-
mate können zu einer digitalen Event-Lösung mit
Themen-Sessions, Live-Streams, Live-Umfragen,
Diskussionsrunden, Support-Chats oder direkten
Telefonaten gebündelt werden. Auf dieselbe Weise
funktioniert myApps auch als Schulungsplattform,
so dass Trainings oder andere Schulungsmaßnah-
men problemlos mit weit verstreuten Teilnehmern
durchgeführt werden können. Und das alles im ge-
schützten Raum für Ihre Daten durch das myApps-
Sicherheitskonzept.
Sind eigenentwickelte Tools in myApps
auch hybrid verfügbar?
myApps ist eine offene Plattform, die jederzeit
durch bereits vorhandene oder eigenentwickelte
Apps ergänzt werden kann. Ob Ihr bereits vorhan-
denes Zeiterfassungstool in die myApps-Umge-
bung eingebunden werden soll, oder ob Sie eine
Spezialanwendung für Ihre Branche neu entwickeln
wollen – die vollkommen offene und erweiterbare
myApps Plattform-Architektur stellt alle Ressour-
cen zur Verfügung, die Sie zur Programmierung Ih-
rer App benötigen, inklusive Zugriff auf alle Schnitt-
stellen und Protokolle. Durch das Hybridkonzept
von myApps entfällt das mühsame Installieren von
Tools, wenn man mobil oder im Homeoffice arbei-
ten will: die Bedienoberfläche von myApps wird
13

¹
Bitcom Studie „Mobiles und hybrides Arbeiten“. 2021. S.5.
Neue Studien zum Homeoffice: Boom mit Schattenseiten -
ZDFheute; Hybrides Arbeiten als Zukunftsmodell I ZP 365 (zukunft-
personal.com); Homeoffice als Zukunftsmodell? | Das Erste (mdr.de);
Arbeitsmodelle der Zukunft: Warum hybride Arbeitsplätze mehr als
nur ein Trend sind - computerwoche.de
²Homeoffice-Nutzung in der Corona-Pandemie 2021 | Statista
³
https://de.wikipedia.org/wiki/Telearbeit
⁴
Homeoffice und mobiles Arbeiten - ein Überblick | Statista; Infogra-
fik: So verbreitet ist Home Office in Europa | Statista
⁵Homeoffice und mobiles Arbeiten - ein Überblick | Statista
⁶EU-Vergleich: Homeoffice im Zuge der Corona-Pandemie (haufe.de)
⁷EU-Vergleich: Homeoffice im Zuge der Corona-Pandemie (haufe.de)
⁸
https://www.arbeitswelt-portal.de/themen/arbeitsbedingungen/ar-
tikel/home-office-quote-deutschland-im-laender-vergleich-hinten
⁹Home-Office in Baden-Württemberg (statistik-bw.de)
¹⁰Infografik: So verbreitet ist Home Office in Europa | Statista
¹¹Corona-Krise: Homeoffice in europ. Städten 2020 | Statista
¹²
Bitcom Studie „Mobiles und hybrides Arbeiten“. 2021. S.5. Neue
Studien zum Homeoffice: Boom mit Schattenseiten - ZDFheute;
Hybrides Arbeiten als Zukunftsmodell I ZP 365 (zukunft-personal.
com); Homeoffice als Zukunftsmodell? | Das Erste (mdr.de); Arbeits-
modelle der Zukunft: Warum hybride Arbeitsplätze mehr als nur ein
Trend sind - computerwoche.de
¹³
Korn Ferry Survey Finds Professionals Believe Returning to Office
Will Be Difficult, Strange
¹³Pendeldauer in Deutschland 2021 | Statista
¹⁴Infografik: Auf dem Arbeitsweg | Statista
¹⁵MS-Whitepaper-14-Oct.pdf (microsoft.com), S.10.
¹⁶MS-Whitepaper-14-Oct.pdf (microsoft.com), S.10.
¹⁷
Angriffsziel deutsche Wirtschaft: mehr als 220 Milliarden Euro Scha-
den pro Jahr | Bitkom e.V.
¹⁸
Angriffsziel deutsche Wirtschaft: mehr als 220 Milliarden Euro Scha-
den pro Jahr | Bitkom e.V.
¹⁹
Les coûts effrayants de la CyberCriminalité - David LANGLADE
²⁰
https://home.kpmg/pl/pl/home/insights/2021/04/raport-barome-
tr-cyberbezpieczenstwa-2020-covid-19-przyspiesza-cyfryzacje-
firm.html
²¹
https://www.dak.de/dak/landesthemen/studie-homeoffice-
2401564.html#/
²²BSI - Home-Office - Home-Office? – Aber sicher! (bund.de)
²³
https://blog.academy.fraunhofer.de/blogbeitraege/llcs-zuhause-
ist-man-co-sicherheitsbeauftragter/#1
²⁴
https://www.innovaphone.com/de/unternehmen/anwenderberich-
te/rzh-rechenzentrum.html
Quellennachweise
14
INNOVAPHONE
Das ist „Pure IP Communications made in
Germany“ – und das seit jeher.
Die innovaphone AG ist ein führender europäischer
Anbieter von IP-Telefonie- und UC-Lösungen. Das
neueste Produkt langjähriger Entwicklungserfah-
rung ist innovaphone myApps, eine offene Plattform
für die effiziente Zusammenarbeit in Teams. Das ge-
samte Produktportfolio ist modular aufgebaut und
bietet denselben Leistungsumfang On-Premises so-
wie in der Cloud. Seit der Firmengründung 1997 hat
innovaphone die digitale Transformation maßge-
bend mitgestaltet. Der technologische Ansatz des
Kommunikationsspezialisten besteht in einem evo-
lutionären Konzept, das stets einen sanften Einstieg
in die nächste Technologiestufe ermöglicht. Damit
steht innovaphone gleichermaßen für Innovation
und Wertbeständigkeit sowie Nachhaltigkeit.
Das ist noch „echter inhabergeführter
Mittelstand“.
innovaphone ist inhabergeführt, zu 100% eigen-
finanziert und steht für Werthaltigkeit und Konti-
nuität. Die Gesellschafter bilden gleichzeitig das
Management-Team. Durch diese Gesellschafter-
struktur wurde und wird das international ausge-
richtete, unabhängige Unternehmen nachhaltig
geprägt und hat sich als verlässlicher Partner im
europäischen Markt etabliert.
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innovaphone Whitepaper: Hybrides Arbeiten

  • 1. 1 WHITEPAPER So funktioniert hybrides Arbeiten GET IN TOUCH innovaphone AG Umberto-Nobile-Str. 15 Tel. +49 7031 73009-0 info@innovaphone.com 71063 Sindelfingen Fax +49 7031 73009-9 www.innovaphone.com Sämtliche Umfragen zeigen überein- stimmend, dass Mitarbeiter sich grund- sätzlich flexible, hybride Arbeitsplatz- modelle für das zukünftige Arbeiten wünschen.¹
  • 2. 2 Dass die klassischen Arbeitsmodelle abgelöst werden durch flexiblere, mobile Modelle, zeichnet sich schon seit etlichen Jah- ren ab. Seitdem die Pandemie im Frühjahr 2020 die gängigen Konzepte von heute auf morgen komplett durcheinandergewir- belt hat, ist die Transformation allerdings mit Riesenschritten vorwärts gegangen. Was noch vor kurzer Zeit undenkbar war – ein gutes Viertel der arbeitenden Bevölkerung in Deutschland ist im Homeoffice -, wurde über Nacht Realität.² Hybrides Arbeiten Vor kurzer Zeit noch undenkbar: Rund 25% der arbeitenden Bevölkerung in Deutschland zieht über Nacht ins Homeoffice Auch in der Sprache schlägt sich der Wandel in der Arbeits- welt nieder: Neue Begriffe wie „hybrides Arbeiten“, „Hoffice“, „Anywhere Workplace“, „mobile Work“, „Remote Work“ oder eben „Homeoffice“ haben Einzug in die Alltagskommuni- kation gehalten. Sie alle meinen mehr oder weniger das gleiche: Die temporäre oder permanente Verlegung des Arbeitsplatzes in das häusliche Umfeld oder an einen anderen Ort außerhalb des Büros. Das vorliegende Whitepaper widmet sich der Frage, welche Herausforderungen mit dem Konzept des hybriden Arbeitens verbunden sind und welche Faktoren zu einem gelingenden Konzept dazugehören.
  • 3. 3 Vom Ende der Präsenzkultur Die Präsenzpflicht am Arbeitsplatz in Frage zu stel- len, wäre bis weit in die 80er-Jahre nicht in Frage gekommen. Erst durch die fortschreitende Digitalisie- rung und die Möglichkeit der technischen Anbindung eines Heimarbeitsplatzes in die Unternehmensstruk- tur konnten erste sog. „Telearbeitsplätze“ geschaffen werden. Diese waren im Wesentlichen zwei Berufs- gruppen vorbehalten: Zum einen Schreibkräften, zum anderen qualifizierten Fachkräften wie beispielsweise Programmierern sowie Führungskräften.³ Vor dem Beginn der Pandemie im März 2020 arbeiteten Umfragen zufolge in vielen europäi- schen Ländern nur eine kleine Minderheit der Ar- beitnehmer dauerhaft im Homeoffice.⁴ Die Zahlen bewegen sich von 3,6% in Italien bis zu 14% in den Niederlanden. In Deutschland wurden quasi über Nacht im Frühjahr 2020 rund 30%⁵ bis 40%⁶ der Arbeitsplätze ins Homeoffice verlegt - davor lag die Homeoffice-Quote bei 4%. Das ist nicht nur eine Steigerung um das Zehnfache, sondern viel mehr als das: Corona hat einen grund- legenden Wandel der Arbeitswelt in die Wege gelei- tet. Zum ersten Mal wurde am Dogma der Anwesen- heitspflicht am Arbeitsplatz nicht nur vorübergehend, sondern anhaltend ernsthaft gerüttelt. Ein Vergleich der Homeoffice-Quote in den verschie- denen europäischen Ländern zeigt, dass in anderen Ländern die Eruption noch wesentlich ausgeprägter war: In Finnland beispielsweise arbeiteten einer Um- frage aus dem Jahr 2020 zufolge fast 60 % der Ar- beitnehmer von zuhause aus, auch in den anderen skandinavischen Ländern sowie in Luxemburg oder Belgien blieb eine Mehrzahl der Arbeitnehmer im Homeoffice.⁷ Es zeigt sich, dass überall da, wo der Dienstleistungs- sektor stark ausgeprägt ist, die Homeoffice-Quote sehr hoch ist, in Ländern wie in Deutschland dage- gen, in denen der Industriesektor noch immer eine Hauptrolle spielt, dagegen naturgemäß niedriger: Arbeitsplätze in der Fertigung können nicht einfach ins Homeoffice verlagert werden.⁸ Ganz unabhängig von solch strukturellen Gegeben- heiten spielen aber auch Unterschiede in der Unter- nehmenskultur und der generellen Mentalität eine Rolle: Während in Deutschland lange Zeit eine aus- geprägte Präsenzkultur herrschte,⁹ wie eine reprä- sentative Studie aus dem Jahr 2018 veranschaulicht,¹⁰ zeigten sich andere europäische Länder wie bei- spielsweise Finnland oder die Niederlande schon viel früher aufgeschlossen gegenüber mobilen Arbeits- platzmodellen. Ganz anders dagegen nach Beginn der Pandemie: Im Herbst 2020 steht Frankfurt nach London an zweiter Stelle bei der Nutzung von Home- office-Arbeitsplätzen im direkten Vergleich ausge- wählter europäischer Städte.¹¹ D.h. im Umkehrschluss: Hiesige Unternehmen haben rasch und anhaltend reagiert – und haben eine grundlegende Trendum- kehr weg von der bis dato vorherrschenden Präsenz- kultur vollzogen. Corona hat einen grundlegenden Wandel der Arbeitswelt in die Wege geleitet.
  • 4. 4 Hybrides Arbeiten: Als Arbeitsplatzmodell gesetzt? Unter „hybridem Arbeiten“ versteht man Arbeits- platzmodelle, die sich in unterschiedlichem Maße zwischen dem traditionellen Büroarbeitsplatz und ei- nem anderen Ort, also beispielsweise den Privaträu- men des Arbeitnehmers – Stichwort „Homeoffice“ - oder an einem anderen Ort außerhalb der Unterneh- mensräumlichkeiten und des heimischen Umfelds – Stichwort „Mobile Work“ - abspielen. Denkbar sind dabei alle möglichen Ausprägungen, von „überwiegend in den Geschäftsräumen“ bis hin zu „überwiegend von zu Hause“ oder „überwiegend von einem anderen Ort aus“. Sämtliche Umfragen, die in den letzten Mona- ten zu diesem Thema durchgeführt wurden, zeigen übereinstimmend, dass Mitarbeiter sich grundsätzlich flexible, hybride Arbeitsplatzmo- delle für das zukünftige Arbeiten wünschen.¹² Überraschend einstimmig ist den unterschiedlichen Studien zufolge auch das Ergebnis, wenn man nach dem favorisierten Modell fragt: Eine Vielzahl der Ar- beitnehmer sprechen sich für ein Mischmodell aus, bei dem 2 Tage / Woche im Homeoffice und 3 Tage / Woche im Büro gearbeitet wird. Eine aktuelle Umfra- ge der amerikanischen Unternehmensberatung Korn Ferry kommt sogar zu dem Ergebnis, dass der Gedan- ke an eine Rückkehr zur Präsenzpflicht bei 70% der Studienteilnehmer Stress auslöst.¹³ Andererseits zeigt sich in vielen Umfragen, dass die Vor-, aber auch die Nachteile des Remote Workings sehr klar gesehen werden und deshalb eine Mischform aus Arbeiten im Büro und Arbeiten von einem anderen Ort aus für die Zukunft als das tragfähigste Modell gesehen wird. 2 Tage / Woche Homeoffice 3 Tage / Büro Das Mischmodell der Zukunft?
  • 5. 5 Vor-und Nachteile im Homeoffice: Jetzt auf einen Blick: Kein Zeitverlust Kostenersparnisse Flexible Arbeitszeitverteilung Höhere Eigenverantwortung Gesteigerte Konzentrationsfähigkeit Einfachere Personalgewinnug Arbeiten nach eigenem Biorhythmus Verwischung von Grenzen Sicherheit Informationsverlust bei virtuellen Meetings Betriebsklima leidet Abnahme des Teamgefühls Technische Probleme
  • 6. 6 Kein Zeitverlust für den Weg zur Arbeit Der Arbeitnehmer kann sich unmittelbar an den Schreibtisch setzen. Schaut man sich die Statis- tik zu den durchschnittlichen Pendelzeiten der Arbeitnehmer in Deutschland an, so ergibt sich da- raus bei den meisten eine Zeitersparnis von 15–59 Minuten/Tag.¹⁴ Im Umkehrschluss heißt das, dass die eingesparte Zeit als ein Plus bei der Freizeit zur Verfügung steht. Kostenersparnis und geringere Umwelt- belastung: Mit dem Einsparen des Arbeitsweges fallen auch die entsprechenden Kosten für Benzin oder den öffentlichen Nahverkehr weg. Damit einhergehend verringert sich der Schadstoffausstoß und damit die Umweltbelastung durch den Autoverkehr. Flexible Arbeitszeitverteilung Nicht nur Eltern kleinerer Kinder wissen es zu schät- zen, ihre Arbeitszeit familiengerechter einteilen zu können. Ebenso können Handwerkertermine, Arzt- termine, die Sorge um ein Haustier oder ähnliche Verpflichtungen im Homeoffice flexibler und stress- freier wahrgenommen werden. Arbeiten nach dem eigenen Biorhythmus Innerhalb der Kernzeiten des Unternehmens kann der Arbeitnehmer selbst entscheiden, wann er am produktivsten ist und seine Arbeitszeit entspre- chend einteilen. Das steigert die Effizienz der Arbeit und damit auch die Arbeitszufriedenheit. Höhere Eigenverantwortung Der Vertrauensvorschuss, den der Arbeitgeber dem remote Arbeitenden zukommen lässt, wirkt sich im Allgemeinen positiv auf die Arbeitsmoral des Arbeitnehmersaus:DieMotivationsteigt,diesesVer- trauen durch gute Arbeitsergebnisse zu belohnen. Gesteigerte Konzentrationsfähigkeit Vorausgesetzt, der Arbeitnehmer verfügt im Home- office über einen abgeschirmten Arbeitsplatz, so kann er konzentrierter an Projekten arbeiten, die eine Fokussierung verlangen. Ablenkungen durch Kollegen, Meetings oder Kaffeepausen sowie ein höherer Lärmpegel in Großraumbüros wirken sich im Gegensatz dazu negativ auf die Konzentrations- fähigkeit aus. Einfachere Personalgewinnung Fachkräfte können, gerade in Zeiten des Fachkräf- temangels, ortsunabhängig gewonnen werden. Da- durch vergrößert sich der Radius erheblich, je nach Unternehmen und Branche von deutschlandweit zu sogar weltweit, die Personalsuche wird deutlich einfacher und effektiver. Umfragen zufolge sind Ar- beitgeber, die Homeoffice ermöglichen, weitaus at- traktiver als solche, die auf Präsenzpflicht bestehen. Vorteile des Arbeitens im Homeoffice: Arbeitgeber, die Homeoffice ermöglichen, sind weitaus attraktiver als solche, die auf Präsenzpflicht bestehen.
  • 7. 7 Nachteile des Arbeitens im Homeoffice: Verwischung von Grenzen Einer der wichtigsten Vorteile des Homeoffice ist zu- gleich auch sein Nachteil: Durch den Wegfall des Ar- beitsweges verwischen die Grenzen zwischen Job und Privatleben. Je klarer der Arbeitsbereich räumlich vom üblichen Wohnbereich getrennt ist, desto besser. Al- lein: Viele Arbeitnehmer haben nicht die räumlichen Möglichkeiten, sich ein eigenes Büro zuhause einzu- richten. Neben der räumlichen Trennung fehlt häufig auch die zeitliche Abgrenzung: Am Abend noch schnell eine Email schreiben? Kurz noch schauen, wie der Pro- jektstand ist? Der einfache Zugriff auf alle Informatio- nen auch von zuhause aus erschwert das Abschalten von der Arbeit und damit auch die Regeneration. Das Teamgefühl nimmt ab Sehr deutlich wurde während der Pandemie ein struktu- reller Nachteil des Remote Workings: Die Arbeitenden fühlen sich nicht mehr so gut in eine Teamstruktur ein- gebunden, der Unternehmenszusammenhalt leidet.¹⁵ Dies hat nicht nur eine Verschlechterung der Unterneh- menskultur zur Folge: Unternehmensführer sehen darin einen Grund für den Rückgang der Innovationsfähigkeit ihres Unternehmens.¹⁶ Die tägliche Arbeit wird genau- so effektiv oder sogar effektiver als zuvor erledigt, aber neue Ideen – z.B. rund um die Produktentwicklung, Arbeitsprozesse oder Serviceleistungen - scheinen bes- ser auf dem Boden von physischen Teams zu gedeihen. Informationsverlust bei virtuellen Meetings Virtuelle Meetings mit Conferencing-Lösungen – ganz gleich von welchem Hersteller – werden zwar häufig als effektiver betrachtet als physische Meetings, auf der anderen Seite werden aber wichtige nonverbale Signa- le wie die Körpersprache nicht in gleichem Maße trans- portiert wie bei realen Begegnungen. Darüber hinaus fühlt sich nicht jeder Mitarbeiter im selben Maße wohl vor der Kamera, so dass bei virtuellen Meetings häufig die Schere sehr weit aufgeht zwischen „Vielsprechern“ und eher stillen Mitarbeitern. Ein zusätzliches Problem entsteht, wenn Teilnehmer die Videokamera abschal- ten: Wir sind als soziale Wesen auf die Signale non- verbaler Kommunikation ebenso angewiesen wie auf Sprachsignale. Fehlen diese, kann es zu Mißverständ- nissen und zu Informationsverlusten kommen. Technische Probleme Technische Probleme hemmen häufig die Konferenz- qualität. Anstatt mit inhaltlichen Fragen beschäftigt zu sein, kämpfen die Konferenzteilnehmer mit schlechter Sprachqualität, Ausfall der Kamera und dem Wechsel zwischen „muten“ und „nicht muten“. Dadurch lässt die Konzentrationsfähigkeit merklich nach und Meetings sind unter Umständen weitaus ineffektiver als reale Zusammenkünfte. Das Betriebsklima leidet Kein Ersatz für den Austausch in der „Kaffeeküche“: Nicht zu unterschätzen ist die Bedeutung, die kur- ze private Gespräche, sei es auf dem Flur, im Aufzug oder in der Kantine, für das Betriebsklima haben. Beim Small-Talk entstehen Verbindungen zwischen Kolle- gen, eventuell sogar Freundschaften, und hier wird der Ton für den Umgang der Mitarbeiter in einem Un- ternehmen und deren Zusammenarbeit gesetzt. Fehlt dieser Austausch, entsteht ein Defizit, das nur schwer auszugleichen ist. Das Thema Sicherheit Laut einer neuen Studie des Digitalverbands BITCOM gab es bei mehr als der Hälfte der deutschen Unterneh- men, die Homeoffice anbieten, Cyberangriffe auf den häuslichen Arbeitsplatz.¹⁷ Bei mehr als 50% aller Fälle waren diese Angriffe auch erfolgreich. Insgesamt ent- steht den Unternehmen ein jährlicher Gesamtschaden von 223 Milliarden Euro.¹⁸ Auch bei den europäischen Nachbarstaaten kam es ebenfalls zu hohen Schäden: In Frankreich beliefen sich die durch Cyberkriminalität ver- ursachten Kosten auf 1,6 Milliarden Euro.¹⁹ Schaut man sich exemplarisch beispielsweise die Entwicklung in Polen an, so haben 64% der polnischen Unternehmen im Jahr 2020 mindestens eine Sicherheitsverletzung registriert. 51% der Befragten sehen einen Grund für die starke Zunahme an Cyberkriminalität in der Verle- gung vieler Arbeitsplätze ins Homeoffice.²⁰ 75% der Befragten in Deutschland fehlt der Direktkontakt zu Kollegen und Kolleginnen.²¹
  • 8. 8 Nicht an der Technik sparen Eine sehr gute technische Ausstattung der mobilen Arbeitsplätze ist eine der Grundvoraussetzungen für ein funktionierendes Konzept. Was versteht man darunter? In erster Linie sind digitale Tools notwen- dig, die ohne Medienbrüche all die Funktionalitäten bereitstellen, die für eine funktionierende Zusam- menarbeit notwendig sind. Das fängt bei einer ro- busten Conferencing-Lösung und einem Tool zum Sharen von Dokumenten an und reicht über Pre- sence-Anwendungen, Telefonie, Chat, CRM, Out- look-Integration und vieles mehr. Ganz wichtig da- bei ist, dass auf sämtliche Anwendungen von einer einheitlichen Bedienoberfläche zugegriffen werden kann. Zur technischen Ausstattung gehören dane- ben auch die physischen Gegebenheiten: ▪ Ist der Arbeitsplatz ergonomisch gestaltet? ▪ Seht die notwendige Hardware zur Verfügung, wie z.B. ein PC oder ein Notebook, ggf. ein zweiter Monitor, ein Drucker, ein Headset etc.? Des Weiteren ist eine gute VPN-Anbindung des mobilen Arbeitsplatzes unabdingbar, sowohl in punkto Verfügbarkeit als auch in punkto Sicherheit. In die Sicherheit investieren Unter den kritischsten Punkten bei der massenwei- sen Verlagerung von Arbeitsplätzen ins heimische Büro war das Thema „Sicherheit“. Cyberangriffe haben massiv zugenommen und in häufigen Fällen war der heimische Arbeitsplatz ein leichtes Angriffs- opfer, da der Zugriff auf die unternehmensinternen Daten nicht optimal abgesichert war. Grundsätzlich sollten Arbeitnehmer von ihren mo- bilen Arbeitsplätzen nur per gesicherter Verbin- dung auf das Unternehmensnetzwerk zugreifen können.²² Sichere Passwörter, regelmäßige Soft- ware-Updates und Schulungen der Mitarbeiter, um die Sensibilität in diesem Bereich zu steigern, sind wichtige Bestandteile eines hybriden Sicher- heitskonzepts. Außerdem ist es wichtig, zwischen dem privaten Arbeitsbereich und dem Firmennetz- werk klar zu trennen. Wie die Fraunhofer-Academy schreibt, sind Arbeitende zuhause ihre eigenen „Co- Sicherheitsberater“, ²³ d.h. ein entsprechendes Be- wusstsein und Wissen bei den Mitarbeitern ist eine Grundvoraussetzung für das sichere Arbeiten von zuhause oder einem anderen Ort aus. Feste Präsenzzeiten im Büro Als zentraler Nachteil des hybriden Arbeitens wird der Verlust des Teamgefühls genannt. Feste Team- tage oder -zeiten sind die effektivste Maßnahme, um den Zusammenhalt der Teams und die gute Zusammenarbeit der Mitarbeiter weiterhin zu ge- währleisten. Geht man von dem Umfragen zufolge favorisierten Modell „2 Tage Homeoffice, 3 Tage Büro“ aus, so könnte eine sinnvolle Aufteilung so aussehen, dass größere Meetings an den Bürota- gen stattfinden, Aufgaben, die mit hoher Konzen- tration und einem längeren Atem verbunden sind, auf die Tage im Homeoffice verlegt werden. Wie gelingt hybrides Arbeiten? Die wichtigsten Voraussetzungen Eine Grundvoraussetzung: Eine sehr gute technische Ausstattung der Arbeitsplätze wie Conferencing, das Sharen von Dokumenten, Telefonie, Chat, CRM, Outlook-Integration und vieles mehr ist eine Grundvoraussetzung für Hybrides Arbeiten
  • 9. 9 Eng damit verbunden ist damit der nächste Punkt: Physische Meetingräume schaffen Ob für 2er-Meetings, Meetings in größeren Teams oder für Zusammenkünfte des gesamten Unter- nehmens wie beispielsweise bei Barcamps oder Firmenfeiern – wichtig ist es, dass entsprechende Räumlichkeiten im Unternehmensgebäude vor- handen sind und diese auch kurzfristig über ein entsprechendes digitales Tool gebucht werden können. In den Räumen sollte die entsprechende Konferenzraumtechnik - wie z.B. Whiteboard, Flip- chart, Videoconferencing zur Einbindung externer Teilnehmer etc. – bereits fest installiert und funkti- onsbereit zur Verfügung stehen, so dass Meetings auch spontan stattfinden können, ohne dass es technischer Vorbereitungen bedarf. Organisationstools einführen In der Softwareentwicklung haben Projektever- waltungstools wie beispielsweise Scrum schon seit vielen Jahren Einzug gehalten. Sie ermöglichen eine bessere Verwaltung von Aufgaben und eine optimale Dokumentation von Prozessen in Teams. Anwendungen, die die Arbeitsfortschritte von Mit- arbeitern innerhalb eines Teams oder einer Orga- nisation sichtbar machen, vereinfachen und struk- turieren Arbeitsprozesse und ermöglichen das gemeinsame Arbeiten an komplexen Projekten. Gerade wenn die Mitarbeiter nicht physikalisch an einem Ort angesiedelt sind, können derartige Tools dafür sorgen, dass das gemeinsame Arbeiten an einem Projekt effizient gestaltet wird und dass folglich die Arbeitszufriedenheit steigt. Ebenso wichtig ist ein „Social Intranet Tool“, über welches Nachrichten ausgetauscht werden, die entweder einzelne Abteilungen oder Teams oder auch das gesamte Unternehmen betreffen – ein weiteres unverzichtbares Tool, um den Zusammenhalt in einem Unternehmen auch in digitalen Zeiten auf- rechtzuerhalten. Ein Arbeitsplatz, der mitzieht Arbeits- und Kommunikationslösungen, die ge- räteunabhängig installierbar und immer dasselbe Look and Feel haben, stellen einen klaren Vorteil in punkto Effektivität und Mitarbeiterzufriedenheit dar. Gleichgültig, von wo aus der Mitarbeiter ar- beitet – wenn er sofort die übliche Arbeitsumge- bung vorfindet, da auf alle Anwendungen von ei- ner einheitlichen Plattform aus zugegriffen werden kann, spart das Zeit, die an anderer Stelle investiert werden kann. Verpasste Anrufe, Chat-Nachrichten, das Arbeitsverwaltungstool – sobald alles immer an derselben Stelle auf der Bedienoberfläche ver- ortet ist, ist die Handhabung intuitiv und effizient. Regelmäßige Mitarbeitergespräche durchführen Wenn die physische Nähe fehlt, sind die persön- lichen Gespräche mit den Mitarbeitern wichtiger denn je. Feedbackgespräche, die in einem re- gelmäßigen Turnus angesetzt werden, sind eine gute Möglichkeit, um Vertrauen aufzubauen und die Motivation des Einzelnen zu stärken. Derarti- ge Face-to-Face-Gespräche sind für einen guten Unternehmenszusammenhalt und für eine orga- nische Unternehmensentwicklung unabdingbar. Mitarbeitergespräche sollten aber daneben auch immer dann stattfinden können, wenn es Ge- sprächsbedarf gibt – am besten von Angesicht zu Angesicht im Büro. Wie gelingt hybrides Arbeiten? Die wichtigsten Voraussetzungen Face-to-Face-Gespräche sind für einen guten Unternehmenszusammenhalt und für eine organische Unterneh- mensentwicklung unabdingbar.
  • 10. 10 Was ist innovaphone myApps? innovaphone myApps ist eine Arbeits- und Kom- munikationsplattform, bei der alle Anwendungen auf einer einheitlichen Bedienoberfläche integriert sind. Diese sieht – unabhängig vom Endgerät, auf Desktop-PC, Tablet oder Smartphone – immer gleich aus, kann aber individuell gestaltet wer- den: Auf dem Home Screen können die Apps mit den entsprechenden Icons hinterlegt werden, die im Arbeitsalltag benötigt werden. Ob Chat, Con- tacts, Presence, Tools zur Projektverwaltung und zur internen Kommunikation, Anrufliste oder eine Lunch-App – alle Softwarelösungen stehen dann übersichtlich und mit nur einem Klick bereit. Warum eignet sich myApps perfekt für Homeoffice-Umgebungen? Mit den Kollegen chatten, schnell eine Videokon- ferenz einberufen und den Bildschirm teilen, den Präsenz-Status der Mitarbeitenden sehen, eine Voicemail abhören – mit innovaphone myApps ist dies einfach und unkompliziert möglich. Ein Ar- beitsplatz kann schnell und unkompliziert überall eingerichtet werden, da sich myApps jedem De- vice anpasst. Sie benötigen lediglich eine Internet- verbindung und ein Telefon (Softphone oder IP- Desk-Telefon). Kann ich mit myApps zwischen Firmen- arbeitsplatz und Homeoffice wechseln? Ja, das ist kein Problem. myApps ist eine Plattform, die immer dieselbe Bedienoberfläche bietet – egal an welchem Ort und zu welcher Zeit. Sie können also von einem Arbeitsplatz zu einem an- deren umziehen und finden dort eine identische Arbeitsumgebung vor: Die Anordnung der Apps mit den entsprechenden Icons wird 1:1 übernom- men. Sie können Ihre versäumten Anrufe ebenso auf einen Blick sehen wie Ihren Chatverlauf, Ihr Projektarbeitstool, Ihre CRM-Anwendung oder Ihre Konferenzräume. Auf diese Weise können Sie nahtlos Ihre Arbeit nach einem Ortswechsel wieder aufnehmen, ohne Zeitverlust. innovaphone myApps – die Lösung für hybride Arbeitsumgebungen „Über 90% unserer Mitarbeiter sind von heute auf morgen ins Home Office umgezogen – und alles läuft! Einfach so, komplett reibungslos, dank Home Office by innovaphone“.²⁴ Michael Heinrich, Leitung IT Infrastruktur, RZH Rechenzentrum Hartmann
  • 11. 11 Wie sind meine Daten beim Arbeiten mit myApps geschützt? myApps läuft auf dem eigenentwickelten innova- phone Betriebssystem, das alle Daten auf den End- geräten abbildet, aber nicht lokal abspeichert. So bleiben Ihre Daten da, wo sie sein sollen, und sind gegenüber Zugriffen von außen geschützt – und das sowohl bei Installationen On-Premises als auch in der Cloud. Anders als viele andere Cloud-Lösun- gen wird die innovaphone Cloud in Europa gehos- tet und untersteht deshalb nicht dem umstrittenen CLOUD ACT. myApps verfügt über ein integriertes Sicherheitskonzept, das über die ohnehin unver- zichtbaren Grundlagenfeatures (Virenschutzpro- gramme, passwortgeschützte Anmeldung, sicherer VPN-Tunnel, Update-Management) weit hinaus- geht. Zwei-Faktor-Authentifizierung, innovaphone Reverse Proxy, Integration der maßgeblichen Si- cherheitsprotokolle sowie die RCC-App zur Anbin- dung externer Geräte im Homeoffice schirmen das Firmennetzwerk gegenüber Angriffen von außen zuverlässig ab. Ich will eine Konferenz einberufen – wie funktioniert das mit myApps? Mit der innovaphone Conference App können Sie ganz einfach Audio- oder Videokonferenzen initi- ieren oder an solchen teilnehmen – vom eigenen Schreibtisch aus, ohne zusätzliche Server oder ande- res teures Equipment. In der Conference App kön- nen Sie Ihre virtuellen Konferenzräume verwalten und auf bestimmte Monitoring-Optionen zugrei- fen. Auf diese Weise können Sie über verschiedene Standorte oder Länder hinweg mit mehreren Per- sonen nicht nur auditiv, sondern auch visuell kom- munizieren, ohne teure und zeitintensive Meetings oder Geschäftsreisen auf sich nehmen zu müssen. innovaphone myApps – die Lösung für hybride Arbeitsumgebungen
  • 12. 12 innovaphone myApps – die Lösung für hybride Arbeitsumgebungen Gemeinsam an Dokumenten an verschie- denen Standorten arbeiten – geht das? Application Sharing, d.h. das Teilen eines Doku- ments, ist für das Arbeiten in verstreuten Teams essentiell, ein Collaboration Tool ein wesentlicher Bestandteil einer funktionierenden Arbeitsumge- bung. Mit myApps kann der Bildschirminhalt mit nur einem Klick geteilt werden, komplett ohne Neuinstallation, Konfiguration, Anwahl und Au- thentifizierung. Das wurde bereits durch die Tele- fonverbindung erledigt. Die Kollegen sehen dann den ausgewählten Inhalt Ihres Bildschirms und es kann genau gezeigt werden, worüber gerade ge- sprochen wird. Mißverständnisse aufgrund räum- licher Barrieren haben so keine Chance! Die Ver- schlüsselung der Daten erfolgt nach dem Prinzip der Sprachdatenverschlüsselung. Wie kann ich mit myApps virtuelle Events durchführen? myApps ist eine vollumfängliche Event- und Schu- lungsplattform, sämtliche Kommunikationsfor- mate können zu einer digitalen Event-Lösung mit Themen-Sessions, Live-Streams, Live-Umfragen, Diskussionsrunden, Support-Chats oder direkten Telefonaten gebündelt werden. Auf dieselbe Weise funktioniert myApps auch als Schulungsplattform, so dass Trainings oder andere Schulungsmaßnah- men problemlos mit weit verstreuten Teilnehmern durchgeführt werden können. Und das alles im ge- schützten Raum für Ihre Daten durch das myApps- Sicherheitskonzept. Sind eigenentwickelte Tools in myApps auch hybrid verfügbar? myApps ist eine offene Plattform, die jederzeit durch bereits vorhandene oder eigenentwickelte Apps ergänzt werden kann. Ob Ihr bereits vorhan- denes Zeiterfassungstool in die myApps-Umge- bung eingebunden werden soll, oder ob Sie eine Spezialanwendung für Ihre Branche neu entwickeln wollen – die vollkommen offene und erweiterbare myApps Plattform-Architektur stellt alle Ressour- cen zur Verfügung, die Sie zur Programmierung Ih- rer App benötigen, inklusive Zugriff auf alle Schnitt- stellen und Protokolle. Durch das Hybridkonzept von myApps entfällt das mühsame Installieren von Tools, wenn man mobil oder im Homeoffice arbei- ten will: die Bedienoberfläche von myApps wird
  • 13. 13 ¹ Bitcom Studie „Mobiles und hybrides Arbeiten“. 2021. S.5. Neue Studien zum Homeoffice: Boom mit Schattenseiten - ZDFheute; Hybrides Arbeiten als Zukunftsmodell I ZP 365 (zukunft- personal.com); Homeoffice als Zukunftsmodell? | Das Erste (mdr.de); Arbeitsmodelle der Zukunft: Warum hybride Arbeitsplätze mehr als nur ein Trend sind - computerwoche.de ²Homeoffice-Nutzung in der Corona-Pandemie 2021 | Statista ³ https://de.wikipedia.org/wiki/Telearbeit ⁴ Homeoffice und mobiles Arbeiten - ein Überblick | Statista; Infogra- fik: So verbreitet ist Home Office in Europa | Statista ⁵Homeoffice und mobiles Arbeiten - ein Überblick | Statista ⁶EU-Vergleich: Homeoffice im Zuge der Corona-Pandemie (haufe.de) ⁷EU-Vergleich: Homeoffice im Zuge der Corona-Pandemie (haufe.de) ⁸ https://www.arbeitswelt-portal.de/themen/arbeitsbedingungen/ar- tikel/home-office-quote-deutschland-im-laender-vergleich-hinten ⁹Home-Office in Baden-Württemberg (statistik-bw.de) ¹⁰Infografik: So verbreitet ist Home Office in Europa | Statista ¹¹Corona-Krise: Homeoffice in europ. Städten 2020 | Statista ¹² Bitcom Studie „Mobiles und hybrides Arbeiten“. 2021. S.5. Neue Studien zum Homeoffice: Boom mit Schattenseiten - ZDFheute; Hybrides Arbeiten als Zukunftsmodell I ZP 365 (zukunft-personal. com); Homeoffice als Zukunftsmodell? | Das Erste (mdr.de); Arbeits- modelle der Zukunft: Warum hybride Arbeitsplätze mehr als nur ein Trend sind - computerwoche.de ¹³ Korn Ferry Survey Finds Professionals Believe Returning to Office Will Be Difficult, Strange ¹³Pendeldauer in Deutschland 2021 | Statista ¹⁴Infografik: Auf dem Arbeitsweg | Statista ¹⁵MS-Whitepaper-14-Oct.pdf (microsoft.com), S.10. ¹⁶MS-Whitepaper-14-Oct.pdf (microsoft.com), S.10. ¹⁷ Angriffsziel deutsche Wirtschaft: mehr als 220 Milliarden Euro Scha- den pro Jahr | Bitkom e.V. ¹⁸ Angriffsziel deutsche Wirtschaft: mehr als 220 Milliarden Euro Scha- den pro Jahr | Bitkom e.V. ¹⁹ Les coûts effrayants de la CyberCriminalité - David LANGLADE ²⁰ https://home.kpmg/pl/pl/home/insights/2021/04/raport-barome- tr-cyberbezpieczenstwa-2020-covid-19-przyspiesza-cyfryzacje- firm.html ²¹ https://www.dak.de/dak/landesthemen/studie-homeoffice- 2401564.html#/ ²²BSI - Home-Office - Home-Office? – Aber sicher! (bund.de) ²³ https://blog.academy.fraunhofer.de/blogbeitraege/llcs-zuhause- ist-man-co-sicherheitsbeauftragter/#1 ²⁴ https://www.innovaphone.com/de/unternehmen/anwenderberich- te/rzh-rechenzentrum.html Quellennachweise
  • 14. 14 INNOVAPHONE Das ist „Pure IP Communications made in Germany“ – und das seit jeher. Die innovaphone AG ist ein führender europäischer Anbieter von IP-Telefonie- und UC-Lösungen. Das neueste Produkt langjähriger Entwicklungserfah- rung ist innovaphone myApps, eine offene Plattform für die effiziente Zusammenarbeit in Teams. Das ge- samte Produktportfolio ist modular aufgebaut und bietet denselben Leistungsumfang On-Premises so- wie in der Cloud. Seit der Firmengründung 1997 hat innovaphone die digitale Transformation maßge- bend mitgestaltet. Der technologische Ansatz des Kommunikationsspezialisten besteht in einem evo- lutionären Konzept, das stets einen sanften Einstieg in die nächste Technologiestufe ermöglicht. Damit steht innovaphone gleichermaßen für Innovation und Wertbeständigkeit sowie Nachhaltigkeit. Das ist noch „echter inhabergeführter Mittelstand“. innovaphone ist inhabergeführt, zu 100% eigen- finanziert und steht für Werthaltigkeit und Konti- nuität. Die Gesellschafter bilden gleichzeitig das Management-Team. Durch diese Gesellschafter- struktur wurde und wird das international ausge- richtete, unabhängige Unternehmen nachhaltig geprägt und hat sich als verlässlicher Partner im europäischen Markt etabliert. GET IN TOUCH innovaphone AG Umberto-Nobile-Str. 15 Tel. +49 7031 73009-0 info@innovaphone.com 71063 Sindelfingen Fax +49 7031 73009-9 www.innovaphone.com Folgen Sie uns auf Social Media Copyright © 2021 innovaphone® AG. (E 11/2021) Irrtümer, Liefermöglichkeiten und technische Änderungen vorbehalten.