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16
(Auszug):
• Grundsatz der Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit (§ 145 Absatz 1 AO, § 238 Absatz 1 Satz
2 und Satz 3 HGB)
• Vollständigkeit (§ 146 Absatz 1 AO, § 239 Absatz 2 HGB)
• Richtigkeit (§ 146 Absatz 1 AO, § 239 Absatz 2 HGB)
• Zeitgerechte Buchungen und Aufzeichnungen (§ 146 Absatz 1 AO, § 239 Absatz 2 HGB)
• Ordnung (§ 146 Absatz 1 AO, § 239 Absatz 2 HGB)
• Unveränderbarkeit (§ 146 Absatz 4 AO, § 239 Absatz 3 HGB)
steuerrechtliche Aufbewahrungspflichten
• aufbewahrungspflichtige Unterlagen gemäß § 257 HGB
 geordnet nach den Grundsätzen der GoB aufbewahrt werden
Beispiele:
Handelsbücher, Inventare, Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse, Einzelabschlüsse, Lageberichte,
Konzernabschlüsse, Konzernlageberichte sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen
Arbeitsanweisungen und sonstige Organisationsunterlagen, empfangene Handelsbriefe,
Wiedergaben der abgesandten Handelsbriefe und Buchungsbelege.
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• Eröffnungsbilanzen
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Handelsrechtliche Aufbewahrungspflichten
In elektronischer Form auf Datenträgern § 239 Abs. 4 Satz 1 HGB):
 Bildlich und mit anderen Unterlagen inhaltlich übereinstimmen
 Während der Dauer der Aufbewahrungsfrist jederzeit innerhalb abgemessener Frist verfügbar
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§§ 238 Abs. 1 Satz 2, 239 Abs. 4 Satz 2, 257 Abs. 3 Satz 1 Nr. 2 HGB
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im Einzelfall zu bestimmen.
Handelsrechtliche Aufbewahrungspflichten
Beginn mit Schluss des Kalenderjahres in der die letzte Handlung gemacht wurde.
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10 Jahre: z.B.
• Aufbewahrungsfrist für Handelsbücher, Inventare, Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse,
Einzelabschlüsse gemäß § 325 Abs. 2a HGB
• Lageberichte, Konzernabschlüsse, Konzernlageberichte sowie die zu ihrem Verständnis
erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen und Belege für
Buchungen § 257 Abs. 1 Nr. 1, 4 HGB
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• empfangene Handelsbriefe und Wiedergaben der abgesandten
Handelsbriefe (vgl. § 257 Abs. 1 Nr. 2, 3 HGB)
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Business
Apps & Data
Managed
Personal Apps
& Data
Unmanaged
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Zusammenfassung
29
Jeh nach Szenario und
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30
Q&A
31
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32

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GWAVACon 2015: Microsoft MVP - Das Beste aus beiden Welten

  • 1. Das beste aus beiden Welten: OnPrem, Hybrid und Cloud (Office 365) Raphael Köllner MVP Office 365 1
  • 2. Raphael Köllner WissMit CBH Rechtsanwälte IT & Jura Trainer und Dozent E-Mail: raphael.koellner@rakoellner.com  http://products.office.com/de-de/business/office-365-trust-center-cloud-computing- security  Blog | http://www.rakoellner.de und www.rakoellner.com  Microsoft | https://mvp.microsoft.com/en-us/mvp/Raphael%20Koellner-5000185  Podcast | iTunes oder direkt über meinen Blog oder www.mvpkaffeeklatsch.de
  • 4. Cloud first - mobile first world 4
  • 5. Reise nach München Do & Fr 19:30 Stammtisch Mo & Di „Braukrug“ Meeting Webseite 25.02.2015 Schwiegereltern besuchen SA Konferenz- Speaker Mo 07:00 Tennis jeden Mittwoch 16:00 Uhr
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  • 9. OnPremise Vorteile • Daten in physischer Reichweite • rechtliche Bestimmungen • eigene Auditierung • Kein Internetzugang benötigt/Bandbreite Nachteile • Skalierung • Anschaffungs- und Betriebskosten • Sicherheitsmanagement • Teure Zertifizierungen • Flexibilität
  • 10. Cloud - Computing Vorteile • Skalierung • Zahlung nach Verbrauch • Sicherheitsmanagement • Hacker- und Abwehrteams • Mehr Zertifizierungen • Flexibilität Nachteile • Verfügbarkeit? • Ev. Datenschutz-/ Datensicherheitsprobleme • i.d.R. keine Auditierung möglich • Transparenz • Bandbreite/Internet  Mobility (MDM)  Add Security features Sinnvoll für:  Cloud Bursting  Testumgebungen  Testlabore  Backups
  • 11. Hybrid Umgebungen Vorteile • Daten in Reichweite (fast 100% Zugriff) • keine Probleme bei Internetausfall • rechtlich „sauber“ Nachteile • Bandbreite • Zugriff per Beschlagnahme einfacher Sinnvoll für: • Unternehmensumgebungen • Disaster Recovery • Legacy Systems • Cloud Bursting
  • 17. (Auszug): • Grundsatz der Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit (§ 145 Absatz 1 AO, § 238 Absatz 1 Satz 2 und Satz 3 HGB) • Vollständigkeit (§ 146 Absatz 1 AO, § 239 Absatz 2 HGB) • Richtigkeit (§ 146 Absatz 1 AO, § 239 Absatz 2 HGB) • Zeitgerechte Buchungen und Aufzeichnungen (§ 146 Absatz 1 AO, § 239 Absatz 2 HGB) • Ordnung (§ 146 Absatz 1 AO, § 239 Absatz 2 HGB) • Unveränderbarkeit (§ 146 Absatz 4 AO, § 239 Absatz 3 HGB) steuerrechtliche Aufbewahrungspflichten
  • 18. • aufbewahrungspflichtige Unterlagen gemäß § 257 HGB  geordnet nach den Grundsätzen der GoB aufbewahrt werden Beispiele: Handelsbücher, Inventare, Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse, Einzelabschlüsse, Lageberichte, Konzernabschlüsse, Konzernlageberichte sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstige Organisationsunterlagen, empfangene Handelsbriefe, Wiedergaben der abgesandten Handelsbriefe und Buchungsbelege. nicht in elektronischer Form: (§ 257 Abs. 3 HGB) • Eröffnungsbilanzen • Abschlüsse Handelsrechtliche Aufbewahrungspflichten
  • 19. In elektronischer Form auf Datenträgern § 239 Abs. 4 Satz 1 HGB):  Bildlich und mit anderen Unterlagen inhaltlich übereinstimmen  Während der Dauer der Aufbewahrungsfrist jederzeit innerhalb abgemessener Frist verfügbar sein (§ 257 Abs. 3) Innerhalb angemessener Frist wird auch gefordert in: §§ 238 Abs. 1 Satz 2, 239 Abs. 4 Satz 2, 257 Abs. 3 Satz 1 Nr. 2 HGB Die konkrete Frist ergibt sich maßgeblich aus den jeweiligen Umständen und ist dementsprechend im Einzelfall zu bestimmen. Handelsrechtliche Aufbewahrungspflichten
  • 20. Beginn mit Schluss des Kalenderjahres in der die letzte Handlung gemacht wurde. 6 oder 10 Jahre 10 Jahre: z.B. • Aufbewahrungsfrist für Handelsbücher, Inventare, Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse, Einzelabschlüsse gemäß § 325 Abs. 2a HGB • Lageberichte, Konzernabschlüsse, Konzernlageberichte sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen und Belege für Buchungen § 257 Abs. 1 Nr. 1, 4 HGB 6 Jahre: z.B. • empfangene Handelsbriefe und Wiedergaben der abgesandten Handelsbriefe (vgl. § 257 Abs. 1 Nr. 2, 3 HGB) Fristen
  • 22. Best Practice • Einteilung der Daten in 1. Standarddaten / öffentliche Daten (grün) 2. interne Daten (gelb) 3. Daten unter Handelsaufbewahrungspflichten, Geheimhaltung, personenbezogene Daten (rot) Empfehlung: alles ist wichtig! • Datenfluss-Diagramme • Welchen Weg gehen meine Daten? • Wer hat Zugriff? 22
  • 23. Tools einsetzen 23 O365 Multifaktor Authentifizierungsmöglichkeiten Data Loss Prevention (DLP) Email Verschlüsselung Client-unabhängig … ohne Zertifikate / Agent!
  • 24. RMS Tracking & Secure 24
  • 25. Archivierung/ DataLoss • DataLossPrevention (Cloud) • Exchange Archivierung by Office 365 • Archivierung -> GWAVA - Retain 25
  • 26. WINDOWS STORE ENTERPRISE APP STORE • Modern Apps • Anmeldung mit MS Account • Zahlungsoptionen wie Kreditkarte, Gift-Card etc. • Basiert auf einer MDM-Lösung • Sideloading von LoB-Apps • Links zu Apps im Windows Store App Store für Unternehmen - HEUTE
  • 27. WINDOWS STORE • Modern Apps • Anmeldung mit MS Account • Zahlungsoptionen wie Kreditkarte, Gift- Card etc. WINDOWS STORE + VPP “ENTERPRISE APP STORE” • Modern Apps • Unternehmens-Store für LoB-Apps / favorisierte App aus dem Windows Store • Anmeldung mit MSA für public apps; Anmeldung per AAD für Zugriff auf Unternehmens-Apps • Zahlungsoptionen: Kreditkarte oder PO/invoice • B2B Kauf von Apps und Verteilung • Verteilen von Modern Apps offline / im Image • Modern App Lizenzmanagement • Sideloading von LoB-Apps • Verteilen von windows Store Apps, auch wenn der Zugriff auf den Store für den Benutzer nicht erlaubt ist. App Store für Unternehmen – MORGEN
  • 28. Enterprise Data Protection • “Enterprise data protection” • User friendly work-personal separation • Manage what data is “Enterprise” • Audit intentional data disclosure • Azure RMS • VPN integration for business personal Business Apps & Data Managed Personal Apps & Data Unmanaged Data exchange is blocked or audited
  • 30. Jeh nach Szenario und Anwendungsfall! 30
  • 32. Raphael Köllner Mail: raphael.koellner@rakoellner.com Twitter: ra_koellner Blog: www.rakoellner.de 32