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Das Hinweisgebersystem -
Eine Betrachtung
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Einführung
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Das Hinweisgebersystem dient der Meldung von Missständen,
Fehlverhalten, Regel- und Rechtsverstößen in Unternehmen und
Organisationen.
Dabei kann der Hinweisgeber über den genutzten Meldekanal
(z.B. Browser, Telefon, App oder Briefkasten), einen Hinweis
über das Fehlverhalten abgeben.
Ein komfortables Hinweisgebersystem besitzt auch immer ein
integriertes Case Management. Hier können Compliance Officer
oder andere Beauftragte die eigentliche Fallarbeit vornehmen.
Hinweise werden verfolgt, geprüft und über eine anonyme
Postbox kann der Kontakt zum Whistleblower aufrecht erhalten
werden.
Ein Hinweisgebersystem kann Zeit sparen, die
standortübergreifende Fallarbeit effizient unterstützen und
weiteren Schaden vom Unternehmen abwenden.
Definition - Hinweisgebersystem
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Ein Whistleblower:
- ist eine Person oder Gruppe von Personen
- ist eine Person innerhalb oder außerhalb der betroffenen Organisation
- besitzt i.d.R. eine Beziehung zu einer Organisation steht (bspw Stakeholder oder Shareholder)
- verfügt über spezifische ( nicht allgemein bekannte) Informationen, welche auf einen tatsächlichen oder vermeintlichen Missstand, ein Risiko oder ein
Fehlverhalten Hinweisen
- gibt diese Information offen, vertrauliche oder anonym weiter
- gibt diese Information direkt oder über Dritte weiter
Der Hinweisgeber oder Whistleblower
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Begriffsherkunft “Whistleblower”:
- Pfeife des Polizist oder Schiedsrichter bei Regelverstößen → “Verpfeifen”
- im Sprachgebrauch seit den 70/80er Jahren
- Verständnis:
- Anglo-amerikanischer Raum: „Whistleblowing“ positiv besetzt
- Deutschsprachiger Raum: wird fälschlicherweise als Denunziantentum interpretiert
Hinweisgebersystem:
- erste Ausprägungen eines Hinweisgebersystems enstanden als einfache “Kummerkästen” oder Briefkästen
- Ombudsmänner wurden erstmals im 18. Jahrhundert in Schweden eingesetzt
- explizite Telefon-Beschwerdestellen und Email-Postfächer folgten zum Ende des 20. Jahrhunderts
- digitale Hinweisgebersystem existieren seit dem Jahr 2000
Geschichte des Hinweisgebersystems
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Grenzen anderer Lösungen
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Ist ein Callcenter oder eine Hotline für Hinweisgeber für Ihr Unternehmen geeignet?
Diese Fragen sollten Sie sich stellen:
- Ist eine anonyme Nutzung der Hotline möglich?
- Kann eine 24/7 Erreichbarkeit gewährleistet werden?
- Kann/Können die Rufnummer/n aus dem Ausland erreicht werden?
- Können eingehende fremdsprachige Hinweise gehändelt werden?
- Wie und wo werden eingehende Hinweise sicher dokumentiert?
- Wie werden Meldungen aus anderen Standorten und Niederlassungen konsolidiert?
Grenzen eines Callcenter / Hotline für
Hinweisgeber
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Ist ein Ombudsmann oder eine Ombudsfrau für Ihr Unternehmen geeignet?
Diese Fragen sollten Sie sich stellen:
- Ist eine anonyme Kontaktaufnahme zum Ombudsmann möglich?
- Kann eine 24/7 Erreichbarkeit gewährleistet werden?
- Kann der Ombudsmann aus dem Ausland erreicht werden?
- Können eingehende fremdsprachige Hinweise gehändelt werden?
- Wie und wo werden eingehende Hinweise sicher dokumentiert?
- Wie werden Meldungen aus anderen Standorten und Niederlassungen konsolidiert?
Grenzen eines Ombudsmann für Hinweisgeber
Ombudspersonen sind externe Mittelsmänner und beauftragt durch eine
Organisation. Sie dienen als unabhängige Ansprechpartner für den
Hinweisgeber und schützen dessen Identität.
Ombudsmänner informieren mit dem durch den Hinweisgeber
gewonnene Informationen das Unternehmen. Als Anwälte unterliegen
Ombudspersonen zudem der anwaltlichen Verschwiegenheitspflicht.
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Grenzen einer eigenen Softwarelösung / Hinweisgebersystem
Ist die Nutzung eines eigens entwickelten Hinweisgebersystem für Ihr Unternehmen geeignet?
Diese Fragen sollten Sie sich stellen:
- Wer entwickelt das System und wie wird eine nachhaltige Pflege und Weiterentwicklung sichergestellt?
- Wie werden Befangenheit, Absprachen und mögliche Schlupflöcher - glaubhaft - ausgeschlossen?
- Kann das System die Anonymität der Hinweisgeber - glaubhaft - gewährleisten?
- Wird das System zertifiziert und auditiert?
- Wie wird ein sicheres Hosting gewährleistet?
- Kann sichergestellt werden, dass gültige Gesetze zum Whistleblowing durch das System abgebildet werden?
- Kann sichergestellt werden, dass Gesetze für den Betrieb (zB Datenschutz) durch das System erfüllt werden?
- Wie schnell kann auf Anforderungen reagiert werden, die eine Anpassung des System erforderlich machen?
- Ist die eigene Softwarelösung unter den Aspekten Kosten, Zeit und Leistungsfähigkeit wirklich günstiger?
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Grenzen eines Briefkasten / “Kummerkasten”
Ist ein klassischer Briefkasten zur Annahme + Verwaltung von Hinweisen für Ihr Unternehmen geeignet?
Diese Fragen sollten Sie sich stellen:
- Wie zugänglich ist der Briefkasten?
- Ist eine anonyme Nutzung des Briefkastens möglich?
- Wer überwacht und leert den Briefkasten?
- Wie können Externe/ Kunden/ Lieferanten Hinweise abgeben?
- Wie werden Meldungen aus anderen Standorten und Niederlassungen konsolidiert?
- Können eingehende fremdsprachige Hinweise gehändelt werden?
- Wie und wo werden eingehende Hinweise sicher dokumentiert?
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Grenzen einer E-Mail-Beschwerdestelle
Ist ein E-Mail Postfach zur Annahme & Verwaltung von Hinweisen für Ihr Unternehmen geeignet?
Diese Fragen sollten Sie sich stellen:
- Erstellt sich jeder Hinweisgeber eine “Wegwerf-Mailadresse” oder ist der Aufwand zu hoch?
- Wer verwaltet das Postfach der Beschwerdestelle?
- Wie kann die unbefugte Einsicht in das Postfach verhindert werden?
- Wo wird das E-Mail Postfach gehostet?
- Wie werden Meldungen aus anderen Standorten und Niederlassungen konsolidiert?
- Können eingehende fremdsprachige Hinweise gehändelt werden?
- Wie und wo werden eingehende Hinweise sicher dokumentiert?
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Grenzen einer offenen Kommunikationskultur
Ist eine offene Kommunikations- und Unternehmenskultur, ohne Hinweisgebersystem, ausreichend?
Diese Fragen sollten Sie sich stellen:
- Ist die “Speak-Up”-Kultur bei allen Mitarbeitern gleich stark ausgebildet?
- Ist die Kultur an allen Standorte und Niederlassungen gleich stark ausgebildet?
- Werden Missstände und Fehlverhalten direkt weitergemeldet?
- Werden Sachverhalte auch bei Selbstverschulden angesprochen?
- Sind Zuständigkeiten und Verantwortliche überall bekannt?
- An wen wenden sich Externe/ Kunden/ Lieferanten?
- Wie und wo werden kritische Sachverhalte oder Hinweise sicher dokumentiert?
- Werden alle Gesetze und Richtlinien erfüllt?
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Gründe für ein Hinweisgebersystem
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Oft führt eine gewisse Voreingenommenheit bei Entscheidern zum Aufschub der Einführung eines
Hinweisgebersystems.
Vor allem sind dabei folgende “Gründe” oft zu hören:
• Das System kostet nur viel Geld.
• Wir haben doch einen Ombudsmann, wir benötigen kein weiteres System.
• Kein Bedarf, da es schon einen Kummerkasten gibt.
• Uns fehlen die Ressourcen zur Bearbeitung.
• Bei uns im Unternehmen läuft doch alles gut.
• Anonymes Melden sorgt für eine vergiftete Stimmung.
Fehleinschätzungen im Kontext des Hinweisgebersystems
Dabei ist das Hinweisgebersystem oft auch wesentlicher Bestandteil der
Risikoprävention und hilft dabei, Schäden abzuwenden bevor diese sich potenzieren.
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Nutzen eines Hinweisgebersystems
• Frühwarnsystem zur Identifizierung und Bekämpfung von Missstände und Fehlverhalten.
• Die Aufdeckungswahrscheinlichkeit von Missständen und Risiken kann signifikant erhöht
werden.
• Die Erhöhung der Aufdeckungswahrscheinlichkeit schützt Ihr Unternehmen vor finanziellen
Schäden und Reputationsverlust.
• Der ermöglichte, sichere und anonyme Dialog mit allen potenziellen Hinweisgebern fördert die
Effektivität der Compliance-Organisation.
• Externes Whistleblowing wird durch den einfach zu bedienenden Kommunikationskanal
reduziert.
• Vorbildcharakter und Unterstützung der Unternehmenskultur.
Das Hinweisgebersystems und das angegliederte Case Management stärken Unternehmen vor
allem durch folgende Vorteile:
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Aufbau & Implementierung eines
digitalen Hinweisgebersystems
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Technischer Aufbau eines digitalen Hinweisgebersystems
Fallbearbeiter
Compliance
Committee
Melde-Kanäle
Fallbearbeitung
Das Hinweisgebersystem gliedert sich in drei wesentliche
Bestandteile:
1. Die angebotenen Melde-Kanäle für Hinweisgeber
Die Melde-Kanäle dienen dem Hinweisgeber zur Abgabe seines
Hinweises und unterscheiden sich stark nach Unternehmen und
dessen Internationalisierungsgrad.
1. Die angegliederte Fallbearbeitung (Case Management)
Die Fallbearbeitung oder Case Management ermöglicht dem
Compliance-Team die Sichtung, Priorisierung und Bearbeitung der
eingehenden Fälle. Auch der Kontakt zum Hinweisgeber (Postbox)
kann hier hergestellt werden.
1. Die beteiligten Personen bzw. Fallbearbeiter (Case Manager)
Admins, Fallbearbeiter oder das Compliance Committee sind die dritte
Säule eines effektiven Hinweisgebersystems. Sie halten das
Hinweisgebersystem und die eingepflegten Texte auf dem neuesten
Stand, öffnen und bearbeiten Fälle.
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Implementierung eines digitalen Hinweisgebersystems
Digitale Hinweisgebersysteme sind oft als Software as a Service (SaaS) Lösungen konzipiert und
somit relativ unkompliziert zu implementieren.
Auch die Bedienung und das Everyday-Business sind dabei von hoher Bequemlichkeit und höchsten
Sicherheitsstandards geprägt.
In der Regel sollte die Implementierung, je nach Aufwand der individuellen Kundenanpassungen, in
vier bis sechs Wochen möglich sein.
Innerhalb und nach der Implementierungsphase ist es besonders ratsam auch ein Auge auf die
unternehmensinterne Kommunikation des Hinweisgebersystems zu werfen. So werden für das
Hinweisgebersystem oft kurze Einführungs-Filme angeboten, Plakate entworfen oder spezielle
Newsletter verschickt.
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  • 5. .comspace Begriffsherkunft “Whistleblower”: - Pfeife des Polizist oder Schiedsrichter bei Regelverstößen → “Verpfeifen” - im Sprachgebrauch seit den 70/80er Jahren - Verständnis: - Anglo-amerikanischer Raum: „Whistleblowing“ positiv besetzt - Deutschsprachiger Raum: wird fälschlicherweise als Denunziantentum interpretiert Hinweisgebersystem: - erste Ausprägungen eines Hinweisgebersystems enstanden als einfache “Kummerkästen” oder Briefkästen - Ombudsmänner wurden erstmals im 18. Jahrhundert in Schweden eingesetzt - explizite Telefon-Beschwerdestellen und Email-Postfächer folgten zum Ende des 20. Jahrhunderts - digitale Hinweisgebersystem existieren seit dem Jahr 2000 Geschichte des Hinweisgebersystems
  • 7. .comspace Ist ein Callcenter oder eine Hotline für Hinweisgeber für Ihr Unternehmen geeignet? Diese Fragen sollten Sie sich stellen: - Ist eine anonyme Nutzung der Hotline möglich? - Kann eine 24/7 Erreichbarkeit gewährleistet werden? - Kann/Können die Rufnummer/n aus dem Ausland erreicht werden? - Können eingehende fremdsprachige Hinweise gehändelt werden? - Wie und wo werden eingehende Hinweise sicher dokumentiert? - Wie werden Meldungen aus anderen Standorten und Niederlassungen konsolidiert? Grenzen eines Callcenter / Hotline für Hinweisgeber
  • 8. .comspace Ist ein Ombudsmann oder eine Ombudsfrau für Ihr Unternehmen geeignet? Diese Fragen sollten Sie sich stellen: - Ist eine anonyme Kontaktaufnahme zum Ombudsmann möglich? - Kann eine 24/7 Erreichbarkeit gewährleistet werden? - Kann der Ombudsmann aus dem Ausland erreicht werden? - Können eingehende fremdsprachige Hinweise gehändelt werden? - Wie und wo werden eingehende Hinweise sicher dokumentiert? - Wie werden Meldungen aus anderen Standorten und Niederlassungen konsolidiert? Grenzen eines Ombudsmann für Hinweisgeber Ombudspersonen sind externe Mittelsmänner und beauftragt durch eine Organisation. Sie dienen als unabhängige Ansprechpartner für den Hinweisgeber und schützen dessen Identität. Ombudsmänner informieren mit dem durch den Hinweisgeber gewonnene Informationen das Unternehmen. Als Anwälte unterliegen Ombudspersonen zudem der anwaltlichen Verschwiegenheitspflicht.
  • 9. .comspace Grenzen einer eigenen Softwarelösung / Hinweisgebersystem Ist die Nutzung eines eigens entwickelten Hinweisgebersystem für Ihr Unternehmen geeignet? Diese Fragen sollten Sie sich stellen: - Wer entwickelt das System und wie wird eine nachhaltige Pflege und Weiterentwicklung sichergestellt? - Wie werden Befangenheit, Absprachen und mögliche Schlupflöcher - glaubhaft - ausgeschlossen? - Kann das System die Anonymität der Hinweisgeber - glaubhaft - gewährleisten? - Wird das System zertifiziert und auditiert? - Wie wird ein sicheres Hosting gewährleistet? - Kann sichergestellt werden, dass gültige Gesetze zum Whistleblowing durch das System abgebildet werden? - Kann sichergestellt werden, dass Gesetze für den Betrieb (zB Datenschutz) durch das System erfüllt werden? - Wie schnell kann auf Anforderungen reagiert werden, die eine Anpassung des System erforderlich machen? - Ist die eigene Softwarelösung unter den Aspekten Kosten, Zeit und Leistungsfähigkeit wirklich günstiger?
  • 10. .comspace Grenzen eines Briefkasten / “Kummerkasten” Ist ein klassischer Briefkasten zur Annahme + Verwaltung von Hinweisen für Ihr Unternehmen geeignet? Diese Fragen sollten Sie sich stellen: - Wie zugänglich ist der Briefkasten? - Ist eine anonyme Nutzung des Briefkastens möglich? - Wer überwacht und leert den Briefkasten? - Wie können Externe/ Kunden/ Lieferanten Hinweise abgeben? - Wie werden Meldungen aus anderen Standorten und Niederlassungen konsolidiert? - Können eingehende fremdsprachige Hinweise gehändelt werden? - Wie und wo werden eingehende Hinweise sicher dokumentiert?
  • 11. .comspace Grenzen einer E-Mail-Beschwerdestelle Ist ein E-Mail Postfach zur Annahme & Verwaltung von Hinweisen für Ihr Unternehmen geeignet? Diese Fragen sollten Sie sich stellen: - Erstellt sich jeder Hinweisgeber eine “Wegwerf-Mailadresse” oder ist der Aufwand zu hoch? - Wer verwaltet das Postfach der Beschwerdestelle? - Wie kann die unbefugte Einsicht in das Postfach verhindert werden? - Wo wird das E-Mail Postfach gehostet? - Wie werden Meldungen aus anderen Standorten und Niederlassungen konsolidiert? - Können eingehende fremdsprachige Hinweise gehändelt werden? - Wie und wo werden eingehende Hinweise sicher dokumentiert?
  • 12. .comspace Grenzen einer offenen Kommunikationskultur Ist eine offene Kommunikations- und Unternehmenskultur, ohne Hinweisgebersystem, ausreichend? Diese Fragen sollten Sie sich stellen: - Ist die “Speak-Up”-Kultur bei allen Mitarbeitern gleich stark ausgebildet? - Ist die Kultur an allen Standorte und Niederlassungen gleich stark ausgebildet? - Werden Missstände und Fehlverhalten direkt weitergemeldet? - Werden Sachverhalte auch bei Selbstverschulden angesprochen? - Sind Zuständigkeiten und Verantwortliche überall bekannt? - An wen wenden sich Externe/ Kunden/ Lieferanten? - Wie und wo werden kritische Sachverhalte oder Hinweise sicher dokumentiert? - Werden alle Gesetze und Richtlinien erfüllt?
  • 13. .comspace Gründe für ein Hinweisgebersystem
  • 14. .comspace Oft führt eine gewisse Voreingenommenheit bei Entscheidern zum Aufschub der Einführung eines Hinweisgebersystems. Vor allem sind dabei folgende “Gründe” oft zu hören: • Das System kostet nur viel Geld. • Wir haben doch einen Ombudsmann, wir benötigen kein weiteres System. • Kein Bedarf, da es schon einen Kummerkasten gibt. • Uns fehlen die Ressourcen zur Bearbeitung. • Bei uns im Unternehmen läuft doch alles gut. • Anonymes Melden sorgt für eine vergiftete Stimmung. Fehleinschätzungen im Kontext des Hinweisgebersystems Dabei ist das Hinweisgebersystem oft auch wesentlicher Bestandteil der Risikoprävention und hilft dabei, Schäden abzuwenden bevor diese sich potenzieren.
  • 15. .comspace Nutzen eines Hinweisgebersystems • Frühwarnsystem zur Identifizierung und Bekämpfung von Missstände und Fehlverhalten. • Die Aufdeckungswahrscheinlichkeit von Missständen und Risiken kann signifikant erhöht werden. • Die Erhöhung der Aufdeckungswahrscheinlichkeit schützt Ihr Unternehmen vor finanziellen Schäden und Reputationsverlust. • Der ermöglichte, sichere und anonyme Dialog mit allen potenziellen Hinweisgebern fördert die Effektivität der Compliance-Organisation. • Externes Whistleblowing wird durch den einfach zu bedienenden Kommunikationskanal reduziert. • Vorbildcharakter und Unterstützung der Unternehmenskultur. Das Hinweisgebersystems und das angegliederte Case Management stärken Unternehmen vor allem durch folgende Vorteile:
  • 16. .comspace Aufbau & Implementierung eines digitalen Hinweisgebersystems
  • 17. .comspace Technischer Aufbau eines digitalen Hinweisgebersystems Fallbearbeiter Compliance Committee Melde-Kanäle Fallbearbeitung Das Hinweisgebersystem gliedert sich in drei wesentliche Bestandteile: 1. Die angebotenen Melde-Kanäle für Hinweisgeber Die Melde-Kanäle dienen dem Hinweisgeber zur Abgabe seines Hinweises und unterscheiden sich stark nach Unternehmen und dessen Internationalisierungsgrad. 1. Die angegliederte Fallbearbeitung (Case Management) Die Fallbearbeitung oder Case Management ermöglicht dem Compliance-Team die Sichtung, Priorisierung und Bearbeitung der eingehenden Fälle. Auch der Kontakt zum Hinweisgeber (Postbox) kann hier hergestellt werden. 1. Die beteiligten Personen bzw. Fallbearbeiter (Case Manager) Admins, Fallbearbeiter oder das Compliance Committee sind die dritte Säule eines effektiven Hinweisgebersystems. Sie halten das Hinweisgebersystem und die eingepflegten Texte auf dem neuesten Stand, öffnen und bearbeiten Fälle.
  • 18. .comspace Implementierung eines digitalen Hinweisgebersystems Digitale Hinweisgebersysteme sind oft als Software as a Service (SaaS) Lösungen konzipiert und somit relativ unkompliziert zu implementieren. Auch die Bedienung und das Everyday-Business sind dabei von hoher Bequemlichkeit und höchsten Sicherheitsstandards geprägt. In der Regel sollte die Implementierung, je nach Aufwand der individuellen Kundenanpassungen, in vier bis sechs Wochen möglich sein. Innerhalb und nach der Implementierungsphase ist es besonders ratsam auch ein Auge auf die unternehmensinterne Kommunikation des Hinweisgebersystems zu werfen. So werden für das Hinweisgebersystem oft kurze Einführungs-Filme angeboten, Plakate entworfen oder spezielle Newsletter verschickt.
  • 19. .comspace Sie interessieren sich für ein digitales Hinweisgebersystem? Erfahren Sie hier mehr. Mehr erfahren