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Experteninterview
Wildwuchs und Chaos in Teams
vermeiden 365 Champions
Interviewgast und Experte
Benjamin Stierle
Head of Microsoft Delivery bei der
CollabStack GmbH und CTO bei der
Valprovia GmbH
Als Digital Workplace Berater unterstützt Benjamin die
Kunden von CollabStack als Lösungsarchitektur auf Basis
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Unsere Themen
 Herausforderungen bei der Einführung von Microsoft Teams
(IT vs. Benutzer)
 Wildwuchs vermeiden: Wann lege ich ein Team an und für
was?
 Was der Nutzer gegen Chaos tun kann
 Typische Kosten und Zufriedenheitsentwicklung beim Betrieb
von Microsoft Teams
 Die richtige Balance zwischen Nutzerfreiheit und Kontrolle
 Über Benjamin Stierle &
Teams Center – Nutzen für den User bei der täglichen Arbeit
Unsere Themen
 Herausforderungen bei der Einführung von Microsoft Teams
(IT vs. Benutzer)
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Teams Center – Nutzen für den User bei der täglichen Arbeit
Office 365 Akademie
Teams
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ZIELGRUPPE
• Wer wird als Zielgruppe adressiert?
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ZUSTÄNDIGKEITEN UND ROLLEN
• Ersteller:
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Unsere Themen
 Herausforderungen bei der Einführung von Microsoft Teams
(IT vs. Benutzer)
 Wildwuchs vermeiden: Wann lege ich ein Team an und für
was?
 Was der Nutzer gegen Chaos tun kann
 Typische Kosten und Zufriedenheitsentwicklung beim Betrieb
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 Die richtige Balance zwischen Nutzerfreiheit und Kontrolle
 Über Benjamin Stierle &
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 Herausforderungen bei der Einführung von Microsoft Teams
(IT vs. Benutzer)
 Wildwuchs vermeiden: Wann lege ich ein Team an und für
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 Was der Nutzer gegen Chaos tun kann
 Typische Kosten und Zufriedenheitsentwicklung beim Betrieb
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 Die richtige Balance zwischen Nutzerfreiheit und Kontrolle
 Über Benjamin Stierle &
Teams Center – Nutzen für den User bei der täglichen Arbeit
Typische Kosten- & Zufriedenheitsentwicklung
beim Betrieb von MS Teams
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3. Überarbeitungsphase
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1.
Provisionierung
 SharePoint Site Collections und Microsoft Teams-Räume
 Templating und Versionierung der Templates für SharePoint und Teams
 Massenweise Updates der provisionierten Instanzen bzw. Upgrade der bestehenden Strukturen
 Elegante Template Erstellung ohne die Teams Räume klonen zu müssen
 Provisioning Behaviors für die Update Szenarien
 PnP Provisioning Support für die Provisionierung der SharePoint Site Collections
2.
Governance
 Naming & Url Konventionen
 Flexibel anpassbare Genehmigungsprozesse
 Bei der Erstellung der Workspaces (Teams Räume & SharePoint Site Collections)
 Bei der Einladung der Externen Benutzer & weiteren Mitglieder
 Durch die anpassbaren Template Berechtigungen sehen die Nutzer nur die Templates, auf
denen Sie Zugriff haben
3.
Security & Compliance
 Sensitivity Label & Retention Label Provisioning
 Enable/Disable Externen Benutzer für die Teams Räume
 Enable/Disable External Sharing für die SharePoint Site Collections
 Die Besitzer sind kein Site Collection Administrator
 Protokollierung der Änderungen
 Sicherheitsstufen (Confidential, Highly Confidential, Strictly Confidential, etc.)
 Klassifizierung
4.
Lifecycle Management
 Externe Benutzer Expiration
 Archivierung (Soft- & Hard Archivierung)
 Identifizierung der nicht verwendeten Teams Räume & SharePoint Site Collections
5.
Verschlagwortung der Dokumente & Suche
 Unterstützung der Individuellen Metadaten auf dem Beantragungsformular
 Verschlagwortung der Dokumente mit den Metadaten, die während der Beantragung eingegeben
worden sind
 Verschlagwortung der Dokumente auf Basis der KI-Dienste
 Suchportale für die Teams Räume und SharePoint Site Collections, die durch Teams Center
angelegt worden sind
6.
UI & Architecture
 Integriert in Microsoft Teams Client
 Self-Hosted – Es fließen keine Daten an Drittanbieter – Keine Diskussion mit dem
Sicherheitsteam & Betriebsrat
 Sicherste Security Mechanismen verwendet. Geeignet für Unternehmen ab 500 Mitarbeiter
 Integrierbar in andere Systeme wie Intranet Portale, IT Shop Systeme, Dynamics 365, SAP,
Salesforce
Features
My Workspaces
 Ansicht der
Teams in
übersichtlichen
Kacheln
 Such –und
Filterfunktion
Benutzerverwaltung
 Externe Benutzer für
bestimmten Zeitraum
beantragen
 Benachrichtigung vor Ablauf
der Berechtigung
 Benutzer verlängern
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benötigt
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Namenskonventionen
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 Auf Ihre Ansprüche
angepasste Templates für Ihre
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 Versionierung der Templates
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Sicherheitsstufen
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 Steuerung der externen
Zugriffe in den jeweiligen
Teams Räumen
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Anträge
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vordefinierten
verantwortlichen Personen
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der Teams Räume
Basisinformationen
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Teams-Raumerstellung
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Statusänderung des Antrags
Individuelles Metadatenformular
 Speicherung der
Raumspezifischen
Informationen
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Workflows zur Unterstützung
der Unternehmensprozesse
Automatische Verschlagwortung
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automatisch verschlagwortet
auf Basis der zusätzlichen
Metadaten aus dem Formular
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Dokumente anhand der
Metadaten
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Standard Bordmitteln
Lifecycle Management
 Archivierung
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Archivierung
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Löschung
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Doppelanlage der Workspaces
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Tätigkeit Aufwand für die
Tätigkeit
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Experteninterview mit Benjamin Stierle: Wildwuchs und Chaos in Teams vermeiden

  • 1. Experteninterview Wildwuchs und Chaos in Teams vermeiden 365 Champions
  • 2. Interviewgast und Experte Benjamin Stierle Head of Microsoft Delivery bei der CollabStack GmbH und CTO bei der Valprovia GmbH Als Digital Workplace Berater unterstützt Benjamin die Kunden von CollabStack als Lösungsarchitektur auf Basis des Microsoft 365 Technologie Stacks (Teams, SharePoint, OneDrive und Power Platform). Zusätzlich ist er CTO bei der Valprovia GmbH und verantwortet die technische Umsetzung der Teams Center Lösung
  • 3. Unsere Themen  Herausforderungen bei der Einführung von Microsoft Teams (IT vs. Benutzer)  Wildwuchs vermeiden: Wann lege ich ein Team an und für was?  Was der Nutzer gegen Chaos tun kann  Typische Kosten und Zufriedenheitsentwicklung beim Betrieb von Microsoft Teams  Die richtige Balance zwischen Nutzerfreiheit und Kontrolle  Über Benjamin Stierle & Teams Center – Nutzen für den User bei der täglichen Arbeit
  • 4. Unsere Themen  Herausforderungen bei der Einführung von Microsoft Teams (IT vs. Benutzer)  Wildwuchs vermeiden: Wann lege ich ein Team an und für was?  Was der Nutzer gegen Chaos tun kann  Typische Kosten und Zufriedenheitsentwicklung beim Betrieb von Microsoft Teams  Die richtige Balance zwischen Nutzerfreiheit und Kontrolle  Über Benjamin Stierle & Teams Center – Nutzen für den User bei der täglichen Arbeit
  • 5. Office 365 Akademie Teams Team: Moderner Arbeitsplatz ZIELGRUPPE • Wer wird als Zielgruppe adressiert? • Wird es öffentlich sein oder privat? ZUSTÄNDIGKEITEN UND ROLLEN • Ersteller: • Sponsor: • Community Manager: • Aktive Teilnehmer: IDEE • Was ist die Idee für das Team? • Wurde geprüft ob es bereits ein bestehendes Team zu dem Thema gibt? INHALTE • Um welche Inhalte geht es in dem Team? ZEITPLAN • Gibt es eine Testphase? • Wann ist der Start und das Ende? KONZEPT • Wie sieht der Plan zur Umsetzung aus? MEHRWERT • Welcher Mehrwert entsteht durch die Zusammenarbeit? • Was rechtfertigt die investierte Zeit? ZIEL • Was ist das Ziel des Teams? • Wann hat das Team sein Ziel erreicht? REGELN UND GRUNDSÄTZE ZUR ZUSAMMENARBEIT • Wie soll die Zusammenarbeit im Team aussehen? • Welche Einstellungen werden vorgenommen?
  • 6. Unsere Themen  Herausforderungen bei der Einführung von Microsoft Teams (IT vs. Benutzer)  Wildwuchs vermeiden: Wann lege ich ein Team an und für was?  Was der Nutzer gegen Chaos tun kann  Typische Kosten und Zufriedenheitsentwicklung beim Betrieb von Microsoft Teams  Die richtige Balance zwischen Nutzerfreiheit und Kontrolle  Über Benjamin Stierle & Teams Center – Nutzen für den User bei der täglichen Arbeit
  • 7. Teams  Antworten Sie auf bestehende Unterhaltungen – anstatt Neue zu beginnen! Antworten Neue Unterhaltung § 1
  • 8. Teams  Geben Sie für neue Unterhaltungen immer einen Betreff ein! § 2
  • 9. Teams  Erwähnen Sie Personen, von denen Sie eine Reaktion erwarten, mit @. Mit der Rücktaste können Sie den Namen kürzen.  Erwähnen Sie Kanäle und ganzeTeams nur im Ausnahmefall! § 3
  • 10. Teams  Leiten Sie Mails an das Team weiter. Jeder Kanal hat eine Mailadresse! § 4
  • 11. Teams  Nutzen Sie „Like“ als Zeichen, dass Sie die Nachricht gelesen und verstanden haben. Verzichten Sie in diesen Fällen auf entsprechende Nachrichten. § 5
  • 12. Teams  Verwenden Sie für persönliche Nachrichten den Chat, für alle firmen-relevanten Inhalte die Kanäle Ihrer Teams. Chat Teams § 6
  • 13. Teams  Kennzeichnen Sie wichtige und dringende Chatnachrichten! § 7
  • 14. Teams  Planen Sie Besprechungen als Kanalbesprechungen. So kann jeder imTeam die Besprechung sehen. § 8
  • 15. Teams  Verwenden Sie den „Allgemein“-Kanal nur für Ankündigungen und Informationen, die das gesamteTeam betreffen. § 9
  • 16. Teams  Legen Sie ein neues Team nur an, wenn es wirklich nötig ist.  Gibt es schon einTeam zu demThema? Kann in einem bestehenden Team ein (privater) Kanal angelegt werden? Oder reicht sogar ein Gruppenchat? § 10
  • 17. Unsere Themen  Herausforderungen bei der Einführung von Microsoft Teams (IT vs. Benutzer)  Wildwuchs vermeiden: Wann lege ich ein Team an und für was?  Was der Nutzer gegen Chaos tun kann  Typische Kosten und Zufriedenheitsentwicklung beim Betrieb von Microsoft Teams  Die richtige Balance zwischen Nutzerfreiheit und Kontrolle  Über Benjamin Stierle & Teams Center – Nutzen für den User bei der täglichen Arbeit
  • 18. Typische Kosten- & Zufriedenheitsentwicklung beim Betrieb von MS Teams 1. Einführungsphase 2. Anpassungsphase 3. Überarbeitungsphase 4. Restrukturierungsphase
  • 19. Nachhaltig erfolgreicher und produktiver Betrieb von Microsoft Teams 1. Einführungsphase 2. Anpassungsphase 3. Überarbeitungsphase 4. Restrukturierungsphase
  • 20. Unsere Themen  Herausforderungen bei der Einführung von Microsoft Teams (IT vs. Benutzer)  Wildwuchs vermeiden: Wann lege ich ein Team an und für was?  Was der Nutzer gegen Chaos tun kann  Typische Kosten und Zufriedenheitsentwicklung beim Betrieb von Microsoft Teams  Die richtige Balance zwischen Nutzerfreiheit und Kontrolle  Über Benjamin Stierle & Teams Center – Nutzen für den User bei der täglichen Arbeit
  • 21. Unsere Themen  Herausforderungen bei der Einführung von Microsoft Teams (IT vs. Benutzer)  Wildwuchs vermeiden: Wann lege ich ein Team an und für was?  Was der Nutzer gegen Chaos tun kann  Typische Kosten und Zufriedenheitsentwicklung beim Betrieb von Microsoft Teams  Die richtige Balance zwischen Nutzerfreiheit und Kontrolle  Über Benjamin Stierle & Teams Center – Nutzen für den User bei der täglichen Arbeit
  • 22. Interviewgast und Experte Benjamin Stierle Head of Microsoft Delivery bei der CollabStack GmbH und CTO bei der Valprovia GmbH Als Digital Workplace Berater unterstützt Benjamin die Kunden von CollabStack als Lösungsarchitektur auf Basis des Microsoft 365 Technologie Stacks (Teams, SharePoint, OneDrive und Power Platform). Zusätzlich ist er CTO bei der Valprovia GmbH und verantwortet die technische Umsetzung der Teams Center Lösung
  • 23. 1. Provisionierung  SharePoint Site Collections und Microsoft Teams-Räume  Templating und Versionierung der Templates für SharePoint und Teams  Massenweise Updates der provisionierten Instanzen bzw. Upgrade der bestehenden Strukturen  Elegante Template Erstellung ohne die Teams Räume klonen zu müssen  Provisioning Behaviors für die Update Szenarien  PnP Provisioning Support für die Provisionierung der SharePoint Site Collections 2. Governance  Naming & Url Konventionen  Flexibel anpassbare Genehmigungsprozesse  Bei der Erstellung der Workspaces (Teams Räume & SharePoint Site Collections)  Bei der Einladung der Externen Benutzer & weiteren Mitglieder  Durch die anpassbaren Template Berechtigungen sehen die Nutzer nur die Templates, auf denen Sie Zugriff haben 3. Security & Compliance  Sensitivity Label & Retention Label Provisioning  Enable/Disable Externen Benutzer für die Teams Räume  Enable/Disable External Sharing für die SharePoint Site Collections  Die Besitzer sind kein Site Collection Administrator  Protokollierung der Änderungen  Sicherheitsstufen (Confidential, Highly Confidential, Strictly Confidential, etc.)  Klassifizierung 4. Lifecycle Management  Externe Benutzer Expiration  Archivierung (Soft- & Hard Archivierung)  Identifizierung der nicht verwendeten Teams Räume & SharePoint Site Collections 5. Verschlagwortung der Dokumente & Suche  Unterstützung der Individuellen Metadaten auf dem Beantragungsformular  Verschlagwortung der Dokumente mit den Metadaten, die während der Beantragung eingegeben worden sind  Verschlagwortung der Dokumente auf Basis der KI-Dienste  Suchportale für die Teams Räume und SharePoint Site Collections, die durch Teams Center angelegt worden sind 6. UI & Architecture  Integriert in Microsoft Teams Client  Self-Hosted – Es fließen keine Daten an Drittanbieter – Keine Diskussion mit dem Sicherheitsteam & Betriebsrat  Sicherste Security Mechanismen verwendet. Geeignet für Unternehmen ab 500 Mitarbeiter  Integrierbar in andere Systeme wie Intranet Portale, IT Shop Systeme, Dynamics 365, SAP, Salesforce Features
  • 24. My Workspaces  Ansicht der Teams in übersichtlichen Kacheln  Such –und Filterfunktion
  • 25. Benutzerverwaltung  Externe Benutzer für bestimmten Zeitraum beantragen  Benachrichtigung vor Ablauf der Berechtigung  Benutzer verlängern  Dadurch werden keine Azure AD P2 Lizenzen benötigt
  • 26. Templates  Auf Ihre Ansprüche angepasste Templates für Ihre Teams-Räume  Firmenrichtlinien-konforme Templates  Frei definierbare URL- und Namenskonventionen  Versionierung der Templates  Massenupdates
  • 27. Templates  Auf Ihre Ansprüche angepasste Templates für Ihre Teams-Räume  Firmenrichtlinien-konforme Templates  Frei definierbare URL- und Namenskonventionen  Versionierung der Templates  Massenupdates
  • 28. Sicherheitsstufen  Template-basierte Sicherheitsstufen  Steuerung der externen Zugriffe in den jeweiligen Teams Räumen  Genehmigung der Teams- Anträge  Genehmigung durch die vordefinierten verantwortlichen Personen  Steuerung der Sichtbarkeit der Teams Räume
  • 29. Basisinformationen  Antragsformular für die Teams-Raumerstellung  Benachrichtigung bei Statusänderung des Antrags
  • 30. Individuelles Metadatenformular  Speicherung der Raumspezifischen Informationen  Auslösung der Business- Workflows zur Unterstützung der Unternehmensprozesse
  • 31. Automatische Verschlagwortung  Dokumente werden automatisch verschlagwortet auf Basis der zusätzlichen Metadaten aus dem Formular
  • 32. Suchportale mit SharePoint abbilden  Suchen und Filtern Sie Dokumente anhand der Metadaten  Erstellen von Suchportalen mit Standard Bordmitteln
  • 33. Lifecycle Management  Archivierung  Soft & Hard Archivierung  Benachrichtigungen vor der Archivierung  Löschung  Deletion Optionen  Benachrichtigungen vor der Löschung  Löschungstyp: „Direkt“ oder „Nach Genehmigung“  Identifizierung der inaktivien Workspaces
  • 34. Lifecycle Management  Suggestions verhindern die Doppelanlage der Workspaces
  • 36. ROI Teams Center Beispiel Kalkulation für ein Unternehmen mit 1000 Benutzern Tätigkeit Aufwand für die Tätigkeit (Stunden) Anzahl der Tätigkeit im Jahr Gesamt Aufwand (Stunden) Anlage eines Teams Raums 0,5 1000 500 Verwaltung eines externen Benutzers 0,25 1000 250 Archivierung eines Teams Raums 1 1000 1000 Updaten einer Teams Raumstruktur 1,5 1000 1500 3.250 Stunden ca. 1,5 FTE