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Process Documentation
The self-billing procedure allows you to settle shipment costs without needing to receive an invoice.
In addition to the option of receiving an invoice from the service agent for the transportation services
rendered, you can also have the service agent create a credit memo. In this case, the shipment costs
calculated are forwarded directly to FI. The payment is then checked by the payee.
The freight costs, which are calculated and determined by the system are transferred directly to the
accounting department, where the liabilities are then posted and the acrruals diminshed. Controlling
payments is thus transferred to and conducted by the payee.
This depicts the acquisition of services of a forwarding company by a
customer. There takes place no goods movement in the system because
solely services are purchased and not physical goods in that sense.
Although physical inventory and stocks are not affected by this process,
goods receipt is posted on the basis of a service entry sheet.
Service entry sheets (Leistungsblatt) entail the account assignment data
of each relavant shipment.
Process Flow
Single and Multiple Shipments
Process Flow
Extended Multiple Shipments
Shipment variations
Single Shipment
Truck is commissioned by a single sales organisation. The
complete load is produced in one single factory.
Consequently, the vendor account of the corresponding
sales organization is debited by the transportation service
provider.
Multiple Shipments
Truck is commissioned by more than one sales organization.
The complete load is produced at a single factory.
Extended Multiple Shipments
One truck is commissioned either by one sales organization
or more than one sales organization. The load which is
shipped to the customer is produced at more than one
factory. In this variation trucks take the produced goods
from the different production facilities to a collection point.
Where they are grouped into one complete load which is
then taken to the customer goods receipt facilities.
ExternalForwarder
Internal truck pool
Polipol
Price list
Price list
Factory
Freight Order
The price lists of each forwarding agent is transferred into the ERP system. Preferably with an
upload program. When entering the shipment cost document, the prices from the price lists are
inserted automatically in the pricing procedure of each shipment cost document according to the
pre-determined pricing strategy. The prices are displayed on the self-billing form and in the invoice
receipt. These prices display the liabilities to the service provider/vendor in the financial accounting.
External Forwarders
Shipment Cost Document
Forwarder 50120
Company Code DE30
Pricing Procedure
Creating Purchase Order
• Purchase orders have a runtime interval of 7 days, Moday to Sunday.
• Purchase orders are created on the basis of the material availability date of the last-in-line factory.
• Purchase orders are differentiated by company code, service agent and planning week.
Logistics
Accounting
Order
Qty. = 1
Value = 1.369 EUR
Goods Receipt
Qty. = 1
Invoice Receipt
Value = 1.369 EUR
KTO 472000
Debit
1.369 EUR
Credit
1.369 EUR
Debit
1.369 EUR
Credit
1.369 EUR
Account 191150
Account 50120
13.11.2015 18.11.2015 19.11.2015
Accounting - Items
Shipment Costs
GR/IR Account
Vendor Account
Balance
Period 10
Hinweis zur Rechnungsstellung
Der Bundestag hat am 29. Juni 2013 das Amtshilferichtlinien-Umsetzungsgesetz verabschiedet, welches mit sofortiger Wirkung in Kraft tritt.
Wichtigste Änderung ist darin der Umgang mit dem Wort "Gutschrift". Umsatzsteuerrechtlich ist eine Gutschrift ein Beleg, bei dem der
Leistungsempfänger (Kunde) für den Leistungserbringer (Lieferant) eine "Gutschrift" oder "Belastung" erstellt.
In diesem Fall müsste eigentlich der Leistungserbringer eine Ausgangs-Rechnung (oder "Rechnungskorrektur") mit Umsatzsteuer erstellen, die
beim Leistungsempfänger zu einer Eingangsrechnung mit Vorsteuerabzugsberechtigung führt. Der Leistungserbringer ist Steuerschuldner für die
abzuführende Mehrwertsteuer.
Das Gutschriftsverfahren durch den Leistungsempfänger wird aber in der Praxis nur sehr selten angewandt. Eine solche Gutschrift müsste auch mit
"Vorsteuer" erstellt werden. Für die Vorsteuerabzugsberechtigung ist das Wort "Gutschrift" zwingend erforderlich (§ 14 Abs. 4 S.1 Nr. 10 USTG).
Es wird allgemein empfohlen, das Wort "Gutschrift" nicht mehr für Storno-Rechnungen, Warenrücknahmen, Preisdifferenz-Gutschriften auf
steuerrelevanten Papieren (Belegen) zu verwenden. Es könnte sonst evtl. die Annahme bestehen, dass es sich um ein Gutschriftsverfahren
mit Steuerschuldnerschaft beim Gutschriftsempfänger handelt. Für die im Sprachgebrauch verwendete "Gutschrift" sollte auf Belegen z.B.
"Rechnungskorrektur", "Korrektur-Rechnung" oder "Storno-Rechnung"verwendet werden.Empfängern einer "Gutschrift" wird (teilweise)
empfohlen, mehrwertsteuerpflichtige Belege mit dem Wort "Gutschrift" abzulehnen.
Referenzen:
• http://www.os-biz.de/fileadmin/os_biz_de/img/OS-BIZ_Bilder/Inhalt_Kundennewsletter_formatiert.pdf
• http://www.cdh.de/user/eesy.de/cdh.de/dwn/bmf_13_rechnungen_gutschriften.pdf
Die im allgemeinen Sprachgebrauch bezeichnete Stornierung oder Korrektur der ursprüng-lichen Rechnung als Gutschrift (sog. kaufmännische
Gutschrift) ist keine Gutschrift im umsatzsteuerrechtlichen Sinne. Wird in einem solchen Dokument der Begriff „Gutschrift“ verwendet, obwohl keine
Gutschrift im umsatzsteuerrechtlichen Sinne nach §14 Abs.2 Satz2 UStG vorliegt, ist dies weiterhin umsatzsteuerrechtlich unbeachtlich. Die Bezeichnung
als „Gutschrift“ führt allein nicht zur Anwendung des §14c UStG.
Wird in einem Dokument sowohl über empfangene Leistungen (Gutschrift) als auch über ausgeführte Leistungen (Rechnung) zusammen abgerechnet,
muss das Dokument die Rechnungsangabe „Gutschrift“ enthalten. Zudem muss aus dem Dokument zweifelsfrei hervorgehen, über welche Leistung als
Leistungsempfänger bzw. leistender Unternehmer abgerechnet wird. In dem Dokument sind Saldierung und Verrechnung der gegenseitigen
Leistungen unzulässig.
Self-Billing Form (sample)
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  • 2. The self-billing procedure allows you to settle shipment costs without needing to receive an invoice. In addition to the option of receiving an invoice from the service agent for the transportation services rendered, you can also have the service agent create a credit memo. In this case, the shipment costs calculated are forwarded directly to FI. The payment is then checked by the payee. The freight costs, which are calculated and determined by the system are transferred directly to the accounting department, where the liabilities are then posted and the acrruals diminshed. Controlling payments is thus transferred to and conducted by the payee.
  • 3.
  • 4.
  • 5. This depicts the acquisition of services of a forwarding company by a customer. There takes place no goods movement in the system because solely services are purchased and not physical goods in that sense. Although physical inventory and stocks are not affected by this process, goods receipt is posted on the basis of a service entry sheet. Service entry sheets (Leistungsblatt) entail the account assignment data of each relavant shipment.
  • 6.
  • 7. Process Flow Single and Multiple Shipments
  • 9. Shipment variations Single Shipment Truck is commissioned by a single sales organisation. The complete load is produced in one single factory. Consequently, the vendor account of the corresponding sales organization is debited by the transportation service provider. Multiple Shipments Truck is commissioned by more than one sales organization. The complete load is produced at a single factory. Extended Multiple Shipments One truck is commissioned either by one sales organization or more than one sales organization. The load which is shipped to the customer is produced at more than one factory. In this variation trucks take the produced goods from the different production facilities to a collection point. Where they are grouped into one complete load which is then taken to the customer goods receipt facilities.
  • 10.
  • 11.
  • 12. ExternalForwarder Internal truck pool Polipol Price list Price list Factory Freight Order
  • 13. The price lists of each forwarding agent is transferred into the ERP system. Preferably with an upload program. When entering the shipment cost document, the prices from the price lists are inserted automatically in the pricing procedure of each shipment cost document according to the pre-determined pricing strategy. The prices are displayed on the self-billing form and in the invoice receipt. These prices display the liabilities to the service provider/vendor in the financial accounting. External Forwarders
  • 14. Shipment Cost Document Forwarder 50120 Company Code DE30 Pricing Procedure
  • 15.
  • 16. Creating Purchase Order • Purchase orders have a runtime interval of 7 days, Moday to Sunday. • Purchase orders are created on the basis of the material availability date of the last-in-line factory. • Purchase orders are differentiated by company code, service agent and planning week.
  • 17. Logistics Accounting Order Qty. = 1 Value = 1.369 EUR Goods Receipt Qty. = 1 Invoice Receipt Value = 1.369 EUR KTO 472000 Debit 1.369 EUR Credit 1.369 EUR Debit 1.369 EUR Credit 1.369 EUR Account 191150 Account 50120 13.11.2015 18.11.2015 19.11.2015
  • 18. Accounting - Items Shipment Costs GR/IR Account Vendor Account
  • 20.
  • 21.
  • 22.
  • 23. Hinweis zur Rechnungsstellung Der Bundestag hat am 29. Juni 2013 das Amtshilferichtlinien-Umsetzungsgesetz verabschiedet, welches mit sofortiger Wirkung in Kraft tritt. Wichtigste Änderung ist darin der Umgang mit dem Wort "Gutschrift". Umsatzsteuerrechtlich ist eine Gutschrift ein Beleg, bei dem der Leistungsempfänger (Kunde) für den Leistungserbringer (Lieferant) eine "Gutschrift" oder "Belastung" erstellt. In diesem Fall müsste eigentlich der Leistungserbringer eine Ausgangs-Rechnung (oder "Rechnungskorrektur") mit Umsatzsteuer erstellen, die beim Leistungsempfänger zu einer Eingangsrechnung mit Vorsteuerabzugsberechtigung führt. Der Leistungserbringer ist Steuerschuldner für die abzuführende Mehrwertsteuer. Das Gutschriftsverfahren durch den Leistungsempfänger wird aber in der Praxis nur sehr selten angewandt. Eine solche Gutschrift müsste auch mit "Vorsteuer" erstellt werden. Für die Vorsteuerabzugsberechtigung ist das Wort "Gutschrift" zwingend erforderlich (§ 14 Abs. 4 S.1 Nr. 10 USTG). Es wird allgemein empfohlen, das Wort "Gutschrift" nicht mehr für Storno-Rechnungen, Warenrücknahmen, Preisdifferenz-Gutschriften auf steuerrelevanten Papieren (Belegen) zu verwenden. Es könnte sonst evtl. die Annahme bestehen, dass es sich um ein Gutschriftsverfahren mit Steuerschuldnerschaft beim Gutschriftsempfänger handelt. Für die im Sprachgebrauch verwendete "Gutschrift" sollte auf Belegen z.B. "Rechnungskorrektur", "Korrektur-Rechnung" oder "Storno-Rechnung"verwendet werden.Empfängern einer "Gutschrift" wird (teilweise) empfohlen, mehrwertsteuerpflichtige Belege mit dem Wort "Gutschrift" abzulehnen. Referenzen: • http://www.os-biz.de/fileadmin/os_biz_de/img/OS-BIZ_Bilder/Inhalt_Kundennewsletter_formatiert.pdf • http://www.cdh.de/user/eesy.de/cdh.de/dwn/bmf_13_rechnungen_gutschriften.pdf Die im allgemeinen Sprachgebrauch bezeichnete Stornierung oder Korrektur der ursprüng-lichen Rechnung als Gutschrift (sog. kaufmännische Gutschrift) ist keine Gutschrift im umsatzsteuerrechtlichen Sinne. Wird in einem solchen Dokument der Begriff „Gutschrift“ verwendet, obwohl keine Gutschrift im umsatzsteuerrechtlichen Sinne nach §14 Abs.2 Satz2 UStG vorliegt, ist dies weiterhin umsatzsteuerrechtlich unbeachtlich. Die Bezeichnung als „Gutschrift“ führt allein nicht zur Anwendung des §14c UStG. Wird in einem Dokument sowohl über empfangene Leistungen (Gutschrift) als auch über ausgeführte Leistungen (Rechnung) zusammen abgerechnet, muss das Dokument die Rechnungsangabe „Gutschrift“ enthalten. Zudem muss aus dem Dokument zweifelsfrei hervorgehen, über welche Leistung als Leistungsempfänger bzw. leistender Unternehmer abgerechnet wird. In dem Dokument sind Saldierung und Verrechnung der gegenseitigen Leistungen unzulässig.