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Rechnungseingang automatisieren
mit einem zentralen Invoice Portal
Peter Fels | SEEBURGER AG
© SEEBURGER AG 2019 2
elektronische
Freigabe
Kontierung
Papierrechnungen sind zeitaufwändig und sehr teuer
Vom Empfang der Eingangsrechnungen bis zur Freigabe werden alle Arbeitsschritte
revisionssicher protokolliert.
empfangen
scannen &
archivieren
prüfen erfassen
manuelle
Freigabe
bezahlen
Rechnungseingangsprozess heute
Rechnungseingangsprozess mit SEEBURGER AG
empfangen
auspacken
bezahlen
© SEEBURGER AG 2019 3
Archivierungsanforderungen bei E-Rechnungen
 Manipulierbar
 Papierarchiv bei
elektronischer Rechnung
 Keine Archivierung von
Zwischenformaten
 File-System Archivierung
Archiv
 Aufbewahrungsfrist 10 Jahre
 Revisionssicher
 Compliance
• GoBD / GDPdU
 Format
• Originär / Mappings / Protokolle
 Keine Informationsvernichtung
© SEEBURGER AG 2019 4
1. Komplexer Prozess
(keine Standardisierung möglich)
2. Rechnungen bleiben liegen
3. Oft hohe Skontoverluste
4. PDF-Rechnungen werden ausgedruckt
(Vorsteuerverlust droht)
5. Rechnungsrecherche ist zeitaufwändig
6. Gefahr der Doppeltbuchung von Rechnungen
7. Rechnungsprüfung nach §14 wird oft nicht durchgeführt
(Vorsteuerverlust droht)
8. Zusätzlicher Aufwand für Gutschriften
9. Es fehlt jegliche zentrale Übersicht im Rechnungseingang
10. Hoher Scanaufwand bei der Archivierung
Welche Herausforderungen hat der Rechnungsempfänger
mit papierhaften Rechnungen heute?
© SEEBURGER AG 2019 5
SEEBURGER Invoice Portal
Der Invoice Portal Service richtet sich an mittelständische Unternehmen mit mehr als 2.000 eingehenden
Rechnungen pro Jahr. Diesen Unternehmen ermöglicht er eine zu 100% papierlose, elektronische Rechnungs-
eingangsverarbeitung. Die Eingangsrechnungen können dezentral kontiert sowie fach- und sachlich
freigegeben werden. Ihr Rechnungsfreigabeprozess kann somit in kürzester Zeit auf digitale Verarbeitung
umgestellt werden.
© SEEBURGER AG 2019 6
Die Kernfunktionen des Invoice Portal
Eingangskanäle
Mail / Scan / EDI
OCR-Prozess
§14 / §11
Validierung
Validierung Bestell-
und Wareneingang
Freigabe- und
Klärungs-Workflow
Export der Archiv
und Belegdaten
© SEEBURGER AG 2019 7
Funktionsweise SEEBURGER Invoice Portal
Eingang Aufbereitung Bearbeitung
EDI-
Eingang*
ZUGFeRD
E-Mail-
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PDF
E-Mail-
Eingang
Scan-
Eingang KonvertierungErkennung
Validierung(Gesetzeskonformität,
ERP-Stammdaten)
Kontierung
FreigabeundKlärung
Online oder
Kunden in Archiv
Export
Bestell-undWareingangsabgleich
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Stammdaten
Lieferantenstammdaten
Invoice Portal
Bestell- und Wareneingangs-Daten
*Optional
SFTP/AS2
BISExpress
Managed Service
BISExpress(Mapping,RFC)
Kreditoren Rechnungen
Buchungssatz
Inhouseformat
E-Mail Kunden-
Postfach
Konfigurierbarer Workflow / Individuelle Vollmachtregelungen
ERP/FIBU-
System
CSV
ZUGFeRD
© SEEBURGER AG 2019 8
Anbindungsvarianten der Eingangskanäle Invoice Portal Service
Stamm- und Scandaten
E-Maildaten inkl. Body
SFTP
Standard
AS2
Standard
BIS Express
BIS-Link BIS Express BIS on Premise
SEE
Mail Polling
S/MIME
Weiterleitung BIS on Premise
© SEEBURGER AG 2019 9
Belegdatenübergabe (Ausgang) Invoice Portal Service
Belegdaten (ERP/FIBU)
SEEXML Kunden
individuell
RFC
Standard: Alternativ: Kundenindividuell
Archivanbindung
Archivobjekte
Index-Archiv
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Rechnungs-
Bild
Rechnungs-
Anlagen
Workflow-
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BIS Express BIS on PremisesBIS-Link
Online Archiv Kunden Archiv
Alternativ: Kundenindividuell
© SEEBURGER AG 2019 10
Zentrales Rechnungseingangsbuch
Prüfung von Skonto-, Zahlungs- und Bearbeitungsfristen
Integrierter Workflow für Freigabe und Klärung
Kontierungsvorlagen
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Integrierte Lieferantenkommunikation
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© SEEBURGER AG 2019 11
Vorteile für den Kunden
Standardisierte Prozesse und optimierte Abläufe
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Schneller ROI meist nach wenigen Monaten
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und -formate
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deutschen Rechenzentrum
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© SEEBURGER AG 2019 12
Wareneingangsbezogene
Prüfung
(GOOD_RECEIPT_ITEM)
Menge muss mit Menge
aller Wareneingangs-
positionen übereinstimmen
Wareneingang
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Menge muss mit Menge
aller Wareneingänge
der Bestell-Pos übereinstimmen
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mit Bestell-Pos-Menge und
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1 2 3
© SEEBURGER AG 2019 13
Von den Stammdaten über die Benutzerverwaltung
bis hin zu individuellen Freigabe – und Klärungs-
prozesse, können die Kunden-Administratoren den
Invoice Portal Service selbst verwalten und steuern.
No Limits:
 Benutzer/Gruppen (Nachbearbeitung/Freigeber)
 Buchungskreise
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Selbstorganisation
© SEEBURGER AG 2019 14
 Schnelle Einbindung zukünftiger Rechnungsformate
 Kontinuierliche Verbesserung durch automatische
Lernverfahren
 Kontinuierliche Weiterentwicklung
der Plattform
Zukunftsfähig
© SEEBURGER AG 2019 15
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E-Invocing: Rechnungseingang automatisieren

  • 1. Rechnungseingang automatisieren mit einem zentralen Invoice Portal Peter Fels | SEEBURGER AG
  • 2. © SEEBURGER AG 2019 2 elektronische Freigabe Kontierung Papierrechnungen sind zeitaufwändig und sehr teuer Vom Empfang der Eingangsrechnungen bis zur Freigabe werden alle Arbeitsschritte revisionssicher protokolliert. empfangen scannen & archivieren prüfen erfassen manuelle Freigabe bezahlen Rechnungseingangsprozess heute Rechnungseingangsprozess mit SEEBURGER AG empfangen auspacken bezahlen
  • 3. © SEEBURGER AG 2019 3 Archivierungsanforderungen bei E-Rechnungen  Manipulierbar  Papierarchiv bei elektronischer Rechnung  Keine Archivierung von Zwischenformaten  File-System Archivierung Archiv  Aufbewahrungsfrist 10 Jahre  Revisionssicher  Compliance • GoBD / GDPdU  Format • Originär / Mappings / Protokolle  Keine Informationsvernichtung
  • 4. © SEEBURGER AG 2019 4 1. Komplexer Prozess (keine Standardisierung möglich) 2. Rechnungen bleiben liegen 3. Oft hohe Skontoverluste 4. PDF-Rechnungen werden ausgedruckt (Vorsteuerverlust droht) 5. Rechnungsrecherche ist zeitaufwändig 6. Gefahr der Doppeltbuchung von Rechnungen 7. Rechnungsprüfung nach §14 wird oft nicht durchgeführt (Vorsteuerverlust droht) 8. Zusätzlicher Aufwand für Gutschriften 9. Es fehlt jegliche zentrale Übersicht im Rechnungseingang 10. Hoher Scanaufwand bei der Archivierung Welche Herausforderungen hat der Rechnungsempfänger mit papierhaften Rechnungen heute?
  • 5. © SEEBURGER AG 2019 5 SEEBURGER Invoice Portal Der Invoice Portal Service richtet sich an mittelständische Unternehmen mit mehr als 2.000 eingehenden Rechnungen pro Jahr. Diesen Unternehmen ermöglicht er eine zu 100% papierlose, elektronische Rechnungs- eingangsverarbeitung. Die Eingangsrechnungen können dezentral kontiert sowie fach- und sachlich freigegeben werden. Ihr Rechnungsfreigabeprozess kann somit in kürzester Zeit auf digitale Verarbeitung umgestellt werden.
  • 6. © SEEBURGER AG 2019 6 Die Kernfunktionen des Invoice Portal Eingangskanäle Mail / Scan / EDI OCR-Prozess §14 / §11 Validierung Validierung Bestell- und Wareneingang Freigabe- und Klärungs-Workflow Export der Archiv und Belegdaten
  • 7. © SEEBURGER AG 2019 7 Funktionsweise SEEBURGER Invoice Portal Eingang Aufbereitung Bearbeitung EDI- Eingang* ZUGFeRD E-Mail- Eingang PDF E-Mail- Eingang Scan- Eingang KonvertierungErkennung Validierung(Gesetzeskonformität, ERP-Stammdaten) Kontierung FreigabeundKlärung Online oder Kunden in Archiv Export Bestell-undWareingangsabgleich Ausgang Stammdaten Lieferantenstammdaten Invoice Portal Bestell- und Wareneingangs-Daten *Optional SFTP/AS2 BISExpress Managed Service BISExpress(Mapping,RFC) Kreditoren Rechnungen Buchungssatz Inhouseformat E-Mail Kunden- Postfach Konfigurierbarer Workflow / Individuelle Vollmachtregelungen ERP/FIBU- System CSV ZUGFeRD
  • 8. © SEEBURGER AG 2019 8 Anbindungsvarianten der Eingangskanäle Invoice Portal Service Stamm- und Scandaten E-Maildaten inkl. Body SFTP Standard AS2 Standard BIS Express BIS-Link BIS Express BIS on Premise SEE Mail Polling S/MIME Weiterleitung BIS on Premise
  • 9. © SEEBURGER AG 2019 9 Belegdatenübergabe (Ausgang) Invoice Portal Service Belegdaten (ERP/FIBU) SEEXML Kunden individuell RFC Standard: Alternativ: Kundenindividuell Archivanbindung Archivobjekte Index-Archiv Datei Rechnungs- Bild Rechnungs- Anlagen Workflow- Protokoll SEEXML E-Mail Body Text BIS Express BIS on PremisesBIS-Link Online Archiv Kunden Archiv Alternativ: Kundenindividuell
  • 10. © SEEBURGER AG 2019 10 Zentrales Rechnungseingangsbuch Prüfung von Skonto-, Zahlungs- und Bearbeitungsfristen Integrierter Workflow für Freigabe und Klärung Kontierungsvorlagen Monitoring und Statistik Integrierte Lieferantenkommunikation Wiedervorlagen Mandantenfähigkeit Revisionssichere Archivierung Administration durch die Fachabteilung des Kunden Anbindung eines Online- oder Kundenarchiv Key Feature
  • 11. © SEEBURGER AG 2019 11 Vorteile für den Kunden Standardisierte Prozesse und optimierte Abläufe Hohes Einsparpotential bis zu 90 % Schneller ROI meist nach wenigen Monaten Unterstützung aller Rechnungseingangskanäle und -formate Steigerung der Qualität und Transparenz Verbessertes Cash Management Optimierte Revision (Prüfung und Protokolle) Hochsicherer Betrieb in zertifiziertem deutschen Rechenzentrum Kalkulierbare Kosten Hoher Investitionsschutz
  • 12. © SEEBURGER AG 2019 12 Wareneingangsbezogene Prüfung (GOOD_RECEIPT_ITEM) Menge muss mit Menge aller Wareneingangs- positionen übereinstimmen Wareneingang (GOOD_RECEIPT) Menge muss mit Menge aller Wareneingänge der Bestell-Pos übereinstimmen Validierungsvarianten pro Bestellung Bestellabgleich (ORDER_ITEM) Menge und Preis muss mit Bestell-Pos-Menge und Bestell-Pos-Preis übereinstimmen 1 2 3
  • 13. © SEEBURGER AG 2019 13 Von den Stammdaten über die Benutzerverwaltung bis hin zu individuellen Freigabe – und Klärungs- prozesse, können die Kunden-Administratoren den Invoice Portal Service selbst verwalten und steuern. No Limits:  Benutzer/Gruppen (Nachbearbeitung/Freigeber)  Buchungskreise  Lieferanten Selbstorganisation
  • 14. © SEEBURGER AG 2019 14  Schnelle Einbindung zukünftiger Rechnungsformate  Kontinuierliche Verbesserung durch automatische Lernverfahren  Kontinuierliche Weiterentwicklung der Plattform Zukunftsfähig
  • 15. © SEEBURGER AG 2019 15 Vielen Dank Fragen oder Anmerkungen? Wir sind für Sie da! www.seeburger.de
  • 16. © Copyright 2019 SEEBURGER AG. Alle Rechte vorbehalten Weitergabe und Vervielfältigung dieser Publikation oder von Teilen daraus sind, zu welchem Zweck und in welcher Form auch immer, ohne die ausdrückliche schriftliche Genehmigung durch die SEEBURGER AG nicht gestattet. In dieser Publikation enthaltene Informationen können ohne vorherige Ankündigung geändert werden. Die von der SEEBURGER AG verbundenen Unternehmen oder von Partnern angebotenen Softwareprodukte, können Softwarekomponenten auch anderer Softwarehersteller enthalten. SAP®, SAP® R/3®, SAP NetWeaver®, SAP Cloud Plattform & Cloud Plattform Integrator®, SAP Archive Link®, SAP S4/Hana®, SAP® GLOBAL TRADE Service® (SAP GTS), SAP Fiori ®, ABAP™ und SAP ARIBA® sind eingetragene Marken der SAP AG. Microsoft, Windows, Windows Phone, Excel, Outlook, PowerPoint, Silverlight und Visual Studio sind eingetragene Marken der Microsoft Corporation in den USA und anderen Ländern. Linux ist eine eingetragene Marke von Linus Torvalds in den USA und anderen Ländern. UNIX, X/Open, OSF/1 und Motif sind eingetragene Marken der Open Group. Adobe, das Adobe- Logo, Acrobat, Flash, PostScript und Reader sind eingetragene Marken oder Marken von Adobe Systems Incorporated in den USA und/oder anderen Ländern. HTML, XML, XHTML und W3C sind Marken, eingetragene Marken oder werden vom Massachusetts Institute of Technology (MIT), European Research Consortium for Informatics and Mathematics (ERCIM) oder der Keio University als nicht geschützte Begriffe beansprucht. Oracle und Java sind eingetragene Marken von Oracle und ihrer Tochtergesellschaften. Alle anderen Namen von Produkten und Dienstleistungen sind Marken der jeweiligen Firmen 4invoice®, iMartOne®, SEEBURGER®, SEEBURGER Business-Integration Server®, SEEBURGER Logistic Solution Professional®, SEEBURGER Web Supplier Hub®, WinELKE®, SEEBURGER File Exchange ®, SEEBURGER Link ®, SMART E-Invoice ® und weitere im Text erwähnte SEEBURGER-Produkte und -Dienstleistungen sowie die entsprechenden Logos sind Marken oder eingetragene Marken der SEEBURGER AG in Deutschland und anderen Ländern weltweit. Alle anderen Namen von Produkten und Dienstleistungen sind Marken der jeweiligen Firmen. Die Angaben im Text sind unverbindlich und dienen lediglich zu Informationszwecken. Produkte und Dienstleistungen können länderspezifische Unterschiede aufweisen. Alle anderen erwähnten Firmen- und Softwarebezeichnungen sind eingetragene Warenzeichen oder nicht eingetragene Warenzeichen der jeweiligen Unternehmen und unterliegen als solche den gesetzlichen Bestimmungen.  Die Information in diesem Dokument ist Eigentum von SEEBURGER und darf weder teils noch vollständig - und unabhängig von Absicht und Art - vervielfältigt oder übertragen werden, ohne vorherige Zustimmung der SEEBURGER AG.  Das vorliegende Geschäftsdokument ist eine Vorabversion und nicht Bestandteil Ihres Lizenz- oder anderweitigen Vertrags mit SEEBURGER. Es gibt allein Strategieabsichten, Entwicklungen und Funktionalitäten des SEEBURGER-Produkts wieder und bindet SEEBURGER an keine bestimmte Geschäftsausrichtung, Produktstrategie und/oder Entwicklung. Dieses Dokument kann jederzeit und ohne Vorankündigung von SEEBURGER geändert werden.  SEEBURGER haftet nicht für Fehler bzw. Unterlassungen in diesem Dokument und übernimmt keine Gewähr für die Genauigkeit oder Vollständigkeit der Texte, Grafiken, Links oder andere Elemente dieses Informationsträgers. Dieses Dokument wird ohne explizite oder implizite Gewährleistung jeglicher Art zur Verfügung gestellt, insbesondere was Mängelgewährleistung, Tauglichkeit zu jeglichem Zweck und Rechtsverletzung angeht.  SEEBURGER haftet für keinerlei direkte oder indirekte Schäden bzw. Folgeschäden, die sich aus der Verwendung dieses Dokuments ergeben. Ausgenommen sind diejenigen, die sich aus grober Fahrlässigkeit oder Vorsatz ergeben.  Die Haftpflicht für Personen- und Produktschäden ist hiervon nicht berührt. SEEBURGER hat keinerlei Kontrolle über die Information, zu denen Sie Zugang über die hier beinhalteten Links haben und befürwortet weder deren Verwendung, noch haftet SEEBURGER in irgendeiner Weise für deren Inhalte. © SEEBURGER AG 2019 16