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1 
Do‘s & Dont‘s im Freelancerbeschaffungsprozess 
bei Projektdienstleistern 
SAP Business ByDesign
Inhalt 
2 
 Überblick 
 Bestellung von Freelancern 
 Wareneingang bzw. Zeitrückmeldung 
 Rechnungseingangserfassung 
 WE/RE Bestände und Bereinigung 
 Weitere Informationen
Überblick 
Veranschaulichung des Prozesses 
3 
Bestellung Wareneingang Rechnungseingang 
WE/RE 
Abschlussarbeiten 
Bestände 
prüfen 
Bestände 
bereinigen 
Möglichkeit der 
Abrechnung der 
Aufwände an den 
Kunden
Überblick 
Vorteile und Risiken 
 Vorteile 
4 
 Bei Projektdienstleistern werden mehr oder weniger oft Freelancer (externe Dienstleister) in Kundenprojekten eingesetzt. 
Leider ist es so, dass bei einer Abrechnung an den Kunden nicht immer auch bereits eine Rechnung des Freelancers vorliegt. 
 In SAP Business ByDesign gibt es daher die Möglichkeit die Aufwände der Freelancer bereits vor dessen Rechnungstellung im 
System zu erfassen und damit auch an den Endkunden weiter zu berechnen. 
 Des Weiteren ermöglicht die Nutzung des Prozesses volle Transparenz über die Leistungen des Freelancers im Vergleich zu 
dessen Rechnungstellung. 
 Risiken 
 Der Prozess birgt jedoch auch Risiken, d.h. Punkte im Prozess, deren nicht Beachten zu späteren Problemen führen kann. 
Diese Risiken müssen vorher bekannt sein und werden aus diesem Grund in dieser Präsentation näher erläutert.
Bestellung von Freelancern 
Bestellanforderung anlegen 
 Im ersten Schritt muss eine Bestellanforderung aus dem Projekt angelegt werden. Es besteht allerdings auch die 
Möglichkeit die Bestellung direkt anzulegen, d.h. nicht aus dem Projekt, sondern direkt im Workcenter für 
Bestellungen. Dieser Fall wird hier jedoch nicht betrachtet, unterscheidet sich aber auch nicht wesentlich. 
5
Bestellung von Freelancern 
Bestellanforderung anlegen 
 Hierzu wird der zuvor auf Arbeitspaketebene eingetragene Dienstleister nun über den Reiter Produkte und 
Einkauf bestellt. 
6
Bestellung von Freelancern 
Bestellung anlegen 
 Bei einem automatisiert konfigurierten Prozess erzeugt das System automatisiert eine Bestellung aus der zuvor 
angelegten Projektbestellanforderung. 
7
Bestellung von Freelancern 
Bestellung anlegen 
 Die angelegte Bestellung findet man unter den Bestellungen. 
 Wichtig zu wissen ist, dass der festgelegte Preis in der Bestellung ausschlaggebend für den weiteren Prozess ist, 
daher sollte unbedingt darauf geachtet werden, dass dieser dem tatsächlich mit dem Freelancer vereinbarten 
Preis entspricht. 
8
Wareneingang bzw. Zeitrückmeldung 
Möglichkeiten der Zeitrückmeldung 
 Es gibt nun drei Möglichkeiten Zeiten für den Freelancer (Wareneingang) zu erfassen 
9 
1. Der Freelancer erfasst die Zeiten selbst mit einem eigenen User im System. 
2. Der Freelancer füllt eine Excel-Tabelle für einen nachgelagerten automatischen Upload ins System aus. 
3. Der Projektleiter oder ein anderer zuständiger Mitarbeiter erfasst die Zeiten für den Freelancer händisch.
Wareneingang bzw. Zeitrückmeldung 
Zeiterfassung mit eigenem User 
 Bei dieser Möglichkeit muss für den im System angelegten Dienstleister ein User angefordert werden. 
 Im Anschluss kann der Freelancer seine Zeiten wie ein Mitarbeiter erfassen. 
10
Wareneingang bzw. Zeitrückmeldung 
Zeiterfassung via Excel Upload 
 Bei dieser Möglichkeit füllt der Freelancer eine Excel-Tabelle aus, die dann 1:1 ins System hochgeladen werden 
kann. 
11
Wareneingang bzw. Zeitrückmeldung 
Erfassung durch Projektleiter 
 Bei dieser Möglichkeit erfasst der Projektleiter oder eine zuständige Person die Zeiten für den Freelancer. 
12
Wareneingang bzw. Zeitrückmeldung 
Buchungen beim Wareneingang 
 Beim Wareneingang, also der Freigabe/Genehmigung der Zeitrückmeldung entsteht folgender Buchungsbeleg 
(nach HGB und SKR03) 
 Bei der Buchung wird bereits der Aufwand anhand des in der Bestellung festgelegten Preises für die externe 
Leistungserbringung gebucht. 
13 
Risiko 
Aus diesem Grund ist es wichtig, dass der Preis in der Bestellung mit Bedacht gewählt ist, eine Eingabe des 
Preises während der Zeitrückmeldung ist nicht möglich.
Wareneingang bzw. Zeitrückmeldung 
Kundenfakturierung 
 Bereits ab diesem Zeitpunkt besteht nun die Möglichkeit die geleisteten Stunden des Freelancers an den Kunden 
weiter zu fakturieren, es muss nicht auf einen Rechnungseingang gewartet werden. 
14
Rechnungserfassung 
Buchungen der Eingangsrechnung 
 Bei Erfassung der Rechnung im Freelancer-Prozess muss darauf geachtet werden, diese immer mit Referenz auf 
die Bestellung anzulegen. 
15
Rechnungserfassung 
Buchungen der Eingangsrechnung 
 Das System schlägt bei dieser Art der Erfassung immer direkt die durch den Freelancer geleisteten Stunden zur 
Abrechnung vor. So kann geprüft werden, ob die Rechnung des Freelancers mit den tatsächlich erbrachten 
Leistungen übereinstimmt. 
 Des Weiteren ist es auch sinnvoll den Leistungszeitraum einzugrenzen um zum Beispiel nur Zeiten aus einem 
ganz bestimmten Monat zur Abrechnung vorgeschlagen zu bekommen. 
16
Rechnungserfassung 
Buchungen der Eingangsrechnung 
 Auf Positionsebene ist ersichtlich, welche Wareneingänge / Zeitrückmeldungen in die jeweilige Rechnung 
einfließen. 
17
Rechnungserfassung 
Buchungen der Eingangsrechnung 
 Die Rechnung wird dann mit folgendem Buchungsbeleg gebucht (nach HGB und SKR03) 
 Auffällig ist, dass kein Aufwand gebucht wird, aber dafür ein Transitkonto. 
 Die Möglichkeit der Abrechnung an den Kunden bleibt auch hier bestehen und zeigt keine Veränderung. Es 
werden auch keine, wie man vielleicht erwarten könnte, mehrfache Werte angeboten. Da die Bestellung, die 
Zeitrückmeldung und die Rechnung mit einander verbunden sind, weiß das System genau was abzurechnen ist. 
18
Rechnungserfassung 
Buchungen der Eingangsrechnung 
19 
Risiko 
An dieser Stelle des Prozesses können die meisten Probleme entstehen 
• Erfassung der Rechnung ohne Bestellbezug 
Wird die Rechnung ohne Bezug zur Bestellung erfasst, hat das System folglich auch keine Verbindung 
zu den bereits beim Wareneingang erfolgten Aufwandsbuchungen und erzeugt somit erneut den 
Aufwand. Des Weiteren werden die Stunden doppelt auf dem Projekt gebucht. 
• Akzeptieren von Abweichungen 
Werden die vom System vorgeschlagenen Stunden ignoriert, d.h. mehr Stunden in der Rechnung 
eingetragen, dann fehlt für diese Stunden die Referenz zu einem Wareneingang. Die Auswirkungen 
davon werden dann in einem späteren WE/RE Lauf spürbar. 
• Falscher Abrechnungszeitraum 
Wenn Sie den Abrechnungszeitraum nicht einschränken kann es passieren, dass Sie Stunden aus 
einer falschen Periode einbeziehen, was Verschiebungen von Aufwänden zur Folge haben kann. Die 
Auswirkungen davon werden dann in einem späteren WE/RE Lauf spürbar.
20 
Demo
WE/RE Bestände und Bereinigung 
Bestände auswerten 
21 
Abzurechnender Betrag = Wareneingang noch nicht berechnet 
Zu erhaltender Betrag = Ware in Transit
WE/RE Bestände und Bereinigung 
Bestände bereinigen 
 Die Bereinigung bzw. der Ausgleich zwischen Wareneingängen und Rechnungen erfolgt im Workcenter 
Bestandsbewertung im Bereich der WE/RE Verrechnung. 
22
Weitere Informationen 
Tipps für Fehlerprävention, -findung und -behebung 
 Bestellungen sollten möglichst geringe Laufzeiten haben um eine zeitnahe WE/RE Bereinigung sicher zu stellen. 
 In der Sicht Einkaufsbelegpositionen im Workcenter Bestandsbewertung, kann man Bestellpositionen manuell 
„endabrechnen“ um eine WE/RE Bereinigung trotz offener Bestellung zu erzwingen. 
 Durch Gliederung des Berichtes „Einkaufbelegpositionen – Buchungen“ nach Buchungsperioden und 
Ursprungsbelegart lassen sich Differenzen bei der Erfassung recht schnell ermitteln. 
 In Eingangsrechnungen ist eine Bearbeitung der Kostenverteilung auch noch nach Buchung der Rechnung 
möglich, so kann man nachträglich noch Wareneingänge der Rechnung zuordnen. 
23
Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! 
24 
Andreas Eißmann 
Beratungsleiter SAP Business ByDesign 
SAP Mentor 
Data One GmbH 
Europaallee 5 
66113 Saarbrücken 
t. +49 681 989 15 182 
m. +49 173 9614922 
e. andreas.eissmann@dataone.de 
i. www.dataone.de 
Twitter. andeiss
25

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Do‘s & dont‘s im Freelancerbeschaffungsprozess bei Projektdienstleistern

  • 1. 1 Do‘s & Dont‘s im Freelancerbeschaffungsprozess bei Projektdienstleistern SAP Business ByDesign
  • 2. Inhalt 2  Überblick  Bestellung von Freelancern  Wareneingang bzw. Zeitrückmeldung  Rechnungseingangserfassung  WE/RE Bestände und Bereinigung  Weitere Informationen
  • 3. Überblick Veranschaulichung des Prozesses 3 Bestellung Wareneingang Rechnungseingang WE/RE Abschlussarbeiten Bestände prüfen Bestände bereinigen Möglichkeit der Abrechnung der Aufwände an den Kunden
  • 4. Überblick Vorteile und Risiken  Vorteile 4  Bei Projektdienstleistern werden mehr oder weniger oft Freelancer (externe Dienstleister) in Kundenprojekten eingesetzt. Leider ist es so, dass bei einer Abrechnung an den Kunden nicht immer auch bereits eine Rechnung des Freelancers vorliegt.  In SAP Business ByDesign gibt es daher die Möglichkeit die Aufwände der Freelancer bereits vor dessen Rechnungstellung im System zu erfassen und damit auch an den Endkunden weiter zu berechnen.  Des Weiteren ermöglicht die Nutzung des Prozesses volle Transparenz über die Leistungen des Freelancers im Vergleich zu dessen Rechnungstellung.  Risiken  Der Prozess birgt jedoch auch Risiken, d.h. Punkte im Prozess, deren nicht Beachten zu späteren Problemen führen kann. Diese Risiken müssen vorher bekannt sein und werden aus diesem Grund in dieser Präsentation näher erläutert.
  • 5. Bestellung von Freelancern Bestellanforderung anlegen  Im ersten Schritt muss eine Bestellanforderung aus dem Projekt angelegt werden. Es besteht allerdings auch die Möglichkeit die Bestellung direkt anzulegen, d.h. nicht aus dem Projekt, sondern direkt im Workcenter für Bestellungen. Dieser Fall wird hier jedoch nicht betrachtet, unterscheidet sich aber auch nicht wesentlich. 5
  • 6. Bestellung von Freelancern Bestellanforderung anlegen  Hierzu wird der zuvor auf Arbeitspaketebene eingetragene Dienstleister nun über den Reiter Produkte und Einkauf bestellt. 6
  • 7. Bestellung von Freelancern Bestellung anlegen  Bei einem automatisiert konfigurierten Prozess erzeugt das System automatisiert eine Bestellung aus der zuvor angelegten Projektbestellanforderung. 7
  • 8. Bestellung von Freelancern Bestellung anlegen  Die angelegte Bestellung findet man unter den Bestellungen.  Wichtig zu wissen ist, dass der festgelegte Preis in der Bestellung ausschlaggebend für den weiteren Prozess ist, daher sollte unbedingt darauf geachtet werden, dass dieser dem tatsächlich mit dem Freelancer vereinbarten Preis entspricht. 8
  • 9. Wareneingang bzw. Zeitrückmeldung Möglichkeiten der Zeitrückmeldung  Es gibt nun drei Möglichkeiten Zeiten für den Freelancer (Wareneingang) zu erfassen 9 1. Der Freelancer erfasst die Zeiten selbst mit einem eigenen User im System. 2. Der Freelancer füllt eine Excel-Tabelle für einen nachgelagerten automatischen Upload ins System aus. 3. Der Projektleiter oder ein anderer zuständiger Mitarbeiter erfasst die Zeiten für den Freelancer händisch.
  • 10. Wareneingang bzw. Zeitrückmeldung Zeiterfassung mit eigenem User  Bei dieser Möglichkeit muss für den im System angelegten Dienstleister ein User angefordert werden.  Im Anschluss kann der Freelancer seine Zeiten wie ein Mitarbeiter erfassen. 10
  • 11. Wareneingang bzw. Zeitrückmeldung Zeiterfassung via Excel Upload  Bei dieser Möglichkeit füllt der Freelancer eine Excel-Tabelle aus, die dann 1:1 ins System hochgeladen werden kann. 11
  • 12. Wareneingang bzw. Zeitrückmeldung Erfassung durch Projektleiter  Bei dieser Möglichkeit erfasst der Projektleiter oder eine zuständige Person die Zeiten für den Freelancer. 12
  • 13. Wareneingang bzw. Zeitrückmeldung Buchungen beim Wareneingang  Beim Wareneingang, also der Freigabe/Genehmigung der Zeitrückmeldung entsteht folgender Buchungsbeleg (nach HGB und SKR03)  Bei der Buchung wird bereits der Aufwand anhand des in der Bestellung festgelegten Preises für die externe Leistungserbringung gebucht. 13 Risiko Aus diesem Grund ist es wichtig, dass der Preis in der Bestellung mit Bedacht gewählt ist, eine Eingabe des Preises während der Zeitrückmeldung ist nicht möglich.
  • 14. Wareneingang bzw. Zeitrückmeldung Kundenfakturierung  Bereits ab diesem Zeitpunkt besteht nun die Möglichkeit die geleisteten Stunden des Freelancers an den Kunden weiter zu fakturieren, es muss nicht auf einen Rechnungseingang gewartet werden. 14
  • 15. Rechnungserfassung Buchungen der Eingangsrechnung  Bei Erfassung der Rechnung im Freelancer-Prozess muss darauf geachtet werden, diese immer mit Referenz auf die Bestellung anzulegen. 15
  • 16. Rechnungserfassung Buchungen der Eingangsrechnung  Das System schlägt bei dieser Art der Erfassung immer direkt die durch den Freelancer geleisteten Stunden zur Abrechnung vor. So kann geprüft werden, ob die Rechnung des Freelancers mit den tatsächlich erbrachten Leistungen übereinstimmt.  Des Weiteren ist es auch sinnvoll den Leistungszeitraum einzugrenzen um zum Beispiel nur Zeiten aus einem ganz bestimmten Monat zur Abrechnung vorgeschlagen zu bekommen. 16
  • 17. Rechnungserfassung Buchungen der Eingangsrechnung  Auf Positionsebene ist ersichtlich, welche Wareneingänge / Zeitrückmeldungen in die jeweilige Rechnung einfließen. 17
  • 18. Rechnungserfassung Buchungen der Eingangsrechnung  Die Rechnung wird dann mit folgendem Buchungsbeleg gebucht (nach HGB und SKR03)  Auffällig ist, dass kein Aufwand gebucht wird, aber dafür ein Transitkonto.  Die Möglichkeit der Abrechnung an den Kunden bleibt auch hier bestehen und zeigt keine Veränderung. Es werden auch keine, wie man vielleicht erwarten könnte, mehrfache Werte angeboten. Da die Bestellung, die Zeitrückmeldung und die Rechnung mit einander verbunden sind, weiß das System genau was abzurechnen ist. 18
  • 19. Rechnungserfassung Buchungen der Eingangsrechnung 19 Risiko An dieser Stelle des Prozesses können die meisten Probleme entstehen • Erfassung der Rechnung ohne Bestellbezug Wird die Rechnung ohne Bezug zur Bestellung erfasst, hat das System folglich auch keine Verbindung zu den bereits beim Wareneingang erfolgten Aufwandsbuchungen und erzeugt somit erneut den Aufwand. Des Weiteren werden die Stunden doppelt auf dem Projekt gebucht. • Akzeptieren von Abweichungen Werden die vom System vorgeschlagenen Stunden ignoriert, d.h. mehr Stunden in der Rechnung eingetragen, dann fehlt für diese Stunden die Referenz zu einem Wareneingang. Die Auswirkungen davon werden dann in einem späteren WE/RE Lauf spürbar. • Falscher Abrechnungszeitraum Wenn Sie den Abrechnungszeitraum nicht einschränken kann es passieren, dass Sie Stunden aus einer falschen Periode einbeziehen, was Verschiebungen von Aufwänden zur Folge haben kann. Die Auswirkungen davon werden dann in einem späteren WE/RE Lauf spürbar.
  • 21. WE/RE Bestände und Bereinigung Bestände auswerten 21 Abzurechnender Betrag = Wareneingang noch nicht berechnet Zu erhaltender Betrag = Ware in Transit
  • 22. WE/RE Bestände und Bereinigung Bestände bereinigen  Die Bereinigung bzw. der Ausgleich zwischen Wareneingängen und Rechnungen erfolgt im Workcenter Bestandsbewertung im Bereich der WE/RE Verrechnung. 22
  • 23. Weitere Informationen Tipps für Fehlerprävention, -findung und -behebung  Bestellungen sollten möglichst geringe Laufzeiten haben um eine zeitnahe WE/RE Bereinigung sicher zu stellen.  In der Sicht Einkaufsbelegpositionen im Workcenter Bestandsbewertung, kann man Bestellpositionen manuell „endabrechnen“ um eine WE/RE Bereinigung trotz offener Bestellung zu erzwingen.  Durch Gliederung des Berichtes „Einkaufbelegpositionen – Buchungen“ nach Buchungsperioden und Ursprungsbelegart lassen sich Differenzen bei der Erfassung recht schnell ermitteln.  In Eingangsrechnungen ist eine Bearbeitung der Kostenverteilung auch noch nach Buchung der Rechnung möglich, so kann man nachträglich noch Wareneingänge der Rechnung zuordnen. 23
  • 24. Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! 24 Andreas Eißmann Beratungsleiter SAP Business ByDesign SAP Mentor Data One GmbH Europaallee 5 66113 Saarbrücken t. +49 681 989 15 182 m. +49 173 9614922 e. andreas.eissmann@dataone.de i. www.dataone.de Twitter. andeiss
  • 25. 25