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Digitale Transformation mit modernster Technologie
CONNECTING THE DOTS
Die digitale AU-Prozessplattform
Digitale Transformation mit modernster Technologie
CONNECTING THE DOTS
Agenda
• Die Herausforderungen
• Die Idee und das Ziel
• Wie sieht Ihr Prozess heute aus?
• Der AU Prozess heute
• Die digitale AU-Prozessplattform
• Mehrwerte & Vorteile
• Topcom
• Referenzen
• Jeder 4. AU-Beleg ist fehlerhaft
• Der Prozess ist zeitaufwändig und
bindet hochbezahlte Mitarbeiter
• Jeder 6. AU-Beleg wird zu spät
oder gar nicht gesendet
• Nicht alle wichtigen Personen
werden zeitnah über die
Abwesenheit informiert
Die Herausforderungen
Die Idee & …
Mitarbeiter eines Unternehmens können
im Krankheitsfall schnell und einfach den
AU-Beleg an ihren Arbeitgeber senden
(Upload Portal, Mobil App oder E-Mail)
… das Ziel
Eine durchgehende Automatisierung des
Arbeitsunfähigkeitsprozess, um Zeit und Kosten für
Arbeitnehmer sowie Arbeitgeber einzusparen.
Fragen zum heutigen Prozess
• Wie sieht der der heutige Ablauf (Prozess) der
Krankmeldung aus?
• Wie viele Krankmeldungen mit und ohne AU-
Belege werden jährlich verarbeitet?
• Wie hoch ist die Fehlerquote? (z.B. falscher AU-
Beleg oder Eintrag)
• Wie viele HR-Mitarbeiter sind mit dem AU-
Prozess beschäftigt?
• Wie ist Ablauf der KM und deren AU-Erfassung
mit SAP-HR?
• Wie viel Zeit (Ø) wird für die Krankmeldung (KM)
und die AU-Erfassung benötigt?
• Welche AU-Prozessregeln sind in der
Krankmeldung für Sie wichtig?
Back-End-
Systeme
AU Bescheinigung
Manuelle
Belegerfassung
HR-AbteilungMitarbeiter
Übergabe an HR
Backend
• Abgleich der Stammdaten
• Manuelle Eingabe in Folgesysteme
• Übergabe an SAP
• …
• Dokumentenablage
Validieren Manuelle Interaktion
Der Standard AU-Prozess - Heute
Die klassische AU Verarbeitung
Zeiterfassung
Posteingang
• Post öffnen und verteilen
• oder scannen und digital verteilen
• …
Posteingang /
Scanning
Digitale Arbeitsunfähigkeitserfassung
dAU-Plattform
Kranker Mitarbeiter
meldet krank
Fachlicher Prozess (Beispiel)
digital – einfach - intuitiv
Verschlüsselt
übertragen
Abteilung / Kollegen
Vorgesetzter
AU Portal Upload
AU Mobile Upload
Arzt schreibt krank
Familie krank
Synchronisieren
Mitarbeiter
meldet krank
Scanner / Poststelle
Klassischer Postweg
HR System
DMS-System
Krankmeldung ohne AU
Posteingang /
Scanning
Posteingang
Die digitale AU Verarbeitung mit dem Topcom AU Prozesspaket - Technischer Prozess
Back-End-
Systeme
AU Bescheinigung
Umwandlung
Bild in Text (OCR)
Scan-Bild Erfassung
HR-AbteilungMitarbeiter
Klassifizieren
Übergabe an HR
Backend
Manuelle Interaktion
möglich
dAU
Prozessplattform
Validieren
Manuelle Interaktion
möglich
Das digitale AU Prozesspaket
Zeiterfassung
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Regelwerk
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Ausgelesene Felder auf dem Beleg
Die Belege
Falscher Beleg – Beispiel Krankenkasse
1. Identifier / Formularart
2. Vorname Name und
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3. Geburtsdatum
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Folgebescheinigung
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6. Arbeitsunfall
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9. Arbeitsunfähig bis
10. Festgestellt am
11. Arztstempel
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Topcom digitale AU Prozessplattform
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Die digitale AU Prozessplattform
Die End-2-End Lösungsplattform (Bausteine & Module)
24/7 Verfügbarkeit
aller Eingangskanäle
24/7
Keine Installation von
Apps auf den mobilen
Endgeräten notwendig
Der Prozessablauf wird
zentralisiert in der Plattform
überwacht. Reduzierung der
Fehlerquote
Der Verarbeitungsprozess
in der HR-Abteilung wird
effizienter und einheitlicher
Reduzierung des
administrativen Aufwandes
für Arbeitgeber und
Arbeitnehmer
Mehrwerte und Vorteile
Mitarbeiter können sich
den Weg zum
Briefkasten sparen
Durchgehender AU
End-to-End-Prozess mit
Statistiken / Reports
Bei falschem AU-Beleg wird
das Diagnose- sowie das
Statusfeld unkenntlich
gestellt.
Digitalisierung des
AU-Prozesses
Die Krankmeldung ist
wesentlich früher im
Unternehmen bekannt
Mehrwerte und Vorteile
ca. 5 Minuten ca. 2,5 Minuten ca. 0,5 - 1 Minute
Shared Service:
• Posteingang
HR Mitarbeiter:
• Identifizierung der MA
• Manueller Eintrag in ERP System
• Regelwerk bei Konflikten
• Intervention und Nachfragen bei
Konflikten
• Archivierung in Personalakte
Shared Service:
• Posteingang
• Manueller Scan der Belege
HR Mitarbeiter
• Intervention bei Konflikten
• Validierung
Digitale AU Plattform
• OCR Auslesung
• Identifizierung der MA
• Eintrag in ERP System
• Regelwerk bei Konflikten
• Informieren von Vorgesetzen und Kollegen
• Ablage in DMS (digitale Personalakte)
Mitarbeiter
• Digitale Übermittlung des AU Belegs
HR Mitarbeiter
• Intervention bei Konflikten
• Validierung
Digitale AU Plattform
• OCR Auslesung
• Identifizierung der MA
• Eintrag in ERP System
• Regelwerk bei Konflikten
• Informieren von Vorgesetzen und Kollegen
• Ablage in DMS (digitale Personalakte)
Durchschnittliche Dauer pro AU Beleg im Unternehmen
05:00 02:30 00:45
Topcom ist bereits seit mehr als 25 Jahren in den
Marktsegmenten Business Communication und Business
Process Management aktiv. Unser Unternehmen entstand
durch die Zusammenlegung der beiden exklusiven
Vertriebspartner, Krieger Kommunikationstechnik
(Düsseldorf/Berlin) und DVG Datatechnik (Hamburg), und der
TOPCALL GmbH (heute Kofax).
Unsere starke Marktstellung haben wir im Zuge der
Installation des Kofax Communication Servers (vormals
TOPCALL) bei vielen namhaften Unternehmen erreicht. Zu
Beginn des neuen Jahrtausends ergänzten wir unser
Angebot um Business Process Management auf Basis der
BPM Software inubit (Bosch Software Innovations).
Insbesondere unsere Spezialisierung im Energiemarkt sowie
in der Industrie und Fertigung haben zu unserem Wachstum
beigetragen.
Bei allem was wir tun, glauben wir an den Erfolg unseres
Kunden. Der Erfolg unserer Kunden ist auch unser Erfolg.
Hamburg
Düsseldorf
Stuttgart
Kassel
Wer ist eigentlich Topcom?
Unsere Standorte
Mit innovativen Ideen, Methoden und Lösungen
unterstützen wir unsere Kunden flexibel, individuell und
Lösungsorientiert:
• Bei ihrem digitalen Wandel
• Zur Reduktion von manuellen Tätigkeiten
• Beim Erfassen, Analysieren, Optimieren und
Automatisieren
ihrer Prozesse
• Bei der fachlichen und technischen Realisierung
Bei allem was wir tun, glauben wir an den Erfolg unseres
Kunden. Der Erfolg unserer Kunden ist auch unser Erfolg.
Hamburg
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Topcom Kommunkationssysteme GmbH
Jörn Sander
Solution Architect / PreSales Engineer
Telefon +49 211 1746 239
Mobil +49 175 6878 473
Rochusstraße 47 // 40479 Düsseldorf
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Die digitale AU-Prozessplattform - Topcom Kommunikationssysteme GmbH

  • 1. Digitale Transformation mit modernster Technologie CONNECTING THE DOTS Die digitale AU-Prozessplattform Digitale Transformation mit modernster Technologie CONNECTING THE DOTS
  • 2. Agenda • Die Herausforderungen • Die Idee und das Ziel • Wie sieht Ihr Prozess heute aus? • Der AU Prozess heute • Die digitale AU-Prozessplattform • Mehrwerte & Vorteile • Topcom • Referenzen
  • 3. • Jeder 4. AU-Beleg ist fehlerhaft • Der Prozess ist zeitaufwändig und bindet hochbezahlte Mitarbeiter • Jeder 6. AU-Beleg wird zu spät oder gar nicht gesendet • Nicht alle wichtigen Personen werden zeitnah über die Abwesenheit informiert Die Herausforderungen
  • 4. Die Idee & … Mitarbeiter eines Unternehmens können im Krankheitsfall schnell und einfach den AU-Beleg an ihren Arbeitgeber senden (Upload Portal, Mobil App oder E-Mail) … das Ziel Eine durchgehende Automatisierung des Arbeitsunfähigkeitsprozess, um Zeit und Kosten für Arbeitnehmer sowie Arbeitgeber einzusparen.
  • 5. Fragen zum heutigen Prozess • Wie sieht der der heutige Ablauf (Prozess) der Krankmeldung aus? • Wie viele Krankmeldungen mit und ohne AU- Belege werden jährlich verarbeitet? • Wie hoch ist die Fehlerquote? (z.B. falscher AU- Beleg oder Eintrag) • Wie viele HR-Mitarbeiter sind mit dem AU- Prozess beschäftigt? • Wie ist Ablauf der KM und deren AU-Erfassung mit SAP-HR? • Wie viel Zeit (Ø) wird für die Krankmeldung (KM) und die AU-Erfassung benötigt? • Welche AU-Prozessregeln sind in der Krankmeldung für Sie wichtig?
  • 6. Back-End- Systeme AU Bescheinigung Manuelle Belegerfassung HR-AbteilungMitarbeiter Übergabe an HR Backend • Abgleich der Stammdaten • Manuelle Eingabe in Folgesysteme • Übergabe an SAP • … • Dokumentenablage Validieren Manuelle Interaktion Der Standard AU-Prozess - Heute Die klassische AU Verarbeitung Zeiterfassung Posteingang • Post öffnen und verteilen • oder scannen und digital verteilen • … Posteingang / Scanning
  • 7. Digitale Arbeitsunfähigkeitserfassung dAU-Plattform Kranker Mitarbeiter meldet krank Fachlicher Prozess (Beispiel) digital – einfach - intuitiv Verschlüsselt übertragen Abteilung / Kollegen Vorgesetzter AU Portal Upload AU Mobile Upload Arzt schreibt krank Familie krank Synchronisieren Mitarbeiter meldet krank Scanner / Poststelle Klassischer Postweg HR System DMS-System Krankmeldung ohne AU
  • 8. Posteingang / Scanning Posteingang Die digitale AU Verarbeitung mit dem Topcom AU Prozesspaket - Technischer Prozess Back-End- Systeme AU Bescheinigung Umwandlung Bild in Text (OCR) Scan-Bild Erfassung HR-AbteilungMitarbeiter Klassifizieren Übergabe an HR Backend Manuelle Interaktion möglich dAU Prozessplattform Validieren Manuelle Interaktion möglich Das digitale AU Prozesspaket Zeiterfassung Datenprüfung Regelwerk Kommunikation / eMail Verteiler
  • 9. Ausgelesene Felder auf dem Beleg Die Belege Falscher Beleg – Beispiel Krankenkasse 1. Identifier / Formularart 2. Vorname Name und Adresse 3. Geburtsdatum 4. Erstbescheinigung / Folgebescheinigung 5. Ausstellungsdatum 6. Arbeitsunfall 7. Durchgangsarzt 8. Arbeitsunfähig seit 9. Arbeitsunfähig bis 10. Festgestellt am 11. Arztstempel
  • 11. Topcom digitale AU Prozessplattform * Robotergesteuerte Prozessautomatisierung * Die digitale AU Prozessplattform Die End-2-End Lösungsplattform (Bausteine & Module)
  • 12. 24/7 Verfügbarkeit aller Eingangskanäle 24/7 Keine Installation von Apps auf den mobilen Endgeräten notwendig Der Prozessablauf wird zentralisiert in der Plattform überwacht. Reduzierung der Fehlerquote Der Verarbeitungsprozess in der HR-Abteilung wird effizienter und einheitlicher Reduzierung des administrativen Aufwandes für Arbeitgeber und Arbeitnehmer Mehrwerte und Vorteile Mitarbeiter können sich den Weg zum Briefkasten sparen Durchgehender AU End-to-End-Prozess mit Statistiken / Reports Bei falschem AU-Beleg wird das Diagnose- sowie das Statusfeld unkenntlich gestellt. Digitalisierung des AU-Prozesses Die Krankmeldung ist wesentlich früher im Unternehmen bekannt
  • 13. Mehrwerte und Vorteile ca. 5 Minuten ca. 2,5 Minuten ca. 0,5 - 1 Minute Shared Service: • Posteingang HR Mitarbeiter: • Identifizierung der MA • Manueller Eintrag in ERP System • Regelwerk bei Konflikten • Intervention und Nachfragen bei Konflikten • Archivierung in Personalakte Shared Service: • Posteingang • Manueller Scan der Belege HR Mitarbeiter • Intervention bei Konflikten • Validierung Digitale AU Plattform • OCR Auslesung • Identifizierung der MA • Eintrag in ERP System • Regelwerk bei Konflikten • Informieren von Vorgesetzen und Kollegen • Ablage in DMS (digitale Personalakte) Mitarbeiter • Digitale Übermittlung des AU Belegs HR Mitarbeiter • Intervention bei Konflikten • Validierung Digitale AU Plattform • OCR Auslesung • Identifizierung der MA • Eintrag in ERP System • Regelwerk bei Konflikten • Informieren von Vorgesetzen und Kollegen • Ablage in DMS (digitale Personalakte) Durchschnittliche Dauer pro AU Beleg im Unternehmen 05:00 02:30 00:45
  • 14. Topcom ist bereits seit mehr als 25 Jahren in den Marktsegmenten Business Communication und Business Process Management aktiv. Unser Unternehmen entstand durch die Zusammenlegung der beiden exklusiven Vertriebspartner, Krieger Kommunikationstechnik (Düsseldorf/Berlin) und DVG Datatechnik (Hamburg), und der TOPCALL GmbH (heute Kofax). Unsere starke Marktstellung haben wir im Zuge der Installation des Kofax Communication Servers (vormals TOPCALL) bei vielen namhaften Unternehmen erreicht. Zu Beginn des neuen Jahrtausends ergänzten wir unser Angebot um Business Process Management auf Basis der BPM Software inubit (Bosch Software Innovations). Insbesondere unsere Spezialisierung im Energiemarkt sowie in der Industrie und Fertigung haben zu unserem Wachstum beigetragen. Bei allem was wir tun, glauben wir an den Erfolg unseres Kunden. Der Erfolg unserer Kunden ist auch unser Erfolg. Hamburg Düsseldorf Stuttgart Kassel Wer ist eigentlich Topcom? Unsere Standorte
  • 15. Mit innovativen Ideen, Methoden und Lösungen unterstützen wir unsere Kunden flexibel, individuell und Lösungsorientiert: • Bei ihrem digitalen Wandel • Zur Reduktion von manuellen Tätigkeiten • Beim Erfassen, Analysieren, Optimieren und Automatisieren ihrer Prozesse • Bei der fachlichen und technischen Realisierung Bei allem was wir tun, glauben wir an den Erfolg unseres Kunden. Der Erfolg unserer Kunden ist auch unser Erfolg. Hamburg Düsseldorf Stuttgart Kassel Wer ist eigentlich Topcom? Unsere Standorte
  • 17. Kontakt Headquarter Düsseldorf Rochusstraße 47 40479 Düsseldorf Telefon +49 211 1746 0 Telefax +49 211 1746 222 Büro Hamburg Theodorstraße 42c 22761 Hamburg Telefon +49 40 532890 0 Telefax +49 40 532890 44 Büro Stuttgart Echterdinger Straße 30 70599 Stuttgart Telefon +49 711 727240 0 Telefax +49 711 727240 40 Büro Kassel Frankfurter Straße 229b 34134 Kassel Telefon +49 561 510087 0 Telefax +49 561 510087 40 Topcom Kommunkationssysteme GmbH Jörn Sander Solution Architect / PreSales Engineer Telefon +49 211 1746 239 Mobil +49 175 6878 473 Rochusstraße 47 // 40479 Düsseldorf sander@topcom-group.de topcom-group.de
  • 18. Weitere Infos Mehr Infos unter: https://topcom-group.de/loesungen/digitaler-au-prozess.html Schauen Sie auch unser Webinar unter: https://youtu.be/GOZ5fXGMguc

Hinweis der Redaktion

  1. Was passiert wenn der Beleg ausgelesen wird? Als erstes muss der Beleg klassifiziert werden. Heißt, was ist das eigentlich für ein Beleg, der gerade verarbeitet werden soll? Dafür verwenden wir zum einen das Format. In diesem Fall DIN A6 und sogenannte Identifier oder Lokatoren. Wie in unserem Fall der Begriff „Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung“ oben rechts. Und dann noch „Ausfertigung zur Vorlage beim Arbeitgeber“. Als nächstes werden die einzelnen Felder ausgelesen. Vorname, Name, Geburtsdatum, Erstbescheinigung oder Folgebescheinigung
  2. Bosch mit Business Process Management Plattform Kofax mit der Transformation Plattform